Usuario 14/02/2006. Versión 1.4. Dirección de Procesos y Tecnología

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1 SISTEMA CUENTA CORRIENTE MANUAL DE Usuario 14/02/2006 Versión 1.4 Dirección de Procesos y Tecnología Preparado por Dirección Tecnológica Página 1 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

2 INDICE SISTEMA INTEGRADO CUENTA CORRIENTE... 4 I. INGRESO AL SISTEMA... 4 II. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA... 6 III. CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN DE FECHAS DE VENCIMIENTOS CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS CONFIGURACIÓN DEL MONTO DE CATEGORIA TRASLADO DE ALUMNOS IV. EMISIÓN GENERAR ARMADAS Y PENSIONES PAGOS DE ALUMNOS PAGOS POR GRUPO Preparado por Dirección Tecnológica Página 2 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

3 Control de la Distribución Ver Autor Aprobado Por Fecha de Revisión Fecha de Distribución 1.0 Manuel Anchante José Garcia 26/09/ /09/ Manuel Anchante José Garcia 13/02/ /02/ John Ubillus José Ayesta C. 17/01/ /01/ John Ubillus José Ayesta C. 24/08/ /08/ Manuel Anchante José Ayesta C. 13/02/ /02/2006 Preparado por Dirección Tecnológica Página 3 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

4 SISTEMA INTEGRADO CUENTA CORRIENTE I. INGRESO AL SISTEMA El sistema de Cobranza está integrado al sistema académico que consta de varios subsistemas como por ejemplo: Programación de productos, ventas, académico, asistencia, etc. Continuando con nuestra introducción en primer lugar deberemos de dar doble clic sobre el acceso directo creado sobre nuestro escritorio llamado Ingreso.exe, luego de haber efectuado dicha acción se visualizará una ventana de ingreso (ver Figura 1.1) en donde tendremos que ingresar nuestro usuario y contraseña (ver Figura 1.2), según los datos proporcionados por el área de tecnología y procesos del corporativo. (Figura 1.1) Al finalizar el ingreso de los datos de validación para el ingreso al sistema, tendrá que dar un clic sobre el botón con la forma de una llave (ver Figura 1.2). (Figura 1.2) Luego de ello si el usuario y contraseña ingresados son los correctos, automáticamente se visualizará la siguiente información (ver Figura 1.3). (Figura 1.3) Preparado por Dirección Tecnológica Página 4 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

5 Luego de ello seleccionaremos la institución con la que deseamos trabajar, en este manual de usuario trabajaremos con la Universidad Cientifica del Sur, para ello simplemente daremos clic sobre una de ellas (ver Figura 1.4) (Figura 1.4) Al realizar de manera satisfactoria el paso anterior, procederemos a seleccionar el subsistema Cuenta Corriente para ello daremos clic sobre el botón con el mismo nombre, recuerde que según el perfil del usuario tendrá tantas opciones y subsistemas activados, por ejemplo para el personal de cobranza no tendrá activado la opción de Personal, ni la de Finanzas y así sucesivamente. Sistema de Cuenta Corriente Preparado por Dirección Tecnológica Página 5 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

6 II. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA En éste capítulo describiremos la pantalla principal del sistema de cobranza de la institución (ver Figura 2.1), las opciones se encontrarán activas siempre y cuando el perfil del usuario tenga acceso a dichas opciones. Menú Principal Cabecera Barra Estándar Barra de Estado (Figura 2.1) III. CONFIGURACIÓN En este capítulo empezaremos con la primera opción principal del menú del Sistema de Cuenta Corriente, y como se mostrará a continuación (ver Figura 3.1) existen nueve opciones que describiremos a continuación: Conf. Fechas vencimientos, Migración, Configuración Aviso de Vencim., Configuración de Documentos, Conf. Monto Categoría, Administración de Ventas. Preparado por Dirección Tecnológica Página 6 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

7 (Figura Nro. 3.1) 3.1. CONFIGURACIÓN DE FECHAS DE VENCIMIENTOS Para poder acceder a la opción de Conf. Fechas vencimientos se deberá dar clic sobre la opción del menú principal Configuración y luego de las opciones del menú visualizadas se dará clic sobre la opción Conf. Fechas Vencimientos. Luego de ello se visualizará la siguiente ventana (ver Figura 3.1.1) en donde definiremos los siguientes puntos: (Figura 3.1.1) Primero deberá de definir el tipo del alumno, luego el mes de ingreso cuando halla realizado estos pasos procederá a ingresar el semestre, puede ser 1er Semestre, 2do. Semestre o Verano, y luego le indicará el mes de vencimiento, automáticamente se calcularán el número total de armadas, y en el caso que ya se encuentren definidas estas armadas se visualizaran al lado derecho en la grilla que dice Armadas y Fechas de Vencimiento por Semestre, en el caso que no sea así simplemente escribirá en cada una de las celdas Preparado por Dirección Tecnológica Página 7 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

