C. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL

Transcripción

1 C. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL 1. Con el objetivo de brindar al personal oportunidades de crecimiento y desarrollo, el Banco del Austro por medio del departamento de Recursos Humanos brindará capacitación constante a todos sus trabajadores, para lo cual desarrollará un plan de capacitación anual que contará con el total apoyo de La Gerencia General y la Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos. 2. Plan de capacitación: En orden de proveer capacitación de manera organizada, respondiendo de este modo a las necesidades específicas de la institución, el encargado de capacitación presentará en el primer trimestre del año el plan anual (Anexo XXX1), detallando el alcance de las diferentes modalidades de capacitación y su presupuesto para efectos de aprobación, por parte del Directorio y de las Gerencias General, Administrativa y de Recursos Humanos. Con este fin el último trimestre de cada año se realizará un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación que utilizará como insumo los siguientes recursos: Reglamentación, normativas y disposiciones legales vigentes. Planificación estratégica vigente. Evaluación de desempeño: con el fin de disminuir brechas de rendimiento existentes en las diferentes áreas. Planes de carrera y sucesión. 3. Modalidades de capacitación: Para garantizar una formación integral se han desarrollado dos modalidades de capacitación diseñadas cada una a satisfacer diferentes necesidades de la institución: Modalidad de escuelas de capacitación y Modalidad de cursos abiertos 4. Modalidad de Escuelas de capacitación: Con el fin de asegurar que todos los integrantes del Banco del Austro tengan acceso a una formación de calidad estándar y homogénea de acuerdo a las necesidades del cargo, la empresa y su medio; se estructuran una serie de escuelas de formación que permitirán acceder fácilmente al personal pertinente a los procesos de desarrollo necesario para el correcto desempeño de sus funciones además de permitirles acceder a los planes de carrera de la empresa. Cada escuela está dividida en módulos que contienen todos los temas necesarios para garantizar que la persona conozca los temas legales, normativos y reglamentarios para el desempeño de sus actividades, además de los conocimientos técnicos, operativos y del negocio necesarios para un correcto desempeño. Características de las escuelas: a) Creación de los módulos: Un modulo consta de la secuencia de temas que seguirá un espacio de capacitación y el puntaje mínimo requerido para considerarlo aprobado (Anexo XXX2). La creación de un módulo será responsabilidad de un experto temático designado por la gerencia departamental correspondiente al tema del módulo, en coordinación con la persona encargada de capacitación; quienes, en base al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, agruparán conocimientos relacionados de acuerdo a su pertinencia, temática, utilidad y nivel de profundidad; Página 1 de 19

2 estructurando así un módulo borrador que deberá ser aprobado por el Gerente Administrativo y de RRHH. Una vez aprobado, este módulo pasa a ser parte del Menú de Módulos que será el insumo para la conformación de escuelas. Anualmente se realizará una revisión de los todos los módulos con el fin de validar su contenido o realizar las modificaciones pertinentes con los mismos participantes e instancias de aprobación b) Estructuración de las escuelas: Una escuela estará compuesta por al menos tres módulos de los existentes en el menú. c) Las escuelas responderán en su totalidad al plan de capacitación anual y se abrirán hasta dos veces por año. Las características de cada escuela deberán estar especificadas en el formato Descripción de Escuelas de Capacitación, anexo XXX3 d) Contenidos: Cada módulo estará compuesto por los temas que se consideraron relevantes en la etapa de diagnóstico de necesidades de capacitación. El contenido de cada tema deberá ser desarrollado por el experto temático, respectivo que hará entrega de una copia en digital de este material al departamento de Recursos Humanos. e) Material de apoyo: En caso de que el contenido necesite un sustento de carácter didáctico, el capacitador respectivo deberá generar además un borrador de material de apoyo que será entregado al departamento de Recursos Humanos para su reproducción y entrega. f) Inscripción a la Escuela: De acuerdo a la necesidad a la que responda la escuela la inscripción podrá ser obligatoria o voluntaria. Inscripción Obligatoria: en el caso de que la escuela se constituya para solventar una brecha de rendimiento en los perfiles, una exigencia legal, una necesidad crítica de la organización, entre otros casos mandatorios, la inscripción y debido cumplimiento de la escuela será obligatorio para todas las personas vinculadas con dicha necesidad. Inscripción Voluntaria: con el fin de generar personal capacitado que pueda alinearse a los planes de carrera de la organización, se crearán en caso de ser pertinente, escuelas de tipo abierto al que los empleados pueden acceder voluntariamente. Con este fin, la persona deberá presentar la solicitud de inscripción, mediante el formato establecido (anexo XXX4). Será potestad del departamento de Recursos Humanos, de acuerdo a los cupos y demás criterios de aprobación, conceder o negar la inscripción de los participantes. g) Evaluaciones: En cada uno de los módulos los asistentes deberán ser evaluados obligatoriamente bajo una escala numérica del 1 a 10. Para aprobar el módulo, cada colaborador deberá obtener la nota mínima requerida y la aprobación de todos los módulos será uno de los requisitos para aprobar la escuela. De acuerdo a la temática y metodología del módulo, el instructor establecerá los criterios a utilizar para evaluar su asignatura, estos criterios de calificación se darán a conocer antes del inicio de cada asignatura y se entregarán por escrito al Dpto. de Recursos Humanos. Página 2 de 19

