OBJETO: ADQUISICIÓN DE SOLUCIÓN DE ERP PARA LA ADMINISTRACION NACIONAL DE CORREOS

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1 ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE CORREOS LICITACION ABREVIADA N 1/2014 OBJETO: ADQUISICIÓN DE SOLUCIÓN DE ERP PARA LA ADMINISTRACION NACIONAL DE CORREOS Fecha y hora presentación de ofertas: 17/03/ Hora: 15:00 Apertura de ofertas: 17/03/ Hora: 15:00 Lugar de Presentación de ofertas y Apertura: División Recursos Materiales y Suministros, Correo Central, Buenos Aires 451 Piso 3, C.P , Montevideo, Uruguay Charla informativa: 24/02/2014, a las 15:30 horas. Información de contacto: Teléfono: (598) internos 376 y Fax: interno Valor del Pliego: $ Pago y Retiro del Pliego: - Pago: en Tesorería, Buenos Aires 451 Piso 3º Correo Central, Montevideo, Uruguay de 13:00 a 16:00 horas. - Retiro: En División Recursos Materiales y Suministros Buenos Aires 451 Piso 3 Correo Central, Montevideo, Uruguay - Disponible para consultas en / 1

2 1. Introducción Propósito de RFP (Request for proposal) La Administración Nacional de Correos, en adelante ANC, se encuentra en proceso de cambio de su actual sistema integral de gestión, y ha decidido iniciar el proceso de selección de una nueva solución integral de ERP (Enterprise Resource Planning). En este documento se detallan las condiciones bajo las cuales la ANC llevará a cabo el Proyecto de Implantación de una nueva solución de ERP. Uno de los objetivos del documento es brindar información asociada al proceso de selección, con el fin de facilitar la comprensión, elaboración y presentación de propuestas por parte de los interesados, en adelante Oferentes. 2

3 2. Objetivos del proyecto El proyecto consiste en seleccionar una solución tecnológica integrada para la implementación de una solución de ERP, incluyendo servicios de desarrollo e implementación. 3. Alcance El alcance del proyecto comprende: 3.1. Solución informática de ERP para la ANC, 3.2. Instalación y configuración de la solución de ERP en la infraestructura base de la ANC, 3.3. Servicios de desarrollo e implementación de la solución de ERP para la ANC, y 3.4. Servicio de soporte de mantenimiento de la solución implementada 3.5. Pautas Generales 4. Solución de ERP para la ANC 4.1 Requisitos base de la solución La ANC se encuentra en un proceso de selección de una solución de ERP. Se desea implementar una solución entendiendo que la misma contemplará las mejores prácticas del mercado. En la sección 4.2 se enumeran algunas de las funcionalidades básicas y específicas requeridas, y otras que serán deseables. A continuación se presenta una vista funcional de los principales módulos asociados a la solución visualizada por la ANC para el ERP. En la sección 4.2, se brinda una breve descripción funcional de cada uno de los módulos incluidos en el diagrama presentado a continuación. 3

4 Se pretende que los oferentes puedan detallar las prestaciones con las que cuenta la solución tecnológica seleccionada para satisfacer cada una de las necesidades listadas, contemplando mínimamente los siguientes aspectos: Funcionalidades que incluye el módulo solicitado, Prestaciones que ofrecen la/s funcionalidad/es, contemplando las prestaciones mínimas especificadas (o aclarando en caso que la solución propuesta no cuente con alguna de ellas), y complementando con todas las prestaciones y/o funcionalidades que el oferente considere aporten a la solución integral Esquema de licenciamiento Es importante destacar que el adjudicatario debe asegurar que el ERP cumpla con la normativa relativa a los procesos de compras definidos en el TOCAF y que se ajuste a los requerimientos del Sector Público uruguayo. 4.2 Requerimientos Funcionales de la Solución A continuación se presentan los requerimientos que se pretenden que la solución incluya para cada uno de los módulos mencionados en el diagrama anterior. 4

