10 Razones para NO poner un ERP en una empresa. Antoni Salas

Transcripción

1 10 Razones para NO poner un ERP en una empresa Antoni Salas

2 En la mayoria de los casos, poner un ERP sí, significa una mejora en cualquier empresa. Pero no en todos los casos

3 El lector encontrará miles de documentos en que se trata de justificar el por qué una empresa necesita poner un ERP, las ventajas que ello comporta, los ahorros, mejoras de procesos, etc. Por este motivo, he decidido dedicar este artículo, precisamente, a lo contrario: El por qué una empresa NO debería adquirir un ERP. Y razones, las hay. Quisiera dejar claro que las razones que pueda mencionar no son razones absolutas, sino que son de aplicación en algunos casos, de manera que quiero empezar diciendo que EN LA MAYORIA de los casos, poner un ERP sí significa una mejora en cualquier empresa. Pero NO EN TODOS LOS CASOS.

4 ? Qué es un ERP? Parecerá obvio, pero más allá de las siglas, hay muchas personas que solo saben que es algo que se suele poner en las empresas para gestionarlas. Eso sí, que es Software lo sabe todo el mundo. Pero así dicho, esta definición podría corresponder a muchas más cosas. Por ejemplo, hay muchos programas integrados que se autodenominan ERP cuando simplemente son programas que en una sola plataforma integran muchos procesos. No digamos ya, de sistemas que unen funcionalidades a través de interfaces. Pero eso NO SON ERP. Las siglas ERP responden a la expresión inglesa Enterprise Resource Planning, es decir, Sistema de Planificación de los Recursos de una Compañía. Y todos estaremos de acuerdo que una facturación con su contabilidad y gestión de stocks poco planifican. Para hablar de ERP debemos estar seguros de que el sistema planifica, propone actuaciones y ayuda a optimizar los recursos. Es decir, y eso es opinión mía, sin MRP, MPS, por ejemplo, no hay ERP. Hay Sistema Integrado. Y BASTA. He mencionado el MRP* y el MPS*, no porque sean los únicos elementos sino porque efectivamente son herramientas de planificación, pero ello puede extenderse a planificaciones de tesorería, de recursos y proyectos, etc *MRP - Planificación de necesidades de material *MPS - Plan maestro de producción

5 Qué tiene de bueno un ERP? Básicamente, su esencia, que consiste en la capacidad de colaborar en una optimización de los recursos. Eso es lo esencial. Por ejemplo, nos propondrá reposiciones de materiales en el justo momento para asegurar la disponibilidad sin penalizar la tesorería, ni incrementar los stocks de manera irrazonable. Nos avisará de incidencias que puedan producirse, adelantándose a nosotros mismos, e incluso ayudándonos a avisar a la cadena de suministro si se produjera alguna incidencia que pudiera afectar a otros, etc A qué obliga el ERP? Obliga fundamentalmente a trabajar ordenadamente. Es más, un ERP puede ayudar a organizarse mejor a una empresa que lo implante. Si ella quiere, claro. Básicamente diría que un ERP obliga al usuario a que le mantenga informado (al ERP), para que pueda ayudarle a tomar decisiones. Y tampoco es raro, ni debería serlo. Debemos entender que una persona toma decisiones en base a la información que posee. Qué pasa si no tiene toda la información? Pues que se arriesga a tomar una decisión errónea. Pues un ERP no es distinto. Bien sí es distinto, porque es completamente RACIONAL, es decir, lógico, y toma sus decisiones en base a la información que posee. Las personas NO SIEMPRE somos lógicos. Con todos esos comentarios, me atrevo a elaborar una lista de 10 razones para no incorporar un ERP a una empresa, que mencionaré a continuación.

