HP Capture and Route (HP CR) Guía de usuario

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1 HP Capture and Route (HP CR) Guía de usuario

2 HP Capture and Route (HP CR) Guía de usuario Edición: Septiembre de 2012 ii

3 Avisos legales Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Software comercial. Se requiere una licencia válida de HEWLETT-PACKARD para la posesión, uso o copia. De acuerdo con la normativa FAR y , el software comercial, la documentación del software y los datos técnicos sobre elementos comerciales se licencian al Gobierno de EE.UU. con la licencia comercial estándar del proveedor. La información aquí contenida está sujeta a cambios sin previo aviso. Las únicas garantías para productos y servicios HEWLETT-PACKARD se establecen en las declaraciones de garantía expresas que acompañan a dichos productos y servicios. Nada de lo escrito aquí debe interpretarse como una garantía adicional. HEWLETT-PACKARD no será responsable por errores técnicos o editoriales ni por omisiones contenidas en este documento. Microsoft, Windows y Windows NT son marcas registradas de Microsoft Corporation en los EE.UU. Impreso en EE.UU. iii

4 Historial de revisiones Tabla 1 Revisiones Fecha Edición Revisión Marzo de Versión 1.1 Septiembre de Versión iv

5 Contenido 1 Que es HP Capture and Route (HP CR)? 1-1 Flujo de trabajo Acceso y funciones de HP CR HP CR Client Pantalla del dispositivo HP Extensiones de Microsoft SharePoint Ayuda en línea Organización de los mensajes 2-1 Listas de mensajes Bandeja de entrada Bandeja de salida Elementos enviados Envío de mensajes 3-1 Envío de un mensaje desde HP CR Client Envío de un mensaje desde el dispositivo HP Distribuciones 4-1 Distribuciones personales Creación de una distribución personal Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo Distribuciones compartidas Creación de una distribución compartida Suscripción y uso de una distribución compartida Distribuciones públicas Creación de una distribución pública Uso de la opción Distribuciones públicas en el dispositivo Uso de una Hoja de enrutamiento 5-1 Creación de una Hoja de enrutamiento Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo Uso de Mis archivos 6-1 Revisión de la lista Mis archivos Uso de Escanear a mis archivos en el dispositivo Abrir y guardar documentos desde Mis archivos Creación de una Hoja de enrutamiento para Mis archivos Uso de la hoja de enrutamiento del usuario Escanear a un fax o a una carpeta 7-1 Uso de la opción Fax en el dispositivo Uso de la opción Escanear para mi en el dispositivo Uso de la opción Escanear a carpeta en el dispositivo Más opciones y preferencias 8-1 Uso de la función Más opciones Preferencias de configuración Uso de extensiones para Microsoft SharePoint 9-1 Uso de una hoja de enrutamiento con Microsoft SharePoint Creación de una Reserva de escaneado en Microsoft SharePoint Abrir un documento en la interfaz de usuario final v

6 Contenido 10 Uso de extensiones para Autonomy WorkSite 10-1 Uso de una Hoja de enrutamiento con Autonomy WorkSite Creación de una Hoja de enrutamiento con FileSite Creación de una Hoja de enrutamiento con DeskSite Creación de una reserva de escaneado en Autonomy WorkSite Creación de una Reserva de escaneado con FileSite Creación de una Reserva de escaneado con DeskSite Cómo abrir un documento en la Interfaz de usuario final Cómo abrir un documento con FileSite Cómo abrir un documento con DeskSite Envío de un documento directamente al servidor HP CR vi

7 Figura Figura 1-1 Escanear y distribuir desde el PC... 1 Figura 1-2 Escanear y distribuir desde el dispositivo... 2 Figura 1-3 Ejemplo de HP CR Client con una lista de mensajes...3 Figura 1-4 Ejemplo de HP CR Client con un diálogo de mensaje... 3 Figura 1-5 Pantalla del dispositivo HP... 4 Figure 3-1 Escanear y distribuir desde el PC... 8 Figura 4-1 Escanear y distribuir mediante una distribución Figure 5-1 Escanear y enrutar uno o varios documentos Figura 6-1 Proceso de Mis archivos en HP CR Figura 7-1 Uso de la opción Fax Figura 7-2 Uso de la opción Escanear para mi Figura 7-3 Uso de la opción Escanear a carpeta Figure 9-1 Uso de una hoja de enrutamiento con Microsoft SharePoint Figura 10-1 Uso de una Hoja de enrutamiento con Autonomy WorkSite vii

8 1 Que es HP Capture and Route (HP CR)? HP Capture and Route (HP CR) es una aplicación de software diseñada para funcionar con periféricos multifunción (MFP) de HP como plataforma integrada para: Capturar (escanear) documentos en papel, recopilar metadatos relacionados con los documentos, validar la información, comprimir los documentos y convertirlos en documentos digitales. Durante la conversión, el sistema procesa el documento mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y/o lo convierte en diversos formatos (DOC, JPG, PDF, RTF, TIF, TXT y XLS) que en la mayoría de casos permite la búsqueda de textos. Entregar los documentosa los destinos especificados y archivarlos en sistemas de mensajería, sistemas de gestión de contenidos y otros sistemas electrónicos de información. Capturando la imagen una sola vez, HP CR permite realizar varios procesos y entregarla a varios destinos con una única operación de escaneado. Los destinos pueden ser el escritorio del PC, listas de distribución de correo electrónico, números de fax, impresoras, Microsoft SharePoint o carpetas de red designadas. 1-1 Flujo de trabajo HP CR ofrece una gran flexibilidad. Por ejemplo, el usuario puede escanear y distribuir los documentos directamente desde el PC o trabajar directamente desde el dispositivo HP. Figura 1-1 Escanear y distribuir desde el PC 1

