UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN INFORMÁTICA INVITACIÓN A COTIZAR PLIEGO DE CONDICIONES

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1 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN INFORMÁTICA INVITACIÓN A COTIZAR PLIEGO DE CONDICIONES SERVICIO DE ADMINISTRACION Y SOPORTE DE LA PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL PORTAL DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Junio de 2015 Pág. 1

2 Tabla de Contenido 1. ANTECEDENTES OBJETIVO GENERAL DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO Plazo de ejecución INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Condiciones para participar en este proceso Régimen Contractual Factores de Calificación MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN PRESUPUESTO OFICIAL PRESENTACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA VALOR DE LA PROPUESTA FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO OBLIGACIÓN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES ACLARACIONES DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA RETIRO DE LAS PROPUESTAS GARANTÍA ÚNICA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS PLAZO DE ADJUDICACIÓN DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO INTERVENTORÍA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA SERVICIO DE ADMINISTRACION Y SOPORTE DE LA PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL PORTAL DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Necesidades Características adicionales de LA UNIVERSIDAD Obligaciones del proveedor Acuerdos de niveles de servicio (ANS) Pág. 2

3 CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS Forma de pago ANEXO N 1: MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ANEXO N 2: MODELO DE FORMATO PARA CERTIFICACIÓN COMERCIAL ANEXO N 3: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Pág. 3

4 1. ANTECEDENTES La Universidad de Antioquia, ha venido realizando un esfuerzo permanente por desarrollar, e impulsar el uso de la informática en su gestión académica y administrativa; con este propósito, la institución ha ejecutado diversos proyectos para adoptar en sus labores administrativas, actividades de docencia, investigación y extensión las tecnologías de la información y las comunicaciones. En el diagnóstico del Plan de Desarrollo , en el acápite Modernización Administrativa se plantean como retos centrales: asumir la modernización de la estructura académicoadministrativa, definir las directrices e implementar acciones para ampliar la capacidad logística (infraestructura física y tecnológica). Con este propósito, desde 1994 ha venido ejecutando un proyecto general de interconexión de todos los edificios, donde desarrolla labores administrativas y actividades de docencia, investigación y extensión en la ciudad de Medellín y sus sedes Regionales, a través de una gran Red Institucional de Transmisión de Información. En el organigrama de la Universidad de Antioquia, Gestión informática es la dependencia responsable de La administración, mantenimiento, desarrollo, operación y análisis de desempeño de la plataforma de cómputo institucional y de la red institucional de transmisión de información, tanto alambrada como inalámbrica (Artículo 4.1 de las políticas de informática y telecomunicaciones de la Universidad de Antioquia). Desde el momento en que se implementó la plataforma del Portal Institucional por primera vez, hace ya siete años, se tomó la decisión de realizar su administración y soporte técnico mediante la modalidad de outsourcing por la conveniencia que esta modalidad representaba debido a: 1) La plataforma tecnológica del portal está soportada por herramientas IBM y Oracle, sobre las cuales la Universidad no tiene el personal capacitado, entrenado, con experiencia y en constante actualización tanto en su uso como en su administración, 2) El horario de servicio que debe prestar el Portal va más allá de la jornada laboral normal que cumplen los empleados vinculados a la institución, pues debemos garantizar la disponibilidad de la plataforma y el servicio durante los días lunes a viernes en el horario 7:00 am a 7:00 pm y los sábados, domingos y festivos, en horario 8:00 am a 12:00 m 2. OBJETIVO GENERAL Contratar el servicio de administración y soporte de la plataforma que conforma el Portal Institucional para que este preste un servicio estable y óptimo a toda la comunidad universitaria. Pág. 4

