Tecnologías de la Información en la Gestión Empresarial

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1 Tecnologías de la Información en la Gestión Empresarial

2 1 Sesión No. 3 Nombre: Enterprice Resource Planning Objetivo: Al término de la sesión, el alumno identificará elementos de un Enterprise Resource Planning (ERP), así como su mercado y tendencias. Contextualización La relación de los tipos de sistemas de información con la estructura organizacional de la empresa proporciona una visión tradicional de los sistemas de información, ya que los relaciona en función de su origen y área a la cual apoyará, de modo que los sistemas de información de carácter operativo han precedido históricamente los sistemas de orientación estratégica. Por lo que se generaron dos nuevas tendencias en el ámbitos de los sistemas de información, por un lado el ERP, el sistema de planificación de recursos empresariales y el CRM (Customer Relationship Management) basados en una filosofía de gestión de las relaciones con los clientes, apoyados en la importancia de los mismos. Según López-Hermoso (2000) se puede afirmar que el ERP es un software de gestión, que se caracteriza por su sentido global (tratando de afrontar todas las necesidades de información de la empresa) y un entorno de desarrollo propio que permite adaptar el sistema a las necesidades concretas del negocio. Por tanto son sistemas con pretensiones de globalidad que tratan de generar relaciones en el tratamiento de la información empresarial.

3 2 Introducción al Tema El entorno cada vez más competitivo y demandante en el que se deben desenvolverse actualmente las empresas ha generado la imperiosa necesidad de mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las diversas áreas funcionales, todo con el único objetivo de ofrecer a sus clientes un mejor servicio reduciendo los plazos de entrega, minimizando los inventarios, entre otros. Como solución a dichas demandas, en los años 80 surgen los Sistemas Integrados de Gestión ERP como resultado de la evolución de los sistemas existentes, como por ejemplo el MRP (Material Requirements Planning), MRP II (Manufacturing Resources Planning) o los programas de contabilidad y aplicaciones de facturación. Por lo tanto los sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa a través de la integración de la información de los distintos departamentos y áreas funcionales.

4 3 Explicación Introducción a los ERP Los sistemas de gestión ERP surgen con la finalidad de facilitar o crear un sistema único que cubriera las necesidades de todas las áreas funcionales de una empresa de forma integral: producción, compras, ventas, recursos humanos, etc. Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Lo cual permite garantizar la integridad de los datos a los que accede cada área de la empresa, por ejemplo, una factura que ya ha sido registrada en el módulo de clientes no es necesario procesarla en el módulo de contabilidad y finanzas, con esto los procesos se agilizan y la gestión de la empresa es más ágil e integrada. Un sistemas de estas características debería en teoría estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestión de varios idiomas, sistemas tributarios, así como la generación de informes y documentación personalizados y en función de la legislación vigente de cada país, pero en la práctica es bastante complejo debido a la gran disparidad y diversidad de cada uno de estos rubros a nivel país. Las aplicaciones ERP tienen un carácter modular el cual permite a las empresas la adquisición de aquellas partes de la aplicación que le resulten útiles, necesarias e inclusive indispensables y facilita el crecimiento del sistema a futuro con la inclusión de nuevos módulos. Algunos de los módulos más recurrentes dentro de un ERP son:

5 4 Ventas Dedicado a la gestión de los diversos apartados relacionados con el marketing y comercialización dentro de la empresa Gestión de materiales Resolución de problemas de almacenamiento Cadena de suministro Herramienta fundamental para la comrpesión de la dirección de la empresa Gestión financiera Encargada de todo lo relacionado a las finanzas de la empresa Planificación y gestión de producción Incluyendo en su ámbito aspectos antes utilizados por programas como MRP II Gestión de centros remotos Controlando adecuadamente las comunicaciones y circulación de la infromación en la empresa Gestión de los recursos humanos La complejidad de este aspecto conlleva a la elaboración de un módulo aparte del propio sistema que es integrado al general

6 5 Todos los módulos están interconectados y comparten una base de datos común garantizando la coherencia y la integridad en los datos generados. El hecho de que los productos sean modulares posibilita la implantación del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organización al facilitar la transición desde los sistemas anteriores. Generalmente el primer módulo a implantar es el financiero y los subsecuentes dependen de las necesidades particulares del negocio. Mercado, marcas y tendencias de los ERP El sistema básico del ERP está conformado por dos grandes rubros: las aplicaciones técnicas (módulos) y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos. Algunas de las plataformas más comerciales o más utilizadas son Windows Server y Linux, y dentro de las DBMS destacan Oracle, Microsoft SQL Server; actualmente MySQL ha cobrado una gran importancia y cabe mencionar que es un DBMS libre. Cabe mencionar que también a últimas fechas han proliferado ERP de propósito general o verticales, basados en plataformas de software libre que por lo general utilizan como DBMS MySQL o Postgress. Por otra parte las últimas versiones de los ERP incluyen el soporte a las tecnologías derivadas del Internet, como lo es el estándar XML o el lenguaje de programación Java. Cada proveedor de ERP define los módulos de solución basándose en las principales razones comerciales o técnicas. Por mencionar un par de marcas y realizar un análisis comparativo se muestran los ERP de SAP y LIBRA.

