MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ADMINISTRATIVAS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ADMINISTRATIVAS TITULO: PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES REVISION: 1.2 VIGENCIA: 01/01/2012 CONTENIDO: 1 OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto establecer una adecuada política que regule el proceso de recepción, aprobación y pago de Facturas de proveedores originadas en transacciones sustentadas por Orden de compra o Contrato, diseñando los controles adecuados y suficientes vinculados con las erogaciones de fondos aplicadas a los pagos a proveedores, fijando responsabilidades, alcances y procedimiento de pago. 2 AREAS DE APLICACION Todas las Unidades de negocio de la Compañía. 3 DISPOSICIONES GENERALES 3.1 Recepción de facturas. Las facturas de cualquier tipo u origen deben ser recepcionadas en Cuentas a pagar, sin excepción. Si una factura fuera recibida por algún funcionario ajeno al área de Cuentas a pagar, éste será responsable por su traslado a dicho sector dentro de las 24 hs. de su recepción, para incluir tal comprobante dentro del proceso de pago a proveedores. Vulnerar esta disposición se considerará una falta grave del personal involucrado. 3.2 Ingreso de comprobantes en el sistema. El proceso de pago a proveedores se inicia con la registración contable de las facturas en el sistema de gestión Tango por parte de Cuentas a pagar. Solo comprobantes originales se considerarán válidos para su contabilización, y por ende para iniciar el proceso de pagos a proveedores. 3.3 Autorizaciones de facturas. Todas las facturas deberán estar autorizadas para considerarse disponibles para el pago, mediante los mecanismos previstos en el presente procedimiento. 3.4 Niveles autorizantes. Los niveles autorizantes se definen de acuerdo con el organigrama de la Compañía, y respetando la clasificación de montos y/o conceptos detallada en el Anexo I, el cual es parte integrante del presente procedimiento. 3.5 Pagos anticipados. El presente procedimiento prevé la emisión de pagos anticipados o a cuenta para los casos de proveedores no habituales, donde se recibe la factura del proveedor en forma simultánea a la entrega de la mercadería, o bien cuando es necesario un anticipo para comenzar a realizar un trabajo. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES 1 / 5 REV. 1.2 Vigencia: 01/01/2012

2 3.6 Orden de compra. Toda compra de bienes o contratación de servicios deberá estar avalada previamente por una Orden de compra, utilizando a tal efecto el FORM Orden de compra según lo previsto en el PROCEDIMIENTO Compras no productivas. 3.7 Canje de servicios. El presente procedimiento admite la compensación de saldos de proveedores con saldos que éstos posean en cuenta corriente como clientes. 4 PROCEDIMIENTO 4.1 Recepción de facturas. Cuentas a pagar procederá a dejar constancia de la fecha de recepción de los comprobantes en el sector mediante la inclusión de la fecha (sello) en el margen superior derecho del reverso de la factura, lo cual permitirá dilucidar cualquier reclamo posterior vinculado a demoras en el proceso de pagos. Las Facturas serán válidas para ingresar en el circuito de pagos hasta el segundo día hábil posterior al cierre del mes calendario. Pasado este plazo Cuentas a pagar deberá rechazar el comprobante solicitando al Proveedor su re-facturación con fecha del mes vigente. Asimismo, Cuentas a pagar enviará por mail a Contaduría un detalle de las facturas rechazadas por este motivo, para permitir el adecuado devengamiento del gasto mediante provisiones contables. 4.2 Verificación de la validez legal de los comprobantes recepcionados. Desde la página web de AFIP ( se instrumentarán los controles descriptos a continuación con el objeto de verificar la validez legal de los comprobantes recepcionados y la real existencia del proveedor que emite tales comprobantes: verificar la Base de contribuyentes apócrifos, donde se incluyen las CUIT de los contribuyentes a los que se les ha detectado la emisión de documentación apócrifa o bien la inexistencia de real actividad comercial, verificar la validez de los comprobantes emitidos, utilizando la opción prevista en la página según sean comprobantes convencionales o bajo el régimen de facturación electrónica con la correspondiente validación del CAE, verificar la vigencia de la clave fiscal CAI que figura en la factura del proveedor. Cualquier anomalía detectada en las verificaciones descriptas implica el rechazo de la factura por el sector de Cuentas a pagar, quien deberá informar vía mail al responsable de la contratación del servicio o compra del bien en cuestión. Dicha factura no se registrará ni se incorporará al proceso de pagos. 4.3 Registración de comprobantes Contabilización. Todas las facturas que fueron validadas de acuerdo al punto 4.2 deberán ser registradas en el sistema de gestión como primer paso del proceso de pago a proveedores. En la registración deberán utilizarse los criterios contables de imputación del gasto o activación de bienes de uso definidos por el sector Contaduría. Una vez registrada se procederá a dejar constancia mediante la leyenda REGISTRADO (sello) en el reverso de la factura Archivo digitalizado. Junto con la registración se procederá a digitalizar el comprobante y guardarlo en una carpeta de la red de la empresa para su posterior distribución o consulta, en formato pdf, con el objeto de restringir al mínimo indispensable la circulación de comprobantes físicos originales entre los diferentes sectores y niveles de la empresa. Se definen los siguientes pasos y criterios de guardado e identificación del comprobante digitalizado: PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES 2 / 5 REV. 1.2 Vigencia: 01/01/2012

