ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS S.A. Manual de Control Interno y Gestión de Riesgos

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1 1. Aspectos Generales Manual de Control Interno y Gestión de Riesgos 1.1. Información Histórica y Legal Picton Administradora General de Fondos S.A. (en adelante PICTON AGF ), se constituyó por escritura pública otorgada con fecha 23 de enero de 2012, en la Notaría de Santiago de don Raúl Undurraga Laso. Por Resolución Exenta N 089 de fecha 9 de marzo de 2012, la Superintendencia de Valores y Seguros autorizó su existencia. El certificado emitido por la Superintendencia de Valores y Seguros que da cuenta de la autorización de existencia de la sociedad se inscribió a fojas N en el Registro de Comercio de Santiago del año 2012 y se publicó en el Diario Oficial de fecha 17 de marzo de El objeto exclusivo de PICTON AGF es la administración de fondos mutuos regidos por el Decreto Ley número mil trescientos veintiocho de mil novecientos setenta y seis, de fondos de inversión regidos por la Ley dieciocho mil ochocientos quince, de fondos de inversión de capital extranjero regidos por la Ley dieciocho mil seiscientos cincuenta y siete, de fondos para la vivienda regidos por la Ley diecinueve mil doscientos ochenta y uno y de cualquier otro tipo de fondo cuya fiscalización sea encomendada a la Superintendencia de Valores y Seguros, todo en los términos definidos en el artículo doscientos veinte de la Ley número dieciocho mil cuarenta y cinco, como asimismo, la administración de cualquier otro tipo de fondos que la legislación actual o futura le autorice ejercer y la realización de las actividades complementarias que autorice la Superintendencia de Valores y Seguros 1.2. Característica de los Fondos Administrados A pesar de tener un objeto más amplio de administración de fondos, PICTON AGF se ha especializado en la creación y administración de fondos de inversión cuyo objeto exclusivo es la inversión en fondos internacionales del tipo denominado Activos Alternativos, entre los que se cuentan fondos de Prívate Equity, Distressed Debt, Inmobiliarios, de Infraestructura, entre otros. Cada fondo administrado por PICTON AGF tendrá como objeto principal la inversión en un único fondo internacional, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno del fondo en cuestión. Por lo tanto, no existirá discrecionalidad ni gestión activa alguna de los recursos del fondo más que la inversión transitoria de eventuales saldos de caja, la que se materializará en instrumentos de alta liquidez, los que serán especificados en el reglamento Interno correspondiente Alcance de este Manual Este manual tiene por objeto identificar y cuantificar los riesgos relevantes que conlleva la administración de fondos de las características señaladas, con el objeto de establecer 1

2 políticas de gestión de riesgos y procedimientos de control interno. En el caso de los riesgos críticos para el desarrollo de las actividades se establecen estrategias para su mitigación y planes de contingencia. Para los efectos de este manual denominaremos Inversiones FA a aquellas que corresponden al objeto principal de inversión e Inversiones de Liquidez a aquellas que son transitorias. 2. Riesgos y Estrategias de Mitigación En esta sección del manual se describen los riesgos que con mayor frecuencia se presentan en la administración de los fondos de PICTON AGF. Posteriormente, se definen los ciclos del negocio y se determina, tomando en consideración las características los fondos administrados, qué riesgo afecta a cada ciclo y con qué intensidad Identificación de Riesgos Riesgo Operacional Dice relación con las operaciones asociadas a las funciones principales (ciclos) de la administración de fondos se ejecuten de acuerdo con los procedimientos establecidos, la normativa aplicable y las prácticas habituales Riesgo Jurídico Dice relación con la ejecución de las funciones principales de la administración de fondos de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias aplicables Riesgo Tecnológico Dice relación con la capacidad de recibir, procesar y almacenar las transacciones que la administración de fondos requiere, de forma tal que permita garantizar su integridad y generar la información que el ente administrador y el público necesite Riesgo de Liquidez Dice relación con la capacidad de contar con los recursos financieros que una transacción requiera, en el monto, moneda y fecha requerida Riesgo Crediticio Dice relación con la evaluación, administración y control del riesgo de incumplimiento para una cartera de préstamos, de acuerdo con los estándares y disposiciones establecidas al efecto Riesgo de Mercado Dice relación con las variaciones en el precio y liquidez de los activos y sus efectos en la cartera de inversiones del fondo. 2

