Tema 1 Introducción. Las tecnologías de la información y las comunicaciones para la documentación.

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1 Tema 1 Introducción. Las tecnologías de la información y las comunicaciones para la documentación. 1.1 Tratamiento y gestión de la información documental Concepto de información La información es uno de los temas centrales de éste curso. Para poder ser un administrador eficaz en cualquier área, es preciso comprender que la información es uno de los recursos más valiosos e importantes de las organizaciones. Sin embargo, es común que este término se confunda con el de datos Diferencia entre datos e información Los datos son realidades concretas en su estado primario, como el nombre de un empleado y la cantidad de horas trabajadas por él en una semana, los números de parte de un inventario o los pedidos de ventas. Para representar esas realidades es posible usar varios tipos de datos, tal como se muestran en la tabla 1.1. Datos Alfanuméricos De imágenes De audio De video Tabla 1.1 Representados por Números, letras y otros caracteres Imágenes gráficas Sonido, ruido o tonos Imágenes en movimiento Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma significativa, se convierten en información. La información es un conjunto de datos organizados de tal modo que adquieren un valor adicional más allá del propio. Por ejemplo, un administrador podría considerar más acorde con su propósito conocer las ventas mensuales totales que la cantidad de venta de cada vendedor individual. Los datos representan hechos reales. Poseen escaso valor más allá del de su propia existencia. Piensa en los datos, por ejemplo, como piezas de madera en cuya condición tienen escaso valor más allá del que inherentemente poseen como objetos específicos. En cambio, si se define algún tipo de relación entre las piezas de madera, éstas adquirirán mayor valor: apiladas de cierta manera, se les puede emplear como gradería (figura 1.1 a). Figura 1.1 a Figura 1.1 b Figura 1.1 c Por su parte, la información es muy similar; pueden establecerse reglas y relaciones para organizar datos a fin de que provean útil y valiosa información. -1- Manuel Tovar,

2 El tipo de información creada depende de las relaciones definidas entre los datos existentes. Por ejemplo, los datos de nuestra gradería podrían acomodarse de manera distinta para formar un corral (figura 1.1 b). La adición de datos nuevos o diferentes significa la posibilidad de redefinir las relaciones y de crear nueva información. Si además de madera dispusiéramos de clavos, por ejemplo, podríamos incrementar en gran medida el valor del producto final; podríamos hacer una escalera (figura 1.1 c). La conversión de datos en información es un proceso o serie de tareas lógicamente relacionadas entre sí y ejecutadas con el fin de producir un resultado definido. El proceso para definir relaciones entre datos requiere de conocimiento. El conocimiento es la apreciación y comprensión de un conjunto de información y de la utilidad que puede extraerse de ella en beneficio de una tarea específica. Parte del conocimiento necesario para hacer una escalera, por ejemplo, se basa en la comprensión del hecho de que los peldaños deben colocarse horizontalmente y los postes en forma vertical. El acto de seleccionar o rechazar datos de acuerdo con lo conveniente que sean para las tareas específicas también se basa en uno de los tipos de conocimiento empleado en el proceso de conversión de datos en información. El conjunto de datos, reglas, procedimientos y relaciones que deben tenerse en cuenta para generar valor u obtener el resultado que se busca constituye la base de conocimientos Características de la información valiosa La información debe poseer ciertas características, descritas en la tabla1.2, para que a los administradores y responsables de decisiones les resulte valiosa; además dichas características también acrecientan el valor de la información para las organizaciones. Característica Exacta Completa Económica Flexible Confiable Pertinente Simple Oportuna Verificable Definiciones La información exacta carece de errores. En algunos casos se genera información inexacta porque se insertan datos inexactos en el proceso de transformación. (Lo que comúnmente se conoce como GIGO; garbage in, garbage out) La información completa contiene todos los datos importantes. Un informe de inversión que no incluyera todos los costos importantes, por ejemplo, no estaría completo. La producción de la información debe ser relativamente económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la información con el costo de producirla. La información flexible es útil para muchos propósitos. Por ejemplo, la información acerca de las existencias en inventario de una parte específica le es útil a un representante de ventas para cerrar una venta, a un gerente de producción para determinar la necesidad de más inventario, y a un ejecutivo de finanzas para determinar el valor total de la inversión. La información confiable dependerá de algunos factores. En muchos casos la confiabilidad de la información depende del método de recolección de datos; en otros, de la fuente de información. Un rumor de fuente anónima sobre la posibilidad de incremento en los precios del petróleo no sería confiable La información pertinente es la realmente importante para el responsable de la toma de decisiones. Información acerca de la posibilidad de un decremento en el precio de la madera no sería pertinente para una compañía fabricante de microprocesadores. La información debe ser simple, no excesivamente compleja. Un exceso de información puede provocar sobrecarga de información, caso éste en el que un responsable de toma de decisiones tiene tanta información que le es imposible identificar la verdaderamente importante. La información oportuna es la que se recibe justo cuando se le necesita. Conocer las condiciones climáticas de la semana anterior no servirá de nada para decidir el atuendo de hoy. La información debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta, quizás mediante la consulta de muchas fuentes al respecto. -2- Manuel Tovar,