5 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO La Línea decisional de Gestión informática a través de este proyecto, pretende brindar a toda la comunidad universitaria un portal en condiciones óptimas para prestar un servicio estable y confiable. El servicio debe permitir gestionar la infraestructura del Portal de la Universidad de Antioquia, velando en todo momento porque ésta tenga un funcionamiento óptimo y actuando proactivamente para evitar la materialización de situaciones de error que afecten su rendimiento y disponibilidad. Este servicio está basado en el uso de herramientas para la automatización de los procesos de recolección de métricas y eventos sobre el rendimiento de los recursos gestionados así como también la generación de reportes. Dichas herramientas se dividen en dos tipos, a saber: Herramientas para el monitoreo de servidores Herramientas para la gestión del rendimiento de aplicaciones Éste servicio es una solución integral compuesta por los aspectos que se describen a continuación: Monitoreo de aplicaciones 7x24 Diagnóstico de la causa raíz Gestión y planeación del crecimiento de la plataforma 3.1 Plazo de ejecución El plazo de ejecución por parte del proponente para este proyecto será de doce (12) meses a partir de la firma del acta de inicio. 4. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 4.1 Condiciones para participar en este proceso Podrán participar con sus ofertas en este proceso, las personas jurídicas que no tengan inhabilidades, ni incompatibilidades para contratar según lo establecido por el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Resolución Rectoral de 2014), y que se encuentren debidamente inscritas, calificadas y clasificadas en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio antes de la fecha de apertura de la invitación, así: Los proponentes deberán estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio principal, de acuerdo con los Códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (ONU), adoptadas por el Decreto 1510 de 2013, para lo cual deberán acreditar la inscripción como proveedores, tal como se detalla a Pág. 5

6 continuación para cada grupo: GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 15: Ingeniería de Software y Hardware Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 16: Programadores de Computadores Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 17: Sistemas de Manejo de Información Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 18: Servicios de Sistemas y Investigación y Tecnología Informáticos Administración de Componentes de Sistemas F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 22: Mantenimiento y Soporte de Investigación y Tecnología Informáticos Software E Productos de USO Final 43: Difusión de Tecnologías de 23: Software 24: Programas de Desarrollo Información y Telecomunicaciones Tabla 1: Clasificación oferentes La inscripción y/o renovación del proponente en el RUP, debe ser anterior a la fecha de cierre, y el certificado se debe aportar con fecha de expedición no superior a treinta (30) días antes del cierre de la presente convocatoria. Para la verificación de lo anterior, se debe anexar el registro de proponentes, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, la fecha de expedición de dicho certificado debe estar entre treinta (30) días que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas. Las firmas proponentes deben haberse constituido por lo menos sesenta meses antes de la fecha de apertura de este proceso y deberán acreditar, que el término de duración de la sociedad no será inferior al término de duración del contrato que se suscriba para ejecutar este proyecto y un año más. Las firmas proponentes no deberán estar reportadas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 (Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías). Para certificar esta condición se debe anexar una constancia de no aparecer en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, expedido por la Unidad de Acciones Fiscales. Las personas jurídicas proponentes, deben acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, mediante certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, si aquel no existiere, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no podrá ser inferior a los seis (6) meses anteriores a la apertura del proceso contractual. Las firmas proponentes no deberán encontrarse en alguna de estas situaciones: Cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales, liquidación y cualquier otra circunstancia que justificadamente permita a la Universidad presumir incapacidad o imposibilidad jurídica, Pág. 6

7 económica, moral o técnica del proponente para cumplir el objeto del contrato en caso de que le sea adjudicado. En este proceso no se permite la participación de consorcios o uniones temporales. Podrán participar empresas extranjeras, debidamente constituidas e inscritas ante las autoridades competentes de su país, para lo cual deberán anexar los documentos respectivos, autenticados por el Consulado Colombiano en la ciudad de origen del proponente. Las empresas extranjeras que participen, deben nombrar un representante legal en Colombia para atender todas las obligaciones que se deriven del contrato que se suscriba por esta negociación; representante que deberá cumplir todas las exigencias y condiciones presentes en este pliego. Para la verificación de lo anterior, se debe anexar registro expedido por las autoridades competentes del respectivo país, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses con relación a la fecha de presentación de la propuesta y documento donde se acredite el nombramiento del representante en Colombia. Se requiere una experiencia OBLIGATORIA probable de mínimo cinco (5) años en la prestación de Servicios similares a los solicitados en esta invitación pública, la cual se verificará en el Registro Único de Proponentes RUP en firme, para la Experiencia Probable que no se pueda verificar directamente del Registro Único de Proponentes, se debe acreditar de acuerdo a lo establecido en este numeral del presente Pliego de Condiciones El Formato para certificar esta información que no aparezca en el RUP, se diligenciará según el anexo 2 FORMATO PARA LA ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA debe entregarse firmado por Contador o Revisor Fiscal o a quien corresponda que dé cuenta de hasta cuatro (4) certificados de contratos en ejecución o ejecutados en los últimos cinco (5) años que acrediten experiencia relacionada con el objeto. De igual forma se deberá acreditar el equipo de trabajo mínimo para lo cual se requiere que la empresa certifique cuenta con personal de los perfiles definidos, vinculadas mediante una relación contractual, disponibles para que atiendan lo respectivo al objeto. Adicionalmente, el oferente debe ser Partner Premier de IBM, para lo cual deberá anexar el certificado respectivo emitido por IBM. 4.2 Régimen Contractual La Universidad en el presente proceso se rige por el derecho privado. Para conocimiento de los proponentes se transcribe, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 de 2014). "Artículo 5 NORMATIVA QUE REGIRÁ LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA UNIVERSIDAD. Los contratos y convenios que suscriba la Universidad de Antioquia, se regirán en general por el derecho privado con sujeción a los requisitos y formalidades que exige la ley para la Pág. 7

