SUMARIO 1 A LEGISLACIÓN APLICABLE 5. A.1 Legislación aplicable a la propiedad intelectual... 5 A.2 Legislación aplicable a la protección de datos...

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1 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 1 Sumario SUMARIO 1 Índice de figuras... 2 A LEGISLACIÓN APLICABLE 5 A.1 Legislación aplicable a la propiedad intelectual... 5 A.2 Legislación aplicable a la protección de datos... 8 B SISTEMAS ERP 11 B.1 Glosario B.2 Origen de los sistemas ERP B.3 Objetivos de un sistema ERP B.4 Análisis de ventajas y limitaciones de un sistema ERP B.5 Costes asociados a un sistema ERP B.6 Bibliografía B.6.1 Referencias bibliográficas...18 B.6.2 Bibliografía complementaria...18 C INTEGRACIÓN EN SAP 19 C.1 Glosario C.2 Estructura organizativa C.3 Representación de los objetos técnicos C.3.1 Modo de estructurar los objetos...22 C.3.2 Ubicaciones técnicas...23 C.3.3 Equipos...27 D PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 29 D.1 Plan de trabajo: descripción de las tareas D.2 Gremio MCA: hoja de cálculo E GUÍAS RÁPIDAS Y MANUALES 53 E.1 Guía rápida: Actividades.doc E.2 Guía rápida: Creación de partes de trabajo E.3 Manual: Creación de partes en GesMant E.4 Manual: Manual del encargado para GesMant E.5 Manual: Crear equipo en SAP E.6 Manual: Crear de orden de trabajo en SAP E.7 Manual: Manual de notificación de horas en SAP... 90

2 Pág. 2 Anexos F TABLAS 97 F.1 Horas de mantenimiento para período de enero del año 2004 a enero del año F.1.1 Según personal F.1.2 Según actividad F.2 Actividades definidas para el programa satélite F.3 Plantilla de creación/modificación masiva de equipos mediante ZIMI F.4 Plantilla de montaje masivo de equipos mediante ZIMI F.5 Plantilla para notificación mediante ZIMI F.6 Operarios por gremio y código de operario F.7 Actuaciones por parte F.8 Muestra de los 30 primeros registros de las ordenes de trabajo obtenidas con la transacción IW39 para el período febrero a abril del año F.9 Muestra de los 30 primeros registros de las notificaciones de horas de mantenimiento obtenidas con la transacción IW39 para el período febrero a abril del año F.10 Horas de mantenimiento para el período febrero a abril del año F.10.1 Según personal F.10.2 Según actividad F.11 Clasificación ABC de equipos según tipo de actuación durante los meses de marzo a abril del año F.12 Total de horas en cada equipo para los meses de marzo a abril del año G GRÁFICOS E IMÁGENES 111 G.1 Diagrama de Gant del proyecto y gráfico de carga G.2 Seguimiento de la identificación de los equipos de cada centro de coste Error! Marcador no definido. G.3 Seguimiento del etiquetaje de equipos de cada centro de coste G.4 Esquemas productivos para las secciones de envasado y de soplado G.5 Parte de trabajo G.6 Orden de trabajo Índice de figuras Figura C.1 Planificación centralizada 21