3 Accesible Segura La información debe ser de fácil acceso para los usuarios autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y el momento correcto para satisfacer sus necesidades. La información debe ser protegida contra el acceso a ella de usuarios no autorizados. Simple Tabla Concepto de Sistema Un sistema es un conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí para cumplir ciertas metas. Los propios elementos y las relaciones entre ellos determinan el funcionamiento del sistema. Los sistemas poseen entradas, mecanismos de procesamientos, salidas y retroalimentación. Piénsese por ejemplo, en el lavado automático de automóviles. Por supuesto las entradas tangibles de ese proceso son un auto sucio, agua, y los diversos ingredientes de limpieza en uso; tiempo, energía, habilidad y conocimiento también como entrada de ese sistema. Tiempo y energía son necesarios para que el sistema opere; la habilidad sería la capacidad para operar con éxito el rociador de líquido, el cepillo espumante y los dispositivos de secado con aire, y el conocimiento interviene para definir los pasos a seguir en la operación de lavado de autos y del orden en que éstos deben ejecutarse. Los mecanismos de procesamiento consisten en seleccionar primero que nada la opción de limpieza deseada (sólo lavado; lavado y encerado; lavado, encerado y abrillantado, etc.) y hacérsela saber al operador del servicio de lavado. Observa además la existencia de un mecanismo de retroalimentación (la opinión del cliente acerca del grado de limpieza de su automóvil). Los rociadores expulsan agua, jabón líquido o cera dependiendo en qué paso del proceso esté el automóvil y de las opciones seleccionadas. La salida es un auto limpio. Es importante señalar que para obtener buenos resultados es preciso que los elementos o componentes independientes del sistema (rociador de líquido, cepillo espumante, y secador) interactúen entre sí Componentes y conceptos de sistema El límite de un sistema define al sistema y lo distingue de todo lo demás (el entorno). La forma en que están organizados o dispuestos los elementos de un sistema se llama configuración. Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones; pueden ser simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales. En la tabla 1.3 se definen estas características. Posee pocos componentes, y cuya relación o interacción entre ellos es sencilla y directa. Abierto Interactúa con su entorno. Estable Sufre escasos cambios en el tiempo. Adaptable Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno. Permanente Está diseñado para existir durante un período relativamente largo. Tabla 1.3 Complejo Posee muchos elementos estrechamente relacionados e interconectados Cerrado No interactúa con su entorno. Dinámico Sufre rápidos y constantes cambios al paso del tiempo. No adaptable Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno. Temporal Está diseñado para existir en un período relativamente corto. -3- Manuel Tovar,

4 La mayoría de las organizaciones pueden ser descritas con base al esquema de clasificación que aparece en la tabla 1.3. Por ejemplo, una compañía de servicios de limpieza dedicada al aseo de oficinas fuera de horas hábiles representa un sistema simple y estable, porque la necesidad de sus servicios es constante y sumamente regular. En cambio una compañía fabricante de computadoras sería compleja y dinámica, pues opera en un entorno sujeto a cambios. Si una organización no es adaptable, será imposible que sobreviva Desempeño y estándares de sistema El desempeño de un sistema puede medirse de varias maneras. La eficiencia es una medida de lo que se produce dividido entre lo que se consume; puede ir de 0 a 100 por ciento. Por ejemplo, la eficiencia de un motor es la energía producida (en términos de trabajo realizado) dividida entre la energía consumida (en términos de electricidad o combustible). La eficiencia es un término relativo empleado para comparar sistemas. Un motor de gasolina, por ejemplo, es más eficiente que un motor de vapor, pues con un montante equivalente de consumo de energía (gasolina o carbón), el motor de gasolina produce más energía. La eficacia es la medida del grado en que un sistema cumple sus metas. Se puede calcular al dividir las metas alcanzadas en realidad entre el total de metas establecidas. Por ejemplo, el Ministerio de Sanidad puede fijarse como meta el reducir las listas de espera en una media de un 70%. En beneficio del cumplimiento de esta meta, podría contratar a 1200 nuevos cirujanos y asignar turnos de quirófano los fines de semana. Sin embargo, supongamos que la reducción real equivale sólo al 30%, la eficacia del nuevo sistema de medidas adoptadas es del 42%. Lo mismo que la eficiencia, la eficacia es un término relativo que sirve para comparar sistemas. La evaluación del desempeño de un sistema demanda también el empleo de estándares de desempeño. Un estándar de desempeño de sistemas es un objetivo específico del sistema. Por ejemplo, un estándar de desempeño de sistemas en una campaña de mercadeo podría ser la de conseguir que cada representante de ventas venda una cantidad de cierto tipo de producto por un valor de cada año Sistemas de Información Un sistema de información es un tipo especializado de sistema, un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo. (Vease figura 1.2) Retroalimentación Entrada Procesamiento Salida Figura Entrada, procesamiento, salid, retroalimentación Entrada. En un sistema de información, la entrada es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios. Cuando se elaboran cheques de pago, por ejemplo, antes de proceder a su cálculo o impresión debe recolectarse información sobre el número de horas trabajadas por cada empleado. En un sistema universitario de calificaciones, los profesores deben proporcionar las calificaciones de sus alumnos para que sea posible reunirlas en in informe semestral o trimestral destinado a los estudiantes. -4- Manuel Tovar,