8 contratación entre los particulares y por las disposiciones contenidas en el presente estatuto, en desarrollo de los principios de la autonomía universitaria y de la autonomía de la voluntad de las partes; sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen materias específicas...". Así las cosas, la Universidad en sus procesos contractuales no se rige por el Estatuto General de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993), sino por el derecho privado. 4.3 Factores de Calificación En la evaluación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes factores con su correspondiente puntaje (sobre una base de 100 puntos): Factor experiencia proveedor (60 puntos) Factor económico (40 puntos) Factor experiencia proveedor (40 puntos) ITEM VARIABLE PUNTAJE 1 Número de contratos de instalación y/o administración de portales en IBM WebSphere versión 7 o posterior bajo arquitectura de clúster, a partir de enero de 2012 y que hayan finalizado o estén en ejecución. 60 Puntaje: Se asigna 15 puntos por cada contrato que cumpla con las características. Máximo 4 contratos, al menos uno de administración. TOTAL Factor experiencia proveedor 60 Tabla 2: Factores experiencia proveedor Factor económico (20 puntos) ITEM VARIABLE PUNTAJE Valor total de la propuesta económica (Sin IVA). Se califica asignando el mayor puntaje a la oferta más económica. 2 Puntaje: 40 Oferta más económica: 40 puntos Segunda oferta más económica: 30 puntos Tercera oferta más económica: 20 puntos Restantes ofertas: 0 puntos TOTAL Factor económico 20 Tabla 3: Factor económico Pág. 8

9 4.3.3 Criterios de desempate En caso de presentarse empate en la calificación total entre varias propuestas, la Universidad seleccionará la mejor propuesta teniendo en cuenta los siguientes criterios en su orden: a) En caso que se llegue a presentar un empate en el puntaje obtenido por las ofertas, se preferirá la que obtenga el mayor puntaje en el factor técnico. b) En caso de persistir el empate, se preferirá la que obtenga el mayor puntaje en el factor económico. c) En caso de persistir el empate, se realizara un sorteo con balota para seleccionar la oferta ganadora. 5. MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN La Universidad de Antioquia le dará validez a este proceso de selección y podrá adjudicar esta negociación, independientemente del número de sociedades que participen en él, o del número de ellas que cumplan los requisitos exigidos, siempre y cuando favorezca los intereses de la Universidad. 6. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial que la Universidad tiene estipulado para este proyecto es de DOSCIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS ($ ), incluidos todos los impuestos. 7. PRESENTACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA 7.1 Las propuestas deben presentarse personalmente, utilizando el modelo de carta de presentación que se adjunta al presente pliego en el Anexo No. 1, escritas en computador, en idioma español, salvo los términos técnicos que usualmente se utilicen en inglés. Cada ejemplar en sobre cerrado y debidamente marcado con la razón social del proponente, su NIT, dirección, número de fax, y teléfono, para efectos de recibir notificación y envío de correspondencia. 7.2 El oferente entregará obligatoriamente su propuesta totalmente numerada e indizada en original, la cual incluirá los ítems solicitados. 7.3 Las respuestas a cada uno de los numerales de este pliego de condiciones se desarrollarán estrictamente punto por punto, siguiendo la misma numeración de este documento. Por lo tanto, no se aceptarán declaraciones generales sobre el cumplimiento o aceptación de las Pág. 9