5 4.2.1 Gestión de los Recursos Financieros Contabilidad Financiera y Tesorería Para el módulo de Contabilidad Financiera y Tesorería se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Elaborar flujos de caja proyectados y reales. 2. Elaborar previsiones de cajas mensuales y diarias. 3. Posibilidad de programar pagos en un período determinado. 4. Generar pagos en lote según criterios definidos por el usuario, tanto a través de transferencias bancarias como a nivel de Ventanilla o depósitos bancarios, permitiendo incluir para cada pago efectuado un número de recibo asociado. 5. Apertura de Caja. 6. Cierre de Caja. 7. Arqueo de Caja 8. Reporte con resultados del Arqueo, a una fecha determinada por el usuario, con registros históricos de los mismos. 9. Registro contable de: depósitos bancarios, cheques, cheques diferidos, transferencias bancarias y entre Cajas, así como también cualquier otro concepto de Disponibilidad. 10. ABM de Cajas chicas y pago de reposición de las mismas. 11. Generación, pago y devolución de Partidas a rendir cuentas, con alertas en la fecha de vencimiento. 12. Generación, pago y devolución de Viáticos (dentro y fuera del país) con y sin rendición de cuentas, originando alertas en la fecha de vencimiento para el caso de los Viáticos con rendición. 13. Reporte con Inventario de cheques diferidos, cheques rebotados, en los que se detalle vencimiento, fecha, cliente, importe, Banco, observaciones, entre otros. 14. Reportes con saldos y movimientos de cada cuenta de Disponibilidad, a un período predeterminado. 15. Consultas de búsquedas por importe, por fecha, por cuenta bancaria, etc. 16. Generación y pago de Anticipos financieros. 17. Consulta de Anticipos financieros pendientes de regularizar. 18. Generación de alertas con los vencimientos de pagos. 19. La solución debe brindar la posibilidad de integrarse con los sistemas de pagos de varios Bancos (por ejemplo: BROU). 20. La solución debe ser compatible con las transferencias SWIFT. 5

6 21. Generar asientos para cada medio de cobro o pago: efectivo, transferencias bancarias (nacionales e internacionales), cheques comunes y cheques diferidos, tarjeta de crédito, carta de crédito, etc. 22. Reporte con inventario de Cupones de Tarjetas de crédito. 23. Inventario de Garantías, tanto entregadas como recibidas, con datos de vencimiento, tipo de garantía, importe, proveedor o cliente, etc. 24. Herramienta que permita realizar conciliaciones bancarias. 25. Emitir Órdenes de pago con la firma digitalizada de los autorizantes (al realizar una autorización, el sistema debe generar la firma electrónica). Asimismo, deberá permitir generar Reportes en archivos Excel,.txt o en cualquier otro formato que sea necesario. 26. Gestión de cuentas por pagar permitiendo cancelar las obligaciones en forma total o parcial con los controles e intervenciones previstos legalmente. 27. Inventario de chequeras en poder de la Tesorería. 28. Enlace con BPS y DGI, a los efectos de consultar la vigencia de los certificados antes de proceder al pago. 29. Registro y reporte de resguardos emitidos, entregados y pendientes de entregar. Funcionalidades deseables: 30. Herramienta de conciliaciones bancarias que sea compatible, particularmente con la información que brinda el BROU. 31. Se valorará contar con un modelo de simulación a los efectos de manejar diferentes alternativas de colocación de excedentes monetarios. 32. Cálculo automáticamente los intereses devengados y a devengar, así como la amortización de los préstamos a pagar. 33. Comunicación a proveedores, a través de un para informarle cuándo está disponible su pago. 34. Carga automática de las cotizaciones diarias publicadas por el Banco Central. 35. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Contabilidad Presupuestal La ANC desea incorporar este módulo con la funcionalidad estándar. El proveedor debe asegurar que el ERP cumpla con la normativa del TOCAF y que se ajuste al Sector Público uruguayo. 6

