SOLUCIONES MINORISTAS INTEGRADAS: MEJORE SUS MÁRGENES INCREMENTANDO LA EFICIENCIA DE SUS OPERACIONES

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1 SOLUCIONES MINORISTAS INTEGRADAS: MEJORE SUS MÁRGENES INCREMENTANDO LA EFICIENCIA DE SUS OPERACIONES COMBINE SISTEMAS DE PUNTO DE VENTA (POS) Y ADMINISTRATIVOS (BACK-OFFICE) PARA CONSEGUIR UNA VISIBILIDAD Y CONTROL EXTRAORDINARIOS

2 RESUMEN EJECUTIVO Minoristas de todo el mundo compiten actualmente en mercados caracterizados por precios de materias primas en alza y baja demanda resultado de los elevados niveles de desempleo en muchos países. A pesar de esta dinámica, existen signos inequívocos de recuperación económica. A medida que la recuperación se acelera, los minoristas deberán aprovechar el incremento de la demanda manteniendo unos márgenes más ajustados que nunca. Para afrontar dichos retos, los minoristas están adoptando progresivamente soluciones tecnológicas integradas que permitan una gestión comercial multi-canal para la venta física y en línea, optimizando a la vez sus operaciones internas. Estas soluciones combinan sistemas de punto de venta (POS) convencionales con funcionalidades de comercio electrónico y capacidades administrativas de tipo ERP. Además, su naturaleza integrada ofrecerá al minorista una visión integral del negocio que permite optimizar las operaciones y aumentar los márgenes comerciales. Históricamente, este tipo de soluciones han estado fuera de alcance de la mayoría de compañías. Sin embargo, recientes avances en software de código abierto las han hecho asequibles para empresas minoristas de mediano y pequeño tamaño. En consecuencia, un creciente número de empresas minoristas están utilizando la tecnología integrada para mejorar el rendimiento de sus operaciones en las áreas de finanzas, ventas, compras, almacenes y gestión de datos maestros. Este estudio describe cómo una solución minorista integrada de código abierto puede ofrecer una visibilidad de negocio más completa y efectiva. En particular, presenta las 10 funcionalidades clave que caracterizan a este tipo de soluciones, así como sus plazos de implantación medios y costes estimados, a fin que pueda evaluar cómo dicha solución impulsará el crecimiento de su negocio.

3 VISIÓN ACTUAL DEL COMERCIO MINORISTA Y LOS SISTEMAS POS Antes de explorar la relación entre los sistemas POS y su interacción con sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) más avanzados, revisaremos rápidamente el modo en que aquellos funcionan en la actualidad. Resulta obvio que los sistemas POS más modernos han reemplazado las cajas registradoras manuales y que aprovechan la tecnología de pantalla táctil para facilitar su uso y adopción por los empleados y gerentes de las tiendas. Los sistemas POS permiten realizar una gran diversidad de transacciones a los minoristas, incluyendo ventas, intercambios, devoluciones y descuentos promocionales. Asimismo, facilitan la gestión multi-divisa de los diferentes medios de pago (efectivo, tarjeta de crédito y débito, cheque). Las soluciones avanzadas basadas en Java como Openbravo POS son independientes del hardware subyacente, pudiendo así operar indistintamente sobre cualquier dispositivo, terminal o tableta que satisfaga las necesidades de su negocio. Tradicionalmente, los sistemas POS se han destinado a realizar las siguientes operaciones: Eficiente procesamiento de los clientes en las cajas registradoras - asegurando que las diversas operaciones (devoluciones, cambios, tarjetas de regalo, promociones) son gestionadas por los empleados con una formación mínima. Gestión eficaz y precisa de los ingresos en tienda - incluyendo la gestión de efectivo y reembolsos por los empleados, tarjetas de crédito y débito y cheques, en ocasiones multi-divisa. Gestión eficaz y precisa del inventario en tienda - incluyendo tanto las existencias expuestas como las de reposición. La información de inventario se utiliza para automatizar los recuentos y reposiciones de inventario Los minoristas de menor tamaño, posiblemente operando una sola tienda y unas cuantas cajas, pueden gestionar sus negocios de forma manual con hojas de cálculo ( o incluso de cabeza!). Sin embargo, cualquier organización minorista actual de un tamaño superior deberá automatizar dichas funciones mediante un sistema POS. Ahora más que nunca, los minoristas y franquiciados se enfrentan a un creciente volumen de datos de transacciones de clientes que deben ser agregados y analizados para evaluar el rendimiento del negocio. Las organizaciones con visión de futuro están obteniendo una rentabilidad superior a través de un mayor control y visibilidad de las operaciones diarias, tales como control de inventarios, compras, recepción y transferencia de mercancía, y gestión de la información de ventas a efectos de análisis e informes. Esto se logra agregando capacidades administrativas que normalmente se clasifican como Enterprise Resource Planning (ERP). Si no está familiarizado con los sistemas ERP, eche un vistazo rápido a la barra lateral de ERP: Una breve introducción para minoristas. ERP: UNA BREVE INTRODUCCIÓN PARA MINORISTAS Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) integran los datos internos y externos de toda una empresa incluyendo ventas, inventario, contabilidad, fabricación, servicios, etc. Una solución ERP integrará y presentará toda la información asociada en vistas flexibles que satisfagan las necesidades de todos los empleados, desde el dependiente y gerente de tienda hasta el más alto ejecutivo de la compañía. El objetivo de un sistema ERP es presentar una visión única y simplificada de la información corporativa a las partes pertinentes para que estas puedan tomar mejores decisiones de negocio, resultando en una eficiencia organizativa muy superior. Openbravo es único entre los proveedores de ERP gracias al concepto desarrollado con su solución Agile ERP. Para obtener más información acerca de Agile ERP de Openbravo, refiérase a nuestro documento: Aumente del rendimiento de su negocio con Agile ERP.