7 6 Procesos Principales Módulos SAP Módulos LIBRA Gestión financiera y control Finance Libra financiera Treasure Magement Enterprise Controlling Invest Managenment Aprovisionamiento y Logística interna Material Management Libra Compras Libra Almacenes Ventas y Logística externa Sales and Distribution Libra Ventas Producción Production Planning Libra Producción Gestión de Medios Técnicos Plant Maintenance Libra Gestión de Medios Técnicos y mantenimiento Gestión de Relaciones CRM Libra CRM Gestión de Recursos Humanos Human Resources Libra Recursos Humanos

8 7 Conclusión Como pudimos observar en esta sesión los módulos que integran a un ERP pueden tener variaciones entre una marca y otra pero en esencia contemplan los módulos necesarios que toda empresa debe tener dentro de su estructura organizacional. Los sistemas ERP muestran una clara intención de integrar la gestión de toda la información relativa a una empresa u organización, esta pretensión de exhaustividad que debe ser adecuadamente moderada por cada empresa incluirá también a los sistemas CRM de gestión de las relaciones con el cliente, tema que abordaremos en las sesiones 5 y 6. En la gestión por procesos en énfasis se centra en qué, cómo, por qué y para quién se realizan las cosas y no en el quién; en otras palabras, la empresa desplaza su atención desde el producto hacia el cliente ya que es la clave de su éxito y por ende se genera valor y mejora la satisfacción del cliente. Se dice que un producto (o la prestación de un servicio según el giro de la empresa) es el medio que permite a la organización alcanzar el fin que garantiza su éxito en el mercado, ofrecer valor al cliente.

9 8 Para aprender más A continuación encontrarás un par de ligas para conocer y profundizar más sobre las redes sociales en el ámbito empresarial. Evolución en los sistemas de gestión empresarial. Del MRP al ERP Evolución histórica de los sistemas ERP: de la gestión de materiales a la empresa digital

10 Actividad de Aprendizaje TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL 9 Objetivo de la actividad de aprendizaje de la sesión: El alumno identificará elementos generales de un Enterprise Resource Planning (ERP), así como su mercado y tendencias, en una investigación escrita. Instrucciones: Qué vas a hacer? Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión: 1. Describe qué es un Enterprise Resource Planning (ERP) y cuáles son sus principales elementos. Esta descripción debe ser producto de tu análisis de materiales, y ser escrita con tus propias palabras, realizando las citas a las fuentes que sean pertinentes. 2. Desarrolla un cuadro comparativo donde se reflejen claramente las características de al menos 3 sistemas ERP comerciales diferentes a los tratados en esta sesión. Puedes diseñar una tabla o cuadro en la manera que creas pertinente para concentrar la información. Tal instrumento debe ser original, no se aceptarán tablas retomadas de otro material. Recuerda que esta actividad te ayudará a identificar y apropiarte del concepto de principales de los sistemas ERP y su importancia dentro de la gestión empresarial. Material: Como material inicial de consulta puedes usar la lectura de la sesión, además de aquellas publicaciones especializadas, libros, artículos, materiales universitarios y detalles técnicos de productos que sean pertinentes. Cuál es la forma de entrega? Elabora un documento en Word de entre 2 y 3 páginas. Nombra tu archivo de la siguiente forma: S03TuNombreTuApellido.doc y colócalo en la plataforma.

11 10 Cómo serás evaluado? En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Forma Portada con datos generales: Universidad, maestría, asignatura, alumno y fecha. Referencias bibliográficas completas y pertinentes. Ortografía y redacción adecuada. Contenido Contenido completo y correcto. Título adecuado del cuadro o tabla. Representación gráfica clara. Originalidad del contenido. Total Ponderación Requisito 10 puntos 10 puntos 30 puntos 2 puntos 48 puntos Requisito para evaluación 100 puntos Esta actividad representa el 5% de tu calificación final. Adelante con tu actividad! Bibliografía Andonegi, J.; Casadesús, M. y Zamanillo, I. (2005). Evolución histórica de los sistemas ERP: de la gestión de materiales a la empresa digital. Revista de dirección y administración de empresas No. 12 Consultado en mayo de 2013 de

12 11 Berenguer, J, Ramos-Yzquierdo, J., (2008). Manual de técnicas del CMP, herramientas para la innovación de procesos, España, EUNSA. De Pablos et. al. (2001). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa, España, ESIC Editorial. Delgado, J. y Marín, F. (2000). Evolución en los sistemas de gestión empresarial: del MRP al ERP. Economía industrial No. 331 Consultado en mayo de 2013 de EAS/TAREA%202%20%20%20MRP%20AL%20ERP.pdf Gómez, A, Suárez, C. (2012). Sistemas de información, herramientas prácticas para la gestión empresarial, México, Alfaomega Mukwasi, C., Seymour, L. (2012). Enterprise Resource Planning Business Case Considerations: A Review for Small and Medium-Sized Enterprises, Journal of Innovation Management in Small & Medium Enterprise.

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