SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA. Procedimiento Para el Control de Documentos.

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1 1. Objeto Establecer la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, divulgación y manejo de documentos que hagan parte del Sistema de Gestión de Calidad, para su adecuado control. 2. Alcance Aplica para todos los documentos de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana, excluyendo la Lotería de la Cruz Roja Colombiana y el Banco de Sangre. 3. Políticas, normas, lineamientos Los documentos se encuentran restringidos a personas ajenas a la institución, salvo autorización expresa de la Dirección Ejecutiva. Los funcionarios de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros cualquier tipo de información, documentos o fotografías confidenciales que conozca, relacionadas con las actividades de la institución (Ver Clasificación de la Información- Guía para usuarios del Sistema de Información). Para la elaboración del documento se debe evitar tachones y enmendaduras que puedan confundir el contenido de información en el documento. 4. Glosario Documento: Información y su medio de soporte.

2 Listado maestro de documentos: Relación ordenada de los documentos que forman parte del SGC, el cual sirve para conocer la última versión aprobada de un documento. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de registros donde se determinan los tiempos de retención y disposición final de los documentos. Identificación: Nombre o código que se le da a un documento o registro para su fácil recuperación. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia dicho número. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido. Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del SGC. Copia controlada: Es un documento, que tiene responsabilidad de actualizar cada vez que se generen nuevas versiones.

3 Copia no controlada: Es un documento que no se responsabiliza por actualizar cuando se produzcan modificaciones. Documento externo: Documento generado por instancias externas cuyo contenido afecta directamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia. Disposición final: Actividad que se le realiza al registro después de completar el tiempo de retención de almacenamiento. 4. Responsables Direcciones Generales y/o es: Aprueban los documentos y/o registros pertinentes del Sistema de Gestión de Calidad de la Cruz Roja Colombiana. : Es responsable de gestionar y controlar la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad y de garantizar, la disponibilidad de los documentos para consulta a los diferentes usuarios definidos. Responsable del proceso: Elaboran documentos y/o registros y sustentan los cambios necesarios aplicables al proceso.

4 5. Descripción del procedimiento NO NO FIN ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO 1. Se evalúa si existe la necesidad de crear un nuevo documento, o corregir un documento ya Líder del Proceso N.A elaborado. 1. Necesidad de crear un Documento. 2. Aplica la CRC? SI 3. Recopilación de la información 4. Asignación de código y cuerpo del documento. 5. Elaborar borrador del documento. 6. Revisión del documento. Hay modificaciones? 2. Se analiza si es aplicable o no a la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana. 3. Se recoge toda la información necesaria y relevante para la elaboración del documento. 4. El código y el cuerpo del documento se asigna siguiendo las recomendaciones incluidas en el instructivo de elaboración de Documentos. 5. El borrador se estructura teniendo en cuenta la necesidad inicial planteada en la actividad (1) del presente documento y del instructivo de elaboración de Documentos. Líder de Proceso Líder de Proceso N.A N.A Documento a elaborar Instructivo de elaboración de Documentos Documento a elaborar Instructivo de elaboración de Documentos 7. Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación y antes de su emisión. 8.revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario nuevas aprobaciones. A

5 A 9. Identificar los cambios y el estado de la versión 6. Se revisa que el documento cumpla con los requisitos establecidos por la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana y la coherencia con otros elementos del Sistema de Gestión de Calidad. En caso de ser necesario se elaboran los cambios pertinentes. 7. La aprobación de todos los documentos elaborados para el Sistema de Gestión de Calidad, serán aprobados por las Direcciones Generales y/o es. Direcciones Generales y/o es. Documento a elaborar Acta de aprobación de los documentos 10. Aseguramiento de las versiones pertinentes en los puntos de uso. B 8.Los documentos deben ser revisados y aprobados cuando sean necesarias nuevas versiones de acuerdo a los siguientes criterios: a) La revisión es efectuada por parte de la quien verifica la pertinencia del documento. b) La aprobación es realizada por parte de las Direcciones Generales y/o es c) Para la realización de nuevas aprobaciones se efectuarán siguiendo los pasos indicados en los literales anteriores a y b. Líder de Proceso Documento

6 B 11.Identificación y legibilidad de los documentos. FIN 9. Al momento de realizar un cambio a cualquier documento de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana., se debe identificar por medio de la versión del mismo, aumentando el número de versión del documento, relacionando este en el Listado Maestro de Documentos e identificando fecha y la descripción del cambio de cada documento. Nota: se iniciara el conteo de versiones a partir del número uno (1). 10. Las versiones pertinentes de documentos deben estar disponibles en los puntos de uso, para esto el líder de cada proceso o la planeación, realizan la entrega de los documentos actualizados a las partes interesadas cada vez que se genere una modificación o se considere necesario para mantener actualizada la documentación del S.G.C. Las versiones Controladas se entregan por cualquier medio o a las partes interesadas de cada proceso y se debe registrar en el Listado Maestro de Documentos. Para evitar cambios mal intencionado a la documentación, los cuales se identificarán por medio de la marca de agua COPIA CONTROLADA. Listado Maestro de documentos Listado Maestro de documentos

7 Cada vez que se realice una modificación al documento se debe cambiar las copias controladas y se debe entregar a las personas que tengan participación del documento y el registro, se hace en el formato listado maestro de documentos. 11. Todos los documentos del S.G.C de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana deberán estar desarrollados con letra imprenta y en tamaño adecuado que asegure su fácil lectura. Todos los funcionarios. N.A ACLARACIONES ESPECIALES Los documentos de origen externo son los documentos que no se generan dentro del Sistema de Gestión de Calidad, tales como: Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Normas, Guías y Manuales, entre otros; los cuales se identifican y controlan por medio del Listado Maestro de Documentos. Si por alguna razón se mantienen o guardan documentos obsoletos estos serán identificados con la palabra obsoleto en la portada del documento.

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