3 Cuando un alumno no esté de acuerdo con la calificación de un trabajo o prueba escrita, podrá solicitar recalificación al Dpto.de Recursos Humanos, quien se encargará gestionar con el instructor del módulo una nueva revisión. A la nota establecida luego de este proceso no se podrá hacer apelación alguna. h) Aprobación de la escuela: Es requisito para aprobar la escuela haber aprobado todos los módulos que la conforman, por medio de sus evaluaciones respectivas. Todos los graduados de una escuela recibirán un diploma certificando su nota de graduación. Este certificado no será entregado por ningún motivo a cualquier persona que no cumpla con los requisitos de aprobación. La nota de graduación se obtendrá del promedio de las notas obtenidos en los módulos. i) Criterios De Excelencia: Se otorgará un reconocimiento a las personas que obtengan las tres mejores notas de graduación. Adicionalmente estas personas tendrán la opción de presentar un proyecto aplicado a la empresa con el fin de generar importantes y que representen un valor agregado a la misma. El mejor proyecto por cada escuela obtendrá un reconocimiento económico de $175,00 j) Lanzamiento y cierre de escuelas: Apertura de la Escuela: A nivel nacional se realizará un evento de apertura de las escuelas en donde se presenten las mismas Cierre de la Escuela: El Gerente de cada Sucursal realizar la entrega de los respectivos Diplomas y otras distinciones. Adicionalmente el departamento de RRHH comunicará a nivel nacional la graduación de cada promoción. 5. Modalidad de Cursos Abiertos: Esta modalidad tiene como objetivo proveer capacitaciones específicas fuera de una escuela, de modo que se garantice flexibilidad al momento de responder a las diferentes necesidades que requieran de iniciativas de formación. Estos espacios pueden estar dentro del plan de capacitación, caso en el cual serán administrados por el encargado de capacitación, o pueden ser solicitados durante el año por el personal de la institución por medio de la entrega del formulario para aspirantes a capacitación (anexo XXX4), para el análisis de pertinencia y la aprobación de la Gerencia Nacional Administrativa y RRHH y la Gerencia General. Por la naturaleza de estos cursos, puede no requerirse una evaluación de conocimientos formal al final del mismo, caso en el cual al momento de presentar el formulario correspondiente, deberá especificarse qué tipo de estrategia de transferencia será utilizada al momento de finalizar la capacitación. Las estrategias de transferencia a ser consideradas están detalladas en el anexo cincoxxx5 Estrategias de transferencia, y su aplicación deberá ser registrada en el formulario Informe de asistencia y aplicación de estrategia de transferencia anexo XXX9 6. Metodologías: Ambas modalidades pueden recurrir a diferentes metodologías con el fin de que los espacios de capacitación sean lo más didácticos posibles. Con este fin; al momento de generar el plan de capacitación o para la probación de un curso abierto, se deberá especificar la metodología a utilizarse en orden de que el departamento de Recursos Humanos pueda garantizar que esta sea la más conveniente de acuerdo al tema a capacitar. Página 3 de 19

