GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS SOCIALES Primera Parte

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1 GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS SOCIALES Primera Parte María del Carmen Tamargo Autor Lic. en Sociología. Consultora en Políticas y Programas Sociales. Ha desempeñado funciones en diseño, gestión y evaluación de programas sociales financiados por organismos internacionales de crédito: Programa de Rehabilitación de la Infraestructura de Salud, Componente Planificación sectorial a mediano plazo, Programa de Atención a Grupos Vulnerables (PAGV), consultora de la Unidad de Financiamiento Internacional del Ministerio de Desarrollo Social, Programa de Ingreso para el Desarrollo Humano. Especialista en planificación estratégica, gestión asociada, metodologías de formulación y evaluación de proyectos sociales. Docente invitada en la Cátedra de Planificación Estratégica de FLACSO. Docente y facilitadota de la Fundación Compromiso. Artículo presentado en Ciclo de Capacitación sobre Gestión, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Fundación Compromiso, 2005 En síntesis: El enfoque estratégico propone una idea dinámica y viva de la planificación en general y en particular aplicada al campo de trabajo de las OSC, permite a una organización un marco de ordenamiento de la tarea no rígido sino flexible para poder adecuarse a los imperativos de la realidad social en la que trabaja, optimizando sus esfuerzos. 1.1 Enfoque estratégico y gestión integral de proyectos sociales. Día a día las organizaciones de la sociedad civil (OSC) se proponen realizar acciones que resuelvan situaciones problemáticas, o bien que generen un cambio una transformación en aquellos aspectos de la realidad social que marcan situaciones de riesgo social, vulnerabilidad, inequidad, etc. Ese hacer se propone obtener ciertos logros, es decir que aún cuando no se lo explicite, toda acción que una OSC encara requiere algún tipo de organización de la tarea con el propósito además de obtener resultados. En los últimos años mucho se ha avanzado en el desarrollo de metodologías de trabajo que fortalecen el trabajo de las OSC, entre ellas elegimos en esta ocasión centrarnos en el enfoque estratégico y la gestión integral. El enfoque estratégico propone una idea dinámica y viva de la planificación en general y en particular aplicada al campo de trabajo de las OSC, permite a una organización un marco de ordenamiento de la tarea no rígido sino flexible para poder adecuarse a los

2 La gestión integral con enfoque estratégico es un proceso dinámico y permanente que comprende de manera articulada e interrelacionada la planificación, la ejecución y la evaluación de las acciones de una organización y de los proyectos y/o programas que la organización lleva adelante tendiente a generar resultados eficaces, eficientes y de calidad. imperativos de la realidad social en la que trabaja, optimizando sus esfuerzos. Planificar desde un enfoque estratégico significa incorporar un modo de pensar la organización y su tarea de modo tal de no ser arrastrados por los hechos, reducir incertidumbres y optimizar los resultados de nuestro hacer. La gestión integral con enfoque estratégico es un proceso dinámico y permanente que comprende de manera articulada e interrelacionada la planificación, la ejecución y la evaluación de las acciones de una organización y de los proyectos y/o programas que la organización lleva adelante tendiente a generar resultados eficaces, eficientes y de calidad. PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Gestión Integral Identificación y diseño Implementación / hacer EVALUACIÓN Indagación y valoración El Plan Estratégico se expresa en dos niveles diferentes: el de la planificación directiva y el de la planificación operativa. Planificación directiva: corresponde habitualmente a los niveles de la conducción y se centra en la reflexión y definición acerca de la misión y la visión de la organización, es decir en el pensamiento de largo plazo. Esta metodología de gestión integral debe ser útil para poder avanzar en el logro de los objetivos de la organización y de cada una de las acciones relevantes que ésta se propone. Es decir que, la gestión integral también puede ser considerada una herramienta valiosa para la ejecución del Plan Estratégico de la organización; dicho plan parte de la definición de la misión y la visión de la organización, de los objetivos y metas a alcanzar y en función de ello propone líneas de acción coherentes y consistentes par ale cumplimiento de dichos objetivos. 1.2 El sentido del proyecto social en el marco del Plan Estratégico de la El Plan Estratégico se expresa en dos niveles diferentes: el de la planificación directiva y el de la planificación operativa. El primero corresponde habitualmente a los niveles de la conducción y se centra en la reflexión y definición acerca de la misión y la visión de la organización, es decir en el pensamiento de largo plazo. El segundo se refiere al espacio del hacer de modo tal de cumplir con la misión y la visión en horizontes temporales