7 Para el módulo de Contabilidad Presupuestal se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. ABM de Objetos de gasto que se vinculen con la Contabilidad General. 2. Posibilidad de definir ingresos de movimientos a través de transacciones predefinidas. 3. Registro de documentos comerciales predefinidos 4. Registro de facturas que no tienen un proceso de compras previo (por ejemplo: Suministros públicos, agua, luz, etc.). 5. ABM de Proveedores y Oferentes. 6. ABM de datos de las fichas de Proveedores. 7. ABM de créditos presupuestales. 8. Posibilidad de realizar Trasposiciones entre créditos. 9. Control del ciclo completo de créditos presupuestales desde la etapa de la Asignación a la Ejecución. 10. Control de la disponibilidad de los créditos presupuestales. 11. Posibilidad de manejar varios presupuestos en función de las necesidades. 12. Impresión de Informes de falta de disponibilidad presupuestal, a los efectos de que el Contador Delegado observe el gasto y posteriormente lo reitere, si así es dispuesto por los Ordenadores de gastos. 13. Liquidación presupuestal de Cajas chicas, Partidas a rendir y Viáticos. 14. Consultas de búsquedas por importe, por fecha, proveedor, etc. 15. Consulta del Maestro de créditos presupuestales. 16. Listados a Excel en cualquiera de las etapas del gasto (Afectación, Compromiso y Liquidación), en las que se incluya fecha, proveedor, rubro presupuestal, importe en moneda de origen y en pesos uruguayos, entre otros. 17. Liquidación presupuestal de Remuneraciones. Para este caso la información deberá ser extraída del Sistema de Recursos Humanos. 18. Informes Balance de Ejecución presupuestal a una determinada fecha. 19. Reporte de evolución de la Ejecución presupuestal por mes. 20. Alertas para los excesos en el Presupuesto. 21. Asignación a nivel de objeto de gasto, proveedor o factura, a Líneas de Negocio, Centro de costos, producto u otro criterio que se defina, y que repercuta en el módulo de Centro de Costos y Beneficios 22. Consultas sobre los Gastos observados por el Contador Delegado del Tribunal de Cuentas. 7

8 23. Liquidación de facturas por lotes generados en archivos con distintos formatos (por ejemplo: Excel,.txt). 24. Reportes que muestren los desvíos a nivel de cada rubro. 25. Posibilidad de auditar cada movimiento, con datos del usuario y fecha. 26. Generación de Archivos Beta para la elaboración de las Declaraciones juradas en DGI, a modo de ejemplo, Formularios: 2/183, 1146, 2/181, entre otros que eventualmente se requieran. Funcionalidades deseables: 27. Se valorará la posibilidad de contar con una herramienta que facilite la liquidación de impuestos. 28. Reportes con gráficos que muestren la evolución de un rubro o conjunto de rubros presupuestales. 29. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Gestión de Cuentas - Proveedores Para el módulo de Gestión de cuentas se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Controlar impuestos asociados y retener importes cuando corresponda. 2. Reporte con las retenciones de IRPF, IVA, IRNR realizadas con datos de RUT o Cédula de identidad, nombre del proveedor, número de factura e importe. 3. Asociar documentos del mismo proveedor (anticipos, facturas, notas de crédito, etc.). 4. Disponer de información de la fecha de vencimiento de la factura a los efectos de la planificación del pago. 5. Contar con los mecanismos adecuados para evitar pagos que no correspondan, o cuando por algún motivo el proveedor se encuentre suspendido del cobro. 6. Pagar en una moneda diferente a la de la factura. 7. Contar con las siguientes modalidades de pago: efectivo, cheque, giro, transferencia, débito automático, tarjeta de crédito, cheque diferido, etc. 8. Abrir y liquidar Carta de crédito. 9. Pago de factura luego de recepcionada la mercadería, generando una alerta y haciendo referencia a dicha recepción. 10. ABM tipo de cuentas comerciales. 8