10 condiciones de estas especificaciones, ni respuestas en un formato diferente al aquí solicitado. 7.4 Las respuestas a cada uno de los numerales del presente pliego de condiciones, estarán restringidas estrictamente al conjunto de respuestas validas que están asociadas a cada condición o pregunta. En caso de no responder de esta manera alguno de los numerales, se asumirá que la respuesta del numeral es NO CUMPLO y la propuesta podrá ser descartada. Las se explican a continuación: Condiciones Cumplimiento Cada uno de los numerales del pliego que deben ser respondidos. Lista desplegable con dos opciones: CUMPLO NO CUMPLO Tabla 4. Descripción columnas archivo de Respuestas 7.5 El proponente solo podrá entregar los archivos descargados directamente del portal no se aceptará ningún otro tipo de archivo modificado y/o manipulado con información diferente a la solicitada en las preguntas y/o condiciones. 7.6 Queda entendido que el presente pliego de condiciones forma parte integral del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación. 8. VALOR DE LA PROPUESTA Dentro del valor total de la propuesta el proponente deberá indicar el IVA con la inclusión de los descuentos si los hubiere, teniendo en cuenta que la Universidad es una institución pública de educación superior. 9. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO 9.1 La Universidad de Antioquia abre este proceso de invitación pública a las 08:00 horas del día 23 DE JUNIO DE 2015, y mediante él, invita a presentar propuestas a personas jurídicas nacionales o que representen en Colombia a sociedades extranjeras. En este proyecto no se permite la participación de consorcios o uniones temporales. 9.2 Para la elaboración de su propuesta, cada proponente deberá "descargar" este pliego de condiciones desde el Portal de la Universidad (www.udea.edu.co), enlace contratación y convocatorias. 9.3 Las propuestas debidamente selladas y marcadas, deberán ser entregadas personalmente por el proponente o su representante, en la siguiente dirección: Universidad de Antioquia Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia Pág. 10

11 Medellín, Calle 70 N Diagonal al Edificio de Extensión 9.4 El cierre para la recepción de propuestas se llevará a cabo en la dirección anteriormente citada, únicamente entre las 11:00 constancia pública por escrito de las propuestas recibidas. y las 11:30 horas del 6 de julio de 2015 quedando 9.5 El plazo para presentar las propuestas podrá ampliarse o prorrogarse por decisión unilateral de la Universidad. Si esto llegase a ocurrir, el nuevo plazo será informado por Gestión Informática a través de una adenda que se publicará en el mismo Portal de la Universidad (www.udea.edu.co), enlace contratación y convocatorias; por lo tanto, cada proponente será responsable de monitorear durante el tiempo anterior al cierre, si la Universidad ha publicado adendas en el Portal. 9.6 Cronograma del Proyecto FASES FECHA LÍMITE Invitación a cotizar a través la página Web del portal Único de 23 de junio de 2015 contratación Observaciones de los proponentes al proyecto de pliego de 2 de julio de 2015 condiciones Respuesta/Aclaraciones a las observaciones de los proponentes 3 de julio de 2015 hechas al pliego de condiciones Cierre de recepción de propuestas 6 de julio de 2015 Publicación de resultados 16 de julio de 2015 Tabla 5. Fases del proyecto 10. OBLIGACIÓN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentre en este pliego de condiciones, y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluyó un elemento o servicio indispensable para la ejecución y buen funcionamiento del sistema, el Contratista deberá suministrarlo, sin costo adicional para la Universidad El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en sus documentos, no libera al Contratista de su obligación de dar cumplimiento al contrato y de realizar satisfactoriamente los trabajos en las fechas estipuladas. Pág. 11

12 11. ACLARACIONES 11.1 Sólo se recibirán solicitudes de aclaración relacionadas con el presente pliego de condiciones, en forma escrita, hasta las 12:00 m del 2 de julio de 2015 Las consultas deberán enviarse por correo electrónico, con anterioridad al cumplimiento del plazo estipulado, a la dirección de correo 11.2 Las respuestas a las solicitudes de aclaración, serán comunicadas por el mismo medio, a más tardar, tres días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de propuestas Una vez cumplido el plazo (fecha y hora) para solicitar aclaraciones, no se dará curso a ninguna aclaración a este pliego de condiciones. 12. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA La propuesta debe incluir en cada ejemplar los documentos que a continuación se relacionan, los cuales deberán ser presentados en el mismo orden en que se encuentran enumerados: 12.1 Carta de presentación de la oferta, suscrita por el Representante Legal de la Compañía, utilizando el modelo de carta de presentación que se adjunta al presente pliego de condiciones en el Anexo No Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio; la fecha de expedición de dicho certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas. Las empresas extranjeras, deberán anexar certificado de existencia y representación legal expedido por las autoridades competentes del respectivo país; la fecha de expedición de este certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas; documento certificado y autenticado por el Consulado Colombiano en la ciudad de origen del proponente. Deberán anexar además, el documento de nombramiento de su representante en Colombia para esta negociación Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, con fecha de expedición no mayor a dos meses a la fecha de cierre para la presentación de propuestas, en el que se indique que el oferente se encuentra clasificado en las especialidades y grupos, exigidos en la invitación. La inscripción en el Registro debe ser anterior a la fecha de apertura de esta invitación Poder del proponente o quien lo represente para los diferentes trámites relacionados con la negociación, en caso de no hacerlo directamente su representante legal Cuando el valor de la propuesta supere las facultades del Representante Legal, se debe adjuntar la certificación en la que conste que está autorizado por la Junta Directiva para representarla y contratar como mínimo por el valor de la oferta. Pág. 12