3 2.2. Ciclos de la Administración de Fondos Es posible identificar tres ciclos en la administración de fondos, estos son: ciclo de inversión, ciclo de aportes y rescates y ciclo de contabilidad y tesorería. A continuación revisaremos distintas fases de cada ciclo para luego determinar qué riesgos están involucrados en cada ciclo y su nivel de importancia. Ciclo de inversión (CI) El ciclo de inversión comienza cuando se requiere una inversión en el fondo internacional respectivo o se recibe una distribución de dinero del mismo fondo y finaliza cuando las operaciones realizadas se ingresan al sistema contable del fondo y sus cuotas ingresadas al registro de aportantes del fondo.. Dada la naturaleza del negocio, no se requiere de un análisis para decidir invertir o desinvertir en el fondo internacional, sino que es más relevante el seguimiento, registro y monitoreo de las transacciones por parte de las unidades operacionales de la administradora y el registro de la propiedad de los activos (depósito y custodia). Ciclo de Aportes y Rescates (CAR) El ciclo de aportes y rescates comienza con el inicio de la oferta de cuotas de fondos y finaliza cuando se cierran y concilian todos los aspectos contenidos tanto en la solicitud de aporte como en la de rescate. Este ciclo abarca todas las materias que se relacionan con la venta de cuotas de los fondos que efectúa la administradora, directa o indirectamente, esto es, la recepción por parte de la administradora de las solicitudes de aportes, así como la recepción de las transferencias (cesión) o aportes o suscripciones y rescates en cuotas; el cómputo del número de cuotas en circulación en cada fondo y la información proporcionada a los partícipes y aportantes. Ciclo de Contabilidad y Tesorería (CCT) El ciclo de contabilidad y tesorería abarca los aspectos contables de los fondos que maneja la administradora, incluye la valorización de la cartera de cada fondo; el cálculo de los valores cuota; el cálculo y presentación del desempeño financiero (rendimiento/rentabilidad) y la preparación de información dirigida a los partícipes o aportantes y a esta Superintendencia. Por último, para cada uno de los ciclos señalados precedentemente corresponde la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, de la normativa vigente y del reglamento interno del fondo, así como de los procedimientos de gestión de riesgos y control interno, y aquellos tendientes al adecuado manejo y resolución de los conflictos de interés relacionados con cada ciclo Riesgos Asociados a Cada Ciclo y Estrategias de Mitigación A continuación revisaremos que riesgos afectan a cada uno de los ciclos de inversión y las opciones de mitigación. 3

4 Riesgos CI Inversiones FA Riesgo Operacional Riesgo Crediticio Riesgo Jurídico Riesgo de Liquidez Riesgo de Mercado Inversiones de Liquidez Riesgo Operacional Riesgo Crediticio Riesgo Operacional Inversiones FA Este riesgo, por la naturaleza misma de las operaciones, es bajo. En efecto, las operaciones relacionadas con la adquisición o venta de participaciones en fondos internacionales se ejecutan sobre la base de contratos previamente acordados entre las partes que contienen garantías que cubren razonablemente el potencial incumplimiento en el perfeccionamiento del contrato. Riesgo Crediticio Inversiones FA Este riesgo se refiere al riesgo crediticio implícito en los fondos internacionales en que invierte el fondo. Dichos riesgos son presentados detalladamente a los aportantes al momento de hacer la inversión y corresponde al riesgo inherente del fondo, por lo que la administradora no tiene facultades para mitigarlos, ya que está mandatada a invertir los recursos en el fondo respectivo tan pronto le sea requerido. Riesgo Jurídico Inversiones FA Para los efectos de este manual entenderemos por riesgo jurídico, el que pueda presentarse en los contratos que regulan la relación entre el fondo y los fondos internacionales en que invierte los recursos. La mitigación en este caso contempla, entre otras, una detallada revisión legal de los contratos representativos de la transacción, con abogados de reconocido prestigio y conocimiento de las materias contratadas. Riesgo de Liquidez Inversiones FA Este riesgo que dice relación con la dificultad de contar con los recursos para materializar los aportes al fondo internacional. Este riesgo está mitigado por la celebración de promesas de suscripción de cuotas que obligan a los aportantes a proveer los recursos necesarios cada vez que el fondo internacional lo requiera. Riesgo de Mercado Inversiones FA Este riesgo, que dice relación con la fluctuación de valor de las inversiones del fondo por cambios en las condiciones de mercado, está implícito en los fondos internacionales en que invierte el fondo. Dichos riesgos son presentados detalladamente a los aportantes 4

5 al momento de hacer la inversión y corresponde al riesgo inherente del fondo, por lo que la administradora no tiene facultades para mitigarlos, ya que está mandatada a invertir los recursos en el fondo respectivo tan pronto le sea requerido. Riesgo Operacional Inversiones Liquidez Este riesgo se relaciona con la posibilidad de que una colocación de recursos o su rescate falle producto de un error o problema de la contraparte. Este riesgo es bajo y se minimiza operando con contrapartes que sean bancos, o corredoras de bolsa o agencias de valores que sean filiales de bancos. Riesgo Crediticio Inversiones Liquidez Este riesgo se refiere a la pérdida que se pueda generar debido a la insolvencia de alguno de los emisores en los que se ha invertido la liquidez del fondo. Este riesgo se mitiga invirtiendo los recursos en emisores de óptima calidad crediticia, con una diversificación adecuada, de acuerdo a lo que se estipule en el reglamento Interno del fondo respectivo Riesgos CAR Riesgo Operacional Este riesgo se relaciona con la capacidad de ingresar, procesar y almacenar la información de los aportes, aportantes, pagos de dividendos y devolución de aportes y entrega de la información reglamentaria a Aportantes y Superintendencia. En este tipo de fondos este riesgo es de bajo impacto por cuanto las operaciones son simples, infrecuentes y poco numerosas, recurriéndose principalmente a personal capacitado para su correcta ejecución. Riesgo Jurídico Los riesgos jurídicos se relacionan con los contratos que respaldan los aportes y con la documentación de las transacciones de cuotas. En ambos casos el riesgo está centrado en que las partes estén habilitadas para efectuar las transacciones o suscribir los contratos. Riesgo Tecnológico La tecnología que se usa para el registro, proceso y almacenamiento de la información relativa a este ciclo es simple y de amplia disponibilidad, por lo cual el riesgo asociado es mínimo. La única medida de mitigación requerida es la ejecución de respaldos periódicos. Riesgo de Liquidez 5