3 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 3 Figura C.2 Planificación descentralizada 22 Figura C.3 Planificación centralizada 22 Figura C.4 Ejemplo de ubicaciones técnicas e indicador de estructura 26 Figura D.1 Plantilla - Selección de la fecha de los partes 34 Figura D.2 Plantilla - Introducción/Revisión de los partes 34 Figura D.3 Plantilla - Calendario para el control de los partes realizados 35 Figura D.4 Hoja con los nombres de equipo de la fábrica 35 Figura D.5 Hoja con los parámetros para el código en MS. Visual Basic 36 Figura D.6 Vista diseño del formulario EligeFecha 36 Figura D.7 Vista diseño del formulario Partes 36 Figura D.8 Vista diseño del formulario Real_Val 37 Figura E.1 Manual de actividades 54 Figura E.2 Guía rápida de creación de un parte de trabajo 55 Figura E.3 Pantalla de inicio del programa GesMant 56 Figura E.4 Pantalla de registro de usuario y contraseña 57 Figura E.5 Pantalla de sesión iniciada en el programa GesMant una vez realizado el registro de usuario y contraseña 57 Figura E.6 Menú principal del programa GesMant para el operario 58 Figura E.7 Pantalla para cambiar la contraseña en GesMant 59 Figura E.8 Pantalla para introducir el parte de trabajo en el programa GesMant 60 Figura E.9 Pantalla para la introducción de los datos de la actividad mediante el programa GesMant 61 Figura E.10 Ayuda para la introducción del equipo sobre el cual se han realizado las tareas de mantenimiento 62 Figura E.11 Mensaje de texto antes de notificar el parte de trabajo 63 Figura E.12 Pantalla con una actividad introducida en el programa GesMant 64 Figura E.13 Finalizar parte de trabajo en el programa GesMant 65 Figura E.14 Mensaje de confirmación para finalizar el parte de trabajo 65 Figura E.15 Finalizar antes de editar parte de trabajo 66 Figura E.16 Edición del parte de trabajo en el programa GesMant 67 Figura E.17 Menú principal programa GesMant para el encargado 68 Figura E.18 Pantalla de selección de los partes de trabajo que se quieren validar en el programa GesMant 69 Figura E.19 Visualizar parte de trabajo antes de validarlo, en el programa GesMant 70 Figura E.20 Visualizar equipo y centro de coste de una línea del parte de trabajo 71 Figura E.21 Editar parte de trabajo antes de validarlo, en el programa GesMant 72 Figura E.22 Pantalla de selección de los partes no notificados 73 Figura E.23 Selección de partes no notificados mediante fechas 73 Figura E.24 Consultar el estado de los partes 74

4 Pág. 4 Anexos Figura E.25 Pantalla de selección para el listado de partes 75 Figura E.26 Listado de partes en el programa GesMant 76 Figura E.27 Pantalla de selección para el cálculo de las horas realizadas 77 Figura E.28 Menú principal en SAP 78 Figura E.29 Pantalla SAP para crear equipo 79 Figura E.30 Pantalla SAP para datos generales de equipo 80 Figura E.31 Pantalla SAP para datos de emplazamiento 80 Figura E.32 Pantalla SAP para datos de organización de equipo 81 Figura E.33 Pantalla SAP para montar equipo en equipo superior 82 Figura E.34 Pantalla SAP para seleccionar los datos a transferir en el montaje de equipos83 Figura E.35 Pantalla SAP para confirmar la transferencia de datos 83 Figura E.36 Pantalla SAP para los datos de estructura del equipo 84 Figura E.37 Menú principal de SAP para seleccionar crear equipo 85 Figura E.38 Pantalla SAP cabecera de la orden de trabajo 86 Figura E.39 Pantalla SAP para liberar la orden de trabajo creada 86 Figura E.40 Menú SAP para las notificaciones de horas 87 Figura E.41 Pantalla SAP para notificación individual de tiempo 88 Figura E.42 Menú SAP para la ejecución de informes 89 Figura E.43 Crear fichero de texto en GesMant para notificar las horas de los partes de trabajo en SAP 91 Figura E.44 Pantalla SAP para ejecutar el programa ZIMI Figura E.45 Ejemplo de mover fichero de la carpeta Partes a la carpeta Partes SAP 93 Figura E.46 Mensaje que aparece al cerrar el fichero en el que se han corregido los errores de notificación en SAP 93 Figura E.47 Pantalla para guardar el fichero en el que se han corregido los errores de las notificaciones en SAP 94

