Elección de ERP: Criterios y Costes de implantación de un ERP

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1 Elección de ERP: Criterios y Costes de implantación de un ERP nº en la implantación de soluciones Microsoft Business Solutions Miguel Ángel Ortuño Director IBdos Participante en más de 300 proyectos de implantación ERP

2 Índice 1 Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning 2 Costes en la implantación 3 4 Adecuada asignación de esfuerzos y recursos Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación 5 ROI - Retorno de la inversión

3 Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning

4 ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles.

5 Estructura lógica de un sistema ERP - Funcionalidad Contabilidad y Finanzas Gestión de cobros (Cartera) Área de Gestión Activos Fijos Compras y Ventas Gestión de Servicios + SAT FABRICACIÓN Área de Negocio Existencias CRM Gestión de Relaciones (MKT+VTAS) SCM Supply Chain DISTRIBUCIÓN Portal de Usuario Portal de Negocio e-products Herramientas Conectividad

6 Características principales buscadas en un ERP Integrado Flexible Modular y abierto Multifuncional Tiempo real Conectividad e-business

7 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

8 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

9 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

10 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

11 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

12 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

13 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

14 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

15 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

16 Expectativas de la implantación Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

17 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Se establecieron las expectativas antes de invertir?

18 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Se establecieron los procesos de medición de cumplimiento de expectativas?

19 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Se controlaron los procesos de implantación?

20 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Se midieron los resultados de la implantación?

21 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantación?

22 Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: Realizaría otra implantación?

23 Expectativas concretas Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con información de calidad que les permita tener una mejor visibilidad para realizar su trabajo. Unido a: Retorno de la inversión realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la Organización.

24 ERP - Enterprise Resource Planning Costes en la implantación

25 Costes a considerar en una implantación COSTES EXTERNOS Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento COSTES INTERNOS Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa

26 Distribución lógica de los Costes Externos COSTES EXTERNOS Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30% Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60% Infraestructura 10% Software 30% Servicios 60%

27 Distribución lógica de los Costes Internos 20% Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa 80% LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...

28 INFRAESTRUCTURA TÉCNICA Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero......un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP. COSTE VISIBLE Hardware Red Comunicaciones COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. Análisis de las necesidades Reasignaciones y Reutilizaciones Petición y seguimiento de ofertas con proveedores Coste de comunicaciones Coste de seguridad Contratos de mantenimiento

29 SOFTWARE Los costes del Software son marcados por los fabricantes Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación... COSTE VISIBLE Módulos propios del software Licencia COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. Coste de seguridad Elección del Software Coste de la actualización

30 SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLE Servicios de consultaría y organización Nuevos desarrollos Implantación y Formación Mantenimiento COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía...con una dedicación en todas las fases similar a la del proveedor de servicios... Coste de fuera de alcance

31 ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignación de esfuerzos y recursos

32 Clave principal... La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos. El ÉXITO de un proyecto, depende más de la metodología de implantación que del propio software

33 Proceso metodológico en la implantación... ÁNALISIS Y DISEÑO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN IMPLEMENTACIÓN Definición del Proyecto Presentación del Proyecto Definición de Requisitos Desarrollo de adaptaciones Configuración del Sistema Conversión de datos maestros Formación Puesta en explotación Alcance del proyecto Equipo Proveedor- Cliente Requisitos funcionales Planificación Cadena de pruebas (testing) Configuración realizada Validación de migración de ficheros maestros Documentación de usuarios (desarrollo realizados) Aceptación final del sistema Calendario estimativo Calendario Final Infraestructura técnica Recepción y aceptación (desarrollos) Contrato de mantenimiento Equipo de trabajo Seguimiento de incidencias Infraestructura técnica Formación Gestión del cambio

34 ERP - Enterprise Resource Planning Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación

35 Principales riesgos de una implantación Las razones principales de fallos de una implantación son: Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.

36 Medidas para controlar los riesgos de implantación Control de procesos y seguridad... La implantación de un ERP es relativamente sencilla. 1. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). 2. A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.

37 Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones... Si la información que maneja la compañía no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo Solo se automatiza información y los procesos no mejoran

38 Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones... Si la información que maneja la compañía no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Información

39 Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones......con la implantación del ERP, obtendremos mejoras significativas: Si la información que maneja la compañía no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Si hay controles Mejoras en y producción seguridad sobre Procesos Información e Información de calidad Etc.

40 Medidas para controlar los riesgos de implantación Reingeniería de Procesos No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización. 2. El ERP de habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios. 3. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.

41 Medidas para controlar los riesgos de implantación Administración de riesgos Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. 2. Crear un equipo que permita: Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniería de procesos Que se apoye la nueva tecnología Administre de forma correcta la gestión del cambio.

42 ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar... Requerimientos resueltos por ERP estándar Flexibilidad Coste de la solución Experiencias y casos de éxito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnología empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversión en I+D Capacidad de customización Cantidad de módulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad

43 ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parámetros que debemos considerar... Experiencia en el sector Coste Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodología de implantación Presencia global Proximidad geográfica Compromiso en la implantación Experiencia en integración de sistemas Disponibilidad de recursos Estabilidad financiera del implanador Servicio de soporte post-implantación Formación

44 ERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversión

45 El ROI como concepto... El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo. Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada. ROI=(Beneficios/Costes)x100 Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.

46 El método ROI. Período de Recuperación Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada. Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.

47 Áreas clave para incrementar el ROI 1. Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio. 2. Reducción de costes, en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita. 3. Generación de ingresos. Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.

48 Algunos ejemplos prácticos... Empresa de Ingeniería SITUACIÓN INICIAL Intensivo en personal y control analítico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregación de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP de fácil uso. Reducción de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.

49 Algunos ejemplos prácticos... Empresa venta y distribución de libros SITUACIÓN INICIAL Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control) Dobles imputaciones Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. Análisis del lugar de entrada de datos ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP. Organización de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputación del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía. Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.

50 Proceso típico Antes Medir situación actual en el caso de existir aplicación. Identificar procesos básicos susceptibles de mejora. Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...). Estimar los costes del proyecto Puedo incrementar la productividad? en qué procesos? me permitirá ahorrar costes? qué oportunidades de negocio podría abordar? Durante el desarrollo Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo. Después Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios obtenidos) Conversión de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de márgenes respecto a la situación anterior.

51 Exposición basada en la experiencia y conocimiento acumulado, en más de 300 proyectos de implantación de Sistemas de Gestión Empresarial (ERP) Más información:

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