DOCUMENTO Nº 3: ESTRATEGIA DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS FORESTALES DE COSTA RICA SIReFOR

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1 República Costa Rica DOCUMENTO Nº 3: ESTRATEGIA DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS FORESTALES DE COSTA RICA SIReFOR Contrato FONAFIFO - GEF Proecto Ecomercados Ministerio l Ambiente Energía Profesional Responsable: Ing. For. Lidia Noches González 27 abril 2006 Fondo Nacional Financiamiento Forestal

2 En algunos casos, el contenido l documento utiliza terminología técnica relacionada al campo la informática. Dado que el mismo, pue ser manejado utilizado por personas que no son especializadas en esta área, en el documento Nº 6: Anexos se entrega el Glosario Términos empleados. Todas las nominaciones contenido empleado en este documento, constituen una propuesta inicial para la implementación l Sistema Información los Recursos Forestales Costa Rica (SIReFOR), por lo que a partir la fecha su entrega, indicada en la portada l mismo, pue sufrir modificaciones mejoras según los intereses las instituciones involucradas.

3 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). INDICE DE CONTENIDOS SIGLAS Y ABREVIATURAS RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES ESTRATEGIA DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS FORESTALES DE COSTA RICA (SIReFOR) Antecentes Generales Resumen Gráfico la Estrategia Trabajo Fases la Estrategia Trabajo Fase 1: Planificación Organización Fase 2: Diseño la Plataforma Información Tecnológica Fase 3: Implantación Consolidación Fase 4: Mantenimiento, Seguimiento Evaluación Planes Acción por Fases Trabajo CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Contrato Nº , Proecto Ecomercados 1 w w w. sir ef o r. g o. cr

4 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). SIGLAS Y ABREVIATURAS BD : Base datos FAO : Organización las Naciones Unidas para la Agricultura la Alimentación FODA : F: Fortalezas; O: Oportunidas; D: Debilidas; A: Amenazas FONAFIFO : Fondo Nacional Financiamiento Forestal INBio : Instituto Nacional Biodiversidad PNDF : Plan Nacional Desarrollo Forestal ONF : Oficina Nacional Forestal SI : Sistema (s) Información SINAC : Sistema Nacional Áreas Conservación TIC ( s) : Tecnologías Información Comunicaciones SIReFOR : Sistema Información los Recursos Forestales Contrato Nº , Proecto Ecomercados 2 w w w. sir ef o r. g o. cr

5 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 1. RESUMEN EJECUTIVO Acor a los resultados obtenidos l Análisis Diagnóstico l Sistema Información los Recursos Forestales Costa Rica (SIReFOR), se pue cir que el proceso implementación este sistema ha logrado significativos avances sobre algunos aspectos l tipo administrativo técnico, aún sin contar con un plan acción estratégico que asegure el acuado sarrollo l mismo. En base a dichos resultados más la intificación las actividas prioritarias realizar en el corto mediano plazo, se elaboró una estrategia bajo una perspectiva estratégica operativa no tecnológica, a que ésta última se podrá formular una vez finido el marco conceptual referencia l SIReFOR, amás l diseño la plataforma técnica información. La ejecución esta estrategia se diseñó para llevar a cabo a partir septiembre l 2005 se ha propuesto sarrollar ntro un esquema cuatro fases, que puen ser ejecutadas forma consecutiva o en paralelo bido a que son estándar a cualquier proecto relacionado a las tecnologías información comunicaciones (TIC s). Dentro todas éstas, se señalaron las estrategias que potencialmente llevarían al éxito obtención resultados, entre las cuales reiteradamente se insiste en formalizar la creación e implantación l SIReFOR en todas las instituciones involucradas, particularmente en el Sistema Nacional Áreas Conservación (SINAC). De acuerdo a esto, la estrategia compren una fase inicial planificación organización la unidad; una segunda fase para el diseño la plataforma información tecnológica; una tercera implantación consolidación, una cuarta fase mantenimiento, seguimiento evaluación los procesos. En todas ellas, se recomienda incluir la participación un grupo potencial usuarios Finalmente se staca, que la fase planificación organización l SIReFOR es el pilar fundamental para las etapas posteriores, a que ir ejecutándose acuadamente se podría asegurar la consolidación esta unidad tanto en el ámbito político como institucional para inicios l año Contrato Nº , Proecto Ecomercados 3 w w w. sir ef o r. g o. cr

6 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 2. INTRODUCCIÓN Este documento contiene la estrategia para la implementación l Sistema Información los Recursos Forestales Costa Rica (SIReFOR), es el resultado obtenido a partir un diagnóstico 1 rivado un complejo análisis los informes documentos técnicos relacionados a esta iniciativa en particular, así como también l Plan Nacional Desarrollo Forestal (PNDF) , los diversos planteamientos observaciones realizadas por los actores colaboradores directos, un estudio sobre los aspectos capacidas técnicas administrativas las instituciones involucradas, entre las cuales está el Sistema Nacional Áreas Conservación (SINAC), el Fondo Nacional Financiamiento Forestal (FONAFIFO) la Oficina Nacional Forestal (ONF). Durante la elaboración esta estrategia resultó difícil discriminar las variables que afectan retrasan la implementación l SIReFOR, puesto que varias éstas tales como tiempo, presupuesto recursos se han consirado como importantes factores éxito /o riesgo para el sarrollo la misma. Por ello, estas variables fueron cuidadosamente estudiadas para por finir las estrategias que conducirán hacia la consolidación l SIReFOR sea como una unidad, un ente o un órgano con personería jurídica pendiente o inpendiente alguna las instituciones implicadas. No obstante, sea cual sea la opción por la que se cida formalizar este sistema información, la secuencia acciones los planes acción no se verán afectadas, a que están planteadas forma estándar a cualquier proecto características similares relacionado a las tecnologías información comunicaciones (TIC s). Es necesario stacar que el tiempo ejecución esta estrategia podría ser menor a lo estimado bido a que las fases técnicamente no son pendientes pudiendo ser realizadas forma consecutiva o en paralelo; sin embargo, para acelerar lograr la óptima implementación l sistema, la disponibilidad recursos humanos, particularmente, financieros berán ser suficientes oportunos. 1 Documento Nº 2: Análisis Diagnóstico l SIReFOR Contrato Nº , Proecto Ecomercados 4 w w w. sir ef o r. g o. cr

