INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE. Magdalena del Mar 26 de Noviembre de 2012 I-OS A : Jefatura de Administración y Finanzas

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2 Finanzas así como de la Oficina de Planeamiento y Control de Gestión, incorporando las mejores prácticas de uso en las empresas del sector público 5. Antecedentes 5.1. Plan Estratégico OSINERGMIN El Plan Estratégico de OSINERGMIN es la herramienta estratégica de mayor relevancia para la gestión institucional. En el mismo, están definidos los principales criterios que permitirán a nuestra institución desarrollar el liderazgo que le toca cumplir como ente responsable de la regulación y supervisión de los sectores de energía y minas El Objetivo Estratégico A2 Implementar sistemas TIC que soporten los procesos, establece en su iniciativa A2.5 el Implementar un sistema de gestión administrativa con las mejores prácticas internacionales que soporte los procesos administrativos de OSINERGMIN, que incluye: a. Diseñar la arquitectura del sistema de gestión administrativa requerida. b. Evaluar alternativas para la implementación del sistema 5.3. En línea con el Plan Estratégico, mediante Adjudicación Directa Pública Nº OSINERGMIN, se adjudicó y contrato el SERVICIO DE EVALUACIÓN Y ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN SIGA definido en el PAC 376 del 2011 de la OAF. La empresa que obtuvo la buena pro del proceso fue Ernst & Young SCRL, quién en conjunto con la OAF y la OS de OSINERGMIN desarrollaron el trabajo en 4 etapas: Identificación de requerimientos y necesidades de integración, estudio de mercado y benchmark de soluciones ERP en el mercado, evaluación de escenarios de implementación y costo total de propiedad y la recomendación sobre la estrategia de implementación y estructura organizacional para el proyecto. La consultora presentó el 22 de Junio de 2012 el informe final del servicio El trabajo se enfocó y generó los siguientes productos como resultado del estudio: a. Mapa de Procesos de Negocio de la OAF y la Oficina de Planeamiento y Control de Gestión (OPCG) b. Identificación y descripción detallada de los requerimientos funcionales y de información de cada uno de los procesos definidos en el alcance del presente servicio. Se identificaron 1007 requerimientos funcionales (características de uso) para las áreas evaluadas. c. Identificación y descripción detallada de los puntos de integración con sistemas internos y externos. d. Identificación del nivel de cobertura de las aplicaciones actuales a los procesos mapeados. e. Identificación del nivel de cobertura de las aplicaciones actuales a los procesos mapeados. f. Confección del documento Request for Information (RFI): pliego de requerimientos de información que contendrá la nueva solución ERP. Contiene todas las funciones, consultas, controles, reportes transaccionales y analíticos por cada proceso de negocio. g. Convocatoria a estudio de mercado de tres casas de software. h. Benchmark Económico y Funcional de Soluciones ERP: Identificación de los niveles de inversión

3 Identificación y descripción detallada de los niveles de cobertura funcional y de información para cada uno de los procesos definidos en el alcance del presente servicio por cada solución ERP analizada. i. Estudio de mercado de experiencia de implementaciones de soluciones ERP en entidades públicas peruanas. Se visitó y entrevistó a PROMPERÚ y OSIPTEL, que tienen implementada la solución EBS de Oracle y SEDAPAL que implementó SAP. j. Documento de Análisis TCO (Total Cost of Ownership Costo Total de Propiedad). k. Definición de Estructura Organizacional más apropiada para OSINERGMIN para abordar el proyecto de implementación y tiempos de dedicación al futuro proyecto de implementación. l. Documento de Términos de Referencia y Bases para la convocatoria al proceso de adquisición del Sistema Integrado de Gestión Administrativa En conjunto con la OAF y Ernst & Young se evaluaron alternativas en el mercado que contaran con presencia en las empresas más importantes del sector, considerándose adecuado, en línea con el Plan Estratégico y considerando igualmente el cuadrante de Gartner, evaluar las siguientes alternativas de software líderes con presencia en el mercado peruano: a. Enterprise Business Suite (EBS) de Oracle b. SAP All in One c. Microsoft Dynamics. La empresa Microsoft desistió de su participación Para el análisis de la información se han recurrido a las siguientes fuentes:

