MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO PR-227

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1 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría GENERAL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO PR-227 PROCESO SUBPROCESO ACOPIO, PROCESAMIENTO TÉCNICO Y SERVICIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE CONSERVACIÒN PERMANENTE Y DE INTERÉS PARA LA CIUDAD NO APLICA VERSIÓN 01 PROCEDIMIENTO PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Formalizar la recepción por parte de la de las donaciones documentales que reciben por parte de personas naturales o jurídicas de carácter privado. 2. ALCANCE Desde que la persona natural o jurídica comunica la intención de donar documentos a la hasta Informar el valor de la donación a inventario 3. DEFINICIONES ACOPIO: Proceso mediante el cual se coordina las actividades necesarias para el traslado y recepción de documentos y publicaciones, al archivo de. DONACIONES: Acto por medio del cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona. DONANTE: El que dona o transfiere una propiedad DONATARIO: El que acepta y recibe una donación. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Estrategias dirigidas a garantizar la permanencia del documento como memoria a través del ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Lynda N Meléndez Leonardo Cifuentes Contratista 10/06/2009 María Paola Suárez Asesora Dirección Margoth Guerrero de Archivo de 12/06/2009 Otero Subdirectora Técnica Francisco Javier Osuna Director Archivo de 16/06/2009

2 PÁGINA 2 de 6 tiempo TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Se refiere al traslado de los documentos de un nivel de archivo a otro, según las tablas de retención FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus funciones 4. NORMAS CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA. Artículo 2. Señala como fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación. Artículo 8.Es obligación del Estado, y por ende, del Distrito Capital proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 70. Dispone que el Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Así mismo, se contempla como fundamento esencial de la nacionalidad la cultura y consecuentemente la divulgación de la misma. LEY 397 DE Artículo 12. Se le arroga al Archivo de la función de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental de la ciudad. Que en desarrollo de lo anterior, una de las políticas relevantes para adquirir e incrementar el acervo de fondos documentales históricos en el Distrito Capital, consiste en fomentar las donaciones culturales al Distrito Capital, a través de la. DECRETO 267 DE por medio del cual se adoptó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldia Mayor de, la tiene dentro de sus funciones la de Promover y orientar la formulación de las políticas, planes y programas necesarios para garantizar el Sistema Integrado de Conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos; así como promover la formulación y orientar la ejecución de políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad

3 PÁGINA 3 de 6 RESOLUCIÓN 261 DE expedida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de, al Director del Archivo de, se le delega la competencia para dirigir y celebrar los convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, para recibir en donación, bienes muebles cuyo valor histórico y cultural permita la construcción del patrimonio documental de la ciudad y/o garanticen y fortalezcan la investigación, conservación y difusión de la memoria institucional del Distrito Capital, como colecciones y fondos documentales, libros, planos, fotografías, publicaciones, entre otros bienes de naturaleza similar. 5. CONDICIONES GENERALES No Aplican. 6. DESCRIPCIÓN 1 2 (QUE) ACTIVAD Analizar la intención de la transferencia Realizar valoración documental (QUIEN) RESPONSABLE Subdirección del Sistema Distrital de Archivos Subdirección Técnico Subdirección del Sistema Distrital de Archivos Subdirección Técnico (COMO) TAREA Las personas naturales o jurídicas de naturaleza privada que tengan intención de donar documentos tales como planos, fotografías, publicaciones y otros tipos de documentos a la, deberán formalizar su intención de donar a través de una carta dirigida a la Entidad, en la que indique de manera general los bienes a donar, anexando los documentos originales o autenticados que acrediten la propiedad de los mismos, y de ser posible, el inventario detallado de los documentos. Se designará un equipo interdisciplinario que realice, en los términos pre-establecidos, la valoración histórica de los documentos. Esta valoración se hará en el lugar en el que el donante conserve los documentos que se pretenden donar. Una vez formalizada la oferta de donación, se entregará un REGISTROS Carta de intención FT-483 Oficio FT-012 Informe de diagnóstico

4 PÁGINA 4 de 6 6. DESCRIPCIÓN 3 4 (QUE) ACTIVAD Notificar a la persona natural o jurídica del rechazo de la donación Realizar gestión contractual y licencia de uso (QUIEN) RESPONSABLE Equipo interdisciplinario designado (COMO) TAREA informe de valoración que incluya las conclusiones acerca del valor real de la donación. Si los documentos son de valor histórico para la pasa a la actividad 4 de lo contrario continúa con la actividad 3 y finaliza el procedimiento. Se remite al donante mediante oficio, una nota de agradecimiento por la oferta de donación y el rechazo por parte de la. Cumplidos los anteriores requisitos, se procederá a la elaboración del contrato, lo cual, se encontrará en cabeza de la, y contará con el visto bueno de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de. La firma del documento por parte del donatario o beneficiario dará por aceptada la donación. Si el valor real de las donaciones supera los 50 S.M.L.V., se notificará por correo certificado al donante, la necesidad de realizar el trámite notarial de insinuación. REGISTROS Oficio FT-012 Inventario físico y magnético Licencia de uso de obras donadas FT-484 Nota: Paralelamente, si los bienes objeto de donación, se encuentran protegidos por Derechos de Autor, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 23 de 1982, será necesario realizar la respectiva licencia de uso por parte del o los titulares

5 PÁGINA 5 de 6 6. DESCRIPCIÓN (QUE) ACTIVAD Realizar la preparación física de la documentación Programar la transferencia y traslado Recibir y cotejar la documentación Informar el valor de la donación a inventario (QUIEN) RESPONSABLE Subdirección Técnica Subdirección Técnica Subdirección Técnica. (COMO) TAREA La, desplazará a un grupo de conservadores al lugar donde se encuentre la documentación con el fin de realizar el adecuado embalaje para su traslado. La subdirección técnica programara y designará el personal y transporte necesario que garantice la integridad de la documentación en su tránsito hacia las instalaciones del Archivo de. Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la, el funcionario designado, realizará un cotejo según el Inventario. El acta de recepción de la transferencia será firmada por el Director del Archivo de o la persona designada por la Dirección Una vez incorporados los documentos al acervo de la, se notifica a la Subdirección Administrativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de, el valor real de los documentos, para que sean incorporados a los inventarios y se actualicen las pólizas respectivas. REGISTROS N.A. N.A. Acta FT-008 Memorando FT PUNTOS DE CONTROL ACTIVAD(ES) DE REGISTROS DE OBSERVACIONES DE CONTROL CONTROL CONTROL 2 Realizar valoración documental El equipo interdisciplinario designado por la Dirección -Informe de valoración

6 PÁGINA 6 de 6 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica 9. ANEXOS No aplica Archivo de, valora la pertinencia de la donación para la ciudad. 10. CONTROL DE CAMBIOS ACTIVADES QUE SUFRIERON CAMBIOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN Creación del Documento N.A. 16/06/