LICITACIÓN PÚBLICA LP

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1 1 ADENDA No.1 LICITACIÓN PÚBLICA LP ADQUISICIÓN DE LA LICENCIA DE USO PERPETUO DE UN SOFTWARE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Y LOS SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO AL LICENCIAMIENTO Y SOPORTE AL SOFTWARE, CON EL FIN DE SISTEMATIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL COPNIA. 24 de Octubre de 2014 El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, con fundamento en lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013 y el Pliego de Condiciones, se permite hacer las siguientes modificaciones al proceso de LICITACIÓN PÚBLICA LP PRIMERO: Se adiciona e incorpora al numeral 9 PARTICIPANTES del Pliego de Condiciones el siguiente texto: Extranjeros. Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia, que presenten propuesta deberán adjuntar a la misma el respectivo certificado de la Cámara de Comercio de su domicilio, expedido con máximo treinta (30) días de anterioridad al cierre del proceso de selección y la sociedad deberá tener una vigencia igual a la del plazo del contrato y un (1) año más, contado a partir de la fecha de liquidación del mismo. En el evento en que el proponente extranjero ostente limitación en su capacidad de contratación o de oferta, deberá adjuntar el documento mediante el cual se remueva dicha limitación. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar su existencia y representación legal conforme a la legislación de su país de origen, a través de documento expedido dentro del mes anterior al cierre del presente proceso de contratación. En todo caso, esta información podrá ser certificada directamente por el representante legal o por los órganos competentes de la sociedad en el caso en que no se encuentre incorporada en el certificado mencionado, de acuerdo con las leyes que rijan este tipo de actos en el país de origen. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia podrán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir el contrato, y para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y seis (6) meses más como mínimo, a menos que, de conformidad con las

2 2 normas legales vigentes, tengan la obligación de establecer sucursal en Colombia. En todo caso, el oferente extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos, procedimientos, permisos y licencias previstos para el oferente Colombiano y acreditar su plena capacidad para contratar y obligarse conforme a la legislación de su país, de acuerdo con lo señalado en el artículo 3 de la Ley 816 de 2003 y demás normas concordantes. Se advierte que los documentos expedidos por particulares no requieren legalización. En relación con los documentos públicos, se anota que por medio de la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, el Congreso Nacional aprobó la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, la cual entró en vigencia en Colombia a partir del 30 de enero de 2000, y suprimió la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado parte y que deben ser presentados en el territorio de otro Estado parte del Convenio. De conformidad con lo anterior, y según lo expone el Ministerio de Relaciones Exteriores en la Circular AC/LG/641/2001 de fecha 24 de enero del 2001, los documentos públicos provenientes de los Estados parte y contemplados en la Convención, no requieren de la autenticación consular ni de la posterior legalización por parte del Ministerio de Relaciones al entrar en vigencia el Convenio y, por lo tanto, deben ser admitidos tan solo con el sello de APOSTILLE colocado por la autoridad competente designada por el país que produjo el documento. Se excluyen del convenio en mención los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Estos documentos públicos se siguen rigiendo según lo estipulado en los artículos 259 y 260 del código de procedimiento civil, 480 del código de comercio y la resolución 2201 del 22 de agosto de 1997, esto es, certificación consular y legalización por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores - Área de Gestión de Legalizaciones. Los documentos expedidos por Estados que no forman parte de la Convención seguirán requiriendo de la autenticación consular y de la posterior legalización ante la cancillería colombiana. Si el oferente no presenta con su propuesta los documentos solicitados y con las condiciones allí fijadas, se requerirá a fin de que los aporte dentro del plazo que se le señale para el efecto. Cuando el oferente no cumpla al momento de la presentación de su propuesta con las condiciones de capacidad exigidas, la oferta no se considerará hábil.

