Versión 1 Fecha Vigencia: Junio de 2011

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1 de. TITULO Uso básico del servicio de correo electrónico institucional webmail 2. OBJETIVO: Brindar las pautas a los usuarios para el uso de las funciones básicas del servicio de correo electrónico usando el webmail institucional 3. ALCANCE: Dirigido a los usuarios del sistema de correo electrónico institucional que hacen uso del correo electrónico usando la interfaz web webmail 4. CONTENIDO Uso del sistema de correo electrónico institucional WEBMAIL. bandeja de entrada: Soporta funciones básicas, dentro de estas se puede destacar: Actualizar. Redactar Nuevo Mensaje. Marcar: Permite marcar un mensaje como leído, no leído, marcado y no marcado. Opciones: Despliega una lista que incluye: Imprimir este Mensaje. Descargar: Permite descargar un mensaje en formato.eml. Editar como Nuevo: Ofrece la posibilidad de editar un mensaje recibido, para modificarlo y enviarlo como un mensaje nuevo (no como un reenviado). Mostrar Código: Muestra el código fuente del cuerpo del mensaje. Abrir en una Nueva Ventana. Además, una vez seleccionamos un mensaje se habilitan las opciones: Responder. Reenviar.

2 2 de Eliminar. 2. La lista de bandejas (o carpetas) ubicada en la parte izquierda muestra el conjunto de carpetas, tanto las que vienen por defecto como las que son creadas. Entrada: Carpeta que almacena los mensajes que recibes. Borradores: Carpeta donde se almacenan automáticamente los mensajes mientras los redactas. Se guardarán cada determinado periodo de tiempo dependiendo de la configuración (Ver manual: Configuración Adicional de Webmail). Enviados: Carpeta que almacena todos los mensajes que envías. Basura: Carpeta que guarda los mensajes que clasificas como no solicitado, no deseado o de remitente desconocido. Papelera: Carpeta que almacena los mensajes eliminados. Posible_Spam: Carpeta a la cual llegan los mensajes que son considerados como no solicitados, no deseados o de remitente desconocido. 3. Mediante el icono Acciones de Bandeja ubicado en la parte inferior de la lista se

3 3 de pueden crear nuevas bandejas o carpetas con la opción Administrar bandejas (para más información, ver Manual: Cómo Crear una Carpeta en tu Webmail) o vaciar una bandeja con la opción Vaciar. 4. El espacio de mensajes muestra todos los mensajes que contiene una carpeta o bandeja seleccionada. Los mensajes se pueden organizar por diferentes criterios y en orden ascendente o descendente, dependiendo de la dirección en la que apunte la flechita de cada campo (flecha arriba orden ascendente, flecha abajo orden descendente). Debido a ello, es importante tener en cuenta la forma como están organizados los mensajes ya que dependiendo del orden que se elija, un mensaje que acaba de ser recibido puede quedar al final de la lista y no al inicio, como se esperaría. 5. Del icono que se encuentra en la parte superior de la lista de mensajes, como se señala a continuación, se despliegan las siguientes opciones: Modo de vista de lista: Permite ver los mensajes de las bandejas ya sea en forma de lista. Listar columnas: Permite seleccionar de acuerdo a las preferencias de cada persona, las columnas que aparecen en el espacio de mensajes con información asociada a los mismos, como Selector, Remitente/Destinatario, Respuesta a, Copia, Fecha, Tamaño, Leer estado, Adjunto y Marca. Columna de listado: Permite escoger la columna que se tomará como referencia para organizar los mensajes. Orden de listado: Permite elegir el orden en que aparecen los mensajes, ya sea ascendente o descendente, de acuerdo con la columna seleccionada. Para que los cambios tengan efecto se debe seleccionar la opción Guardar.

4 4 de Del icono ubicado al lado del anterior, diferentes opciones para visualizar mensajes: los Toda la bandeja: Selecciona todos los mensajes de actual. la bandeja o carpeta actual: Selecciona los mensajes de la página en la que se encuentra. Sin leer: Selecciona los mensajes sin leer. Invertir: Selecciona los mensajes opuestos a la opción que haya sido seleccionada anteriormente. Por ejemplo: si habiamos seleccionado la opción Sin leer, entonces una vez escojamos Invertir se seleccionarán los mensajes leídos. Ninguno: No selecciona ningún mensaje.