4 7. Instructores: Los instructores podrán ser tanto internos como externos, dependiendo de las necesidades de capacitación y la naturaleza de la misma. a) Capacitadores internos: Todo el personal de la empresa podrá acceder a ser instructor interno para lo cual deberá mantener un mínimo del 90% de cumplimiento en la evaluación de desempeño anual y acreditar tener conocimientos técnicos de la materia que desee impartir por medio de uno o más de los siguientes requisitos dependiendo del caso: Presentación de documentos formales que certifiquen conocimiento y/o experiencia en el tema. Aplicación de un examen teórico/práctico sobre el tema Exposición de 10 a 30 minutos frente a un tribunal calificador. Las personas que califiquen para ser instructores deberán tomar de forma obligatoria el módulo de Formación para Formadores, con el cual se obtendrá la certificación como Instructor Interno. En el caso de que un Instructor interno no cumpla con sus obligaciones, tenga una evaluación de desempeño deficiente u obtenga en las evaluaciones de reacción (Anexo XXX6) de tres cursos seguidos calificaciones promedio por debajo de Muy Buena (75%), será eliminado de la lista de capacitadores internos. Los Instructores internos gozarán de los siguientes beneficios: Reconocimiento monetario de $25 por la horade capacitación. Esto no aplica para capacitaciones que se realicen como estrategia de transferencia de cursos abiertos. Acceso, previa solicitud, a capacitaciones de actualización en su tema de expertiz Reconocimiento al mejor capacitador interno en los eventos de cierre de escuela. Certificado interno de Capacitador Calificado b) Capacitadores Externos: Los instructores externos se seleccionarán de acuerdo a la política de selección y calificación de proveedores vigentes en el banco. Tanto los instructores internos como externos deben cumplir con las obligaciones que se dictan a continuación: Tomar nota de la asistencia de los alumnos al inicio y al final de cada clase, la misma que deberá ser apoyada con la firma de cada asistente de acuerdo a formato Anexo XXX7 para ser presentado al departamento de Recursos Humanos. Informar a los estudiantes los objetivos y contenidos del módulo o curso, así como las actividades que se van a realizar y el sistema de evaluación a ocupar. Velar porque las evaluaciones tengan completa relación con los contenidos impartidos en clase. Desarrollar un borrador del material didáctico para los alumnos el mismo que tendrá que acogerse a los formatos establecidos por la Empresa. Dicho material deberá indicar fuentes de información. Entregar los textos y materiales sobre el tema a tratarse, al menos con 15 días de anticipación a la fecha de realización del módulo al área de GTH para su respectiva revisión, diagramación y reproducción. Página 4 de 19

5 Solicitar con 10 días laborales de anticipación al departamento de Recursos Humanos las diferentes herramientas necesarias para la dotación de cada clase (retroproyector, salas, etc.), además de movilización y viáticos en el caso de dictarse el curso fuera de la ciudad donde labora la persona. Para esto se deberá llenar el formato de Requerimientos Operativos de Capacitación (anexo XXX8) Presentar los resultados de las evaluaciones al departamento de recursos humanos con un máximo de 5 días después de haber obtenido la nota para su posterior comunicación a los participantes. Además los instructores internos deberán entregar un informe al finalizar la materia que incluya los siguientes temas: Aspectos generales del desarrollo de las clases Principales aprendizaje surgidos Recomendaciones Registro de asistencia / Evaluaciones con notas 8. Convocatoria: El departamento de Recursos Humanos realizará la convocatoria a charlas, talleres, o cursos con un mínimo de 48 horas de anticipación, con copia al Gerente Administrativo y de Recursos Humanos (para todos los casos). 9. Asistencia: El participante deberá asistir por lo menos al 90% del tiempo destinado a una capacitación, Caso de no cumplirse ese porcentaje mínimo, se considerará como ausente y se procederá de acuerdo a las sanciones establecidas Los participantes ingresarán a el aula de capacitación hasta con 10 minutos de retraso, caso contrario se considerará como atraso y recibirán amonestación al File. Adicionalmente; Todo el personal que asista a cursos fuera de la organización deberá: Presentar el original de los materiales del curso a fin de que estos sean fotocopiados e incluirlos en un archivo del Departamento. Presentar al responsable de capacitación el informe de asistencia Y aplicación de estrategia de transferencia (Anexo XXX9) especificando los alcances de la capacitación que recibió, opinión acerca del curso, y sugerencias de cambios aplicables. Informe de implementación de estrategia de transferencia de acuerdo al formulario correspondiente (anexo XXX9) 10. Sanciones: En el caso de que uno de los empleados de la organización no asistiese a uno de los espacios de capacitación en los que constase registrado y no haya presentado la justificación requerida, se procederá de la siguiente manera: a) Capacitaciones con instructores internos: Notificación al Inmediato Superior por escrito y copia al File. Multa económica igual al valor total del pago al capacitador interno. b) Para capacitaciones con instructores externos se aplicarán todas los puntos a continuación: Notificación al Inmediato Superior por escrito y copia al File. Reposición de gastos ocasionados: que incluirán el valor real del curso, costo de las horas de trabajo que hubieran sido destinadas a asistir a la capacitación, costos de hospedaje, alimentación, movilización, etc. (cuando aplique) Página 5 de 19