6 Razón 1: Mi empresa es muy pequeña Efectivamente, tampoco hay que matar moscas a cañonazos. Si tus únicas necesidades son gestionar tu contabilidad, olvídate de un ERP. Encontrarás en el mercado programas baratísimos que te servirán. El tamaño no siempre implica pocas necesidades, pero por lo general pocas necesidades se corresponden con tamaños pequeños. Otra cosa es que cuando una juzga su tamaño no debería pensar en hoy sino en sus planes de futuro. Si la empresa es muy pequeña, pero en tus planes está crecer a corto-medio plazo, júzgate según piensas ser en 2/3 años, no en cómo eres ahora. En caso contrario, cuando vayas a crecer, el cinturón te apretará y no te lo permitirá. Razón 2: Me lo hago todo yo Bien, esa es una expresión bastante paralela a la razón anterior, pero sustancialmente distinta. Es una mentalidad habitual, que todo empresario debe elaborar. Hacérselo todo uno mismo es una gran ventaja competitiva cuando eres pequeño, y muchas veces puede redundar en costes bajos y finalmente en competitividad a nivel económico. Esta es la postura habitual del profesional que inicia un negocio, o bien de quien actúa individualmente. Dependerá de qué quiere para su futuro, esta ventaja puede convertirse en un inconveniente. Pensando en Empresa, cuando Todo depende de mí, la empresa es uno mismo, y el crecimiento es IMPOSIBLE.

7 Razón 3: Cuesta mucho dinero Cuando superamos las dos primeras razones, daremos por supuesto que el empresario ya piensa con mentalidad de empresa y con cierta proyección de futuro. Es decir, sabe que no puede ser él el cuello de botella, sabe que quiere tener capacidad para ampliar su negocio, sin sufrir apretones de cinturón que le impidan crecer, y tiene metas empresariales efectivas. No deja de chocarme y permítaseme un comentario personal en este punto la facilidad con que se justifica, pongamos por ejemplo, una máquina que mejora la producción, y en cambio cuesta mucho más justificar un sistema que sirve para optimizar los recursos de la Empresa, como es el caso del ERP. Tengo que decir que, aún, NUNCA nadie me ha podido demostrar que invertir en un ERP adecuado ha repercutido negativamente en su Compañía, mientras que sí me han llamado con frecuencia clientes comentando lo adecuada que fue su decisión de invertir en eso. Lógicamente, hay que elegir el ERP y el implantador adecuado, pero eso debería ser de lógica. Un ERP es bueno de por sí, pero cada empresa tiene necesidades distintas. También hay muchos implantadores que solo ven horas y horas a facturar. Pero eso pasa en TODAS LAS PROFESIONES. Mi hermano es médico, y nunca será rico, pero es presidente de varias asociaciones internacionales de medicina. Conoce a sus pacientes por su nombre, los trata con paciencia y se adapta a sus posibilidades. Mi primo es médico, y cuando hablo con él solo sabe hablar de la cantidad de vasectomías que hace, y lo bien pagadas que están. Sus pacientes son cantidades de operaciones y visitas. Ese será rico. Lo mismo ocurre en informática. Lo mismo.

8 Efectivamente, implantar un ERP cuesta dinero, de manera que cuando vayas a hacerlo, hay que tratar de visualizar los beneficios. Beneficios, puede haber muchos y de diversa índole. - Autonomía de la Compañía. Dejarás de tener la habitual dependencia de los empleados, en todos los sentidos. - Reacción a tiempo. Podrás adelantarte a las necesidades y problemas, de manera que si lo usas adecuadamente tus clientes valorarán tu servicio - Control. Sabrás en todo momento donde estás, tus previsiones y planificaciones, y así podrás tomar decisiones basadas en datos - Seguridad. Sabrás que los datos son reales, pues al contrario de elaborar información en hojas Excel que son estupendas, pero las carga el diablo, pues un error de transcripción puede engañarte, lo que te da el ERP es fiel a la realidad - Método. Tus empleados deberán seguir unas normas que tu hayas establecido, y tendrán dónde informar y donde ser informados para actuar. - Optimización. Un capítulo de mucho bagaje. Podrás optimizar tesorería, optimizar beneficios a través de reducir costes, y sin duda, con el CRM, ampliar tu capacidad comercial. No voy a seguir, porque se trataba de dar razones para NO poner un ERP, y en el caso de la RAZON que ahora nos ocupa, el coste, debe aquilatarse con el posible beneficio. Debemos tener claro que nuestro implantador debe ayudarnos a visualizar esos beneficios para poder decidir.

