SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Transcripción

1 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es un software de aplicación de uso específico que se compone de varios módulos (también llamados sistemas, o subsistemas del sistema completo) que operan coordinadamente, tales como Ventas, Stock, Compras, Sueldos, Fondos, Activo Fijo, Presupuesto o Flujo de Fondos, y Contabilidad, entre otros posibles. Las transacciones tales como ventas, compras, emisión de cheques, etc. se procesan en los respectivos módulos y a través de un proceso (automático o realizado por el usuario, según el caso) se integran los asientos respectivos al módulo de Contabilidad. En diferentes instalaciones, de acuerdo a las necesidades específicas, puede usarse un solo módulo, en forma independiente, o varios de ellos juntos, no necesariamente todos. Los módulos comparten archivos e intercambian datos entre sí. Por ejemplo, el archivo de mercadería recibe las altas del módulo compras y las bajas del módulos de ventas. Ambos módulos utilizan para las transacciones e informes el mismo archivo. En el gráfico siguiente, se observan algunas de la relaciones posibles entre los módulos, ya sea compartiendo o intercambiando información. -El Módulo de Ventas permite definir clientes, procesar los pedidos, remitos, facturas crédito, boletas contado, notas de débito y notas de crédito de clientes. Se integra con el módulo de Fondos en lo referente a la imputación de los recibos de cobro a deudores y con Compras con respecto al stock de mercadería. En general, es posible calcular automáticamente los precios de venta de los artículos aplicando un margen de utilidad sobre el precio de costo o de producción. El subsistema de Ventas genera informes de salida, tales como cuentas corrientes de clientes, composición de saldo o detalle de facturas impagas, listas de precios (mayoristas, minoristas, etc.), cálculo del IVA ventas, entre otros. -El Módulo de Compras permite definir proveedores, procesar cotizaciones, órdenes de compra, facturas crédito de proveedores, boletas contado, notas de débito y notas de crédito de proveedores. Se integra con el módulo de Fondos en lo referente a la imputación de los recibos de pago a proveedores, con Ventas respecto al stock de mercadería y con el módulo de Presupuesto cuando se toman en cuenta las fechas de vencimiento de las facturas crédito, en las proyecciones de pago.

2 Genera como informes típicos cuentas corrientes de proveedores, composición de saldo o detalle de facturas impagas, listas de precios (mayoristas, minoristas, etc.), listados para el seguimiento y control del aprovisionamiento, cálculo del IVA compras, entre otros. - El Módulo de Stock o Producción es fundamental en empresas industriales en donde es necesario ingresar fórmulas para el cálculo de los costos de los productos terminados y de los productos en proceso, de acuerdo con los diferentes sistemas de costeo. El sistema debe permitir distintos tipos de agrupamientos de productos de acuerdo con las necesidades de la empresa, altas, bajas y modificaciones o ajustes de los inventarios por pérdidas, roturas, robos, obsolescencia. En general, emite informes sobre costos de los productos terminados, en proceso e insumos por diversos métodos, inventario de insumos, productos en proceso, y terminados, movimientos de productos o fichas de stock (saldo inicial, entradas, salidas, saldo final), listados stock mínimo y punto de pedido para definir las estrategias de aprovisionamiento, entre otros. - El Módulo de Sueldos o Remuneraciones administra los datos del personal de la empresa, la liquidación y emisión de comprobantes de pago de sueldos y jornales, calculando horas extras, media hora de descanso, antigüedad, aguinaldo, licencia, salario vacacional, aportes a la Seguridad Social, etc. El sistema debe desplegar datos históricos sobre horas trabajadas, remuneraciones percibidas y sus respectivos promedios para el cálculo de indemnizaciones por despido, seguro de desempleo, etc. Es necesario que se puedan definir parámetros tales como tasas de aportes, compensaciones extraordinarias, etc. de modo que sea posible adaptarse a cambios en el sistema previsional o a modificaciones en las relaciones laborales. Es deseable que el sistema pueda intercambiar fácilmente datos con el software del BPS y con las marcas más comunes de relojes automatizados para el control de horarios. Se relaciona con los módulos de Fondos por el pago de sueldos y jornales y con Presupuesto a través de las estimaciones del rubro remuneraciones. - El Módulo de Activo Fijo permite dar altas, bajas y modificaciones de activo fijo, discrimina entre los diferentes rubros (inmuebles, vehículos, maquinaria, muebles y útiles), calcula amortizaciones de acuerdo a los diferentes métodos de depreciación. Emite informes tales como los cuadros de revaluación, listado de activo fijo con sus valores de mercado y contables, entre otros. - El Módulo de Fondos permite en general la definición de comprobantes para el pago y cobro de cuentas y gastos, tales como recibos de deudores, acreedores, vales al personal, retiros de los socios, vales para gastos, vales bancarios, cheques al cobro, cheques emitidos, y todo otro