5 La entrada puede ser un proceso manual o automatizado. El escáner para leer los códigos de barras e introducir las notas de los alumnos de una universidad sería un ejemplo de un tipo de entrada automatizado. Pero independientemente del método de entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtenerla salida deseada. Procesamiento. En sistemas de información el procesamiento supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el almacenamiento de datos para su uso posterior. El procesamiento puede realizarse de manera manual o con la asistencia de computadoras. En el caso de la aplicación del pago de nómina a la que nos referimos anteriormente, el número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto. El procesamiento requerido puede implicar primero que nada multiplicar el número de horas trabajadas por el índice salarial por hora del empleado, con lo que se obtendría la cifra correspondiente al pago bruto. Si en una semana determinada el empleado trabajó más de 40 horas, también tendrá que considerarse el pago de horas extras. Por último, se resta al pago bruto las deducciones que procedan para obtener la cifra del pago neto. Salida. En sistemas de información, la salida implica producir información útil por lo general en forma de documentos y/o informes. Entre las salidas pueden encontrarse los cheques de pago de los empleados, informes dirigidos a administradores e información que debe suministrarse a bancos, organizaciones gubernamentales y otros grupos. A menudo es común que la salida de un sistema sirva como entrada para el control de otro sistema. La salida puede producirse por diversos medios. En lo referentes a sistemas computerizados, entre los dispositivos de salida más comunes están las impresoras y pantallas. Sin embargo, la salida también puede ser un proceso manual pues a menudo supone informes y documentos manuscritos. Retroalimentación. En sistemas de información, la retroalimentación es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. Volvamos a nuestro ejemplo de pago de nómina. Supongamos que, en cuanto al número de horas trabajadas por un empleado se introdujo en una computadora la cantidad de 400 en vez de 40. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de información disponen de recursos para comprobar que los datos son congruentes con escalas predeterminadas. La escala del número de horas trabajadas podría ir de 0 a100. Es improbable que un empleado trabaje más de 100 horas a la semana. En nuestro ejemplo, el sistema de información determinaría que la cifra de 400 horas rebasa la escala, tras de lo cual proporcionaría retroalimentación al respecto, en forma de mensaje de error, por ejemplo Sistemas de información manuales e automatizados. Un sistema de información puede ser manual o automático. Muchos sistemas de información son inicialmente sistemas manuales que después se convierten en sistemas automatizados. Piénsese, por ejemplo, en la clasificación de la correspondencia en Correos. En alguna época los empleados de Correos examinaban manualmente la correspondencia para colocarlas después manualmente en el cajón que le correspondía de acuerdo con el código postal. Hoy en día, se leen electrónicamente las direcciones, formuladas mediante códigos de barras, y las cajas son destinadas automáticamente a sus respectivos cajones mediante una cinta transportadora. Conviene señalar que la simple automatización de un sistema manual de información no garantiza un mejor desempeño. Si el sistema de información original es defectuoso, -5- Manuel Tovar,

6 bien podría ocurrir que al ser automatizado no se consiguiera más que magnificar el impacto de esos errores Sistemas de información basados en computadores. Un sistema de información basado en computadores (SIBC) está compuesto por hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personas y procedimientos específicamente configurado para recolectar, manipular, almacenar y procesar datos para ser convertidos en información. A los sistemas de información basados en computadoras también se les conoce como infraestructura tecnológica de una organización. Hardware. El hardware son los equipos informáticos que se utilizan para llevar a cabo las actividades de entrada, procesamiento y salida. Entre los dispositivos de entrada están los teclados, los escáner, ratón, etc. Entre los dispositivos de procesamiento se incluyen la Unidad Central de Proceso y la memoria central. Por último entre los abundantes dispositivos de salida destacan los discos, las impresoras y las pantallas. Software. El software está constituido por los programas que dirigen las operaciones de un ordenador. Son dos los tipos básicos de software: software de sistema (el cual controla las operaciones fundamentales del ordenador) y software de aplicaciones (que hace posible la ejecución de tareas específicas como el procesamiento de texto o la tabulación de números). Bases de datos. Una base de datos es un conjunto organizado de datos e información. Se encuentran entre los componentes más importantes y valiosos de los sistemas de información. Comunicaciones, redes e intenet. Las comunicaciones son la transmisión electrónica de señales de comunicación que permiten a las organizaciones conectar entre sí sistemas de computación. Las redes sirven para enlazar los ordenadores y equipos informáticos de un edificio, una ciudad, un país o el mundo entero, con la finalidad de establecer comunicaciones electrónicas. Internet es la red de ordenadores más grande que existe, consiste en realidad de miles de redes interconectadas, las cuales intercambian libremente información. Personas. Las personas son el elemento más importante de la mayoría de los sistemas de información basados en ordenadores. El personal del sistema de información incluye a todos los individuos que administran, operan, programan y mantienen el sistema. Los usuarios son todas aquellas personas los sistemas de información para obtener resultados. Procedimientos. Los procedimientos son las estrategias, políticas, métodos y reglas para el uso de un SIBC. Los procedimientos describen, por ejemplo, en qué momento se debe ejecutar un programa, quién puede tener acceso a información de la base de datos, qué debe hacerse en caso de desastre, etc Sistema de Gestión documental Un sistema de gestión documental es una parte de un sistema de información de una organización desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad. 1 1 Definición tomada del documento Guide for managing electronic records from an archival perspective. ICA, International Council of Archives, ICA, Manuel Tovar,

