MEMORIA INSTITUCIONAL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA. 1 de mayo de de abril de 2013

Transcripción

1 MEMORIA INSTITUCIONAL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA 1 de mayo de de abril de 2013 I. Introducción El Archivo Nacional de Costa Rica fue creado mediante Decreto NºXXV del 23 de julio de 1881 con el nombre de Archivos Nacionales, por iniciativa del Lic. León Fernández Bonilla. Desde entonces, la institución ha sufrido cambios orgánicofuncionales y legales, a fin de satisfacer las necesidades de la sociedad costarricense. En virtud de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº7202, la institución es un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, y posee además un amplio marco jurídico que le asigna competencias, tales como: Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Código Notarial, Ley General de Control Interno, entre otros. La institución tiene por misión fungir como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, administrar el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuvar en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la Nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente. II. Logros más relevante del período 2.1 Recepción de la III etapa del edificio A finales de agosto de 2012 la Junta Administrativa del Archivo Nacional recibió en forma definitiva la III etapa del edificio del Archivo Nacional. Esta hermosa obra arquitectónica que cumple con todos los requerimientos técnicos, alberga en sus metros cuadrados las nuevas instalaciones del Departamento Archivo Notarial, así como depósitos documentales de ese departamento y del Departamento Archivo Histórico. Esta obra de infraestructura tuvo un costo total de , los cuales fueron financiados en su totalidad por la Junta Administrativa, gracias a la venta de poco más de una hectárea de terreno al Registro Nacional hace algunos años. Aparte de los depósitos documentales mencionados, el Departamento Archivo Notarial cuenta con adecuadas y modernas oficinas y con amplias áreas de atención al numeroso público que lo visita, tales como, plataforma de servicios, cajero, recepción de índices y tomos de protocolos, consulta de documentos notariales originales, microfilmados o digitalizados, consulta de bases de datos, trámite y entrega de diferentes tipos de reproducciones, entre otros. 1

2 2.2 Cuarto lugar a nivel nacional en el I.G.I. La Contraloría General de la República aplicó durante 2011 el instrumento conocido como I.G.I (índice de gestión institucional) a 169 instituciones públicas, con el fin de evaluar aspectos como la planificación, el manejo financiero contable, el control interno, los procedimientos de contratación administrativa y de recursos humanos, así como los servicios que se prestan a los usuarios en las entidades estatales. En mayo de 2012, con gran satisfacción se recibió la noticia por parte del órgano contralor, de que el Archivo Nacional ocupa el 4to. lugar a nivel nacional en el ranking del I.G.I con una evaluación del 95.53% en su gestión institucional, un merecido reconocimiento a la labor responsable, honesta y transparente de los funcionarios de la institución y de los miembros de su Junta Administrativa. 2.3 Exposición documental De vasallos a ciudadanos: Bicentenario de la Constitución de Cádiz A partir de agosto de 2012 (y hasta julio de 2013) se encuentra a disposición del público en la Sala de Exposición León Fernández Bonilla del Archivo Nacional, esta extraordinaria muestra documental que acerca a los visitantes a los hechos relacionados con la Constitución de Cádiz, desde una perspectiva local, así como a la figura de Florencio Castillo: su vida y los relevantes proyectos que él defendió con vehemencia y éxito en las Cortes de Cádiz como nuestro representante. Durante el período, la exposición viajó a la ciudad de Cádiz en España donde fue exhibida del 5 al 30 de octubre, así como a la ciudad de Limón, en diciembre pasado en el marco del proyecto Limón Ciudad Puerto. 2.4 Celebración del Día Internacional de los Archivos y de la Semana del Archivista Costarricense. Entre muchas otras actividades y metas que ejecuta el Archivo Nacional como rector del sistema nacional de archivos, el 8 de junio celebró el Día Internacional de los Archivos (declarado así por el Consejo Internacional de Archivos) con una feria de archivos con el objetivo de promocionar las importantes competencias a cargo de estos. En la feria participaron 15 archivos costarricenses que mostraron al público visitante su quehacer y productos en puestos informativos. La actividad cerró con un concierto a cargo de la Orquesta del SINEM de Curridabat. En la semana del archivista costarricense (23 a 29 de julio) el Archivo Nacional otorgó el premio Luz Alba Chacón de Umaña al Archivo Distinguido del año: al Archivo Central del Registro Nacional. Asimismo durante tres días se efectuó el XXIV Congreso Archivístico Nacional El buen gobierno y los archivos con la participación de 161 profesionales nacionales y de algunos países vecinos, así como con la invaluable colaboración de conferencistas nacionales y otros procedentes de Chile, Colombia y España. 2

