VERSION INDICE. 2. Cambios en el módulo de Clientes Cambios en Pendiente de Lanzar Cambios en Albaranes 7

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1 Revisado y Aprobado INDICE Contenido Página 1. Generalidades 2 2. Cambios en el módulo de Clientes 3 3. Cambios en Pendiente de Lanzar 6 4. Cambios en Albaranes 7 5. Nuevo módulo de Encargos 9 6. Cambios en Control de Ventas Cambios en el Libro de Recetas Cambios en el Módulo de Mantenimiento Cambios en Facturación de Organismos y Estadillos Cambios en Actualización de la Base de Datos del Consejo Cambios en Informes Cambios en Nuevo Generador de Informes Control LOPD Fórmulas Magistrales 35 UNYCOP Página 1 de 37 UW V /1

2 PUNTO DE VENTA En la pantalla Punto de Venta aparecen dos nuevos recuadros con información referente al PVP_2 y Observaciones del artículo sobre el que nos encontremos en ese momento (siempre que estén rellenos dichos campos en su Ficha de Artículo ). En la pantalla Cierre de Venta que aparece al pulsar <Intro> en el Punto de Venta aparecen dos nuevos recuadros con información referente al Nº de Unidades y Nº de Recetas de la venta que estamos realizando en ese momento. En esta versión podemos imprimir las interacciones entre medicamentos. Para ello tenemos que irnos a consultar el detalle de las interacciones y pulsar <Ctrl+I> o hacer clic con el ratón sobre el icono. Adaptación de Unycop Win al robot Pharmatrack. UNYCOP Página 2 de 37 UW V /1

3 CLIENTES Se ha incluido el campo Fecha de Baja en la Ficha de Cliente. Esta fecha nos va a permitir dar de baja clientes, que no borrarlos, para poder realizar filtros en las búsquedas de clientes (poder excluir los dados de baja) Podemos configurar la aplicación para que busque por defecto entre todos los clientes o sólo entre los clientes sin Fecha de Baja. Esta configuración la podemos realizar desde la pantalla Configuración del Punto de Venta que hay dentro de Mantenimiento. Se ha incluido una nueva opción: Créditos y Depósitos Directos, que nos permite incluir artículos en los créditos y depósitos de los clientes sin que se modifique la caja ni el stock de la farmacia. Para acceder a ella tenemos que hacer clic con el ratón sobre la opción 3 Facturación de la barra de menú y seleccionar Créditos y Depósitos Directos. Accedemos a la pantalla: En ella podemos introducir el código y el organismo (99 en caso de depósitos) de los artículos que queremos incluir en la deuda o en el depósito de un cliente. También podemos devolver un artículo de depósito del cliente (no del crédito) introduciendo el artículo con cantidad negativa. Para finalizar tenemos que seleccionar el cliente, definir una fecha para la deuda y pulsar <F1>. Las líneas introducidas las podemos consultar en la pantalla de Operaciones Parciales o en los Depósitos del cliente. Siempre que apuntemos un artículo en la cuenta de un cliente por esta nueva opción se graba una nueva incidencia llamada Crédito Directo. UNYCOP Página 3 de 37 UW V /1

4 Dentro de las Operaciones Parciales de clientes hay un nuevo icono Borrado Directo que nos permite borrar una línea o una operación completa de la deuda de un cliente sin que se modifique la caja ni el stock de la farmacia. Para borrar una operación tenemos que entrar en Operaciones Parciales, colocarnos sobre la cabecera de la operación a borrar: y, al hacer clic con el ratón sobre el icono anterior, la operación desaparece sin afectar al stock ni a la caja. Siempre que borremos una operación de la deuda de un cliente se graba una nueva incidencia llamada Borrado de Crédito Directo. En Facturación de Clientes hay dos nuevas opciones: 1. Cambio General de facturas. Esta opción nos permite cambiar de golpe todas las facturas de un cliente a otro cliente. Para ello tenemos que hacer clic con el ratón sobre el icono. Aparecerá la pantalla: UNYCOP Página 4 de 37 UW V /1

5 En ella tenemos que definir, en primer lugar, el cliente que originalmente tiene las facturas y posteriormente el cliente al que se las vamos a traspasar. 2. Modificación de facturas. Esta opción nos permite modificar los artículos que componen una factura sin modificar la caja ni el stock de la farmacia. Para ello tenemos que entrar en Facturación de Clientes, seleccionar la factura que queremos modificar y hacer clic con el ratón sobre el icono. Aparecerá la pantalla: En esta pantalla podemos introducir artículos por escáner o manualmente, podemos borrar una línea (pulsando la tecla <Supr>), e incluso modificar el PVP de un artículo sin que se modifique su PVP de su Ficha de Artículo. Una vez realizados los cambios hay que grabarlos pulsando <Ctrl+A>. UNYCOP Página 5 de 37 UW V /1