7 La gestión documental no es algo nuevo. El conjunto de principios y técnicas para la organización de los archivos en papel se ha ido desarrollando desde hace 1000 años de antigüedad. La disciplina de la documentación, además ha debido evolucionar en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la información, desarrollo de nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de información. La introducción de las llamadas nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de herramientas cada vez más sofisticadas para manejar estos volúmenes de información especialmente en materia científica y técnica. Pero al mismo tiempo se ha hecho mucho más compleja la gestión de la documentación producida por las empresas y organizaciones debido a diferentes factores: El aumento del volumen de producción documental, y la multiplicación de soportes y tecnologías para explotarlos, supone manejar unas masa documentales cada vez más grandes y complejas. A pesar de que el 90% de la información de valor para las organizaciones se encuentran en sus documentos, y que estos son una fuente esencial tanto para la mejora de la eficacia, como para el incremento del conocimiento, la gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente. El problema se tiende a acentuar con el transcurso del tiempo y el incremento de los depósitos documentales (tanto en los ordenadores como en papel) pudiendo llegar a generar unos altos costes para la organización. En el mundo del papel, la función de la gestión documental engloba dos grandes campos: la gestión de documentos activos, denominados record management y los tradicionales archivos, encargados de la organización y preservación de los documentos pasivos. Los tradicionales record o archivos de papel se han seguido manteniendo en paralelo a la introducción de los sistemas informáticos hasta la actualidad más reciente, siendo verdaderamente escasas las organizaciones que han conseguido una verdadera papaerless office. Sin embargo, el documento electrónico es una realidad que crece vertiginosamente desde el momento que se produce la arrasadora victoria de los PC y la utilización masiva de las herramientas ofimáticas. La tangibilidad que proporcionaba el papel como soporte documental ha cambiado drásticamente con los documentos electrónicos, sin que los responsables de la documentación hayan sabido en muchos casos capaces de adaptarse al rápido cambio de entorno. Esta coexistencia de la documentación en papel con datos y documentos electrónicos se produce en la mayoría de las organizaciones sin que existan unas políticas claras sobre el tratamiento que se le deben dar a los distintos soportes. Esto crea un problema tanto en el acceso (obliga a buscar a través de diferentes sistemas y soportes) como en el mantenimiento a medio y a largo plazo de los documentos que deben testimoniar la actividad de la organización. En muchas organizaciones no están claramente delimitados los puntos de ruptura en el tiempo entre la información tradicional en papel y sus secuencias subsiguientes, soportadas en las distintas aplicaciones informáticas que han ido cambiando con el tiempo. Ello de nuevo crea un caos en los procesos de recuperación de los documentos debido a que en las migraciones se producen con mucha frecuencia cambios o pérdidas de contenidos, cambios de estructura y contexto, e incluso cambios de soporte que hacen ilegible aquella información soportadas en aplicaciones ya abandonadas. Los cambios organizativos producidos dentro de las organizaciones, rara vez han ido acompañados de su correspondiente reflejo en la estructura del sistema documental (cuando ésta existía como algo explícitamente definido). En la mayoría de los casos, el impacto de estos cambios en la generación, transmisión, archivo, preservación y organización de los documentos en sus distintos soportes ni se ha tenido en cuenta. Este es uno de los motivos que han conducido a lo que podemos llamar taifalismo documental, en el que cada individuo toma decisiones a su propio criterio, que -7- Manuel Tovar,

8 afectan sólo a lo que el produce. Esta situación se convierte en un arma peligrosa contra la filosofía de la compartición de recursos, la generación de valor añadido sobre los ya existentes, y la posible reutilización de los mismos. Dónde estará el documento? En el servidor? En el ordenador antiguo? En algún PC de la red? En el cajón de la mesa del trabajo? En el archivo en papel? En las cintas antiguas? Se borró?? Figura 1.3. La transición sin control entre los sistemas documentales en papel y las migraciones a través de las aplicaciones informáticas, pueden llegar a hacer ilocalizables los documentos. Dentro de estos cambios, el rediseño y la reingeniería de procesos han concentrado grandes esfuerzos en la supresión de documentos en papel. Esto ha afectado en mayor o menor medida a lo que podríamos llamar documentos operativos. Al desaparecer, los contenidos de estos antiguos documentos, han pasado a formar parte de las bases de datos transaccionales de las organizaciones. Estas bases de datos se convierten en sí mismas en nuevos documentos. Sin embargo, el cambio de procedimiento no ha ido acompañado de una reformulación de las políticas sobre lo que es necesario preservar por su valor jurídico e informativo y aquello que puede ser susceptible de destrucción. Por último, paralelamente a la proliferación real de los documentos elelctrónicos se comienza a generar una visión tecnicista de la gestión documental. La tendencia a considerar la gestión documental como un conjunto de herramientas informáticas aplicadas al almacenamiento y recuperación de documentos hace que desaparezcan los elementos funcionales y conceptuales que permiten llevar a cabo una verdadera gestión Conceptos fundamentales para abordar la gestión documental Es necesario situar la gestión de los documentos en los parámetros correctos para poder entender en qué medida las tecnologías de la información pueden proveernos de herramientas efectivas para gestionar los documentos, y hasta qué puntos nos encontramos con soluciones que aún resultan insuficientes. Para ello hay que tener muy claros unos conceptos básicos: -8- Manuel Tovar,

9 La concepción del documento: La materia de la gestión documental son los documentos. Podemos definir éstos como información restringida en un soporte, producida por una organización o individuo como producto de la iniciación, desarrollo y conclusión de una actividad. Esta definición implica: a) que el concepto de documento es independiente del medio y del soporte en que se genera voz, imagen, datos, textos hechos a mano o con medios ofimáticos, capturados por escáner, bajados de internet, etc.). El secreto del éxito de un proyecto de gestión documental, consiste en gran medida en definir lo que es un documento y lo que no lo es, y si este es simple o compuesto. Sin embargo esta es una tarea no siempre fácil que requiere la experiencia en técnicas de gestión de la documentación. b) que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí deriva una de las funciones más importantes de un sistema de gestión documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la organización, ya sea por su valor jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo. El sistema de gestión documental: La gestión documental se debe articular como un sistema con una triple vertiente: a) un diseño y estructura conceptual que debe de dotar de un armazón lógico y racional a la documentación de la organización. Esta estructura debe ser convenientemente planificada, y flexible a los cambios organizativos. b) una base procedimental en el que se debe establecer las responsabilidades y actividades por parte de todos los implicados en la producción, uso y administración de los documentos. c) unas herramientas tecnológicas que deben ser aprovechadas para obtener el mejor rendimiento de la información documental. Los objetivos de un sistema de gestión documental: la gestión de los documentos dentro de una organización tiene que responder a unos objetivos y necesidades claras, que además deben ser acordes con los objetivos estratégicos de la organización en materia de información y conocimiento. Las finalidades genéricas de un SGD son: a) asegurar y facilitar el ACCESO a los documentos. Ello no significa sólo recuperar los documentos como objetos individuales, sino también encontrar los que son verídicos y fiables entre las múltiples copias y versiones, los que tienen relación entre ellos y nos permiten hacer una revisión de un tema o asunto, los que se han generado dentro de un contexto específico de un proceso, una actividad o grupo de trabajo, etc. b) garantizar el mantenimiento de los criterios de ORGANIZACIÓN de los mismos. c) salvaguardar y PRESERVAR la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la organización y establecer una política racional de CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN de documentos en función de las necesidades informativas de la organización. La función gestión documental: como conjunto de actividades relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión documental. Dichas actividades deben ser adecuadamente planificadas, diseñadas y documentadas, sin olvidar que parten esencialmente de una concepción intelectual del sistema. Así pues la gestión documental se debe ver como una función orientada a la consecución de unos objetivos, referidos a una materia prima que son los documentos. -9- Manuel Tovar,