6 Penalización por inasistencia: de igual valor a los gastos ocasionados. Penalización por daños y perjuicios: de igual valor a los gastos ocasionados. 11. Justificación de asistencia: el departamento de Recursos Humanos receptará las justificaciones de inasistencia a un espacio de capacitación según los siguientes términos: a) Capacitaciones con instructores internos: Se deberá justificar con al menos tres días de anticipación. En casos imprevistos, el plazo máximo es de una semana después de realización del curso (5 días hábiles) lo que se hará exclusivamente por causas laborales y será presentada por el Jefe Inmediato. Cuando se trate de problemas de salud, se debe presentar la respectiva justificación médica (fotocopia de la original) b) Para capacitaciones con instructores externos: La justificación será inmediata al envío de la convocatoria, y solamente aplica para personal con permiso de maternidad, enfermedad, o causas de fuerza mayor 12. Mejora continua: Con el fin de generar un espacio de retroalimentación que permita que los procesos de capacitación mejoren de manera dinámica se implementarán una serie de mecanismos de evaluación los mismos que se detallan en el anexo XXX Ejecución, seguimiento y control del plan de las capacitaciones: El departamento de Recursos Humanos, a través de la persona encargada de capacitación, será el responsable de gestionar, administrar, y garantizar la ejecución del plan de capacitación y capacitaciones extra durante el año. Con este fin, es responsabilidad de la administración del banco dotar de los recursos necesarios para asegurar la: gestión de locales adecuados, reproducción del material didáctico, gestión de materiales a usarse en la capacitación, gastos de movilización de asistentes o instructores, hospedaje, alimentación, y aprobaciones a cursos externos. Con el fin de rendir cuenta de los avances obtenidos, la persona encargada de capacitación, presentará de manera trimestral un informe de avances de dicho plan a la Subgerencia Nacional de Recursos Humanos y a la Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos. 14. Iniciativas especiales de capacitación: Se considera Iniciativa especial de capacitación a estudios de posgrado de mediana o larga duración. Para acceder a estos espacios el jefe directo del empleado a ser capacitado deberá presentar una recomendación basada en la Evaluación de competencias anual, en la que se especifica la pertinencia, viabilidad de facilitar permisos en horas laborales según los horarios requeridos y demás aspectos a considerar. Con esta información la persona encargada de capacitación gestionará con la Gerencia Nacional de Administración y RRHH y la Gerencia General, la aprobación correspondiente y comunicará al empleado y a su jefe inmediato; acto seguido el colaborador que participará de estos estudios, deberá completar el formulario para Aspirantes a un Programa de Capacitación Nivel 4 (XXX11). Página 6 de 19