6 PEDIDOS PENDIENTES DE LANZAR Aquellas farmacias que trabajen con artículos retenidos pueden agilizar el proceso de retención de éstos pulsando la tecla sobre el campo Cantidad. La cantidad que está pedida pasa automáticamente al campo Retener quedando 0 como cantidad pedida. Esta tecla hace la misma función que la tecla R, pero ha sido habilitada porque se encuentra en la parte derecha del teclado, junto con los números, y es más cómodo su uso. En la pantalla Pedidos Pendientes de Lanzar hay un nuevo aviso: Envase Origen. Este aviso aparece al repasar un pedido pendiente de lanzar y situarnos sobre un artículo que tenga relleno el campo En. Orig. en su Ficha de Artículo (este campo es nuevo, ver página 17 de este documento). El aviso es de color azul y nos alerta de la cantidad que tenemos que pedir para que la empresa de distribución nos envíe un envase de origen de ese producto. UNYCOP Página 6 de 37 UW V /1

7 ALBARANES En la pantalla Modificación de Albaranes se pueden ordenar los artículos que componen albarán en función de una serie de criterios como el código del artículo, la denominación, cantidad pedida, cantidad recibida o precios (PVP, PVF, PC e importe). Para ello tenemos clic con el ratón sobre el campo correspondiente: Se han añadido dos listados nuevos de albaranes: Listado de artículos comprados : nos permite obtener un listado de artículos comprados en un rango de fechas. Nos permite acotar en función a una serie de parámetros: Número de Albarán Código del fármaco Familia Proveedor Tipo de Albarán Forma de Pago Listado de compras por familia : nos permite obtener un resumen por familias de las compras realizadas, acotando por fecha y por proveedor. En la pantalla de Gestión de Albaranes que aparece al finalizar la recepción de un pedido hay un nuevo cuadro con información referente al margen neto de ese albarán (es el margen que se obtiene al comparar el PVP total del albarán con el importe resultante de la suma de las bases del albarán mas el IVA y el Recargo de Equivalencia). UNYCOP Página 7 de 37 UW V /1

8 En la pantalla Estadísticas de Albaranes de un Proveedor aparece un nuevo cuadro con información referente al margen neto de ese proveedor (es el margen que se obtiene al comparar el total PVP de todos los albaranes del proveedor con el importe resultante de la suma de las bases de todos los albaranes del proveedor mas el IVA y el Recargo de Equivalencia). Este dato se muestra mensualmente con una totalización anual. Hay dos nuevas incidencias para la Gestión de Albaranes : - Creación de Albarán: esta incidencia se graba cuando se crea manualmente un albarán desde Gestión de Albaranes. - Modificación de línea de albarán: esta incidencia se graba cuando se modifica la cantidad recibida o bonificada de un albarán desde Gestión de Albaranes. Al instalar esta versión se realiza un proceso mediante el cual los albaranes correspondientes a ejercicios anteriores al 2003 pasarán a sus Históricos correspondientes. Para consultarlos tenemos que pulsar el icono: Aparece la pantalla Cambio de Ejercicio en la tenemos que seleccionar el ejercicio correspondiente a los albaranes que queremos consultar. Los albaranes del ejercicio anterior al actual no se encuentran en Histórico, se han dejado junto con los del actual para facilitar su facturación. UNYCOP Página 8 de 37 UW V /1

9 ENCARGOS En esta versión se ha incorporado el módulo Encargos para gestionar los encargos que se realizan en la farmacia. La utilización de este módulo es opcional. Para usarlo tenemos que activarlo en Mantenimiento, Configuración, Punto de Venta. En esta pantalla está la opción Gestión de Encargos que tenemos que marcar. Una vez activado el módulo tenemos que proceder de la siguiente manera: Siempre que queramos realizar un encargo tenemos que marcar el artículo en el Punto de Venta y pulsar <Ctrl+D>. Hasta ahora, al realizar esta operación, el artículo iba directamente a Pedidos Pendientes de Lanzar. Al activar este nuevo módulo y realizar esta operación aparece la pantalla: En ella podemos definir la siguiente información: Cantidad y Proveedor del encargo. Motivo del encargo. Por defecto tenemos dos motivos dados de alta; Encargo y Faltas Mostrador. Es importante conocer las diferencias entre estos dos motivos. - Si seleccionamos Encargo la aplicación pasará esta línea a Pedidos Pendientes de Lanzar. - Si seleccionamos Faltas Mostrador la aplicación no pasará esta línea a Pedidos Pendientes de Lanzar. Fecha Prevista de entrega. Es la fecha en la que estimamos que el cliente puede venir a recoger el encargo. Vendedor que realiza el encargo. UNYCOP Página 9 de 37 UW V /1