8 visualizadas; para ello deberá de utilizar los botones de mantenimiento que son los siguientes: Guardar.- Utilizado para guardar cualquier modificación realizada a las fechas de vencimiento. Modificar.- Utilizado con el fin de realizar alguna modificación de un registro ya almacenado. Eliminar.- Utilizado para eliminar las armadas y fechas de vencimiento ya generadas. Cancelar.- Utilizado para cancelar las modificaciones realizadas en el proceso CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS En este punto del menú principal Configuración, ingresaremos a la opción que dice Configuración de Documentos, en donde se visualizará la siguiente ventana (ver Figura 3.2.1) en donde definiremos cada opción: (Figura 3.2.1) Nuevo.- Se utilizará para generar una nueva serie de correlativos, este cambio hace efecto según la opción de TIPO DOCUMENTO que se llegue a seleccionar en este caso existen cuatro: Boleta, Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito. Adiciona.- Esta opción se utilizará cuando se adicione más correlativos a la misma serie. Modifica.- Esta opción se utilizará en el caso que al generar los correlativos ocurrió un ingreso erróneo y se necesite modificar la información de dichos correlativos. Guardar.- Se utilizará cada vez que se desee guardar los cambios ejecutados en el presente módulo. Cancela.- Se utiliza cuando se desee cancelar todo modificación que se haya realizado antes de guardar los cambios. Elimina.- Elimina el registro del correlativo activo, en el sistema, este proceso solo puede ser ejecutado por el usuario que cuente en su perfil la autorización de éste proceso. Anula.- Anula un rango de correlativos, comúnmente utilizado para aquellos documentos que presentan fecha de vencimiento. Salir.- Utilizado para abandonar la ventana activa. Preparado por Dirección Tecnológica Página 8 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

9 3.3. CONFIGURACIÓN DEL MONTO DE CATEGORIA Este módulo se utilizará cada vez que se necesite configurar la categoría del alumno, esta opción es personalizada, es decir será utilizado para definir por cada alumno, a continuación se definirá las opciones fundamentales que se muestran en el presente mantenimiento de configuración categorías y son los siguientes: (Figura 3.3.1) Nuevo.- Opción del mantenimiento que se utilizará para generar una nueva configuración de categoría para un determinado alumno, para ello deberá de buscar el alumno ingresando el Apellido del Alumno y presionar ENTER. Modificar.- Utilizado para modificar los valores ya guardados de un determinado alumno que ya tiene definido el monto del periodo, su moneda y si tiene algún porcentaje de beca, sus observaciones. Guardar.- Utilizaremos esta opción cada vez que deseamos guardar los cambios realizados en el módulo que se visualiza en la parte superior (Figura 3.3.1). Elimina.- Esta opción solo podrá ser ejecutada por aquel usuario que tenga permisos para poder utilizar dicha opción, que se encargará de realizar la eliminación de la configuración de la categoría del alumno. Cancel.- Opción utilizada para cancelar las modificaciones realizadas, antes de guardar cualquier documento. Reporte.- Utilizado para generar un reporte de los datos ya generados. Ing. Beca.- Esta opción se utilizará para poder activar el Ingreso del Porcentaje de Beca, de no activar ello no se procederá al ingreso de la beca. Preparado por Dirección Tecnológica Página 9 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

10 Guardar.- Salir.- Esta opción es parecida a la anterior pues realiza la misma acción de guardar pero la diferencia se basa en que esto afectará solo al Ingreso de la Beca, más no a todo el registro. Opción del mantenimiento de la presente ventana que se utilizará para cerrar y salir de la misma TRASLADO DE ALUMNOS El presente módulo que veremos (ver Figura 3.4.1) se utilizará cada vez que deseamos trasladar a un Alumno en los dos casos establecidos: Interno o Externo, para ambos casos el traslado de la carrera se realizará de manera directa. (Figura 3.4.1) Para realizar el traslado deberá de definir el tipo de alumno: Interno o Externo, según sea el caso luego deberá de realizar la búsqueda de los datos del alumno para ello escribirá el apellido en la opción Seleccionar Alumno y luego dará clic sobre el botón buscar, y los datos aparecerán en la grilla. Luego tendrá que definir si el alumno es Regular o Convalidado, y luego Seleccionar el Programa al que desea migrar, y como último paso clic en la opción Migrar. En el caso de ser un alumno Externo se visualizará la siguiente pantalla (ver Figura 3.4.2) en donde deberá de ingresar todos los datos indicados en dicha ventana y luego simplemente seleccionará el tipo de alumno si es Regular o Convalidado y la generación de las pensiones, por último dará clic sobre la opción que dice Seleccionar Programa a Migrar y dará clic sobre la opción que dice Migrar y con ello habrá realizado la migración de manera satisfactoria. Preparado por Dirección Tecnológica Página 10 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