6 Este riesgo no es relevante en este tipo de fondos por cuanto las acciones que requieren de liquidez (reparto de capital y pago de dividendos) son adoptadas por los aportantes, en general a proposición de la Administradora, cuando se cuenta con los recursos para efectuarlas Riesgos CCT Riesgo Operacional Este riesgo se relaciona con la capacidad de ingresar, procesar y almacenar la información contable y de tesorería que conlleva la administración de fondos. Asimismo, incluye la preparación de los reportes financieros y la preparación de la información que debe entregarse tanto a los Aportantes como a la Superintendencia, y la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y del reglamento interno del fondo y de los procedimientos de gestión de riesgos y de control interno. El control de este riesgo se basa en una correcta capacitación del personal y una supervisión activa del nivel gerencia. Riesgo Tecnológico Al igual que en los casos anteriores la tecnología que se usa para el registro, proceso y almacenamiento de la información relativa a este ciclo es simple y de amplia disponibilidad, por lo cual el riesgo asociado es mínimo. La única medida de mitigación requerida es la ejecución de respaldos periódicos. 3. Políticas y Procedimientos de Gestión de Riesgos y Control interno En este capítulo abordaremos las políticas de gestión de riesgos y procedimientos de control interno de los aspectos críticos que se presentan en la administración de fondos de inversión con la especialización definida en el capítulo primero de este manual Cartera de inversión Política de Inversión Tal como ya fuera señalado precedentemente los recursos del fondo se invertirán principalmente en fondos de inversión extranjeros correspondientes a la clase denominada Activos Alternativos. La Administradora procurará orientar su política de dirección y administración del fondo de manera de dar cumplimiento a la normativa vigente para obtener la debida aprobación de las Cuotas, como alternativa de inversión para los Fondos de Pensiones. El fondo no podrá invertir en instrumentos emitidos o garantizados por personas relacionadas a la Administradora. Sin perjuicio de lo anterior, si un determinado emisor en el cual el fondo mantiene inversiones, por razones ajenas a la Administradora, pasa a ser persona relacionada a la misma, dicha sociedad deberá informar al Comité de Vigilancia y a la SVS el día siguiente hábil de ocurrido el hecho. La regularización de la situación mencionada deberá efectuarse dentro del plazo de 24 meses, contado desde que ésta se produjo. 6

7 El fondo no podrá efectuar operaciones con deudores de la Administradora o sus personas relacionadas, cuando esos créditos sean iguales o superiores al equivalente de Unidades de Fomento, límite que se incrementará a Unidades de Fomento cuando la persona relacionada sea banco o institución financiera, salvo que estas operaciones sean informadas anticipadamente al Comité de Vigilancia, el que a su vez deberá informarlo en la próxima asamblea de aportantes Política de Diversificación La diversificación de las inversiones del fondo se efectuará de acuerdo con las disposiciones y límites que al efecto indique el respectivo reglamento interno. Se preparará un cuadro de control límites en cada cierre mensual. En caso de detectarse excesos se procede a informar a la SVS, al Comité de Vigilancia del fondo y a los Aportantes, si procede, de acuerdo con las disposiciones legales y normativa aplicable a estas situaciones Política de Liquidez La naturaleza de las inversiones objetivo del fondo hace que ellas sean de baja liquidez y en general inferior a la que tienen los valores que se transan en los mercados formales. En cuanto a las razones de liquidez, el fondo buscará mantener una razón de 1 a 1,2 entre sus activos líquidos y sus pasivos líquidos, entendiéndose por estos últimos a las cuentas por pagar, provisiones constituidas por el Fondo, comisiones por pagar a la Administradora y otros pasivos líquidos tales como dividendos acordados distribuir por el fondo que aún no hayan sido pagados Proceso de Inversión La naturaleza de los fondos de PICTON AGF no contempla la discrecionalidad en las inversiones, por lo que no corresponde el diseño de un proceso de inversión propiamente tal. Sin perjuicio de lo anterior, la inversión en instrumentos líquidos que tienen relación con los compromisos de corto plazo de cada uno de los fondos se realizará en conformidad a los procedimientos y límites establecidos en el reglamento interno de cada fondo. No obstante lo anterior, deberá efectuarse la valorización económica o de mercado de las inversiones de conformidad con las instrucciones contenidas en la Circular N dictada con fecha 25 de Enero de 1996 por la Superintendencia, y sus modificaciones posteriores. Para estos efectos, la Administradora deberá citar a una Asamblea Extraordinaria de Aportantes a celebrarse a continuación de la siguiente Asamblea Ordinaria de Aportantes que corresponda, con el objeto de someter a la aprobación de los Aportantes la designación de dos consultores independientes o empresas auditoras de reconocido prestigio, para que efectúen una valorización económica o de mercado de las inversiones que se mantengan en dichos instrumentos, para lo cual solicitará la proposición de una terna al Comité de Vigilancia Valor Cuota del Fondo 7