10 Cliente que pide el encargo. Observaciones. Podemos asignar unas observaciones al encargo. Una vez rellenos todos los campos, antes de aceptar la pantalla de encargos, podemos imprimir un boletín de encargo. Este boletín es igual que un tique de venta pero con información del encargo: Al aceptar la pantalla Encargos, el artículo pasa a Pedidos Pendientes de Lanzar y el encargo queda guardado en una nueva opción llamada Gestión de Encargos que se encuentra en el menú de pedidos. En esta nueva opción podemos consultar los encargos en función de su estado. Los posibles estados de un encargo son: Pendiente de Recibir Pendiente de Recoger Entregado Falta Mostrador UNYCOP Página 10 de 37 UW V /1

11 En este caso, el encargo se encuentra Pendiente de Recibir ya que aun no hemos transmitido nuestro pedido. Desde la pantalla Pedidos Pendientes de Lanzar podemos consultar las líneas encargadas ya que vienen identificadas con las siglas Enc que aparecen en el recuadro que hay en la parte inferior de la pantalla de pedidos (recordamos que estas siglas identifican la procedencia de los artículos que se encuentran en Pedidos Pendientes de Lanzar ). Este pedido lo transmitiremos al proveedor correspondiente y pasará a Pedidos Pendientes de Recibir. Cuando recibamos el pedido en nuestra farmacia procederemos a recepcionarlo. Si realizamos una recepción con escáner, al escanear un artículo que está como Encargo Pendiente de Recibir aparecerá el mensaje: UNYCOP Página 11 de 37 UW V /1

12 Este mensaje nos alerta de que ese artículo es un encargo para que tengamos la precaución de separarlo del resto y evitar vendérselo a otra persona. Este mismo mensaje aparece en las pantallas Recepción /Modificación del Pedido Pendiente de Recibir y Entrada Directa de artículos. Cuando terminemos la recepción del pedido, la aplicación cambiará automáticamente el estado del encargo, que pasará de Encargo Pendiente de Recibir a Encargo Pendiente de Recoger. En la pantalla Control de Encargos que se encuentra en el menú de pedidos podemos ver que ha cambiado el estado del encargo: UNYCOP Página 12 de 37 UW V /1

13 En el momento en que el cliente venga a nuestra farmacia para recoger el encargo tenemos que pasar producto encargado en el Punto de Venta, pulsar <F5> y seleccionar la opción Recogida de Encargos del menú contextual del Punto de Venta : Aparecerá la pantalla Control de Encargos con todos los encargos que tenemos Pendientes de Recoger de ese producto.: Tenemos que seleccionar el que corresponde a nuestro cliente y pulsar <Intro>. Aparecerá el mensaje: Si pulsamos Sí, el estado del encargo cambiará a Entregado, cerrándose el ciclo del encargo. UNYCOP Página 13 de 37 UW V /1

14 Desde la pantalla Control de Encargos podemos listar los encargos en función a una serie de criterios. Para ello tenemos que hacer clic con el ratón sobre el icono. Aparecerá la pantalla: Hay dos listados que podemos obtener: Listado General de Encargos: nos permite obtener un listado de los encargos recibidos en nuestra farmacia ordenados por fecha. Podemos acotar en función a una serie de parámetros: Fecha del Encargo Código del fármaco Proveedor al que le hemos realizado el encargo Cliente que realiza el encargo Motivo del encargo Estado del encargo Listado de artículos encargados: nos permite obtener un listado de los encargos recibidos en nuestra farmacia ordenados por código del artículo encargado. Además de las acotaciones que hemos visto en el listado anterior hay dos nuevas Veces encargadas y Unidades Encargadas. Estas acotaciones nos permiten obtener listados de productos encargados mas de un número de veces, en un rango de fechas determinado. Una vez estudiado los productos de este listado, podemos considerar tenerlos permanentemente en nuestro stock para no volver a encargarlo. Otra opción disponible en la pantalla Control de Encargos es Estadísticas. Para acceder a ella tenemos que hacer clic con el ratón en el icono. La información que aparece es: - Comparativa de unidades encargadas frente a total de unidades vendidas en la farmacia. - Comparativa de unidades encargadas mas falta de mostrador frente a total de unidades vendidas en la farmacia. UNYCOP Página 14 de 37 UW V /1

