UNIVERSIDAD NACIONALMAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIDAD DE POST GRADO E R P. Enterprise Resource Planning

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1 UNIVERSIDAD NACIONALMAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIDAD DE POST GRADO E R P Enterprise Resource Planning

2 Información General CURSO: TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES INTEGRANTES: Luzardo Guevara César C Ortiz Sánchez S Fernando Zanelli Reyes Walter MENCION: Gestión n Empresarial SEMESTRE: Segundo DOCENTE: Ing. Alberto Un Jan DICIEMBRE 2006

3 INTRODUCCION Actualmente debido al avance de la tecnología de la información, la mayoría de negocios han cambiado su forma de llevar su administración, necesitan llevar todos sus departamentos o áreas, organizados y relacionados, por eso se ha hecho presente ahora los sistemas de información, y en nuestro caso los sistemas ERP.

4 Que es un ERP? ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning que, traducidas al castellano quiere decir Planificación de los Recursos de la Empresa. Un sistema ERP se puede definir como una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas de la empresa. Estos sistemas engloban una gran variedad de paquetes de software, generalmente multi modulares, que ofrecen soluciones integradas diseñadas para dar soporte a múltiples procesos de negocio. Un ERP puede contener software para gestión de producción, gestión de clientes, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad general, facturación, gestión de inventario, recursos humanos, nominas o cualquier otra función que se tenga que desarrollar dentro de la empresa.

5 Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimización de los procesos empresariales. Acceso a información confiable, precisa y oportuna. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

6 Historia Los ERP tienen su origen en el software empleado en entornos industriales. En los años 60, el principal uso de software en entornos industriales era para la gestión de inventario. Por aquel entonces, la mayor parte del software utilizado en estos entornos era hecho a medida y diseñado según los conceptos tradicionales de gestión de inventarios. En los años 70 se empezó a prestar más atención al uso de software para lo que en ingles se conoce como MRP (Material Requirement Planning), lo que traducido en castellano significa Planificación de las Necesidad de Materiales. Básicamente, lo que se esperaba de este software es que ayudase a planificar qué materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición.

7 Historia En los años 80, surge el concepto de MRP (Manufacturing Resources Planning que es similar al Planificación de los Recursos para la Producción / Fabricación en castellano) que rápidamente evoluciona al MRP-II incluyendo también la gestión de la planta de fabricación y actividades relacionadas con la distribución de los artículos fabricados. A principios de los 90, MRP-II fue ampliado aun mas para abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, etc.; es decir la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una empresa. Fue esta evolución lo que introduzco el concepto (y el termino) ERP.

8 Importancia Estas aplicaciones se han asentado como soluciones integrales en la mayor parte de las funciones a desarrollar por la empresa. Esto ayuda a dichas empresas a entender mejor su actividad, estandarizar sus procesos de negocios y definir mejores políticas. Los ERP ayudan a crear procesos más eficientes con lo que las empresas se pueden concentrar más en otros esfuerzos, como es el servir a sus clientes y maximizar los beneficios.

9 Características Los ERP se consideran software empaquetado del inglés packaged software a diferencia del software a medida diseñado para una empresa en particular. Esto no quiere decir que cuando una empresa compra un ERP lo compra tal y como es. El proveedor de software no lo adapta a sus necesidades. Generalmente un ERP se compra junto con herramientas de desarrollo específicas que pueden ser usadas por el cliente para alterar ese software empaquetado y adaptarlo a cada necesidad particular. Lo más importante de entender cuando se plantea la adquisición de un ERP es que no se pueden usar simplemente sacando el CD de la caja e instalarlo en la empresa. Requieren parametrizaciones y modificaciones previas a su uso. Esto hace que normalmente cuando una empresa decide comprar un ERP también debe contratar a un implementador (generalmente una consultoría) que lo ponga en funcionamiento. El tiempo requerido para estas implementaciones varia mucho según el ERP, los módulos implementados y el tamaño de la empresa. Pero si la empresa es grande y las necesidades de proceso complejas, implementar un ERP será, por lo general, menos costoso que desarrollar una aplicación a medida.

