CHANGES WITH THE NEW FINANCIAL REGULATION (AND ITS RULES OF APPLICATION)?

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1 DG ECHO Annex III to the FPA: General Conditions applicable to European Union Grant Agreements with Humanitarian Organisations WHAT CHANGES WITH THE NEW FINANCIAL REGULATION (AND ITS RULES OF APPLICATION)? Changes applicable to the Grant agreements signed as of 1/01/2013 Art. n Revised article Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y 6 Access to agreement related documents by third parties Without prejudice to Article 23 herein, the Parties commit to grant third parties access to any document, information or other material directly related to the Grant Agreement after having received the written authorisation of the other Party. This obligation remains valid for a period of five years following the payment of the balance, and for three years in the case of the maximum value of the grant is not more than EUR El acceso por terceros a los documentos relativos a la acción ahora tiene que ser otorgado por 5 años a partir del pago del saldo de la acción (antes este plazo era de 5 años después de la fecha de finalización de la acción). Ojo: En el caso que no sea debido el pago final, el derecho de acceso tiene que ser otorgado por 5 años a partir de la recepción de la nota de débito / carta de cierre. Una nueva fecha límite ha sido introducida en el caso de subvenciones de bajo importe: cuando el total de la subvención adjudicada es el período del derecho de acceso está This is without prejudice to the Humanitarian reducido a 3 años a partir del pago del saldo final (o recepción Organisation's obligation to respect the applicable national regulation on record keeping. de la nota de débito / carta de cierre). La referencia a los reglamentos nacionales ha sido fortalecida. Además de la obligación que concede el acceso a los documentos, la Organización Humanitaria tiene también que respetar los reglamentos nacionales aplicables al mantenimiento de los registros contables. 9.2 Entry into force of the Grant Agreement An authorised representative of the Humanitarian Organisation shall sign and return one original of the Grant Agreement to the Commission by registered letter with advice of delivery or equivalent procedure within 15 calendar days following its receipt. In any case, Grant Ya no es necesario firmar Convenios en el mismo año de la Comisión, por lo tanto la Comisión podrá firmar el 29 de diciembre del año N y la organización humanitaria, el 2 de enero del año N +1.

2 Agreements have to be signed by the Humanitarian Organisation in the same calendar year of their signature by the Commission. Subject to the requirements established in this Article, Grant Agreements shall be considered to be concluded and will enter into force on the date of receipt by the Commission of the original Grant Agreement signed by the Humanitarian Organisation, independently of the start date of the Action as laid down in Article 2 of the Special Conditions. In case of non-compliance with the present Article, the Commission reserves its right to declare the Grant Agreement null and void. 13 Award of contracts 131. Contracting arrangements When the implementation of the Action requires the award of procurement contracts by the Humanitarian Organisation, the Action proposal shall mention the envisaged activities and related procurement procedures. ( ) Applicable procurement rules The Humanitarian Organisation shall procure supplies, works or services in the context of the Action in accordance with the principles, rules and procedures on procurement established in Annex IV to the Framework Partnership Agreement. These principles, rules and procedures are an integral part of the Grant Agreement. In case of non-compliance, the Commission shall decide on the eligibility of the related costs. Ningunos cambios prácticos, se actualizaron las referencias legales.

3 This is without prejudice to the Commission's right to impose administrative and financial penalties in accordance with the Regulation No 966/2012 of 25 October 2012 of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (hereafter referred to as "the Financial Regulation") 3 and with the Commission Delegated Regulation on the rules of application of Regulation of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the general budget of the Union, (hereafter referred to as "the Rules of Applications") g) Eligible costs ( ) g) the financial support to beneficiaries, including cash distribution, distribution of cash to the beneficiaries; subject to the conditions established in Article 137 of the Financial Regulation and to the article 210 of the Rules of Application; Distribuciones en efectivo a los beneficiarios permanecen admisibles: el Nuevo artículo del Reglamento Financiero (137) aclara y extende las condiciones básicas con las que la Organización Humanitaria tiene que cumplir para ejecutar estas actividades: - Las condiciones para la concesión del apoyo financiero están definidas estrictamente en el convenio de subvención, con el fin de evitar que la Organización Humanitaria ejerza su derecho de discreción; - Los importes de esta ayuda financiera a terceros son pequeños: el artículo 210 del Reglamento de Aplicación establece que el importe máximo por beneficiario final está limitado a un máximo de (antes era un máximo de 10,000), pero ya no existe ningún umbral máximo por convenio (era de 100,000); Este límite puede ser revocado cuando el apoyo financiero a terceros constituye el primer propósito de la acción.

