Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. (valores ok Andrea, difusión visual en medio fisico, estrategias pendiente Jhon Fredy piso 7)

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1 EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA MANIZALES LTDA INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI (CORTE: NOVIEMBRE A FEBRERO DE 2015) COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. (valores ok Andrea, difusión visual en medio fisico, estrategias pendiente Jhon Fredy piso 7) La entidad cuenta con este elemento definido e implementado con los compromisos de los funcionarios y adelanta estrategias de difusión en la presente vigencia. Al igual se realizó actividad para reforzar los valores del código de ética, los cuales continúan fijos en diferentes áreas de la empresa, para conocimiento de funcionarios y comunidad en general. Mediante la Resolución No. 007 del 20 de enero de 2011, se adoptó el código de ética, el cual se encuentra debidamente publicado en la página WEB de la empresa. Elemento Desarrollo del talento humano De acuerdo con los resultados de la revisión de los planes y políticas para la gestión del Talento humano de la entidad, se denota que se han establecido los criterios que deben aplicarse con el fin de efectuar mejores prácticas en materia de inducción, reinducción, bienestar, capacitación, a través del diseño de nuevas políticas, formatos para evidenciar las diferentes etapas de planeación, ejecución y evaluación y por los avances en la construcción de estrategias, diagnósticos de necesidades de la planta de personal, formatos de programación, convocatoria de personal, registro de asistencia y de evaluación de actividades. Se encuentra en proceso de aprobación el plan de capacitación año 2015, al igual la empresa cuenta con plan de inducción y reinducción aprobado; es importante resaltar que el plan de bienestar social laboral y se diseñó el nuevo

2 manual de funciones se encuentra ajustado conforme los nuevos cambios en la estructura organizacional. Se aplicó a 31 de diciembre de 2014, la evaluación de desempeño, conforme la planta de personal y el procedimiento documentado. Elemento de estructura organizacional: El equipo de trabajo ha desarrollado las diferentes etapas del estudio técnico que han permitido configurar una propuesta de personal, a la fecha se encuentra aprobado por la Junta Directiva. Elemento Estilo de dirección. Se aplicó encuesta de estilo de dirección a todos los funcionarios de la Entidad, el cual fue consolidado, genrándose un informe final. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Elemento Planes y programas: Aunque la Dirección ha realizado la redefinición de sus líneas estratégicas y objetivos, como resultado del diagnóstico del contexto estratégico interno y externo, revisiones con los líderes de procesos, e informes periódicos proyectados, los planes de acción por proceso se encuentran en implementación de manera que se facilite el seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Respecto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano, durante la vigencia 2014, se realizó seguimiento, evidenciándose cumplimiento a lo formulado. En lo corrido de la actual vigencia se realizó el plan de acción. El plan de riesgos anticorrupción de la entidad se construyó de manera particiaptiva, así como fue difundido con todo el personal de la empresa. Elemento Modelo de operación:

3 Se tienen documentados todos los procedimientos por procesos, conforme al mapa de procesos de la entidad, cada uno de los procesos y procedimientos identificados fueron documentados con los líderes y responsables de cada una de sus actividades. Actualmente se encuentran en el servidor de la Empresa. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Se actualizaron los mapas de riesgos por procesos, de acuerdo con la nueva metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, ajustados a la realidad de la empresa, éstos se encuentran en etapa de revisión y ajustes. Elemento Políticas de operación: Subsistema de Control de Gestión Avances y dificultades COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Se cuenta con las políticas de operación formuladas y socializadas con el personal interno y la gestión institucional. Elemento indicadores: Se tienen identificado claramente los indicadores de gestión por proceso de acuerdo al plan estratégico y al plan de desarrollo municipal, los cuales permiten la medición de los procesos. Elemento Controles: Se evidencian documentados procedimientos, procesos e indicadores de gestión, así como los riesgos definidos. La entidad creó los comités técnicos de Ley para la vigencia 2013 (Comité de Sostenibilidad de la Información Contable y Financiero, Archivo y a

4 conciliación); la empresa, documenta las actas de reunión de Junta, Gerencia, comité técnico o mesa técnica, gestión predial interno y seguimiento a Gestión predial con Secretaría de Obras y Municipio. Actualmente se está documentando para someterlo a revisión y aprobación los comités de bienes, bajas y el comité de las TIC s, y los procedimientos requeridos para los mismos. COMPONENTE INFORMACIÓN Elementos de Información primaria y secundaria: La entidad incorpora en sus diferentes procesos las regulaciones aplicables así como los requerimientos de entes externos y partes interesadas. El cronograma de informes es circularizado. así como los diferentes requerimientos dirigidos a la entidad, evidenciándose adicionalmente la efectividad en el autocontrol de las áreas y en el seguimiento realizado, evitándose las rendiciones extemporáneas de información. Durante la vigencia anterior se realizaron seguimientos a la gestión de PQR s y al proceso implementado, encontrando la incorporación de controles a su gestión oportuna por parte de las dependencias y mejoras en los mecanismos de seguimiento y registro implementados. Aunque se han incorporado mejoras, se deben continuar superando las dificultades en la gestión oportuna por parte de las dependencias y las relacionadas con el sistema de información requerido, que permita realizar seguimientos, informes y alertas adecuadas. Informe semestral de gestión de PQR s: Se cuenta con el informe del segundo semestre de 2014 por parte del Area Administrativa, donde se tiene identificado el número de peticiones, quejas y reclamos recibidas en el periodo y el tratamiento realizado a cada una de ellas. Existe una cultura de elaboración de Informes de Gestión de manera semestral, que permita cumplir con los plazos establecidos por la normatividad aplicable vigente, por otro lado se encuentra publicada en la página WEB.