9 11. ABM de cuentas comerciales. 12. ABM tipo transacciones comerciales. 13. ABM de proveedores y oferentes. 14. ABM tipo de proveedores y oferentes. 15. Generación de Estado de cuenta del proveedor con detalle de pagos y comprobantes. 16. Saldos de uno o varios proveedores a una fecha determinada, con y sin composición de la cuenta, es decir, sólo totales o detallado por cada documento. 17. Generación de archivos para DGI con información fiscal para ser cargados en la aplicación Beta de DGI. 18. Generación de Resguardos por concepto de retenciones, tanto impresos como en archivos.pdf. 19. Consulta de Resguardos emitidos, entregados y pendientes de entregar. 20. Control de documentos para servicios tercerizados (Ley de Tercerizaciones Nº , y Ley de de responsabilidad laboral en los procesos de descentralización empresarial Nº ). El sistema debe permitir registrar la documentación (por ejemplo: Certificados de DGI, BPS, planilla de trabajo, etc.) recibida por parte de un proveedor u otro tercero. Se debe permitir el ingreso de una fecha de vencimiento para la documentación en cuestión. El sistema debe generar alertas cuando la documentación esté por vencer (según definición de usuario), y no debe permitir emitir Órdenes de pago si la documentación está vencida. Funcionalidades deseables: 21. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Contabilidad General Para el módulo de Contabilidad General se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. ABM Creación de Cuentas Contables Datos Maestros. 2. ABM Mantenimiento de jerarquías del plan de cuentas Datos Maestros. 3. ABM Parametrización de cuentas contables y presupuestales Datos Maestros. 4. ABM Planes de cuentas contables Datos Maestros. 9

10 5. Posibilidad de manejar varios Planes de Cuenta. 6. Informes contables Balance de comprobación. 7. Informes contables Diario de Asientos. 8. Informes contables Estado de evolución del patrimonio. 9. Informes contables Estado de Origen y Aplicación de Fondos. 10. Informes contables Estado de Resultados. 11. Informes contables Estado de Situación Patrimonial. 12. Informes contables Inventarios. 13. Posibilidad de generar Reportes, Asientos, Mayores, Saldos, etc a Excel. 14. Reporte de saldos de cuentas contables para una fecha determinada. 15. Reporte de movimientos de cuentas contables para un rango de fechas determinado. 16. ABM Asientos en base a: transacciones predefinidas, lotes generados en archivos con distintos formatos (por ejemplo: Excel,.txt), selección de cuentas patrimoniales, los cuales deben impactar en todos los Planes de Cuentas definidos. 17. Generación de alertas para evitar la duplicación de movimientos, por ejemplo: cuando un asiento se registra dos veces. 18. Consultas de búsquedas por importe, por fecha, por cuenta y subcuenta, entre otras. 19. Consultas de fecha de registración de asientos en una fecha, o rango de fechas determinados. 20. Consultas de evolución de Saldos de uno o varios rubros patrimoniales, en un rango de fecha determinado. 21. Proceso de ajuste por inflación y generación de los asientos correspondientes. 22. Asientos de cierre de ejercicio contable. 23. Posibilidad de no permitir el ingreso de asientos en uno o en varios rubros contables a una fecha predeterminada. 24. Posibilidad de no permitir el ingreso de asientos a la Contabilidad general, a una fecha determinada, esto es a los efectos de evitar que se registre un comprobante posterior al cierre del período contable que se defina. Tanto para este punto como para el anterior, deberá permitirse la apertura de periodo cerrado para registros bajo premisas de control establecidas. 25. Manejo de distintas monedas. 26. Determinación de saldos en moneda extranjera. 27. Manejo de conversión y re expresión de moneda con la periodicidad requerida. 28. Determinar el efecto cambiario (Pérdida y Ganancia cambiaria). 10

