MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

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1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Hoja: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION NOMBRE DEL PUESTO: Subgerente de Comunicaciones y Relaciones Públicas. SE REPORTA A: Presidente. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Coordinador área de Prensa, Coordinador área Audiovisuales, Coordinador área de Eventos, Diseñador Gráfico, Camarógrafo, Ordenanza, Redactor I, Redactor II, Encargado de Monitoreo, Secretaria Ejecutiva y Motoristas. 2. REQUISITOS MÍNIMOS ESTUDIOS: Licenciatura en Comunicaciones, Relaciones Publicas, o carreras afines al cargo o como mínimo 5 años de experiencia en cargos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: De expresión y oralidad, relaciones públicas y relaciones humanas, dominio de paquetes computacionales, en procesador de palabras y con énfasis en presentaciones y manejo de protocolo de eventos especiales. De preferencia con conocimiento de Leyes SAFI, LACAP, etc., inglés avanzado, manejo de medios y prensa. Conocimiento en relaciones públicas, medios emergentes (redes). HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo y toma de decisiones. ACTITUD: Excelente desempeño en el manejo de personal, positiva y con un alto grado de respeto a sus compañeros, con iniciativa, creatividad, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL El cargo consiste en proyectar una imagen positiva de la institución, mediante planes de comunicación interna y externa, estableciendo una red de contactos con los diferentes medios de comunicación para promover y divulgar los logros alcanzados por ANDA y mejorar la imagen institucional. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina y supervisa a personal bajo su cargo. 2. Dirige la elaboración, ejecución y monitoreo del Plan Estratégico de Comunicaciones. UPYD 12/ ACT.Nov2013

2 3. Gestiona con medios de comunicación la cobertura y publicación de la agenda mediática de ANDA, previa consulta con Presidencia y Asesor de Comunicaciones de Presidencia. 4. Elabora, dirige y controla la gestión estratégica para dar cobertura de temas prioritarios ante los medios de comunicación. 5. Supervisa la edición de la información que deberá ser publicada en los diferentes medios de comunicación. 6. Coordina la elaboración de políticas de imagen corporativa y de imagen gráfica de la Institución. 7. Elabora informes comunicacionales para Junta de Gobierno. 8. Dirige y controla la planificación de la pre-producción y la producción de medios de los eventos a los que asistirá el Presidente y funcionarios de ANDA. 9. Supervisa, autoriza y coordina la difusión de material informativo elaborado por las áreas operativas y/o administrativas de la Institución. 10. Mantiene actualizado el sistema de información gerencial y suministra oportunamente la información requerida por la Dirección Superior y otras dependencias de la institución. 11. Supervisa y aprueba el Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistentes con el presupuesto anual asignado. 12. Administra los contratos asignados. 13. Aprueba informes presentados por contratistas, cuando sea relacionado al área de publicidad y servicios afines a dicha Subgerencia. 14. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 15. Planifica, dirige y controla las actividades del personal de la Unidad, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la institución y entes externos. 16. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Presidencia y Junta de Gobierno. 17. Autoriza el envío de convocatorias a medios de comunicación. 18. Supervisa y aprueba la redacción de boletines, comunicados, avisos, u otra información para ser enviados a los diferentes medios de comunicación. 19. Propone agenda de temas para ser publicados en diferentes medios de comunicación, previa 20. Monitorea el punteo de temas que serán abordados por el Presidente de la Institución y/o Directores de Área. 21. Verifica que se realice el monitoreo permanentemente de las publicaciones en prensa escrita y audiovisual relacionada con ANDA. 22. Verifica y da seguimiento a la existencia de archivos periodísticos, fotográfico y material audiovisual. 23. Organiza y programa la agenda comunicacional de eventos públicos a los que asistirá el Presidente, tales como conferencias de prensa y reuniones con otros UPYD 12/ ACT.Nov2013