10 Requerimientos para implementar un ERP La empresa puede obtener resultados favorables siempre que se lleve acabo una adecuada implementación del sistema, de lo contrario todo ocurrirá en fracaso y pérdidas de dinero muy costosas. La mayoría de las veces que un ERP falla es porque su tiempo de implementación es muy largo o porque tienen un costo excesivo y las empresas no ven un beneficio en la inversión en el ERP. Un 75% de los sistemas de información constituyen fracasos operativos ya que su implementación necesitó de mucho tiempo y dinero. En otros casos el sistema no funciona como debería o simplemente no se utilizan porque resulta demasiado complicado y además se piensa que los datos no son confiables.

11 Ventajas de usar un ERP Tiene grandes ventajas, entre las cuales están: El acceso a una tecnología de clase mundial La reducción de costos El incremento de productividad La automatización de procesos La integración del negocio y la incorporación de las mejores prácticas mundiales de la industria. Los beneficios de contar con una solución ERP generan un valor agregado vital para cualquier empresa. Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas, Información disponible e inmediata para la toma de decisiones, Mejora en los tiempos de respuesta Rápida adaptación a los cambios Escalabilidad del sistema Integridad de los datos Seguridad definida por el usuario.

12 Debilidades de los ERP Mucho se ha dicho de lo que los ERP pueden hacer sin embargo existen pequeños huecos en el diseño que han salido a la luz, no para desacreditar este tipo de herramientas sino para hacer mención de las áreas que se pueden reforzar y corregir. Unas de estas debilidades que podemos mencionar son la complejidad del proceso para integrar información contenida en sistemas externos al ERP ó en aplicaciones distribuidas geográficamente, así también la eficiencia de operación de los sistemas se afecta considerablemente si se mantiene en las bases de datos la historia de las transacciones.

13 El flujo de Información en la Empresa El conocimiento del flujo de información en la empresa se consigue a través de herramientas que facilitan, rediseñan de modo ágil y sencillo los procesos de negocio, mantener la integración de los programas y los datos, consiguiendo una solución válida y que puede cambiar con las futuras necesidades de la empresa.

14 La realidad Peruana de los sistemas ERP El incorporar una solución ERP nos permitirá ser más eficientes y competitivos, pero estaremos involucrados en proyectos de implantación continuos donde se deberán balancear tres factores: tiempo, recursos y costos. La alta gerencia de la empresa debe brindar los medios y recursos necesarios al equipo de trabajo para evitar las clásicas respuestas "no hay tiempo" y "no hay soporte" por parte de la organización y el desfase entre lo que se desea del producto y lo que realmente se obtiene del mismo.

15 Implementando un ERP en una empresa Algunas empresas fracasan al implementar sistemas ERP porque cuando se quiere instalar un software se necesita hacer un análisis de factibilidad, para ver si la empresa está preparada para obtener este tipo de software, también se encuentran los costos del hardware, además de consultoría y capacitación, así que si la compañía no realiza un estudio para ver si implementar un programa como ERP sería rentable, muchas de las empresas toman decisiones repentinas y acaban por fracasar sus negocios, porque no evaluaron bien la situación.

16 Implementando un ERP en una empresa La implementación de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniería y nuevas formas de trabajo, así que es importante romper con los viejos esquemas, que a veces es muy difícil en los negocios y desarrollar canales de comunicación para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase.

17 Implementando un ERP en una empresa Según Pat Begley, vicepresidente de servicios educacionales de SAP, ocho de cada nueve veces problemas con el ERP son relacionados al desempeño de la empresa, refiriéndose a la dedicación en tiempo y dinero empeñada en entrenar y administrar los casos de cambios y de cultura. Uno de los errores más frecuentes es que se considera el ERP como un software más, sin tener en cuenta que todo lo emprendido en el ERP afecta al éxito de la compañía, por lo cual se tiene una reputación de que los ERP son costosos y dan resultados pobres, porque las personas que manejan el sistema desconocen lo que es y cómo funciona.

18 Casos de implementación Entre los ejemplos más sonados de fracasos de la implantación del sistema se puede encontrar el de Dell Computer, donde cancelaron el contrato después de invertir $115 millones de dólares en el proyecto (el costo original del mismo se había estimado en $150 millones), ya que el sistema no encajó con el modelo descentralizado de negocios de la empresa y con el volumen de ventas necesitado. Applied Materials tuvo que abandonar el sistema al estar abrumado con el grado de cambios que se tuvo que hacer en la organización con el sistema, teniendo también una pérdida millonaria. Mobil Europeo también tuvo que dejar de lado la implementación de un paquete grande, perdiendo cientos de millones de dólares, al ser éste rechazado por su socio de fusión.