4 EL ÉXITO MINORISTA MÁS ALLÁ DEL SISTEMA POS Independientemente de las dimensiones de su negocio, sea este una sola tienda o una compleja organización multi-tienda, multi-país y multi-canal, las funcionalidades adicionales que proporcionan actualmente los sistemas POS y ERP integrados pueden conducir su empresa a cotas de eficiencia y rendimiento extraordinarias. Si bien es cierto que existen ofertas comerciales en el mercado con este propósito, no es menos cierto que la mayoría son solo adecuadas para minoristas en la lista Fortune 5000, debido a su costo, complejidad, y largos periodos de implantación. Para obtener mayor información sobre este tema, vea el Cuadro 1: Comparación entre soluciones POS+ERP de naturaleza comercial vs. código abierto. Tabla 1: Comparación entre soluciones POS+ERP de naturaleza comercial vs. código abierto. MÉTRICO MEDIA DE LA INDUSTRIA* AGILE ERP DE OPENBRAVO Supera el plazo establecido 57% 25% Duración del proyecto de implantación 18,4 meses 3-4 meses Costo total de la implantación $ $ Costo total de implantación (% de ingresos) 69% ~1% Coste total de implantación supera el presupuesto 54% 20% Existe una tendencia creciente en el comercio minorista, en particular en las organizaciones de mayor tamaño, a dotar las tiendas individuales de una mayor autonomía en la toma de decisiones de productos y promocionales relacionadas con su ciudad, región o país. Introducir esta independencia en su organización minorista (habilitada mediante la funcionalidad del sistema ERP) permite a los gerentes trabajar de un modo más agresivo con vistas a satisfacer sus propios objetivos de negocio y cuenta d resultados. Para las empresas minoristas franquiciadas, estas capacidades son si cabe aún más deseables, ya que un ERP reduce el tiempo de puesta en marcha de una franquicia. Por otra parte, el ERP es percibido por los franquiciados como un valor añadido durante el proceso comercial franquiciado debido a la probada estabilidad que aporta a cada operación. Dado que Openbravo ERP es una solución 100% web, las redes de franquicias pueden incorporar franquiciados adicionales de forma acelerada, sin necesidad de dotarlos del equipamiento de oficina habitual, realizar implantaciones en tienda o asumir los costes de soporte asociados. La expansión de las capacidades tecnológicas del negocio minorista desde el POS hasta el ERP le permite disfrutar de lo mejor de ambos mundos - una capacidad de gestión superior a nivel de tienda por un lado, y una gestión más coherente y amplia de las políticas y reglas corporativas por el otro. A continuación, presentamos algunos ejemplos de los beneficios que una solución integrada ofrece en la gestión de operaciones minoristas: Finanzas - Gestión del rendimiento económico de las tiendas y franquicias con cuentas de resultados individuales. En el caso del negocio franquiciado, una solución de venta minorista integrada le permite definir y controlar una cuenta de resultado por franquiciado, obteniendo así una mayor visibilidad de sus operaciones. Para redes de tiendas propias, una solución de venta minorista integrada le permite analizar las tiendas como entidades individuales, dotadas de sus propias cuentas de resultados, mostrando así de forma clara y sencilla su contribución al negocio de la empresa. Ventas Aplicación del nivel de control adecuado sobre políticas de precios y otros parámetros operativos mediante una solución integrada. Por ejemplo, si desea establecer listas de precios aplicables a toda la red o a una zona específica, puede establecer una

