A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Excel Tema 8. Gráficos.

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1 DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES A.D.E.M. Segundo Curso A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Excel Tema 8. Gráficos.

2 TABLA DE CONTENIDOS. 8.1 Objetivos de esta práctica Introducción Estructura de un gráfico Creación de gráficos Gráficos con varias series. Leyendas Porcentajes. Gráficos circulares Edición del gráfico. Formatos Formato de títulos y Leyenda Formato del área del gráfico y del trazado Formato de los ejes Formato de las series de datos Operaciones con gráficos Mover y cambiar de tamaño Rotar un gráfico en 3D Ejercicios Tema 8. Gráficos Página 2

3 Tema 8. Gráficos. 8.1 Objetivos de esta práctica. Ser capaz de crear, editar y modificar un gráfico y cada uno de sus componentes 8.2 Introducción Un gráfico es una representación gráfica de un conjunto de datos de la hoja de cálculo. Los gráficos son habituales en nuestro entorno, ya que ayudan a comprender mejor los resultados que las tablas numéricas. Habitualmente encontramos gráficos de líneas (en bolsa y aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demográficas) o de pastel (habituales a la hora de mostrar porcentajes). La hoja de cálculo y los gráficos creados a partir de ella están vinculados dinámicamente, es decir, las modificaciones efectuadas en la información contenida en la hoja se representan automática e inmediatamente en los gráficos correspondientes. 8.3 Estructura de un gráfico Eje de ordenadas (Y) Título del gráfico Líneas de división LLUVIAS EN l/m Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Eje de abscisas (X) Meses Título de ordenadas Título de abscisas Serie de datos Figura 8.1. Estructura de los gráficos Tema 8. Gráficos Página 3

4 Antes de analizar en profundidad esta estructura, comenzaremos definiendo algunos términos habituales en la creación y manejo de gráficos: Gráfico: Toda el área dentro de la ventana del gráfico, incluyendo todos los elementos del gráfico, tales como rótulos, ejes y marcadores de gráficos. Marcador de datos: Una barra, área, punto u otro símbolo que marca un solo punto de datos o valor. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico construyen una serie de datos del gráfico. Serie de datos: Un grupo de datos relacionados entre sí. Un gráfico puede contener una o más series de datos. Ejes: Líneas de referencia sobre las que se trazan los gráficos. En los gráficos bidimensionales hay dos: de abscisas (X), conteniendo las categorías de datos, y de ordenadas (Y), conteniendo los valores de los datos. Marcas de división: Segmento que cruza el eje y marca la escala. Area de trazado: Area delimitada por los ejes y en la que se representa el gráfico. Líneas de división: Son las líneas que parten de las marcas de división y se extienden a través del gráfico produciendo una retícula. Son opcionales. Títulos del gráfico, de ordenadas y de abscisas: Texto de encabezamiento de los gráficos y de los ejes de ese gráfico. Leyenda: Clave que identifica a los marcadores de una serie de datos. Nombre de la serie de datos: Texto que forma parte de la leyenda de un gráfico. 8.4 Creación de gráficos Vamos a analizar las distintas componentes del gráfico de líneas anterior y la forma de crearlo. Para ello comenzaremos introduciendo en una hoja de cálculo nueva las precipitaciones en litros por metro cuadrado (l/m2) recogidas en Castellón durante los distintos meses de A partir de la celda A1 crearemos la siguiente tabla de datos: Es conveniente seleccionar primero el rango de los datos de interés en la hoja de cálculo, teniendo en cuenta lo siguiente: La primera columna y la primera fila del rango de datos seleccionados, contendrán los textos que servirán de rótulos para el eje de abscisas (categorías) y para las series de datos. Como regla general, si la selección tiene más filas que columnas las series de datos Tema 8. Gráficos Página 4

