Registros de Calidad Número de Revisión

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1 Septiembre 211 I. Información General del Objetivo: Establecer y describir el sistema para la identificación, almacenamiento, resguardo, recuperación, tiempo de retención, disposición y control de los registros de calidad de la. Alcance: Inicia con la identificación del documento denominado registro, la codificación de los mismos, su administración y disposición permanente. Definiciones: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos (necesidades o expectativas implícita u obligatoria). Un juicio positivo que realiza un usuario /cliente / observador, basado en sus expectativas y necesidades, sobre un producto o servicio que recibe. Es un término multidimensional, que se concretiza en función de variables muy diversas, que permiten medir los resultados de los procesos y de la mejora continua, asegurando que los servicios educativos respondan a la necesidades de la comunidad y a los intereses nacionales. La Calidad es garantizar que los procesos de supervisión, evaluación y control, contribuyan a propiciar a propiciar un sistema educativo equitativo, pertinente, eficiente, eficaz y flexible, adaptados a los cambios, necesidades y demanda de la sociedad dominicana; así como las verificaciones y validaciones del nivel de cumplimiento de las Políticas Educativas, Normas y Reglamentaciones, para la toma de decisiones informadas e interrelación plena entre las instancias del MINERD. En este contexto se coordinan y desarrollan, registran y controlan acciones de supervisión que permitan posteriores análisis, mejoras de procesos y revisiones a planes trabajos en los centros educativos, procesos de capacitación a los docentes y procesos de investigación del sistema educativo dominicano. Documentos de Referencia: PR-DGSE-1, Control de Documentos. LI-DGSE-2, Lista de. Página 1 de 6

2 Septiembre 211 RC-DGSE-5, Solicitud de eliminación de registro de calidad. Informaciones Generales: Los registros de calidad son documentos que se conservan como evidencia de la ejecución de los procesos y la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad. Estos pueden ser mantenidos de forma electrónica e impresos, según se determine. Cualquiera de los casos, éstos deben estar legibles, identificados y de fácil acceso. Los registros de calidad son identificados con un número asignado, cuya estructura de numeración está establecida en el procedimiento Control de Documentos (PR-DGSE-1) y según el orden de la Lista de (LI- DGSE-2). La Lista de (LI-DGSE-2) debe contener como mínimo las siguientes informaciones: Nombre del Registro Número del Registro Fecha de emisión Modo de conservación (digital, físico) Tiempo de retención Responsable La eliminación de un registro de calidad puede originarse por cambios en un proceso, siempre y cuando no sea un registro obligatorio en el Sistema del Gestión de Calidad. La eliminación de un registro de calidad deberá hacerse previa solicitud por escrito al Representante de la dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad quien evaluará la solicitud. Una vez transcurrido el tiempo de retención éstos pueden ser destruidos. La solicitud aprobada de eliminación del registro de calidad es conservada como Registro de Calidad. Página 2 de 6

3 Septiembre 211 Responsabilidades Generales: Los (Las) Técnicos(as) Nacionales de la son responsables por el establecimiento y control de los registros de calidad de los procesos bajo su responsabilidad, con el soporte del (de la) Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos del SGC. El personal de la es responsable de mantener organizados y actualizados los registros de calidad establecidos en el Listado de (LI-DGSE-2), bajo su responsabilidad. El (La) Técnico(a) Nacional encargado(a) del control de documentos del SGC es responsable de controlar y mantener actualizado la Lista de de la (LI-DGSE-2). II. Información Específica del ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION DOCUMENTO GENERADO Emisión y Aprobación de Documentación 1. Dueño de Proceso o personal involucrado Determina cuándo debe conservarse un registro de calidad y procede a solicitar la asignación del número correspondiente al responsable del control de documentos, quien lo asigna y actualiza en la Lista de (LI-DGSE-2). Hace referencia al registro de calidad en el documento del proceso que lo origina, con el título (nombre) y número asignado. De igual forma debe estar identificado donde se conserve el registro. Al momento de definir el registro de calidad, define el tiempo de conservación, la periodicidad y el medio de retención (Ver Lista de, (LI-DGSE-2). Registro de Calidad Página 3 de 6

4 Septiembre Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos 3. Dueño de Proceso o personal involucrado 4. Dueño de Proceso o personal involucrado Asigna código y actualiza la Lista de (LI-DGSE- 2), registrando los siguientes datos. Nombre del Registro Número o código del Registro Fecha de emisión Modo de Conservación (digital, físico) Tiempo de retención (años) Periodicidad Responsable Asegura que el registro esté referido en el documento del proceso que lo origina con el título (nombre) y número asignado. Verifica que donde se conserve el registro esté identificado con las mismas informaciones. Organiza los registros de calidad de acuerdo al criterio que establece el documento que lo origina, si aplica. Siempre considerando un criterio lógico y funcional (cronológico, numérico, alfabético, etc.). Conserva e identifica los registros de calidad de acuerdo a la periodicidad definida (diario, semanal, mensual, trimestral, anual y otras). Los mantiene organizados en lugar seguro, y en caso de mantenerse electrónicamente, realiza respaldo (back up) para asegurar su recuperación, de ser necesario. Eliminación de los Emite solicitud de eliminación de un registro de calidad, indicando las causas de la eliminación. Remite al (a la) Técnico(a) Nacional de Lista de Registros de Calidad (LI-DGSE-2) Solicitud de Eliminación de un Registro de Calidad Página 4 de 6

5 Septiembre Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos 6. Representante por la Dirección encargado(a) del control de documentos. Verifica la solicitud de eliminación del Registro de Calidad, analiza y documenta las observaciones que correspondan y se consideren oportunas e importantes resaltar. Remite solicitud al Representante por la Dirección ante el SGC. Evalúa las observaciones del (de la) Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos. Analiza y valida las causas indicadas, con fines de asegurar que no afecten el Sistema del Gestión de Calidad. Si procede la solicitud, previa opinión del Director, entrega al (a la) Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos para que proceda a eliminar el registro de la Lista de (LI-DGSE-2). Autoriza al originador o dueño de proceso a eliminarlo de los archivos existentes. Se realiza el siguiente paso no. 7, de este documento. Si no procede el requerimiento de eliminación, notifica al solicitante, por escrito, las razones y declina la solicitud. Aprobación o Rechazo de la Solicitud de Eliminación de un Registro de Calidad 7. Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de Procede a la eliminación del Registro de Calidad en la Lista de (LI-DGSE-2). Notifica al Representante por la Dirección ante el SGC y al dueño de proceso. Página 5 de 6

6 Septiembre 211 documentos Conserva solicitud de eliminación de registro de calidad aprobada, como Registro de Calidad, RC-DGSE-5. III. Código Título Responsable Ubicación Modo de Conservación Tiempo de Conservación RC-DGSE-5 Solicitud de Eliminación de Registro de Calidad Técnico(a) Nacional de encargado(a) del control de documentos. Dirección General de Educativa Físico 3 años Fin del documento Página 6 de 6

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