3 crear una carpeta en la ubicación de red H:\vnardi\Factura Proveedores donde se guardarán los archivos electrónicos, y sub-carpetas a las que se asigna como nombre la razón social del proveedor que emitiera la Factura, asignar como nombre del archivo de la factura, el número de sucursal y los últimos 4 dígitos de la misma. 4.4 Control de facturas. Será responsabilidad de Cuentas a pagar controlar la procedencia de las Facturas presentadas por los proveedores, para lo cual deberá verificar: que los productos o servicios facturados fueron requeridos por la empresa, contra la Orden de compra debidamente autorizada, que la razón social consignada en la Factura se corresponda con el proveedor al que se le asignó la compra, contra la Orden de compra, la correspondencia de los importes facturados, constatando a su vez que se hayan aplicado las bonificaciones pactadas o los descuentos negociados, contra la Orden de compra (ver ), que la mercadería haya sido recepcionada en las cantidades requeridas por la Orden de compra (en conformidad o con observaciones), contra el Remito conformado por el funcionario interviniente en la recepción de la mercadería y Orden de Compra (ver ), los totales de la Factura mediante cálculos aritméticos. Si se detectara alguna anomalía surgida de los controles descriptos se deberá informar al responsable de la compra o contratación para subsanar el error. 4.5 Autorización de facturas. El proceso de autorización de facturas para el pago implica dos instancias: Aprobación de la factura para el pago por el nivel autorizante. Se entiende que la autorización para realizar la compra o contratación viene dada con la aprobación de la Orden de compra suscripta por el nivel autorizante, hasta los montos y cantidades consignadas en la misma. Para considerar que una Factura está autorizada para el pago, Cuentas a pagar tendrá en cuenta los siguientes criterios: Diferencias de precios: si los precios unitarios facturados resultan menores que los consignados en la Orden de compra, la Factura se considerará autorizada; si los mismos resultaran mayores que los consignados en la Orden de compra, la Factura requerirá la intervención del nivel autorizante Diferencias en cantidades: cuando existan cantidades recibidas menores a las consignadas en la Orden de compra, se considerará autorizada la Factura; cuando las cantidades recibidas fueran mayores a las solicitadas por la Orden de compra, la Factura requerirá la intervención del nivel autorizante Conformidad de recepción de mercaderías o prestación de servicios. Esta instancia contempla el control y la validación por parte del personal que realizó la gestión de compra de determinado artículo de que el mismo se corresponde con lo solicitado en la Orden de compra, o para el caso de servicios contratados, que los mismos fueron prestados conforme a las condiciones convenidas en la Orden de compra. Si de acuerdo con los controles efectuados existen circunstancias que impliquen la necesidad de efectuar algún control adicional o reclamo al proveedor del bien o el servicio, el personal responsable de este control deberá dar aviso a Cuentas a pagar vía de tal circunstancia, y Cuentas a pagar considerará que la Factura involucrada no se encuentra autorizada para el pago hasta que reciba la expresa conformidad por parte del personal responsable o nivel autorizante. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES 3 / 5 REV. 1.2 Vigencia: 01/01/2012

4 4.6 Emisión de pagos a proveedores Legajo de pagos. Cuentas a pagar procederá a agrupar la documentación que originó la transacción de compra, confeccionando un legajo de pagos por cada factura, que se compondrá de los siguientes elementos: - Factura del proveedor, - Remito del proveedor, conformado por el funcionario que intervino en la recepción de la mercadería, - Orden de compra autorizada debidamente suscripta Planilla de emisión semanal de pagos. Semanalmente los días martes, Cuentas a pagar procederá a confeccionar una planilla que actuará de soporte para la emisión general de pagos, utilizando el FORM Emisión semanal, donde se detallan los comprobantes incluidos en la emisión (controlados y autorizados) que están siendo cancelados. Una vez confeccionada el responsable de Cuentas a pagar deberá firmar esta planilla