11 29. Proceso de ajuste por diferencia de cambio y generación de los asientos correspondientes. 30. Conciliación automática de los movimientos por medio de los criterios predefinidos (por ejemplo: importes, fecha, referencias). 31. Consulta de saldos de cuentas a diferentes niveles (cuenta de mayor, subcuentas y auxiliares), brindando un detalle de movimientos que conforman dicho saldo. 32. Garantizar la integridad de la información del sistema, si durante la operación se realiza una cancelación (anulación) de un movimiento, el sistema deberá generar la reversa del comprobante contable con signo contrario a la original. En caso que se desee eliminar un movimiento (baja), se debe eliminar el registro contable (en vez de reversar). 33. Los informes contables se deben poder generar por Línea de Negocio, por Costos SPU (Servicio Postal Universal), por Centro de Costos, por Decreto 103 /91 y por cualquier otro posible criterio a definir. 34. Integridad modular: al ingresar una operación se debe asegurar que la misma afecte a cuentas contables de los distintos planes de cuenta (por ejemplo: al ingresar una factura de proveedores en la Contabilidad Presupuestal, se debe afectar tanto al Plan de cuentas Patrimonial como al Plan de cuentas Presupuestal). 35. Posibilidad de auditar cada movimiento, con datos del usuario y fecha. Funcionalidades deseables: 36. Generación de alertas cuando una cuenta contable específica se desvía de un rango de saldos predeterminado. 37. Proceso de conciliaciones de forma diaria. 38. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Activo Fijo Para el módulo de Activo Fijo se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Definir y dar de alta las diferentes clases de activo fijo de acuerdo al método de revaluación y amortización a aplicar a cada clase. 11

12 2. Definición de una ficha individualizada por cada Activo fijo, por ejemplo, una ficha para el inmueble padrón 1234/001, otra para el 456, y así sucesivamente dentro de cada grupo de Activo fijo. 3. Posibilidad de adjuntar documentación a la información que se brinda de un Activo fijo. 4. Desligar o anexar un Activo fijo que está como componente de otro principal y quede separado. 5. ABM de Activo fijo que no está ligado a un proceso de compras (por ejemplo: donación recibida). 6. ABM de Activo fijo como resultado de un proceso de compra. 7. Posibilidad de identificar para un bien específico el momento a partir del cual empieza a amortizar o revaluar. 8. Posibilidad de filtrar Activos fijos en función a su valor, filtro que será determinado por el usuario en función a las necesidades de información. 9. Baja de activo fijo por subasta pública, canje, Licitación, deterioro, donación, siniestro, hurto, incendio, entre otros. 10. Agrupar ciertos Activos fijos para algún fin específico de gestión. 11. Cierre de Período Activo fijo (Proceso de Amortización y Revaluación). 12. Retirar el bien del resguardo de un Centro de costo y asignarlo a resguardo de otro. 13. Reporte con el inventario total de bienes con detalle de número de serie, producto, Centro de costo, lugar físico, sector, etc. (parametrizable por los campos que se determinen). 14. Reporte con el inventario valorizado de bienes con detalle de valor original, valor revaluado, amortización, amortización acumulada, valor neto contable, valor residual, etc. (parametrizable por los campos que se determinen). 15. ABM del estado de los bienes. 16. Registro de aceptación de un bien de activo fijo cuando se recibe en resguardo por parte del usuario receptor. 17. Imprimir códigos de barras o QRC cuya lectura impacte en el ERP. 18. ABM de Eventos: se deben poder generar tablas relacionadas (eventos) a un grupo de Activos fijos, por ejemplo: Siniestros o infracciones relacionadas al grupo Vehículos. La idea es que el usuario pueda crear un evento y los campos asociados al mismo, con el fin último de asociar los datos ingresados en uno de los eventos a uno de los activos fijos puntuales (por ejemplo: Infracciones correspondientes al vehículo Toyota Corolla, patente número: SBQ 4189). 12

13 19. ABM de características de un grupo de Activos fijos: al seleccionar un grupo de Activos fijos, por ejemplo: Inmuebles, el sistema debe desplegar ciertos campos para el ingreso de datos del Activo fijo perteneciente a ese grupo. El requerimiento es que el usuario puede definir los nombres de los campos y el formato de los mismos. 20. Generación del Cuadro de Bienes de Uso. Funcionalidades deseables: 21. Se valorará para algunos tipos de Activos fijos, la posibilidad de ingresar información vinculada a su ciclo de vida útil (por ejemplo: mantenimiento o service de la flota vehicular), así como la posibilidad de la generación de alertas automáticas a partir de esta información. 22. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Centro de Costos y Beneficios Para el módulo de Centros de Costos y Beneficios se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. El módulo debe tomar los insumos de información desde los restantes módulos del ERP. 2. Múltiples métodos de costeo (Estándar, Precio Promedio Ponderado, Última Compra, etc.). 3. Multi niveles de costeo (por ejemplo: Oficina, Departamento, Sucursal, Unidad de Negocio, Producto). 4. Posibilidad de calcular proyecciones basadas en distintos escenarios. 5. Posibilidad de segregar gastos de una factura o cuenta entre varios Centros de costos. 6. Posibilidad de clasificación de Costos según los criterios que se establezcan (fijos, variables, directos, indirectos, etc.) 7. Reportes: debe existir flexibilidad para el armado de reportes por fechas (específica y rango), Centro de costos, tipo de costos, etc. También se debe poder combinar cuentas de distintos Centros de costos. 13