10 1.2 Herramientas para la elaboración de documentos. La paulatina incorporación de las tecnologías de la información por parte de todo tipo de empresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de producción y de gestión ha hecho que se modifiquen sustancialmente los modos y maneras de trabajo dentro de las mismas. Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de información y documentación y para los profesionales de los mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se está generando en dichos sistemas. Si consideramos que la información, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un elemento de competitividad para las mismas, las diversas formas por las que se producen los documentos electrónicos, la variedad de tipologías de los mismos, y la adecuación de las actuales herramientas informáticas para la gestión integral de la documentación circulante, serán factores esenciales que se han de analizar detenidamente por parte de los servicios de información y documentación de toda institución que produzca y maneje este tipo de documentos a la hora del diseño y conceptualización de un sistema gestión electrónica de la información. La proliferación de los documentos electrónicos ha permitido que esta conceptualización cobre una especial importancia en nuestros días. La gestión electrónica de documentos (GED) ha ido evolucionando rápidamente desde los años 80. En esas primeras etapas la GED se definía básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Esta conceptualización surge a raíz de la irrupción de las tecnologías ópticas para la captura de la información. Los documentos en papel eran digitalizados a través de escáneres produciéndose una imagen electrónica de dicho documento, a la cual se le asociaban una serie de índices para la búsqueda y recuperación. En estas primeras etapas cobraría también una especial importancia las tecnologías surgidas para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pues permitía que los contenidos de los documentos impresos de carácter textual fueran convertidos rápidamente a formatos electrónicos interpretables por el ordenador. De este modo los sistemas clásicos de gestión documental fueron incorporando estas tecnologías dentro de las funcionalidades que ofrecían al mercado. Pero en la actualidad la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. En este entorno conceptual han venido apareciendo en el mercado, en especial en esta última década, distintos productos informáticos orientados específicamente al control y la gestión integral de este tipo especial de documentación conocidos por sistemas o herramientas GED (Gestión Electrónica de Documentos) o por el término anglosajón de EDMS (Electronic Document Management Systems). Aunque se trata de una tecnología relativamente reciente, más aún en nuestro país donde el grado de implantación de estos productos es aún escaso2, ha revolucionado el concepto de gestión documental dentro de las organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestión documental con el nombre de Sistema de Gestión Corporativa de la Información Manuel Tovar,

11 1.2.1 Componentes de un Sistema de Gestión Documental Esta variedad e integración de tecnologías de las herramientas GED abarca principalmente los siguientes campos: Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir entre digitalización gráfica y digitalización del texto, según sea el propósito final de dicha digitalización del documento. Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la digitalización del texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition). El OCR es citado con frecuencia como la alternativa más rápida, económica y segura para la entrada automática del contenido de los documentos impresos en papel a soportes electrónicos. Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de almacenamiento óptico más conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) y los WARM (Write Always Read Many), pues permiten grabar datos para su posterior recuperación. En la actualidad se está investigando en una serie de nuevos soportes que prometen incrementar drásticamente la capacidad de almacenamiento de la información electrónica. Se trata de la holografía, los nano-cds y el papel electrónico. Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos clásicos de la gestión documental pero aplicados a los documentos electrónicos por lo que aquí serán factores claves, la recuperación de información mediante la gestión de índices de los atributos de cada documento y sobre el contenido de los mismos y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organización. Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han ido evolucionando hacia conceptos más amplios de generación y control de la información. De este modo es posible obtener un aprovechamiento máximo del capital intelectual y del conocimiento que se genera en la organización. Básicamente se puede definir al groupware como el software que permite trabajar de forma cooperativa a un equipo u organización a través del correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente relacionado con el software de trabajo en grupo permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio. En estos procesos se suele generar abundante información y es ahí donde entra en juego el servicio de información y documentación para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestión del conocimiento que se está generando de forma continua Manuel Tovar,