7 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Finalmente, para asegurar el éxito l SIReFOR será preciso no sviar la atención sobre la formalización una estructura institucional organizativa 2, que fina a los responsables la administración, manejo, coordinación, seguimiento evaluación l sistema; por lo contrario, su implementación podría verse seriamente amenazada. De acuerdo a esto, cabe señalar que la participación las direcciones superiores o ejecutivas las instituciones involucradas, amás sus colaboradores directos, será fundamental para que forma participativa se asuman los compromisos cisiones institucionales sobre esta estrategia. 2 Ver propuesta en Documento N 4: Propuesta Técnica para la Implementación l SIReFOR. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 5 w w w. sir ef o r. g o. cr

8 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 3. ANTECEDENTES El SIReFOR actualmente está en funcionamiento, prestando servicios información forestal gratuita a través un sitio internet 3 publicado en abril l año De acuerdo a esto, más los resultados obtenidos en su Diagnóstico 4, se podría cir que el SIReFOR como una las metas l PNDF dio un gran paso sobre su implementación consolidación al poner en marcha algunas las operaciones técnicas administrativas necesarias para promover formalizar su accionar ante el sector forestal la sociedad costarricense. Si bien es cierto, este sistema información aún no cuenta con un instrumento jurídico que le soporte legal, el respaldo institucional que ha logrado en el último año ha sido vital para asegurar una acuada implementación en estrecha colaboración participación con las instituciones involucradas (SINAC, FONAFIFO la ONF). Sin embargo, pese a que se han obtenido algunos recursos financieros que han permitido contratar a una persona que se encargue organizar conducir el sarrollo l sistema, la falta capacidad técnica tecnológica en las instituciones responsables, particularmente l SINAC, han dificultado la asignación o contratación un equipo especializado la posibilidad implementar la plataforma tecnológica necesaria para soportar todo el sistema en sí. No obstante, el apoo credibilidad sobre el proecto por parte algunos entes con experiencia en las TIC s han permitido convenir la prestación una plataforma temporal que le ha dado sostenimiento posicionamiento en general. Por lo anterior, antes formular esta estrategia para la implementación l SIReFOR, se tomaron las siguientes consiraciones l análisis diagnóstico 3 como base fundamental para terminar las acciones prioritarias ejecutar en el corto mediano plazo: Documento Nº 2: Análisis Diagnóstico l SIReFOR Contrato Nº , Proecto Ecomercados 6 w w w. sir ef o r. g o. cr

9 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Aspectos positivos: a) La creación l SIReFOR es una las metas l PNDF , tiene claramente finido que su objetivo será el recopilar reflejar la contribución las distintas actividas l sector forestal en la economía nacional. Para esto, el SIReFOR berá consolidar la capacidad nacional en cuanto a la gestión la información sarrollar los mecanismos tecnológicos necesarios para la utilización óptima los recursos informáticos datos existentes en el país. b) Ha interés manda por crear una herramienta tecnológica más rápida, segura transparente para el manejo, uso difusión la información forestal, por lo que se ha reasumido el compromiso institucional sobre la implementación l SIReFOR. A su vez, entidas órganos no gubernamentales manifiestan intenciones por ser colaboradores aliados estratégicos l proceso; tales como el Instituto Nacional Biodiversidad (INBio) la Organización las Naciones Unidas para la Agricultura la Alimentación (FAO). c) Se terminó que el principal responsable implementar el sistema sería el SINAC, por lo que se pue planear organizar la unidad según la realidad institucional actual proectada. d) Dentro los resultados l SIReFOR, se espera que estos contribuan a mejorar la imagen respuesta institucional sobre la información forestal hacia los tomadores cisiones sociedad en general. e) Existen instrumentos políticos planificación institucional que permiten asegurar el proceso consolidación l SIReFOR, particularmente como un programa nacional ntro l SINAC. f) Cuenta con un sitio internet vigente en versión beta en español, que ntro sus posibilidas es permanente actualizado. En los tres primeros meses l 2006, ha registrado un promedio visitas mensuales, con al menos 5 consultas vía correo electrónico 5 por mes, notando que se está logrando mantener una activa interacción con los usuarios actuales l sistema. 5 Correo-e: info@sirefor.go.cr, webmaster@sirefor.go.cr Contrato Nº , Proecto Ecomercados 7 w w w. sir ef o r. g o. cr