15 CONTROL DE VENTAS Se le puede asignar a una venta cerrada, un Pago con Tarjeta de Crédito. Si realizamos una venta y, una vez cerrada la operación, el cliente nos dice que va a pagar con tarjeta, desde el Control de Ventas podemos cambiar la forma de pago. Para ello tenemos que entrar en Control de Ventas, localizar la operación y pulsar el nuevo icono:. Al pulsar este icono aparece la pantalla para seleccionar el banco por el que vamos a cobrar esta venta. Dentro de los Listados del Control de Ventas hemos añadido una nueva opción al Listado de perdida por precios máximos. Esta nueva opción es Realizar un Resumen por Organismos y Artículos que nos permite obtener un informe resumido de las perdidas acumuladas en cada artículo por prescripción por principios activos. Estas perdidas las calcula sumando la diferencia entre el PVP del artículo y el PVPMáx. de aquellas líneas de venta dispensadas cuyo PVP es mayor al PVPMáx. La diferencia con Realizar un Resumen de Pérdidas por Organismo es que en este listado se detalla cada línea de venta, es decir, un mismo artículo puede aparecer varias veces en el listado mientras que en la nueva opción aparece una línea por cada artículo, sumando las pérdidas acumuladas por cada uno. UNYCOP Página 15 de 37 UW V /1

16 LIBRO DE RECETAS Las farmacias que lleven el Libro de Recetas por ordenador van a encontrar varios cambios. En la pantalla de apunte en el Libro de Recetas, se puede buscar el médico por su CNP. Al imprimir los apuntes del Libro de Recetas, el programa dejará un espacio entre los apuntes de los distintos días a imprimir. Este hueco sirve para firmar los apuntes del Libro de Receta de cada día. En la pantalla de impresión del Libro de Recetas hay una nueva opción que nos va a permitir imprimir sólo los apuntes de los medicamentos que sean Especial Control Médico. Esta posibilidad es muy útil para la obtención de los datos de la declaración mensual de las ECM. Para obtener este listado tenemos que marcar las opciones señaladas en la siguiente imagen: UNYCOP Página 16 de 37 UW V /1

17 MANTENIMIENTO FICHA ARTÍCULO Al entrar en la Ficha de Artículo podemos observar un nuevo campo a la derecha del Código del artículo. El número que aparece en este campo se corresponde con el último dígito del código de barras EAN-13 que aparece en la mayoría de los artículos de venta en farmacias. Este código es el dígito de control de esa especialidad. Anteriormente el dígito de control se obtenía mediante una fórmula matemática denominada Módulo 10 de IBM. Esta modificación se debe a la necesidad de la industria farmacéutica de aumentar el número de códigos nacionales que pueden ser usadospor las industria farmacéutica. Otro campo nuevo en la Ficha de Artículo es Envase Origen : En este campo podemos definir la cantidad que tenemos que pedir a nuestra empresa de distribución para que nos envíe un envase de origen del producto. Dicha cantidad la podemos consultar cuando tengamos el artículo en Pedidos Pendientes de Lanzar (ver página 6 de este documento). UNYCOP Página 17 de 37 UW V /1

18 CAJA Al consultar la Caja podemos observar que hay un nuevo botón: Este botón nos permite acceder a unos gráficos comparativos de ventas entre el ejercicio y el anterior. Estas condiciones se pueden cambiar pudiendo realizarse la comparación entre cualquier año del histórico de Unycop Win. ORGANISMOS En la Ficha de Organismos (Mantenimiento, Datos, Organismos) se han realizado los siguientes cambios: Dentro de Entrada de Recetas aparece Entrada desde el Punto de Venta, facturando al... que permite, a aquellas farmacias que lleven la Facturación de Organismos conectada con el Punto de Venta, direccionar las recetas vendidas por un organismo para facturarlas por otro. UNYCOP Página 18 de 37 UW V /1

19 Ejemplo: Si entro en el Organismo 52 Rég. General P.Máx y, en este nuevo campo pongo el organismo 02, cuando vendamos una receta en el Punto de Venta por el Organismo 52, los cálculos de aportación los realizará en función a los datos de la ficha de dicho Organismo pero la receta la encontraremos en el Organismo 02 (se facturará en el organismos 02). Se ha añadido un nuevo campo llamado Anotación en el Libro de Recetas. Este campo permite configurar qué productos van a anotarse en el Libro de Recetas al ser vendidos por este organismo. Las distintas posibilidades son: - Sí, si el producto lo requiere, se anotaran en el Libro de Recetas aquellos artículos que tengan marcado el campo Libro de Recetas" de la Ficha de Artículo. - Todos, se anotaran en el Libro de Recetas todos los artículos vendidos por este organismo, independientemente de lo establecido en el campo Libro de Recetas" de la Ficha de Artículo. - Nunca, nunca se anotaran en el Libro de Recetas los artículos vendidos por este organismo, independientemente de lo establecido en el campo Libro de Recetas" de la Ficha de Artículo. En la opción Control al Vender Artículos, aparecen dos nuevas opciones: En ellas podemos definir cómo va a actuar un Organismo cuando vendamos medicamentos con PVP mayor al Precio de Referencia o al Precio Máximo de su grupo. Ejemplo: Supongamos que trabajamos con los organismos: 02 Rég. General 03 Rég. Pensionista 42 Rég. General P. Máximos 43 Rég. Pensionista P. Máximos Lo normal es configurar estos campos de la siguiente manera: UNYCOP Página 19 de 37 UW V /1