5 serán las columnas de la misma, en caso contrario (igual número o menor) lo serán las filas. Cualquier otro dato del rango será numérico. El rango seleccionado podrá ser continuo o no. Recuerda que con la tecla CTRL pulsada podemos seleccionar múltiples rangos. En esta tabla observaremos que el rango de celdas B2:B13 constituirá la serie de datos del gráfico. Estos valores son los que se representarán de forma numérica en el eje de ordenadas, mientras que los textos asociados a los meses del año se utilizarán como categorías de datos en el eje de las abscisas. Una vez creada la tabla de datos que se representará en el gráfico, podemos pasar a definir el tipo de gráfico y configurar su aspecto. Para ello utilizaremos el Asistente para gráficos de Microsoft Excel. Existen dos formas distintas de arrancar este asistente: haciendo clic en su icono asociado en la barra de herramientas (tal y como se muestra en la figura siguiente), o mediante la opción Gráfico del menú Insertar. Figura 8.2. Icono de acceso al Asistente para gráficos Comenzaremos seleccionando las celdas que definen las categorías y las series de datos, es decir, el rango A2:B13 (no seleccionaremos las celdas en la fila 1, ya que contienen los títulos y no datos válidos). Una vez seleccionadas las celdas necesarias haremos clic en el icono de acceso al Asistente para gráficos, y obtendremos la figura 8.3 que representa el paso 1 del asistente para gráficos. Figura 8.3. Ventana Asistente para gráficos Tema 8. Gráficos Página 5

6 Ahora deberemos seleccionar el tipo de gráfico que deseamos generar. Vamos a crear un gráfico de líneas para este ejemplo, por lo que haremos clic en la tercera de las opciones de Tipo de gráfico, Líneas Ahora se nos pide que seleccionemos un subtipo de gráficos dentro de los elegidos. Selecciona la opción 4 (gráfico de líneas con marcadores para los puntos de datos). Cuando se ha seleccionado un subtipo de gráficos, se puede pulsar el botón Presionar para ver muestra, e ir viendo cómo quedaría nuestro gráfico resultante. Una vez probada esta opción, haz clic en el botón Siguiente> para pasar al segundo paso de definición del gráfico: Figura 8.4. Ejemplo de subtipos de gráficos. En este segundo paso, Datos de origen, se presenta una ventana con dos carpetas. En la primera, Rango de Datos, aparece un gráfico de muestra, y se solicita información acerca de la estructura de los datos en el rango de celdas seleccionado. Estará informado con el rango seleccionado antes de llamar al asistente, o en blanco si no se había seleccionado ninguno. En nuestro caso, la serie de datos ocupa la columna B, por lo que activaremos la opción "Series de datos en Columnas". Figura 8.5. Rango de datos para gráficos Tema 8. Gráficos Página 6

7 En cuanto a la carpeta Serie, nos pide información sobre los datos que aparecen en nuestro gráfico. En la casilla Nombre, debería señalarse la celda que contiene qué representan los datos, en el caso de que fuera necesario una leyenda. En Valores, tenemos seleccionado por defecto las celdas de nuestra hoja que contienen los datos para mostrar en el gráfico, y en Rótulos del eje de categorías (X), se muestran también por defecto las celdas de nuestra hoja de cálculo que contienen los nombres que aparecerán en este eje. En el caso de que quisiéramos cambiar, o bien las celdas de los datos, o bien las celdas de los rótulos del eje X, simplemente nos situaríamos en estos apartados, y tras eliminar lo que aparece escrito, seleccionaríamos con el ratón las celdas que nosotros consideramos que son las adecuadas para nuestro gráfico. Figura 8.6. Serie de datos para el gráfico. En el siguiente paso, Opciones de Gráfico, es donde se aborda el aspecto del gráfico accediendo a las múltiples carpetas que aparecen en esta ventana. Las iremos analizando de forma separada. Títulos: en este apartado tenemos la posibilidad de darle título al gráfico, así como a los ejes de coordenadas. Introduce como título del gráfico el texto "LLUVIAS EN 1998", como título de abscisas el texto "Meses" y como título de ordenadas el texto "l/m2. Eje: en este apartado tenemos la opción de hacer que los ejes que nosotros determinemos no se muestren en el gráfico. Simplemente deberíamos quitarle la opción que existe por defecto de que sean visibles. Tema 8. Gráficos Página 7

