EXPERIENCIAS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) Ernesto Rivera Pitti Consultor Independiente

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1 EXPERIENCIAS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) Ernesto Rivera Pitti Consultor Independiente

2 Conceptos Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales: Son sistemas de información que integran y manejan muchos negocios relacionados a la producción, administración y control de las actividades de una empresa.

3 Conceptos El concepto de ERP se deriva del MRP (Material Resource Planning) Planificación de Recursos de Materiales de la parte de manufactura cuyo objetivo principal era tener claros los requerimientos de materia prima y de productos semi terminados para la elaboración de productos finales. El concepto de controlar y planificar los recursos fue incorporándose en el concepto de administrar igualmente los recursos financieros y de personal. De allí es donde viene el concepto de Recursos Empresariales.

4 Conceptos Sin embargo, a pesar de la promesa que presenta, muchos de los sistemas llamados ERP caen mas bien en la definición de sistemas contables financieros integrados. En programas más elaborados incluyen igualmente componentes de logística, inventario, facturación y módulos de control de producción y distribución.

5 Evolución del desarrollo de ERP El desarrollo de software tipo ERP siguió un patrón muy similar a los esquemas que explican la introducción de innovaciones. Cantidad de Software Desarrollos iniciales Explosión de opciones Consolidación Maduración Tiempo

6 Evolución del desarrollo de ERP Desarrollo a la medida Presente Paquetes cerrados Adaptación total al negocio Control de componentes del software Costo reducido Incorporación de Mejoras de la industria Actualización tecnológica

7 Etapas del proceso Selección de Producto y Proveedor Inicio y Definiciones Configuraciones y Desarrollos Cargas de Datos Pruebas y Capacitación Implementación Evaluación Kick Off Configuración Carga de datos de catálogos y listados Pruebas internas Paralelos Decisión Definición de Requerimient os Capacitaci ón Formal Puesta en Producció n Contratos Renegociación por requerimientos fuera de alcance Desarrollos requeridos Cargas de Históricos Pruebas con usuarios Cierre del Proyecto

8 Selección de producto y proveedor Una solución ERP debe ser seleccionada basado en: Costo. Eficiencia. Precisión. Reportes o herramienta de reportería. Capacidad de integración. Capacidad de configuración.

9 Selección de producto y proveedor Tanto o más importante es la selección del proveedor: Tiempo en el mercado. Clientes satisfechos. Estabilidad financiera. PERO SOBRE TODO EL EQUIPO CONSULTOR ASIGNADO. Experiencia (Por lo menos de 1 a 2 años en proyectos similares). Disponibilidad (exigir el tiempo requerido de proyectos). Remplazos (Tener ya definidos los reemplazos). A LA HORA DE LA IMPLEMENTACION EL CONSULTOR ES QUIEN DARA EL SERVICIO INDEPENDIENTEMENTE DE LA EXPERIENCIA COMBINADA DE LA EMPRESA Y SERA EN GRAN MEDIDA RESPONSABLE DEL ÉXITO O FRACASO DEL PROYECTO.

10 Inicio y Definiciones Reunión inicial de proyecto (Kick off) Definir Equipo Gerencial. Definir Líder de Proyecto funcional y técnico. Definir esquema de trabajo. Venta del proyecto a usuarios. Definiciones Analizar en detalle requerimientos. (reuniones, recabar documentos). Definir temas que salgan del alcance y renegociarlos desde el principio. Cronograma con actividades y tiempos definidos.

11 Configuraciones y Desarrollos Un periodo donde el equipo consultor trabajará en las configuraciones del sistema. Importante seguimiento del trabajo del equipo del consultor. Validar constantemente el tiempo estimado en el cronograma vs. el tiempo real trabajado.

12 Carga de Datos Datos de Catálogos y Mantenimientos Datos Históricos IMPORTANTE: Calidad de los datos Validar la información que se va a cargar antes de entregarla al proveedor. Validar la información DESPUES de cargada mediante reportes. OPORTUNIDAD: El cumplimiento de las fechas acordadas.

13 Pruebas y Capacitación Pruebas internas Claramente definidas por el proveedor. Documentación de los procesos efectuados. Capacitación: Formal Continua Pruebas con usuarios y/o personal de Tecnología Pruebas con scripts o casos de uso con resultados medibles para diferentes situaciones. Definición de los procesos críticos en orden de prioridad y riesgo de fallos para la organización. NO SALTARSE ESTA PARTE.

14 Implementación Paralelos vs. Big Bang vs. Fases vs. un poco de todo Disponibilidad de los consultores. Capacidad del personal de la organización. Revisión previa de procesos críticos. Concientización del proceso de puesta en producción a los usuarios.

15 Implementación Cierre del proyecto Validar contra documentos de requerimientos. Exigir recibir los productos como fueron especificados. Sacar tiempo del personal involucrado de parte de la organización para efectivamente probar y no dejarlo para 6 meses después. Evitar solicitar temas nuevos que no sean imprescindibles hasta cerrar el proyecto. Comunicar oportunamente el cierre del proyecto. PASO IMPORTANTE TANTO PARA EL PROVEEDOR COMO PARA LA ORGANIZACIÓN.

16 Post Implementación Garantías: Cuanto tiempo y que involucran. Cuidado de hacer recepciones parciales. Llamadas de atención de dudas: Existe algún esquema de soporte remoto de parte de la organización? Hay que ubicar al consultor donde esté? Nuevos requerimientos: Su manejo y administración.

17 Actualizaciones Es cada vez más común que los softwares en su contrato de mantenimiento incluyan actualizaciones. Al momento de actualizar hay que tomar en cuenta varios aspectos: Impacto de la actualización sobre los procesos actuales. Explicar claramente a los usuarios el impacto y realizar los entrenamientos requeridos. Hacer pruebas extensivas de las actualizaciones ANTES de ponerlas en producción. Utilizar herramientas de entrenamiento 2.0 No asumir que el personal interno puede MANEJAR el proceso de migración.

18 En resumen. Escoger una solución ERP que cubra los procesos críticos de su organización, sin pretender cubrirlos todos. IMPORTANTE validar el personal consultor que va a trabajar en el proyecto y quienes serían sus remplazos. Inicio formal de proyecto Involucrar a principales usuarios en decisiones y COMUNICAR constantemente situaciones. SEGUIMIENTO. Tiempos, costos y posibles problemas. OPORTUNIDAD: Tener de parte de la empresa todos los requisitos de información y datos requeridos.

19 En Resumen. Comunicación: establecer los esquemas de comunicación y cumplirlos. Tener cuidado en cada paso de los procesos de implementación. Los procesos de aprendizaje deben ser consistentes. Cerrar el proyecto.

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