19 Estadisticas Una estadística aterradora es que, según el Gartner Group, el 60% de los proyectos de ERP fracasan. Sólo el 40% de las empresas medianas lo instalan con el debido análisis y, según la escuela de Harvard, el 70% superaron el presupuesto y el 73% no se completaron a tiempo. Entre las causas de fracaso se suma la resistencia al cambio y vacíos en el sistema que provocan errores de ejecución. Una desventaja del sistema podría ser una actualización del mismo, debido a la alta personalización del paquete en las empresas, lo cual sería muy difícil, requeriría trabajo extra y reescritura del código fuente para ajustarlo a la nueva versión.

20 Por que fracasan?... Diseño. El diseño del sistema no es el adecuado a las necesidades del negocio. Puede ser que la información no fluya rápidamente, o que la información se presente en un formato confuso y difícil de entender, por lo que los usuarios se sienten desalentados a trabajar con él. En éste aspecto del diseño, se tiene que tomar en cuenta que el sistema tiene que ser compatible con la estructura, la cultura y las metas del negocio. Datos: El sistema presenta datos erróneos, puede suceder que falta información o que no está debidamente desglosada, lo que dificulta la toma de decisiones. Costo. El costo de la implementación es muy elevado. Aunque el sistema funcione adecuadamente, suelen ocurrir costos extras que no estaban incluidos en el contrato y puede resultar una inversión para nada rentable.

21 Por que fracasan? Costo. El costo de la implementación es muy elevado. Aunque el sistema funcione adecuadamente, suelen ocurrir costos extras que no estaban incluidos en el contrato y puede resultar una inversión para nada rentable. Operaciones. El sistema no opera bien. La información no es oportuna ni eficiente ya que el sistema tiene un tiempo de respuesta muy lento. Uno de los casos mas mencionados de fracaso en la implementación de un ERP es el caso de Hershey s. La chocolatera reportó una disminución de utilidades del 19% por tres trimestres consecutivos en El CEO de Hershey s atribuyó esta pérdida en las ventas a una falla en la implementación de un nuevo proceso de negocios basado en R/3, que es un sistema de SAP. Los factores mencionados antes son propios del sistema, pero también existen otros factores inherentes al mismo, que determinan por mucho el éxito o fracaso de los mismos, como : La implementación: Se refiere a la organización, al plan de cómo se van hacer las cosas para adoptar el nuevo sistema.

22 Que hacer para no fracasar?... Los usuarios del sistema: Se debe de tomar muy en cuenta a las personas que van a trabajar con el sistema, ya que muchas veces ellos son los que no están dispuestos a enfrentar cambios en los procesos del negocio y se sentirán agobiados por el mismo. Los administradores: También se debe de contar con el respaldo de los administradores, para que los usuarios y todo el personal se sientan comprometidos a lograr el buen funcionamiento de sistema. Nivel de complejidad y riesgo: Aquí se debe de considerar el tamaño del proyecto, su estructura y la tecnología. Se incurre en mayores riesgos cuando la compañía no ha tenido experiencia en proyectos grandes, o tiene muchos requisitos en sus procesos de negocios o casi no ha trabajado tecnología. Mientras más riesgos haya mayor es la posibilidad de fracaso.

23 Que hacer para no fracasar? Darle seguimiento: Aquí hay que evaluar como se va desempañando la implementación del sistema, el costobeneficio y los tiempos. Un caso de éxito en la implementación de un ERP es Cementos Apasco que antes de implantar el Sistema R/3 de SAP, Apasco operaba numerosos sistemas de software que trabajaban de manera independiente, lo que les incrementaba la carga de trabajo al tener que desarrollar interfases y tener que conciliar la información surgida en las diferentes áreas de la empresa. Ahora con la solución de SAP tiene fflexibilidad para adaptarse a las condiciones del mercado, rápida respuesta a requerimientos de información para mejorar la toma de decisiones, optimizar los procesos de negocio y la gestión de una nueva cultura de negocios, son algunos de los logros alcanzados por Grupo Apasco, al realizar con éxito un proyecto de transformación tecnológica con R/3.