8 Líneas de división: por defecto en el tipo de gráfico que hemos elegido, se muestran las líneas de división principales para el eje Y. Podríamos mostrar también las del eje X, así como las líneas de división secundarias de ambos ejes. Leyenda: aquí decidiríamos si la leyenda debe ser visible o no, y también su ubicación. Las leyendas se utilizan en gráficos de líneas con más de una serie de datos (tal y como se verá en el próximo apartado), por lo que desactivaremos la opción Mostrar leyenda. Rótulos de datos: en este apartado podemos mostrar en cada uno de los datos representados en el gráfico, o bien su valor en eje X o bien su valor en el Y. Tabla de datos: podemos mostrar además del gráfico, una tabla con los datos explícitamente. Figura 8.7. Opciones de gráfico. El último de los pasos para crear el gráfico, es decidir su ubicación. En una hoja nueva, o bien como un objeto dentro de la hoja en la que estamos trabajando. Figura 8.8. Ubicación del gráfico. Tema 8. Gráficos Página 8

9 8.4.1 Gráficos con varias series. Leyendas En algunas ocasiones, resulta interesante poder comparar distintas series de datos en una misma gráfica. Supongamos que deseamos crear un gráfico en el que puedan compararse las precipitaciones en la provincia de Castellón en los años 1998 y Comenzaremos añadiendo una columna de datos a la tabla, tal y como se muestra en la figura siguiente: Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Vamos a crear un gráfico de columnas (puedes crear como ejercicio un gráfico de líneas, si lo deseas) en el que se muestren las dos series de datos: la correspondiente a 1998 y la correspondiente a Para ello ejecutaremos los siguientes pasos: Selecciona el rango de celdas A2:C13. Haz clic en el icono de acceso al Asistente para gráficos, o selecciona la opción de menú Insertar/Gráfico. Selecciona la opción Columnas en el paso 1 de 4, y dentro de esta el subtipo 1 En el paso 2 de 4, Datos de origen, pasa a la carpeta Serie. Aquí debemos dar nombre a cada una de las series. Teniendo seleccionado Serie 1, sitúate en la casilla Nombre, y pulsa en la casilla B1. Selecciona después Serie 2, y situándote de nuevo en la casilla Nombre, pulsa en C1. Pasa al siguiente paso del Asistente. En el paso 3 de 4, introduce los textos "LLUVIAS AÑOS ", "Meses" y "l/m2" como títulos del gráfico, del eje de abscisas y del de ordenadas respectivamente. Acepta el paso 4 de 4, y haz clic en el botón Terminar para cerrar el asistente y mostrar el gráfico. El aspecto final del gráfico será similar al de la figura 8.9. Observa como la leyenda es necesaria en los gráficos con más de una serie de datos para identificar a través de los colores que serie de datos representa cada una de las colecciones de barras. Tema 8. Gráficos Página 9

10 LLUVIAS l/m Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Meses Figura 8.9. Aspecto del gráfico con varias series y leyenda Porcentajes. Gráficos circulares Los gráficos circulares o de pastel, se utilizan habitualmente para mostrar información relativa a porcentajes (por ejemplo, los porcentajes de votos obtenidos por cada partido en unas elecciones). Existen otros muchos tipos de gráficos en Excel (de dispersión, XY, versiones 3D de los gráficos de barras y líneas, etc.). El estudio de estos tipos se deja como ejercicio al alumno. Vamos a crear un gráfico en el que se muestren los porcentajes de lluvias por trimestre en Castellón durante Comenzaremos creando una tabla resumen de las precipitaciones por trimestre como la siguiente (utiliza la función Suma para calcular los datos): Trimestre º Trimestre 105 2º Trimestre 140 3º Trimestre 130 4º Trimestre 130 Una vez creada esta tabla procederemos a crear el gráfico circular. Para ello realizaremos los siguientes pasos: Selecciona el rango de celdas que contiene los textos "1º Trimestre", etc. y los valores (no selecciones la fila de títulos). Haz clic en el icono de acceso al Asistente para gráficos, o selecciona la opción de menú Insertar/Gráfico. Selecciona la opción Circular, y el primero de los subtipos existentes. Acepta el paso 2 de 4, y en el 3 de 4, Opciones de gráfico, introduce el texto "% TRIMESTRAL. 1999" como título del gráfico, y en la carpeta de Rótulo de datos, selecciona la opción Mostrar porcentaje. Haz clic en el botón Terminar del paso 4 de 4 para cerrar el asistente y mostrar el gráfico. El aspecto final del gráfico será similar al siguiente: Tema 8. Gráficos Página 10