10 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). g) Dispone recursos financieros infraestructura básica para la fase implementación inicial: espacio físico, equipos cómputo, conexiones eléctricas, telefónicas internet, entre otros. h) Ninguna norma jurídica vigente establece obligatoriedad institucional sobre la creación l SIReFOR, sin embargo, existe una Resolución Administrativa que lo oficializó como un SI oficial para ser aplicado en todas las estructuras l SINAC, por lo que se podría asumir que tal institución se adjudicó la responsabilidad sobre su implementación. A pesar esto, se conoce bien, que también el FONAFIFO la ONF son parte este compromiso. Aspectos negativos: a) No existe una legislación /o política clara que obligue a las instituciones involucradas en el sector forestal a sarrollar al SIReFOR. b) Ha cierto escenario pesimista que promueve sconfianza sobre el éxito la implementación l SIReFOR que se origina tras cuatro años intentos infructuosos. c) No se ha incluido la participación otras entidas u órganos vinculados o no al sector que resultan interés para el sarrollo l sistema (Ejm. Ministerio Hacienda, FAO, etc), por lo que se asume que la institucionalidad l SIReFOR será estructura cerrada. d) No se ha formalizado la estructura institucional ni organización l SIREFOR. A raíz esto, se nota que ha cierta facilidad para sviar la atención compromiso las instituciones involucradas, lo que se ve contribuido por la falta finición las responsabilidas funciones éstas en el proceso implementación consolidación l sistema. e) No existen mecanismos coordinación institucional relacionada a la gestión información que permitan agilizar la consolidación l sistema en el corto o mediano plazo. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 8 w w w. sir ef o r. g o. cr

11 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). f) La lenta respuesta sobre la gestión la información forestal por parte las instituciones estatales, evincia la ausencia estrategias comunicación, mercao coordinación institucional acuadas para promover la creación l SIReFOR. g) No existe un plan técnico o estratégico acuado ni establecido que guíe el sarrollo l sistema. h) El SINAC como institución hospedante administradora l SIReFOR, no proporciona instalaciones, equipamiento, conectividad soporte técnico acuado como para hacerse cargo este proceso; lo anterior sumado a las fuertes restricciones personal capacitado recursos financieros, es necesario consirar formar alianzas estratégicas con entes especializados con experiencia en el sarrollo las TIC s. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 9 w w w. sir ef o r. g o. cr

12 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 4. ESTRATEGIA DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS FORESTALES DE COSTA RICA (SIReFOR) 4.1 Antecentes Generales Proecto : Implementación Consolidación l Sistema Información los Recursos Forestales Costa Rica (SIReFOR) Período ejecución estimado : 27 marzo 2005 al 01 marzo 2008 Instituciones participantes : Sistema Nacional Areas Conservación (SINAC), Fondo Nacional Financiamiento Forestal (FONAFIFO), Oficina Nacional Forestal (ONF) Unidad ejecución coordinación : Gerencia Manejo los Recursos Naturales - SINAC Responsable l seguimiento supervisión : Comisión Seguimiento l Plan Nacional Desarrollo Forestal; SINAC-FONAFIFO-ONF Contrato Nº , Proecto Ecomercados 10 w w w. sir ef o r. g o. cr

13 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 4.2 Resumen Gráfico la Estrategia Trabajo Fase 1. Planificación Organización l SIReFOR Fase 2. Diseño la plataforma información tecnológica Fase 3. Implantación Consolidación Fase 4. Mantenimiento, seguimiento evaluación Figura 1. Fases la estrategia para la implementación l SIReFOR. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 11 w w w. sir ef o r. g o. cr

14 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). 4.3 Fases la Estrategia Trabajo Fase 1: Planificación Organización Los resultados esta fase serán primordiales para asegurar una acuada implementación l SIReFOR s el ámbito administrativo técnico bido a que afectarán tanto a las entidas involucradas como al propio sistema; por lo tanto, las estrategias que aquí se finen son claves para lograr con éxito el proceso formalización ejecución la misma. Esta sección compren la finición un marco conceptual, referencia actuación l SIReFOR su objetivo principal es la intificación los alcances, entendiéndose como tal una misión, visión, metas los objetivos estratégicos. Asimismo, se finen los factores FODA s, éxito riesgo, las áreas acción, los productos servicios, el o los grupos potenciales usuarios. Con lo anterior, se proce a precisar los requerimientos técnicos, legales financieros necesarios para pasar a una etapa más operativa hacer funcional el sistema. Dentro esto, se fine una estructura institucional organización, las necesidas capacidas l recurso humano, las opciones tecnológicas legales, los mecanismos coordinación un plan que establezca los plazos ejecución las acciones sus respectivos responsables. En este paso la incorporación indicadores verificadores cumplimiento será vital para dar seguimiento evaluar los avances. Una vez finalizada esta etapa, se clarificará el propósito l SIReFOR, el cómo dón se organizará sarrollará hasta lograr su total consolidación. Es necesario señalar que se estimó que esta fase se ejecutará en aproximadamente diez meses a partir septiembre l 2005, no obstante, este tiempo podría resultar maor si no se formaliza o prioriza a nivel institucional. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 12 w w w. sir ef o r. g o. cr

15 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Análisis diagnóstico l entorno Áreas o acción Requerimientos opciones técnicas, tecnológicas legales Definición Marco conceptual referencia Análisis FODA FASE 1 Catálogo productos servicios Catálogo usuarios FASE 1 Plan acción Plan capacitación Factores éxito riesgo Organigrama institucional, ejecutivo e interno FASE 2 Figura 2. Secuencia la Fase Estrategias fase 1: Promover, sarrollar ejecutar un plan estratégico que fina claramente los alcances l SIReFOR, sin jar consirar en estos los marcos referencia cada una las instituciones involucradas. Promover fortalecer el apoo voluntad política e institucional sobre el SIReFOR. Incorporar el proceso implementación ejecución la estrategia l SIReFOR ntro los planes administrativos, técnicos presupuestarios institucionales. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 13 w w w. sir ef o r. g o. cr