3 La planificación operativa se traduce en lo que comúnmente se denomina el Plan Operativo (anual, bianual, puede ser variable la dimensión temporal de dicho plan); este plan operativo es una herramienta que coordina acciones, recursos y tiempos para el logro de los objetivos, metas y resultados previstos. diferentes: es decir se refiere el mediano y corto plazo. La planificación operativa se traduce en lo que comúnmente se denomina el Plan Operativo (anual, bianual, puede ser variable la dimensión temporal de dicho plan); este plan operativo es una herramienta que coordina acciones, recursos y tiempos para el logro de los objetivos, metas y resultados previstos. Por lo tanto, el Plan Operativo es el conjunto de acciones programáticas proyectos que la OSC se propone llevar adelante en un tiempo dado. Es decir que el proyecto social no es una acción aislada e individual de un grupo de personas en una OSC, sino una acción programada en el marco del Plan Estratégico de la organización: es decir, constituye una unidad de intervención planificada, coordinada, complementaria y consistente respecto del conjunto de acciones que integran un Plan, es decir respecto de los objetivos de la Incorporar la lógica de proyectos en una organización o bien optimizar la capacidad de formulación de los mismos implica: Un proyecto como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea hasta que la damos por terminada. Un cambio en los modos de organización de la tarea, Ordena y sistematiza la tarea contribuyendo a una mejor utilización y aprovechamiento de los recursos, Optimiza el vínculo de la organización con el afuera, direcciona y sistematiza las acciones en el afuera, Organiza el vínculo con los donantes Permite mostrar y comunicar con rigor metodológico las acciones y los resultados logrados, Fortalece a la organización en sus capacidades para el desarrollo de nuevas propuestas Qué es un proyecto? Un proyecto es algo que imaginamos o pensamos o deseamos hacer. Es decir que imaginamos una situación y planificamos los pasos a seguir para llegar a esa situación. Una OSC puede Es así entonces que puede definirse un proyecto como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea hasta que la damos por terminada.

4 desarrollar dos tipos de proyectos: proyectos destinados a resolver situaciones que ocurren en el afuera de la proyectos dirigidos a trabajar aspectos o cuestiones en el adentro de la Una premisa fundamental a tener en cuenta cuando se quiere formular un proyecto es considerar que éste tiene que estar en línea con los objetivos y capacidades de la El proyecto debe ser compatible con la cultura de la Un proyecto es una tarea innovadora que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto periodo en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios. Es importante tener en cuenta que una OSC puede desarrollar dos tipos de proyectos: proyectos destinados a resolver situaciones que ocurren en el afuera de la organización (dirigidos a morigerar los efectos de diferentes problemática sociales que afectan a una población determinada, localizada en un espacio físico específico), así como también puede generar proyectos dirigidos a trabajar aspectos o cuestiones en el adentro de la organización, dirigidos a mejorar sus prácticas, la capacitación de sus recursos humanos, a mejorar la estructura y modalidades organizativas, etc. En todos los casos el desarrollo de un proyecto nos lleva a pensar y definir: DESARROLLO DE UN PROYECTO Qué queremos hacer? Objetivos Cómo lo vamos a hacer? Actividades Con qué lo vamos a Recursos: humanos, hacer? económicos, e Dónde vamos a obtener Fuentes de financiamiento. los recursos para hacerlo? Con quienes lo vamos a Quienes participan dentro de hacer? la organización y con quienes nos asociamos o no para llevarlo adelante Qué resultados Resultados esperados / queremos lograr? Cómo vamos a saber si estamos haciendo lo que nos propusimos? Cómo vamos a saber si alcanzamos los resultados y objetivos que nos propusimos? Cómo vamos a comunicar y difundir los resultados? metas a alcanzar. Monitoreo y seguimiento. Evaluación Estrategia de comunicación. a. El proyecto y su encuadre dentro de la Una premisa fundamental a tener en cuenta cuando se quiere formular un proyecto es considerar que éste tiene