13 12.6 Constancia de no aparecer en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, expedido por la Unidad de Acciones Fiscales de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 (Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de las Contralorías). La fecha de expedición de dicha constancia debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, donde acredite el pago de los aportes de los empleados del proponente y de los subcontratistas que utiliza para la ejecución de las obras, a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje durante un lapso no inferior a seis (6) meses anteriores a la apertura de este proceso Póliza de seriedad de la oferta: por el diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta principal y una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre de presentación de las propuestas Certificación de ser Partner Premier de IBM Formato Certificación Comercial (Anexo No. 2), para cada uno de los contratos de administración de soluciones del mismo fabricante de la plataforma institucional (IBM), que haya finalizado el proponente en el país entre los meses de diciembre de 2011 y diciembre de 2013 y que su calificación sea excelente o buena. Este formato debe ser diligenciado por las empresas contratantes o en su defecto, podrá presentarse un formato propio de estas que contenga toda la información solicitada por la Universidad. Los documentos deben ser diligenciados en papelería de la empresa contratante, estar suscritos por el interventor del contrato o por el representante legal de la empresa contratante. Los certificados que estén incompletos o cuya información no sea clara, no serán tenidos en cuenta. 13. RETIRO DE LAS PROPUESTAS Después de entregada la propuesta a la Universidad, no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que la componen; éstas serán devueltas a solicitud del interesado, a los tres meses siguientes a la fecha de adjudicación del contrato, excepto la del proponente favorecido. 14. GARANTÍA ÚNICA El proponente a quien se adjudique el contrato de esta negociación, se obliga a constituir a favor de la Universidad de Antioquia, garantía única que ampare: 14.1 El cumplimiento del contrato: por el 15% del valor del mismo, con una vigencia igual a la Pág. 13

14 duración del contrato, más cuatro meses Amparo de salarios y prestaciones sociales: por el 7% del valor del contrato y una vigencia igual a la duración del contrato, más tres años. 15. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 15.1 Las reuniones de evaluación técnica y de negociación se celebrarán en la sede principal de la Universidad de Antioquia en la ciudad de Medellín Durante el estudio de las propuestas no se permitirá injerencia alguna de los oferentes. Cualquier oferente que trate de incidir, influenciar o informarse individualmente sobre el análisis de las ofertas, será descalificado y su oferta no se tendrá en cuenta. 16. PLAZO DE ADJUDICACIÓN La Universidad de Antioquia adjudicará el contrato referente a esta negociación, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de cierre para la recepción de las ofertas, incluidas las prórrogas si las hubiere. 17. DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO La Universidad de Antioquia podrá declarar desierta esta negociación, cuando existan motivos que impidan la escogencia del contratista, o por fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Universidad cumplir la obligación contractual futura; la anterior circunstancia no dará derecho a los proponentes para solicitar indemnización. 18. INTERVENTORÍA La interventoría del contrato que se derive de la presente negociación será realizada por la línea decisional de Gestión Informática de la Universidad de Antioquia. 19. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA SERVICIO DE ADMINISTRACION Y SOPORTE DE LA PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL PORTAL DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 19.1 Necesidades Características del servicio que requiere la Universidad y debe satisfacer el proveedor Dar soporte a la plataforma virtual o en sitio en los siguientes horarios Pág. 14