3 sectores de la vida nacional. 24. Coordina la elaboración de políticas de imagen corporativa y de imagen grafica de la institución. 25. Promueve un compromiso interno buscando una identificación institucional. 26. Supervisa y controla la elaboración de planes y campañas de imagen institucional y de relaciones públicas. 27. Coordina y da seguimiento a la elaboración de perfiles y ejecuta campañas publicitarias. 28. Es el enlace de ANDA con las agencias de publicidad y con la Dirección de Publicidad de Casa Presidencial. 29. Apoya a las diferentes dependencias de la institución en gestiones para la publicación de licitaciones, avisos de suspensión del servicio, etc. 30. Desarrolla un plan que fortalezca las alianzas ya existentes y generar nuevas, relativas a las acciones de Responsabilidad Social que busca fortalecer ANDA con: empresas privadas, instituciones gubernamentales, ONG S, embajadas, proveedores, entre otros. 31. Genera y depura el arte y diseño gráfico en papelería, folletería, avisos, anuncios, licitaciones, adjudicaciones e impresión off-set y digital. 32. Monitoreo de la pauta publicitaria programada en los principales medios audiovisuales y prensa escrita. 33. Coordina y supervisa las reuniones con funcionarios de otras Instituciones públicas y privadas, organismos de cooperación, miembros del cuerpo diplomático, etc. 34. Brinda asistencia y apoyo a la Presidencia, Dirección Superior, Gerentes, Subgerentes de área, Directores y Asesores en los eventos públicos que se desarrollen para brindar una imagen positiva de la Institución ante la opinión pública. 35. Coordina y gestiona publicación de la información pertinente y de interés público en las boletineras o carteleras informativas de la Institución y sus dependencias. 36. Autoriza, previa revisión del Presidente y asesor, el contenido editorial que se publicará en la página Web. 37. Autoriza actualización de la página Web institucional y nuevas modificaciones de diseño gráfico en los casos que la Dirección Superior así lo determine. 38. Mantiene un sistema de información y control que permita evaluar permanentemente el resultado de las actividades desarrolladas. 39. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 40. Brinda acompañamiento a las autoridades superiores cuando ellas lo requieren para eventos especiales. 44. Supervisa y es responsable de todas las actividades y tramites administrativos de la Sub Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Públicas. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de las Unidades, 149 UPYD 12/2013 ACT.Nov2013

4 uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Presidencia - Recibir lineamientos y ejecución de actividades y programas - Asesor - Coordinar acciones asignadas. - Unidad de Planificación y Desarrollo - Formulación y seguimiento del Plan de Trabajo, al Presupuesto. - Todas las dependencias. - Solicitar información a divulgar de proyectos por iniciar, en proceso o finalizados. - Organización de eventos de proyección institucional. - Apoya en la imagen institucional Relaciones externas: - Medios de comunicación. - Unidad de Comunicaciones de Casa Presidencial. Unidades de Comunicaciones de otras Instituciones Autónomas y Ministerios. - Agencias de Publicidad. - Coordinar publicaciones y eventos especiales, tales como: Conferencias de prensa, inauguración de obras y otros elementos de proyección institucional. - Coordinar programas y actividades especiales. - Prestación de servicios profesionales. UPYD 12/ ACT.Nov2013

5 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva Hoja: SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y Relaciones Públicas. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o carrera a fin al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo de maquina de escribir, fax, fotocopiadora, y conocimientos de redacción y ortografía. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUD: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, para el Subgerente de Unidad de Comunicaciones; apoya y programa la agenda de su jefe y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo; el archivo y custodia de la documentación de la Unidad, elaboración de instrumentos y seguimiento a procesos de compras y adquisiciones de bienes de la unidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Jefe inmediato. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste al jefe para elaborar notas de la Unidad de CC y RRPP. UPYD 12/ ACT.Nov2013