4 - Las actividades que podrán recibir apoyo financiero tienen que estar enumeradas en el Convenio de Subvención; - Las definiciones de las personas o categorías de personas que podrán recibir apoyo financiero y los criterios para concederlo deben ser mencionados en el convenio de subvención k) ADDED k) in accordance with Article 126(3)(c) of the Financial Regulation and Article 187 of the Rules of application, duties, taxes and charges paid by the Humanitarian Organisation, including value added tax (VAT), provided that they cannot be recovered and are included in eligible direct costs, or unless specified otherwise in the Agreement MODIFIED - duties, taxes and charges (including recoverable value added tax (VAT)), unless the Humanitarian Organisation can demonstrate that it is not able to reclaim them, in accordance with Article 126(3)(c) of the Financial Regulation and Article 187 of the Rules of application according to the applicable national legislation. If reimbursement occurs after the submission of the Final report, the Humanitarian Organisation shall inform the Commission, who will launch its recovery Pre-financing The Commission shall make a pre-financing payment to the Humanitarian Organisation within 30 calendar days following the entry into force of the Grant Agreement. ( ). Ningunos cambios prácticos: impuestos y cargos son admisibles siempre y cuando la Organización Humanitaria puede demostrar que no pueden ser recobrados y que estos gastos están bien incluidos en los gastos directos admisibles. De todas formas, el Convenio podría decidir excluir automáticamente impuestos y cargos de los gastos directos admisibles. Ningunos cambios prácticos: se añadió una referencia a un artículo del Nuevo Reglamento Financiero (en lugar de la ley nacional). El Reglamento de Aplicación (art. 187) proporciona ahora una explicación detallada de los casos en los que el IVA no es recuperable, dependiendo de las actividades de la Organización Humanitaria, y no de su estado. Por lo tanto, no se pedirá más una prueba de la situación fiscal (quedan excluidas las actividades de las instituciones públicas en los Estados miembros). La prefinanciación es debida ahora a los 30 (en lugar de 45) días siguientes a la entrada en vigor del Convenio.

5 20.2 Bank interests generated by pre-financing Anteriormente el interés generado en caso de una DELETED prefinanciación superior a Y de duración de la acción de más de 12 meses era debido a la Comisión. El Socio tenía que declarar estos intereses y el importe era deducido del pago final. Esta regla ya no aplica y no hay obligación de asignar intereses Acceptance of the Final narrative and financial reports The Humanitarian Organisation shall present a Final narrative report and a Final financial report complying with Article 10.2 herein within the deadline established in Article 4.2 of the Special Conditions. The Final narrative and financial reports shall be deemed accepted by the Commission 45 calendar days after receipt in the absence of any other reaction by the Commission. When the Humanitarian Organisation fails to submit the Final reports within the deadline established in Article 4.2 of the Special Conditions, the deadline for the acceptance of the Final reports shall be extended for a period equivalent to the duration of the delay. In this case, the Commission shall inform the Humanitarian Organisation accordingly Payment deadline The Commission shall establish the total eligible costs of the Action and, when applicable, pay the balance due to the Humanitarian Organisation within 60 calendar days following the registration of the Final report and relative request for payment, provided that the report has been accepted. a la ejecución de acciones humanitarias. La diferente fecha tope para la aceptación del informe por la Comisión fue cancelada. El doble plazo para la aceptación del informe y de la solicitud de pago fue abolido. Se introdujo una única fecha tope para el pago (60 días), que incluye la aprobación del relativo informe. Se redujo la fecha tope para el pago final: antes era debido dentro de los 45 días después de la aceptación de los informes finales por la Comisión y el período de aceptación podía durar hasta 45 días después de la presentación del los informes finales por la Organización Humanitaria. Esta fecha tope de 90 días (45+45) se redujo ya que la nueva regla afirma que el pago final se debe 60 días después de la

6 registración en el sistema de la recepción de los informes finales y solicitud de pago. Se debería notar que el mecanismo el reloj se para se mantiene sin cambios Late payment interests The Commission shall pay interest for late payment. A late payment is a payment which takes place after expiry of the time-limit set in Article 22.1 herein. The applicable rate is the rate applied by the European Central Bank for its main refinancing operations, as published in the C series of the Official Journal of the European Union, on the first day of the month in which the payment was due, increased by three and a half percentage points. The interest on late payment shall cover the period from the day following the payment deadline until the date of actual payment. The interest shall not be treated as a receipt for the Action for the purposes of determining the final amount within the meaning of Article 20 herein. Suspension of payments by the Commission in the sense of Article 22.4 herein shall not be considered as late payment. By way of derogation from the first subparagraph, when the calculated interest is lower than or equal to EUR 200, it shall be paid to the Humanitarian Organisation only upon request submitted within two months of receiving late payment Reduction of grants ( ) This is without prejudice to the Commission's right to Ningunos cambios prácticos, esta disposición ya existía (práctica común) ya que estaba prevista en la Ficha Informativa C.5. Ahora está mejor formalizada porque incluida en las Condiciones Generales. Ningunos cambios prácticos: referencia modificada (eran Normas de ejecución)