7 ANEXOS XXX1 Formato de Plan de capacitación: PLAN DE CAPACITACIÓN PARA EL PERIODO DE MM-AAAA HASTA MM-AAAA Objetivos: Objetivo general Objetivo específico 1 Objetivo específico 2 Objetivo específico 3 Antecedentes: Normativas legales vigentes que afecten al plan de capacitación Normativas internas vigentes que afecten al plan de capacitación Detalle general de de: Nivel de cumplimiento del plan de capacitación anterior Consideraciones y aspectos base del plan estratégico y su ejecución Avance de los planes de carrera Ejecución de la evaluación del personal. Diagnóstico de necesidades de capacitación: Insumos: documentación previa utilizada para el diagnóstico. Metodología: justificando la validez del proceso de diagnóstico. Estrategia de aplicación: especificando la manera y orden de acceso a la información Aplicación: detalles generales y pormenores de la aplicación Resultados: matriz plan de entrenamiento y capacitación anual periodo X según el formato a continuación: Página 7 de 19

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9 ANEXOS XXX2 Descripción del módulo: 1.- INFORMACIÓN GENERAL DEL MÓDULO Nombre del módulo: Modalidad: Metodología: Duración total: 2.- DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DESCRIPCIÓN DE MÓDULO DE CAPACITACIÓN CODIGO MÓDULO Presencial/E learning Charla Magistral/ Taller/ Entrenamiento/ NDTS/ Black Board Colab 3.- OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4.- TEMAS DEL MÓDULO 5.- DESEMPEÑO ESPERADO 6.- PÚBLICO AL QUE SE ENFOCA ESPECIFICAR EL PLAZO QUE SE DARÁ A LOS ESTUDIANTES PARA REALIZAR EL PROYECTO DE GRADUACIÓN 7.- METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y PUNTAJE MÍNIMO DE APROBACIÓN ESPECIFICAR LA METODOLOGÍA A SER UTILIZADA PARA EVALUAR PUNTAJE MÍNIMO REQUERIDO FIRMAS DE APROBACIÓN EXPERTO TEMÁTICO GERENCIA ADM. Y DE RRHH Página 9 de 19 SUB DE RECURSOS HUMANOS

10 ANEXOS XXX3 Descripción de la escuela: 1.- INFORMACIÓN GENERAL DE LA ESCUELA Nombre de la escuela Periodicidad de apertura: Modalidad de Inscripción: Dirigida a: 2.- MALLA CURRICULAR DESCRIPCIÓN DE ESCUELA DE CAPACITACIÓN NOMBRE DE LA ESCUELA Anual/semestral Obligatoria/Voluntaria Especificar Personal a ser capacitado CODIGO ESCUELA MODULO CAPACITADOR MODALIDAD HORAS HORARIO 3.- CRONOGRAMA MODULO FECH. INICIO FECH. FIN FIRMAS DE APROBACIÓN.- PLAZO PARA EL PROYECTO DE GRADUACIÓN GERENCIA GENERAL GER. ADM Y DE RRHH SUB DE RRHH Página 10 de 19

11 ANEXOS XXX4 Formulario para Aspirantes a Capacitación: 1.- INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE Código Empleado: Nombres: Apellidos: Titulo Profesional: Correo Electrónico: Sexo: 2.- DESCRIPCIÓN DE LA CAPACITACIÓN TIPO DE CAPACITACIÓN: (marque una de las dos opciones) CURSO EXTERNO Nombre del curso: Empresa proveedora: Nombre del contacto: Mail de contacto: Teléfono de contacto: 3.- JUSTIFICACIÓN Fecha de la solicitud: FORMULARIO PARA ASPIRANTES A CAPACITACIÓN MASCULINO FEMENINO Departamento: Agencia: Sucursal: Cargo: Cedula: Teléfono: Tiempo De Trabajo: Nombre escuela: Explique cómo usted piensa aplicar los conocimientos adquiridos en esta capacitación: ESCUELA DE CAPACITACIÓN Explique como la Institución, Banco del Austro S. A. se beneficiará con su capacitación: 4.- TECNICA DE TRANSFERENCIA (Solo en el caso de cursos externos) 6.- FIRMA DE ACEPTACIÓN Por medio del presente documento yo,, declaro que toda la información registrada en este formulario es veraz y acepto todas las condiciones del espacio de formación mencionado tales como horarios, asistencia, y modalidad de estudios; además de las políticas de capacitación del Banco del Austro, así como las sanciones correspondientes en caso de incumplir con las mismas. FIRMAS DE APROBACIÓN FIRMA DEL ASPIRANTE SOLICITANTE JEFE INMEDIADO RRHH Página 11 de 19