3 relacionado con ingresos o egresos de efectivo. Entre los informes típicos se cuentan los listados de vales a cobrar y pagar, la cobranza de clientes, cheques a depositar ordenados por vencimiento y por banco, estado de cuenta bancarios en diversas monedas, conciliaciones bancarias, etc. Se relaciona con el Módulo Ventas por la cobranza de los deudores, con Compras por el pago a acreedores, con Remuneraciones por el pago de sueldos y jornales, con Presupuesto con los ingresos y egresos estimados de caja. - El Módulo de Contabilidad recibe la información de los módulos anteriormente mencionados automáticamente o a través de un proceso que ejecuta el usuario. Es posible ingresar directamente asientos al módulo de Contabilidad para aquellas operaciones no comprendidas entre las transacciones habituales de los otros módulos del SIG. El ingreso de datos debe contar con controles de validación para el ingreso de datos, tales como verificar que el total del debe sea igual al total del haber, o que no se imputen cuentas inexistentes. Las acciones a tomar dependen de los sistemas y van desde las más drásticas como no permitir ingresar el movimiento, a otras intermedias como almacenar temporalmente el movimiento hasta que el usuario lo complete o corrija. Una empresa puede disponer sólo de algunos módulos, en cuyo caso recibirá los asientos de los módulos con los que cuenta e ingresará los otros a través del módulo de Contabilidad. El Módulo de Contabilidad debe permitir trabajar con varios ejercicios simultáneamente, para evitar demoras al cargar los datos. En general, permite definir un plan de cuentas que se jerarquiza mediante códigos y genera cuentas de títulos e imputables. Los asientos se realizan utilizando los códigos de las cuentas imputables. El ingreso de datos puede ser más rápido si se generan asientos típicos o predefinidos para las operaciones repetitivas, como sucede en el caso de las amortizaciones, ventas, compras, depósitos cuando éstas operaciones no las comprenden los módulos en uso. La definición de centros de costos (por departamentos, proyectos, obras en curso, líneas de producto) permiten realizar asignaciones extracontables de las cuentas imputables (en general de gastos) para determinar los costos a estas actividades, sectores o productos. El subsistema de contabilidad permite emitir libro diario, mayor, análisis de movimiento por cuenta, balances con diferentes niveles (títulos, capítulos, cuentas, etc), entre otros posibles, que serán analizados por usuarios internos y externos de la organización (proveedores, organismos recaudadores, inversores, bancos, accionistas). Los Estados Contables emitidos por el subsistema de Contabilidad, para que puedan ser válidos ante terceros y a la vez resulten comprensibles deben elaborarse y presentarse de acuerdo con la normativa vigente1[1]. Los libros de comercio2[2] llevados en legal forma son obligatorios para [1] Los Decretos No. 103/91, 105/91 (uniformizan los estados contables y se ñalan la necesidad de presenta notas a los mismos), la Ley de Sociedades Comerciales, Grupos de Inter és Econó-micos y Consorcios No (Art. 87 y Sig. señala los estados a presentar y sus requisitos) y el Decreto 200/93 (se ñala que son de aplicación las NIC, Normas Internacionales de Conta-bilidad No. 1 a 18 y el Pronunciamiento No. 10 del Colegio de Contadores y Economistas del Uruguay de abril de 1990, el cual a su vez establece las fuentes de las normas contables).

