Solución de Picking por voz en Quivir (La inversión más rentable en tiempos de crisis)

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1 Solución de Picking por voz en Quivir (La inversión más rentable en tiempos de crisis) Resumen: A) A golpe de vista B) Comunicación hablada y comunicación escrita C) Donde usar la voz D) Picking por voz Flujo básico del picking por voz Beneficios y retorno de inversión E) Infraestructura necesaria F) La voz en Quivir Implicaciones con el SGA Características funcionales G) Conclusiones Consideraciones para el éxito Otros usos posible de la voz En resumen ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 1 de 13

2 A) A golpe de vista: Comencemos por una simple pregunta, si hoy tenemos que preparar pedidos, A qué operario vamos a elegir para preparar pedidos? El operario A tiene el brazo derecho impedido, mientras que el operario B está apto para el trabajo. Es una decisión muy sencilla, verdad? Sin embargo en la actualidad, hoy mismo, nuestros operarios se parecen mas al operario A que al B. Porque? Veámoslo desde otro punto de vista: ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 2 de 13

3 El operario A solo trabaja con una mano (al menos durante parte del tiempo que emplea en la preparación), mientras que el operario B utiliza siempre las dos manos para sus tareas. Dónde esta la diferencia? La diferencia esta en la tecnología que utilizamos mientras que A necesita una mano para el manejo del terminal, B tiene las manos y los ojos libres para centrarse en su trabajo. ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 3 de 13

4 B) Comunicación hablada vs comunicación escrita. Permitámosnos una reflexión. La comunicación mas básica entre los humanos está basada en el uso del oído y de la boca, mediante los cuales escuchamos y hablamos. Sin embargo, en toda la historia de la informática, la comunicación tradicional entre hombres y máquinas se ha basado, y se basa, en el uso de la pantalla y el teclado, por tanto cambiamos las acciones de escuchar y hablar por las de leer y escribir. Ahora, gracias a la tecnología de la voz, podemos volver al lenguaje más natural del ser humano, podemos volver a la conversación hablada apoyándonos en medios técnicos, el auricular para escuchar a la máquina y el micrófono para hablarle. Interacción hombre - hombre Oído Boca Escuchar Hablar Interacción hombre máquina Pantalla Teclado Leer Escribir Nueva interacción hombre máquina Auricular Micrófono Escuchar - Hablar ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 4 de 13

5 C) Donde usar la voz La comunicación hombre-máquina basada en la voz es eficiente donde existan o puedan existir flujos o procesos sencillos y repetitivos. Esta tecnología no es práctica en procesos transaccionales donde existan varios campos a rellenar en pantalla, donde sea necesario analizar la información mostrada para tomar una decisión, etc. En general donde sea necesario pensar. Si lo es donde existan procesos que se puedan descomponer en una secuencia, lo mas lineal posible, de operaciones muy sencillas. Donde existan o se puedan diseñar flujos basados en una sola pregunta y pocas respuestas posibles. Es obvio que en las empresas de distribución el picking es el principal objetivo de una solución basada en la voz. En primer lugar reúne las características de ser una tarea compuesta por una secuencia sencilla de operaciones con un alto índice de repetición. En segundo lugar es la tarea que representa alrededor del 60% de los costes operativos en la mayoría de los almacenes. En tercer lugar, todos los sistemas actuales de picking (papel, etiquetas o terminales de radio-frecuencia) tienen inconvenientes. En el siguiente cuadro se comparan los diferentes métodos de picking incluyendo la voz. Papel Etiquetas RF VOZ Calidad BAJA BUENA EXCELENTE CASI TOTAL Productividad BUENA Buena MEDIA EXCELENTE Tiempo real? NO NO SI SI Ergonomía No No NO SI Además, no debe olvidarse el objetivo supremo en Logística de que las tareas puedan ser realizadas por cualquier persona, sin conocimientos especiales, con el menor grado de aprendizaje posible y la menor tasa de error. Este objetivo es perfectamente alcanzable en el caso del picking por voz como vamos a comprobar. ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 5 de 13