14 Funcionalidades deseables: 8. Se valorará contar con una funcionalidad para poder generar flujogramas de procesos con la inclusión de los costos incurridos para las distintas partes del mismo. 9. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Abastecimiento Para el módulo de Abastecimiento se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Generar solicitud de Insumos y Servicios debe existir posibilidad de acceso Web para esta funcionalidad. 2. Trazabilidad de estado de órdenes de compra. 3. Definición de diferentes tipos de reglas de compra de productos y servicios desde el inicio de la solicitud hasta el envío de la orden de compra al proveedor. 4. Confirmación de Presupuestos de compras y servicios, previo a la colocación de la orden en firme, con acceso a información presupuestal de Compras (histórico y proyectados). 5. Consultar el saldo del Presupuesto asignado previo a la autorización de la orden de compra o servicio, que permita el control presupuestal. 6. El catálogo debe permitir el manejo de estado en los artículos para tener un uso recurrente y un bloqueo en caso de no utilizarse: activo; obsoleto; inactivo. 7. Definición de perfiles de usuarios con privilegios determinados para realizar los cambios de estado en el Workflow. (por ejemplo: creación de órdenes de compra, autorización de órdenes de compra, recepción de mercancía, entre otros). 8. Campos de Identificación en el catálogo de materiales como el origen (nacional o importación), fabricante, país, códigos arancelarios, etc. 9. Estandarización de plantillas de compras de Bienes y Servicios. 10. Consolidar solicitudes de diversas órdenes de compra: del mismo artículo, vía diversas unidades de negocios o compañías o de varios artículos del mismo proveedor; 11. Contar con múltiples formatos de salida (PDF, Print, , XML, Word, XLS, entre otros) para la emisión por tipo de orden de compra. 14

15 12. Recepción de la orden de compra por empresa y Centro de costo para solicitudes consolidadas (Compras del grupo). 13. Recepción de material sin cargos, es decir bonificaciones/promociones de proveedores. 14. Extracción de información en reportes transaccionales, entre los que destacan los siguientes: compras, planeación, almacenes, importaciones, mercancías en transito, consumo por oficina, inversiones, entre otros. El Correo Uruguayo podrá solicitar la personalización de varios de los reportes mencionados. 15. Registro de las ofertas de los oferentes. 16. Intervención de los Ordenadores de gasto y del Contador Delegado del Tribunal de Cuentas a lo largo del proceso de compra, en las etapas que corresponda. 17. Notificaciones a proveedores a través de Consultas sobre instancias en las que se encuentran los trámites. El proveedor debe asegurar que el ERP cumpla con la normativa del TOCAF y que se ajuste al Sector Público uruguayo. Funcionalidades deseables: 19. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Gestión de los inventarios Para el módulo de Gestión de los Inventarios se espera el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock. 2. Gestión de almacenes en distintas ubicaciones. 3. Asociar y gestionar artículos por almacén. 4. Determinar estado actual del inventario versus nivel de stock de inventarios. 5. Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad. 6. Definición de reglas para reabastecimiento de stock para Bienes de consumo. 7. Calcular el punto de pedido del lote, cantidad a pedir, margen de seguridad, plazo de reposición, etc. 8. Gestión de mercadería devuelta al proveedor, recompras, etc. 9. Simular cambios en uno o más parámetros y sus efectos. 15