5 5 de 6. En la parte inferior del espacio de mensajes se encuentra una barra que cuenta con las siguientes opciones: La opción Shortcuts despliega una pequeña ventana que muestra la forma corta de acceder a diferentes opciones de Vista de buzón, Hilos y Vista de mensajes. La opción Vista Preliminar permite ver de forma preliminar (en la parte inferior de la ventana) un mensaje seleccionado, lo que facilita la revisión de mensajes.. 7. Para ver los mensajes de cualquiera de las carpetas en forma ordenada (o con algún criterio) se debe acceder a la opción de Filtrar ubicada en la parte superior de la

6 6 de ventana. Así, solamente se visualizan los mensajes Sin leer, Señalado, Sin respuesta o Eliminado, dependiendo del requerimiento. 8. Para buscar un mensaje específico se debe emplear la barra de búsqueda ubicada en la parte superior derecha de la ventana. Esta cuenta con una flechita de la cual se despliega una lista que permite elegir el criterio de búsqueda, lo que significa que el mensaje será buscado por el Asunto, Remitente, Destinatario, Copia, Cco o Mensaje Completo, o cualquier combinación de estos, dependiendo del caso en particular. Esto permite obtener resultados concretos y acertados. Notas Importantes al Enviar un Correo Electrónico Desde tu Webmail. En la opción Remitente seleccionamos nuestra identidad, que puede cambiar dependiendo de los destinatarios. En Destinatario se colocan las direcciones de correo a las cuales va a ser enviado el mensaje y en Asunto se coloca el tema que trata el mensaje. Si la identidad que deseamos no se encuentra en la lista, podemos añadirla con la opción Editar identidades ubicada a la derecha del campo Remitente. Para enviar el mensaje seleccionamos la opción Enviar ubicado en la parte superior o Enviar el mensaje ahora ubicado al final de la página.

7 7 de 2. El campo Destinatario tiene las opciones adicionales de: Añadir Cc: Las personas de esta lista reciben el mensaje como una copia del mensaje original. Añadir Cco: Las personas de esta lista que reciban el mensaje no pueden ver los demás contactos a los cuales fue enviado el correo. Añadir responder a: Cuando el destinatario seleccione la opción Responder, la dirección añadida en este campo aparecerá automáticamente en el nuevo campo Destinatario o Para. Añadir seguir a: El destinatario recibe este mensaje con un apunte adicional de Seguir a con el correo adicionado en este campo (Solo aplica para el correo de Unicauca). 3. Para añadir las direcciones de correo de los destinatarios vamos al Directorio ubicado en la

8 8 de parte superior con el icono que se indica a continuación. Aquí podemos buscar un contacto o seleccionarlo de la lista así como escoger el campo donde deseamos añadirlo, ya sea en Cco, Copia o Destinatario. 4. Para que se efectúe automáticamente una revisión ortográfica del mensaje, seleccionamos en la parte superior de la ventana la opción Ortografía. 5. En la opción Tipo de Editor ubicado en la parte inferior derecha de la ventana podemos escoger entre Sólo texto o HTML dependiendo de nuestras necesidades. La opción Solo texto es para mensajes sencillos, mientras que HTML es útil en caso de que se requiera insertar imágenes, emoticones, tipo de letra, entre otros.

9 9 de 6. En cuanto a los datos adjuntos, opción ubicada en la parte inferior izquierda con el icono (+) o en la parte superior de la ventana, es importante aclarar que Webmail permite enviar archivos de hasta 20 MB, lo que nos evitará problemas en el momento de adjuntar archivos pesados. Al seleccionar esta opción se desplegará una ventana que nos permite buscar el archivo que se va a adjuntar, una vez lo encontramos damos click en Abrir. Después seleccionamos la opción Subir y una vez el archivo sea cargado debe aparecer en la lista Adjuntos en el espacio ubicado a la izquierda de la ventana. 7. En la parte superior de la ventana se encuentran las opciones básicas que incluyen: Volver a la Lista de Mensajes.

10 0 de Enviar. Adjuntar. Ortografía. Guardar borrador: Guarda el avance del mensaje en la carpeta Borradores para cuando deseemos continuar escribiendo el mensaje. En la opción Composición de Mensajes en la pestaña Preferencias de Configuración se puede escoger cada cuánto tiempo deseamos que se guarde un borrador (, 3, 5 o 0 minutos). Insertar firma. Opciones: Acuse de Recibo: Al habilitar esta casilla se envía una petición de confirmación del mensaje que será autorizada por el destinatario. Entrega de notificaciones de estado: Al habilitar esta opción, recibirá un mensaje Successful Mail Delivery Report que confirma la entrega exitosa del mensaje. Prioridad: Permite escoger el grado de prioridad que tiene el mensaje. Se puede elegir entre bajísimo, bajo, normal, alto y altísimo. Esto determina la rapidez con la que llega el mensaje en caso de que se presente congestión en el servidor. Guardar Mensaje enviado en: Permite seleccionar la carpeta donde se guarda el mensaje que va a ser enviado. ABREVIATURAS Y

11 de DEFINICIONES: REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión No Código Modificaciones Junio de 20 0 MA-GR-5.3-MAN- U- Octubre de MA-GR-5.3-MAN- 202 U- ANEXOS Creación documento Actualización del documento ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN María Angélica Fernández Cargo: Monitora área de servicios de Internet Fecha:5 de junio de 20 Fabián Andrés Mera Cargo: Ingeniero división de Gestión de las TIC Fecha:24 de octubre de 202 Cargo Fecha:

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