16 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Fase 2: Diseño la Plataforma Información Tecnológica Diseño la plataforma información: De forma paralela o una vez concluida la fase 1, la primera actividad esta sección será la asegurar que el SIReFOR esté institucionalizado formalizado con una acuada estructura organización. En esta fase se proce a diseñar la plataforma información, en la cual será esencial contar la asesoría apoo personas especializadas en el sarrollo las TIC s en la gestión la información, así como también será vital contar con la participación los actores involucrados algunos los usuarios claves previamente intificados. Para ello, es necesario iniciar un proceso intificación, recopilación, análisis, valoración puración datos, documentación fuentes información que correspondan a alguna las áreas acción finidas en la fase 1, a que en su conjunto serán primordiales para proporcionar los servicios productos esperados. Se staca que se berá entrevistar a las personas las entidas involucradas relacionadas a fin intificar a aquellas que puedan aportar información adicional relevante para el manejo uso l sistema. No obstante, ntro esta primera actividad se berá incluir la información que a se ha recopilado para publicar en el sitio internet l SIReFOR 6 para por finir simultáneamente el grado relevancia confiabilidad que se le otorgarán. Ha señalarse que en base a estos resultados se podrá visualizar finir protocolos, un listado estándares normas bajo el cual se manejará, usará publicará la información. Por lo anterior, se recomienda mantener una bitácora todos los datos documentación publicada o, en su fecto, facilitada para el manejo uso l sistema. En ésta, se berá registrar claramente algunos datos como: Nombre la persona o responsable que entrega o publica la información, fecha entrega, formato, estado l documento 6 Contrato Nº , Proecto Ecomercados 14 w w w. sir ef o r. g o. cr

17 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). (inédito, oficial, publicado, etc), propiedad recho (pública, privada, institución involucrada), autor (es), motivo objetivo la entrega, firma autorización para el uso l documentos /o datos, entre otros. Una vez concluido esto, don a estará finida la información que se manejará, se pue elaborar un diagrama representación las áreas acción implicadas, junto con todas sus interrelaciones, así como también la las fuentes origen /o entidas involucradas. En síntesis, se generará un molo información que indicará dón proce la información cuál será la entrada salida Diseño la plataforma tecnológica: Molo l sistema información. Los resultados l análisis diagnóstico entorno a la implementación l SIReFOR, mu especialmente lo referido a la capacidad técnica, tecnológica financiera la institución hospedante l sistema, en este caso el SINAC, amás la terminación las opciones técnicas tecnológicas básicas que resultarán en la fase 1, serán fundamentales para intificar finir el o los sistemas información que van a dar soporte al cumplimiento los objetivos metas finidas, amás una valoración sobre la factibilidad operación cada una las áreas acción afectadas. Para concretar, será necesario analizar los sistemas información (SI) existentes que son interés compatibles al SIReFOR, en beneficio intificar sus condiciones actuales, mejoras, limitaciones posibilidas integración sus productos servicios, entre otros aspectos. Asimismo, se berán intificar las características técnicas molos cada uno estos SI a fin valorar la compatibilidad las interfaces métodos o mecanismos coordinación comunicación; todo lo cual llevará a obtener una proección por medio un diagrama representación l molo l sistema que se quiere sarrollar, incluendo todos sus procesos tecnológicos, conexiones e interfaces. Esto último, se podría eventualmente realizar mediante la técnica matricial. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 15 w w w. sir ef o r. g o. cr

18 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Arquitectura tecnológica: Al igual que en el caso anterior, todos los resultados obtenidos hasta este momento serán vitales para continuar el sarrollo la fase 2. Aquí es don se propone una arquitectura tecnológica las alternativas más acuadas para soportar el molo l SI propuesto, en función sus operaciones actuales futuras, la seguridad la plataforma hardware/software. En esta actividad se finen todos los requisitos o necesidas carácter técnico tecnológico que permitan llevar a cabo el acuado funcionamiento l sistema e inpendientemente esto l tiempo real en que se efectúe la implementación, se recomienda no jar consirar aquellos requisitos básicos para seguir sarrollando el sitio internet que está disponible en la web, bido a que éste se constitue como la aplicación actual por la cual se están proporcionando algunos los servicios información, correo electrónico, Intranet, administración uso base datos. En primer lugar, se ben analizar e intificar cuáles son los recursos disponibles para seguir con alante con la implementación, a que esto penrá el grado complejidad que se pueda sarrollar /o proectar en el período inmediato. Igualmente, si al llegar a esta etapa se ha finido convenido ubicar físicamente la plataforma tecnológica l SIReFOR en alguna las instituciones con experiencia en el sarrollo las TIC s, tal como es el caso l INBio, se berán revalorar las reales necesidas técnicas, puesto que si se realiza en el marco un convenio cooperación el costo inversión en hardware, software, mantenimiento soporte pue ser menor a lo presupuestado más bien los recursos podrían ser redirigidos a la realización mejoras la infraestructura a instalada. Pese a esto, los requerimientos requisitos técnicos por intificar verificar su disponibilidad, se refieren a: equipo físico (procesadores, dispositivos almacenamiento, ornadores, etc), conectividad comunicaciones (acceso a internet, controladores red, protocolos, respaldos, interfaces, etc), equipo lógico software Contrato Nº , Proecto Ecomercados 16 w w w. sir ef o r. g o. cr

19 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). (sistemas operativos, sistemas lógicas red, lenguajes programación, etc), equipo software seguridad. En cuanto a los aspectos tecnológicos, se berán intificar todas las aplicaciones requeridas alternativas que existen en el entorno. Nuevamente, será esencial contar con la asesoría expertos en el área las TIC s a objeto prever que éstas el personal a cargo se adapten a las continuas actualizaciones, se pronostiquen las nuevas necesidas información molos SI, se visualicen las posibles restricciones, beneficios, mandas, los requisitos mantenimiento soporte. Finalmente, la arquitectura tecnológica será finida mediante un diagrama representación o molo físico la misma. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 17 w w w. sir ef o r. g o. cr