15 Lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm. En este horario se realizarán actividades de monitoreo permanente, estabilización, afinación, trámite de solicitudes de soporte y demás actividades descritas en el punto Los sábados, domingos y festivos de 8:00 am a 12:00 m. En este horario sólo se harán actividades de estabilidad y disponibilidad de la plataforma en caso de ser necesario de acuerdo a las alertas. Los sábados adicionalmente se realizarán actividades de trámite de solicitudes de soporte en caso de haber sido radicadas el día anterior Administrar los veinte (20) servidores de la plataforma web institucional y sus componentes: Plataforma de producción Servidor Cant. Detalles técnicos Servidor fuente de usuarios (1x) 1 SO Red Hat linux 5 RHEL, OID v , Oracle SSO v , DIP v Balanceadores (2x activo/pasivo) 2 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM Edge Components v8.5 Dispatcher. Servidores http portal (2x activo/activo) 2 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, WebSphere Application Server v , WebSphere Portal v Servidores websphere portal (2x activo/activo) Servidores de base de datos portal (2x activo/activo) Servidor de base de datos portal authoring (1x) Servidor websphere portal authoring (1x) Servidor de aplicaciones web institucionales (1x) 2 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM WebSphere Application Server Network Deployment v8.5.5 Fixpack 4, IBM WebSphere Portal v8.5 CF05. 2 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM DB2 Enterprise Server Edition v10.5 Fixpack 3. 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM DB2 Enterprise Server Edition v10.5 Fixpack 3. 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM WebSphere Application Server Network Deployment v8.5.5 Fixpack 4, IBM WebSphere Portal v8.5 CF05. 1 SO Red Hat linux 4 RHEL, OAS v , BPEL v , ESB , aplicaciones Java v1.5, aplicaciones PHP v4, CVSNT v Servidor. de aplicaciones web institucionales alterno (1x) 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, aplicaciones Java v1.6, aplicaciones PHP v5, Apache Tomcat v6.0.30, Apache Http Server v Este servidor es de carácter temporal mientras se hace la migración del servidor Pág. de 15 aplicaciones del punto anterior a una nueva tecnología durante el segundo semestre del presente año

16 Nota: La plataforma institucional tiene instalados y configurados 3 servidores adicionales a los aquí especificados, correspondientes al componente CONNECTIONS que para la salida en vivo de este pliego no están activos, pero se espera que durante la ejecución de este contrato entren a operar, y son: Servidor Cant. Detalles técnicos Servidor http connections (1x) 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM HTTP Server v Servidor de base de datos 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM DB2 connections (1x) v Servidor connections (1x) 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM WebSphere Application Server Network Deployment v8.5.5 Fixpack 4, IBM Connections v5.0 CR Plataforma de pruebas Servidor Cant. Detalles técnicos Servidor http portal (1x) 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, WebSphere Application Server v , WebSphere Portal v Servidor websphere portal (1x) 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM WebSphere Application Server Network Deployment V8.5.5 Fixpack 4, IBM WebSphere Portal V8.5 CF05. Servidor de base de datos portal 1 SO SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3, IBM DB2 (1x) Servidor de aplicaciones web institucionales (1x) Enterprise Server Edition V10.5 Fixpack 3. 1 SO Red Hat linux 4 RHEL, OAS , aplicaciones Java 1.5 y aplicaciones PHP Garantizar la operación y disponibilidad de la plataforma de HW/SW del portal institucional durante el horario contratado de acuerdo al numeral Entregar documentados todos los procedimientos implementados en la administración de la plataforma, al igual que la bitácora y documentación de las soluciones encontradas a las dificultades y dudas presentadas durante la vigencia del contrato que se suscriba Encendido y apagado de servidores virtuales o físicos según sea el servidor Pruebas, configuración, afinamiento, monitoreo y actualización de software (aplicación de parches, los cambios de versión se revisarán en conjunto con la Universidad de Antioquia para evaluar su magnitud y acordar si requieren de soporte especializado o tratamiento de proyecto que supere el alcance de esta contratación) Instalación y monitoreo de aplicaciones desarrolladas para o por LA UNIVERSIDAD. Pág. 16