6 D) Picking por voz. El flujo básico del picking por voz es el siguiente: - El operario escucha la ubicación a la que debe dirigirse. - El operario dice el código de control asignado a la ubicación cuando llega a ella.. - El operario escucha la cantidad a coger. - El operario confirma la cantidad repitiéndola. Obsérvese que se ha suprimido leer, teclear, escanear, etc. y en su lugar encontramos escuchar y decir. Qué conseguimos con ello? El operario tiene en todo momento los ojos y las manos libres para centrase en su trabajo, no necesita leer ni teclear nada; de hecho puede realizar la tarea con un terminal que ni siquiera disponga de pantalla y teclado. Podemos analizar los beneficios que esto representa. En primer lugar consideremos el que seguramente será el más importante: el aumento de la velocidad de preparación. Para ello descompongamos el picking de una línea de pedido y comparemos la secuencia de acciones entre radio-frecuencia y voz. RF VOZ Tarea Ahorro Tarea Ahorro Coger terminal 1 segundo Leer ubicación Escuchar ubicación Soltar terminal 1 segundo Ir a ubicación Ir a ubicación Coger terminal 1 segundo Escanear Decir cód. control ubicación Leer cantidad Escuchar cantidad Soltar terminal 1 segundo Realizar picking Realizar picking Coger terminal 1 segundo Confirmar Decir cantidad terminal Soltar terminal 1 segundo Total ahorro 0 segundos Total ahorro 6 segundos Si evaluamos cada tarea ahorrada en un solo segundo estaremos ahorrando al menos seis segundos por línea preparada. ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 6 de 13

7 Beneficios obtenidos: Aunque en cada caso deben hacerse los correspondientes cálculos, realicemos el siguiente supuesto, que entendemos es muy modesto desde el punto de vista del análisis de los beneficios que vamos a obtener: - Tiempo medio de preparación de una línea de pedido: 40 segundos. - Velocidad: 90 líneas por hora. 720 líneas por día. - Ahorro medio por línea preparada: 6 segundos. - Ahorro de 1 hora y 12 minutos diarios. - O velocidad: 106 líneas por hora. - En resumen un ahorro del 15% del tiempo o un incremento de productividad del 17,64%. Además en el picking por voz se puede producir casi siempre un solapamiento de tareas. Se puede conducir/caminar/realizar picking a la vez que se escucha o se habla. Los ahorros derivados de este solapamiento de tareas no están aquí evaluados. Debemos hacer hincapié en que solo hemos evaluado en seis segundos el tiempo de coger y soltar el terminal, cuando en la mayoría de los casos seguramente serán bastante más segundos. Evidentemente cada almacén es una problemática diferente pero siempre podremos calcular la velocidad de preparación y analizar el tiempo que se puede ahorrar por el uso de la voz en el picking. Casi podemos asegurar que cualquier comparación que realicemos resultará espectacular. Es por tanto que el picking por voz es La inversión más rentable en tiempos de crisis. Además hay otros beneficios aunque más difíciles de cuantificar, con frecuencia no menos importantes: - Satisfacción del operario: o Manos y ojos libres. o Comunicación natural. o Entrenamiento corto, unas 30 palabras. o Mayor seguridad menor riesgo. o Diferentes velocidades: usuario principiante, medio, experto. o Multi-idioma. o No hay que leer! No hay que saber leer! - Eficiencia: o Combinación de tareas (inventario simultáneo, por ejemplo). o Independencia del puesto de trabajo de la persona que lo realiza (operarios sin experiencia obtienen velocidad de preparación y tasas de error similar a los experimentados). o Ergonomía significa eficiencia. o Ausencia de papel y etiquetas reduce tiempos muertos. ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 7 de 13

8 - Disminución de errores: o Debe confirmar la ubicación. o Debe confirmar el artículo si el hueco es multi-producto. o Debe confirmar la cantidad. o El contacto visual constante con la ubicación y el artículo ayudan a reducir errores. o La mayor concentración en la tarea ayuda a reducir los errores (el operario no necesita centrarse en el terminal o en papel). o Posibilidad de inventario continuo (pedir cuantas quedan si son inferiores a un número). o Los errores pueden reducirse en mas del 60%. - Control de operaciones: o Todos los procesos son on-line, en tiempo real. o Log de las operaciones realizadas. o Posibilidad de tomar decisiones operativas en tiempo real. - Otros beneficios: o Mayor vida útil y menor índice de averías del parque de terminales. o Entornos de frío, humedad y condiciones especiales de manipulación (manoplas o guantes especiales), donde la mecanización no suele llegar. Retorno de Inversión: - Mejoras en la productividad (15%). - Reducción de errores (tasas incluso inferiores al 1%). - Aprendizaje más corto. - Eliminación de papel y etiquetas. - Reducción de trabajo administrativo. - Aumento de la seguridad en el trabajo. - Control de inventario. - Mejor calidad de servicio. - Una fuerza de trabajo más rápida y más productiva. - ROI inferior a 12 meses ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 8 de 13

