Boletín Informativo SIGMC

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1 Boletín Informativo SIGMC En el marco de la actualización de las normas de sistemas de gestión: ISO 9001, ISO14001 Y OHSAS 18001, se han generado preguntas frecuentes en nuestros clientes. En este sitio, encontrará las respuestas a algunas de ellas, esperamos que sean de su utilidad. Lo invitamos a conocer esta valiosa información!

2 Organismos de evaluación de la conformidad, organismos de acreditación y, claro está, aquellas organizaciones que están en proceso de certificación, así como las que ya están certificadas. A continuación se presentarán aspectos pertinentes de este documento que son de gran importancia para quienes desean conocer cuáles son los cambios principales de la norma, la validez de las certificaciones con la norma ISO 9001:2008, las directrices de transición para las organizaciones y organismos de acreditación y certificación, entre otros. Cuáles son los cambios principales de la norma ISO 9001 versión 2015? La norma revisada se basa en el Anexo SL de las Directivas de ISO, una Estructura de Alto Nivel (EAN) que normaliza la estructura, el texto principal, los términos comunes y las definiciones más importantes para mejorar la compatibilidad y la armonización con otras normas ISO para sistemas de gestión. Los cambios principales en la nueva versión de la norma ISO 9001 son: La adopción de la EAN, tal como se establece en el Anexo SL de las Directivas de ISO, Parte 1; Un requisito explícito para el pensamiento basado en el riesgo, con el fin de apoyar y mejorar la comprensión y la aplicación del enfoque por procesos; Menos requisitos prescritos; Menos énfasis en los documentos; Aplicabilidad mejorada para las empresas que prestan servicios; Un requisito para definir las fronteras del sistema de gestión de la calidad (SGC) Mayor énfasis en el contexto organizacional; Más requisitos para el liderazgo y mayor énfasis en el logro de los resultados deseados para mejorar la satisfacción del cliente. Adicionalmente, las diferentes partes interesadas pertinentes que se beneficiarán con estas directrices incluyen: Organizaciones que utilizan la norma ISO 9001, versión del Organismos de acreditación. Organismos de certificación. Organismos de capacitación y consultores. Cuál sería la transición de la norma ISO 9001:2015? El IAF, organismo que monitoriza las certificaciones/acreditaciones, y el comité de ISO sobre evaluación de la conformidad (CASCO) han acordado un período de transición de tres (3) años, a partir de la fecha de publicación de ISO 9001:2015, cuya aprobación, se estima para septiembre del presente año.

3 Cuál sería la validez de las certificaciones con ISO 9001:2008? Las certificaciones con la ISO 9001 versión de 2008 no serán válidas después de tres (3) años, a partir de la publicación de la norma ISO 9001 versión del Adicionalmente, la fecha de vencimiento de las certificaciones con la norma ISO 9001 versión de 2008, emitida durante el período de transición, tiene que corresponder al final del período de transición de tres años. Qué deberían hacer las organizaciones frente a la transición? Para cualquier organización, el grado de cambio necesario dependerá de la madurez y la eficacia del sistema de gestión actual, de la estructura y las prácticas organizacionales. Por tanto, se recomienda enfáticamente una evaluación del impacto, con el fin de identificar de manera real los recursos y las implicaciones en términos de tiempo. Cuáles son las directrices de transición para las organizaciones que utilizan ISO 9001 versión del 2008? Se recomienda que las organizaciones que utilizan la norma ISO 9001 versión de 2008 emprendan las siguientes acciones: Identificar las brechas organizacionales que es necesario tratar para satisfacer los requisitos nuevos; Desarrollar un plan de implementación; Suministrar capacitación y conocimientos adecuados a todas las partes relacionadas con la eficacia de la organización; Actualizar el SGC existente para satisfacer los requisitos revisados y proporcionar verificación de la eficacia, y cuando sea aplicable, aliarse con ICONTEC, como su organismo de certificación, para las disposiciones de la transición. NOTA Los usuarios deberían ser conscientes de que en la etapa de proyecto de norma internacional (DIS) aún se pueden presentar cambios técnicos, por tanto, se recomienda que, aunque la preparación se puede llevar a cabo en la etapa de DIS, no se deberían implementar cambios significativos hasta que no se publique la versión final del proyecto de norma internacional (FDIS) y se finalice el contenido técnico. Estos son algunos de los aspectos definidos por la IAF, en relación con la transición que deben tener las diferentes partes interesadas con la nueva versión de la norma que será aprobada en septiembre de 2015, por lo cual si usted desea conocer más sobre este tema le recomendamos ingresar a nuestro sitio web: donde contamos con un espacio especial con secciones, para consultar los boletines generados sobre este tema, artículos que hemos publicado en nuestros medios de comunicación, documentos y enlaces de interés (generados por organismos como la ISO), videos y preguntas frecuentes.