11 (Figura 3.4.2) IV. EMISIÓN Segunda opción del menú principal de nuestro sistema de Cuenta Corriente, en donde se visualizarán varias opciones (ver Figura 4.1), entre las cuales tenemos: Emitir Boleta, Crea Archivo BC, Recibe Información, Aviso de Pago, Anular Emisión, Genera Armadas, Generar Armadas y Pensiones, Generar Armadas de Verano, Extornar Pensiones No Amortizadas. A continuación describiremos las opciones más importantes de este menú. (Figura 4.1) Preparado por Dirección Tecnológica Página 11 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

12 4.1. GENERAR ARMADAS Y PENSIONES Opción utilizada para generar las pensiones y servicios de alumnos ya migrados al sistema de Cuenta Corriente, dicha pensiones serán generadas bajo el concepto de armadas contables, para ejecutar dicha opción deberá de ingresar al menú Emisión y luego escoger la opción Generar Armadas y Pensiones, luego de ello se visualizará la siguiente ventana (ver Figura 4.1.1), la cual describiremos más adelante. (Figura 4.1.1) El primer paso a seguir es ubicar al alumno ingresando el apellido en el combo ubicado al lado derecho de la etiqueta Alumno, luego de haber hecho eso simplemente presione ENTER para que inicie el proceso de búsqueda. Una vez ubicado el alumno se mostrará una lista de nombres de alumnos y daremos clic sobre el nombre correcto. Luego de ello simplemente escogeremos el Programa que el Alumno tendrá, al igual que el Periodo de estudio, una vez ingresado toda la información ya mencionada, simplemente daremos clic sobre el botón BUSCA con un icono en forma de una mano sobre una hoja de formato. Luego de realizar la búsqueda se visualizarán en la grilla de la ventana (ver Figura 4.1.1) todos los alumnos pendientes de generación; lo único que se realizará es hacer clic sobre el botón Generar Pensiones y nos mostrará un cuadro de diálogo indicando la confirmación de ello (ver Figura 4.1.1) y si es que confirmamos dicha pregunta, daremos clic sobre Yes sino simplemente clic en el botón No PAGOS DE ALUMNOS Para poder ingresar a esta opción simplemente realizaremos los siguientes pasos, simplemente daremos clic sobre el botón que dice Pagos de Alumno Preparado por Dirección Tecnológica Página 12 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

13 ubicado en la barra estándar y con ello se visualizará la siguiente pantalla (ver Figura 4.2.1). Esta ventana lo que realizará es la consulta de toda la relación de pagos efectuado por un alumno y para poder realizar la consulta tendrá que realizar los siguientes pasos: (Figura.2.1) En la opción que dice Apellidos y Nombres escribirá el apellido y luego presione ENTER o sino clic sobre el botón Busca y empezará a búsqueda de todos aquellos que concuerden con el texto ingresado y luego hará clic sobre el mismo combo y se visualizarán los alumnos que hayan concordado con la búsqueda; seleccione el Alumno correspondiente y al realizar esta última acción iniciar la búsqueda de su relación de pagos y al finalizar se visualizará tal y como se muestra en la siguiente imagen (ver Figura 4.2.2). (Figura 4.2.2) Preparado por Dirección Tecnológica Página 13 de 14 UCSUR-UNSO-SISE

14 4.3. PAGOS POR GRUPO Esta opción se utilizará cada vez que deseamos realizar consultas sobre el estado de cuenta corriente por periodos académicos de los alumnos, realizaremos el siguiente ejemplo (ver Figura 4.3.1): (Figura 4.3.1) Para ello primero deberemos de identificar el alumno, ingresaremos las primeras letras del apellido paterno del alumno y luego presione ENTER y nos mostrará una lista de los alumnos que cumplan con este filtro dentro del combo. Seleccionamos al alumno deseado y luego seleccionaremos el PROGRAMA, seguido del PERIODOS y por último el GRUPO. Al realizar esta última selección, automáticamente se visualizarán las armadas (ver Figura 4.3.1), en el caso que no se le hallan generado sus armadas, simplemente no se visualizará ninguna mostrándose la grilla en blanco. Preparado por Dirección Tecnológica Página 14 de 14 UCSUR-UNSO-SISE