6 5. Recibe, despacha, clasifica y archiva correspondencia. 6. Elabora instrumentos de compras de la Unidad a través del sistema establecido 7. Da seguimiento a los procesos de compra de bienes. 8. Lleva controles internos de la jefatura de la unidad, tales como: Control de correspondencia, control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Unidad de Comunicaciones y otros que así se le indiquen. 9. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Unidad. 10. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Unidad. 11. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad 12. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido. 13. Elabora reporte de viáticos de personal de la Unidad. 14. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del jefe inmediato. 15. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite. 16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 17. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 18. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad que su jefe inmediato le encomiende. 19. Apoya en la logística para realización de eventos o actividades institucionales 20. Controla y monitorea la existencia del Activo Fijo del personal de la Unidad de Comunicación. 21. Coordina y controla el suministro de combustible para los vehículos asignados a la Unidad. 22. Monitorea y coordina actividades asignadas al Asistente Administrativo y Ordenanza. 23. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos, relación con público, manejo de información de carácter confidencial, custodia, manejo y cuidado de equipo asignado, manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Asistentes ejecutivas de otras áreas. Relaciones externas: - Clientes. - Instituciones públicas. - Empresas privadas - Agencias de Publicidad. UPYD 12/ Recibir y ejecutar lineamientos de trabajo. - Canalizar gestiones. - Atender solicitudes y/o enviar información. - Coordinar publicaciones y canalizar gestiones de pago. 152 ACT.Nov2013

7 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Diseñador Grafico. SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Diseñador. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico en Relaciones Públicas, Periodismo o Técnico en Mercadeo o estudiante de 3er. año de estudios universitarios, en carreras a fines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: dominio de paquetes computacionales en diseño grafico, Adobe Photoshop, programas de animaciones graficas, en procesadores de palabras, manejo de cámaras fotográficas. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad crear, hacer y visualizar conceptos visuales para diferentes conceptos ya sea de campañas publicitarias y/o papelería o documentos institucionales. ACTITUD: Responsable, discreto, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Puesto responsable de preparar y elaborar el trabajo visual y publicitario por medio de artes gráficos y diseños novedosos, según sean las necesidades para las diferentes campañas de divulgación interna o externa, en el sentido de hacer llegar la información actualizada a los clientes de ANDA, el personal y la comunidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Diseña comunicados de prensa, boletines, convocatorias e invitaciones a medios de comunicación y escritos y diversos materiales que se requieran de acuerdo a las necesidades que se presenten en el área visual grafica. 2. Elabora logos, slogan, banners, toldos y todos los artes visuales para impresiones. UPYD 12/ ACT.Nov2013

8 3. Apoyo logístico en la participación de eventos especiales y actividades institucionales en coordinación con otras entidades gubernamentales. 4. Verifica el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 5. Realiza toma de fotografías siempre que sea necesario. 6. Hace los bocetos de cualquier arte o idea para luego convertirla en un producto grafico y visual que cumpla con las necesidades coyunturales. 7. Edita los audios y contenidos visuales para la página web. 8. Coloca en la página web las notas periódicas de la institución, previamente revisadas por la Jefatura de Prensa. 9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 10. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, relación con empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución - Comunicación interna. Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales - Coordinar Estandarización de imagen Gubernamental. UPYD 12/ ACT.Nov2013

9 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos. Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Camarógrafo. SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Camarógrafo y Fotógrafo. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico en Comunicaciones o carrera afín al cargo o experiencia mínima de 2 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos de manejo de equipo de vídeo especializado y fotografía, de preferencia con conocimiento de paquetes computacionales. Que conozca y sepa usar los diferentes planos y ángulos para lograr el mejor material visual. HABILIDADES ESPECIALES: Se requiere habilidad en el manejo de equipo de trabajo, capacidad de análisis y criterio periodístico, capacidad de organización, buenas relaciones interpersonales, trabajo en equipo y con licencia para conducir. ACTITUD: Sentido de responsabilidad, buena presentación, discreto, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Puesto encargado de proporcionar servicios de video y fotografía, en actividades o eventos importantes de la Institución, siguiendo instrucciones y procedimientos claramente definidos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Cubre inauguraciones de conferencias de prensa, seminarios, charlas, capacitaciones y otros eventos, que le competen a la Institución. 2. Brinda apoyo logístico en algunos eventos a otras unidades usuarias de ANDA. 3. Visita diferentes lugares del país para cubrir las necesidades o limitantes que se tengan en la ciudad y luego presentarlo a los mismos. 4. Lleva control de archivo sobre fotografías y los vídeos. 5. realizados en las diferentes actividades institucionales e interinstitucionales. 6. Elabora el reporte mensual de todos los eventos o actividades realizadas. 7. Cuida equipo de video y accesorios fotográficos verificando se encuentren en buen estado. 155