9 Que es HP Capture and Route (HP CR)? Figura 1-2 Escanear y distribuir desde el dispositivo Otra opción es crear una lista de distribución y/o una Hoja de enrutamiento en el PC y luego escanear los documentos en el dispositivo HP. 1-2 Acceso y funciones de HP CR Las funciones de HP CR son accesibles desde tres clientes: HP CR Client: esta aplicación para PC sirve para crear distribuciones, enviar documentos electrónicos por correo electrónico o por fax, acceder a documentos entrantes, etc. Esta aplicación proporciona un fácil acceso a las funciones de HP CR a través de una interfaz de usuario muy intuitiva en el PC. Pantalla del dispositivo HP: utilice el dispositivo para escanear documentos impresos. La pantalla del dispositivo HP proporciona diversas opciones de escaneado, dependiendo de la configuración del dispositivo. HP CR for Microsoft SharePoint: importe documentos impresos en bibliotecas SharePoint. HP CR convierte los documentos escaneados en formato de texto en el que se puede buscar (PDF o DOC) y, a continuación, guarda el documento en la biblioteca adecuada de SharePoint, con un perfil completo y guardado junto con otro contenido electrónico. 2

10 Que es HP Capture and Route (HP CR)? HP CR Client HP CR Client incluye una barra de menús, opciones y un área principal en la que generalmente se muestra una lista de mensajes, diálogos de mensajes y diálogos de opciones adicionales. Figura 1-3 Ejemplo de HP CR Client con una lista de mensajes Figura 1-4 Ejemplo de HP CR Client con un diálogo de mensaje 3

11 Las funciones disponibles en HP CR Client permiten al usuario: Que es HP Capture and Route (HP CR)? Revisar la bandeja de entrada, la bandeja de salida y la lista de elementos enviados (Listas de mensajes, 6) Crear distribuciones personales o públicas para escanear a fax, a correo electrónico o a una carpeta (Distribuciones, 11) Crear y enviar mensajes a un fax, a un correo electrónico o a una carpeta (Envío de mensajes, 8) Crear hojas de enrutamiento (Uso de una Hoja de enrutamiento, 16) Establecer las opciones para los mensajes y las preferencias generales (Más opciones y preferencias, 24) Asimismo, la función Mis archivos (Uso de Mis archivos, 18) proporciona opciones exclusivas. Puede escanear y convertir documentos para uso propio sin distribuirlos a nadie más. Mis archivos permite usar, editar, guardar y recuperar documentos de forma fácil y segura y crear hojas de enrutamiento Pantalla del dispositivo HP La pantalla del dispositivo HP es una pantalla táctil que se usa para acceder a las opciones e introducir información. Figura 1-5 Pantalla del dispositivo HP La pantalla del dispositivo HP proporciona diversas opciones de escaneado, dependiendo de la configuración del dispositivo: La Hoja de enrutamiento utiliza una página especial con un código de barras e instrucciones de distribución para el documento. (Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo, 17) Las Distribuciones personales son para uso individual. Puede definir una distribución para enviar información a las personas de su empresa y otra distribución para enviar información fuera de la empresa. (Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo, 13) Las Distribuciones públicas las crea un administrador del sistema para que las utilicen los miembros de un grupo. Por ejemplo, todos los miembros del grupo de marketing podrían tener una distribución predefinida específicamente para ellos. (Uso de la opción Distribuciones públicas en el dispositivo, 15) Fax proporciona funcionalidades básicas de envío por fax. Después de introducir un número de fax en el dispositivo y escanear el documento, HP CR lo envía y emite una confirmación. (Uso de la opción Fax en el dispositivo, 21) Escanear para mi escanea un documento y lo envía a su PC para su posterior revisión y enrutamiento. HP CR envía el documento a su dirección de correo electrónico (el valor predeterminado) o a una carpeta determinada de Windows definida por un administrador del sistema. (Uso de la opción Escanear para mi en el dispositivo, 22) Escanear a carpeta escanea un documento y lo envía a una carpeta predeterminada por el administrador del sistema. (Uso de la opción Escanear a carpeta en el dispositivo, 23) 4

12 Que es HP Capture and Route (HP CR)? Escanear a mis archivos envía rápidamente un archivo electrónico a la carpeta Mis archivos en HP CR Client. Esto se usa para escanear y convertir documentos para uso propio sin distribuirlos a nadie más. (Uso de Escanear a mis archivos en el dispositivo, 19) Algunas funciones requieren que el usuario se autentique (inicie la sesión) en el dispositivo por motivos de seguridad y seguimiento o para acceder a funciones personales de escaneado. 1-3 Extensiones de Microsoft SharePoint HP CR permite que los usuarios de Microsoft SharePoint importen documentos impresos en las bibliotecas de SharePoint. Puede: Utilizar una Hoja de enrutamiento Crear una reserva de escaneado Abrir un documento en la interfaz de usuario final Una vez importado, puede navegar por las bibliotecas para buscar documentos y usar las funcionalidades de búsqueda de SharePoint. (Uso de extensiones para Microsoft SharePoint, 26) 1-4 Ayuda en línea Puede hacer clic en el botón Ayuda en cualquier momento para acceder a la documentación en línea de HP CR. 5