11 %TRIMESTRAL % TRIMESTRAL % 26% 21% 27% 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre Figura Aspecto de un gráfico circular. 8.5 Edición del gráfico. Formatos Una vez creado el gráfico, podemos modificar cualquiera de sus elementos característicos en un proceso de edición y formateado posterior. La operación más simple de edición consiste en cambiar el gráfico de posición o de tamaño. Haz clic sobre uno de los gráficos en la hoja. Aparecerán unos cuadrados negros en sus laterales y sus esquinas que permiten cambiar su tamaño. Si colocamos el cursor encima, observaremos como la forma del mismo cambia mostrando cuatro flechas, indicando que podemos arrastrar el gráfico hasta una nueva posición. Prueba estas operaciones. Cualquiera de los elementos de un gráfico es editable, es decir, podemos modificar: Los colores, bordes y características de las series de datos. Las características de las líneas de división. La fuente y características de los ejes (abscisas y ordenadas) Los bordes y sombreado del área de trazado La fuente de los títulos. La fuente y características de la leyenda. Para modificar cualquiera de los elementos de un gráfico, comenzaremos haciendo doble clic sobre él. Esta operación sitúa el gráfico en modo edición. Una vez tengamos el gráfico en modo edición, podemos seleccionar las distintas partes del gráfico y hacer doble clic sobre ellas. Por ejemplo, al hacer doble clic sobre una de las series de datos en un gráfico de líneas se despliega la siguiente ventana de diálogo: Tema 8. Gráficos Página 11

12 Figura Ventana de serie de datos. En esta ventana disponemos de distintas fichas para personalizar el color, grosor y estilo de las líneas de la serie, el color y tipo de marcador, etc. Prueba a hacer doble clic sobre cada una de las partes de un gráfico mencionadas anteriormente y analiza las ventanas de formato desplegadas para cada una de ellas. Utiliza estas ventanas para dar formato a uno de los gráficos creados en la práctica Formato de Títulos y Leyenda El cuadro de diálogo para formatear los títulos de gráficos se compone de las fichas Tramas, Fuente y Alineación, semejantes a las utilizadas en las hojas de cálculo con el mismo propósito, que permiten definir para los textos diferentes bordes (color, trazo), fondos de distintos colores, fuentes, estilos, tamaños, colores, efectos, orientación y alineación Para la leyenda en lugar de la ficha Alineación se encuentra la ficha Posición que permite determinar la ubicación de la leyenda en el gráfico: Inferior, esquina, superior, derecha o izquierda. El cuadro que aparece será similar al siguiente: Tema 8. Gráficos Página 12

13 8.5.2 Formato del Area del gráfico y del trazado A las áreas del gráfico y del trazado del gráfico se le pueden añadir bordes de diferente estilo, color, grosor y una variedad de colores de fondo, por medio de su ficha Diseño. Para el Area del gráfico, además de la ficha Diseño, se dispone de la ficha Fuentes con todas sus opciones conocidas. El área de trazado es el área en el que está ubicado el gráfico, sin incluir los títulos ni la leyenda. El área del gráfico incluye el área de trazado, los títulos y la leyenda Formato de los ejes El formato de ambos ejes (categorías y valores) se realiza a través de las fichas del cuadro de diálogo que aparece al ejecutar la opción Formato del eje del menú Formato. Este menú se activa al seleccionar cada eje. En ellas se definirán los distintos aspectos que pueden presentar los ejes: estilo, color, grosor, escala, fuentes de sus rótulos, tipo de números y alineación. Tema 8. Gráficos Página 13