24 En conclusión Se puede decir que un sistema ERP, o cualquier otro tiene éxito si se le da un buen uso, sí los usuarios se sienten satisfechos y tienen una actitud favorable, se han logrado los objetivos del negocio y por supuesto sí se ha obtenido un beneficio económico de la inversión en el sistema. Y fracasan si en la implementación del sistema los usuarios no están dispuestos al cambio, y los administradores no los apoyan, además si el nivel de complejidad es muy alto y riesgoso para la empresa. Los que se consideran expertos en estos temas consideran que en los próximos años, prácticamente todas las empresas dedicadas a la fabricación estarán usando algún ERP y esto es también cierto para grandes corporaciones dedicadas a otros campos. Tanto aquellos que trabajan para los fabricantes de ERP como quienes se dedican a su implementación en clientes se enfrentan a grandes retos y tiene delante de sí un amplio campo de expansión. Son aplicaciones complejas que requieren especialización.

25 Costo de la implementación de un ERP La empresa Meta-group hizo recientemente un estudio mirando el costo total de la propiedad del ERP, incluyendo el hardware, software, servicios profesionales y costos internos de personal. Y los costos del costo total de la propiedad incluyen el software instalado y los costos más altos son sentidos durante los dos años posteriores, ya que se tiene que incurrir en costos de mantenimiento, mejoramiento y optimización del sistema para su negocio. Entre las 63 compañías inspeccionadas inclusive compañías pequeñas, medias y grandes en el rango de industrias el costo total de la propiedad mediano era $15 millones (el más alto era $300 millones y más bajo era $400,000).

26 Costo de la implementación de un ERP Como para determinar una cifra exacta de cuánto cuesta la implementación de una ERP en las compañías, la empresa Meta-Group dio una estadística que prueba que la ERP es costosa no sin importar qué tipo de empresa lo utiliza, ya que el costo total de la propiedad era un asombroso $53,320. Otro aspecto aportado por le empresa Meta-Group fue el tiempo de implementación de un sistema ERP. En general se demora alrededor de 8 meses. Y un total de 31 meses para recién ver la obtención de algún tipo de beneficios provenientes de la ERP; sin embargo, dichos beneficios estudiados superaron los $1.6 millones.

27 Costos escondidos de ERP Aunque las compañías diferentes encontrarán costos diferentes en el proceso de presupuestar, los que han aplicado paquetes de ERP concuerdan que existen ciertos costos que son dejados pasar comúnmente o son subestimados. A continuación se presentará algunos aspectos que son subestimados. La instrucción La instrucción es el aspecto que concuerdan entre los implementadores más experimentados de ERP como el artículo más subestimado en los presupuestos. Los gastos de la instrucción son altos porque los trabajadores tienen que aprender, no sólo la funcionalidad de un nuevo software, sino invariablemente un conjunto nuevo de procesos. Además, las compañías de instrucción del exterior de la empresa pueden no apoyarlos en las instrucciones. Ellos se enfocan a decir a la gente cómo usar software, mas no a educar a gente acerca de las maneras particulares cómo usted hace el negocio.

28 Principales Sistemas ERP SAP Oracle PeopleSoft JD Edwards Baan Siebel

29 Conclusiones Finales No cabe duda, que en la actualidad, el activo mas importante de una empresa es la información, y aquellos sistemas que manejan información, son los que van a distinguir unas empresas de otras y son los que harán que una empresa consiga beneficios y sobreviva en el mercado. La tecnología ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología que se adapte a los cambios constantes que se generan, es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.

30 Conclusiones Finales Con la aparición de herramientas tecnológicas como los son los ERP que permiten la integración de la información, las empresas se ven beneficiadas en la administración de sus procesos. Se debe de tomar en cuenta no solo el factor tecnológico sino también el tipo de organización, su giro, su misión, su visión, la cultura, las características generales de la empresa, ya que conociendo estos factores se puede determinar con mayor exactitud lo que realmente se desea cumplir con la implantación del sistema. Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones. También es importante reconocer que una incorrecta implantación de un ERP ocasiona daños casi irreparables en la empresa

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