13 2 Organización de los mensajes 2-1 Listas de mensajes La bandeja de entrada, la bandeja de salida y los elementos enviados son listas que muestran mensajes y los detalles aplicables (por ejemplo quien ha enviado o recibido un mensaje, el asunto, la fecha y hora, el estado y el número de páginas transmitidas). Para ver una lista: 1. Abra HP CR Client. 2. Haga clic en Mensajes. 3. Haga clic en la opción: Bandeja de entrada, Bandeja de salida o Elementos enviados. 4. Haga clic en un mensaje para revisar los detalles. Asimismo, puede realizar acciones basadas en una lista concreta, tal como se describe para Bandeja de entrada, Bandeja de salida y Elementos enviados. 2-2 Bandeja de entrada La bandeja de entrada puede contener: Confirmaciones de transmisiones de fax o correo electrónico iniciadas y completadas dentro de HP CR. Faxes y correos electrónicos entrantes recibidos por HP CR que están dirigidos a usted. Las acciones que puede realizar con los mensajes son: Haga clic en Nuevo en la barra de menús para crear y enviar un mensaje nuevo. Hacer clic en para abrir o o guardar el PDF adjunto al mensaje. Seleccionar mensajes de la lista marcando la casilla a la izquierda de los mismos. O bien, marque la casilla en la barra de título para seleccionar todos los mensajes. A continuación, haga clic en una opción de la barra de menús para: Reenviar datos adjuntos: adjuntar información adicional y/o documentos y a continuación enviar el mensaje. Eliminar: eliminar el mensaje. Imprimir datos adjuntos: imprimir los documentos adjuntos al mensaje. Marcar como leído: indicar que ha leído el mensaje. Indica los mensajes leídos. Marcar como no leído: indicar que no ha leído el mensaje. Indica los mensajes no leídos. Haga clic en el mensaje en la columna Recibido de para: Mostrar los detalles del mensaje Reenviar el mensaje (haga clic en Reenviar) Reenviar datos adjuntos, Imprimir datos adjuntos o Eliminar, tal como se describe arriba 6

14 Organización de los mensajes 2-3 Bandeja de salida Bandeja de salida presenta una lista de los trabajos que se están procesando actualmente en el servidor HP CR. Puede: Haga clic en Nuevo en la barra de menús para crear y enviar un mensaje nuevo. Haga clic en Cancelar en un trabajo seleccionado para detener el proceso. 2-4 Elementos enviados Elementos enviados presenta una lista de los trabajos completados. Puede: Haga clic en Nuevo en la barra de menús para crear y enviar un mensaje nuevo. Hacer clic en para abrir o o guardar el PDF adjunto al mensaje enviado. Seleccionar mensajes de la lista marcando la casilla a la izquierda de los mismos. O bien, marque la casilla en la barra de título para seleccionar todos los mensajes. A continuación, haga clic en una opción de la barra de menús para: Reenviar datos adjuntos: adjuntar información adicional y/o documentos y a continuación enviar el mensaje. Eliminar: eliminar el mensaje. Imprimir datos adjuntos: imprimir los documentos adjuntos al mensaje. Haga clic en el mensaje en la columna Enviado a para: Mostrar los detalles del mensaje Reenviar el mensaje (haga clic en Reenviar) Reenviar datos adjuntos, Imprimir datos adjuntos o Eliminar, tal como se describe arriba 7

15 3 Envío de mensajes Puede enviar mensajes desde: El PC. Vea Envío de un mensaje desde HP CR Client (8) El dispositivo HP. Vea Envío de un mensaje desde el dispositivo HP (10) 3-1 Envío de un mensaje desde HP CR Client El envío de un mensaje directamente desde HP CR Client también se conoce como envío directo. Puede enviar un mensaje con datos adjuntos opcionales a una carpeta, a una impresora, a un fax o a un correo electrónico. Figure 3-1 Escanear y distribuir desde el PC 1. Abra el cliente HP CR. 2. Haga clic en Mensajes. 3. Haga clic en Nueva en la barra de menús. 4. Determine el tipo de destinatario que se agregará. En la sección Destinatarios, seleccione un Tipo y Formato: Carpeta de red Seleccione el formato del archivo que envía a una carpeta. Impresora De forma predeterminada, el formato será un PDF (formato preferido para impresión). Fax De forma predeterminada, el formato será un TIFF (formato preferido para enviar por fax). Correo electrónico Seleccione el formato del archivo que envía por correo electrónico. NOTA: Si selecciona un formato DOC, RTF o TXT, HP CR convierte los archivos de imágenes para que se puedan buscar en ellos y para que se puedan editar. (En los formatos PDF sólo se puede buscar). Las opciones que muestran las letras OCR indica que el sistema realizará reconocimiento óptimo de caracteres. Esto significa que HP CR leerá el archivo escaneado y determinará cómo convertir las letras y caracteres en texto. El texto escrito a mano no se reconoce seguirá siendo parte del documento como imagen. 8