5 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 5 A Legislación aplicable SAP es un sistema que contiene información personal de las operaciones que realiza cada operario, las ordenes de trabajo que crea cada encargado, las horas que realiza cada gremio, etc. SAP contiene también información respecto los equipos que existen en el centro de producción, qué equipos hay en cada centro de coste, cuáles son las medidas que se le aplica a cada equipo, qué gremios realizan las medidas de mantenimiento y en qué medida, cuántas horas de mantenimiento se realizan en cada equipo, etc. Por estos motivos, en este anexo se detalla la legislación aplicable: 1. Propiedad intelectual. 2. Protección de datos. A.1 Legislación aplicable a la propiedad intelectual Legislación estatal 1. Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, (BOE ), por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia, constituye la piedra angular de la regulación sobre propiedad intelectual en España. Se presenta el texto íntegro de la Ley de Propiedad Intelectual, incluida la modificación producida por la Ley 5/1998, de 6 de marzo, de incorporación al Derecho español de la Directiva 96/9/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre la protección jurídica de las bases de datos que afectan a la materia de propiedad intelectual, así como la modificación realizada por la Ley 1/2000, de 7 de enero de Enjuiciamiento Civil. 2. Ley 9/1975, de 12 de marzo (BOE ), del Libro, en lo no derogado por la Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de Propiedad Intelectual, y por el Real Decreto 875/1986, de 21 de marzo.

6 Pág. 6 Anexos Otras disposiciones vigentes 1. Real Decreto, de 3 de septiembre de 1880, por el que se aprueba el Reglamento para la ejecución de la Ley de 10 de enero de 1879 sobre Propiedad Intelectual: capítulos I, II, III, IV, VII, VIII, IX, X y disposición transitoria del Título I; capítulos I, II, y III del Título II. 2. Decreto 3837/1970, de 31 de diciembre (BOE ), por el que se regula la hipoteca mobiliaria de películas cinematográficas. 3. Decreto 2984/1972, de 2 de noviembre (BOE ), por el que se establece la obligación de consignar en toda clase de libros y folletos el número ISBN. 4. Real Decreto 2332/1983, de 1 de septiembre (BOE ), por el que se regula la venta, distribución y la exhibición pública de material audiovisual. 5. Real Decreto 448/1988, de 22 de abril (BOE ), por el que se regula la difusión de películas cinematográficas y otras obras audiovisuales recogidas en soporte videográfico. 6. Real Decreto 479/1989, de 5 de mayo (BOE ), por el que se regula la composición y el procedimiento de actuación de la Comisión Arbitral de la Propiedad Intelectual, en lo no modificado por el Real Decreto 1248/1995, de 14 de julio. 7. Real Decreto 484/1990, de 30 de marzo (BOE ), sobre precio de venta al público de libros. 8. Real Decreto 1434/1992, de 27 de noviembre (BOE ), de desarrollo de los artículos 24, 25 y 140 de la Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de Propiedad Intelectual, en la versión dada a los mismos por la Ley 20/1992, de 7 de julio, en lo no modificado por el Real Decreto 325/1994, de 25 de febrero, y en lo no derogado por la disposición derogatoria del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. 9. Real Decreto 325/1994, de 25 de febrero (BOE ), por el que se modifica el artículo 15.2 del Real Decreto 1434/1992, de 27 de noviembre, de desarrollo de los artículos 24, 25 y 140 de la Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de Propiedad Intelectual, en la versión dada a los mismos por la Ley 20/1992, de 7 de julio. 10. Real Decreto 1778/1994, de 5 de agosto (BOE ), por el que se adecuan a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, las normas reguladoras de los procedimientos de otorgamiento, modificación y extinción de autorizaciones.