3 3 En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio, ni sucursal en Colombia, para poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio. Para las certificaciones que se encuentren en idioma distinto al oficial de la República de Colombia, deberá adjuntarse la respectiva traducción al castellano, por un traductor oficial. SEGUNDO: Se modifica del Pliego de Condiciones el numeral 42 CRONOGRAMA, el cual quedará así: CRONOGRAMA DÍAS A PARTIR DEL HASTA EL DESCRIPCIÓN (1)H 02-OCT OCT-2014 Publicación Aviso de Convocatoria. (10)H 02-OCT OCT-2014 Publicación y consulta de: Proyecto de Pliego de Condiciones. Estudios Previos Plazo para presentar observaciones o sugerencias al Proyecto de Pliego. (1)H 20-OCT OCT-2014 Acto de apertura del proceso de selección. Publicación del Pliego Definitivo. Respuesta a las observaciones o sugerencias formuladas al Proyecto de Pliego. (1)H 22-OCT OCT-2014 Audiencia de aclaración al Pliego Definitivo y establecimiento de riesgos previsibles 02:00 P.M. En la sede del Seccional Cundinamarca ubicado en la calle 93 No. 11 A 28 Oficina 404 Edificio Capital Park Bogotá. (14)H 20-OCT NOV-2014 Fecha máxima para la presentación de observaciones, sugerencias o aclaraciones al pliego de condiciones. (1)H 29-OCT OCT-2014 Visita opcional para verificación de las estructuras de datos que manejan los sistemas de información del COPNIA. De 8:00 a.m. a 11:00 a.m. (1)H 11-NOV NOV-2014 Fecha máxima para la publicación de Adendas. (19)H 20-OCT NOV-2014 Plazo máximo para presentar ofertas hasta el día 18 de Noviembre de 2014 a las 3:00 P.M. (4)H 19-NOV NOV-2014 Verificación de requisitos habilitantes y evaluación. Requerimientos para subsanar, según el caso. (1)H 24-NOV NOV-2014 Publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes, evaluación y calificación. (5)H 25-NOV DIC-2014 Traslado para observaciones al Informe de evaluación. (2)H 02-DIC DIC-2014 Análisis de las observaciones recibidas. (1)H 04-DIC DIC-2014 Audiencia de adjudicación y notificación (1)H 05-DIC DIC-2014 Suscripción y legalización del contrato. (2)H 09-DIC DIC-2014 Recibo y aprobación de pólizas.

4 4 De conformidad el Artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, el COPNIA podrá modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. TERCERO: Se modifica del Pliego de Condiciones el numeral 1.1 ALCANCE en el numeral 5 de la segunda parte, el cual quedará así: 5. Disponer y entregar al interventor del contrato y al COPNIA la metodología y plan de trabajo para la ejecución del contrato, el Plan de trabajo debe incluir la configuración del Software del servidor para la instalación del producto. CUARTO: Se modifica y adiciona texto al literal c) Experiencia Específica del numeral 28.1 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA del Pliego de Condiciones así: c) Experiencia Específica. Para acreditar experiencia los proponentes deben presentar mínimo tres (3) certificaciones de contratos que cumplan las siguientes condiciones: 1. La cuantía de cada una de las certificaciones aportadas debe ser igual o superior al sesenta (60%) por ciento del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria. 2. Por lo menos una (1) de las certificaciones debe ser emitida por una entidad pública colombiana. 3. El objeto debe ser similar o a fin al suministro de licencia(s) del ERP y los servicios de implantación o implementación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Financiera ERP. 4. Las certificaciones deben corresponder a contratos que hayan sido ejecutados y terminados dentro de los últimos diez (10) años previos a la fecha del cierre de la presente convocatoria. 5. Las certificaciones deben corresponder a contratos que hayan sido suscritos con empresas colombianas. 6. Las certificaciones deben corresponder al mismo Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Financiera ERP ofrecido para el cumplimiento del objeto de esta convocatoria. 7. Las certificaciones deben estar firmadas por el representante o funcionario autorizado de la entidad pública para la cual se ejecutó el servicio. 8. Las certificaciones serán válidas siempre y cuando correspondan a la empresa que las presente y ésta sea quien ejecute para la presente convocatoria, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas. 9. No serán válidas certificaciones de experiencia de entidades que estén fuera del territorio Colombiano.

