LINEAMIENTOS DE VP DE FINANZAS VERSION 1.2

Transcripción

1 LINEAMIENTOS DE VP DE FINANZAS VERSION SOBRE LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS 1. El VP de Finanzas efectuará gasto y/o pago alguno (factura) siempre y cuando el mismo haya sido sometido para su aprobación de manera previa a los miembros de la Junta Directiva del Capítulo. 2. Se ejecutarán desembolsos para atender gastos en casos fortuitos y/o de fuerza mayor (gastos de emergencia) con la autorización previa y/o V B del Presidente, con la única condición que su rendición se realice en el menor tiempo posible a la Junta Directiva. 3. Gastos (factura) relacionados a un proyecto cuyo presupuesto se encuentre previamente aprobado, y correspondan a un rubro con fondos del proyecto, serán validados con el Project Manager. Después de tener la aprobación se ejecutará el pago. 4. Los gastos realizados sin conocimiento y/o autorización previa del Capitulo (o Junta Directiva o Presidente del Capitulo), no podrán ser reintegrados. 5. El pago a los voluntarios del Capítulo no se encuentra autorizado, ya que dada su condición. En caso esta persona tenga un rol adicional debe ser aprobado por la Junta Directiva del Capitulo y el VP de Finanzas, estableciéndose en acta el monto a ser pagado y el periodo del mismo. 2. SOBRE LOS COMPROBANTES DE PAGO 6. Todo gasto para ser reconocido como tal, por parte del Capitulo deberá ser sustentado con su respectivo comprobante de pago debidamente autorizado por SUNAT, el cual consignará obligatoriamente, la razón social (PMI LIMA PERU CHAPTER), domicilio fiscal, y el número de RUC. Para casos excepcionales a lo enunciado precedentemente se deberá coordinar obligatoriamente con el VP de Finanzas, quien de ser el caso consultará y/o coordinará con el Contador General del Capítulo (caso contrario no se efectuará el reembolso dinerario). 7. En caso de pérdida y/o extravío de un comprobantes de pago que pertenecen al Capítulo (factura, boleta 1 de venta, nota de crédito, etc.,), se procederá de manera inmediata a efectuar la denuncia policial en la comisaría de la jurisdicción donde ocurrió el hecho, denuncia que será entregada a la Coordinadora del Capitulo para su regularización ante la SUNAT. 8. El resguardo y/o custodia de la totalidad de los comprobantes de pago del Capítulo se encontrará a cargo de la Coordinadora del Capítulo (facturas, boletas de venta, notas de crédito, u otros documento de ser el caso). 3. SOBRE EL PAGO Y/O DEVOLUCIÓN DEL GASTO 9. Los gastos del Capítulo serán asumidos con la emisión de cheques no negociables, el cual consignará de manera clara y legible el nombre del proveedor y/ persona natural. 10. Seguidamente para la entrega del cheque a efectos de cancelar el servicio contratado y/o adquisición del bien, se requiere obligatoriamente en la calidad de canje la entrega del comprobante de pago parte del proveedor o persona natural. 1 El uso de boleta solo está permitido en casos excepcionales, previo conocimiento del Vicepresidente de Finanzas