7 impose financial and administrative sanctions in accordance with the provisions of the Financial Regulation and its Rules of Application Audit The Commission or any other organisation mandated by the Commission, may audit the Humanitarian Organisation's use made of the European Union contribution. Such audits may be initiated during the implementation of the Grant Agreement until five years after Final payment of the Grant Agreement. This period shall be limited to three years in case the maximum amount of the grant is not more than EUR Audit findings may entail recovery decisions by the Commission. The Humanitarian Organisation assures full assistance to the Commission or any other organisation mandated by the Commission in the course of field and headquarter audits Record keeping The Humanitarian Organisation shall ensure that all the relevant information is available to ensure at all times a sufficiently detailed audit trail. For each Action the Humanitarian Organisation shall therefore keep at the disposal of the Commission or any other organisation authorised by the Commission, accurate and regular records and accounts detailing all income and expenditure, and all other documents necessary to audit the implementation of the Action and the Grant Agreement. These documents will be kept in original form (as the case may be in electronic form) for a period of five years starting from the date of payment of the Anteriormente las auditorias podían ser realizadas hasta 4 años después del pago final; ahora el período es igual al indicado en el artículo 6. Este elemento aumenta la coherencia, mientras que antes las fechas para el mantenimiento de los registros no correspondían con las fechas de potenciales auditorias. Además, se añadieron los mismos límites de 3 años máximo después del pago final para subvenciones (conforme al artículo 6). Los registros relevantes tienen que ser guardados por 5 años después del pago final. Este plazo se reduce a 3 años en caso de subvenciones cuyo importe máximo es Ojo: Las fechas para el mantenimiento de los registros corresponden ahora a las fechas potenciales de auditorías.

8 balance. This period shall be limited to three years if the maximum amount of the grant is not more than EUR This is without prejudice to the Humanitarian Organisation's obligation to respect the applicable national regulation on record keeping. They will be submitted upon first request to the Commission or organisation authorised by the Commission within the deadline established in Article 10.3 herein. The Humanitarian Organisation s standard accounting and control procedures must permit direct reconciliation of the costs and revenue declared in respect of the Action with the corresponding accounting statements and supporting documents ADDED 23.5 Contradictory audit procedure On the basis of the findings made during the audit, a provisional report ( draft audit report ) shall be drawn up. It shall be sent by the Commission or its authorised representative to the Humanitarian Organisation concerned, who shall have 30 days from the date of receipt to submit observations. The final report ( final audit report ) shall be sent to the Humanitarian Organisation concerned within 60 days of expiry of the time limit for submission of observations ADDED Effects of audit findings On the basis of the final audit findings, the Commission Ningunos cambios prácticos: Esta provisión fue añadida a las Condiciones Generales, aunque ya existía como práctica común en uso porque prevista en el Manual de Auditoría de la DG ECHO (versión Octubre 2008) y en el Folleto informativo sobre auditoría de la DG ECHO para los Socios FPA (Versión Noviembre 2009). La fecha límite de "4 semanas" (en lugar de 30 días naturales) para que los Socios formularan sus observaciones fue corregida y se fijo un plazo nuevo para la presentación del informe final (sólo había una referencia general a "10 semanas después del trabajo en el terreno a nivel de la sede. Sin embargo, todavía no se ha aclarado el período de tiempo entre el final del trabajo en el terreno y la presentación del borrador del informe al Socio. Esta provisión fue añadida a las Condiciones Generales, aunque ya existía como práctica común en uso porque prevista en el Manual de Auditoría de la DG ECHO (versión Octubre 2008) y

9 may take the measures which it considers necessary, including recovery of all or part of the payments made by it. Where, on the basis of an audit of other grants awarded to a Humanitarian Organisation under similar conditions, the Humanitarian Organisation is found to have committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations that have a material impact on this grant, the Commission may take, within the period referred to in article 23.4, all measures which it considers necessary, including recovery of all or part of the payments made by it under this Agreement. en el Folleto informativo sobre auditoría de la DG ECHO para los Socios FPA (versión Noviembre 2009). La posibilidad estaba (parcialmente) incluida en el artículo 24, ahora está mejor aclarada en el sentido de recuperación en consecuencia del procedimiento de auditoría. Por otra parte, la extensión de los hallazgos de auditoría a proyectos similares en caso de errores sistémicos o recurrentes, irregularidades, fraude o incumplimiento de las obligaciones será posible, después de un procedimiento contradictorio.

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