4 todo comerciante y su carencia genera severos contratiempos. En caso de quiebra, ésta se presume culpable, si los libros no son llevados en legal forma (art. 69 del Código de Comercio). En un juicio por el cobro de una deuda el acreedor debe contar con libros de comercio llevados en legal forma, en caso contrario éstos no se tomarán en cuenta como prueba (art. 67 del Código de Comercio). El Módulo de Presupuesto o Financiero (o Flujo de Fondos o Cash Flow) recibe datos de los otros subsistemas, al igual que el módulo contable y a la vez permite el ingreso de datos propios, que no surgen de la información histórica, sino que corresponden a estimaciones financieras. Es una herramienta de análisis que permite visualizar en un período de tiempo definido por el usuario (semanas, meses, trimestre, semestre) cómo se suceden los ingresos y egresos proyectados de fondos. Los SIG deben cumplir ciertos requisitos para que su utilización sea segura, eficiente y los informes que emite, tanto para los usuarios internos como externos, resulte confiable. Además, los usuarios e informáticos deben tener un manejo ético de los datos de los sistemas. Se destacan, entre otros, los siguientes requisitos: Seguridad en el acceso La seguridad implica la definición de usuarios a los que se les asignan claves de acceso y se les asocia un conjunto de permisos y restricciones para acceder al sistema. La definición de usuarios y sus restricciones en el acceso colaboran con el cumplimiento de las normas básicas de control interno en la empresa, tales como la separación de funciones y la oposición de intereses. El principio de separación de funciones indica que el registro y control de las operaciones deben estar separadas de quienes realizan las transacciones. De acuerdo con este principio quien vende o cobra, no puede realizar los asientos contables. El principio de oposición de intereses indica que frente a una operación es necesario deslindar responsabilidades. Por ejemplo, quien entrega la mercadería o paga una cuenta debe estar interesado en reclamar la firma de quien recibe la mercadería o el dinero, a fin de poder limitar su responsabilidad frente a un eventual faltante. Una adecuada definición de los permisos y restricciones de cada usuario, permite que se cumplan éstos principios básicos del control interno. Auditoría Los sistemas tienen que contar con la posibilidad de anular comprobantes y asientos, aunque esta funcionalidad debe estar restringida al personal de confianza para evitar fraudes. Especialmente las operaciones relacionadas con activos tales como fondos, mercadería y otros valores, es necesario que se anulen mediante contrasientos, de modo [2] El Art. 55 del Código de Comercio indica que todo comerciante debe contar con libro diario, inventarios y copiador de cartas. La Ley de Sociedades Comerciales, Grupos de Inter és Econó-micos y Consorcios No dispuso que la reglamentaci ón podrá autorizar el empleo de los medio técnicos disponibles en reemplazo o complemento de los libros obligatorios de comercio. El decreto correspondiente es el No. 540/91 que autoriza a reemplazar los libros diario e inven-tario por hojas móviles pre o post-numeradas correlativamente, con la intervención especial del Registro de Comercio).

5 que el auditor pueda realizar un seguimiento de los mismos. Incluso, el análisis de datos históricos aparentemente intrascendentes, tales como los pedidos anulados en determinado período pueden ser de utilidad para modificar políticas de adquisición de mercadería, condiciones de venta o de entrega de pedidos que se traduzcan en una mejor atención al cliente y en un incremento de las ventas. Los distintos módulos deben proveer de inventarios de mercadería, activo fijo, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, vales bancarios, etc. y análisis de movimiento de éstas cuentas, que permitan auditar los rubros respectivos. En caso que no se disponga de ellos, es necesario reconstruirlos, debido a que en estas condiciones, las auditorías no emiten dictamen, éste es negativo o lo emiten con salvedades. Respaldo y recuperación de datos El sistema debe permitir que se respalden y se restauren los datos, a fin de evitar trastornos innecesarios si se dañara o perdiera la información almacenada en la, o las, computadoras3 [3]. Agilidad en el ingreso de datos Asientos automáticos o asientos tipo y teclas de función para ingresar conceptos u otros datos son algunas de las facilidades que permiten un ingreso de los datos más ágil y seguro. Ayudas, como por ejemplo, desplegar mediante una tecla de función o una combinación de teclas, el plan de cuentas o los productos disponibles permiten ahorrar tiempo si no se recuerda el código de una cuenta. Validación del ingreso de datos Los datos que se ingresan al sistema deben validarse, para evitar o al menos detectar, los errores, voluntarios o involuntarios, que pudieran cometer los usuarios. La validación de datos debe hacerse en el mismo momento en que se ingresan los datos al sistema. En caso de no ser válidos los datos que se pretenden ingresar, es necesario contar con adecuados mecanismos de rechazo. Por ejemplo, impedirle al usuario que avance hasta corregir el error o desplegar un mensaje y dejar el asiento marcado para su posterior corrección. Los controles de validación de datos se discriminan entre los que admiten valores puntuales o discretos y los que admiten rangos. Un ejemplo de controles de validación puntuales o discretos son los que no permiten un asiento o un movimiento a una cuenta inexistente. Un control de valores puntuales permite advertir si por error se intentara ingresar una factura a la cuenta de un cliente que no existe, el sistema impediría cerrar el asiento, por lo que al usuario se le presentan dos 3 [3] Ver texto sobre Respaldo y Recuperación de Datos, de Introducción a la Computación, publicado por la Oficina de Apuntes.