17 Evaluación y recomendación de mejoras y nuevas acciones y procedimientos Documentación de las recomendaciones, mejoras y/o procedimientos que se implementen Monitoreo de la plataforma de hardware Realización del primer diagnóstico y realización de llamadas de solicitud de soporte de Hardware Garantizar la activación y utilización de los mecanismos de seguridad de los productos de toda la solución (Hw/Sw), que administra en acuerdo a las necesidades y disposiciones que establezca la Universidad de Antioquia Administración de los usuarios del OID: Velar porque los componentes que permiten la creación y actualización automática de los usuarios estén en funcionamiento y dar soporte al equipo de gestión informática cuando se deba realizar alguna actividad manual sobre los usuarios y/o grupos Mantener los ambientes de pruebas y producción homogéneos en cuanto al software instalado Realización de mantenimiento preventivo de forma periódica Seguir los protocolos definidos por LA UNIVERSIDAD para administración de la plataforma: respaldos, despliegue de aplicaciones, aplicación de parches y demás que estén relacionados Restauración de información desde los respaldos en caso de ser necesario Recepción, diagnóstico y solución de incidentes del Portal Registro, seguimiento y cierre de incidentes del Portal Soporte de primer y segundo nivel para la plataforma administrada. Entendiendo como primer nivel, el soporte brindado por el empleado del proveedor, que realiza las actividades de administración y segundo nivel, el escalamiento realizado por este funcionario hacia un experto o especialista de su misma empresa Brindar asesoría y soporte, sin costo adicional, a los ingenieros desarrolladores y/o administradores de LA UNIVERSIDAD enfocada en el adecuado uso, configuración y aprovechamiento de las herramientas de que administra Generación de estadísticas mensuales y consolidadas del semestre/año Presentar informes mensuales escritos Asistencia a reuniones ordinarias de planeación y seguimiento mensualmente y extraordinariamente cuando LA UNIVERSIDAD las convoque. Pág. 17

18 19.2 Características adicionales de LA UNIVERSIDAD LA UNIVERSIDAD dará capacitación en los procesos críticos de monitoreo en que van a estar involucrados los funcionarios del proveedor, tales como: La carga de usuarios al OID, los procesos de inscripción, matrículas y ajustes, entre otros LA UNIVERSIDAD dispone de contrato de actualización y soporte vigente para todos los productos de IBM y Oracle. El sistema operativo de todos los servidores que componen la plataforma cuentan con suscripciones de soporte LA UNIVERSIDAD cuenta con una unidad de respaldo DELL PV-124T configurada en el servidor en producción del portal y con el software Data Protector para respaldar en cinta la información de dicho servidor LA UNIVERSIDAD cuenta con una persona dedicada a la atención de primer nivel para los usuarios del portal institucional en horario de 08:00 a 12:00 y de 14:00 a 18: LA UNIVERSIDAD proveerá un manual de administración del servidor fuente de usuarios y del servidor de aplicaciones web institucionales donde estarán consignados los comandos y situaciones recurrentes que se presentan actualmente LA UNIVERSIDAD sólo facilitará para la administración y monitoreo de la plataforma los componentes que vienen instalados con los productos LA UNIVERSIDAD cuanta con un centro de servidores donde estos permanecen en condiciones ambientales óptimas, custodiados por personal de seguridad y el acceso es restringido Obligaciones del proveedor Cumplir todas las necesidades de LA UNIVERSIDAD expresadas en el numeral Garantizar que los funcionarios que participarán en la ejecución del contrato que se llegue a suscribir para atender este proyecto serán los mismos cuyas hojas de vida se presentaron en la propuesta; en caso de que se requiera cambiar algún funcionario, la hoja de vida de quien lo vaya a reemplazar, debe ser revisada y aprobada por parte de LA UNIVERSIDAD La facturación del servicio contratado se hará una vez este haya sido brindado a LA UNIVERSIDAD (o sea que se factura por mes vencido) Suministrar los implementos de trabajo necesarios al personal que disponga para este. LA UNIVERSIDAD sólo brindará: dos puntos de red, dos escritorios, dos sillas y un teléfono, o acceso a la red a través de la VPN según sea la modalidad de prestación del servicio (virtual/presencial) Indicar en la propuesta, cuántas personas estarán administrando la plataforma según el objeto de esta invitación. Anexar en una tabla el horario de cada persona en cada día Certificar experiencia en: Sistema operativo: SUSE Linux Enterprise Server 10 o superior. Motor de BD: IBM DB2 v9 o superior. Pág. 18