7 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág Real Decreto 1248/1995, de 14 de julio (BOE ), por el que se modifica parcialmente el Real Decreto 479/1989, de 5 de mayo, regulador de la composición y el procedimiento de actuación de la Comisión Arbitral de la Propiedad Intelectual. 12. Real Decreto 1802/1995, de 3 de noviembre (BOE ), por el que se establece el sistema para la determinación de la remuneración compensatoria por copia privada en las ciudades de Ceuta y Melilla. 13. Real Decreto 114/2000, de 28 de enero (BOE ), por el que se crea y regula la Comisión Interministerial para actuar contra las actividades vulneradoras de los derechos de propiedad intelectual e industrial Real Decreto 281/2003, de 7 de marzo (BOE ), por el que se aprueba el Reglamento del Registro General de la Propiedad Intelectual Orden de 23 de junio de 1966, de 23 de noviembre, del Código Penal, Arts. (BOE )por la que se establecen las normas básicas a las que deben ajustarse los contratos publicitarios del medio cine. 16. Orden de 30 de octubre de 1971, de 12 de diciembre, de represión del contrabando. (BOE, 13/12/1995) 17. Orden de 25 de marzo de 1987, (BOE ) por la que se regula la Agencia Española del ISBN. 18. Orden de 7 de julio de 1997, (BOE ). Normas de aplicación del Real Decreto 81/1997 en las materias de cuotas de pantalla y distribución de películas, salas de exhibición, registro de empresas y calificación de obras cinematográficas y audiovisuales (derogando la Orden de 3 de abril de 1991 que figuraba como vigente en el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual).

8 Pág. 8 Anexos A.2 Legislación aplicable a la protección de datos Legislación estatal 1. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. _LSSI_definitiva_1.pdf 2. Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. _LSSI_definitiva_1.pdf 4. Sentencia 290/2000, de 30 de noviembre de 2000, del Tribunal Constitucional. Recursos de inconstitucionalidad contra diversos artículos de la Ley Orgánica Sentencia de 30 de noviembre de 2000.pdf 5. Sentencia 292/2000, de 30 de noviembre de 2000, del Tribunal Constitucional. Recurso de inconstitucionalidad respecto de los arts 21-1 y 24-1 y 2 de la Ley Orgánica Sentencia de 30 de noviembre de 2000.pdf 6. Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos. Real Decreto pdf 7. Real Decreto 156/1996, de 2 de febrero, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos. Real Decreto pdf 8. Real Decreto 1332/94, de 20 de junio, por el que se desarrollan algunos preceptos de la Ley Orgánica. Real Decreto pdf

9 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág Instrucción 1/2000, de 1 de diciembre, de la APD, relativa a las normas por las que se rigen los movimientos internacionales de datos. Instrucci%F3n de 1 de diciembre.pdf 10. Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones Sentencia de la Audiencia Nacional, de 15 de marzo de 2002, en relación con la Instrucción Número 1/2000, de 1 de diciembre. Sentencia de la Audiencia Nacional.pdf Legislación comunitaria 1. Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 24 de octubre de 1995 relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Directiva CE.pdf 2. Directiva 2002/19/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de marzo de 2002, relativa al acceso a las redes de comunicaciones electrónicas y recursos asociados, y a su interconexión (Directiva de acceso) pdf 3. Directiva 2002/20/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de marzo de 2002, relativa a la autorización de redes y servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva de autorización) pdf 4. Directiva 2002/22/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de marzo de 2002, relativa al servicio universal y los derechos de los usuarios en relación con las redes y los servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva servicio universal). Directiva %28servicio universal%29.pdf 5. Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre privacidad y las comunicaciones electrónicas). Directiva CE protecci%f3n e intimidad en comunicaciones electronicas.pdf

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11 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 11 B Sistemas ERP Este anexo incluye detalladamente los aspectos más teóricos de los sistemas ERP (algunos de los cuales ya se han mencionado esquemáticamente en el núcleo del proyecto). B.1 Glosario MPR: Material Requirement Planning (planificación de materiales). Sistema de planificación de las necesidades de materiales para cualquier proceso de la empresa. MRP II: Manufacturing Resource Planning (planificación de recursos de fabricación). Sistema para la gestión de los procesos de fabricación y de distribución de materiales. CRM: Customer Relationship Management (producto en curso). Sistema de información para la gestión de las necesidades de los clientes. WIP: Work in progress (producto en curso). Producto que todavía está en proceso de fabricación. OR: Operation research (investigación de operaciones). Ámbito de investigación que se dedica al desarrollo de nuevos procesos de trabajo más eficaces. ATP: Available To Promise (disponible para prometer). Producto disponible para pactar su fecha de entrega al cliente.