6 alternativas: si se equivocó al digitar podrá ingresar otro número de cuenta, en caso contrario podrá crear una nueva cuenta y realizar el asiento. Otras ayudas, como por ejemplo desplegar el nombre del la cuenta luego de digitar el código permiten que el usuario sea quien se encargue de verificar la corrección de los datos ingresados. Los controles de rangos admiten varios valores posibles. Un ejemplo lo pueden constituir la validación de fechas. En el supuesto que el ejercicio económico comenzara el 1/1/2002 y finalizara el 31/12/2002 el sistema debiera impedir que se ingresaran movimientos que no estuvieran comprendidos en ese rango de fechas. Los controles de validación en el momento del ingreso de los datos tienen ciertas limitaciones. Por ejemplo, si en el primer ejemplo se estuviera manejando una cuenta que existe, pero que corresponde a otro cliente, el sistema serían incapaz de detectar el error. Es por esta razón que existen controles que se realizan con posterioridad al ingreso de datos tales como muestreos al azar, análisis de movimiento de las cuentas, entre otros procedimientos de auditoria, que permiten detectar asientos anormales, errores o fraudes. Verificar el balanceo de los asientos o que el precio de venta no sea menor al precio compra de los artículos, son otros ejemplos de controles que deben estar presentes en un sistema. Parametrización y flexibilidad El sistema debe ser adaptable a los procesos de negocios de la empresa. La adaptación se logra mediante la posibilidad de definir parámetros tales como tasa de IVA, Monedas, Bonificaciones, Tasas de Interés, etc. El sistema debe ser flexible, a fin de seguir funcionando, en caso de aparición de nuevos impuestos, cambios en las políticas de la empresa, nuevos requerimientos de los usuarios, etc. Asimismo, es necesario que el proveedor del software tenga respaldo, seriedad y una trayectoria que permita predecir su permanencia en el mercado en un horizonte temporal razonable, de modo que el sistema no quede obsoleto frente a la imposibilidad de realizarle el mantenimiento. Varias alternativas para la emisión de informes Los sistemas deben permitir que los comprobantes e informes impresos tengan la posibilidad de configurar diferentes impresoras. En caso de enviarlos a un archivo, las salidas en general son compatibles con los formatos más comunes, como XLS, WK1, DBF, Xbase, DOC, TXT, de modo que el usuario pueda analizarlos con otras herramientas informáticas de uso común y/o intercambiar información con otros usuarios, por ejemplo organismos recaudadores, bancos, estudios contables, etc. Esta funcionalidad si bien es una ventaja interesante para lograr informes sofisticados no previstos por el sistema, puede ser un obstáculo para la confiabilidad de los informes, en la medida que dichas salidas pueden ser alteradas con suma facilidad.

7 En la actualidad casi todos los sistemas permiten visualizar la información en pantalla, para que el usuario pueda controlar los datos ingresados sin necesidad de imprimirlos. Asimismo los comprobantes e informes a emitirse deben cumplir con la normativa vigente [4]. Amplia gama de informes Es necesario disponer de una amplia gama de posibilidades para generar informes que permitan un mejor aprovechamiento del sistema y una mayor agilidad para ejecutar los procesos, debido a que los usuarios se evitan el esfuerzo de generar informes con planillas electrónicas u otros productos para realizar sus tareas. En las organizaciones, es necesario que además de los informes típicos, los sistemas dispongan de alternativas para que los usuarios puedan generar en forma ágil, segura y autónoma informes a la medida, que respondan a sus necesidades puntuales. Múltiples ejercicios económicos Mantener varios ejercicios económicos accesibles es de utilidad no sólo para la gestión de la empresa, sino para las tareas de auditoría, que permiten rastrear datos en un horizonte temporal más amplio, realizar muestreos estadísticos, etc. que aportan información valiosa. Bibliografía Computación para Contadores. Eduardo Schiavenato. MP Ediciones Editorial (2000) Código de Comercio, 4ta. Edición, anotado por Ricardo Olivera García y Beatriz Bugallo. Fundación de Cultura Universitaria (2000)