9 Razón 4: Hay que dedicarle mucho tiempo Es verdad. Y también lo es aquello de que uno encuentra tiempo para aquello que realmente quiere. Muchas veces esta razón es una excusa para no reconocer las otras razones. Crees que vale la pena? Pues dedícale el tiempo necesario, y el beneficio te dará tiempo, mucho más que el que ahora le dediques, en el futuro. Implantar un ERP requiere un esfuerzo del personal y de la Dirección, eso es innegable. También hay que decir que este esfuerzo depende en mucha medida de varios factores: - La motivación del equipo. Sí, si la motivación, y no digo capacidad intelectual, conscientemente. Un equipo y personal motivado asume positivamente el cambio, pero un equipo reticente puede hacer prácticamente imposible todo cambio. Las razones para seguir como hasta ahora son impensables, y nunca terminan. - La capacidad del nuevo sistema. Y digo capacidad, no en el sentido de que como más cosas pueda hacer mejor, sino en el sentido de que se adapte a las necesidades. Pondré un símil: un avión tiene muchas más capacidades que un coche, pero no es mejor para un conductor medio: demasiados botones, relojes, etc Un sistema adecuado, es idóneo. - La flexibilidad del nuevo sistema. Ahí hay que ser muy crítico. La empresa cambia dia a dia. La sociedad también. No nos basta un sistema que haga lo que necesito ahora, sino que debe ser capaz de adaptarse al futuro. Así, podremos adaptar si algún requerimiento muy específico de hoy lo requiere, pero también en el futuro.

10 - La flexibilidad de la Dirección. Es un juego de flexibilidades. Si se necesita un sistema flexible, también se necesita en la medida de lo posible cierta capacidad de adaptación al nuevo ERP, para conseguir una implantación dulce. En eso jugará un papel primordial el implantador, cuya misión consistirá fundamentalmente en ayudar a conseguir el mejor encaje entre Compañía y ERP. - La usabilidad del sistema. Cuanto más intuitivo sea el nuevo sistema, más fácil de entender, aprender y adoptar por parte del usuario, y mucho más sencillo de aceptar. Hay demasiadas soluciones hechas por informáticos que de repente te dejan parado, porque uno no sabe cómo actuar. Cualquier look-and-feel muy parecido a herramientas habituales, como Office por ejemplo, ayuda a la adopción. Habrá muchas otras razones, pero una vez más se trata de saber valorar beneficios contra esfuerzo. Eso sí, cuanto más adecuada sea la herramienta menos será el esfuerzo, y en consecuencia más sencilla será la valoración positiva de beneficios/esfuerzo.

11 Razón 5: Hay soluciones mucho más baratas Efectivamente, hay soluciones mucho más baratas que un ERP. Y no sólo eso, hay casi-erp s muy baratos. Por qué pues pensar en un ERP serio en vez de una solución local, o de un conocido? Mi consejo es muy radical: TODAS las soluciones locales, entendiendo como tales aquellas que no son multi-nacionales están, como poco, en riesgo de futuro. Y creo que soy muy benevolente. Hablábamos antes de ventajas que puede aportar un ERP, de qué factores minimizan el esfuerzo, etc y a poco que las releamos veremos que únicamente es capaz de mantener un producto que cubra todos esos requerimientos una empresa que tenga cientos de miles de clientes con la misma solución. Miles, no bastan. En los últimos años, más del 80% de fabricantes locales de software han dejado de lado sus desarrollos para subirse al carro de los fabricantes multinacionales básicamente Microsoft, SAP, Oracle y SAGE-, pues no podían mantener el ritmo de evolución que el mercado exige, y los que no lo han hecho han desaparecido dejando colgados a su cliente. Me aventuro a decir que el 20% restante no aguantará 5 años más. Así pues, si piensa dedicar su decisión a un fabricante barato-local, mi consejo es rotundo: Espere a tener dinero para tomar una decisión de futuro. En otro caso, sea consciente que se lo juega en una ruleta con 100 números y a lo sumo un par tienen premio.