5 5 10. En caso que la propuesta sea presentada bajo la figura de Unión Temporal o Consorcio, cada uno de los integrantes debe presentar por lo menos una (1) certificación de contrato que acredite la experiencia solicitada. 11. Si se presentan más de tres (3) certificaciones, se evaluarán las tres (3) primeras que se encuentren relacionadas en el anexo No. 3 del pliego de condiciones. 12. Sólo se evaluarán las certificaciones de contratos que indiquen que el servicio fue ejecutado como mínimo en forma satisfactoria. Se entiende por satisfactoria: Excelente, Muy Buena, Buena. QUINTO: Se elimina del Pliego de Condiciones el inciso sexto del aparte NOTAS del literal e) Equipo de Trabajo del numeral 28.1 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA, el cual indicaba: Los profesionales del equipo propuesto no serán evaluados en el presente concurso, por lo tanto no es necesario presentar la hoja de vida en la propuesta. Sin embargo, al iniciar el proyecto, el COPNIA validará y aprobará los perfiles exigidos en la presente convocatoria. SEXTO: Se elimina del Pliego de Condiciones el literal g) Salud ocupacional y estructura organizacional del numeral 28.1 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA, el cual indicaba: g) Salud ocupacional y estructura organizacional. El proponente deberá anexar certificación suscrita por la ARL o por el representante legal, en la que conste que la empresa cuenta con un programa de salud ocupacional y/o que lo está implementando, el cual debe estar enfocado al riesgo correspondiente al objeto del presente proceso de selección y la estructura organizacional de la empresa indicando funciones y el sistema de supervisión. SÉPTIMO: Se modifica el numeral 38 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR literal n) Forma de Pago del Pliego de Condiciones, el cual quedará así: n) FORMA DE PAGO: El COPNIA realizará el pago del objeto contratado en desembolsos dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de las respectivas facturas, así: 1) LICENCIA. El valor total de las licencias en ningún caso podrá superar el cuarenta (40%) del valor total de la oferta presentada por el proponente.

6 6 a) Un pago correspondiente a la cantidad de licencias mínimas requeridas para dar inicio al proyecto en la etapa de implementación y contra entrega del respectivo documento y recibo a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato. b) Un pago correspondiente a la cantidad de licencias restantes para la salida a producción de todos los módulos, contra entrega del respectivo documento y recibo a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato. 2) IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ERP a) Un diez (10%) por ciento del valor de la consultoría de implementación contra la aprobación a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato, respecto del cronograma de actividades y el plan de implementación que incluye: Detalle de actividades Actividades a desarrollar por fase Recurso humano Recurso tecnológico Roles y responsabilidades Programa de capacitación y de gestión del cambio b) Un veinte (20%) por ciento del valor de la consultoría de implementación contra el análisis y la aprobación a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato, de la documentación que soporta el diseño de la solución, el modelamiento y reingeniería de los procesos del Copnia, y los procedimientos que se levanten y/o actualicen para cada uno. c) Un treinta (30%) por ciento del valor de la consultoría de implementación contra la salida a producción de la totalidad de los módulos, donde se incluya la parametrización, configuración, migración, interfaces, flujos de trabajo, desarrollos adicionales, diseño de reportes e informes, manuales de usuario por módulo y las pruebas debidamente aprobadas a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato, donde se evidencie que no existe ningún hallazgo crítico inhabilitante para pasar a producción, habiendo cumplido con los entregables requeridos de las fases del proyecto.

7 7 d) Un diez (10%) por ciento del valor de la consultoría de implementación contra entrega de las planillas de capacitación, aprobadas por la firma interventora y el supervisor del contrato donde se evidencie el desarrollo oportuno y eficiente de los talleres de capacitación y de gestión del cambio, dirigidos a los funcionarios de la entidad, los cuales se desarrollarán de forma presencial y virtual según sea el caso y dentro del plazo acordado en el cronograma. e) Un treinta (30%) por ciento del valor de la consultoría de implementación, dos (2) meses después de la salida a producción de la plataforma, la estabilización de todos los módulos y el acompañamiento que requieran los funcionarios de la entidad, debidamente aprobados y recibidos a satisfacción por parte de la firma interventora y el supervisor del contrato. Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de Control de supervisión y aprobación de pago, como constancia de recibo a satisfacción. El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. OCTAVO: Se eliminan la expresiones etc y demás que se requieran de todos los ítems del anexo No. 2 Ficha Técnica, en la que se hayan incluido dichas locuciones. NOVENO: Se incorpora al Pliego de Condiciones un Anexo Técnico que contiene el web service funcional del Sistema de Gestión Documental InvesDoc Gallery y del sistema de pagos en línea E-collet. Atentamente, (Original Firmado) CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO Director General

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