10 8. Realiza toma de fotografías y video para soporte y documentación de actividades y eventos. 9. Realiza registro y archivo de fotos y videos en orden cronológico. 10. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 11. Realiza otras actividades afines que de acuerdo al puesto le sean encomendadas por su jefe. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, relación con funcionarios, empleados y público, manejo de la información y mantener archivos actualizados. AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables, dependiendo del lugar y la circunstancia. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Recibir y ejecutar instrucciones de trabajo, presentar informes y permisos. - Jefes de dependencias. - Servicios de vídeo o fotografía y apoyo logístico necesario en la ejecución de eventos. Relaciones externas: - Representantes de prensa de instituciones privadas y públicas. - Coordinar detalles para cubrir eventos. Departamento de audio y Video de Casa Presidencial. 156

11 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza Hoja: SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar de Servicio. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. De preferencia con algún conocimiento en limpieza y orden de oficinas. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto. ACTITUD: Responsable y con disposición de desplazarse a nivel nacional, así como también a laborar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Proporciona apoyo a actividades logísticas a las diferentes dependencias de la Unidad, tales como aseo de las áreas, traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas. 2. Traslada correspondencia interna y externa. 3. Proporciona atenciones a visitantes que le indiquen. 4. Efectúa diligencias que le sean encomendadas por el jefe inmediato. 5. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. 6. Solicita material de limpieza. 7. Controla existencia de material de limpieza y cafetería. 8. Prepara café para el consumo del personal y atiende al personal. 9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 10. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por el jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza, manejo y cuidado de equipo asignado. 157

12 AMBIENTE: Ambiente de oficina y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Relaciones externas -Recibir y ejecutar instrucciones. - Eventualmente con visitas y clientes - Brindar atención a clientes internos y externos 158

13 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Motorista. SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Motorista de apoyo administrativo. SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno Grado, Bachiller cualquier opción o experiencia mínima de 3 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos básicos de mecánica, nomenclatura urbana y manejo defensivo. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales, trabajo en equipo y destrezas psicomotrices propias del cargo. ACTITUD: Responsable, disposición de trabajo fuera de jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Conducir con precaución los vehículos de ANDA asignados en apoyo a misiones oficiales, tratando con cortesía a los pasajeros y aplicando el manejo defensivo y medido de seguridad vial; así como limpiar y cuidar el vehículo asignado y reportar oportunamente cualquier desperfecto. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Conduce vehículo a lugares que le sean encomendados. 2. Responsable de verificar el buen funcionamiento del vehículo asignado como también garantizar el suministro de gasolina, aceites, aditivos o los mínimos requeridos para realizar labores de desplazamiento. 3. Efectúa aseo y limpieza del vehículo asignado. 4. Controla los indicadores del consumo de combustible y lubricantes del vehículo y otros. 5. Lleva bitácora de servicios de transporte proporcionado, kilometraje, lugares visitados y consumo de combustible. 6. Presenta reportes de salida. 7. Reporta fallas mecánicas y de carrocería o cualquier daño al vehículo. 8. Efectúa cambio de llantas y hace reparaciones menores para los cuales están 159

