MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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3 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE

4 Pág. 3 de 15 PRESENTACIÓN El presente Manual de Normas y Procedimientos, es un documento normativo de gestión a través del cual se establecen las normas y se describe el procedimiento requerido para realizar un seguimiento y control de la ejecución de las actividades y/o proyectos contenidos en el Plan En los últimos 15 años se han utilizado diversos marcos de referencia para el desarrollo de los sistemas de información denominados planes de sistemas. En noviembre de 1996 se aprobó el Plan Estratégico de Sistemas PESI , el cual, desde una perspectiva estratégica y operativa permitió la conectividad de todos los edificios de la sede central de la sede central de En el año 2001 se aprobó el Plan de Sistemas que permitió afianzar esta conectividad mediante la implementación del sistema SIGA, y la telefonía IP a nivel de la sede central y 12 importantes aeropuertos de provincias. El Plan (PETI) , se elaboró teniendo en consideración el desarrollo de la tecnología y las necesidades de información de los procesos organizacionales; y fue aprobado por Acuerdo de Directorio N , de fecha Gracias a este instrumento de gestión se ha podido lograr que cuente con una red de voz y datos a nivel nacional, integrando la sede central con 31 aeropuertos de provincias, con importantes aplicaciones como la telefonía IP, correo electrónico, internet, SIRSO, NOTAMS, MET, permisos de vuelo y otras aplicaciones, lo que permite realizar de manera más eficaz y eficiente las operaciones aeronáuticas. El presente documento ha sido formulado por el en coordinación con la Gerencia de Tecnología de la Información, en el marco de las disposiciones legales y administrativas vigentes y de las recomendaciones de los auditores externos, y constituirá un instrumento que facilitará a los funcionarios, trabajadores y usuarios, las herramientas necesarias para el seguimiento y control de la ejecución de las actividades del PETI de Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente actualización, como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, desarrollo y cultura organizacional en la que se desenvuelve la Corporación.

5 Pág. 4 de 15 Í N D I C E Pág. I. OBJETIVO 05 II. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 05 III. FINALIDAD 05 IV. ALCANCE 05 V. APROBACIÓN 05 VI. VIGENCIA 05 VII. NORMATIVIDAD DISPOSICIONES GENERALES DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control De la Comisión o Equipo de Seguimiento y Control De los informes de seguimiento e informe anual De la asignación del grado de avance De las mesas de seguimiento DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DISPOSICIONES FINALES GLOSARIO DE TÉRMINOS 09 VIII. PROCEDIMIENTO 10 IX. ANEXOS: 11 Anexo N 1: Esquema general de los instrumentos de seguimiento y control del PETI 12 Anexo N 2: Flujograma 14

6 Pág. 5 de 15 I. OBJETIVO Establecer la normatividad referida al seguimiento y control del Plan Estratégico de la Tecnología de la Información (PETI) de, así como el procedimiento que facilite a las unidades orgánicas involucradas la administración adecuada del Plan. II. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA a. Resolución Jefatural Nº INEI. b. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado con Acuerdo de Directorio Nº del c. Resolución de Contraloría Nº CG, Normas de Control Interno. d. Acuerdo de Directorio Nº /028-FONAFE, Aprobación del Código Marco de Control Interno de las Empresas del Estado. e. Plan Estratégico de f. Plan III. FINALIDAD Garantizar una correcta evaluación de la ejecución del Plan Estratégico de la Tecnología de la Información (PETI) de, a través de una metodología de seguimiento y control que permita obtener información fiable del estado de avance que facilite el control por parte de la Alta Dirección, así como la readaptación de la planificación estratégica ante nuevos escenarios. IV. ALCANCE El presente Manual tiene ámbito de acción en: Gerencia de Tecnología de la Información. Gerencia Central de Aeronavegación. Gerencia Central de Aeropuertos. Gerencia de Operaciones Aeronáuticas. Gerencia Técnica. Gerencia de Operaciones de Aeropuertos. Gerencia de Infraestructura. Gerencia de Finanzas. Gerencia de Logística. Área de Proyectos y Desarrollo de Sistemas. Área de Redes, Comunicaciones y Soporte Técnico. Área de Planeamiento y Proyectos.. V. APROBACIÓN El presente Manual será aprobado por la Gerencia General, previo visado del Área de Organización y Métodos y la Gerencia de Tecnología de la Información respectivamente. VI. VIGENCIA El presente Manual tendrá vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General.