9 E) Infraestructura necesaria. Esta tecnología esta compuesta por elementos ya conocidos, los clásicos terminales de RF, a los que se le añaden características hardware multimedia (auriculares y micrófono) y características software (sintetizador y software de reconocimiento vocal). De esta forma los terminales también pueden ser usados para procesos de almacén habituales. Los elementos básicos necesarios son: - Infraestructura clásica de RF en el almacén (red de antenas que den cobertura a los terminales). o Mismos niveles de tráfico de red que en un almacén sin voz. - Terminales de RF con Windows Mobile, auriculares y micrófono. o Clásicos con pantalla y teclado (útiles por tanto para otras tareas). o Específicos para picking por voz (sin pantalla ni teclado). ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 9 de 13

10 F) La voz en Quivir. SGA. En ASERSA hemos afrontado la voz como un nuevo módulo, dependiente del Dicho módulo se basa en la nueva versión del SGA, modificada para añadirle (o mejorarle) determinadas características necesarias o convenientes para el correcto funcionamiento del picking por voz. Algunas de las más significativas son: - Asignación y/o generación aleatoria del Código de Control de cada ubicación de picking. - Control de picking no compatible, que impide que compartan picking productos que no puedan ser posteriormente identificados inequívocamente por su EAN. - Compatibilizar el picking por voz con los sistemas actuales de picking por papel, etiquetas y terminales RF, simultáneamente en el mismo almacén, de manera predefinida o a petición. - Preasignación automática y/o manual de pedidos o rutas a muelles. - Cálculo de los medios de contención necesarios y su cantidad. El módulo de picking por voz de Quivir se basa en la tecnología de Kalipso como software cliente a instalar en cada terminal para el reconocimiento y sintetización de la voz así como su interface con Quivir. Entre las características del Picking por voz de Quivir cabe señalar: - Posibilidad de definir idioma, velocidad de trabajo (lenta, normal o rápida) a nivel de operario. - Posibilidad de auditar conversación de operario. - Modo formación/demo y modo producción. - Gestión de embalajes (cajas/bolsas/atados, etc.) o Asignación de bulto preparado a embalaje. o Packing-list - Gestión de soportes de preparación (Jaulas, paletas, etc.) o Asignación de bulto preparado a soporte. o Asignación de embalaje a soporte. o Posibilidad de cuadre de bultos en soporte o en conjunto de soportes utilizados en cada lote de preparación. o Packing-list ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 10 de 13

11 Un buen ejemplo de la sencillez de manejo podemos encontrarlo en los comandos de voz: - Soporte o Dejar o Coger o Cambio - Embalaje o Cerrar - Generales o Ayuda o General o Repetir o Lenta o Normal o Rápida o Pausa o Reanudar o Salir - Otros o Okei o No o Error o Volver o Saltar o Reponer o Recontar o Avería o Descripción o Chequear o Recomenzar o Cuantoqueda ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 11 de 13

12 H) Conclusiones. Consideraciones para el éxito. Tarea repetitiva significa rutina. Por tanto no esperemos ni deseemos que el operario piense. Pensar es incompatible con rutina. La velocidad de preparación será mayor en cuanto el operario no tenga que pensar, que decidir, en definitiva, que no tenga motivos de distracción y pueda centrarse exclusivamente en lo que es su trabajo: dirigirse al sitio indicado y coger bultos. Reponer picking correctamente es la base fundamental para evitar errores. Es tan importante el picking por voz en si mismo como los procedimientos alrededor de ello. Otros usos posibles. Como hemos expresado con anterioridad la voz es una excelente solución tecnológica que puede aplicarse con gran éxito en transacciones que puedan descomponerse en una secuencia de tareas elementales y sencillas basadas en una pregunta con pocas respuestas posibles. Por tanto su uso puede ir mucho más allá del picking por voz. Algunos usos posibles son: - En logística: o Picking inverso o Inventario o Solicitar reposición o Recepción o Tratamiento de devoluciones o Reposición o Carga de vehículos - Fuera de la logística: o Facturación cash o Pedidos o Fabricación o Service ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 12 de 13

13 En resumen. Estamos ante una tecnología en parte revolucionaria y en parte completamente natural. Necesita un enfoque diferente de los problemas (no escaner, por ejemplo) y también necesita un enfoque más atómico. El picking por voz es una tarea que puede ser realizada por cualquier persona, sin conocimientos especiales (ni siquiera de los productos a preparar), con muy poco aprendizaje y con un índice de error sensiblemente inferior a cualquier otro sistema. Gracias básicamente a la sustancial mejora de la velocidad de preparación y a la disminución de errores, obtenemos un muy rápido retorno de inversión. Para terminar este documento, recordemos la pregunta con la que comenzamos: A qué operario vamos a elegir para preparar pedidos? Para más información: C/ Fomento, 14 Parque Industrial PISA Mairena del Aljarafe (Sevilla) Teléfono.: Fax: ASERSA. Confidencial. Prohibida su distribución total o parcial Página 13 de 13

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