12 Pág. 12 Anexos B.2 Origen de los sistemas ERP El origen de los sistemas ERP se encuentra en el entorno industrial. Durante los años 60, empezó a surgir la necesidad de instalar software para el control y gestión de inventario. Este software generalmente era software diseñado a medida para el usuario final. Durante los años 70, comenzó a prestarse más atención a la planificación de materiales, MRP (Material Requirement Planning). Este nuevo concepto incluía la planificación y la adquisición de materiales para el proceso de producción. En los años 80 aparece el concepto de MRP-II (Manufacturing Resources Planning), planificación de recursos para la producción. El MRP-II incluye la gestión de los procesos de fabricación y la distribución de productos. A principios de los años 90 este concepto fue ampliado para abarcar también otras áreas como la Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, etc., y el concepto pasó a denominarse ERP (Enterprise Resource Planning), planificación de recursos de la empresa. SAP R/3 es una marca de un sistema de gestión ERP de la compañía SAP. Los sistemas CRM (Customer Relationship Management) son sistemas de información que sirven para evaluar las necesidades de los clientes con tal de fortalecer las relaciones entre proveedor y cliente. Hoy por hoy, los sistemas ERP y los sistemas CRM están convergiendo hacia un mismo punto, para agilizar los procesos y garantizar la fiabilidad en la cadena de suministro [1]. Actualmente, los principales proveedores de sistemas ERP, con una representación total del 72% del total de ventas de ERP son [2]: - SAP - Oracle - Peoplesoft - Microsoft - Sage Group plc.

13 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 13 B.3 Objetivos de un sistema ERP La implantación un sistema ERP es un proyecto con un coste muy elevado. Los principales motivos por los cuales una empresa se decide a implantar un sistema ERP son los siguientes [3]: 1. Integrar la información financiera: Cuando el comité ejecutivo de la empresa intenta entender el funcionamiento global de la compañía, cada unidad de negocio tiene su propia versión de cómo influyen sus actividades en el beneficio de la empresa. Cuando se trabaja bajo un sistema ERP, tan solo existe una versión de las cuentas, única e incuestionable ya que todas las unidades de negocio trabajan bajo el mismo sistema. 2. Integrar la información de los pedidos de los clientes y/o proveedores: Un sistema ERP puede convertirse en el sistema donde se almacena toda la información desde que se realiza una solicitud de pedido hasta el momento en que se realiza el cobro o pago del pedido. Esto facilita enormemente la comunicación entre distintas ubicaciones de la empresa, ahorrando tiempo en la búsqueda de información, eliminando en gran parte el circuito del papel (movimiento de albaranes, pedidos etc. de un departamento a otro), y facilitando la coordinación entre las distintas etapas productivas. 3. Estandarizar y optimizar los procesos de fabricación: Un sistema ERP impone un estándar para algunos de los pasos del proceso de fabricación. Frecuentemente, en compañías grandes y que se prestan a realizar adquisiciones y fusiones, se encuentran con unidades de negocio que realizan el mismo producto mediante métodos distintos. Estandarizar los procesos de fabricación puede ahorrar tiempo a los sistemas de control de producción (automatizando algunos de los pasos a seguir), incrementando así la productividad y reducir costes. 4. Reducir inventarios: Un sistema ERP ayuda a que el proceso de fabricación fluya con suavidad, y mejora la visibilidad del estado de cumplimiento de las órdenes. Esto puede traducirse en una reducción de las materias usadas para la producción (inventario del WIP), ya que se pueden planificar las necesidades en función del cumplimiento de las órdenes de fabricación, y a una mejor planificación de la entrega de producto acabado al cliente, reduciendo inventarios de producto acabado en los almacenes y muelles de descarga.