20 - Para los organismos 02 y 03 tengo dos posibilidades: Cada vez que vendamos un medicamento con PVP>PVP Referencia sale un aviso No permite vender medicamentos con PVP>PVP Referencia. - Para los organismos 42 y 43 tengo dos posibilidades: Cada vez que vendamos un medicamento con PVP>PVP Máximo sale un aviso No permite vender medicamentos con PVP>PVP Máximo. En la opción Control al Vender Artículos podemos definir cómo va a actuar un Organismo cuando vendamos medicamentos de uso hospitalario. Al instalar esta versión, este campo quedará configurado, para todos los organismos de la siguiente manera: de forma que no se puedan vender medicamentos de uso Hospitalarios en el Punto de Venta. Esta configuración puede ser modificada por cada usuario. FAMILIA En la pantalla Mantenimiento de Familias, que se encuentra en Mantenimiento, Datos, Familias, hemos añadido una marca que nos va a permitir configurar la posibilidad de introducir o no Factor de Cálculo (FC) en los artículos que componen una familia determinada. UNYCOP Página 20 de 37 UW V /1

21 La función de esta marca es bloquear el campo Factor de Cálculo en la familia Especialidades, ya que los artículos contenidos en esta familia tienen marcado su PVP en el envase y no se calcula en función a la relación: PVF x FC = PVP Con esto evitamos errores a la hora de cargar los PVF de las Especialidades a través de disquete. Al quitar la marca en la familia Especialidades y aceptar, aparece el mensaje: Al pulsar Sí comienza un proceso que bloquea el campo Factor de Cálculo en todas las Fichas de Artículos que tengan asignada la familia Especialidades: COTEJOS En las pantallas Cotejo de Existencias e Inventario de Artículos hay una nueva opción Entrada desde escáner serie que nos permite importar los ficheros de lectura provenientes de un escáner inalámbrico para facilitar los procesos de inventarios. Se ha incorporado un nuevo cotejo llamado Cotejo de Inventarios Detallados. Este nuevo cotejo nos va a permitir obtener un informe con las diferencias de existencias entre un inventario inicial y otro final. UNYCOP Página 21 de 37 UW V /1

22 Es muy útil para aquellas farmacias que quieren introducir nuevamente las existencias en Unycop Win y corregir posibles errores de existencias que se hayan producido con el paso del tiempo. Para poder realizar este cotejo debemos actuar de la siguiente manera: Antes de introducir los artículos en Unycop Win tenemos que realizar un Cálculo de Inventario (Informes / Cálculo de Inventario). Al grabar este inventario aparecerá la pantalla: Si pulsamos Si la aplicación guardará un inventario detallado de todos los artículos que hay en la farmacia en ese momento. Es el inventario inicial. Una vez terminado el proceso de introducción de artículos en Unycop Win volvemos a realizar un Cálculo de Inventario y volvemos a guardar el inventario detallado. Es el inventario final. Para obtener el informe con las diferencias de existencias entre el inventario inicial y el final, tenemos que entrar en Cotejo de Inventarios Detallados. Aparecerá la pantalla: En esta pantalla aparecen los cinco últimos inventarios detallados que tenemos guardados. Seleccionamos el inventario inicial y final y pulsamos <Ctrl+1> para cotejar ambos inventarios. El informe lo podemos obtener ordenado por código, por denominación o agrupando los artículos por familia. UNYCOP Página 22 de 37 UW V /1

23 RASTREO Se pueden consultar los registros que hay en los ficheros históricos. Para ello se ha introducido un botón de Cambio de Ejercicio. INCIDENCIAS Se han incorporados las siguientes incidencias - Crédito Directo. Se grabará esta incidencia al apuntar un artículo en la cuenta de un cliente por la opción Créditos y Depósitos Directos. - Borrado Directo de Crédito. Se grabará esta incidencia al borrar una operación de deuda de un cliente por la opción Borrado Directo de Crédito. - Creación de Albarán. Se grabará esta incidencia al crear manualmente un albarán desde Gestión de Albaranes. - Modificación de línea de albarán. Se grabará esta incidencia al modificar la cantidad recibida o bonificada de un albarán desde Gestión de Albaranes. - Modificación Factura Cliente. Se grabará esta incidencia al modificar una factura de un cliente por la opción Modificación de Facturas. CONFIGURACION Se han incorporados las siguientes opciones Configuración Local: - En Búsquedas de Artículos podemos configurar que aparezcan, en las pantallas de búsqueda de artículos, Todos los artículos, sólo los que están de Alta o sólo los que están de Baja. Configuración Punto de Venta: - Búsqueda de Clientes. Podemos configurar que aparezcan, en las pantallas de búsquedas de clientes, Todos los clientes, sólo los que están de Alta o sólo los que están de Baja. - Gestión de Encargos. Al marcar esta opción activamos el nuevo modulo Encargos - Cuadre de Caja General. Al desmarcar esta opción activamos la nueva opción Cuadre de Caja por Puestos. UNYCOP Página 23 de 37 UW V /1