14 capacitados. 9. Elabora informe en caso de accidente, robo o daño del vehículo. 10. Colabora en la distribución de correspondencia. 11. Brinda apoyo logístico siempre que sea necesario en la realización de eventos institucionales 12. Transporta personal a diferentes proyectos, atendiendo las medidas de precaución para garantizar la seguridad de los pasajeros. 13. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 14. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo de transporte asignado; protección al equipo y herramientas del vehículo y por la seguridad de los pasajeros. AMBIENTE: Ambiente de trabajo de campo, las condiciones ambientales son variables dependiendo del lugar y las circunstancias. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - - Recibir y ejecutar instrucciones de trabajo y presentar reportes. Relaciones externas: - Eventualmente con usuarios - Usurarios de transporte. - Proporcionar información actualizada. - Conducirlos a lugar de destino. 160

15 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Redactor I Hoja: SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ejecutivo de Comunicaciones. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico o licenciado en Relaciones Públicas, Comunicaciones, Periodismo o Mercadeo o carreras afines al cargo o experiencia mínima de 2 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: De expresión y oralidad, relaciones públicas y relaciones humanas, dominio de paquetes computacionales, en procesador de palabras y con énfasis en presentaciones y manejo de protocolo de eventos especiales. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de exponer, redacción de informes en el área de comunicaciones y relaciones interpersonales. ACTITUD: Responsable, discreto, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Responsable de preparar y coordinar las diferentes actividades relacionadas con la ejecución de los planes de comunicación institucional a través de eventos especiales, campañas de divulgación interna o externa para hacer llegar la información actualizada a los clientes de ANDA, el personal y la comunidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Reportarse a su jefe inmediato periódicamente para obtener información de los acontecimientos en su región. 2. Elabora reportes diarios, semanales y mensuales, de acuerdo a las necesidades y según se le solicite. 3. Cubre y verifica denunciadas en los medios de comunicación que tengan relación con su región. 4. Apoya en los eventos organizados por presidencia y otras dependencias, cuando se desarrollen en su región. 161

16 5. Apoya en la elaboración y diseño de comunicados de prensa, boletines, convocatorias e invitaciones a medios de comunicación radiales, televisados y escritos y diversos materiales que se requieran de acuerdo a las necesidades que se presenten. 6. Monitorea sectores con frecuentes reclamos que presentan quejas a través de los medios de comunicación escrita, radio y televisión por servicios deficiente de agua potable. 7. Apoya con toma de fotografías siempre que sea necesario. 8. Apoyo logístico en la participación de eventos especiales y actividades en coordinación con otras entidades gubernamentales. 9. Asegura el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 10. Efectúa labores de relaciones públicas siempre que sea necesario (coordinar eventos, atender delegaciones, etc.). 11. Realiza visitas de verificación por reclamos de usuario a través de comunicación telefónica, escrita, radio y/o televisión en el momento que sea necesario y garantiza que estos queden resueltos. 12. Elabora boletines de comunicados internos para el personal de la institución de acuerdo a las necesidades que se presenten. 13. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 14. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 15. Apoya cuando sea necesario en funciones de maestro de ceremonias o moderador en eventos institucionales internos y externos. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo y relación con funcionarios y empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: -Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución - Comunicación interna. Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales. - Coordinar eventos y actividades oficiales. 162

17 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Redactor II. Hoja: SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ejecutivo de Comunicaciones. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico en Relaciones Públicas, Periodismo o Técnico en Mercadeo o estudiante de 4º. Año de estudios universitarios, en carreras a fines al cargo o experiencia mínima de 2 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: De expresión y oralidad, relaciones públicas y relaciones humanas, dominio de paquetes computacionales, en procesador de palabras y con énfasis en presentaciones y manejo de protocolo de eventos especiales. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de exponer, redacción de informes en el área de comunicaciones y relaciones interpersonales. ACTITUD: Responsable, discreta, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Responsable de preparar y coordinar las diferentes actividades relacionadas con la ejecución de los planes de comunicación institucional a través de eventos especiales, campañas de divulgación interna o externa para hacer llegar la información actualizada a los clientes de ANDA, el personal y la comunidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya en la elaboración y diseño de comunicados de prensa, boletines, convocatorias e invitaciones a medios de comunicación radiales, televisados y escritos y diversos materiales que se requieran de acuerdo a las necesidades que se presenten 2. Monitorea sectores con frecuentes reclamos que presentan quejas a través de los medios de comunicación escrita, radio y televisión por servicio deficiente de agua potable. 3. Apoya con toma de fotografías siempre que sea necesario. 4. Apoyo logístico en la participación de eventos especiales y actividades en coordinación con otras entidades gubernamentales. 163