y entregarla a Tesorería junto con los legajos de pagos de completos Selección del medio de pago. Tesorería, sobre la base de la documentación recibida (planilla de emisión de mas legajos de pagos de completos) seleccionará el medio de pago cancelatorio más apropiado, sea cheque propio o de terceros (directo) cuando el proveedor los acepte. NOTA: para mitigar el impacto del Impuesto a los débitos y créditos bancarios (Ley ), deberá maximizarse la utilización de cheques de terceros como medio de pago. El saldo restante a cancelar con cheque propio debería por tanto ser por un importe poco significativo el cual se cancelará únicamente por este medio (no se admite la utilización de efectivo). Tanto los cheques de terceros utilizados como los cheques propios emitidos, se adjuntarán a cada legajo de pagos. Los cheques propios deberán emitirse cruzados (para su depósito en la cuenta del proveedor) e incluir la cláusula de no a la orden (para evitar el endoso por parte del proveedor) como medidas de seguridad. A su vez, los cheques de terceros aplicados deberán cruzarse como medida de prevención adicional Orden de pago. Luego de la selección del medio de pago, Tesorería procederá generar los pagos a proveedores mediante la emisión de la Orden de pago desde el sistema de gestión Tango. Este documento deberá imprimirse e incluirse como carátula del legajo de pagos de 4.6.1, consignando el beneficiario del pago (proveedor), la fecha de emisión y de pago, los comprobantes cancelados y el medio de pago utilizado. Este documento una vez emitido deberá ser firmado por el Tesorero. Una vez emitida la Orden de pago, Tesorería procederá a anular las facturas del legajo mediante la leyenda PAGADO (sello). Por último, Tesorería procederá a firmar la planilla de emisión de como constancia de la conclusión del proceso de emisión de pagos, y entregará a la Gerencia de Finanzas la planilla de emisión y los legajos de pago completos junto con los cheques propios y de terceros adjuntos Revisión de la emisión semanal de pagos. La Gerencia de Finanzas recibe de Tesorería la planilla de emisión de pagos y los legajos de pago completos, y procederá a revisar integralmente todas las instancias contempladas en este procedimiento según la documentación respaldatoria, dejando constancia de su conformidad mediante la firma de cada Orden de pago incluida en la emisión, y a su vez deberá firmar la planilla de emisión como constancia de su revisión y conformidad Firma de cheques. La documentación de deberá remitirse a los apoderados para proceder a la firma de los cheques propios mediante doble firma según se contempla en los poderes vigentes. Se establecen como días de firma de cheques los días jueves. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES 4 / 5 REV. 1.2 Vigencia: 01/01/2012

5 4.7 Entrega de pagos a proveedores. Una vez cumplidas las instancias previstas para la emisión de pagos de acuerdo a 4.6, Cuentas a pagar procederá a avisar a los proveedores de la puesta a disposición de los pagos. En el acto de entrega de pagos, se deberá requerir sin excepción el Recibo oficial extendido por el proveedor como condición para la entrega del pago. Sobre dicho Recibo se deberá controlar que la razón social y la CUIT, así como el importe total consignado, coincidan con la información detallada en la Orden de pago. A su vez se requerirá al proveedor o su representante la firma, aclaración y DNI en dicho Recibo Oficial. Se establecen como días y horarios para el retiro de pagos de martes a viernes de 15 a 17 hs. 4.8 Emisión de Pagos anticipados. A continuación se detallan los pasos a seguir para los casos previstos en Sin presentación de Factura. Cuando no sea posible requerir una Factura por el monto del anticipo, se emitirá el pago en base a la Orden de compra, aplicando los pasos previstos en para la selección del medio de pago y para la emisión de la Orden de pago. Para la imputación contable del anticipo se utilizará la cuenta Facturas a recibir, la cual deberá conciliarse periódicamente desde Cuentas a pagar para gestionar la presentación de las Facturas pendientes por los montos de los anticipos entregados Con Factura presentada. Cuando sea posible que el proveedor presente una Factura por el monto del anticipo solicitado, se procederá a efectuar sobre la misma los controles previstos en 4.2 para verificar su validez legal, 4.3 para su registración y 4.4 para su control, y se cumplirán los pasos descriptos en para la selección del medio de pago y para la emisión de la Orden de pago. 4.9 Archivo de documentación. Una vez hecha efectiva la entrega del pago al proveedor, Cuentas a pagar procederá a enviar al responsable del archivo el legajo completo de 4.6.1, el cual deberá contener tanto la Orden de pago según se prevé en así como el Recibo oficial que el proveedor debió entregar al momento de retirar el pago, según lo establecido en ANEXOS FORM Emisión semanal.xls PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES LOCALES 5 / 5 REV. 1.2 Vigencia: 01/01/2012