24 FACTURACION DE ORGANISMOS Al instalar esta versión se realiza un proceso mediante el cual los bloques de recetas correspondientes a ejercicios anteriores al año 2003 pasarán a sus Históricos correspondientes. Para consultarlos tenemos que pulsar el icono: Aparece la pantalla Cambio de Ejercicio en la tenemos que seleccionar el ejercicio correspondiente a los bloques de recetas que queremos consultar. Los bloques de recetas del ejercicio anterior al actual no se encuentran en Histórico, se han dejado junto con los del actual para facilitar su facturación. ESTADILLOS Se han realizado modificaciones en los Estadillos de Almería, Badajoz, Barcelona, Córdoba y Sevilla. UNYCOP Página 24 de 37 UW V /1

25 ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS DEL CONSEJO Podemos realizar la carga de Genéricos desde la pantalla Actualización de la Base de Datos de Artículos, sin tener que generarlos desde Mantenimiento/Datos/Genéricos. Para ello tenemos que marcar la casilla Procesar Grupos de Genéricos que hay en esta pantalla. Al actualizar la Base de Datos del Consejo se actualiza el campo Tira Reactiva de la Ficha de Artículo. Para ello tenemos que marcar la casilla Tira Reactiva de la pantalla Actualización de la Base de Datos de Artículos de la siguiente forma: Cuando consultamos la Base de Datos del Consejo de un artículo, la primera pantalla que aparece se llama Catálogo. En ella podemos consultar una variada información sobre el artículo en cuestión. En la parte inferior derecha de esta pantalla hay un recuadro: UNYCOP Página 25 de 37 UW V /1

26 Esta información coincide con la que hay en el campo "Aplica punto" del artículo en su Ficha de Artículo Hasta ahora si modificábamos cualquier campo en la opción Aplica Punto de la ficha de un artículo, esta modificación quedaba reflejada en el recuadro anterior de la Base de Datos del Consejo. Esto se ha cambiado y las modificaciones que realicemos en Aplica Punto de la Ficha de Artículo son independientes de la información de la Base de Datos del Consejo. De esta manera siempre sabremos qué información manda el Consejo en el CD del BOT. UNYCOP Página 26 de 37 UW V /1

27 INFORMES INFORMES DE ARTICULOS Se ha añadido el listado de Artículos con Existencias < Mínimo. Este listado es útil para vigilar los artículos que hay en la farmacia cuyas existencias están por debajo del mínimo establecido en su Ficha de Artículo. Estos artículos no volverán a aparecer Pedidos Pendientes de Lanzar hasta que no vuelvan a ser vendidos y corremos el riesgo de perderles la pista. Podemos realizar acotaciones por Familias y por Fecha de Ultima Salida. De cada artículo aparece la siguiente información: Código, Denominación, Fecha de Ultima Salida, Existencias, Mínimo y Lote. CUADRE DE CAJA Se han cambiado los rótulos de los conceptos que aparecen en la pantalla Cuadre de Caja. Estos cambios también los podemos observar en los impresos de Cuadre de Caja. Los cambios realizados son: Cambio Inicial Saldo Inicial Total Caja Real Saldo Actual en Caja Caja Teórica Pagos en Efectivo Cantidad Retirada Importe Retirado Pagos Tarjetas Pagos con Tarjetas Cambio Final Saldo Final Total Caja Total Caja Descuadre Descuadre de Caja Las cantidades que hay que introducir en estos campos son las mismas, tan solo han cambiado los rótulo. En Cuadre de Caja se ha añadido la posibilidad de realizar un Arqueo de Monedas y Billetes. Este consiste en una pantalla en la que tenemos que introducir el número de billetes y de moneda de cada clase que tenemos en nuestro cajón portamonedas para obtener una totalización de caja. El Arqueo se realiza desde la pantalla de Cuadre de Caja pulsando <F3> en el campo Saldo Actual en Caja. Aparece la pantalla: UNYCOP Página 27 de 37 UW V /1

