PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 . PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 1 de 18

2 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ELABORA: REVISA: APRUEBA: CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCION DE LA MODIFICACION FECHA 6 Se reemplaza la Guía para la elaboración y control de documentos de código AP-GI-GDI-DI-GU-602 v.5, por el documento actual 13/9/2013 Página 2 de 18

3 7 Inclusión de polìtica de operación que hace referencia a la organización y preservación de los registros producidos por el proceso de Acciones Extramurales, soporte de auditorías externas, articulación con el Programa de Gestión Documental para el control de los registros institucionales y la identificación de los requisitos legales aplicables a la E.S.E desde la elaboración del documento y su alineación con el Normograma Institucional. 16/03/2015 Página 3 de 18

4 TABLA DE CONTENIDO APROBACIÓN DEL DOCUMENTO... 2 CONTROL DE CAMBIOS INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS ALCANCE RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO A QUIÉN VA DIRIGIDO POLÍTICAS DE OPERACIÓN RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO GLOSARIO SIGLAS NORMATIVIDAD RELACIONADA PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS RELACIONADOS DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS Página 4 de 18

5 1. INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO 1.1 OBJETIVOS Establecer las directrices para controlar los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de la ESE San Cristóbal Primer nivel durante su elaboración, actualización o adopción, revisión, aprobación, distribución y eliminación; con el fin de que se encuentren disponibles, legibles, fácilmente identificables, en versiones vigentes y que mantengan la integralidad para los y las servidoras públicas de la Entidad. 1.2 ALCANCE El presente documento aplica para todos los documentos internos y externos generados en el Sistema Integrado de Gestión. Inicia desde la solicitud de creación/modificación/ eliminación de documentos y finaliza con la referencia a la disposición del documento acorde a lineamientos del Programa de Gestión Documental Código GC-MA-9 y las Tablas de Retención Documental. 1.3 RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Jefe(a) Oficina Asesora de Planeación 1.4 A QUIÉN VA DIRIGIDO A todos los servidores públicos involucrados en las actividades de producción, clasificación, uso y trazabilidad, definición de la disposición, almacenamiento, revisión y actualización y disposición final, de los documentos y registros de la E.S.E. San Cristóbal. 1.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Codificación de Documentos: La codificación de documentos está directamente relacionada con los procesos de la Entidad; por lo tanto todos los documentos se consideran específicos por proceso y deben identificarse de acuerdo con los parámetros del Protocolo de elaboración de documentos DE- PT-1, para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión 2. Documentos controlados: La Entidad controla los documentos del Sistema Integrado de Gestión en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel, Que es el SIG?, mediante el Listado Maestro de Documentos. El control de los documentos que la Entidad determine de carácter confidencial, está bajo la autorización y responsabilidad del líder del proceso. Estos documentos no serán publicados en la intranet, en su lugar aparecerá un documento en los siguientes términos: Página 5 de 18

6 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO. RESTRICCIÓN POR Breve descripción de la justificación para su no disposición a la consulta general, LA CONSULTA DE ESTE DOCUMENTO SE DEBE REALIZAR EN Dependencia donde reposa el original del documento, PREVIA AUTORIZACIÓN DEL LÍDER DEL PROCESO O RESPONSABLE DE DOCUMENTO. 3. Documentos No Controlados: Las versiones impresas de los documentos del Sistema Integrado de Gestión son Documentos No Controlados, y se encuentra como pie de página la siguiente: Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada En consecuencia es responsabilidad de quien imprima, garantizar que la copia del documento del SIG esté vigente y para tal fin debe verificar dicha impresión con el documento ubicado en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet del la ESE San Cristóbal I Nivel. 4. Documentos de Origen Externo: Los documentos de origen externo adoptados por la ESE San Cristóbal I Nivel se identifican y controlan en el Listado Maestro de Documentos Externos y en el caso de las normas, mediante el Normograma. La actualización del Normograma se realizará de acuerdo con el procedimiento GJ-PR-1 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN REQUISITOS LEGALES y se debe asegurar que la normatividad asociada en cualquier documento elaborado y aprobado se encuentre en la matriz GJ-FO-4 NORMOGRAMA INSTITUCIONAL publicada en la Intranet. 5. Documentos de Archivo o Registros Controlados: La Entidad controla los documentos de archivo o registros del Sistema Integrado de Gestión en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel, Que es el SIG?, mediante el Listado Maestro de Registros o Cuadro de Caracterización Documental código DE-FO-16. Los datos y la información que reposa en los aplicativos, bases de datos o programas (software) de la ESE San Cristóbal I Nivel u otro medio electrónico, se controlan mediante su identificación como registros en la descripción de actividades dentro de los procedimientos o documentos de nivel III, descritos en el Protocolo de Elaboración de Documentos del S.I.G, código DE-PT-1. Así mismo se garantiza su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disponibilidad, integridad y confidencialidad, de acuerdo con los lineamientos del Manual de Seguridad de la Información, código CG-MA-7. Los registros producidos en las líneas de servicio del proceso Acciones Extramurales, que son sujeto de auditoría por parte de la Secretaria Distrital de Salud, serán conservados en Az, atendiendo los lineamientos de la Entidad auditora. Una vez se termine dicha auditoría deberán cumplir con el Programa de Gestión Documental Código GC-MA-9 y sus documentos conexos. 6. Corrección de Registros: Para corregir de forma apropiada los errores que se puedan cometer al registrar la información de forma escrita en cualquiera de los formatos del Sistema Integrado de Gestión, se deben aplicar los parámetros del Protocolo de elaboración de documentos DE-PT Archivo de Documentos Vigentes: La administración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión originales (físicos y magnéticos) es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación Página 6 de 18