18 5. Asegura el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 6. Efectúa labores de relaciones públicas siempre que sea necesario (coordinar eventos, atender delegaciones, etc.). 7. Realiza visitas de verificación por reclamos de usuario a través de comunicación telefónica, escrita, radio y/o televisión en el momento que sea necesario y garantiza que estos queden resueltos. 8. Elabora boletines de comunicados internos para el personal de la institución de acuerdo a las necesidades que se presenten. 9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 10. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 11. Apoya cuando sea necesario, en funciones de maestro de ceremonias o moderador en eventos institucionales internos y externos. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo y relación con funcionarios y empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP. - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución - Comunicación interna Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales. - Coordinar eventos y actividades oficiales 164

19 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Monitoreo de Medios Hoja: SE REPORTA A: Subgerente de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Rastreador. SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico en Relaciones Públicas, Periodismo o Técnico en Mercadeo o estudiante universitario, en carreras a fines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Excelente dominio de paquetes computacionales, en procesador de palabras y con énfasis en presentaciones. Elaboración de estadísticas concretas sobre la influencia y percepción en medios de la institución. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de exponer, redacción de informes técnicos en el área de comunicaciones y relaciones interpersonales. ACTITUD: Responsable, discreto, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Responsable de realizar de forma permanente el monitoreo de prensa escrita, radio y televisión, elaboración de informes de monitoreo, y seguimiento a casos por quejas de usuarios a través de medios de comunicación, apoyo en campañas de divulgación interna o externa para hacer llegar la información actualizada a los clientes de ANDA, el personal y la comunidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Elabora monitoreo de forma permanente a medios de prensa escrita, páginas Web, radio y televisión. 2. Elabora informes requeridos para monitoreo de medios y seguimiento a casos atendidos 3. Elabora y diseña comunicados de prensa, boletines, convocatorias e invitaciones a medios de comunicación radiales, televisados y escritos y/o diversos materiales que se requieran de acuerdo a las necesidades que se presenten. 4. Apoyo para dar respuesta a los medios de comunicación a temas referentes a la institución, logrando una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios 165

20 participantes. 5. Suministra información oportuna a la Unidad de Comunicaciones sobre temas relacionados y publicados en los diferentes medios de comunicación. 6. Monitorea sectores con frecuentes reclamos por servicio deficiente de agua potable. 7. Verifica el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución 8. Monitorea para que se realicen visitas de verificación por reclamos de usuarios a través de comunicación telefónica, escrita, radio y/o televisión para que estos queden resueltos. 9. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo con respecto al monitoreo, diario y consolidados mensuales y trimestrales. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. Específicamente ubicado en un espacio con las características acústicas necesarias para controlar el ruido. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe Inmediato. - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución. - Comunicación interna. Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales. - Coordinar eventos y actividades oficiales. 166