4 ICONTEC Internacional, como Organismo Nacional de Normalización que participa en los comités de actualización de las normas ISO 9001, ISO y la transición de la norma OHSAS a norma ISO 45001, ha diseñado un espacio especial en donde usted podrá encontrar información de gran valor e interés relacionada con el tema.

5 Próximamente se estará realizando auditoría interna de Control, Gestión y Calidad al Sistema Integrado de Gestión MECI - Calidad (SIGMC). Recuerda Tener organizada la documentación, registros, medición de indicadores de gestión, evidencias control de los riesgos identificados, cierre de las acciones suscritas en Planes de mejoramiento y Ente Certificador, cumplimiento políticas de operación, documentos externos y normograma actualizados

6 Numero recepcionadas Boletín Informativo - SIGMC En la gráfica se puede observar la tendencia utilizada por los usuarios como canal de comunicación más relevante de enero a mayo: Peticiones: 48% Quejas: 21% Reclamos: 1% Sugerencias: 28% Felicitaciones: 2% Para el mes de mayo la comunidad expresó felicitaciones a la Administración Municipal, por sus logros en la ejecución de programas de inversión social, lo que demuestra el inicio de una etapa de recuperación de confianza en nuestros usuarios. Trazabilidad - PQRSF P Q R S F ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO Trazabilidad por Dependencia D.ECONOMICO S.GOBIERNO O.A.PLANEACION D.SOCIAL S.HACIENDA S.GENERAL INFRAESTRUCTURA DESPACHO O.A.JURIDICA

7 Políticas de Operación El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 2014, define las Políticas de Operación como un elemento de control del Componente Direccionamiento Estratégico, las cuales establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Entidad. Las políticas de operación tienen como propósito demarcar los lineamientos generales y específicos sobre los cuales debe desarrollarse la actividad misional de cada proceso y la entidad como un todo. En su condición de Políticas, deben ser cumplidas a cabalidad y de manera permanente por todos los funcionarios y colaboradores de la entidad, según su competencia e independientemente de su forma de vinculación. Cómo se formula la política de operación? Necesariamente se deben tener como referentes los componentes Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo, teniendo en cuenta que el primero establece el derrotero que la entidad pretende seguir, en cumplimiento de su misión y _ visión; mientras que el segundo determina lineamientos para el manejo de _ riesgos previamente identificados en cada uno de los procesos. El enunciado de la política expresa el QUÉ (objetivo) y el CÓMO (Estrategia) que orienta la actuación de la entidad en el respectivo proceso o aspecto específico que sea requiera.

8 Cómo se formulan las políticas? La Alta Dirección de la entidad puede formular algunas políticas y adoptar todas las que se propongan, teniendo como marco de referencia las normas legales que la rigen así como su plan de desarrollo o estratégico. Deben construirse participativamente con los responsables de cumplir y ejecutar cada uno de los procesos. Se debe difundir, legitimar y validar las políticas con todos los servidores de la entidad. Por último, deben establecerse mecanismos para que las políticas puedan ser evaluadas y ajustadas periódicamente. Quién ejecuta y evalúa las políticas? La ejecución y evaluación está a cargo de los responsables de cada uno de los procesos, a quienes corresponde cada una de las políticas a desarrollar, en conjunto con todos los servidores que intervienen en éstos. La oficina de control interno al momento de realizar la auditoria a los procesos verificará el cumplimiento de las políticas de operación correspondientes al proceso auditado, así mismo podrá hacerle seguimiento cuando lo estime conveniente. Fuente: portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones.

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