Factura electrónica. Guía rápida. Versión 2.0 (Noviembre 2014)

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1 Factura electrónica Guía rápida Versión 2.0 (Noviembre 2014)

2 Indice: 1. Introducción 3 2. Tipos de usuarios de la plataforma 3 3. Administración de los datos de la empresa 3 4. Usuarios 4 5. Clientes y proveedores 4 6. Emisión de facturas 5 Procedimiento manual 5 Consulta y modificación 6 Importar fichero de facturas 6 Exportar fichero de facturas 6 Envío postal 7 7. Recepción de facturas 7 8. Gestión de cobros y pagos 8 2 de 8

3 1. Introducción El presente documento es una guía práctica del servicio de facturación electrónica integrado dentro de nuestra banca on-line para empresas. Los objetivos de este servicio son facilitar la recepción y emisión de facturas y la integración de estos procesos con la gestión de productos financieros (cobros, pagos y financiación); realizando telemáticamente la transmisión, gestión, notificación de cobro y custodia. Este servicio se adapta completamente al modelo de datos de e-factura de la AEAT-CCI, por lo que el formato de facturación utilizado es el indicado por la agencia tributaria en su última versión (consultar 2. Tipos de usuario de la plataforma Empresas con el servicio contratado. Pueden hacer uso de todas las funcionalidades del servicio. Empresas sin el servicio contratado. Son aquellas que no tienen contratado el servicio con nuestra entidad, pero han permitido que se les facture electrónicamente. Únicamente podrán acceder al servicio para consultar las facturas recibidas a través de la pestaña Consultas por NRC,, introduciendo su CIF y el número NRC de la factura que hayan recibido vía o SMS. 3. Administración de datos de la Empresa Para comenzar a operar es necesario completar el formulario de datos generales de la empresa. Esta información se recoge dentro de la opción Entidad/C.Contables de la pestaña Administración. Además de los datos generales (nombre, domicilio nacional, etc.), y de la información sobre los centros contables de la entidad, también se pueden personalizar las facturas añadiendo logos al principio y al final de la misma. Estos datos se almacenarán en un directorio de empresas, y serán visibles para el resto de entidades del servicio, por lo que deben estar actualizados y completos. 3 de 8

4 4. Usuarios A través de la opción Usuarios en la pestaña Administración se pueden activar o desactivar las acciones disponibles para cada uno de los usuarios de la empresa. La pantalla inicial muestra la relación de usuarios. 5. Clientes y proveedores A la hora de emitir o recibir facturas electrónicas es necesaria una labor previa de clasificación de la cartera de clientes y proveedores. Los clientes o proveedores que sean usuarios del servicio aparecerán en el directorio de empresas y no será necesario incluirlos en las agendas. Estos clientes / proveedores consienten implícitamente la facturación electrónica al ser usuarios del servicio. Para consultar si una empresa pertenece a dicho directorio se buscará en la pestaña Empresas, dentro de las opciones Agendas Los clientes o proveedores que no sean usuarios del servicio deberán consentir expresamente su disponibilidad para operar con ellos mediante factura electrónica. Una vez recogido el consentimiento expreso, se darán de alta en la opción Consentimientos. 4 de 8

5 Posteriormente habrá que dar de alta al Cliente / Proveedor dentro de las Agendas pulsando sobre el botón Añadir Cliente / Proveedor: 6. Emisión de facturas Procedimiento Manual Desde la pestaña Emisión opción Crear factura manual existen dos posibilidades: rellenar el formulario resumido que nos aparece por defecto para facturas básicas o pulsar sobre el botón Formulario Completo para facturas más complejas. Una vez rellenado el formulario, se debe validar y guardar para en la siguiente pantalla firmarla y emitirla. 5 de 8

6 Factura Electrónica Consulta y modificación Esta opción permite: - localización de facturas - comprobación de la firma - generación de PDF - realización de una nueva notificación de una factura - volver a generar una factura - visualizar una factura en formato XML Importar fichero de facturas Se pueden importar facturas en formato AEAT-CCI CCI (fichero XML), en la opción Importar Facturas dentro de la pestaña Emisión. Exportar fichero de facturas La opción Exportar Facturas permite, permite sobre el listado de facturas emitidas, emitidas realizar una exportación en formato AEAT-CCI, en formato PDF o en formato Excel. 6 de 8

7 Envío Postal La opción Envío Postal permite la gestión de facturas para impresión y envío mediante correo postal tradicional. 7. Recepción de facturas En la pestaña Recepción se pueden consultar las facturas recibidas accediendo a la opción Consultar. El selector de facturas tiene un funcionamiento idéntico al de la pestana Emisión. Disponemos de la opción de Captura Factura Física que nos permitirá introducir manualmente los datos de una factura recibida en papel, pasando de esta forma a ser tratada igual que el resto de facturas electrónicas almacenadas en el servicio. 7 de 8

8 8. Gestión de cobros y pagos Se podrán utilizar los datos de cualquier factura emitida con el servicio para generar un cuaderno 19 o 58. Una vez rellenados los campos adicionales, no disponibles en la factura, se podrá obtener el cuaderno para guardarlo en un fichero o enviarlo para su tratamiento en nuestros sistemas a través de la banca on-line. 8 de 8

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