19 Plataforma de portal: IBM Edge Components v7 Dispatcher o superior, IBM WebSphere Application Server Network Deployment v7 o superior, IBM WebSphere Portal v7 o superior, IBM HTTP Server v7 o superior, IBM Connections v4 o superior Acuerdos de niveles de servicio (ANS) Las siguientes obligaciones deberá cumplir el oferente que resulte elegido para contratar Soporte y asistencia Las solicitudes de asistencia en el despliegue de aplicaciones recibidas para el servidor de aplicaciones de pruebas y producción deberán ser atendidas durante las próximas 12 horas a su recepción Las solicitudes de soporte de errores en la plataforma deberán ser atendidas durante las próximas 24 horas a su recepción. No obstante, aquellas donde su complejidad de respuesta tome más tiempo, deberá ser notificada a LA UNIVERSIDAD y darle un reporte permanente de su avance Las solicitudes de creación de cuentas de usuario o grupos en el OID recibidas deberán ser atendidas durante las próximas 12 horas a su recepción Las solicitudes de asistencia en la realización de pruebas en la plataforma deberán ser atendidas durante las próximas 24 horas a su recepción. No obstante, aquellas donde su complejidad de respuesta tome más tiempo, deberá ser notificada y planificada con LA UNIVERSIDAD Disponibilidad del sistema Ninguno de los servidores de la infraestructura a administrar podrá presentar indisponibilidades no programadas superiores a 20 minutos durante el horario de trabajo del personal destinado a su administración. Estas indisponibilidades obedecerán a causas relacionadas con la adecuada administración de la plataforma Todos los servidores de la infraestructura a administrar sólo podrán presentar una (1) indisponibilidad no programada a la semana relacionada con la adecuada administración de la plataforma Las labores de mantenimiento de la plataforma que requieran una indisponibilidad siempre deberán ser concertadas con LA UNIVERSIDAD. Aquellas que requieran un tiempo mayor de 10 minutos, deberán ser acordadas con LA UNIVERSIDAD buscando la menor afectación del servicio. No obstante, cualquier indisponibilidad deberá ser notificada a LA UNIVERSIDAD Multas Por aquellas solicitudes de soporte y asistencia que deben ser atendidas en las próximas 24 horas a su recepción, que tomen mayor tiempo y que no sean notificadas a LA UNIVERSIDAD, la multa será equivalente al valor de un (1) día del contrato por cada día retraso o su proporción en horas. Pág. 19

20 Por aquellas indisponibilidades de la plataforma superiores a 20 minutos y que obedecen a causas relacionadas con la inadecuada administración, la multa será equivalente al valor de un (1) día del contrato por cada hora de indisponibilidad en caso de ocurrir en horario laboral, en los demás horarios la multa será equivalente al valor de un (1) día del contrato por cada dos (2) horas de indisponibilidad. En caso de reincidencia durante el mismo mes calendario, cada evento adicional tendrá un incremento del 50% en el valor de la multa por cada hora respecto a la multa anterior del mismo mes. NOTA: El valor de un (1) día de contrato es igual al valor del contrato sin IVA dividido 365 días Acuerdo de confidencialidad El proveedor deberá suscribir con LA UNIVERSIDAD el acuerdo de confidencialidad descrito en el Anexo No Condiciones obligatorias CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS Para todo efecto contractual o comercial, la sede de las operaciones derivadas de este proyecto será la ciudad de Medellín Si dentro de la propuesta se presentan precios unitarios diferentes para el mismo ítem, se considerará para todos los efectos, el de menor valor como precio correcto Si la discrepancia se presentare entre el original y la copia, se tendrá en cuenta para todos los efectos, el original En caso de que no coincidan los precios totales con los unitarios, se considerará para todos los efectos, el precio unitario como el valor correcto Cuando a juicio de la Comisión Evaluadora se detecte la existencia de errores evidentes en cualquiera de las cifras, se solicitará la aclaración respectiva por escrito, enviando copia a los demás proponentes. El proponente deberá responder dentro del primer día hábil siguiente al envío de la solicitud y su respuesta NO se dará a conocer a los restantes proponentes El valor de los elementos y servicios nacionales se debe presentar en pesos colombianos Los valores presentados en pesos colombianos (correspondientes a los elementos y servicios nacionales), deberán indicarse sin cifras decimales. Si el proponente incluye cifras decimales en éstos, la Universidad los truncará (no hará redondeo) En la propuesta deberá indicarse en forma separada el impuesto al valor agregado (IVA). Si el proponente no aclara lo relacionado con este impuesto, la Universidad considerará que está incluido en los valores presentados. Pág. 20

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