7 Grupo SIG. Los documentos vigentes deberán ser consultados en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel. 8. Control de Cambios: Para los documentos vigentes, los cambios realizados a los mismos, se registran al inicio del documento en la tabla CONTROL DE CAMBIOS, que de manera breve describe el(los) cambio(s) realizado(s), permitiendo identificarlos fácilmente. 9. Control de documentos obsoletos: El uso no intencionado de los documentos obsoletos se controla y previene al momento de publicar, una nueva versión de un documento, eliminando la versión anterior del dicho documento en el mismo sitio de la Intranet. En el caso de que se requiera mantener por cualquier razón el documento original de versiones anteriores en copia física almacenada o en medio digital, se identifican con sello de DOCUMENTO OBSOLETO, y se conserva según lo definido en la Tabla de Retención Documental TRD. 10. Cuando en el desarrollo de lo establecido en algún documento del SIG intervienen entidades externas, se debe enviar por correspondencia copia física con el sello COPIA CONTROLADA del documento publicado en la Intranet de la ESE San Cristóbal, a la Oficina de Planeación de Calidad de las Entidades participantes o quien haga sus veces, así como a las dependencias o áreas directamente relacionadas con la ejecución de lo establecido en el Documento. Tal envío deberá quedar registrado en el Listado Maestro de Documentos Internos. 11. Los riesgos y fallos identificados durante la elaboración o actualización de los procedimientos estarán articulados con el mapa de riesgo del proceso correspondiente, siendo éste un insumo para la fase de identificación de riesgos descrita en el documento DE-MA-3 MANUAL DE GESTION INTEGRAL DE RIESGOS 1.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO R1: Inadecuada implementación de la estructura documental del SIG F1: Identificación y/ o construcción de documentación no pertinente en los procesos de la ESE F2: Lineamientos metodológicos implementados incorrectamente en la construcción de documentación F3: Retrasos en la construcción, revisión, aprobación y/o de documentación F4: Inadecuado despliegue o socialización de la documentación del SIG F5: Falta de Articulación con la gestión de archivo y las correspondientes TRD por proceso Página 7 de 18

8 .1 GLOSARIO Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una organización Aprobar: Calificar o dar por bueno o suficiente algo. Control: La palabra control proviene del término francés Contrôle y significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando o preponderancia o a la regulación sobre un sistema Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodología para identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen la gestión documental de la ESE San Cristóbal. Control de Registros 1 : Es el procedimiento por el cual se definen los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Documento Controlado: Documento vigente ubicado en el sitio del SIG dispuesto en la intranet del de la ESE San Cristóbal, respaldado con un original físico debidamente firmado, bajo la administración de la OAP Grupo SIG. Documento 2 : Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. Documento de archivo (records): Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, para efectos del presente manual, el Documento de Archivo será denominado como Documento y corresponden a los documentos de Nivel IV, descritos en la Estructura Documental del PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, código DE-PT-1 Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesosarchivísticos. Divulgar: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de Gestión al servidor público de la entidad, que lo debe aplicar. Estandarizar 3 : Tipificar (Ajustar a un tipo o norma). Guía de Gestión Normalizada de Documento: Son herramientas propias del Sistema de Gestión Documental y Archivo de la entidad en donde se establece el modo de organización y control de los documentos y expedientes producto de la ejecución de las diferentes actividades desarrolladas en cumplimiento de los procesos y procedimientos inscritos en el sistema Integrado de Gestión de la ESE San Cristóbal, (Registros para el Sistema Integrado de Gestión). Normalización del SIG: Corresponde a la actividad de revisar la concordancia entre los diferentes documentos que conforman el manual de proceso o manual de operaciones de la Entidad. A fin de evitar duplicidad en la documentación o actividades. 1 NTCGP 1000:2009, capitulo 3 2 Ibíd 3 Real Academia Española Página 8 de 18