8 El valor cuota del fondo se calculara con una frecuencia diaria, sobre la base de las disposiciones que contenga el respectivo reglamento interno. En general el cálculo del valor de la cuota se determina de la siguiente forma: Se procederá a sumar el efectivo del fondo en caja y bancos, las inversiones que mantenga el fondo valorizadas de acuerdo al artículo 26 del Reglamento de la ley de fondos de inversión, los dividendos por cobrar e intereses vencidos y no cobrados y las demás cuentas del activo que autorice la Superintendencia, las que se valorarán en las condiciones que ésta determine. A la cifra obtenida del cálculo anterior se le restan las obligaciones que puedan cargarse al fondo, los dividendos por pagar y las demás cuentas de pasivo del fondo, que señale su reglamento interno. El resultado obtenido será el patrimonio del fondo que se dividirá por el número de cuotas pagadas a la fecha del cálculo Rescates de Cuotas del Fondo Dada la naturaleza de los fondos que se administrarán, los que no contemplan la posibilidad de rescate, no es necesario fijar una política que regule el control de riesgo de liquidez y el oportuno pago producto de rescates Conflictos de Interés El tratamiento de los conflictos de interés entre los fondos y la sociedad administradora y los que se produzcan entre fondos está contenido en el capítulo sexto del Reglamento General de Fondos de PICTON AGF, el que se adjunta como Anexo 1 de este documento Confidencialidad de la Información El tratamiento de la información relacionada con los fondos que administre la administradora está contenido en el MANUAL DE MANEJO DE INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA EL MERCADO que se adjunta en el Anexo Nº 2 de este documento. Dicho documento establece las políticas y procedimientos relativos al manejo y divulgación de información para el mercado, las normas que regulan los procedimientos y políticas de divulgación de las transacciones realizadas por directores y ejecutivos principales de la sociedad administradora respecto de cuotas de los fondos, los períodos de bloqueo, la divulgación de información de interés, los hechos reservados y el tratamiento de la información confidencial. Asimismo, los contratos de trabajo de los empleados de la sociedad administradora incluyen cláusulas relativas a las obligaciones de confidencialidad y al cumplimiento de las estipulaciones de Artículo Nº 162 de la Ley Nº Cumplimiento de la Normativa Para el cumplimiento de las leyes, normativa de la SVS y de otras entidades (UAF, SAFP) y de las disposiciones del reglamento interno del fondo se utiliza un calendario de control, en base mensual, que indica la información que debe ser revelada y sus destinatarios. Un modelo de este calendario se adjunta en el Anexo Nº 3 del presente manual. El calendario se actualiza permanentemente para reflejar las modificaciones o 8

9 nuevas disposiciones que el regulador o la ley imponen a los administradores de Fondos. El control de límites de inversión y endeudamiento se efectúa en base mensual y de acuerdo con un formato modelo que se adjunta en el Anexo Nº 4. Las operaciones prohibidas son aquellas establecidas en el artículo Nº 162 de la ley Nº , las dispuestas en la Ley Nº y eventualmente aquellas que estén contenidas en reglamento interno del fondo. Estas prohibiciones son conocidas por el directorio de la administradora, su gerente general y aquellas personas que por su relación les sean aplicables. La manipulación de precios no es un riesgo que se presente en la administración de fondos del tipo que la sociedad administradora gestiona. En efecto, las inversiones del giro no son valores de oferta pública y son en general únicas, por lo que es prácticamente imposible influir en los precios de mercado de activos similares. El riesgo de fraude se concentra principalmente en el manejo de los recursos líquidos del fondo. Estos se invierten en valores negociables de alta liquidez (depósitos a plazo, cuotas de fondos mutuos de deuda de corto plazo, pactos de compra con compromiso de retroventa, y otros contemplados en el respectivo reglamento Interno). Los precios a los que se adquieren o enajenan dichos valores son aprobados por el gerente y los pagos se efectúan con la firma del gerente general más un director o la de dos directores. De acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias los valores de propiedad del fondo se mantienen en custodia en un banco o en el depósito central de valores. Los ingresos y egresos de custodia se efectúan mediante carta firmada por el gerente general o un director Información de los emisores Los fondos internacionales en los que se han invertido los recursos del Fondo tienen obligación de proveer estado financieros anuales auditados. Sin embargo, la administradora hace sus mejores esfuerzos por contar con mayor frecuencia con información financiera de dichos fondos. En general, se logra una frecuencia trimestral. Dado el tipo de inversiones que el fondo efectúa, la liquidez de ellas es baja. En consecuencia, el riesgo por este concepto es alto y habitualmente no existen mecanismos para mitigarlo. La volatilidad de los precios de los activos en que invierte el fondo es difícil de establecer por cuanto ellos no se transan frecuentemente. Sus precios y variaciones se estiman sobre la base de valorizaciones, anuales, preparadas de acuerdo con la normativa especificada por la SVS y efectuadas por consultores independientes, elegidos por los aportantes a partir de una terna que el comité de vigilancia del fondo propone Riesgo Financiero Considerando las características de los activos en que invierte el fondo, no es factible definir mecanismos adicionales para el control de los riesgos de mercado y crediticio más allá de los señalados en la política de diversificación de inversiones. La menor liquidez de las inversiones es atenuada por los plazos extensos de inversión y 9