4 a. Entrevistas y presentaciones con los representantes de las empresas fabricantes de las soluciones de software, personal de la OAF y OPCG y en conjunto con la empresa consultora. b. Información técnica entregada por los equipos comerciales y técnicos de los fabricantes. c. Entrevistas con empresas del sector público que tienen implementada alguna de las soluciones mencionadas. Se visitó SEDAPAL, PROMPERÚ Y OSIPTEL. d. A través de la información disponible en la página web de los fabricantes: e. Información disponible en Internet Como parte de las alternativas de licenciamiento se evaluaron soluciones llave en mano incluyendo la integración con los sistemas existentes en la organización, considerando igualmente la alternativa de mantener las soluciones actuales. 6. Alternativas Como se indicó previamente, como parte del proyecto de Evaluación y Estrategia de Implementación SIGA se realizó el trabajo presentado en el siguiente diagrama: Funcionalidad La Fase 2 del proyecto identificó claramente los procesos que formarán parte del alcance del Proyecto de Implementación del ERP y para cada proceso identificaron los requerimientos funcionales que forman parte de la calidad interna y externa.

5 En esta fase se realizaron talleres con los usuarios que se verán afectados por el proyecto ERP: OPCG, OAF, Área de Contabilidad, Tesorería, Área Logística, ASAM y dos de las gerencias de línea (GFHL y GFGN). Se realizaron en total 15 talleres asistidos y más de 40 reuniones de trabajo, recabando 1,005 requerimientos funcionales 1. Igualmente, se analizaron los sistemas internos y externos a la organización e identificaron 41 puntos de integración que el ERP deberá cubrir 2. Adicionalmente, se han considerado los siguientes factores para asegurar la fiabilidad, usabilidad, eficiencia, capacidad de mantenimiento y portabilidad a ser incluidos como requisitos mínimos: a. Aspectos Generales: Soportar múltiples empresas y poder consolidarlas. Tener una clasificación de solución de clase mundial, con centros de soporte certificados locales y globales Soportar operaciones y libros en diferentes monedas. Todas las opciones, pantallas, reportes y manuales deben están en español, a excepción de documentación técnica que sea distribuida en ingles y no tenga opción de traducción. Ser aplicable a las normas establecidas para el sector público para cada proceso establecido. Poseer autonomía de uso. Poseer flexibilidad. Ser parametrizable, mínima necesidad de cambiar código fuente. Ser modular e integrado nativamente entre módulos, pero con autonomía de funcionamiento, por errores que se presenten en alguno de ellos. Ser multiusuario. Poseer jerarquía de usuarios de acuerdo a las funciones que cada usuario está permitido a realizar. Poseer un conjunto de reportes por módulo. Poseer mecanismos de confidencialidad, según jerarquía y perfil del usuario. Permitir la importación y exportación de data. Poseer mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad de la información. Deberá trabajar con base de datos Oracle. Poseer un control de integridad transaccional (procesamiento completo de transacciones). Poseer procedimientos de contingencia y recuperación para asegurar la continuidad de las operaciones correspondientes a los procesos críticos. Funcionalidad aplicable en las entidades gubernamentales del estado peruano. Experiencia en clientes en los cuales la solución actualmente esté en uso. 1 Ver Entregable 2 del Proyecto de Evaluación y Estrategia de Implementación SIGA. Páginas 18 a Ver Entregable 2 del Proyecto de Evaluación y Estrategia de Implementación SIGA. Páginas 76 a 82.

6 b. De los requisitos a los postores En el caso que implemente una solución no propia, EL POSTOR debe ser representante o asociado de negocios (partner) de la casa matriz o la sucursal de la empresa propietaria del software que ofrece implementar. EL POSTOR debe contar con el soporte corporativo de parte del dueño del ERP en caso se requiriera tener acceso al código del ERP, esto debe ser acreditado mediante carta del dueño del ERP. El postor debe acreditar localmente que es partner certificado de soporte de la casa matriz. EL POSTOR debe tener una experiencia no menor a cinco (5) implementaciones de soluciones tipo ERP en el Perú en los últimos 5 años, de las cuales por lo menos una (1) debe haberse realizado en entidades o empresas del Estado Peruano. EL POSTOR debe contar con consultores de remplazo con igual o mayor experiencia del equipo propuesto. Se precisa que el Postor debe contar con personal en planilla no menor a veinte (20) que garanticen cobertura adecuada a las diferentes especialidades demandadas y contar con un equipo mínimo de diez (10]) consultores certificados por el dueño del SISTEMA en alguno de los módulos de la solución ERP. El postor deberá tener al menos 3 años de experiencia como socio de negocios o representante autorizados de la marca de software para la venta de licencias, mantenimiento y servicios de implementación. c. De los requisitos de la solución ERP Debe cumplir con al menos el 70% de la funcionalidad detallada en los requerimientos indicados en 3.3 De los requisitos funcionales de manera nativa o mediante add-on s. Debe tener una base instalada superior a cinco mil (5,000) instalaciones a nivel mundial. Deberá tener un mínimo de cinco (5) asociados de negocio (Partner) implementadores certificados por la casa de la matriz en el Perú. Debe contar con un socio local de educación que brinde las garantías para encontrar en el mercado, profesionales con conocimiento de consultoría y usuarios sobre el sistema. Debe tener una base instalada superior a veinte (20) instalaciones a nivel nacional, con un mínimo de cincuenta (50) usuarios, de las cuales por lo menos tres (3) deben estar operando en entidades del Estado Peruano (sector público). La solución de software debe estar operando en al menos diez (10) países a nivel regional en Latinoamérica. d. De los requisitos al personal de implementación Debe ser personal con mínimo 3 años de experiencia en implementación de soluciones ERP. Debe pertenecer a la planilla del postro con por lo menos 2 años de antigüedad. Tener experiencia específica acreditada para las responsabilidades que asumirán en el proyecto de implementación.