28 Una vez introducidos los datos podemos marcar la casilla que hay a la derecha de cada valor para indicar que esas monedas o billetes se van a quedar como Saldo Final de caja. Al aceptar esta pantalla, los datos pasaran automáticamente a la pantalla de Cuadre de Caja. Se ha incorporado la posibilidad de realizar Cuadres de Caja por Puestos. Esta nueva opción es interesante para aquellas farmacias que quieran asociar las ventas de cada puesto de venta a un auxiliar o adjunto con su correspondiente cajón portamonedas, de manera que se realizaran tantos cuadres de caja como puestos de venta tenga la farmacia. Es uso de esta opción es opcional. Para activarla tenemos que irnos a Mantenimiento, Configuración, Punto de Venta. En esta pantalla tenemos que marcar la Cuadre de Caja General. Los Cuadres de Caja se realizaran de la misma manera que antes, con la diferencia de que la información corresponderá al puesto en el que estemos realizando el cuadre. (Incluido el Saldo Inicial y Saldo Final de Caja. En la pantalla Histórico de Cuadres de Caja hay un nuevo campo, P, que indica el puesto al que corresponde cada uno de los Cuadres de Caja : Los cuadres realizados en el Servidor aparecerán identificados con un cero. UNYCOP Página 28 de 37 UW V /1

29 Al pulsar el botón Imprimir obtenemos el informe del Cuadre de Caja sobre el que nos encontramos. Si queremos imprimir uno que incluya todos los cuadres realizados en un día (por ejemplo servidor y puesto 1), tenemos que hacer clic con el ratón sobre el icono. Aparecerá una pantalla que tenemos que rellenar de la siguiente forma: UNYCOP Página 29 de 37 UW V /1

30 GENERADOR DE INFORMES En el Nuevo Generador de Informes, que se encuentra dentro de la opción 6 Informes de la barra superior de iconos se han añadido los siguientes campos: En el Generador de Informes de artículos se ha añadido: - Nueva opción Control de Ventas del año anterior. Esta opción nos va a permitir realizar acotaciones de nuestro fichero de artículos en función a las ventas del año anterior. - Dentro de la opción Base Datos del Consejo, las condiciones Forma Farmacéutica y Código del Grupo Terapéutico. Esas dos nuevas condiciones nos van a permitir obtener listados acotando los artículo en función de su Forma Farmacéutica y de su Grupo Terapéutico. En el Generador de Informes de clientes se ha añadido: - Dentro de la opción Ficha de Clientes, la condición Fecha de Baja. Nos va a permitir obtener listados de clientes acotando en función a este nuevo campo de la Ficha de Cliente. UNYCOP Página 30 de 37 UW V /1

31 Control LOPD El 26 de junio de 1999 entró en vigor el Reglamento de Seguridad 994/1999, de 11 de junio de 1999, que establece la obligación por parte de las empresas que posean ficheros con datos de carácter personal de poner en marcha diversas medidas de seguridad destinadas a garantizar la confidencialidad e integridad de la información contenida en tales ficheros. Estas medidas de seguridad afectan a sistemas informáticos, soportes de copias de seguridad, etc. Vamos a centrarnos en las medidas de seguridad que afectan a nuestra aplicación informática Unycop Win. Trabajando con la aplicación Unycop Win podemos generar ficheros con datos de carácter personal. Estos ficheros se clasifican en función del nivel de las medidas de seguridad que debemos tomar.: Fichero de Clientes con simples datos identificativos Fichero de clientes con morosidad de medicamentos Libro de Recetario Fichero de Atención Farmacéutica Fichero de receta XXI Nivel Básico Nivel Alto Nivel Alto Nivel Alto Nivel Alto Si trabajamos con ficheros que necesitan unas medidas de seguridad de Nivel Alto, tenemos que controlar el acceso a dichos ficheros, guardando fecha, hora, usuario y tipo de información que ha sido modificada. Hasta ahora podíamos realizar este control a través de la opción Permisos y Usuarios. Para optimizar esta gestión hemos desarrollado una nueva opción llamada Control LOPD cuyo uso es opcional. Aquellas farmacias que la quieran utilizar deben primero configurarla. - Configuración Control LOPD Se encuentra en Mantenimiento, Configuración, LOPD. Al entrar en ella aparece una pantalla con todas las opciones del programa Unycop Win que podemos controlar por LOPD. Estas opciones son: Operaciones Libro de Receta Punto de Venta Mantenimiento de Clientes Receta XXI Atención Farmacéutica Control LOPD Pulsando <Intro> sobre cada una de estas opciones aparecen las distintas operaciones que podemos controlar de cada una de ellas: UNYCOP Página 31 de 37 UW V /1

32 - Cómo se trabaja con el Control LOPD? Para explicar su funcionamiento vamos a configurar el control LOPD en las operaciones realizadas con el Libro de Recetas, activando todas las marcas que hay dentro de la opción Operaciones Libro Recetas. Además tenemos que definir un nombre de usuario y una clave para cada persona que trabaje en la farmacia (incluido el titular) Recomendamos a las farmacias que trabajen con Control de Vendedores que den de alta a todos sus vendedores. Una vez aceptada esta pantalla, la aplicación nos pedirá, en cada operación realizada con el Libro de Receta, la identificación del usuario que la está ejecutando, con su contraseña (siempre que llevemos el Libro de Recetas por el ordenador). UNYCOP Página 32 de 37 UW V /1