14 Pág. 14 Anexos 5. Estandarizar la información de RRHH: Especialmente en compañías con distintas unidades de negocio, es difícil tener un método de seguimiento de los empleados unificado y simple. B.4 Análisis de ventajas y limitaciones de un sistema ERP Todo sistema tiene una serie de ventajas, así como sus limitaciones. A continuación se explican cuáles son las ventajas y las limitaciones de un sistema ERP [4]. Ventajas: - Acceso más fácil a la información. Toda la información está en la misma base de datos y en el mismo formato. Como la información está en un formato uniforme, se reducen los tiempos de acceso a dicha información, y pueden construirse modelos e informes complejos. - Eliminación de datos y operaciones redundantes. La información está organizada y ordenada en una misma base de datos, y por tanto se reducen posibles errores de introducción de información redundante. Esto facilita también la explotación de datos. La explotación de datos es la aplicación de algoritmos avanzados de OR (operation research), técnicas estadísticas e inteligencia artificial a grandes cantidades de datos, para descubrir tendencias poco visibles, pautas y relaciones. - Reducción de los tiempos de ciclo. Con la integración de las distintas áreas funcionales de la empresa, se facilita la comunicación de datos entre distintos departamentos, pudiendo programar y planificar mejor las tareas y por tanto reduciendo tiempos. - Incrementar eficiencia, reducir costes. Las decisiones de la empresa se toman teniendo en cuenta todas las áreas de negocio de la empresa, con lo que incrementa la eficiencia, dejando de lado datos irrelevantes, con toda la información al alcance. - Adaptabilidad en entornos cambiantes. Un sistema ERP puede cambiarse o ampliarse sin que ello implique una ruptura en el curso de los negocios. Para ser competitivo, la empresa tiene que adaptarse a las necesidades del cliente. Un sistema ERP permite saber a los departamentos de ventas, la cantidad de producto acabado, la materia prima disponible, el WIP y las capacidades de fabricación disponibles. Aún así, hay que tener en cuenta que las fechas de disponible para prometer (ATP) pueden provocar nerviosismo en el sistema, lo que en lugar de

15 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 15 aumentar el beneficio podrían hacerlo disminuir. Hoy en día existen muy pocos modelos que permitan establecer los tiempos mínimos de producción, o los niveles mínimos de producción. Se espera que en un futuro existan más modelos para la gestión de fechas de ATP. Limitaciones: - Recursos para la puesta en marcha y funcionamiento. La puesta en marcha de un sistema ERP es una tarea que requiere una importante inversión en tiempo, pues es costosa y embarazosa, y se basa en gran parte en el método de prueba-error. El 44% de los ejecutivos de IT del ranking-1000 de Fortune, reportaron que habían invertido cuatro veces más en ayuda en la puesta en marcha de un sistema ERP, que en un software con licencia. Uno de los puntos en que el departamento de operaciones se encontrará con decisión difícil de tomar, es el momento y la periodicidad en que la monstruosa base de datos del sistema debe ser actualizada. - Compatibilidad impuesta. Un sistema ERP impone a todos los otros procesos a acotarse bajo los estándares del sistema. Elegir un software inadecuado puede comportar pérdidas de tiempo y de dinero. Hay que tener en cuenta que debe ser el software el que se adapte al sistema ERP, y no viceversa, puesto que en cambios de versiones habría que volver a adaptar de nuevo el sistema ERP a todo el software existente. - Comprometerse con un único vendedor. Comprometerse con un único vendedor comporta una arquitectura común a todo el sistema y costes de soporte reducidos. Pero por el contrario, las actualizaciones se convierten en inmensas tareas, puesto que debe realizarse todo a la vez. Por otro lado, para optimizar el funcionamiento de la cadena de aprovisionamiento (supply chain), el sistema ERP debería estar conectado con los sistemas ERP de los clientes y proveedores de la empresa, lo que no resulta fácil puesto que raramente el proveedor y el cliente están de acuerdo en cuál es la mejor solución. B.5 Costes asociados a un sistema ERP Según un estudio de Meta Group, de entre 63 compañías (pequeñas, medianas y grandes) sobre las cuales se realizó la implantación de un sistema ERP [5], se encontró que el ahorro