3 2.5 Gobierno Digital_y desarrollo tecnológico Esta es una de las áreas institucionales que recibió un mayor impulso en el período para el desarrollo de importantes proyectos: 1) Rediseño y actualización del Sitio Web 2) Además de los servicios de consulta por internet de documentos notariales y presentación de índices notariales que se brindan desde hace varios años, se comenzó a prestar otros servicios a los usuarios a través de la red, tales como la consulta de las bases de datos con descripciones de diversos fondos documentales que custodia el Archivo Histórico, el Archivo Notarial y el Archivo Intermedio. 3) También a partir de 2013, a través de internet el Archivo Nacional brinda el servicio de consulta de todos los tomos de protocolos notariales y consulares recibidos a partir de diciembre de 2012, así como de una selección de documentos propios del Archivo Histórico, tales como el Album de Figueroa, los Cuadernos de Figueroa, las actas de sesiones y sentencias del Tribunal de Probidad, y un grupo de los más relevantes documentos sobre la independencia de Costa Rica cuyo bicentenario celebraremos los costarricenses en 2021, así como la exposición en versión virtual de la exposición sobre el bicentenario de la Constitución de Cádiz y Florencio Castillo. 4) Renovación de la plataforma tecnológica institucional, el cual es un proyecto para ejecutar entre 2012 y En el período se logró la adquisición de licencias, tarjetas, discos duros, monitores, UPSs, 19 microcomputadoras, un servidor, un sistema robótico de respaldo, un sistema de almacenamiento masivo de datos, entre otros, así como la capacitación en diversas especialidades del personal del Departamento de Cómputo. Todo lo anterior con una inversión institucional de ) Se contó durante el período con una asesoría externa por parte de especialistas nacionales de la empresa Rho Sigma S.A. sobre el Uso y aprovechamiento de tecnologías de la información y la comunicación en el Archivo Nacional, cuyo producto principal fue un minucioso diagnóstico y valiosas recomendaciones para cumplir a corto y mediano plazo. 6) La Junta Administrativa del Archivo Nacional suscribió un convenio con la Secretaría de Gobierno Digital para apoyar el desarrollo del sistema Crear empresas. 7) El Archivo Nacional estableció los requerimientos técnicos y otras condiciones para recibir transferencias de documentos en soporte electrónico. 2.6 Cooperación internacional Durante 2012 e inicios de 2013 el Archivo Nacional ejecutó 7 proyectos archivísticos financiados por el Programa ADAI-Iberarchivos por un monto global de

4 2.7 Proyección Institucional Durante el período se logró perfilar, fortalecer y crear una Unidad de Proyección Institucional, grave carencia institucional, que le permita mejorar su relación con los medios de comunicación y trasmitir más apropiadamente el quehacer, proyectos y servicios que ofrece el Archivo Nacional a la ciudadanía. Algunos de los logros más importantes del período fueron: 8 Publicaciones: Revista del Archivo Nacional de 2012, Memoria del XXIII Congreso Archivístico Nacional, Catálogo de la exposición De vasallos a ciudadanos: bicentenario de la Constitución de Cádiz (con la colaboración de la AECID), 4 boletines trimestrales de Archívese, así como la publicación junto con la Editorial de las Universidades públicas costarricenses del Album de Figueroa. Viaje por las páginas del tiempo, todas las cuales se obsequian o se venden al público al precio de costo. Se facilitaron 11 exposiciones de documentos itinerantes, entre las que destacan Montémonos en la carreta ; Tesoros y Curiosidades del Archivo Nacional ; Fotografía: memoria del pasado ; IV Viaje de Colón y Proceso de Independencia y que fueron exhibidas en diferentes instituciones de San José, Cartago, Alajuela, Heredia y Limón. Se atendieron 49 visitas guiadas grupales e individuales en el Archivo Nacional, que benefician en un alto porcentaje a estudiantes de secundaria y universitarios y organizaciones sociales provenientes de diversos cantones del país. Se atendieron en esta modalidad a 959 visitantes (740 mujeres y 219 hombres). Presentación de las publicaciones del Archivo Nacional de 2011 efectuada en el miniauditorio de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Costa Rica el día 26 de marzo de 2012, la cual contó con una participación importante de público interesado. Proyecto Un momento con la historia por medio del cual cada mes se publican documentos originales en el Sitio Web institucional, relativos a hechos destacables de nuestra historia. 1 nueva exposición documental virtual disponible en el Sitio web: De vasallos a ciudadanos: bicentenario de la Constitución de Cádiz. Fortalecimiento del uso de redes sociales para incrementar la comunicación y difusión de actividades y noticias del Archivo Nacional, particularmente en el Facebook. Mesa Redonda sobre la Constitución de Cádiz y Florencio del Castillo el 23 de agosto; mesa redonda en coordinación con la Comisión Nacional de Conmemoraciones Históricas el 20 de setiembre sobre la fecha de la independencia, así como la celebración del Día Nacional de la Poesía en coordinación con el Grupo Poiesis el jueves 31 de enero de Una exposición de pinturas de Luis Chacón (del 9 de febrero al 15 de marzo). La prensa escrita realizó 39 publicaciones sobre diversos temas del Archivo Nacional, así como 33 por radio, 40 por televisión y 60 medios electrónicos. 4