12 ANEXOS XXX5 Estrategias de transferencia: ESTRATEGIAS DE TRANSFERENCIA REPLICA DE LA CAPACITACIÓN DESCRIPCIÓN El colaborador se compromete a replicar la capacitación recibida ante el personal pertinente CONTRATO DE DESEMPEÑO CONTRATO DE IMPLEMENTACIÓN Acuerdo de mejora de desempeño bajo condiciones negociadas entre el colaborador y la empresa Implementación de un proyecto formal de acuerdo a lo aprendido durante la capacitación. MANUALES DE APLICACIÓN El colaborador debe entregar un manual de aplicación de lo aprendido adaptando el contenido a la realidad del banco Página 12 de 19

13 ANEXOS XXX6 Evaluación de reacción: Página 13 de 19

14 Criterio de calificación: Para calificar al instructor se tomarán en cuenta las calificaciones obtenidas en los ítems pertenecientes a los puntos del uno al tres. En total 16 preguntas que dan como resultado máximo un total de 80 puntos que se calificarán con la siguiente escala: PUNTAJE De 71 a 80 De 61 a 70 De 51 a 60 De 41 a 50 De 0 a 40 CALIFICACIÓN Excelente Muy buena Buena Regular (es necesario reforzar conocimientos) Pésima (es necesario volver a impartir la capacitación) Los ítems calificados en los puntos 6 y 7 corresponden a un total de 40 puntos y servirán como retroalimentación al departamento de Recursos Humanos. La escala de calificación será la siguiente: PUNTAJE De 36 a 40 De 31 a 35 De 26 a 30 De 21 a 25 De 0 a 20 CALIFICACIÓN Excelente Muy buena Buena Regular (es necesario reforzar conocimientos) Pésima (es necesario volver a impartir la capacitación) Página 14 de 19

15 ANEXOS XXX7 Registro de firmas de asistencia a la capacitación Página 15 de 19

16 ANEXOS XXX8 Formato de Requerimientos Operativos de Capacitación Página 16 de 19

17 ANEXOS XXX9 Informe de Asistencia y Aplicación de Estrategia de Transferencia Página 17 de 19

18 ANEXOS XXX10 Informe de Asistencia y Aplicación de Estrategia de Transferencia Los procesos por los cuales se evaluará la capacitación serán los siguientes: EVALUACIÓN PERSONAL QUE EVALÚA OBJETIVO Evaluación de reacción Asistentes a espacios de capacitación Conocer las percepciones inmediatas sobre la ejecución del taller Cumplimiento del plan Sub gerencia de RRHH Conocer el porcentaje de gestión realizada según las expectativas organizacionales Evaluaciones de conocimiento (a aplicarse luego del taller) Instructor de cada capacitación Conocer el nivel de interiorización de conocimientos por parte del personal que asistió al curso Evaluación de desempeño Según metodología definida Conocer si las capacitaciones tuvieron efecto en el desempeño percibido de la gente Página 18 de 19

19 ANEXOS XXX11 Formulario para Aspirantes a un Programa de Capacitación Nivel 4 CURSO A REALIZAR: DATOS PERSONALES / PROFESIONALES NOMBRES SUCURSAL DEPARTAMENTO CÓDIGO EMPLEADO CORREO ELECTRÓNICO TITULO PROFESIONAL: SEXO OBJETIVOS: FORMULARIO PARA ASPIRANTES A UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN NIVEL 4 APELLIDOS AGENCIA CEDULA TELÉFONO TIEMPO DE TRABAJO FECHA Ha recibido este beneficio por parte de la Institución en los dos últimos años: SI Manifieste porque está interesado (a) en realizar su capacitación: NO Explique cómo usted piensa aplicar los conocimientos adquiridos en esta capacitación: Explique como la Institución, Banco del Austro S. A. se beneficiará con su capacitación: Declaro que la información registrada en este formulario es veraz y me comprometo a compartir mis conocimientos adquiridos en la capacitación con el departamento FIRMA DEL ASPIRANTE Página 19 de 19