16 5. Agregar información específica de tipo: Carpeta de red Seleccione una carpeta de destino. Impresora Selecciones una dirección IP de destino. Envío de mensajes Fax Introduzca el número del fax de destino en el campo Escribir número de fax o haga clic en (si está disponible) y seleccione un destino de fax en los contactos de Microsoft Outlook y el la libreta de direcciones Global. Haga clic en para agregar más información sobre el destinatario o haga clic en para verificar que la dirección es válida. Correo electrónico Introduzca la dirección de correo electrónico en el campo Escriba la dirección de correo electrónico, o haga clic en (si está disponible) y seleccione una dirección en los contactos de Microsoft Outlook y en la libreta de direcciones Global. Haga clic en para agregar más información sobre el destinatario o haga clic en para verificar que la dirección es válida. 6. Haga clic en para agregar el destinatario a una lista en la que se muestra el Tipo y el Destino. NOTA: Para modificar la información del destinatario, haga clic en el destino del destinatario en la lista e introduzca los cambios. Para borrar un destinatario de la lista, haga clic en a la derecha del destino del destinatario. 7. Repita los pasos 4 a 6 para agregar destinatarios a la distribución. 8. Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Copia del correo electrónico para... para enviarse una copia del mensaje a usted mismo. 9. Además de escanear documentos en papel, puede indicar a HP CR que agregue archivos electrónicos a la transmisión. a Haga clic en. b Haga clic en Examinar, seleccione un archivo y haga clic en Abrir. c Haga clic en `para agregar el archivo a la lista. d Repita este paso para todos los archivos que desee enviar. e Después de agregar los archivos que desee, seleccione Aceptar. NOTA: Para borrar un archivo de la lista, haga clic en a la derecha del nombre del archivo. 10. En el campo Asunto, introduzca un asunto para la distribución. Los destinatarios de fax verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. Los destinatarios de correo electrónico verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. 11. En el campo Mensajes, introduzca el texto que acompañará al documento. Los destinatarios de fax verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. Los destinatarios de correo electrónico verán este texto en el cuero del correo electrónico que recibirán. 12. Haga clic en Enviar en la barra de menús. Un mensaje le dirigirá a la Bandeja de salida (bajo Mensajes), donde puede ver el estado de sus mensajes en tiempo real. Cuando el mensaje se ha completado, se lista en Elementos enviados (bajo Mensajes). En esta lista, puede hacer clic en un mensaje para revisar los detalles. (Elementos enviados, 7) 9

17 Envío de mensajes 3-2 Envío de un mensaje desde el dispositivo HP Para obtener una descripción del uso de las opciones de envío de mensajes disponibles en el dispositivo HP consulte: Hoja de enrutamiento Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo (17) Distribuciones personales Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo (13) Distribuciones públicas Uso de la opción Distribuciones públicas en el dispositivo (15) Fax Uso de la opción Fax en el dispositivo (21) Escanear para mi Uso de la opción Escanear para mi en el dispositivo (22) Escanear a carpeta Uso de la opción Escanear a carpeta en el dispositivo (23) Escanear a mis archivos Uso de Escanear a mis archivos en el dispositivo (19) 10

18 4 Distribuciones Una distribución es un grupo definido de uno o más destinatarios y las reglas de enrutamiento asociados. Creando una distribución se evita tener que introducir los destinatarios manualmente cada vez que envía un documento al grupo. Puede usar: Distribuciones personales (12), llamadas Mis distribuciones, que usted crea para sus necesidades exclusivas. Por ejemplo, puede definir una distribución para enviar información a las personas de su empresa y otra distribución para enviar información fuera de la empresa. Distribuciones compartidas (14) que un usuario crea y hace pública como distribución a la que otros usuarios se pueden suscribir. Distribuciones públicas (15) que un administrador del sistema crea para que las utilice un grupo. Por ejemplo, todos los miembros del grupo de marketing podrían tener una distribución predefinida específicamente para ellos. Las distribuciones están disponibles en la pantalla del dispositivo HP. Las distribuciones personales precisan autenticación. De forma predeterminada, las distribuciones públicas no la necesitan. Con un solo toque puede indicar a HP CR que envíe un documento a los destinatarios en el formato deseado. Figura 4-1 Escanear y distribuir mediante una distribución 11

19 Distribuciones 4-1 Distribuciones personales Creación de una distribución personal 1. Abra el cliente HP CR. 2. Haga clic en Distribuciones. (Mis distribuciones está seleccionado de forma predeterminada.) 3. Haga clic en Nueva en la barra de menús. 4. Determine el tipo de destinatario que se agregará. En la sección Destinatarios, seleccione un Tipo y Formato: Carpeta de red Seleccione el formato del archivo que envía a una carpeta. Impresora De forma predeterminada, el formato será un PDF (formato preferido para impresión). Fax De forma predeterminada, el formato será un TIFF (formato preferido para enviar por fax). Correo electrónico Seleccione el formato del archivo que envía por correo electrónico. NOTA: Si selecciona un formato DOC, RTF o TXT, HP CR convierte los archivos de imágenes para que se puedan buscar en ellos y para que se puedan editar. (En los formatos PDF sólo se puede buscar). Las opciones que muestran las letras OCR indican que el sistema realizará reconocimiento óptimo de caracteres. Esto significa que HP CR leerá el archivo escaneado y determinará cómo convertir las letras y caracteres en texto. El texto escrito a mano no se reconoce seguirá siendo parte del documento como imagen. 5. Agregar información específica de tipo: Carpeta de red Seleccione una carpeta de destino. Impresora Selecciones una dirección IP de destino. Fax Introduzca el número del fax de destino en el campo Escribir número de fax o haga clic en (si está disponible) y seleccione un destino de fax en los contactos de Microsoft Outlook y el la libreta de direcciones Global. Haga clic en para agregar más información sobre el destinatario o haga clic en para verificar que la dirección es válida. Correo electrónico Introduzca la dirección de correo electrónico en el campo Escriba la dirección de correo electrónico, o haga clic en (si está disponible) y seleccione una dirección en los contactos de Microsoft Outlook y en la libreta de direcciones Global. Haga clic en para agregar más información sobre el destinatario o haga clic en para verificar que la dirección es válida. 6. Haga clic en para agregar el destinatario a una lista en la que se muestra el Tipo y el Destino. NOTA: Para modificar la información del destinatario, haga clic en el destino del destinatario en la lista e introduzca los cambios. Para borrar un destinatario de la lista, haga clic en a la derecha del destino del destinatario. 7. Repita los pasos 4 a 6 para agregar destinatarios a la distribución. 8. Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Copia del correo electrónico para... para enviarse una copia del mensaje a usted mismo. 12