33 Por ejemplo, al introducir en el punto de venta un artículo que hay que anotar en el Libro de Recetas, aparecerá la siguiente pantalla: En ella sólo tenemos que introducir el usuario y la contraseña de la persona que está realizando la operación y la venta continuará con normalidad. La aplicación registrará en un fichero la fecha, hora, usuario y anotación que hemos realizado. Este mismo proceso se repetirá por ejemplo al consultar o modificar los apuntes que hay en el Libro de Recetas. Al entrar en él aparecerá la misma pantalla de antes para que identifiquemos el usuario que esta realizando el acceso: La misma sistemática se utiliza para todas las opciones del Control LOPD. Si en Mantenimiento, Configuración, LOPD, marcamos Cerrar Venta con Cliente, cada vez que cerremos una venta en la que intervenga un cliente (al pulsar <F1>) aparecerá la pantalla: UNYCOP Página 33 de 37 UW V /1

34 - Cómo se consultan los registro de la LOPD? Para consultar el registro de cada acceso realizado a las distintas opciones configuradas para Control LOPD tenemos que irnos a Mantenimiento, Operaciones, Control LOPD. Aparecerá la pantalla: El funcionamiento de esta pantalla es similar al de la pantalla de Incidencias. Si queremos ver el detalle de cada registro tenemos que hacer clic con el ratón sobre el botón Detalles. UNYCOP Página 34 de 37 UW V /1

35 FORMULAS MAGISTRALES Esta versión permite configurar e imprimir etiquetas adhesivas de Fórmulas Magistrales. - Configuración de etiquetas. Para configurar las etiquetas tenemos que irnos a Mantenimiento, Configuración, Etiquetas. Aparece la pantalla Impresión de Etiquetas, en la que hay tres nuevas pestañas: FM Grande: permite configurar las etiquetas grandes. FM Pequeña: permite configurar las etiquetas pequeñas. FM Valorar: permite configurar la etiqueta de valoración. En cada una de ellas tenemos que definir: - Datos que queremos que aparezcan en la etiqueta - Tamaño del texto de la etiqueta (permite introducir mayor cantidad de datos en la etiqueta). - Impresora por la que se van a imprimir. - Características del papel - Distribución de las etiquetas en el papel Para facilitar la configuración de estas etiquetas pueden ponerse en contacto con Cecofar Informática. - Impresión de etiquetas. A la hora de imprimir las etiquetas podemos seleccionar el tipo de etiquetas a imprimir. La pantalla aparece configurada por defecto para obtener las etiquetas en papel normal. Para imprimir las etiquetas adhesivas tenemos que marcar la opción Nueva etiqueta. UNYCOP Página 35 de 37 UW V /1

36 Una vez marcada esta opción podemos seleccionar que etiqueta queremos imprimir (Pequeña, Grande o Receta). La etiqueta impresa incluirá la información marcada en Configuración / Etiquetas). Previamente a la impresión podemos realizar una visualización previa de la etiqueta pulsando el botón Previsualizar. Esta opción nos va a permitir ver cómo quedaría la etiqueta una vez impresa. Puede darse el caso de que la información de una fórmula sobresalga de la etiqueta que vamos a usar (definida en configuración).la previsualización me permite detectar esta situación que podría corregir accediendo al botón Configurar. Dicho botón nos permite acceder a la pantalla de Configuración de etiquetas en la que podemos realizar los cambios pertinentes (quitar algún campo de la etiqueta o disminuir el tamaño del texto de la etiqueta). Envases A la hora de dar de alta una Fórmula Magistral, podemos asignar en su ficha todos los envases que queramos (en función de las distintas cantidades de esa fórmula que podamos preparar). UNYCOP Página 36 de 37 UW V /1

37 En el momento de valorar la fórmula magistral podremos seleccionar el envase correspondiente a la cantidad de la formula preparada para que disminuya su stock y cobre el envase (si procede). Para ello tenemos que pulsar el botón Restar Existencias y seleccionar el envase correspondiente en la pantalla Envases de Formula Magistral. UNYCOP Página 37 de 37 UW V /1

38 Libro de Recetas de Fórmulas: Todas las Formulas Magistrales elaboradas en nuestra farmacia quedan registradas en el Libro de Recetas del módulo de Formulación Magistral. En la pantalla Gestión del Libro de Recetas de dicho módulo podemos buscar todas las formulas elaboradas a un determinado cliente (esté o no dado de alta en Unycop Win). Si el cliente esta dado de alta tan solo tendremos que introducir su código de cliente o buscarlo usando la tecla de ayuda <F3>. Si el cliente no esta dado de alta, tenemos que poner el cursor en el campo Nombre, escribir sus iniciales y pulsar el botón Buscar. UNYCOP Página 38 de 37 UW V /1

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