7 7. Análisis Comparativo de Costo Beneficio En base a los requerimientos funcionales, requisitos mínimos y estudio de mercado y las respuestas obtenidas por las casas de software evaluadas, se tiene el siguiente cuadro de evaluación económica 3 : Fuente: E&Y. Información de propuesta de fabricantes. Ver Entregable 3 Evaluación y Estrategia de Implementación SIGA, página 52 a 56. Ver Documentos: OSINERGMIN Información enviada por Oracle Perú y OSINERGMIN Información enviada por SAP Perú que incluyen los componentes de la solución y esquemas de licenciamiento de cada casa de software. Finalmente, es necesario considerar los costos adicionales asociados a la implementación a 2 servicios recomendados para la implementación: Gestión de Proyecto y Control de Calidad y el 3 Son valores estimados en base a la información de los proveedores.

8 Servicio de Hosting cuyos costos estimados se presentan en el cuadro a continuación: para el Escenario 2 (recomendado): Inversión (millones de Nuevos Soles) Licencias e implementación 4.60 Gestión de Proyecto y Control de Calidad 0.80 Total 5.40 Costo de Operación y Mantenimiento (millones de Nuevos Soles) Soporte y Mantenimiento 2.00 Ahorros operativos (solo contratos con terceros) Servicio de Hosting 1.00 Total Conclusiones Las conclusiones de la evaluación realizada son las siguientes: 8.1. La finalidad pública es contar con la mejor alternativa para que OSINERGMIN pueda incrementar los servicios de soporte administrativo, contable y presupuestal, que contribuyan a lograr la eficiencia en el manejo institucional y en el uso de los recursos así como lograr orden y objetividad buscando la excelencia operacional en las acciones de OSINERGMIN en concordancia con el Plan Estratégico La solución a implementar debe tener las características de un ERP de clase mundial, que permita acceder a mejores niveles de información en tiempo y calidad, así como simplificar los procesos administrativos actuales que han surgido de acomodar los actuales sistemas a los constantes y cambiantes requerimientos operacionales En base a la evaluación efectuada se recomienda la implementación en 2 fases o etapas: a. Fase 1 que incluye Contabilidad, Tesorería, Gestión Logística y Presupuesto b. Fase 2 para la implementación de los módulos de Administración de Personal, Gestión Humana y Gestión de Servicios Generales Esto permitirá una implementación gradual de manera que los conocimientos y experiencia con este tipo de soluciones se van consolidando en la institución Las alternativas evaluadas confirman que tanto el software EBS de la empresa Oracle como el software SAP All in One de la empresa SAP cumplen con los requisitos de uso y calidad. Los servicios a solicitar deben incluir la instalación, configuración, entrenamiento y documentación de las soluciones ofrecidas. No se descarta que puedan existir otras alternativa en el mercado que en caso cumplan con lo solicitado puedan presentarse durante el proceso de adquisición.

9 8.5. El licenciamiento recomendado es el de adquisición de Licencias de Software de acuerdo al cuadro Análisis Comparativo Costo-Beneficio del punto 7 y las propuestas presentadas por las empresas mencionadas que se encuentran detalladas en el Entregable 3 del proyecto de Evaluación y Estrategia de Implementación SIGA, Anexo VIII De los Costos Asociados, de cada propuesta de las casas de software. Sin otro particular por el momento, quedo de ustedes. Atentamente, «image:osifirma» Gustavo Larrea Dávila Jefe de Oficina de Sistemas GLD / avc

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