20 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). FASE 1 Datos, documentación, fuentes información: o Intificación o Recopilación o Análisis o Valoración o Depuración Diseño la plataforma información Definición protocolos Definición estándares normas Diseño l molo información (diagrama representación) FASE 2 Diseño la plataforma tecnológica Diseño l molo l sistema información: o Intificación análisis las características los SI existentes. o Análisis la interfaz usuario o Definición mecanismos coordinación, interfaces, comunicación. o Accesos registros, otros. o Diagrama representación. Diseño la arquitectura tecnológica: o Evaluación análisis recursos disponibles. o Determinación requerimientos técnicos tecnológicos. o Determinación requerimientos seguridad control. o Respaldos o Listado ventajas, sventajas alternativas. o Presupuestos, otros. o Diagrama representación FASE 3 Figura 3. Secuencia la Fase 2. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 18 w w w. sir ef o r. g o. cr

21 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Estrategias para ejecutar la fase 2: Contar con un SIReFOR institucionalizado. Establecer una plataforma datos e información valorada con altos estándares calidad confiabilidad. Integrar un grupo piloto usuarios potenciales en el proceso diseño la plataforma información para asegurar responr a las necesidas información forestal. Definir el diseño la plataforma tecnológica basado en la optimización las capacidas técnicas a instaladas Fase 3: Implantación Consolidación Elaboración un cronograma actividas: Una vez diseñada la plataforma tecnológica, se elabora un plan con el objetivo finir un cronograma actividas para el corto, mediano largo plazo; previendo ventajas, sventajas limitantes l proceso implantación la misma. Este cronograma berá tener asignada acciones en orn prioridad por tiempo ejecución. En cuanto a los recursos opciones tecnológicas berán estar claramente intificadas verificadas según su disponibilidad acceso. De la misma forma, en esta fase se intifican los puntos control, mantenimiento los responsables la evaluación progreso. La estrecha relación entre los encargados l proecto, así como quienes realicen el sarrollo e implantación los molos información l sistema mismo, será vital para facilitar la comprensión entendimiento lo que se quiere lograr en en el corto, mediano largo plazo. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 19 w w w. sir ef o r. g o. cr

22 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Definición verificación requerimientos: Esta actividad implica el análisis los protocolos, los estándares, las normas requerimientos seguridad l control los molos obtenidos en la fase anterior ( información SI), pues podrían requerir una refinición priorización ntro catálogos o directrices finitivas. Para validar el molo información, se recomienda realizar sesiones con la participación un grupo usuarios potenciales, a que solo así se podrá finir íntegramente las variables, directrices gestión, niveles acceso control los datos, la documentación fuentes información. Se be enfatizar en la intificación los requerimientos mantenimiento soporte ambos molos a fin prever las mejoras tenncias los continuos cambios tecnológicos l entorno, se minimicen las limitaciones se reduzcan los riesgos técnicos, presupuestarios, administrativos, políticos, gestión o recurso humano. Asimismo, para optimizar el avance esta fase, es recomendable tener contratado o asignado recurso humano con una acuada especialización capacitación en el área informática en general. Una vez que se haan intificado los alcances expuestos anterioremente, amás l o los tratamientos frecuencia los datos, la periodicidad actualización respaldos, los vólumenes información documentación prevista, se pue procer a la finición los componentes aplicaciones bajo las cuales se sarrollará el sistema. Cabe señalar, que la evaluación los requerimientos a nivel usuario será esencial para la posterior elaboración comprensión los manuales uso. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 20 w w w. sir ef o r. g o. cr

23 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Diseño sarrollo aplicaciones: Una vez terminados los requerimientos l SI, se da inicio a una las etapas más complejas todo el proceso implementación l SIReFOR. Aquí, se pondrá en práctica en construcción el diseño l molo información l sistema que fueron finidos anteriormente. Al iniciar será primordial asegurar la disponibilidad recursos medios tecnológicos, ntro los cuales se reitera que será fundamental tener establecido o asignado el recurso humano que se hará completamente responsable aquí en alante. En base a los servicios productos que se pretenn proporcionar, se generarán los procedimientos migración carga datos, operación seguridad, el código componentes l SI. Entre estas acciones, se ejecutarán períodos prueba verificación, tanto para la integración l sistema físico como sus componentes a objeto que antes que se vali asegure la capacidad respuesta funcionamiento. Previo a esto, se berá tener concluido el diseño la arquitectura soporte. De acuerdo a lo anterior, los primeros productos corresponn a la scripción lógica l sistema, el diseño un molo físico (bases datos ficheros), clases e interacción una matricial (localización módulos datos) con claros procedimientos operación, seguridad, comunicación accesos, a que estos servirán guía para el sarrollo las aplicaciones l sistema a nivel usuario. También, se fine el diseño la interfaz usuario el molo consulta, en base al análisis obtenido en la fase anterior. Consecutivamente, o en forma paralela, a partir los protocolos, estándares normas previamente finidos, se sarrollan las aplicaciones l SI para la migración carga datos, comenzando s la codificación los componentes, la finición los procedimientos administración, operación seguridad l sistema. Finalmente, se realizan las pruebas idóneas para su correspondiente validación aprobación. Se staca que al iniciar esta etapa, la plataforma física l SI berá estar instalada. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 21 w w w. sir ef o r. g o. cr