20 9. Además de escanear documentos en papel, puede indicar a HP CR que agregue archivos electrónicos a la transmisión. a Haga clic en. b Haga clic en Examinar, seleccione un archivo y haga clic en Abrir. c Haga clic en `para agregar el archivo a la lista. d Repita este paso para todos los archivos que desee enviar. e Después de agregar los archivos que desee, seleccione Aceptar. Distribuciones NOTA: Para borrar un archivo de la lista, haga clic en a la derecha del nombre del archivo. 10. En el campo Asunto, introduzca un asunto para la distribución. Los destinatarios de fax verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. Los destinatarios de correo electrónico verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. 11. En el campo Comentarios, introduzca el texto que acompañará al documento. Los destinatarios de fax verán este texto en la página de portada que recibirán de HP CR. Los destinatarios de correo electrónico verán este texto en el cuerpo del correo electrónico que recibirán. 12. Haga clic en Guardar en la barra de menús para guardar la distribución. 13. Aparecerá un mensaje solicitando que introduzca un nombre para la distribución a fin de que pueda usarla o modificarla más adelante. El título de la distribución aparecerá en la pantalla del dispositivo HP. Escriba un nombre descriptivo que le ayude a recordar los contactos y formatos de la distribución. Haga clic en Aceptar. Puede enviar un mensaje con una distribución personal desde las siguientes plataformas: Un cliente HP agregando el texto adicional y/o archivos adjuntos y haciendo clic en Enviar Un dispositivo HP mediante la opción Distribuciones personales (Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo, 13) Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo Con la opción Distribuciones personales, el dispositivo entrega el documento al servidor HP CR que descodifica la distribución y la envía a los destinatarios correspondientes. 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Pulse Distribuciones personales. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). 3. Si se le solicita, introduzca la información de inicio de sesión para acceder a las opciones de Distribuciones personales. 4. Seleccione una distribución de la lista de Distribuciones personales. Las credenciales del usuario se muestran en la parte inferior del panel. 5. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 6. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 7. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 13

21 Distribuciones 8. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 9. Para escanear otro documento usando la misma distribución, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Distribuciones personales. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 4-2 Distribuciones compartidas Creación de una distribución compartida 1. Abra el cliente HP CR. 2. Complete el procedimiento para Creación de una distribución personal (12) pero no guarde ni dé nombre a la distribución todavía (los dos últimos pasos del procedimiento). 3. Haga clic en Opciones en la barra de menús. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. 4. En la ficha General, seleccione Publicar como público. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. 6. Haga clic en Guardar en la barra de menús para guardar la distribución. 7. Aparecerá un mensaje solicitando que introduzca un nombre para la distribución a fin de que pueda usarla o modificarla más adelante. El título de la distribución aparecerá en la pantalla del dispositivo HP. Escriba un nombre descriptivo que le ayude a recordar los contactos y formatos de la distribución. Haga clic en Aceptar. Después de crear una distribución compartida otros usuarios podrán suscribirse a ella (Suscripción y uso de una distribución compartida, 14) Suscripción y uso de una distribución compartida Puede suscribirse a una distribución creada por otro usuario que la haya hecho pública. 1. Abra el cliente HP CR. 2. Haga clic en Preferencias. 3. Haga clic en Agregar suscriptor en la sección Distribuciones suscritas para seleccionar las distribuciones compartidas a las que desea suscribirse y usar. Puede suscribirse a las distribuciones públicas de varios usuarios. 4. Agregue su dirección de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Las distribuciones a las que está suscrito se listan en Distribuciones suscritas en HP CR Client. Puede enviar un mensaje con una distribución compartida desde: Un cliente HP agregando el texto adicional y/o archivos adjuntos y haciendo clic en Enviar Un dispositivo HP mediante la opción Distribuciones personales (Uso de la opción Distribuciones personales en el dispositivo, 13) 14

22 Distribuciones 4-3 Distribuciones públicas Creación de una distribución pública Las distribuciones públicas las crea el administrador del sistema. Póngase en contacto con el administrador para información Uso de la opción Distribuciones públicas en el dispositivo Con la opción Distribuciones públicas, el dispositivo entrega el documento al servidor HP CR que descodifica la distribución y la envía a los destinatarios correspondientes. 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Pulse Distribuciones públicas. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). 3. Seleccione una distribución de la lista de Distribuciones públicas. 4. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 5. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 6. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 7. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 8. Para escanear otro documento usando la misma distribución, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Distribuciones públicas. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 15

