Instructivo Asesoría Básica Comunidad Virtual SharePoint 2010

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1 Instructivo Asesoría Básica Comunidad Virtual SharePoint 2010 CONTENIDO 1. Qué es? 2. Cómo crear y acceder a la Comunidad Virtual en Microsoft SharePoint 2010? Ejemplo. 3. Qué tengo en la página de inicio de la Comunidad Virtual? 3.1 Acciones del sitio Editar página Crear Ver todo el Contenido del Sitio Editar con SharePoint Designer Permisos del Sitio Configuración del sitio 3.2 Menú de Herramientas Ubicación Editar Examinar Página Usuario Activo 1

2 3.3 Inicio Rápido Bibliotecas Páginas del Sitio Documentos Compartidos Listas Calendario Tareas Discusiones Discusión del Grupo Papelera de reciclaje Todo el contenido del Sitio 3.4 Área principal Bienvenida Documentos Compartidos Imagen Predeterminada Inicio (Configuración del sitio) Compartir este sitio Cambiar el tema del sitio Establecer un icono del sitio Personalizar el inicio el tema del sitio rápido 2

3 1. Qué es? Al igual que la versión anterior (2007) conecta personas, equipos y conocimiento entre procesos en una institución. Unifica información, facilita la colaboración en documentos, proyectos y otras tareas, y presenta aplicaciones específicas y contenido personalizado tomando como base el grupo funcional del usuario y su posición en la organización. SharePoint Portal Server trabaja con el Explorador de Microsoft Windows, las aplicaciones de Microsoft Office y exploradores Web para ayudarle a crear, administrar y compartir contenido diverso en toda la organización. SharePoint 2010 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Tanto si implementa SharePoint 2010 de forma local como si lo hace en servicios hospedados, los recursos integrados, mejorados por las tecnologías de búsqueda, le permitirán responder con rapidez frente a los cambios de las necesidades empresariales. Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración. En este instructivo explicaremos el uso de SharePoint para crear y operar una Comunidad Virtual (CV). 2. Cómo crear y acceder a la Comunidad Virtual en SharePoint 2010? Para crear una CV hay que tener acceso al espacio de Comunidades Virtuales de la UPEV en: Para entrar al mismo hay que tener permiso como administrador del sistema institucional de comunidades virtuales, por esta razón el propietario o administrador de una CV puede acceder después que la CV ha sido creada y él es dado de alta en la misma, ambas acciones son realizadas por la UPEV. La cuenta de correo con la que el propietario o administrador es dado de alta en su Comunidad Virtual tiene que estar registrada en el Directorio Activo del Instituto Politécnico Nacional. Si ese no es el caso es necesario enviar a para cada persona, los datos siguientes: Nombre (s) y Apellidos del usuario Usuario de cuenta de correo (ipn, gmail, hotmail, yahoo, etc.) RFC Unidad a la que pertenece Cuando el propietario o administrador este registrado en el Directorio Activo podrá ser dado de alta en la CV por la UPEV y a partir de ahí entrar a la misma. Desde este momento el propietario o administrador es el responsable y encargado de dar acceso a los miembros de la CV, operarla y mantenerla. 3

4 Se cuenta con la asesoría y colaboración del Departamento de Desarrollo Tecnológico y Soporte Técnico de la UPEV. Para acceder a la CV primero hay que abrir una ventana en su navegador preferido. Navegadores En la barra de direcciones del navegador debes escribir la dirección correspondiente al sitio donde está la CV, la estructura es como sigue: VIRTUAL. Ejemplo: CV ABA2010 (Asesoría Básica al Administrador Versión 2010) URL: Aparecerá una ventana donde se deben introducir los datos del usuario: 4

5 Dependiendo del explorador que esté usando, cambiará la forma de escribir el usuario. Al utilizar Internet Explorer hay que anteponer al NOMBRE DEL USUARIO lo siguiente activedirectory\ ; después poner la contraseña En el caso de Safari ; Google Chrome y Mozilla Firefox simplemente se introduce el usuario y su contraseña. Entonces ya puede acceder a la Comunidad Virtual, la página de inicio genérica es: 5

6 3. Qué tengo en la página de inicio de la Comunidad Virtual? En esta versión los espacios que tenemos en la página de inicio genérica de nuestra CV con los cuales podremos empezar a trabajar son muy diferentes a los de SP 2007, ahora están contenidos en cinco secciones, en la parte superior encontramos dos y en la parte principal de inicio encontramos las otras tres, izquierda, centro y derecha con relación a la posición del usuario frente a la pantalla. Entre estas cinco columnas se localizan la identificación de la CV (títulos y logos) y un buscador, así la vista: 6

7 3.1 Acciones del sitio (primera sección del lado superior izquierda) tenemos el menú minimizado con el nombre de Acciones del sitio, al desplegarlo encontramos: Editar página: Al seleccionar esta opción se habilitan las Herramientas de edición con las que podemos editar, agregar o eliminar cualquiera de los elementos de la página que nos proporciona SharePoint de acuerdo a nuestras necesidades. Tomando como ejemplo la página principal: 7

8 Crear: Como recordaremos en la versión anterior (SharePoint 2007), teníamos la opción concreta de Crear y de ahí encontrábamos en listados 5 rubros en forma columnas para elegir específicamente lo que requeríamos. Sin embargo en esta versión lo encontramos seccionado por accesos directos de acuerdo a las opciones básicas o comunes de creación y posteriormente de manera generalizada tenemos más opciones, es decir, primero encontramos los 3 elementos mínimos (nueva página, nueva biblioteca de documentos y nuevo sitio) que debemos tener dentro de nuestra comunidad y dentro de otro acceso o vinculo (Más opciones) tenemos los demás elementos que podemos necesitar en nuestra CV: 1) Nueva Página. 2) Nueva Biblioteca de Documentos. 8