24 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Implantación l sistema: Esta fase implica el proceso la implantación las aplicaciones sarrolladas validación l SI. Se be comprobar entre otros aspectos que tanto los requisitos como requerimientos técnicos tecnológicos estén ajustados respondan satisfactoriamente a las aplicaciones. Los datos documentación berán estar disponibles listos para cargar. Verificado lo anterior sobre la base los protocolos, estándares normas establecidos se cargan la o las base datos /o ficheros, amás las bibliotecas o librerías a partir l molo físico l sistema, previendo el control uso acceso la misma. Cabe stacar, que para esta etapa el plan mantenimiento soporte berá estar acuado al sistema implantado, listo para ejecutarse procer a la validación, aprobación activación l SI Periodos prueba capacitación: En el sarrollo toda esta fase será necesario contemplar al menos tres períodos prueba, siendo el último el aprobación activación l sistema. La pruebas serán fundamentales para asegurar el acuado funcionamiento l SIReFOR, tanto en el nivel operativo como administración, entendiéndose como tal el correcto funcionamiento, seguridad, rendimiento comunicaciones entre los distintos componentes físicos, los datos las aplicaciones. Se recomienda llevar una bitácora o registro sucesos previos posteriores a la activación l sistema a fin que en una fase evaluación se termine el estado l mismo se puedan resolver las mejoras arreglos necesarios, a sean l tipo preventivo, correctivo /o adaptativo. Cabe mencionar, que es pertinente incluir en estas actividas la participación l grupo usuarios potenciales bido a que ellos podrán finir si el SI respon a sus necesidas si es funcional acuerdo al tipo o grado formación /o especialidad. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 22 w w w. sir ef o r. g o. cr

25 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Asimismo, aquí se podrán extraer las especificaciones lenguaje más conveniente para la elaboración manuales uso. Por otra parte, acuerdo a las aplicaciones sarrolladas, se berá elaborar establecer un plan capacitación para el equipo, a fin prever las actualizaciones que el SI vaa requiriendo e innovando. Igualmente, no se podrá jar lado la capacitación periódica sobre el uso manejo l sistema a ciertos grupos usuarios activos. FASE 2 Definición verificación Requerimientos Diseño sarrollo aplicaciones FASE 3 Diseño sarrollo aplicaciones usuario Periodos prueba Implantación l sistema información FASE 3 Implantación aplicaciones al usuario final Validación aprobación Capacitación FASE 4 Figura 4. Secuencia la Fase 3. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 23 w w w. sir ef o r. g o. cr

26 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Estrategias para ejecutar la fase 3: Establecer e institucionalizar un plan acción para la implantación l SIReFOR flexible adaptable a los cambios l entorno. Establecer alianzas estratégicas para la cooperación técnica, financiera gestión la información. Promover la transparencia confiabilidad en la gestión la información pública e institucional, a través l establecimiento oficial protocolos, normas estándares calidad sobre los datos documentación proporcionados por el SIReFOR. Desarrollar e implantar aplicaciones informáticas con altos estándares calidad, que sean amigables a los grupos usuarios principales Fase 4: Mantenimiento, Seguimiento Evaluación Después haber puesto a disposición los usuarios el SIReFOR, se berá ejecutar un plan mantenimiento, seguimiento evaluación, acuerdo a los estándares, normas calidad, funcionamiento registro sucesos ocurridos forma previa posterior a su activación Mantenimiento: De acuerdo al funcionamiento operación l sistema, se ben prever las acciones preventivas, correctivas /o adaptación a fin disminuir los riesgos fallas técnicas internas externas; así como también para mantener las bases datos la documentación actualizada. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 24 w w w. sir ef o r. g o. cr

27 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Se recomienda establecer un catálogo o protocolo los aspectos que aseguran e indican el buen funcionamiento l sistema, con una acuada asignación prioridad o atención en caso presentar errores o fallas. Contar con al menos una persona encargado l mantenimiento soporte l sistema, será vital para prever solucionar en el menor tiempo posible los problemas que se puedan presentar. En este plan, se propone establecer un formato estándar para el registro comunicación fallas /o errores sobre el protocolo acción, a fin agilizar el proceso solución o análisis. También, se berá incluir la elaboración ejecución planes actualización mantenimiento l software, los datos la documentación Seguimiento Evaluación: Se staca que lo concerniente al seguimiento evaluación será un proceso constante continuo, que alguna forma se realizará durante todas las fases la implementación l sistema. Sin embargo, spués haber planificado, organizado e implantado el SI, se berá dar seguimiento evaluación al sarrollo las actividas, tanto la operación como administración l mismo. Se recomienda establecer planes que impliquen la participación los actores involucrados los grupos usuarios principales. Se evaluará analizará el sarrollo los planes acción según corresponda, sobre el funcionamiento respuesta l sistema implantado, esencialmente, sobre el logro cumplimiento los objetivos metas. Será primordial tener claros los requisitos normas calidad establecidos, a que estos se extraerán indicadores verificadores que permitirán realizar una buena evaluación. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 25 w w w. sir ef o r. g o. cr

28 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Concretamente, en esta etapa se valorarán los resultados avances obtenidos hasta el momento realizar la evaluación, la cual tendrá entre otros objetivos el proponer cambios o modificaciones según las necesidas intificadas. FASE 3 Elaboración ejecución planes actualización mantenimiento bases datos documentación. Planes mantenimiento preventivo, correctivo adaptativo. Elaboración ejecución planes actualización soporte software, hardware conexiones. Catálogo priorización o atención sobre aspectos o fallas técnicas. FASE 4 Revisión planes acción Evaluación estado l proecto Planes seguimiento evaluación Evaluación l estado progreso la organización. Evaluación funcionamiento sarrollo l sistema Evaluación sobre el cumplimiento objetivos metas. Rendición cuentas Evaluación l plan capacitación SIReFOR operando en óptimas condiciones administrativas, técnicas, tecnológicas, reconocido por los altos estándares calidad seguridad.utilizados. Figura 5. Secuencia la Fase 4. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 26 w w w. sir ef o r. g o. cr

29 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Estrategias para ejecutar la fase 4: Promover propiciar que el SIReFOR se consoli como la herramienta tecnológica oficial que opera con altos estándares calidad confiabilidad. Implantar cultura mejora continua a nivel institucional en el campo las TIC s. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 27 w w w. sir ef o r. g o. cr