10 las bajas necesidades de liquidez asociada a las inversiones del fondo. Los riesgos crediticios no son relevantes, salvo por los saldos de liquidez que deban ser invertidos en instrumentos de deuda Publicidad y Propaganda El tipo de fondos que se administran están orientados fundamentalmente a inversionistas institucionales por lo que lo que no se requiere efectuar publicidad o propaganda (no se requiere captar clientes). En este contexto no se hace necesario definir políticas o procedimientos de control de este aspecto Información para el Inversionista La administradora proporcionará a la SVS, las bolsas de valores y, cuando procediere, a la comisión Clasificadora de Riesgos y al Comité de Vigilancia del fondo, toda la información que la Ley Nº , su reglamento y las normas de carácter general, circulares y oficios de la SVS establecen como obligatoria. El carácter público de esta información permite que ella sea conocida por los aportantes. Asimismo, se enviarán a los aportantes del fondo los informes que se señalan a continuación: Informe Trimestral de Inversiones Este informe incluye los estados financieros trimestrales del fondo presentados a la SVS, el detalle de los gastos de cargados al fondo en el período, información de la cartera de inversiones, especificación de la remuneración cobrada por la Administradora y cualquier otra información relevante que deba estar en conocimiento del inversionista. Memoria Anual del Fondo La memoria anual contendrá los estados financieros del fondo con sus respectivas notas, el informe de los auditores, un resumen de las inversiones y su desempeño y un detalle de los gastos cargados al Fondo y de la remuneración cobrada por la Administradora durante el período. La información referida precedentemente estará en todo momento a disposición de los Aportantes en las oficinas de la Administradora. También se despachará a los aportantes cualquier información que a juicio de la Administradora sea relevante para la adecuada valoración de la cuota. Esta comunicación se remitirá dentro de los 15 días contados desde que la Administradora tome conocimiento de ella Suitability El tipo de fondos administrados está enfocado a inversionistas institucionales, es decir, inversionistas sofisticados con capacidad de cuantificar el riesgo asociado a este tipo de inversión. Asimismo, cada emisión de cuotas del fondo requiere de la inscripción, en los registros respectivos de la SVS, de un prospecto que detalla sus características. Esto permite conocer, entre otros aspectos, el horizonte de inversión, su liquidez, las características 10

11 de los activos en que se invertirán los recursos, las políticas de dividendos, endeudamiento y diversificación. Se estima que esta información conjuntamente con las características de los inversionistas es suficiente para que ellos se formen un juicio acertado respecto de los riesgos involucrados en una inversión de esta naturaleza. 4. Planes de Contingencia y Mitigación Los efectos que pueden tener las condiciones excepcionales de riesgo, derivadas de cambios macroeconómicos significativos, variaciones bruscas en las tasas de cambio, variaciones en los precios de las bolsas de valores, desastres naturales u otros, sobre los activos administrados por el fondo, son muy difíciles de predecir. Consecuentemente, no resulta posible definir planes de contingencia y estrategias de mitigación para enfrentar las situaciones señaladas. Tampoco es posible diseñar estrategias de ventas de la cartera de inversiones en situaciones excepcionales de mercado, con el fin de minimizar las pérdidas potenciales de los aportantes. Sin embargo, la iliquidez en los mercados no afecta significativamente los valores de los activos ya que ellos por su naturaleza no son líquidos. Asimismo, los plazos de las inversiones son largos y permiten esperar hasta que las condiciones de mercado se normalicen y de esa forma se recupere la eventual pérdida de valor que pudieren haber sufrido. Respecto de los riesgos derivados de fallas en la tecnología o en los sistemas de información que se utilizan en los procesos de administración habitual del fondo, para garantizar el acceso a los registros y datos frente a una falla se ejecuta un respaldo doble de la información en base mensual, respaldo que se almacena fuera de la oficina de la Administradora. No se requieren planes especiales para valores custodiados por el fondo o la administradora ya que no se mantienen instrumentos en custodia. Asimismo, no procede definir procedimientos excepcionales para el rescate de cuotas puesto que los aportes no son rescatables en este tipo de fondo. 5. Estructura de la Organización A continuación se detallan los cargos y funciones asociadas que son relevantes en el ámbito de este manual, es decir, aquellos que son responsables de la aplicación de las políticas y procedimientos que aquí se establecen y aquellos que ejecutan la supervisión de los encargados de la ejecución. Asimismo en el Anexo Nº 5 se presenta un organigrama de la organización. Gerente General Profesional universitario, titulado de una carrera de cinco años o más de duración, de preferencia Ingeniero Civil, Ingeniero Comercial o Economista. El Gerente General reporta en forma directa al Directorio, tiene las atribuciones y responsabilidades que la ley y los estatutos de la sociedad administradora le confieren. Está encargado de supervisar y controlar todas las actividades relativas a la administración de fondos, en concordancia con las disposiciones legales, reglamentarias y de acuerdo con las directrices que el Directorio de la Sociedad le ha entregado. 11