23 5 Uso de una Hoja de enrutamiento Una Hoja de enrutamiento HP CR es una página especial con un código de barras que incluye las instrucciones de distribución para el documento. La Hoja de enrutamiento se puede crear con la interfaz HP CR Client y se puede especificar: Quién debe recibir el documento Qué canal de comunicaciones se utilizará (fax, correo electrónico, carpeta o impresora) Todas las conversiones opcionales de formato requeridas para cada destinatario La Hoja de enrutamiento facilita la identificación de los documentos que están listos para escaneado, de forma similar a la portada tradicional de un fax. Puede reusar las Hojas de enrutamiento para tareas estándar repetidas. Utilizar una Hoja de enrutamiento para: Escanear y enrutar varios documentos al mismo tiempo. Las Hojas de enrutamiento separan los documentos que se colocan juntos en un alimentador de documentos y cada conjunto de documentos tiene reglas de enrutamiento distintas. Enviar simultáneamente documentos impresos escaneados y documentos electrónicos en varios formatos a través de una transmisión. Si desea enviar por correo electrónico un documento impreso a un destinatario y enviarlo por fax a otro, será suficiente una única Hoja de enrutamiento con instrucciones para los dos destinos. Figure 5-1 Escanear y enrutar uno o varios documentos 16

24 5-1 Creación de una Hoja de enrutamiento Uso de una Hoja de enrutamiento 1. Abra el cliente HP CR. 2. La Hoja de enrutamiento se crea a partir de una distribución. Realice una de las acciones siguientes: Abra una distribución existente: Haga clic en Distribuciones. Haga clic para abrir una distribución de la lista. Cree una distribución nueva. (Creación de una distribución personal, 12) 3. Haga clic en Ver RS en la barra de menús para iniciar el lector predeterminado de PDF y mostrar una copia de la Hoja de enrutamiento asociada con la distribución. 4. Imprima la Hoja de enrutamiento. 5. Haga clic en Cerrar para volver al cuadro de diálogo Distribuciones. 6. Puede llevar la nueva Hoja de enrutamiento y el documento al dispositivo HP. (Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo, 17) 5-2 Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo Con la opción Hoja de enrutamiento, el dispositivo entrega el documento escaneado con una Hoja de enrutamiento (Creación de una Hoja de enrutamiento, 17) al servidor HP CR que descodifica el código de barras y distribuye el documento a los destinatarios correspondientes. 1. Coloque el documento con la Hoja de enrutamiento arriba. 2. En el dispositivo, cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 3. Pulse Hoja de enrutamiento. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). Si el escaneado con una sola pulsación está habilitado, se inicia el escaneado del documento. Vaya al Paso 6. Si escaneado con una sola pulsación NO está habilitado (el valor predeterminado), el dispositivo muestra el mensaje Listo o la pantalla Hoja de enrutamiento. Continúe con el paso siguiente. 4. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 5. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 6. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. HP CR le envía un correo electrónico de confirmación de entrega. Si no dispone de dirección de correo electrónico, el dispositivo imprime una confirmación de la entrega. 7. Para escanear otro documento usando la opción Hoja de enrutamiento, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Hoja de enrutamiento. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. TIP: Si crea una Hoja de enrutamiento para un grupo de distribución al que envía documentos habitualmente, guárdela y vuelva a usarla cuando la necesite. 17

25 6 Uso de Mis archivos Puede interesarle escanear y convertir documentos para uso propio sin distribuirlos a nadie más. No obstante, puede tener necesidad de almacenar estos documentos de forma segura y auditable. La función Mis archivos de HP CR le permite crear rápidamente una Hoja de enrutamiento o usar un botón en la pantalla del dispositivo HP para enrutar los documentos escaneados por usted directamente a su carpeta personal HP CR. NOTA: El administrador del sistema administra el almacenamiento de Mis archivos y puede establecer un límite de tiempo de almacenamiento. Consulte al administrador cuánto tiempo se mantienen estos documentos antes de desecharlos. Figura 6-1 Proceso de Mis archivos en HP CR 6-1 Revisión de la lista Mis archivos La lista Mis archivos indica el nombre del archivo, la fecha de creación y el tamaño de cada archivo guardado en la carpeta HP CR personal. En esta lista puede: Hacer clic en o en el nombre del archivo para abrir o guardar el PDF. (Abrir y guardar documentos desde Mis archivos, 19) Seleccionar un mensaje de la lista marcando la casilla a la izquierda del mensaje. O bien, marque la casilla en la barra de título para seleccionar todos los mensajes. A continuación, haga clic en una opción de la barra de menús para: Eliminar: eliminar el archivo. Mi hoja de enrutamiento: crear una hoja de enrutamiento. (Creación de una Hoja de enrutamiento para Mis archivos, 20) Reenviar datos adjuntos: adjuntar información adicional y/o documentos y a continuación enviar los archivos en un mensaje. (Envío de un mensaje desde HP CR Client, 8) 18