12 1.2.2 Herramientas GED. Actualmente existen en el mercado una gran variedad de aplicaciones que satisfacen, en diferentes grados, las necesidades de gestión documental en el ámbito corporativo. Hasta hace pocos años, la gestión documental en los servicios de información, se basaba en aplicaciones verticales para la gestión de documentos estructurados en bases de datos relacionales y/o documentales, sin ninguna o poca interacción con otras infraestructuras tecnológicas corporativas. El término gestión electrónica documental, abarca hoy en día una serie de productos que cumplen con las funcionalidades de generación, captura, gestión, recuperación y distribución de cualquier tipo de documentación con independencia de su estructura y basándose en su contenido como componente inteligente dentro de los procesos productivos de cualquier organización. Las principales características que ofrecen estos productos son: Captura, indización y entrada automática en el sistema tanto de documentos papel mediante la digitalización a través del escáner, como de cualquier tipo de documento electrónico creado por aplicaciones de oficina (Word, Excel, etc.), documentos técnicos (CAD); imágenes, vídeos, audio, documentos html, etc., así como almacenamiento de ficheros spool mediante módulos COLD (Computer Output to Laser Disk). La entrada de nuevos documentos dentro del sistema, puede realizarse de manera sencilla desde una multitud de aplicaciones cliente. Gestión Integrada del documento: registro y control de las distintas versiones de un mismo documento a lo largo de todos los procesos productivos en los que está implicado asegurando una calidad en la información, permitiendo el manejo de múltiples versiones de forma íntegra y controlada (chek-in chek-out). Este control hace que los distintos usuarios implicados en una misma tarea puedan manejar, de forma transparente, la última versión de un documento asignando controles de seguridad apropiados de acceso, consulta y modificación. El sistema hace un seguimiento de todas las versiones de un mismo documento manteniendo un registro histórico de actividades desde su creación. El usuario apropiado accede a la versión correcta. Automatización del ciclo de vida documental, desde su captura/creación, revisión, etc., hasta su archivado final, mediante la gestión de los procesos y tareas de negocio en los cuales está implicado con tecnología de workflow y groupware. Esta característica permite la agrupación lógica de documentos afines por diferentes características en un único documento compuesto electrónico (expedientes o dossieres de información) para diferentes fines: distribución por correo electrónico, publicación en portales corporativos, servicios de alerta, DSI, etc., conservando cada ítem sus características de integridad y ciclo de vida dentro del sistema. Automatización de las diferentes etapas de archivo según parámetros previamente definidos en soportes off-line manteniendo una referencia para su recuperación: ubicación física del documento, tiempos de actualización para diferentes tipos de documentación (expurgo), etc. Acceso y búsqueda concurrente por elementos descriptivos del documento creados en su captura o por el contenido del mismo en servidores geográficamente remotos. Visión y edición mediante el viewer del sistema, navegadores o invocando a la aplicación nativa del documento. Múltiples formatos para la difusión de un documento o conjunto de documentos: pdf, html, xml, etc., para ambientes de trabajo y usuarios heterogéneos. Integración del sistema con el resto de aplicaciones de productividad dentro de la organización: herramientas de escritorio (MSOffice), bases de datos, trabajo en grupo -12- Manuel Tovar,

13 (Notes/Domino, MSExchange), aplicaciones ERP, etc. Ello mediante estándares como ODMA (Open Document Management API) o otras herramientas API y de conectividad. Adaptabilidad para múltiples arquitecturas de red y plataformas: cliente/servidor, Intranet, etc., ofreciendo funciones de escalabilidad y adecuación a las características geográficas y de crecimiento de la organización. Algunos de los productos comerciales más representativos son: OFFICE: Hablar de integración ofimática hoy es hablar del conjunto de aplicaciones Microsoft. Incluye aplicaciones de proceso de texto, hoja de cálculo, presentaciones, base de datos, agenda. A partir de su versión, Office 97, integra estas funciones en torno a un módulo llamado Outlook, un gestor de información personal. Permite incluir en los documentos objetos de otra aplicación, por ejemplo una hoja de cálculo dentro de un texto word. Al mismo tiempo pretende integrar los documentos web y el acceso a internet dentro de este conjunto de aplicaciones, de modo que las comunicaciones remotas se hacen realmente ofimáticas. También potencia la compartición de documentos, pero sobre todo incorpora técnicas llamadas Intellisense, para agilizar el trabajo rutinario (Corrección ortográfica, ayuda interactiva, manejo del ratón, etc.) Es una aplicación muy avanzada, que tiende hacia el documento único, hacia la aplicación multifuncional, pero que aún no es una base de datos documental. Priman las funciones de elaboración sobre las de documentación. KEYFILE: Se trata de un interesante programa de gestión integral de documentación. Junto a un módulo potente de digitalización, permite gestionar el archivo de los documentos ofimáticos de un modo totalmente lógico, independiente del almacenamiento real en forma de archivos, directorios y unidades. No se trata de una aplicación más, sino que pretende actuar como sistema operativo documental, actuando de interfaz entre el usuario y las aplicaciones creadoras de documentos. Incorpora prestaciones de correo, control de versiones de los documentos, integración con bases de datos corporativas, gestión de flujos de trabajo, y lo más destacable es que se basa en una metáfora de escritorio, archivadores, carpetas, subcarpetas y documentos, de muy fácil comprensión, que acerca el almacenamiento ordenado de los documentos al usuario ofimático. Como desventaja se puede decir que la facilidad de uso limita la potencia de diseño de aplicaciones documentales, primando la navegación frente a la consulta estructurada. Lotus NOTES: Es algo más que un mero gestor documental. Permite gestionar documentos, de una manera muy estructurada. Notes es un entorno de desarrollo de aplicaciones documentales, por lo que puede resolver problemas más estructurados, tales como la de relacionar de modo más eficiente las bases de datos corporativas, con los depósitos de documentos. Además integra el almacenamiento documental ofimático con la gestión de servicios de información a través de Internet, y a las comunicaciones avanzadas (Correo electrónico, foros). Notes añade al paradigma clásico de los sistemas documentales los siguientes elementos (Codina, 1996): 1. Integración plena en la arquitectura ofimática de la organización. 2. Integración con sistemas de creación y distribución de información digital, tales como correo electrónico e Internet. 3. Automatización de flujos de trabajo y desarrollo de aplicaciones que están centradas en la captación, almacenamiento y distribución de documentos. 4. Aceptación de lo digital como la forma natural de los documentos de la organización. 5. Invención del concepto de replicación. Documentum Enterprise Document Management System 98 < Potente sistema que automatiza y controla el ciclo vital de grandes cantidades de documentos dentro de las organizaciones, a través -13- Manuel Tovar,