16 Pág. 16 Anexos medio anual fue de 1,6 millones de dólares, aunque para estas empresas se tardó una media de 8 meses después de la implantación (31 meses en total, contando el tiempo de implantación) en percibir los primeros beneficios. Aunque cada empresa tiene sus propias peculiaridades, la mayoría de empresas en las que se ha instalado un sistema ERP concurren en que ciertos costes se pasan por alto o se subestiman más que otros. Los puntos que se enumeran a continuación son los que más comúnmente comportan salirse del presupuesto y por lo tanto, hay que tener en cuenta e ir supervisando, tanto en el momento de instalar el sistema ERP como una vez finalizada la implantación [3]: 1. Formación. No tan solo hay que aprender a utilizar un nuevo software, sino que hay que aprender una nueva forma de trabajar. Esto requiere formación a todos y cada uno de los empleados que deban utilizar el nuevo sistema. 2. Integración y ensayo. Hay que comprobar los enlaces entre cada uno de los módulos que se quieren implantar y el software ya existente, caso por caso. 3. Personalización. (Customizing). Este proceso es necesario cuando el sistema no soporta alguno proceso existentes, y se decide modificar el software ERP para que haga lo que se desea. Esto puede afectar a cada módulo, y en las actualizaciones se debe realizar el mismo proceso de nuevo, ya que el proveedor de sistemas ERP no da soporte para las aplicaciones desarrolladas por el usuario del sistema. 4. Conversión de los datos. Hay que cargar todos los datos de la empresa en la base de datos del sistema ERP. Aunque se desechen parte de los datos existentes, los que no se desechan se deben adaptar para el sistema ERP. 5. Análisis de datos. Frecuentemente los datos del sistema ERP deben ser combinados con datos externos para realizar análisis (minería de datos). Esto requiere una adaptación del sistema ERP para importar/exportar datos. 6. Consultores. Cuando la empresa ya no puede hacer marcha atrás, los costes en consultores se disparan. El consultor es el que conoce el sistema ERP y el que sabe cómo adaptarlo a la empresa. El modo de evitarlo es identificar objetivos que los consultores deben cumplir en el momento de formar al personal interno. 7. Otras empresas cazan el personal más brillante (head hunters). El éxito del proyecto depende en gran medida de escoger al personal más bien preparado. Las consultorías que han perdido a los más brillantes persiguen a los más

17 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 17 buenos, ofreciendo mejores sueldos y condiciones. Si no se puede retener a los más experimentados, la empresa tendrá que pagarles el doble como consultores. 8. Permanencia de los equipos trabajo de implantación. Después de una implantación de un sistema ERP, el personal que formaba el equipo de implantación conoce mejor los procesos de la empresa que el propio personal de la empresa. Por otro lado, los equipos de implantación son los que mejor conocen cómo analizar los datos del sistema. 9. El beneficio es a largo plazo. En los proyectos de software tradicional es común empezar a ver beneficios una vez instalado el sistema, lo que no ocurre con la instalación de un sistema ERP, ya que hay que esperar a que la empresa se adecue al nuevo método de trabajo. 10. Depresión post-erp. Una vez instalado el sistema, todo se ve diferente y funciona diferente. Cuando el trabajador no puede realizar el trabajo en un entorno familiar, se desorienta y no sabe qué debe hacer. Esto hace que el negocio no rinda del modo que se esperaba, al menos hasta que todos los trabajadores se hayan adaptado al nuevo sistema de trabajo.