12 Encargado de cumplimiento y control interno El encargado de cumplimiento y control interno es designado por el directorio de la administradora y le reporta directamente. Quién desempeñe este cargo es responsable de monitorear permanentemente el cumplimiento de las políticas y procedimientos correspondientes a la gestión de riesgos y control interno. La persona designada será independiente de las unidades operativas de la administradora y será el contacto con la SVS en todas las materias relacionadas con la gestión de riesgos y los controles internos El encargado cumplimiento tiene como funciones las que a continuación se detalla: Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos de gestión de riesgos y control interno. Proponer cambios en las políticas y en los procedimientos según corresponda. Establecer e implementar los procedimientos adecuados para garantizar que el personal, al margen de la función que desempeñe o de su jerarquía, esté en conocimiento y entienda los riesgos derivados de sus actividades, la naturaleza de los controles elaborados para manejar esos riesgos, sus respectivas funciones en la administración o en el cumplimiento de los controles especificados, las consecuencias del incumplimiento de tales controles. Realizar el seguimiento, a objeto de verificar la resolución adecuada de los incumplimientos de límites, de los controles y de su debida documentación. Crear y poner en marcha procedimientos destinados a comprobar, en forma periódica, si las políticas de gestión de riesgos y los controles internos están siendo aplicados por el personal a cargo, si las acciones adoptadas ante el incumplimiento de límites y controles se ajustan a los procedimientos definidos. Controlar que se dé cumplimiento a los planes de contingencia y sus respectivos procedimientos. Gerente de Operaciones Profesional con título universitario o técnico, Ingeniero Civil, Industrial,contador general o contador auditor, que reporta en forma directa al Gerente General. Tiene a su cargo de las siguientes labores: Preparación y confección de los Estados Financieros del fondo de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y normativa vigente. Monitoreo del cumplimiento de las políticas y procedimientos contables en forma permanente. Cálculo del valor de la cuota del Fondo de acuerdo con las disposiciones de la Ley y el Reglamento Interno del Fondo. Control de límites con la frecuencia que se establece en este manual. Esta función incluye el mantener informado a la Gerencia General de los resultados de los controles efectuados, de manera que al detectarse un incumplimiento este sea informado mediante el procedimiento que establece la Ley y el Reglamento Interno del fondo y se tomen las medidas para eliminar el exceso. Control del cumplimiento de la normativa vigente emitida por el SII. Ser el contacto con la SVS en todas las materias relacionadas con la emisión de los estados financieros. 12

13 Tesorero Profesional del área contable, con título contador general, que tiene a su cargo las labores de tesorería y reporta en forma directa al Gerente General. Tiene a su cargo de las siguientes labores: Velar por el cumplimiento y cumplir las políticas y procedimientos correspondientes a tesorería en forma permanente. Ser el contacto con Bancos, Agencias de Valores, Corredoras de Bolsa, Administradoras General de Fondos y otros proveedores de servicios relacionados la gestión de tesorería. 6. Monitoreo y Control Las labores de monitoreo y control a cargo del encargado de cumplimiento se registrarán, mediante la preparación de los siguientes informes: - Un informe de periodicidad trimestral que detallará los incumplimientos detectados de las políticas y procedimientos definidos en el período que se informa, por la aplicación de los mecanismos de control, las circunstancias de cada caso y las acciones correctivas adoptadas para evitar que se repitan. Este informe será enviado al Directorio y al Gerente General de la administradora, en el plazo de quince días después de finalizado el trimestre que se informa. - Un informe de periodicidad semestral que detallará el funcionamiento del sistema de control durante los seis meses anteriores a la fecha de emisión. Este informe incluirá una descripción de cómo ha operado la estructura de control en los fondos respecto a las tres funciones principales que se identifican en esta Circular, esto es, ciclo de inversión, aporte y rescate y contabilidad y tesorería; los resultados de las pruebas efectuadas para verificar la efectividad de los mecanismos de control; los incumplimientos y causas que los originaron y las acciones correctivas adoptadas para evitar su repetición. Este informe será enviado al Directorio y al Gerente General de la administradora, en el plazo máximo de treinta días de finalizado el semestre que se informa. Sobre la base de estos informes, el Directorio determinará si se deben modificar los controles, y en qué áreas, para así alcanzar los objetivos mínimos establecidos en la Circular Nº1869 de la SVS. 7. Revisiones y Actualizaciones La revisión y eventual actualización, así como la definición de nuevos planes de contingencia, se efectuará con una frecuencia anual y estará a cargo de la Gerencia General de la administradora. Los nuevos planes o la modificación de los existentes se desarrollarán sobre la base de los fallos identificados desde la última revisión, así como sobre los nuevos requerimientos normativos y los cambios en el entorno que se consideren permanentes y que tengan una influencia relevante en lo a la administración de fondos se refiere. 13

14 La revisión y actualización, en caso de requerirse, de este manual, se efectuará con una frecuencia anual o cuando la promulgación de nueva normativa o cambios de mercado hagan aconsejable introducir modificaciones en él. 14

15 Anexo 1. REGLAMENTO GENERAL DE FONDOS PICTON ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS S.A. Capítulo Primero De la Sociedad Administradora Picton Administradora General de Fondos S.A. (en adelante la Administradora ), se constituyó por escritura pública otorgada con fecha 23 de enero de 2012, en la Notaría de Santiago de don Raúl Undurraga Laso. Por Resolución Exenta N 089 de fecha 9 de marzo de 2012, la Superintendencia de Valores y Seguros autorizó su existencia. El certificado emitido por la Superintendencia de Valores y Seguros que da cuenta de la autorización de existencia de la sociedad se inscribió a fojas N en el Registro de Comercio de Santiago del año 2012 y se publicó en el Diario Oficial de fecha 17 de marzo de Capítulo Segundo Prorrateo de los Gastos de Administración entre los distintos Fondos Tanto los gastos de administración como la remuneración de la Administradora, que son de cargo de los distintos fondos administrados por la Administradora, se encuentran contemplados y especificados en cada uno de los reglamentos internos de los respectivos fondos. No se prevé la existencia de gastos que sean susceptibles de prorrateo o distribución entre los distintos fondos administrados por la Administradora. Sin perjuicio de ello, en caso de existir dichos gastos, la forma y porcentaje de prorrateo de los mismos entre los distintos fondos administrados por la Administradora, se indicará en los respectivos reglamentos internos. Capítulo Tercero Liquidación de los Excesos de Inversión Los excesos de inversión que se produzcan respecto de los límites establecidos en el Artículo 232 de la Ley , deberán ser liquidados por la Administradora en los plazos que al efecto establece el inciso segundo del mencionado artículo. La Administradora velará porque los activos correspondientes sean liquidados mediante los procedimientos y en los tiempos que resguarden de mejor manera los intereses del respectivo fondo. En todo caso, de producirse el exceso mencionado, los respectivos activos serán liquidados para cada fondo, si el exceso correspondiere a inversiones que mantenga más de uno de los fondos administrados por la Administradora, cuidando que la liquidación se haga de modo que cada uno de los fondos administrados mantenga su participación proporcional en la respectiva sociedad emisora, luego de realizada tal liquidación. 15