14 de diferentes plataformas. Documentum 4i gestiona y procesa el contenido de portales corporativos en ambientes web. FileNET Panagon IDM Document Services < Aporta una serie de programas y herramientas para la gestión de la documentación en las organizaciones de manera distribuida a través de procesos de workflow tanto en arquitecturas de cliente/servidor como en ambientes web. DOCS Open EDMS. < en arquitectura cliente/servidor captura, almacena y gestiona la información de múltiples formatos de documentos. Su extensión DOCS Binder provee una herramienta para la creación, gestión y distribución de conjuntos de documentos en formato XML. Lotus Domino.DOC. < es una extensión de Notes/Domino para la gestión distribuida de documentos aportando potentes funciones de mensajería y trabajo en grupo. Asegura la integridad de la documentación desde su creación, hasta su archivado final en diferentes dispositivos, todo ello aprovechando la potencialidad del trabajo en grupo de Notes/Domino. Existen otras soluciones comerciales con diferentes características en cuanto a sus posibilidades y estructuras, como son Docuware < Novasoft < ó Cindoc de Chemdata < 1.3 Publicación electrónica de la documentación administrativa Concepto y causas de la publicación. La difusión de la documentación es la tarea más importante de cualquier centro de documentación en una organización. La función de informar es la causa de la generación de documentación. Cualquier centro de documentación difunde su información fundamentalmente de dos formas: a) previa demanda de los usuarios o la carta, en forma de búsquedas bibliográficas o información permanente de un tema concreto. b) de manera espontánea, partiendo del punto de que la información es útil a la generalidad de los usuarios potenciales o actuales. La publicación o difusión es el remedio que da salida a la documentación tratada, respondiendo a las preocupaciones informativas del usuario. Se puede considerar la publicación como la última fase del proceso documental, donde se hace realidad el derecho a la información de la documentación Formas de publicación.. Desde un punto de vista formal, un centro de documentación cierra el ciclo de su actividad por medio de la emisión de instrumentos tradicionales (informes sobre tareas determinadas, dossier, documentos, repertorios bibliográficos, listado de documentos recibidos...). En general podemos encontrar las siguientes formas de publicación: Difusión general. Distribución global de la información por medio de revistas, boletines de sumarios, etc. Difusión bibliográfica. De referencia bibliográfica por medio de resúmenes o boletines bibliográficos. Publicación selectiva de la información o distribución parcial. Sobre temas que interesan a cada grupo de usuarios. Publicación retrospectiva de la información. Distribución de referencias bibliográficas o analíticas aparecidas con anterioridad a la fecha de petición del usuario Manuel Tovar,

15 Sea cual sea la forma de publicación, la utilización de las tecnologías de la información, la utilización infraestructuras de información basadas en herramientas Web y herramientas GED ofrece grandes oportunidades para la implantación de una gestión documental eficiente y una publicación rápida y efectiva de la documentación generada Publicación electrónica de documentos. Los avances más significativos que se producen con la introducción de las infraestructuras de información basadas en herramientas Web radican el la recuperación y transmisión de los documentos. Estos afectan a varios aspectos: La integración del acceso a la información y documentación: la utilización de un cliente universal y de unas herramientas estándar para el acceso a los documentos permite una integración conceptual de cara al usuario, que soluciona los problemas de la búsqueda de documentos generados o soportados por distintas aplicaciones. Otra cuestión será integrar los distintos componentes del sistema de gestión documental (herramientas ofimáticas, bases de datos relacionales, bases de datos documentales, puestos de captura de documentos, bases de datos de imágenes, etc.). En organizaciones que superan una masa crítica de documentos, la gestión de los mismos deberá realizarse utilizando tecnologías específicas GED de tipo cliente/servidor, combinadas con tecnologías Internet y sobre puestos clientes que utilizan navegadores estándar. Es en esta línea en la que evolucionan muchas de las aplicaciones de gestión documental y workflow aparecidos en los últimos años (Lotus Notes, Key File, Documentum, etc.). La creación de instrumentos de acceso a la información: el desarrollo de potentes herramientas de búsqueda con tecnología Inter./intranet permite y facilita el acceso a las grandes masas de producción documental tanto estructurada como desestructurada. Pero al mismo tiempo cuando el volumen de documentos crece, la recuperación de los mismos mediante índices generados full-tex, búsquedas con incorporación de elementos de relevancia, semejanzas fonéticas etc., se producen unas respuestas muy ruidosas que producen el negativo efecto de crear una carga de sobrealimentación al usuario final. Por otro lado las herramientas de búsqueda están muy orientadas al documento como objeto/dato individual con contenido explícito, siendo muy difícil trabajar con aquellos documentos compuestos que implican la secuencialidad que permite revisar el estado de un tema o un asunto aunque éste esté compuesto de distintas unidades (documentos) cuyo contenido no figura explícitamente en el mismo. (Como ejemplo podemos tener un expediente sobre un convenio de colaboración firmado entre nuestra organización y una institución en el que pueden haber cartas con terceras partes, ofertas, currículum de participantes, que en ningún caso haga referencia explícita al término de búsqueda principal que es el convenio o a otros documentos colaterales). Para lograr que la publicación y recuperación sea pertinente y efectiva para la organización, será necesario determinar lógicamente los elementos de acceso en función de las necesidades de búsqueda y utilización de los documentos por parte de los usuarios teniendo en cuenta sus contextos de creación y su composición a efectos de tipología documental. Esto significará crear unas categorizaciones de la documentación sobre la base de la procedencia funcional, la relación con los procesos de trabajo y la actividad que reflejan. Estas categorías deberán formar parte del etiquetado electrónico de los documentos Manuel Tovar,