5 Las etapas en el ciclo del proyecto: el diseño, la formulación, la ejecución, la evaluación. que estar en línea con los objetivos de la organización; es decir, no se trata de hacer algo que en una perspectiva individual nos parece atractivo o interesante, sino aquello que fortalece y construye viabilidad al logro de los objetivos, al cumplimiento de la misión y al desarrollo de la visión de la Por lo tanto los proyectos en una OSC son de carácter institucional y no personal. En este sentido también es importante considerar cuales son las capacidades de la organización para la selección e identificación de los proyectos a desarrollar e implementar. El diseño de un proyecto debería ser el resultado de un proceso participativo de análisis, identificación de necesidades y de estrategias de intervención, al interior de la Es decir, es necesario realizar un análisis o diagnóstico acerca de las fortalezas y debilidades de la organización en relación a: los problemas a abordar desde un proyecto, las capacidades organizativas y operativas para llevarlo a cabo, la capacidad de incidencia/ de influir sobre el problema seleccionado, la disponibilidad de recursos para encarar el proyecto, la capacidad de la organización para generar los recursos necesarios para llevar adelante el proyecto, La capacidad de la organización para sostener las actividades del proyecto en el tiempo, La capacidad de seguimiento, evaluación y replanificación para ajustar el proceso de implementación del proyecto. Otra cuestión importante es que el proyecto debe ser compatible con la cultura de la organización, es decir con los modos de pensar, creer, percibir, y hacer las cosas que tienen los miembros de una Esa cultura determina los estilos de los vínculos, hacia adentro y hacia fuera de la organización y por lo tanto posproyectos deben tener en cuenta ese contexto institucional en el que se van implementar y ese contexto de relaciones que la organización construyó en su entorno. Esta consideración permitirá también identificar las oportunidades y amenazas en relación con el proyecto, así como proponerse el desarrollo de proyectos pertinentes y en consonancia con los valores y las capacidades de la

6 Este proceso participativo puede ser abierto también a la población destinataria de las acciones del proyecto, como modo de incorporar en el diseño del mismo la visión de los destinatarios acerca de sus propias necesidades y de las alternativas de resolución. b. Las etapas en el ciclo del proyecto: el diseño, la formulación, la ejecución, la evaluación. El gráfico muestra los momentos del ciclo de proyecto, es decir el trayecto que transcurre desde que identificamos un problema y una idea hasta la evaluación de la implementación del proyecto. La gestión del proyecto implica: la concreción de acuerdos con otras organizaciones y con la población destinataria del proyecto. la identificación de oportunidades para la presentación del proyecto en diversos organismos para la búsqueda de fondos. el ajuste del proyecto en función de los requerimientos específicos de cada donante / financiador, el ordenamiento y presentación de documentación institucional solicitada, etc. Fuente: Unión Europea c. La gestión de proyectos como estrategia transversal a las distintas etapas del ciclo de proyectos: la gestión dentro de la organización, involucramiento, definición y distribución de responsabilidades, etc. El diseño de un proyecto debería ser el resultado de un proceso participativo de análisis, identificación de necesidades y de estrategias de intervención, al interior de la Es decir que, como lo apuntábamos en párrafos anteriores, la generación de proyectos no es recomendable que sea o exprese el interés particular de una persona o de un grupo dentro de la organización, sino que lo deseable es que los proyectos que se desarrollen sean el resultado de un proceso de intercambio, discusión y acuerdo entre el conjunto de sujetos que constituyen la organización: los cuadros directivos, los equipos técnicos, los voluntario, etc. De este modo se garantiza el compromiso del conjunto de la

7 Espacio de reflexión: 1- Cuál es la diferencia entre desarrollo de un proyecto y el concepto gestión integral de proyectos? 2- Por qué el proyecto deber responder a la cultura de la organización? 3- Cuál es el ciclo del proyecto? Espacio de Intercambio Cómo se formulan y gestionan los proyectos en su organización? Qué relación encuentra entre los proyectos en marcha y la mirada estratégica de la organización? organización en la construcción de viabilidad para que ese proyecto o conjunto de proyectos puedan llevarse a cabo. Este proceso participativo puede ser abierto también a la población destinataria de las acciones del proyecto, como modo de incorporar en el diseño del mismo la visión de los destinatarios acerca de sus propias necesidades y de las alternativas de resolución. d. La gestión de proyectos como estrategia transversal a las distintas etapas del ciclo de proyectos: la gestión en el afuera de la organización, la identificación de oportunidades de presentación de proyectos, las relaciones institucionales con donantes, etc. El involucramiento previo en el momento de diseño del conjunto de la organización representa sin duda una fortaleza a la hora de hacer posible que el proyecto se implemente. Es decir que este proceso interno participativo y de corresponsabilidad frente al proyecto se traslada a lo que podríamos denominar la gestión del proyecto en el afuera de la Esta gestión implica: la concreción de acuerdos con otras organizaciones y con la población destinataria del proyecto, para su implementación, la identificación de oportunidades para la presentación del proyecto en diversos organismos para la búsqueda de fondos, establecer y sostener un vínculo con los donantes identificados como pertinentes en función del perfil de la organización y de la orientación del proyecto, el ajuste del proyecto en función de los requerimientos específicos de cada donante / financiador. el ordenamiento y presentación de documentación institucional solicitada, Escribanos a estamos esperando su opinión

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