16 Capítulo Cuarto Principios Generales acerca de las Inversiones de los Fondos La Administradora adoptará normas adecuadas pare el cuidado y conservación de los títulos y bienes que integren el activo de cada fondo, contemplando, al menos, la custodia de los mismos en caso de títulos o valores y la contratación de seguros de incendio, en caso de inmuebles. La Administradora deberá encargar a una empresa de depósito de valores regulada por la ley N el depósito de aquellos instrumentos que sean valores de oferta pública susceptibles de ser custodiados. En relación a los títulos no susceptibles de ser custodiados por parte de las referidas empresas de acuerdo a lo establecido por la Superintendencia de Valores y Seguros mediante norma de carácter general, se estará a la reglamentación que para estos efectos dicte dicha Superintendencia. Asimismo, se estará a las autorizaciones que otorgue la Superintendencia de Valores y Seguros respecto a que todos o un porcentaje de los instrumentos de los fondos sean mantenidos en depósito en otra institución autorizada por ley. En el caso de los valores extranjeros, se estará a la reglamentación que dicte la Superintendencia de Valores y Seguros respecto a la forma en que deberá llevarse la custodia y depósito. Capítulo Quinto Beneficios Especiales de los Partícipes de los Fondos Los beneficios especiales a los partícipes de fondos por su permanencia, o, con relación al rescate de cuotas y su inmediato aporte a otro fondo administrado por la misma Administradora, de ser aplicable, se contemplarán y especificarán en cada uno de los reglamentos internos de los respectivos fondos mutuos que administrare la Administradora. Capítulo Sexto De los Conflictos de Interés Artículo Sexto. La administradora tiene presente que la gestión de administración de fondos de terceros puede llevar a que se produzcan conflictos de interés en la inversión de los recursos de los distintos fondos administrados por ella, razón por la cual en el presente Capítulo se establecen los procedimientos a seguir en aquellos casos en que las inversiones de dos o más fondos generen conflictos de interés. Para efectos de lo anterior, se entenderá por conflictos de interés, a aquellos que existen entre fondos administrados por la Administradora o entre uno de dichos fondos y la Administradora, toda vez que los Reglamentos Internos de dos o más de esos fondos consideren en su política de inversión la posibilidad de invertir en un mismo activo o participar en un mismo negocio, respecto del cual no sea posible para ambos obtener la participación que pretenden. La Administradora ha establecido procedimientos para identificar y solucionar dichos conflictos de interés: 16

17 A.- Procedimientos de Control de Conflictos de Interés entre los fondos administrados por la Administradora y la Administradora. La Administradora no podrá invertir, para sí, respecto de un activo, en condiciones más favorables que aquellas en que invierta, en el mismo activo, para uno o más de los fondos bajo su administración, en razón de lo cual la Administradora deberá tener en especial consideración el precio, la oportunidad y las condiciones de adquisición de la inversión, como asimismo los términos de liquidación de la misma. En todo caso, la Administradora no podrá incurrir en ninguna actuación u omisión prohibida por la ley de acuerdo al artículo 162 de la Ley N B.- Procedimientos de Control de Conflictos de Interés entre fondos administrados por la Administradora. La Administradora debe administrar los fondos atendiendo exclusivamente a la mejor conveniencia de cada uno de ellos, lo que implica que todas y cada una de las operaciones de adquisición y enajenación de activos que se efectúen por cuenta de cada uno de ellos, deben hacerse de forma tal que representen el mejor interés de cada fondo. Por ello, la Administradora no podrá asignar activos para sí y entre los fondos que administre, que impliquen una distribución arbitraria de beneficios o perjuicios previamente conocidos o definidos, ya sea por diferencias de precios u otra condición conocida que afecte valor de mercado del activo que corresponda, respecto de alguno de los fondos que administra con relación a los demás fondos en cuestión. La Administradora velará porque las inversiones efectuadas con los recursos de los fondos que administra se realicen siempre con estricta sujeción a los Reglamentos Internos correspondientes, teniendo como objetivos fundamentales maximizar los recursos de dichos fondos y resguardar los intereses de los Aportantes. Para estos efectos, las personas que participen en las decisiones de inversión de los fondos deberán desempeñar sus funciones velando porque los recursos de los fondos se inviertan en la forma antes señalada. (i) Análisis de Inversión. Las personas que participen en las decisiones de inversión de un fondo administrado por la Administradora que tenga la intención de invertir en activos que eventualmente pudieran generar un conflicto de interés con otro fondo administrado por la Administradora, deberán presentar al Directorio de la Administradora la operación y la propuesta de inversión. Una vez identificado el o los activos en los cuales se contemple invertir y siempre que existan dos o más fondos de inversión administrados por la Administradora que potencialmente estén en condiciones de llevar a cabo la operación, el Directorio de la Administradora deberá analizar comparativamente desde los puntos de vista de los fondos involucrados, a lo menos, los siguientes elementos: (a) Características del o de los activos en que se pretende realizar la inversión. (b) Política de inversión establecida en los reglamentos internos de los fondos en cuestión, como asimismo, las demás disposiciones de dichos reglamentos que pudieren afectar la decisión de inversión. 17