16 10. Reportes de Inventarios valorados a una determinada fecha según el criterio que se establezca (FIFO, LIFO, Promedio ponderado, etc.). 11. Reportes sobre Consumos, en un período determinado, por Centro de costos, Oficinas, etc. de los artículos que se seleccionen. Funcionalidades deseables: 12. Cálculo de pronósticos de demanda mensual de los artículos de acuerdo a criterios predefinidos. 13. Pronóstico y control de stock, mediante el análisis del histórico de la demanda, tiempo de compra, y espacio físico. 14. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario. A continuación las funcionalidades específicas para la ANC: - La ANC pretende disponer de una gestión del stock de sellos emitidos (gestionados como bienes de cambio). Se espera disponer y gestionar mínimamente la siguiente información: identificador único (proporcionado por la ANC), motivo, tipo de sello, y costo Gestión de la Distribución / Logística Para el módulo de Gestión de la Distribución / Logística se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Localizar los materiales dentro del almacén, ubicación y re-ubicación de los mismos. 2. Manejar código de barras o QRC en todos los procesos de almacenamiento y distribución de materiales. 3. Trazabilidad de artículos y pedidos tanto en el almacenamiento como en la distribución de mercaderías. 4. Posibilitar la lectura, en los artículos, del número de serie del fabricante y/o proveedor, sea este numérico o por código de barras o QRC. 5. Recepcionar materiales según las entregas preestablecidas y posibilidad de entregas parciales para las mismas. 6. Realizar transferencias entre almacenes y el correspondiente registro. 7. Generar documentos para regularización de stock por mermas, roturas, faltantes, modificación de códigos, donaciones, etc. con el registro contable correspondiente. 16

17 8. Realizar ajustes de stock, por baja de materiales obsoletos o deteriorados sin que dicha salida se registre como consumo, efectuando la registración contable. 9. Posibilidad de anular recepciones de materiales por diversos motivos. 10. Permitir el seguimiento de los pedidos en curso. Funcionalidades deseables: 11. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario Gestión Comercial Facturación Para el módulo de Facturación se espera que el ERP contemple las siguientes funcionalidades básicas: 1. Compensación de saldos (cuando se posee la calidad de cliente y proveedor a la vez). 2. Generar alertas cuando un cliente llega al límite de crédito establecido. 3. Permitir al cliente excederse del límite de crédito previo autorización por rol definido. 4. Posibilidad de seleccionar la dirección del cliente a donde se desea enviar la factura en caso que se hayan ingresado más de una dirección para el cliente. 5. Posibilidad de visualizar descuentos al precio definido en la factura. 6. Dejar registrado el usuario y el cambio de precio generado. 7. Permitir que el usuario mantenga o edite el mensaje que debe aparecer en la factura. 8. Posibilidad de generar la factura al cliente en moneda extranjera. 9. Posibilidad de generar facturas para un mismo cliente en distintas monedas. 10. Posibilidad de consultar la antigüedad de la deuda de un cliente (facturas vencidas). 11. Posibilidad de listar saldos por atributos de clientes. 12. Consultas de los saldos adeudados en un período determinado. 13. Posibilidad de ingresar cobros parciales o adelantos de clientes. 14. Código de cliente hasta 20 dígitos. 15. Agrupar clientes hasta en 3 distintos niveles. 17

18 16. Generación de archivos para DGI con información fiscal para ser cargados en la aplicación Beta de DGI, a modo de ejemplo: Formulario 2/181. Funcionalidades deseables: 17. Se valorará las presentaciones de Facturación Electrónica (rol emisor y rol receptor) con las que cuente la solución de ERP propuesta. 18. Posibilidad de realizar pruebas en ambiente de testeo a nivel de usuario. 4.3 Comentarios generales Las funcionalidades descriptas para cada uno de los módulos mencionados anteriormente, no pretende ser una lista taxativa, sino una descripción de los principales requerimientos que se entienden indispensables para la actual necesidad de la ANC. Asimismo, deberán ser tomados en cuenta todos los cambios normativos, que obliguen a la ANC al momento de la implantación de la solución, y que impacten directamente sobre la misma. Exportación de información: para los reportes o información que se requiera exportar desde el sistema, se deberá permitir siempre su exportación en formato abierto, estándar y libre (además de los formatos que se hayan solicitado puntualmente). 18

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