5 2.8 Actividades sustantivas Se recibieron en el Archivo Nacional para su custodia permanente metros lineales de documentos con valor científico cultural, procedentes de Municipalidades, Contraloría General de la República, Ministerio de Educación Pública, Banco Popular, Consejo Nacional de Producción, Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia y otros, así como 5464 fotografías y 16 filmes; 4346 tomos de protocolo y índices notariales ( de los cuales por internet). Se facilitó la consulta in situ de documentos solicitados por los usuarios de los archivos Histórico, Notariales e Intermedio, 992 publicaciones en la Biblioteca, así como reproducciones documentales: fotocopias, reproducciones digitales, constancias, fotocopias certificadas, certificaciones y testimonios notariales. Asimismo se atendieron consultas a través de internet de información del sistema Gestor de Información Notarial. Se restauraron folios de documentos que presentan diferentes daños, se cosieron o encuadernaron documentos de fondos tales como protocolos notariales, Guatemala, Complementario Colonial, mapas y planos, etc. Se microfilmaron imágenes (protocolos notariales, Cartago y otros) y se digitalizaron tomos de protocolos notariales a partir de diciembre de 2012, así como documentos de Figueroa, sobre la independencia y Tribunal de Probidad y fotografías de la Colección del Archivo Nacional. En cuanto a tratamiento archivístico se clasificaron y describieron documentos en bases de datos: fotografías, documentos de Archivo Histórico, documentos de Archivo Intermedio, tomos de protocolo y libros y publicaciones periódicas de la Biblioteca. Se continuó la labor de normalización de la descripción: se actualizaron las normas para descripción de documentos textuales (ISAD-G) y documentos musicales y se aprobaron nuevas normas para la descripción de documentos especiales, entre ellos las fotografías. Asimismo con representantes de diversos Archivos del Sistema, se creó una Comisión que inició su trabajo para la redacción de normas nacionales de descripción. Como rector del sistema nacional de archivos, se brindaron 67 asesorías en organización y conservación de archivos a diferentes instituciones; se inspeccionó la situación archivística y se remitió el informe correspondiente a los jerarcas y auditorías internas de 43 instituciones públicas con copia a la Contraloría General de la República; se presentaron 15 denuncias administrativas y judiciales en contra de 15 instituciones que incumplen la legislación archivística, así como 134 contra Notarios que incumplen la legislación notarial ante la Dirección Nacional de Notariado y el Juzgado Notarial. Se recibieron y tramitaron 115 solicitudes de valoración documental de igual número de entidades: 15 fueron devueltas para corregir o archivadas y 100 fueron conocidas y aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, órgano colegiado que efectuó 56 sesiones en el período. 5

6 Capacitación: a lo interno de la institución los funcionarios del Archivo Nacional se vieron beneficiados con 57 actividades de capacitación entre las que destacan cursos y charlas. Los funcionarios que laboran en los archivos del Sistema Nacional de Archivos mejoraron en la ejecución de sus labores por medio de 17 actividades de capacitación archivística que organiza y/o imparte el Archivo Nacional, tales como Cursos para organización de Archivos Centrales y de gestión, Curso para confección de tablas de plazos de conservación de documentos; Cursos para organización de archivos de expedientes médicos; Seminarios de Archivos Municipales, Congreso Archivístico Nacional, etc. Población beneficiada: 312 funcionarios estatales. Autoevaluación del Sistema de Control Interno y Valoración del riesgo institucional. Se organizó y se desarrolló con éxito la autoevaluación del sistema de control interno, así como la valoración del riesgo institucional, correspondiente a 2012, con la participación del equipo gerencial, la Unidad coordinadora de control interno y cerca de un 25% del personal en los equipos de enlace. Se acordaron importantes acciones correctivas. Infraestructura: Además de la finalización de la III etapa del edificio, durante el período se llevaron a cabo importantes obras, principalmente de mantenimiento, tales como compra de estantería para la III etapa del edificio, diagnóstico y recomendaciones de Planta y Subestación eléctrica; instalación de dos bombas de agua; escalera de acceso a los techos; instalación de nuevo ascensor; mantenimiento del sistema de aire acondicionado y control de humedad; central telefónica, etc, con un costo de Problemas y limitaciones del período Durante los meses de mayo a diciembre de 2012, el Archivo Nacional enfrentó serios problemas. Entre ellos destacan que el Ministerio de Cultura y Juventud aprobó para ese año un presupuesto deficitario, lo que se corrigió con un presupuesto extraordinario por 250 millones de colones, cuyo monto mayor se recibió hasta el mes de noviembre, lo cual puso a la institución en una situación de inminente cierre en varias ocasiones. Asimismo durante todo 2012 la institución no pudo contar con 7 plazas que quedaron vacantes por jubilaciones, ascensos, etc debido a que la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria no autorizó su uso en cumplimiento de una directriz del Ministerio de Hacienda. Finalmente, el terremoto del 5 de setiembre de 2012 causó algunos daños (no estructurales) a diferentes áreas del edificio. Desde inicios de 2013 la situación tornó a solucionarse: se normalizó la situación presupuestaria, se autorizó la utilización de las plazas vacantes y se inició la implementación de las recomendaciones de un ingeniero estructural con el fin de arreglar los daños causados por el terremoto. 6

7 2.10 Costos financieros y origen del financiamiento Para el logro de las metas institucionales se invirtieron que provienen tanto de la transferencia del Gobierno Central como de recursos propios de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. 7