26 Uso de Mis archivos 6-2 Uso de Escanear a mis archivos en el dispositivo Con la opción Escanear a mis archivos, el dispositivo entrega los documentos escaneados al servidor HP CR y este los envía en formato de archivo electrónico a la carpeta Mis archivos en el cliente HP CR. 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Pulse Escanear a mis archivos. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). 3. Si se le solicita, introduzca la información de inicio de sesión para acceder a las opciones de Mis archivos. 4. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 5. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 6. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 7. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 8. Para escanear otro documento usando la misma opción, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Escanear a mis archivos. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 6-3 Abrir y guardar documentos desde Mis archivos Cuando HP CR termina de escanear y convertir el documento y lo envía a la carpeta personal del usuario, esta carpeta se puede ver mediante el Cliente de HP CR. Los archivos escaneados enviados a esta carpeta se guardan temporalmente. Copie los archivos de Mis archivos a otra ubicación si los desea conservar y usar a largo plazo. 1. Abra el cliente HP CR. 2. Haga clic en Mis archivos. 3. Haga clic en Archivos. 4. Haga clic en el nombre de archivo del documento en la lista HP CDR. 5. Puede abrir o guardar el archivo. Para ver el documento, haga clic en Abrir. Se inicia el lector de PDF y muestra el documento Mis archivos. Para guardar una copia del documento, haga clic en Guardar e introduzca una ubicación y un nombre. 19

27 6-4 Creación de una Hoja de enrutamiento para Mis archivos 1. Abra el cliente HP CR. 2. Haga clic en Mis archivos. 3. Haga clic en Archivos. 4. Haga clic en Mi hoja de enrutamiento en la barra de menús. 5. Seleccione el formato final para el documento escaneado. Uso de Mis archivos NOTA: Si selecciona un formato DOC, RTF o TXT, HP CR convierte los archivos de imágenes para que se puedan buscar en ellos y para que se puedan editar. (En los formatos PDF sólo se puede buscar). Las opciones que muestran las letras OCR indica que el sistema realizará reconocimiento óptimo de caracteres. Esto significa que HP CR leerá el archivo escaneado y determinará cómo convertir las letras y caracteres en texto. El texto escrito a mano no se reconoce seguirá siendo parte del documento como imagen. 6. En el cuadro de texto Nombre del archivo de datos adjuntos, introduzca el nombre del archivo que incluye la Hoja de enrutamiento. 7. Haga clic en Ver para inicia el lector de PDF mostrando una copia de la Hoja de enrutamiento que usted acaba de crear. 8. Realice los cambios que haya que realizar en el archivo. 9. Haga clic en Guardar. 10. Imprima la Hoja de enrutamiento. 11. Puede llevar la nueva Hoja de enrutamiento y el documento al dispositivo HP Uso de la hoja de enrutamiento del usuario NOTA: Todos los archivos escaneados con la hoja de enrutamiento Mis archivos aparecerán en la carpeta Mis archivos en HP CR Client. Desde el dispositivo HP puede enviar un mensaje con una hoja de enrutamiento mediante la opción Hoja de enrutamiento. (Uso de la opción Hoja de enrutamiento en el dispositivo, 17) 20

28 7 Escanear a un fax o a una carpeta 7-1 Uso de la opción Fax en el dispositivo Al introducir un número de fax y escanear el documento con la opción Fax, el dispositivo entrega el documento al servidor HP CR que envía el fax a los destinatarios correspondientes. De forma predeterminada, el escaneado a fax se realiza en blanco y negro puesto que los documentos no se pueden enviar por fax en color. Figura 7-1 Uso de la opción Fax 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Pulse Fax. (Si esta opción no aparece, búsquela con la barra de desplazamiento). 3. Pulse el cuadro de texto Número de fax e introduzca el número de fax de destino mediante el teclado numérico que se abre. Pulse Aceptar para cerrar el teclado numérico. NOTA: Si no introduce un número de fax, recibirá un mensaje de error. 4. Para enviar el fax sin agregar una portada, compruebe que la opción Agregar portada NO está seleccionada (si aparece esta opción). A continuación, pulse Siguiente. Continúe con el paso 5. Para agregar una portada usando HP OXPd 1.4: a Pulse el cuadro de texto Agregar portada. b Seleccione Sí y Aceptar para volver a la pantalla Fax. c Pulse Siguiente para mostrar la pantalla Portada. d Introduzca la información en los cuadros de texto Nombre del remitente, Nombre del destinatario y Asunto. Para realizarlo, pulse el cuadro de texto, use el teclado numérico, y pulse Aceptar para cerrar el teclado numérico. e Pulse Siguiente para mostrar la pantalla Fax. Para agregar una portada usando HP OXPd 1.6: a Pulse la casilla de verificación Agregar portada. b Introduzca la información en los cuadros de texto Nombre del remitente, Nombre del destinatario y Asunto. c Pulse Siguiente. 21

29 Escanear a un fax o a una carpeta 5. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 6. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 7. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 8. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 9. Para escanear otro documento usando la misma opción Fax, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Fax. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 7-2 Uso de la opción Escanear para mi en el dispositivo La opción Escanear para mi escanea un documento y lo envía a su PC para su posterior revisión y enrutamiento. Basándose en una directiva (regla), HP CR envía el documento a su dirección de correo electrónico (el valor predeterminado) o a una carpeta de Windows. La directiva la define el administrador del sistema y especifica el destino (correo electrónico o carpeta), así como el formato final en que se envía el documento. Mediante la opción Escanear para mi, el dispositivo entrega el documento al servidor HP CR y este lo procesa siguiendo la directiva personal del usuario y envía el documento a los destinatarios correspondientes. Figura 7-2 Uso de la opción Escanear para mi 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Pulse Escanear para mi. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). 3. Si se le solicita, introduzca la información para acceder a la opción Escanear para mi. 4. Pulse Siguiente, si fuera necesario. 5. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 6. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 7. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 22