21 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Coordinador Área de Eventos. Hoja: SE REPORTA A: Sub Gerente Comunicaciones y RRPP OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Encargado de Montaje de Eventos. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Comunicaciones, Relaciones Publicas, o carreras afines al cargo o como mínimo 3 años de experiencia en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: De buenas relaciones públicas y relaciones humanas, dominio especial de paquetes computacionales, conocimientos sobre organización y montaje de eventos institucionales, atención a medios de comunicación, protocolo e imagen institucional. HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de trabajar en equipo con el departamento de protocolo de Casa Presidencial, Cancillería de la República, y otras instituciones de índole privada o pública con quienes sea necesario organizar eventos. Manejo de cámara fotográficas. ACTITUD: Responsable, discreto, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Responsable de preparar y coordinar las diferentes coberturas y eventos institucionales, elaborar informes y organizar el protocolo propio para cada evento. Definir bajo la supervisión del o la Subgerente que tipo de insumos son los necesarios según cada evento, cotización con proveedores, contacto con invitados, y todo lo que conlleve el montaje de un evento institucional según los lineamientos de ANDA. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina la cobertura de los diferentes eventos que realiza la institución, tanto internos como externos. 2. Coordina e implementa la logística para el montaje de eventos propios de ANDA o en otros en los que la Institución participe, tales como ferias, eventos cívicos o exposiciones entre otros. 167

22 3. Atender y coordinar la realización de las reuniones con funcionarios de otras Instituciones públicas y privadas, organismos de cooperación, miembros del cuerpo diplomático, etc. 4. Brindar asistencia a la Presidencia y Directores de área en los eventos públicos que se desarrollen para brindar una imagen positiva de la Institución ante la opinión pública. 5. Orienta e instruye a los miembros de su unidad sobre los lineamientos específicos de cada evento y/o asignación. 6. Elabora informes requeridos sobre los eventos cubiertos en cada mes. 7. Da apoyo con toma de fotografías siempre que sea necesario. 8. Da apoyo logístico en la participación de eventos especiales y actividades en coordinación con otras entidades gubernamentales. 9. Garantiza el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 10. Elabora informes, programas, agendas y demás documentos que sirvan para el montaje de un evento de la institución. 11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 12. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo y relación con funcionarios y empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe Inmediato - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución - Comunicación interna. Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales - Coordinar eventos y actividades oficiales. 168

23 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP. Referencia Hoja: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION NOMBRE DEL PUESTO: Coordinador de área de Prensa. SE REPORTA A: Subgerente de Unidad de Comunicaciones y RRPP. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Redactores 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciado(a) en Comunicaciones, Periodismo y/o Relaciones Públicas o carrera afín al cargo o experiencia mínima de tres años en puestos similares. De preferencia con experiencia en medios de comunicación en el ejercicio del periodismo. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento en el manejo y relaciones con medios de comunicación. HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de trabajo en equipo, iniciativa, buenas relaciones interpersonales, capacidad de elaboración de informes. Liderazgo, capacidad para la exposición de temas, capacidad de organización y coordinación de equipos de trabajo, toma de decisiones y buen criterio en manejo de medios. ACTITUD: Debe poseer: iniciativa, creatividad, liderazgo, responsabilidad, tolerancia, discreción, capacidad para trabajar bajo presión, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Puesto responsable de mantener comunicación y flujo de información con los medios de comunicación, para contribuir a mejorar la imagen de la institución por medio de la difusión de información relevante y actual sobre ANDA. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina con los editores y Jefes de Prensa de los medios de Comunicación la cobertura y publicación de la agenda mediática de ANDA. 2. Brinda respuesta a los medios de comunicación a temas referentes a la institución garantizando el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios participantes. 3. Verifica y controla el logro de una buena impresión o imagen de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 4. Edita la información que deberá ser publicada en los diferentes medios de comunicación. 5. Monitoreo y actualización de las redes sociales institucionales con el objetivo de 169