7 Pág. 6 de 15 VII. NORMATIVIDAD 7.1 DISPOSICIONES GENERALES La Gerencia de la Tecnología de la Información será el órgano responsable de la ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología de la Información, en adelante PETI Con la finalidad de cumplir la responsabilidad establecida en el numeral anterior, la Gerencia de Tecnología de la Información propondrá a la Gerencia General la conformación de una comisión o equipo de trabajo integrado por tres profesionales, el cual se encargará del seguimiento y control de la ejecución del PETI La Gerencia General designará, a través de memorando a la comisión o equipo de trabajo encargado del seguimiento y control de la ejecución del PETI El sistema de seguimiento y control del PETI tendrá como soporte el informe anual del PETI, los informes periódicos de seguimiento y la mesa de seguimiento, de acuerdo al diagrama establecido en el Anexo N Los órganos y unidades orgánicas de la Corporación cuyas actividades estén relacionadas con el PETI, brindarán la información necesaria a la comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control y adoptarán las recomendaciones formuladas por éste La Gerencia General, la Gerencia de Tecnología de la Información y la Gerencia Central de Aeronavegación constituirán un Consejo de Dirección, el cual establecerá los lineamientos generales para el seguimiento y control de la ejecución del PETI La Gerencia General dispondrá, a través de memorando, la fecha de inicio de las actividades del Consejo de Dirección, la cual no podrá ser posterior a la designación de la comisión o equipo de trabajo encargado del seguimiento y control del PETI El Área de Planeamiento y Proyectos coordinará con el Consejo de Dirección y con el equipo de trabajo encargados del seguimiento y control, el alineamiento del PETI con el Plan Estratégico de 7.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control de la Ejecución del PETI a) El Consejo de Dirección convocará a la comisión o equipo designado e instalado, a la primera reunión de trabajo, donde impartirá los lineamientos generales y establecerá el calendario de presentación de informes por parte del equipo, de acuerdo a las normas establecidas en el presente Manual. b) De acuerdo a las recomendaciones técnicas recibidas por la comisión o equipo de trabajo, o cuando considere necesario, el Consejo de Dirección presentará un informe al Directorio respecto al grado de avance o cuando resulten imprescindibles modificaciones y/o actualizaciones del PETI.

8 Pág. 7 de 15 c) El Consejo de Dirección del PETI se reunirá ordinariamente como mínimo cuatro veces al año, al finalizar cada trimestre. Asimismo, podrá reunirse en forma extraordinaria cuando lo considere necesario De la Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la Ejecución del PETI a) Una vez designada la comisión o equipo de trabajo por la Gerencia General, éste se instalará en un plazo de cinco días contados a partir de la recepción del memorando, y sesionará tantas veces como sea necesario para la realización de las actividades orientadas al control y seguimiento de la ejecución del PETI. b) La comisión o equipo de trabajo reportará trimestralmente al Consejo de Dirección respecto al nivel de ejecución del PETI, proponiendo las recomendaciones técnicas que fueran necesarias. c) La comisión o equipo de trabajo coordinará el seguimiento del PETI y presentará al Consejo de Dirección los distintos informes, convocará a las mesas de seguimiento e impulsará los procesos de planificación estratégica de tecnología de la información en todos los niveles. La naturaleza y periodicidad de la presentación de informes se encuentra establecida en el numeral d) Asimismo, cuando el equipo de trabajo estime conveniente, recabará de los órganos y/o unidades orgánicas involucradas, la información sobre la situación de los proyectos o actividades del PETI. Los funcionarios responsables tienen la obligación de brindar toda la información que fuera necesaria De los informes de seguimiento e informe anual a) La base del sistema de seguimiento y control serán los informes periódicos de seguimiento y el informe anual de ejecución. b) La comisión o equipo de trabajo presentará al Consejo de Dirección un informe anual de ejecución del PETI, el cual recogerá la información necesaria para evaluar el grado de avance global de la ejecución. c) La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución del PETI elaborará, anualmente, dos informes semestrales respecto al seguimiento de los proyectos definidos en el PETI, los cuales darán cuenta del estado de ejecución física y financiera a mitad y al final de cada año. d) El Consejo de Dirección revisará y aprobará los informes de seguimiento, los cuales, de ser necesario, podrán ser presentados al Directorio. e) El Consejo de Dirección, a través del Informativo, intranet o página web de, según sea el caso, hará de conocimiento del personal de la Corporación los datos o información que resulte relevante De la asignación del grado de avance a) La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control, tomando como base la información recabada, asignará grados de avance en cada proyecto y/o actividad del PETI, de acuerdo a la escala y progresión que a continuación se detallan:

9 Pág. 8 de 15 GRADO DE PROGRESIÓN AVANCE 0 Proyecto o actividad todavía no iniciado 1 Proyecto y/o actividad en fase de análisis 2 Proyecto y/o actividad iniciado y preliminarmente ejecutado 3 Proyecto y/o actividad ejecutado parcialmente 4 Proyecto y/o actividad muy avanzado en su ejecución 5 Proyecto y/o actividad implantado b) A los proyectos calificados por la comisión el equipo de trabajo como de tipo continuo, se les asignará una puntuación ascendente a cinco (5), mientras mantenga su ejecución satisfactoria, pudiendo disminuir su puntuación en las siguientes valoraciones si es que dejan de cumplirse las condiciones establecidas De las mesas de seguimiento a) La comisión o equipo de trabajo convocará periódicamente a reuniones con los funcionarios y/o personal vinculado con la ejecución del PETI, constituyendo mesas de seguimiento del nivel de ejecución del Plan. b) La comisión o el equipo informarán al Consejo de Dirección los resultados obtenidos de las mesas de seguimiento y formularán las recomendaciones técnicas que resulten pertinentes. 7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS La Gerencia de Tecnología de la Información dará soporte y asesoramiento directo a los órganos y unidades orgánicas involucradas a fin que puedan cumplir con lo establecido en el presente Manual La Gerencia Central de Aeronavegación, la Gerencia Central de Aeropuertos, la Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Finanzas, la Gerencia de Logística y el Área de Planeamiento y Proyectos, o los responsables que estos designen, brindarán el apoyo e información necesarios a la comisión o equipo de trabajo designado por la Gerencia General para el seguimiento y control de la ejecución del PETI. 7.4 DISPOSICIONES FINALES El Órgano de Control Institucional es responsable de supervisar y velar por el cumplimiento de las normas y procedimiento establecidos en el presente Manual El es el responsable de elaborar y actualizar el presente Manual, en coordinación con la Gerencia de Tecnología de la Información Una vez aprobado el presente Manual, deberá ser difundido a todo el personal de la Corporación a través de la intranet y del buzón de correo informativo corporativo, con la finalidad de cautelar el adecuado y eficiente cumplimiento de lo dispuesto en el presente documento normativo Quedan sin efecto todas las disposiciones internas que se opongan o contravengan lo dispuesto en el presente documento.

10 Pág. 9 de DEFINICIÓN DE TÉRMINOS a) Consejo de Dirección Colegiado conformado por el Gerente General, Gerente de Tecnología de la Información y Gerente Central de Aeronavegación. b) Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la Ejecución del PETI Comisión integrada por tres profesionales especialistas en el PETI, propuesta por la Gerencia de Tecnología de la Información y designada por la Gerencia General. c) PETI Plan Estratégico de Tecnología de la Información. d) SIRSO Sistema integrado de reportes de seguridad operacional. e) NOTAM Documento que contiene información para aviadores. f) MET Sistema de Respaldo de Información Meteorológica.

11 Pág. 10 de 15 VIII. PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 1. Propone a la Gerencia General a los tres integrantes que conformarán la comisión o equipo de trabajo responsable del seguimiento y control de la ejecución del PETI. GERENCIA GENERAL 2. Designa mediante memorando a los tres integrantes de la comisión o equipo de trabajo responsables del seguimiento y control de la ejecución del PETI. 3. Convoca y establece la fecha de inicio de las actividades del Consejo de Dirección. CONSEJO DE DIRECCIÓN 4. Convoca a la comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución del PETI, establece los lineamientos generales de trabajo y el calendario de presentación de informes. COMISIÓN O EQUIPO DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PETI 5. Realiza reunión de instalación. 6. Asiste a reunión convocada por el Consejo de Dirección. 7. Realiza reuniones de trabajo para el seguimiento y control. 8. Convoca a los funcionarios y/o personal involucrado para realizar las mesas de seguimiento. 9. Asigna a los proyectos y/o actividades del PETI el grado de avance de acuerdo a la progresión establecida en la tabla de puntuación. 10. Reporta trimestralmente al Consejo de Dirección y realiza las recomendaciones técnicas pertinentes. 11. Elabora y presenta al Consejo de Dirección los informes semestrales y el informe anual. CONSEJO DE DIRECCIÓN 12. Revisa y aprueba los informes semestrales y el informe anual. 13. Remite al Directorio el informe respecto a los grados de avance del PETI y, cuando resulte necesario, las propuestas de modificación y/o actualización respectiva.

12 Pág. 11 de 15 IX ANEXOS

13 Pág. 12 de 15 ANEXO N 1 ESQUEMA GENERAL DE LOS INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PETI

14 Pág. 13 de 15 Esquema general de los instrumentos de seguimiento y control del PETI Ejecución del PETI Control de la ejecución Directorio Jefes de Área y Responsables de Proyectos Estratégicos Grado de avance GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Equipo de Seguimiento y Control Consejo de Dirección Seguimiento del PETI Informe anual de ejecución Informe periódico de ejecución Información a la Alta Dirección Mesas de Seguimiento Boletín Informativo del PETI Página Web Información a la Comunidad Organizacional

15 Pág. 14 de 15 ANEXO N 2 FLUJOGRAMA

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