30 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR) Planes Acción por Fases Trabajo Cuadro 1. Plan acción para la implementación l SIReFOR. Fase 1. FASE 1 : Planificación Organización Período ejecución : Septiembre, diciembre, 2006 Objetivo : Definir establecer un marco conceptual, referencia actuación l SIReFOR. Estrategia asociada : Promover, sarrollar ejecutar un plan estratégico que fina claramente los alcances l SIReFOR, sin jar consirar en estos los marcos referencia cada una las instituciones involucradas. Líneas Actividas Indicadores Verificadores Técnicas Responsable (s) Factores Factores acción éxito riesgo - Estado general l sector forestal entorno a las TIC. - Claridad - Estado actual sobre la los objetivos implementación l SIReFOR l proecto. - Diagnóstico sobre la Análisis l entorno a - Resultados encuestas /o - Apoo implementación l la implementación l entrevistas. compromiso sistema. SIReFOR elaborado. - Listado las necesidas institucional. información forestal. - Reuniones - Participación periódicas - Listado entidas e integración - Entrevistas relacionadas al ámbito permanente estudio. - Visitas a todos los 1. Desarrollar ejecutar un plan estratégico l SIReFOR Definición l marco conceptual referencia l SIReFOR (ámbito alcances). Intificación finición las áreas acción, productos servicios, los usuarios potenciales. - Grado conocimiento involucrados sobre el sector forestal el proecto. - Resultados encuestas /o entrevistas. - Listado elementos FODA. - Lista factores éxito riesgo. - Listado las área acción. - Número productos servicios intificados - Lista usuarios potenciales. - Marco conceptual referencia finido. - Áreas acción finidas. - Catálogo productos servicios finido. - Catálogo usuarios finidos. entidas interés, en relación al tema estudio. - Consulta a expertos - Sesiones - Comité Directivo Seguimiento* - Coordinador encargado gestión* - Consultor (es) *: De acuerdo al organización propuesta para el SIReFOR en el Documento Nº 4: Propuesta Técnica para la implementación l SIReFOR. - Continúa en la siguiente página. actores colaboradores implicados. - Personas involucradas en la implementación l sistema con amplio conocimiento sobre el sector forestal el proecto en general. - Débil participación l Comité. - Apoo institucional insuficiente. - Falta interés. - Recursos financieros insuficientes para las acciones inmediatas futuras. Sigue Contrato Nº , Proecto Ecomercados 28 w ww. siref or. g o. cr

31 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Líneas acción...continuación Actividas Indicadores Verificadores Técnicas - Inventario actores involucrados. - Lista instituciones Definición la involucradas. - Estructura - Reuniones estructura - Grado intificación institucional periódicas institucional claridad sobre las organización interna - Sesiones organización interna. competencias institucionales. finida establecida. - Porcentaje o grado interés las instituciones involucradas. Análisis requerimientos técnicos, tecnológicos, legales financieros - Número capacidas l recurso humano requerido. - Listado requisitos técnicos (atributos, características, etc) - Número porcentajes efectividad los mecanismos coordinación requeridos existentes. - Grado la calidad dispersión la información fuentes requeridas disponibles. - Listado las características l equipo tecnológico necesario requerido. - Lista talle normas jurídicas relacionadas. - Grado apoo soporte político e institucional. - Inventario recursos financieros accesibles disponibles. - Porcentaje accesibilidad a fuentes recursos financieros. - Lista talle partidas que requieren financiamiento. - Propuesta técnica para la implementación l SIReFOR elaborada en proceso implementación. Inclue entre otros elementos la conformación l equipo, catálogo normas estándares calidad, mecanismos coordinación, catálogo las necesidas hardware, software, conectividad, etc. - Propuesta legal: convenios, cretos. - Proección financiera elaborada. - Reuniones periódicas - Entrevistas - Visitas consultas a entidas en relación al tema estudio. - Consulta a expertos - Sesiones Responsable (s) Factores éxito - Comité Directivo Seguimiento* - Coordinador proecto* - Coordinador proecto* - Unidad Técnica* Im anterior - Claridad los objetivos l proecto. - Motivación - Contar con personas capacitadas en el sarrollo las TIC. Factores riesgo Im anterior - Recurso humano no asignado /o contratado. - Falta capacitación conocimientos en la TIC s los involucrados. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 29 w ww. siref or. g o. cr

32 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Líneas acción...continuación Estrategia asociada 2. Reforzar fortalecer el apoo institucional brindado al SIReFOR en el marco l PNDF. Actividas Indicadores Verificadores Técnicas - Número talle actividas estrategias para Definición un plan la ejecución acciones. - Reuniones, - Grado establecimiento - Plan periódicas responsables compromiso sobre el proceso finido. plazos ejecución. - Sesiones implementación. - Cantidad recursos financieros humanos disponibles. Desarrollo e implantación un programa capacitación para la ejecución l plan estratégico - Nivel preparación l equipo colaboradores directos para ejecutar el plan acción. - Programa capacitación finido : Promover fortalecer el apoo voluntad política e institucional sobre el SIReFOR. Asegurar comprometer el apoo político e institucional sobre el SIReFOR. - Grado interés sobre la implementación l sistema. - Porcentaje participación las instituciones involucradas. - Número acciones propuestas o incorporadas ntro los planes anuales institucionales. - Grado sociabilidad sensibilización sobre el proecto. - Estrategia fortalecimiento para la acción institucional e interinstitucional elaborada establecida. - Directrices institucionales implementadas. - Entrevistas - Sesiones - Cursos, talleres. - Entrevistas - Talleres consulta. - Reuniones periódicas - Sesiones - Presentaciones, charlas Responsable (s) *: De acuerdo al organización propuesta para el SIReFOR en el Documento Nº 4: Propuesta Técnica para la implementación l SIReFOR. - Continúa en la siguiente página. - Comité seguimiento* - Coordinador proecto encargado gestión*. - Coordinador proecto* - Comité Seguimiento* - Coordinador proecto encargado gestión* Factores éxito - Apoo compromiso institucional. - Motivación. - Contar con recurso humano capacitado presupuesto. - Apoo compromiso institucional. - Motivación. - Contar con la asesoría apoo especialistas en TIC. - Asignación recursos. - Compromiso apoo institucional. - Participación e integración gerentes, directores, colaboradores directos, etc. - Motivación - Equipo disponible comprometido. Factores riesgo - Débil participación los involucrados. - Apoo institucional insuficiente. - Criterio poco objetivo para la selección l equipo. - Recursos financieros insuficientes. - Falta compromiso e interés. - Poca claridad objetivos l proecto. - Resistencias institucionales al proecto. - Falta lirazgo los involucrados. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 30 w ww. siref or. g o. cr