12 Razón 6: Tengo un conocido que lo ha pasado fatal Y yo. Todos conocemos implantaciones desastrosas. Sin ir más lejos, en todo 2012 llevo más de 10 proyectos que hemos tenido que levantar, y que fueron implantaciones desastrosas hechas en otro momento por otros implantadores. Y conste que no quiero juzgar a otros, pues algunas de esas implantaciones fueron desastrosas simplemente porque el implantador no supo ser claro con el usuario, que esperaba cosas que no le podía dar. Pero ahora, todas estas son satisfactorias. Qué quiero decir con eso? Sencillamente, que no solo hay que acertar con el ERP sino también con el implantador. Se necesita una ALTA DOSIS de empatía, y a la vez una ingente dosis de SINCERIDAD. La mayoría de fracasos se dan por no saber establecer correctamente las expectativas por ambas partes. Por excesivas ganas de vender de quien vende, y excesivas ganas de exigir de quien compra. Y empezar con excesos, siempre es malo. Sin embargo diré que por cada conocido de esos, puedo mencionar 10 que estás satisfechos con el cambio.

13 Razón 7: Mi gente no será capaz. No lo aceptará. Ja! Con la Iglesia hemos topado! (disculpad la expresión). Esa razón me toca la fibra sensible, porque es una de las más frecuentes, aunque muchas veces no se expresan en estos términos. Y, probablemente es una razón DE MUCHO PESO. Si crees que tu personal no se adaptará y no aceptará el cambio, NO LO HAGAS. No tienes otra opción. Otra cosa es decidir si aceptas que tu empresa funcione así, y procuraré no meterme mucho tus interioridades. No hace mucho un cliente me dijo: tengo claro que debo hacerlo, pero el financiero no quiere ni hablar de cambios. Creo que sobran comentarios. Después de eso he hablado dos veces con el mismo Director General que me ha confirmado las dos veces que aunque ha tratado de convencer al financiero, sigue en sus trece, por lo que no se atreve a contrariarle. Ante esta razón, solo me cabe recomendar reflexión interna. Y lo dejo ahí. Razón 8: Hasta ahora me ha ido bien Una razón, y según lo que esperes de tu negocio, completamente SUFICIENTE. Mientras no cambien las cosas y todo te vaya bien, no te muevas si no aspiras a crecer o a mejorar. Solo haría una reflexión: cuando empezó la crisis, Cuánta gente se dio cuenta de la cantidad de recursos que podría reducir? Y, de haberlo hecho en momentos de vacas gordas Cuánto habría acumulado en el banco? Tendemos a no buscar la optimización cuando las cosas van bien, sin darnos cuenta que estamos perdiendo una parte de lo que nos podría implicar mejorarlas. Es humano, pero hay que considerarlo.

14 Razón 9: Tengo un informático que me va haciendo todo lo que necesito, baratito, baratito. A principios de año me vino un cliente, porque tenía claro que quería poner un ERP serio. Condiciones? Que no se enterase su informático hasta que estuviera todo hecho. Estaba asustado con un posible chantaje (ni idea de si además era probable), pero lo cierto es que de repente se dio cuenta de que su empresa estaba en mano de una persona (eran tres en realidad, porque era la típica empresa empresa con tres socios, pero a esos efectos, dependía de alguien ). Una vez más, es una razón de coste, pero al mismo tiempo de estrategia, que al fin y al cabo vuelve al inicio: vale la pena invertir en un ERP? Razón 10: No quiero Esta razón es CONTUNDENTE, y francamente, no tengo argumentos ni en pro ni en contra. Cuando un empresario arguye esta razón, tiendo a pensar que en realidad ha sopesado todas las demás, y está expresando más que una razón, el resultado final de su razonamiento, así que nada que objetar.

15 Conclusiones Aunque llegados a este punto queda claro que en mi fuero anterior soy partidario de los ERP, porque por lo general siempre aportan ventajas, creo que no es aconsejable un ERP en los casos siguientes: - Cuando la empresa es muy unipersonal y no tiene proyección de crecer - Cuando el empresario está muy condicionado por el inmovilismo de su personal y decide aceptar las cosas sean así - Y, en general, cuando la empresa es más un modo de autoempleo que un proyecto de inversión empresarial con estrategias de Antoni Salas Salvadó es Licenciado en Ciencias Físicas por la Universidad Autónoma de Barcelona, promoción Ha dirigido varias empresas de servicios, y actualmente dirige el Departamento de Marketing y Comunicación de AITANA.