16 1.4 Sistemas de Información para la toma de decisiones. Toda la organización requiere decisiones eficaces para alcanzar sus objetivos y metas. En la mayor parte de los casos, la planeación estratégica y los objetivos generales de la organización establecen el escenario para los procesos de valor agregado y las decisiones necesarias para su funcionamiento. Con frecuencia los sistemas de información ayudan a la planeación estratégica y la solución de problemas Una visión general de un Sistema de apoyo a las decisiones. Un DSS es un grupo organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos con el propósito de respaldar la toma de decisiones sobre un problema específico. El enfoque de un DSS se encuentra en la efectividad de la toma de la decisión al enfrentarse a problemas de negocios estructurados o semi-estructurados. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ofrecen la posibilidad de producir más utilidades, tener costos más bajos y mejores productos y servicios. Por ejemplo, las organizaciones de la atención a la salud utilizan DSS para aclarar y reducir costos, el DSS se deba diseñar, desarrollar y utilizar para ayudar a la organización a lograr sus metas y objetivos. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, aunque se inclinan en cierta forma hacia los altos niveles de la administración, se utilizan en todos los niveles. Esto es cierto porque, hasta cierto grado, los gerentes de todos los niveles se enfrentan con problemas algo menos estructurados, no rutinarios. La cantidad y magnitud de estas decisiones aumenta conforme el gerente asciende en la organización. Muchas organizaciones se enfrentan a la burocracia de reglas, procedimientos, y decisiones complejas. El DSS se utiliza para proporcionar más estructura a estos problemas y ayudar al proceso de la toma de decisiones. Además, debido a la inherente flexibilidad de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, los gerentes de todos los niveles están en posibilidad de utilizar el DSS para auxiliarse en algunas decisiones relativamente rutinarias, programables, en lugar de sistemas de información más formales. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones a menudo también se vinculan con la toma de decisiones administrativas en cuanto a los procesos de negocios de valor agregado. La gama de problemas a los que puede apoyarse es amplia. Por ejemplo, se puede utilizar un DSS para seleccionar un plan de seguro médico para un empleado. Otro DSS puede emplearse para predecir en que forma un aumento en el precio de papel puede afectar a la utilidades generales de un periódico; la información producida por el sistema de apoyo para la toma de decisiones puede hacer que el editor y el gerente de mercadotecnia del periódico aumenten el espacio de publicidad, en lugar de aumentar el precio al cliente. Estos ejemplos sencillos demuestran tan sólo algunos aspectos del método de un DSS. En general, un sistema de apoyo para la toma de decisiones debe auxiliar a los responsables de tomar las decisiones a todos los niveles, con todos los aspectos de la forma de decisiones, entre ellos los referentes a los procesos de negocio de valor agregado Manuel Tovar,

17 1.5 Ámbitos de la publicación electrónica: Internet, intranet y extranet. Una Intranet, una Internet y una extranet son infraestructuras de comunicación basadas en herramientas Web. Lo que distingue una Intranet de una Internet es que está dirigida a clientes internos, mientras que una Internet está dirigida a clientes externos. La modalidad intermedia cliente interno/proveedor/cliente externo se denomina Extranet. Un sistema de gestión documental, como ya hemos comentado, es una parte del sistema de información de la organización desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, y que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos. La relación entre los conceptos de Intranet, Internet, Extranet y el de sistema de gestión documental es evidente desde el momento en que las herramientas Web se están convirtiendo en el medio de creación, publicación y acceso a los documentos de las organizaciones con visión de futuro. Las tecnologías Web hacen extremadamente fácil la publicación, búsqueda y visualización de la información, pero lo que no es fácil es encontrar la información relevante que se crea en entornos organizativos. La tecnología Web aporta muchos elementos que permiten gestionar los documentos más eficientemente, pero no puede proporcionar la estructura organizativa y conceptual necesaria para soportar el sistema de gestión documental. Puede una organización realizar una actividad efectiva y orientada a la consecución de objetivos, sin que nadie se ocupe de establecer los mismos?. Pues difícilmente podrá una organización gestionar bien sus documentos si previamente nadie se ha ocupado de establecer unos criterios de organización. Las tecnologías Web aportan una serie de ventajas para el diseño de un sistema de gestión documental en soporte electrónico derivadas del uso de los estándares HTML/SGML/XML en la producción y publicación de documentos: Su independencia de las cautividades de los productos comerciales. Al ser un estándar ISO universalmente aceptado, es mucho más fácil garantizar la perdurabilidad de los documentos generados en estos lenguajes y su archivado a largo plazo. La unicidad de formato simplifica en gran medida muchos de los problemas de gestión de la documentación relativos a la tipología del documento electrónico. Los documentos HTML/SGML/XML contienen intrínsecamente toda su información contextual y estructural por lo que es más fácil el mantenimiento y la sistematización de los mismos. La utilización de los estándares Web permiten la gestión y recuperación de los documentos de composición múltiple, la creación de cadenas que permitan seguir la secuencialidad de los documentos, y la adscripción de un mismo documento o sus componentes a múltiples usos/contextos Manuel Tovar,