9 Líder de Proceso: Funcionario que dirige el cumplimiento del objetivo de un Proceso y responde por el desarrollo del mismo. Plantilla: Es un instrumento que permite guiar y/o construir un registro siguiendo parámetros o lineamientos preestablecidos por la entidad. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable del Control del Documento: Cargo del servidor público que tiene bajo su responsabilidad la revisión o aprobación del documento del SIG, de acuerdo con los parámetros estipulados en el presente protocolo. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Igual que para definición de Documento de Archivo, para efectos del presente manual, el Registro es el mismo Documento de Archivo, el cual será denominado como Documento y corresponden a los documentos de Nivel IV, descritos en la Estructura Documental del PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, código DE-PT-1 Trazabilidad 4 : Capacidad para seguir la historia, la aplicación, la localización de todo aquello que está bajo consideración. Verificación: Conformación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1. El término verificado se utiliza para designar el estado correspondiente..versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento 1.7 SIGLAS ESE: Empresa Social del Estado OAP: Oficina Asesora de Planeación SDS: Secretaria Distrital de Salud SIG: Sistema Integrado de Gestión SIGLAS POR PROCESO Y TIPO DOCUMENTAL: Consulte tabla número 7 y 8 del Protocolo de elaboración de documentos DE-PT-1 TRD: Tablas de Retención Documental 1.8 NORMATIVIDAD RELACIONADA 1. Ley 594 de Julio 14 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 4 NTCGP 1000:2009, capitulo 3 Página 9 de 18

10 2. Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. 3. Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios 4. Decreto 4110 de Por medio del cual se adopta la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000: Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 7. Decreto 387 de 2004 Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de Implementación Del Sistema De Gestión De La Calidad En Las Entidades Del Estado Obligadas Por La Ley 872 De 2003, Su Decreto 4110 De 2004 Y La Norma Técnica De Calidad Para La Gestión Pública NTCGP 1000: Circular conjunta 018 de 2006 Compatibilidad del sistema de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno en las entidades u organismos distritales 10. Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 11. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública 12. Acuerdo 122 de 2004 Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de MECI 1000:2005 Modelo Estándar de Control Interno 14. GTC ISO/TR 10013:1995 Lineamientos para el Desarrollo y Documentación en el Sistema de Calidad. 15. Decreto 651 de 2011 Por el cual Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones 16. Decreto 652 de 2011 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales 17. NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales 18. RESOLUCIÓN NUMERO 083 DEL 10 DE ABRIL DE 2013: Por La Cual Se Adopta El Sistema Integrado De Gestión De La Empresa Social Del Estado San Cristóbal I Nivel Y Se Conforma El Equipo De Trabajo Del Equipo Integrado De Gestión 19. RESOLUCIÓN NUMERO 84 DEL 10 DE ABRIL DE 2013: Por Medio Del Cual Se Conforma El Comité Integrado De Gestión De La Ese San Cristóbal Página 10 de 18

11 1.9 PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO SALIDA 1. Documentos del Sistema Integrado de Gestión Actualizados y publicados en la Intranet 2. Listado Maestro de Documentos Actualizado 3. Listado Maestro de Registros o Cuadro de Caracterización Documental actualizado DESCRIPCIÓN 1. Son los documentos incluidos formalmente dentro del SIG y pueden ser implementados a partir de la fechad e vigencia indicada. 2. Es la base de datos de documentos del sistema actualizada de acuerdo a las modificaciones de documentos por procesos. Su código es: DE-FO Es la base de datos del registros del sistema actualizada de acuerdo con las disposiciones dadas por el Programa de Gestión Documental PGD USUARIO/ BENEFICIARIO Todos los procesos de la ESE San Cristóbal I Nivel. Página 11 de 18