14 Cabe destacar que mediante la ficha Escala se puede modificar el rango de los ejes, estableciendo valores mínimos y máximos adecuados para permitir visualizar con mejor nivel de detalle las diferencias entre ordenadas Formato de las series de datos Es interesante notar que Excel permite realizar una serie de operaciones sobre la forma en que se representan los datos. Entre estas opciones destacan: seleccionar un subtipo de gráfico, cambiar el orden de las series, remarcar los aspectos referentes a la ubicación relativa entre el grupo de marcas de datos y utilizar un eje secundario en los gráficos. El cuadro de diálogo contiene las fichas y las opciones correspondientes al tipo de gráfico que se esté utilizando. Para acceder a este cuadro se tiene que seleccionar la serie de datos y escoger la opción Serie de datos seleccionada... del menú Formato. Cabe destacar que para los tipos de gráficos de utilización más frecuente, como son los de Barras y de Columnas, este comando tiene asociado un cuadro de diálogo con varias fichas y entre estas, la ficha opciones (que refleja la ubicación relativa entre sus marcas) se presenta con dos estructuras diferentes: Para gráficos 2D: Permite establecer el grado de superposición o solapamiento entre las marcas de datos (entre valores -100 y +100) y el ancho del intervalo entre categorías (entre valores 0 y 500). Tema 8. Gráficos Página 14

15 Para gráficos 3D: Permite establecer la profundidad del intervalo de categorías (entre valores 0 y 5OO), la profundidad del gráfico (entre valores 20 y 2000) y el ancho del intervalo de categorías (entre valores 0 y 500). 8.6 Operaciones con gráficos Las operaciones que se pueden realizar con los gráficos en Excel, son: moverlos, cambiarles de tamaño y rotarlos (cuando se trate de una gráfico en 3D). Las dos primeras operaciones difieren según se trate de un gráfico incrustado o no y la última es común a ambos. Tema 8. Gráficos Página 15

16 8.6.1 Mover y cambiar de tamaño Es posible mover un gráfico incrustado y ubicarlo en cualquier parte de la hoja, simplemente utilizando el ratón. Asimismo, para cambiar su tamaño, hay que pulsar y arrastrar sobre uno de sus cuadros de selección. Su área de trazado, circunscripta en el área del gráfico, podrá a su vez moverse y cambiar de tamaño dentro de esta última con el mismo procedimiento. Un gráfico en su propia hoja tiene su área de gráfico fija en tamaño/posición y no modificables en la hoja, pero su área de trazado, mantiene las posibilidades del caso anterior (se puede mover y cambiar de tamaño dentro de aquella) Rotar un gráfico en 3D. Para rotar un gráfico en 3D ya sea este incrustado o no, se tiene que seleccionar el área del gráfico o el de trazado y escoger la opción Vista en 3D del menú Gráfico, o la misma opción del menú contextual. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo: Tema 8. Gráficos Página 16

17 8.7 Ejercicios Ejercicio Crea un gráfico combinado con barras y líneas que compare los precios de compra de los artículos con los precios de venta de los mismos. (Es interesante que pruebes a hacerlo con los datos y formato de la hoja de cálculo que se ha ido desarrollando a través de las distintas prácticas) Ejercicio Hallar la gráfica de la función SENO(X).Aplícaselo a los valores que aparecen a continuación. Considera si es necesaria la leyenda o no Ejercicio Dales formato a los distintos gráficos creados en esta práctica. Utiliza formatos de fuente, diseños para las líneas de división y los ejes, sombreados y colores para las series de datos, etc. Tema 8. Gráficos Página 17