18 Pág. 18 Anexos B.6 Bibliografía B.6.1 Referencias bibliográficas [1] Jason Compton, ERP vendors embrace CRM. CRM Magazine, julio de [2] Bruce Richardson, Five Ideas About ERP. AMR Research, 9 de abril de [3] Christopher Koch, The ABCs of ERP. CIO, 7 de febrero de [4] Anne G. Robinson & David M. Dilts, Research and resources. OR/MS Today, junio 1999, [5] Barry Wilderman. Taking the Measure of ERP Implementations. Meta Group, 28 de mayo de 2003, B.6.2 Bibliografía complementaria A parte del material especificado en el apartado anterior también se ha considerado oportuno el siguiente material, relacionado con otros temas de mantenimiento y de sistemas ERP. [1] Michael Burns, ERP s a buyer s market.. CAMagazine, Setiembre [2] AdPime Ibérica S.L., ERP - Sistemes de Gestió. Enterprise Resource Planning, Octubre [3] Edisa, Libra: La solución ERP adaptada a la gestión de su empresa, Octubre [4] ITToolbox, ERP Knowledge Base, Octubre Francisco García Jumela, Introducción a las ERP s. YoProgramo.com. 24 de Agosto de

19 Implantación del módulo de mantenimiento para la gestión de los procesos de un negocio a través de un programa informático ERP (sistema de información Enterprise Resource Planning) Pág. 19 C Integración en SAP En este anexo se explican los aspectos más relevantes y las definiciones necesarias para la gestión del mantenimiento mediante el sistema ERP SAP. Toda la documentación de este anexo ha sido extraída a partir del estudio de la documentación para SAP. C.1 Glosario MPR: Material Requirement Planning (planificación de materiales). Sistema de planificación de las necesidades de materiales para cualquier proceso de la empresa. MRP II: Manufacturing Resource Planning (planificación de recursos de fabricación). Sistema para la gestión de los procesos de fabricación y de distribución de materiales. CRM: Customer Relationship Management (producto en curso). Sistema de información para la gestión de las necesidades de los clientes. WIP: Work in progress (producto en curso). Producto que todavía está en proceso de fabricación. OR: Operation research (investigación de operaciones). Ámbito de investigación que se dedica al desarrollo de nuevos procesos de trabajo más eficaces. ATP: Available To Promise (disponible para prometer). Producto disponible para pactar su fecha de entrega al cliente.

20 Pág. 20 Anexos C.2 Estructura organizativa Para estructurar la empresa en SAP, primeramente hay que definir el centro donde se van a realizar las acciones de mantenimiento. En SAP, hay que distinguir entre el centro de emplazamiento y el centro de planificación. Centro de emplazamiento El centro de emplazamiento es el centro de trabajo en el que están instalados físicamente los objetos técnico a los que se les realizará mantenimiento. En el centro de emplazamiento se gestionan los puestos de trabajo que realizan las tareas de mantenimiento para los objetos técnicos emplazados allí. Centro de planificación El centro de planificación del mantenimiento es el centro en el que se planifican y preparan las medidas de mantenimiento para los objetos técnicos ubicados en un centro de emplazamiento. Los grupos de planificación de mantenimiento trabajan en el centro de planificación del mantenimiento para planificar y preparar las medidas de mantenimiento que deben realizarse en cada centro de emplazamiento asignado. En el centro de planificación deben realizarse las siguientes actividades: 1. Definición de las hojas de ruta. 2. Planificación de necesidades de material basada en las listas de materiales en hojas de ruta y OTM s. 3. Gestión y programación de planes de mantenimiento. 4. Creación de avisos de mantenimiento. 5. Lanzamiento de OTM s de mantenimiento. Una vez definido el centro de emplazamiento y el centro de planificación, hay que decidir la planificación de las intervenciones de mantenimiento. Existen tres opciones para organizar la planificación del mantenimiento: 1. Planificación de mantenimiento centralizada 2. Planificación de mantenimiento descentralizada