12 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS INICIO 1 SOLICITAR CREACIÓN / MODIFICACIÓN/ ELIMINACIÒN DEL DOCUMENTO Líder/ Responsable de proceso o Responsable del control del Documento Envía Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Documentos Internos o Inclusión o eliminación de Documentos Externos al correo electrónico anexando el DE-FO-2 Formato de Elaboración, modificación o eliminación de documentos. Nota: Cuando la solicitud provenga del la OAP como resultado del ejercicio de implementación, no se requerirá la presentación del Formato mencionado. En el momento que se identifiqu e la necesida d R1: F1 Solicitud de Elaboración, modificación o eliminación de documentos Correo electrónico con la solicitud Asigna la solicitud vía correo electrónico al Analista SIG correspondiente 2 ASIGNAR LA SOLICITUD Profesional de revisión de normalización del SIG Nota: Cuando la solicitud corresponda a una eliminación de un documento interno o la inclusión o eliminación de un documento externo, se continúa en la actividad No. Diez (10) del procedimiento. Cuando la solicitud sea remitida junto con el documento preliminar aprobado se continúa con la actividad No. (6) del procedimiento Dos(2) días hábiles posterior a la recepción de la solicitud Correo electrónico con la asignación de la solicitud 3 ELABORAR O REALIZAR AJUSTES A Página 12 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel Analista SIG/Gestor SIG Elabora o realiza ajustes al documento en conjunto con el Gestor SIG del proceso y las personas involucradas en el levantamiento o modificación del documento, siguiendo los parámetros del Protocolo de En el tiempo requerido para ejecución de la actividad R1: F2, F3 Actas de Reunión Referentes por proceso

13 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión DE- PT-1 y envía para revisión del responsable del control del documento. A Nota: Si dentro de los siguientes 30 días calendario (contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud) no se realizan las jornadas de trabajos requeridas, se devuelve la solicitud al líder del proceso por correo electrónico, informando la situación. NO Líder/Responsa ble de proceso PC: Revisa el documento y determina si este requiere nuevos ajustes. Se debe ajustar el documento? 4. EL DOCUMENTO REQUIERE NUEVOS AJUSTES? SI 3 o Responsable del control del Documento SI: Si se requiere efectuar una modificación al documento, debe ejecutarse lo establecido en la actividad tres (3) del presente procedimiento. NO: En caso que no se requiera se debe continuar con la actividad cinco (5) del presente procedimiento. En el tiempo requerido para ejecución de la actividad 5 ENVIAR EL DOCUMENTO PRELIMINAR APROBADO B Líder de proceso o Responsable del control del Documento Envía copia física o copia magnética por correo electrónico al Profesional de revisión de normalización del SIG, el documento preliminar revisado para continuar su trámite. Nota: El Profesional de revisión de normalización del SIG recibe el En el tiempo requerido para ejecución de la actividad R1: F3 Correo electrónico documento preliminar aprobado Página 13 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel

14 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS documento, y lo envía al Analista SIG. B 6 REALIZAR AJUSTES AL DOCUMENTO Analista SIG Solicita por correo electrónico código y versión del documento al profesional del SIG, responsable de Listado Maestro de documentos Internos. Nota: Analista SIG/ Gestor del SIG y el responsable del control del documento deben acordar que la fecha de vigencia del documento siempre posterior a aprobación por el líder del proceso. Para efectos de revisión de forma, (normalización), e integridad con los demás documentos del SIG, el/la analista envía por correo electrónico a el/la responsable de normalización del grupo SIG el documento para su revisión. Igualmente debe informar, en caso de que aplique, los cambios presentados en el Listado Maestro de Documentos Externos, Normograma y en el Glosario. Tres (3) días hábiles posterior es al recibo del docume nto por parte del referent e SIG R1: F2, F3 Correo electrónico solicitud asignación código aprobado 7 ASIGNAR CÓDIGO Y VERSIÓN Profesional del SIG, responsable de Listado Maestro de documentos Internos Asigna código y versión al documento siguiendo la secuencia según el Listado Maestro de Documentos Internos y envía la información al Analista SIG vía correo electrónico Dos (2) días hábiles posterior a la recepció n de la solicitud Correo electrónico asignación código aprobado C Página 14 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel

15 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS C PC: Revisa contenido de forma e integralidad del documento con el SIG y determina si este requiere nuevos ajustes. Se debe ajustar el documento? NO 8 DEBE AJUSTARSE EL DOCUMENTO? SI 3 Profesio nal de revisión de normalización del SIG SI: En caso de requerirse ajustes al documento regresa a la actividad tres (3) NO: En caso de no requerir ajustes, firma el documento y lo envía al analista SIG. En el tiempo requerid o para ejecució n de la actividad Documento SIG Firmado Por Normalización Nota: Cuando se creen o modifiquen formatos, no aplica la firma en el documento. 9 FIRMAR DOCUMENTO Y ENVIARLO D Intervinientes en la construcción o modificación del documento Todas las personas intervinientes firman el documento de acuerdo con la tabla de responsables dispuesta en el DE-PT-1 Protocolo para la Elaboración y Codificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Posteriormente se entrega al Analista del SIG. Nota: La firma de aprobación del documento debe registrarse en tinta negra en la versión en medio físico que reposará en el Archivo de documentos vigentes del SIG en la Oficina Asesora de Planeación. Mínimo 2 días antes de la entrada en vigencia del docume nto R1: F3 Documento SIG con Firmas correspondientes Página 15 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel

16 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS D Envía la hoja de firmas del documento escaneada en pdf junto con el archivo del mismo documento en Word, al profesional del SIG responsable de la publicación de documentos en la intranet, para su respectiva publicación. Notas: 10 ENVIAR DOCUMENTO ESCANEADO Analista SIG/ Profesional de revisión de normalización del SIG 1) Cuando se modifican o eliminan documentos, el Profesional de revisión de normalización del SIG retira el documento existente en el archivo físico del proceso, le coloca el sello de Documento Obsoleto. De igual manera, archiva el documento digital en la carpeta de documentos obsoletos con la marca de agua de "Obsoleto y reemplaza en la carpeta del proceso el documento modificado. Un día hábil posterior al recibo del docume nto final firmado Documento con firmas escaneadas 2) En caso de que se requiera entregar copias controladas a Entidades externas, de conformidad con lo establecido en las políticas de operación del presente procedimiento, debe informar por correo electrónico al profesional del SIG responsable de la publicación de documentos en la intranet, cuántas y a quiénes serán entregadas, para que las incluya en el listado maestro de documentos. 11 PUBLICAR DOCUMENTO EN LA INTRANET E Profesional Responsable de la publicación en la intranet Publica el documento en la intranet, en el mapa de procesos, en el proceso correspondiente al cual aplique e informa mediante correo electrónico al Referente (s) de dicho documento y al Líder de proceso. Dos (2) días hábiles posterior al recibo del docume nto final R1: F4 Documento publicado intranet Correo electrónico informando de la publicación Página 16 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel

17 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TIEMPO RIESGO REGISTROS E 12 ACTUALIZAR LMD Y LMR Profesional Responsable de la publicación en la intranet Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos y el Listado Maestro de Registros o Cuadro de caracterización Documental, y si es necesario el Normograma, el Listado Maestro de Documentos Externos. Posteriormente publica estos listados actualizados en la intranet. 13 SOCIALIZAR Y DESPLEGAR LA DOCUMENTACIÓN ACTUALIZADA Líder de Proceso, Referente del documento Gestores SIG El documento publicado en la intranet debe ser socializado mediante diversos mecanismos como mesas de trabajo, comités o espacios que definan los líderes de proceso con sus gestores SIG y referentes técnicos. R1: F4 14 INFORMAR AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Profesional Responsable de la publicación en la intranet Informa por correo electrónico al Responsable del Gestión Documental de la Entidad, sobre la creación, modificación o eliminación del documento para su revisión e inclusión en tablas de retención documental acorde a los procedimientos de archivo de la ESE y la aprobación según lineamientos del Archivo General de la Nación o Archivo Distrital Un día hábil posterior a la publicaci ón del docume nto en la Intranet R1: F5 Correo electrónico Aviso para ajuste de TRD 15 ACTUALIZAR Y PUBLICAR TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Profesional Responsable de la publicación en la intranet Publica la Tabla de Retención Documental actualizada en la intranet, en el mapa de procesos. Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos y lo publica en la intranet. Dos (2) días hábiles posterior al recibo de la solicitud R1: F5 -TRD actualizada GC-FO-3 -Listado maestro de documentos FIN Página 17 de 18 en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel

18 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS CÓDIGO DE-MA-2 DE-PT-1 GC-MA-7 CG-MA-9 DE-FO-2 DE-FO-1 DE-FO-3 GC-FO-3 GC-FO-16 DOCUMENTO MANUAL DE CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO SIG PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN / O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FORMATO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS O CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL 3.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS DOCUMENTO AUTOR O PROPIETARIO DEL DOCUMENTO FECHA DEL DOCUMENTO NA NA NA Página 18 de 18

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