24 difundir información relacionada con ANDA. 6. Elabora y propone agenda de temas para ser publicados en diferentes medios de comunicación. 7. Coordina la difusión de material informativo elaborado por las áreas operativas y/o administrativas de la Institución 8. Elabora y monitorea el envío oportuno de convocatorias a medios de comunicación. 9. Elabora y redacta boletines, comunicados, avisos, u otra información para ser enviados a los diferentes medios de comunicación. 10. Elabora punteo de temas que serán abordados por el Presidente de la Institución y/o Directores de Área. 11. Edita la información que deberá ser publicada en los diferentes medios de comunicación 12. Monitorea el control de archivos periodísticos, fotográficos y material audiovisual. 13. Apoya a las diferentes dependencias en gestiones para la publicación de licitaciones, avisos de suspensión del servicio, etc. 14. Monitorea la pauta publicitaria programada en los principales medios audiovisuales y prensa escrita. 15. Elabora informe de resultados de monitoreo a través de prensa, escrita, radio y televisión. 16. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo, en aspectos relacionados con la Unidad. 17. Realiza toma de fotografías para soporte y documentación de actividades y eventos. 18. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 19. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Dirección Superior. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados del equipo, controles y registros, manejo de información confidencial, entrega oportuna de informes y por custodia y manejo de bienes asignados. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones y RRPP - Para recibir lineamientos específicos y ejecutar instrucciones. - Todas las dependencias - Entrega de reportes e informes - Equipo de trabajo - Dar lineamientos de trabajo - Obtener información a difundirse en medios de comunicación. Relaciones externas: - Medios de Comunicación - Coordinar eventos especiales tales como conferencias de prensa, inauguración de obras y otros elementos de proyección institucional - Recibir y proporcionar información que proyecten una imagen positiva. 170

25 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: CC y RRPP Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Coordinador Área de Audiovisuales. Hoja: SE REPORTA A: Sub Gerente Comunicaciones y RRPP OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Editor no Lineal SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Diseño Gráfico, Técnico en Diseño Gráfico, Licenciatura en Comunicaciones o carreras afines al cargo o como mínimo estudiante de 3er año de dichas carreras afines al cargo o experiencia mínima de 3 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: De buenas relaciones públicas y relaciones humanas, dominio especial de paquetes computacionales para diseño de impresos y edición de audio y video, en programas de edición no lineal y con énfasis en animaciones y ediciones audiovisuales. Manejo de consolas de audio, cámaras fotográficas y de video HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de editar materiales audiovisuales e impresos para ser distribuidos en medios de comunicación, elaboración de documentales y spots televisivos. ACTITUD: Responsable, discreto, con buena presentación, con disposición de laborar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Responsable de preparar y coordinar al equipo bajo su responsabilidad para las diferentes coberturas y eventos institucionales, editar y preparar material en coordinación con sus compañeros al final de cada evento, así como la distribución del mismo. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya en la cobertura de los diferentes eventos que realiza la institución, tanto internos como externos. 2. Diseño de material impreso y audiovisual interno según solicitud de otras unidades de ANDA, y previa aprobación de su jefe superior. 3. Orienta e instruye a los miembros de su unidad sobre los lineamientos específicos de cada evento y/o asignación. 4. Elabora informes requeridos sobre los eventos cubiertos en cada mes. 171

26 5. Da apoyo con toma de fotografías siempre que sea necesario. 6. Apoya en eventos especiales y actividades en coordinación con otras entidades gubernamentales. 7. Garantiza el logro de una buena impresión de ANDA ante los diferentes medios y eventos en que participe la institución. 8. Produce y realiza documentales o spots televisivos cuando se requiera. 9. Realiza visitas de verificación por reclamos de usuario a través de comunicación telefónica, escrita, radio y/o televisión en el momento que sea necesario y garantiza que estos queden resueltos. 10. Archiva el material audiovisual para alimentar el archivo histórico visual de la institución. 11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 12. Realiza otras actividades o responsabilidades afines al cargo, necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendadas por su jefe. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por el manejo y cuidado de equipo asignado, uso de información confidencial, presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo y relación con funcionarios y empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación y de campo con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Subgerente de Comunicaciones. - Recibir lineamientos y ejecución de actividades asignadas, presentar informes y gestionar aprobaciones. - Todas las unidades de la Institución - Comunicación interna. Relaciones externas: - Instituciones gubernamentales - Coordinar eventos y actividades oficiales 172