5 Archivo: Se implementó las TRD de la entidad, además se incorporó el software Admiarchi, el cual permite el control en todos y cada uno de los documentos que ingresan y salen de la entidad, así mismo, se cuenta con la creación del comité de archivo, Programa de Gestión Documental y cronograma de cumplimiento a su implementación. Elementos sistema de Información y Comunicación organizacional: La página web construida fue validada en cuanto al cumplimiento de la normatividad aplicable vigente, estrategia de gobierno en línea, estatuto anticorrupción, lineamientos de agenda de conectividad y ley antitrámites, entre otros requisitos aplicables. Con su presentación a la comunidad se espera contribuir al afianciamiento de las estrategias de comunicación pública informativa y organizacional. Comité GEL y antitrámites. El comité GEL y antitrámites debe definir los objetivos y alcance de la estrategia en la entidad y efectuar el seguimiento a las actividades de actualización, funcionalidad y difusión con la comunidad en concordancia con el Decreto 2693 de Este comité se encuentra creado y adoptado, así como, la entidad cuenta con plan de TI revisado y validado, e incluido en el plan de acción de la entidad. Se ha dado continuidad a las estrategias e implementación de políticas de comunicaciones oficiales establecidas a nivel interno y por parte de la oficina de prensa de la administración Municipal. Así mismo se han documentado por parte del área de comunicaciones para la actual vigencia, tanto el plan de comunicaciones externo como la política institucional de comunicación, los cuales se han encontrado acordes con los lineamientos del MECI. Dicho plan fue aprobado y contiene estrategias de tipo social, con programas tendentes a la intervención y difusión de proyectos con la sociedad, éstas actividades son monitoreadas así como las agendas de medios propuestos,

6 validadas con parámetros propios de rendición de cuentas a la comunidad abriendo mesas técnicas y canales de comunicación permanente con la comunidad. En la actual vigencia se cuenta con mecanismos de medición de la satisfacción de usuarios, se encuentra en revisión y ajustes el análisis y acciones correctivas a los resultados de dichas mediciones. En cuanto a los elementos de TIC s, la socialización del informe de auditoría al área y se han formulado las acciones correctivas y preventivas, politicas de seguridad, publicidad en la página WEB, evaluación y cumplimiento de las normas de Gobierno en Linea, se realizaron planes de contingencia, manual de procesos y se han documentado los procedimientos, no obstante, en la actualidad se encuentra adelantando acciones del plan de TIC s, previa revisión de la Gerencia. Avances Subsistema de Control de Evaluación COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN Y PLANES DE MEJORAMIENTO Se elaboraron los informes de autoevaluación al sistema de Control interno a través de la recolección de información de las diferentes áreas. Los informes pormenorizados han sido publicados en el sitio web. Se ha documentado el plan de mejoramiento respecto a la Control Interno contable, quedando pendiente la acción correspondiente a la integración del presupuesto en la herramienta SIIGO. Se solicitó reporte al proveedor de la herramienta el cual entregó relación de dificultades en la entidad a las cuales se les deberá realizar seguimiento: Ver reporte de proveedor de software. Planes de mejoramiento:

7 La entidad cuenta con dos planes de mejoramiento, los cuales son objeto de seguimiento por parte de entes de control como resultado de las siguientes auditorías: Sequimiento al plan de auditorias realizado a la Alcaldia de Manizales, en la auditoría Gubernamental con enfoque integral Modalidad Especial Contrato de Construcción de Obras de Infraestructura vial Avenida Colón vigencia , con con acciones pendientes de subsanar por parte de la ERUM. Auditoria Gubernamental con enfoque integral Modalidad Virtual a la contratación Planes de mejoramiento internos: Se cuenta con 3 planes de mejoramiento internos, como son; Un plan de mejoramiento del área administrativa (Ventanilla, Gestión Predial y Tesorería) formulado y gestionado por la oficina de Control Interno, plan de mejoramiento de gestión predial, un plan para gestión financiera, y un plan a la gestión administrativa. Seguimiento planes de mejoramiento: Permanentemente se realiza seguimiento a las acciones que no han sido implementadas de acuerdo a los plazos establecidos y se notifica a la Alta Dirección para la toma de decisiones.

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