30 Escanear a un fax o a una carpeta 8. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 9. Para escanear otro documento usando la opción Escanear para mi, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Escanear para mi. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 7-3 Uso de la opción Escanear a carpeta en el dispositivo Con la opción Escanear a carpeta, el servidor HP CR envía el documento a una carpeta predeterminada por el administrador del sistema. Figura 7-3 Uso de la opción Escanear a carpeta 1. Tome el documento y vaya al dispositivo. 2. Cargue el documento en el alimentador de documentos o colóquelo en el cristal de exposición. (Utilice el cristal de exposición únicamente si está escaneando una sola página.) 3. Pulse Escanear a carpeta. (Si esta opción no está visible, búsquela con la barra de desplazamiento). Si el escaneado con una sola pulsación está habilitado, se inicia el escaneado del documento. Vaya al Paso 6. Si escaneado con una sola pulsación NO está habilitado (el valor predeterminado), el dispositivo muestra el mensaje Listo para escanear o Escanear a carpeta. Continúe con el paso siguiente. 4. Opcionalmente, puede pulsar Opciones o Más opciones (Uso de la función Más opciones, 24) para cambiar la configuración de escaneado (por ejemplo los parámetros para controlar el enrutamiento y el formato de los documentos). 5. Pulse, Inicio o Escanear para empezar a escanear. Se mostrará un indicador de progreso. 6. Espere hasta que termine el trabajo. (De lo contrario, pulse Cancelar o Cancelar trabajo para detener el trabajo de escaneado). Cuando la transferencia haya terminado aparece un mensaje indicando el estado del trabajo. 7. Para escanear otro documento usando la carpeta de red especificada, pulse Atrás. Si la opción Completado está disponible, puede pulsarla para volver a la pantalla Escanear a carpeta. Para finalizar la sesión y volver al menú principal de HP CR, pulse, Aceptar o Salir. 23

31 8 Más opciones y preferencias 8-1 Uso de la función Más opciones Al trabajar con un mensaje nuevo o con una distribución nueva o ya existente, HP CR proporciona opciones para controlar el formato y el enrutamiento del documento. Haga clic en Opciones en la barra de menús y en aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. Puede incluir las fichas y opciones siguientes (no están todas las opciones disponibles para cada función de HP CR): General: únicamente es aplicable a las distribuciones. Estilo de hoja de enrutamiento: especifique el estilo como Simple o Estándar. Por ejemplo, un estilo estándar podría incluir la información de la empresa y/o una exoneración de responsabilidad. Publicar como público: publicar la distribución como disponible para los usuarios que se han suscrito a las distribuciones públicas. Retener Hoja de enrutamiento en el documento entregado: entregar la Hoja de enrutamiento junto con el documento. Normalmente no se entrega. Un solo uso: indique si el mensaje o la distribución se utilizará una sola vez. Caduca después de: especifique la fecha hasta la que el servidor procesará el mensaje. Ordenar encima del listado del dispositivo: coloca la distribución en primer lugar en la pantalla del dispositivo. Normalmente las listas se presentan alfabéticamente. Imprimir con preguntas: le permite introducir el valor para las preguntas asignadas al imprimir la Hoja de enrutamiento desde HP CR Client. Correo electrónico Fax Tipo de dirección: especifique el tipo de dirección como Para, CC o CCO. Datos adjuntos: introduzca el nombre de un archivo específico para adjuntar en la transmisión. Usar portada: seleccione enviar/no enviar una portada y selecciónela de una lista de estilos guardados. Entrega: introduzca el código de acceso (por ejemplo 9 para obtener una línea exterior para enviar faxes), solicite una vista previa de la transmisión antes de enviarla, especifique que un fax se envíe únicamente a un destino de fax seguro, defina una fecha/hora determinada para la entrega y/o defina la prioridad del envío. Carpeta: escriba el nombre del documento. Preguntas: indique que al realizar una tarea en HP CR, el sistema debe solicitarle que introduzca un número de cliente o, en ciertos departamentos jurídicos o bufetes de abogados, un número de expediente. Opciones personalizadas: muestra opciones personalizadas que el administrador puede haber creado y configurado para el uso de HP CR en su organización. Configuración de escaneado: únicamente es aplicable a las distribuciones. Proporciona la configuración de color, dúplex, creación de trabajos, orientación y resolución. Después de modificar las opciones en cada ficha, seleccione Guardar como preferencias para guardar la configuración de los mensajes o distribuciones futuros. 24

32 Más opciones y preferencias 8-2 Preferencias de configuración Puede establecer las preferencias generales de uso con HP CR. Todos los ajustes de configuración son opcionales. 1. Abra HP CR Client. 2. Haga clic en Preferencias. 3. Revise la información de usuario. De forma predeterminada, esta información se adquiere del inicio de sesión del dominio. 4. Haga clic en Agregar suscriptor para seleccionar las distribuciones compartidas a las que desea suscribirse y usar. Puede suscribirse a varias distribuciones. NOTA: Un usuario puede crear distribuciones para compartir con otros usuarios designándolas como Públicas. (Creación de una distribución compartida, 14) 5. Haga clic en Agregar delegado para introducir la dirección de correo electrónico de una persona que tenga permiso para gestionar los mensajes de usted y de enviar mensajes en su nombre. Puede especificar varios delegados. 6. Seleccione la dirección de una Impresora de red. Esto se puede referenciar con una regla en un servidor que enviará faxes entrantes a esta impresora. 7. En el cuadro de texto Asistente(s), escriba la dirección de correo electrónico de su asistente. 25

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