18 (c) Disponibilidad de recursos que los fondos en cuestión tengan para invertir en el instrumento. (d) Plazos de duración de los fondos en cuestión. (ii) Decisión de inversión. Una vez efectuado el análisis establecido en el punto (i) anterior, el Directorio procederá a tomar la decisión de inversión, dejando constancia en el acta correspondiente de los antecedentes fundados en base a los cuales se tomó la decisión de inversión. En el caso que de acuerdo al criterio de la Administradora corresponda que los fondos en cuestión co-inviertan en un mismo activo o activos, el Directorio deberá establecer además los porcentajes en que cada uno de los Fondos invertirá en dicho activo, tomando en cuenta los factores enunciados en el punto (i) precedente y los intereses de los aportantes de los fondos, cuidando siempre de no vulnerar los intereses de los fondos involucrados. En los casos de co-inversión antes indicados será el Directorio de la Administradora en la misma forma antes descrita, el que tendrá que tomar las decisiones de venta o liquidación correspondientes. En estos casos, el Directorio deberá tomar en especial consideración las políticas de inversión de los Reglamentos Internos de los fondos. Deberá dejarse constancia en acta de toda decisión que tome el Directorio junto con los antecedentes fundados en base a los cuales se tomó la decisión de venta o liquidación. Capítulo Séptimo Arbitraje Artículo Séptimo. Cualquier conflicto, duda o dificultad que surja entre los fondos de distinta naturaleza administrados por la Administradora, sus aportantes o partícipes o la administración de los mismos, sea durante la vigencia de él o los fondos correspondientes o durante su liquidación, se resolverá mediante arbitraje, conforme al Reglamento del Centro de Arbitrajes de la Cámara de Comercio de Santiago A.G., cuyas disposiciones constan en la escritura pública de fecha 10 de Diciembre de 1992 otorgada en la Notaría de Santiago de don Sergio Rodríguez Garcés, las cuales forman parte integrante de este artículo. Para estos efectos, se confiere mandato especial irrevocable a la Cámara de Comercio de Santiago A.G. para que, a solicitud escrita de cualquiera de los aportantes o de la Administradora, designe el árbitro arbitrador de entre los integrantes del cuerpo arbitral del Centro de Arbitrajes de esa Cámara. En contra de las resoluciones del arbitrador no procederá recurso alguno, por lo cual las partes renuncian expresamente a ellos. El árbitro queda especialmente facultado para resolver todo asunto relacionado con su competencia y/o jurisdicción. En el evento que el Centro de Arbitrajes de la Cámara de Comercio de Santiago deje de funcionar o no exista a la época en que deba designarse al árbitro, éste será designado, en calidad de árbitro mixto, por la Justicia Ordinaria, debiendo recaer este 18

19 nombramiento en un abogado que sea o haya sido Decano o Director de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la Universidad de Chile o Universidad Católica de Chile, ambas de Santiago, o Profesor Titular, ordinario o extraordinario, de Derecho Civil, Comercial o Procesal, que haya desempeñado dichos cargos o cátedras en las referidas Universidades, a lo menos, durante cinco años. El Arbitraje tendrá lugar en Santiago de Chile. Anexo 2. 19

20 MANUAL DE MANEJO DE INFORMACION DE INTERES PARA EL MERCADO CAPÍTULO PRIMERO Aspectos Generales 1. Objeto. El presente Manual tiene por finalidad dar a conocer al mercado las políticas y normas internas de la sociedad referidas al tipo de información relacionada con si misma o con los fondos que administre que será puesta a disposición de los inversionistas y los sistemas adoptados para que la información les sea comunicada en forma oportuna. Para los efectos del presente Manual, se ha considerado que los fondos son emisores de valores de oferta pública, siendo esencial la información relativa a la sociedad en cuanto pueda llegar a afectar o influir en estos valores. Para tales efectos, de conformidad con lo establecido en el articulo 234 de la Ley N , será obligación de la sociedad divulgar oportunamente cualquier hecho o información esencial respecto de si misma o de los fondos, en los términos de los artículos 9 y 10 de dicha ley. Asimismo, el Manual establece normas que regulan los procedimientos y políticas de divulgación de las transacciones realizadas por directores y ejecutivos principales de la Sociedad respecto de cuotas de los fondos, periodos de bloqueo, divulgación de información de interés, hechos reservados y tratamiento de información confidencial. 2. Ámbito Subjetivo El presente Manual obliga a las siguientes personas (En adelante las Personas Obligadas ): 1. Los Directores de la Sociedad; 2. El Gerente General de la Sociedad y los demás ejecutivos principales de esta; 3. En el caso de los Fondos de Inversión, los miembros de los comités de vigilancia de los mismos, quienes sólo se encontrarán obligados por el presente Manual en lo relativo a las cuotas de los Fondos de Inversión en cuyos comités de vigilancia participen. Por ejecutivos principales de la sociedad se entenderán aquellas personas que participen en las decisiones de inversión de los Fondos o que en razón de su cargo o posición, tienen acceso a información de las inversiones de los Fondos. 3. Órgano societario encargado de establecer las disposiciones del Manual El directorio de la sociedad es el único órgano encargado de dictar las normas del presente Manual y sus modificaciones. 20

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