33 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Líneas acción Continuación Actividas Indicadores Verificadores Técnicas - Colaboradores - Grado aplicación directos, enlaces, Sensibilización conocimiento la resolución coordinadores consolidación en el en las oficinas l SINAC. regionales locales nivel interno l - Grado apoo al SIReFOR intificados, SINAC, la aplicación por parte las oficinas asignados la resolución regionales l SINAC. comprometidos. administrativa Nº - Número actividas - Plan anual comunicación realizadas a las l SIReFOR ntro oficinas. los planes operativos l SINAC. Formalización SIReFOR como programa nacional ntro la estructura operativa l SINAC. Elaboración, ejecución seguimiento planes o estrategias coordinación institucional e interinstitucional l SIReFOR. - Grado aplicación la resolución en las oficinas l SINAC. - Grado apoo e interés sobre el SIReFOR por parte l SINAC. - Grado avance sobre la implementación l sistema. - Cantidad recursos humanos financieros disponibles /o accesibles. - Grado interés sobre la implementación l sistema - Porcentaje participación las instituciones involucradas - Número acciones propuestas o incorporadas ntro los planes anuales institucionales. - Directriz o norma jurídica elaborada oficializada. - Estrategia coordinación institucional e interinstitucional elaborada. - Talleres consulta. - Sesiones - Presentaciones, charlas - Reuniones periódicas - Talleres consulta. - Sesiones Responsable (s) *: De acuerdo al organización propuesta para el SIReFOR en el Documento Nº 4: Propuesta Técnica para la implementación l SIReFOR. - Continúa en la siguiente página - Comité Directivo Seguimiento* - Coordinador proecto* Factores éxito - Apoo compromiso institucional. - Motivación - Lirazgo los responsables - Asignación disponibilidad recursos financieros. - Avances l proecto. Factores riesgo - Falta compromiso e interés - Poca claridad objetivos - Resultados avances no visibles l proecto. - Resistencias al proecto - Falta lirazgo - Recursos financieros insuficientes. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 31 w ww. siref or. g o. cr

34 Documento Nº 3: Estrategia Trabajo para la Implementación l Sistema Información Recursos Forestales (SIReFOR). Líneas Actividas Indicadores Verificadores Técnicas Responsable Factores Factores acción (s) éxito riesgo - Falta - Número actividas compromiso Creación un comunicación publicidad e interés - Motivación programa o estrategia realizadas al público en - Recursos compromiso. comunicación general. financieros - Sesiones - Comité - Lirazgo 3. Promover divulgación pública - Grado conocimiento sobre - Programa o insuficientes. seguimiento* los la importancia en forma periódica el SIReFOR en el sector estrategia - Poca l SIReFOR sobre la forestal en general. comunicación - Consulta a - Coordinador responsables asesoría ante el sector implementación - Grado sociabilidad divulgación pública expertos. proecto - Visión conocimientos forestal. sarrollo l sensibilización sobre el creada en ejecución. - Presentaciones encargado mercao relacionados, charlas gestión* SIReFOR como parte proecto. - Avance en el a mercao las metas l establecimiento comunicación - Número material PNDF. l proecto. - Pocos divulgativo generado avances en el divulgado. establecimiento l proecto. Estrategia asociada : Incorporar el proceso implementación ejecución la estrategia l SIReFOR ntro los planes administrativos, técnicos presupuestarios institucionales. Líneas Actividas Indicadores Verificadores Técnicas Responsable Factores Factores acción (s) éxito riesgo - Plan (es) elaborado (s) establecido (s). - Convenios cooperación /o carta 4. Crear, integrar compatibilizar mecanismos gestión coordinación institucional. Elaboración establecimiento planes para la gestión coordinación institucional - Porcentaje comunicación alcanzado a nivel institucional. - Grado sociabilidad sensibilización sobre el proecto. - Lista necesidas requerimientos para la gestión coordinación institucional. - Listado talle los mecanismos gestión coordinación existentes operando. - Listado instituciones involucradas e interesadas. acuerdos negociados /o implementados. - Mecanismos gestión coordinación, establecidos e incluidos en planes anuales las instituciones involucradas. - Entrevistas reuniones - Sesiones *: De acuerdo al organización propuesta para el SIReFOR en el Documento Nº 4: Propuesta Técnica para la implementación l SIReFOR. - Comité Seguimiento* - Coordinador proecto encargado gestión* - Apoo compromiso institucional. - Lirazgo los responsables - Recurso humano disponible - Asignación disponibilidad recursos financieros. - Falta compromiso e interés - Poca claridad objetivos - Falta lirazgo los responsables - Recursos humanos financieros insuficientes. Contrato Nº , Proecto Ecomercados 32 w ww. siref or. g o. cr