2 11. Todos los pagos se realizarán a los proveedores y/o persona natural del Capitulo en los primeros días de cada mes. 12. Las únicas personas autorizadas a firmar cheques a nombre del capitulo son el Presidente y VP de Finanzas. En caso de ausencia el Presidente Electo puede firmar en lugar del presidente. 13. La aprobación y firma del VP de Finanzas es necesaria para giros mayores a los US$1, SOBRE EL INGRESO DE DINERO 14. Todo ingreso de dinero al Capítulo se encontrará obligatoriamente sustentado con un comprobante de pago (facturas, boletas de venta, etc.) a nombre del Capítulo. 15. De la misma manera, esto ingresos de dinero al capitulo deben ser confirmados por la VP de Finanzas antes de otorgar cualquier servicio (por ejemplo caso de publicación de banner en la Web). 16. La cobranza de facturas a clientes que se beneficiaron con los servicios del Capítulo será efectuada únicamente por la Coordinadora del Capítulo, quien es la persona autorizada pata tal actividad. Ante alguna, situación excepcional y/o extraordinaria la participación de algún otro miembro adicional necesitará de la anuencia consensuada de los miembros de la Junta Directiva, así como del VP de Finanzas. 5. SOBRE EL EGRESO DE DINERO 17. La VP de Finanza solo puede realizar el pago de servicios autorizados por la Junta Directiva. De tratarse de gastos de la operación del Capítulo (pago de servicios de contador y coordinadora así como servicios de hosting, teléfono, agua, luz e internet), se requiere la aprobación del presidente. Cualquier otro pago requiere tener la autorización de la Junta Directiva, la cual debe estar respaldada por el acta de la reunión correspondiente y en caso trátese de un proyecto mayor a 2 meses, se debe adjuntar un presupuesto y flujo de caja. Todos los gastos que estén reflejados en el presupuesto y flujo de caja no necesitaran autorización de la Junta Directiva. 18. La cancelación de servicios y/o bienes a proveedores por parte del Capítulo se encontrará circunscrito en el plazo mínimo de una (01) semana de anticipación. En tal sentido, quedan de lado los pagos inmediatos (de un día para otro). 19. Esta permitido destinar un fondo de dinero para imprevistos (caja chica). El monto es fijado por VP de Finanzas y aprobado por la Junta Directiva. La cual tendrá un carácter temporal (el plazo será establecido al momento de brindar el dinero) asignándosele a un responsable quien debe ser miembro del capítulo y tener el VoBo del VP de Finanzas. La persona responsable del fondo de dinero se obliga a emitir informes mensuales y asumir la responsabilidad por los documentos legales del capítulo. 20. No está permitido comprometer la totalidad de efectivo del capítulo. Solo está permitido comprometer hasta DOS TERCIOS del efectivo ya que el TERCIO restante debe servir como fondo para INVERSIONES 2 del capítulo. La utilización de dicho fondo para otras metas requiere sustento ante el VP de Finanzas y aprobación de la Junta Directiva en pleno. Teniendo siempre como objetivo asegurar el retorno de dicho dinero. 2 Véase el anexo 1 para ver el plan de inversiones del capitulo

3 6. SOBRE LOS VIAJES AL EXTRANJERO 21. El Capítulo solo subvencionará los gastos referidos a pasajes terrestres y/o aéreos de ser el caso, de los miembros del Capitulo, los cuales deben ser planificados y/o presupuestados con un mínimo de dos (02) semanas de anticipación. En el caso que se efectúe en un plazo menor al señalado, el Capítulo se reserva el derecho de reconocer solamente una fracción de los pasajes. 22. Los viajes representando al Capitulo en el Tour Cono Sur tiene las siguientes restricciones: a. Solo está permitido que viaje un representante por país y este debe ser miembro del capítulo. b. Una persona solo puede viajar a 2 países como máximo. c. La persona que viaje, debe participar como expositor en el evento del país al que viaje. 23. En caso de perdida de vuelos o exceso de peso, será responsabilidad del miembro del Capitulo correr por costos incurridos por la reprogramación del viaje, cobros adicionales o compra de pasajes adicionales. 7. SOBRE EL MANEJO DE BRANCHES 24. Las Branches son sucursales del Capitulo de Lima Perú, en dicho sentido el ingreso y salida de dinero debe manejarse de forma centralizada. Es decir todos los depósitos se realizarán en las cuentas del Capítulos y los comprobantes de pago que se utilizarán serán los del Capitulo de Lima Perú. Queda terminantemente prohibido que las Branches conserven dinero en sus arcas a excepción de las cajas chicas autorizadas por el capitulo. 25. En caso una Branch quiera realizar un evento debe presentar el presupuesto y rentabilidad del evento con un mes de anticipación. Estas iniciativas serán atendidas con carácter de urgencia y presentadas en la reunión de dicha semana de la Junta Directiva (representante(s) de la Branch podrán participar en dicha reunión). Si resulta rentable y estratégico para el crecimiento del capitulo se procederá al desembolso del dinero. 26. Los desembolsos de dinero del Capitulo a las Branches se manejarán como caja chica, donde el responsable será el líder financiero de la Branch. Quien emitirá reportes mensuales de la ejecución del presupuesto y emitirá alertas en caso de desviaciones. 8. SOBRE LA ACTUALIZACION DEL LINEAMIENTO 27. Los lineamientos de Finanzas solo pueden ser modificados por el VP de Finanzas, cuyos cambios deben ser presentados al Presidente del Capítulo y aprobados por la Junta Directiva.

4 Control de Cambio Fecha de Actualización Versión NA Cambios hechos Ajuste de politicas de viajes y manejo de Branches Ajuste para ejecución de presupuestos aprobados Ajuste para uso de fondo para congreso Modificado por In effect for year: 2010 Enrique Palacios,, MBA, PMP VP Felipe Melendez, MBA, PMP, President Lima Peru Chapter.

5 ANEXO 1 Año Inversión del capitulo Monto a ahorrar 2010 Local propio del Capitulo US$ 20, Local propio del Capitulo US$ 30, Local propio del Capitulo US$ 40,000