9 3) Nuevo Sitio. 4) Más opciones 9

10 Ver todo el Contenido del Sitio: Aquí encontramos el resumen general de todos los elementos que conforman nuestra CV. Editar en SharePoint Designer: Esta sección es un acceso directo con la heramienta del diseñador de SharePoint 2010, es decir, que si usted cuenta con Microsoft SharePoint Designer 2010 instalado en su computador, con esta opción se abrirá exactamente en esa página que usted desea editar cn dicha herramienta. Permisos del Sitio: Como su nombre lo indica, podemos administrar (agregar, modificar y /o eliminar) los accesos de los integrantes de nuestra CV. 10

11 Configuración del Sitio: Al seleccionar esta opción podemos administrar la información del sitio, es decir, podemos establecer las características especificas de la CV de acuerdo a nuestras necesidades. 3.2 Menú de Herramientas (segunda sección del lado superior) la podemos identificar como se muestra a continuación: Al seleccionar cada una de sus opciones tenemos lo siguiente: Ubicación: Es un acceso rápido o mapa de ubicación semejante a la vista tipo árbol, donde nos muestra la ubicación en la que nos encontramos, de igual forma nos podemos regresar a la ruta que se desee. Es un acceso rápido para la opción de Editar, como anteriormente se menciono se puede personalizar la presentación de nuestra página. Examinar: Esta opción nos muestra como queda nuestra página después de personalizarla, es como una vista previa de lo que visualizaran nuestros usuarios 11

12 Al seleccionar la opción de Página nos despliega el menú anterior, donde encontraremos las características de nuestra página en donde estamos posicionados. Como podemos ver es una de las innovaciones de esta versión, anteriormente no podíamos llevar un control de este tipo en cada una de nuestras páginas del sitio. Esta sección nos muestra el nombre del usuario activo que esta dentro de nuestra CV. Al desplegar el menú de usuario podemos modificar el perfil de ese usuario, iniciar con otro usuario, solicitar el acceso a ciertas páginas para poder participar y trabajar en ellas (esto es cuando tenemos otro permiso que no es de colaborador, podemos solicitar al administrador que nos permita participar y no ser solo espectador) y cerrar sesión. 3.3 Inicio Rápido (lado izquierdo de nuestra pantalla) la podemos identificar como se muestra a continuación: 12

13 Ahora describiremos cada elemento del inicio rápido. Encabezado que nos muestra el resumen de las Bibliotecas de documentos que tenemos dentro de nuestra CV. Páginas contenidas dentro de nuestra comunidad. Documentos en común contenidos en nuestra CV Encabezado que nos muestra el resumen de los diferentes tipos de relaciones de elementos de comunicación y/o de seguimiento de contenidos dentro de la CV Se refiere a la determinación de eventos programados Actividad que se puede asignar con un principio y un fin claramente definidos, realizada por un usuario determinado para conseguir las metas u objetivo Espacio para el intercambio entre los usuarios ofreciendo características útiles para administrar las entradas de determinados temas al estilo grupo de los conocidos foros 13

14 Área de almacenamiento de archivos y carpetas antes de su eliminación definitiva. Los elementos serán borrados del sitio automáticamente a los 30 días de estar guardados Resumen del contenido completo por el que se compone nuestra comunidad 3.4 Área Principal (lado central de nuestra pantalla) la podemos identificar como se muestra a continuación: A B C D A) Bienvenida: Área destinada para dar una bienvenida a los usuarios que visiten el sitio, se puede hacer una breve descripción u objetivo de la Comunidad Virtual. B) Documentos Compartidos: Es un tipo de Biblioteca de documentos, donde los usuarios pueden intercambiar o mostrar archivos a todos los miembros de la comunidad. 14

15 C) Imagen Predeterminada: Es la imagen que nos muestra por default SharePoint 2010, esta puede ser modificada o eliminada, al igual que en esa misma área si lo desea puede agregar texto, logos, vinvulos, listas, etc. D) Inicio (accesos rápidos a Configuración): Este menú es de accesos rápidos para la configuración del sitio, en este caso son cuatro las opciones que da por default SharePoint al inicio de nuestar CV, sin embargo se pueden modificar o eliminar si asi lo deseael administrador de la comunidad. Compartir este sitio: Nos permite controlar los permisos de acceso de los usuarios del sitio, una de las novedades importantes en esta versión es el acceso anónimo a nuestro sitio, es decir, que puede hacerse publica la comunidad para que cualquier usuario que no pertenezca a ella pueda tener acceso a los elementos que determine el administrador. 15

16 Cambiar el tema del sitio: Determina el tema o diseño (combinación de colores) de nuestra comunidad, teniendo la opción de personalizar completamente nuestro sitio tomando como referencia las plantillas que contiene SharePoint 2010, es decir, que no necesariamente se tienen que adoptar los colores, texto y/o formatos predeterminados según el tema, estos se pueden modificar cuantas veces sea necesario, no es tan rigido como la versión anterior. 16

17 Establecer un icono del sitio: Cmo su nombre lo indica, se puede cambiar el icono (banner) del sitio, el titulo (nombre), descripción y la dirección Web de nuestar comunidad, cabe señalar en este último punto, tener precaución, recuerde que si su sitio ya cuenta con un número determinado de usuarios y usted cambia la dirección Web corre el peligro que se pierdan sis miembros de la CV. Personalizar el inicio rápido: Por último, podemos cambiar el orden, contenido y estructura de los vinculos del inicio rápido (menú localizado del lado izquierdo de la pantalla).. 17

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