5 lista de precios maestra para el ámbito deseado. Si por el contrario desea permitir que cada tienda goce de cierta discrecionalidad en materia de precios, puede hacerlo de forma transparente con una solución minorista integrada. Gestión de la cadena de suministro - Análisis del rendimiento de producto en términos de ventas (o su ausencia) en todas las tiendas de su organización a través de una solución minorista integrada. Asimismo, puede analizar el rendimiento de cada producto a nivel global, nacional, regional y municipal, permitiendo una planificación de reposición de almacén más eficiente. Esta solución también ayuda a eliminar las situaciones de inaplicación de contrato, en las que una tienda paga más por un producto específico puesto que desconoce la existencia de una descuento negociado por otra parte de la organización minorista. Gestión de datos maestros - Creación de un repositorio centralizado y estandarizado para todos los datos de negocio. Una solución minorista integrada incluye un sistema centralizado y unificado para la gestión de los datos comerciales. Ello permite la incorporación de nuevos productos al surtido en inventario de manera más eficiente. Gracias a un acceso directo a la introducción de nuevos productos que son compartidos de forma inmediata con el sistema POS, los minoristas pueden añadir nuevos productos más rápidamente y con mayor precisión. GESTIÓN DE OPERACIONES MINORISTAS MULTI-NACIONALES La gestión de una operación de venta internacional es enormemente compleja porque cada país presenta diferentes entornos normativos y fiscales que determinan la clasificación, precio y nivel de impuestos apropiados para cada producto. Considerando estas diferencias, la estrategia inicial más apropiada parece ser la construcción de sistemas específicos para cada país, que les doten de la autonomía suficiente para afrontar dichos desafíos. Sin embargo, esta estrategia resulta enormemente problemática en el largo plazo, dado que los sistemas específicos de cada país crean incompatibilidades que, en última instancia, fragmentan su información y reducen por ende su eficacia. Adicionalmente, la fragmentación de información crea problemas para los programas de fidelización de los clientes, puesto que su personal en tienda es incapaz de ofrecer una experiencia coherente al cliente. Por ejemplo, si usted gestiona una operación de venta minorista de artículos de lujo, desea asegurarse de que un cliente que adquiere un par de zapatos exclusivos en Milán y decide devolverlos en Dubai, puede realizar la operación de forma transparente y sencilla. Por otro lado, es importante recordar que, a medida que sus operaciones comerciales se expanden a otros países, la falta de una solución de venta minorista integrada le llevará necesariamente a hacer concesiones dolorosas entre autonomía e integración. Por el contrario, la utilización de una solución de administrativa integrada le permite operar internacionalmente con un conjunto unificado de datos que presenta una visión coherente de sus clientes. Además, dispondrá de una gestión multi-divisa, una visión única de sus productos y la posibilidad de introducir políticas de precios y promocionales a nivel país o regional. Un requisito fundamental para cualquier organización comercial que desee realizar (o planee hacerlo) operaciones físicas internacionales es la posibilidad de soportar regímenes fiscales y divisas adicionales. La mayoría de sistemas de negocio tradicionales proporcionan una funcionalidad fija en este sentido, requiriendo costosas personalizaciones para introducir divisas y regímenes

6 fiscales adicionales. Openbravo es, por el contrario, una solución modular, 100% web y que ofrece un gran número de módulos pre-construidos. Hoy constituye la forma más rápida y rentable de ampliar su solución de comercio minorista. Para conocer más detalles sobre el creciente número de módulos de Openbravo localizados internacionalmente, por favor visite: openbravoerp/localizationmodules INTEGRACIÓN DE COMERCIO EN LÍNEA CON EL COMERCIO EN TIENDA O FÍSICO La necesidad de un canal de venta en línea como vía de crecimiento para su negocio dependerá en gran medida del tipo de producto comercializado y del proceso de venta asociado. En última instancia, cualquier organización minorista deberá disponer de una presencia en línea si desea competir con éxito. Desde una perspectiva de gestión empresarial, el reto que presenta el comercio en línea radica en la coordinación de los datos comerciales multi-canal, esto es, en línea y en tienda. La coordinación necesaria puede lograrse mediante la utilización de una plataforma de comercio en línea integrada con el ERP administrativo. Por ejemplo, el ERP de Openbravo cuenta con un módulo de integración con Magento - la principal aplicación de comercio en línea de código abierto. Para más información sobre el particular, consulte la barra lateral Openbravo and Magento The Winning Open Source Retail Combination Una preocupación creciente para los minoristas con ventas multi-canal provenientes del comercio en línea y físico es ofrecer una experiencia coherente al cliente. En concreto, cómo permitir a sus empleados ofrecer a sus clientes interacciones físicas y online profesionales y a la vez personalizadas (incluyendo soporte para múltiples dispositivos como ordenadores, teléfonos móviles y tabletas)? Todos estos factores apuntan a la necesidad de un sistema minorista integrado, donde la información fluya en ambos sentidos entre los sistemas POS y su sitio de comercio electrónico a un único sistema ERP. OPENBRAVO Y MAGENTO - LA COMBINACIÓN GANADORA ENTRE LAS SOLUCIONES DE CÓDIGO ABIERTO PARA EL SECTOR MINORISTA Para facilitar la creación de una solución minorista integrada, Openbravo ha creado un módulo de integración con Magento, la plataforma de código abierto líder en comercio electrónico. Esto permite a los usuarios comunes de ambos productos disponer de una visión única y consolidada en las ventas multi-canal. Magento es una potente plataforma de comercio electrónico que los minoristas pueden utilizar para construir y operar tiendas en línea. Robusta, flexible, y altamente personalizable, Magento permite a las empresas satisfacer necesidades complejas y crear experiencias personalizadas de comercio en línea. La soluciones Magento Enterprise ofrecen acceso a nivel de código y base de datos, robustos API de servicios Web, así como una biblioteca de extensiones que los minoristas pueden utilizar para extender y personalizar sus tiendas en línea. BENEFICIOS DEL SOFTWARE DE CÓDIGO ABIERTO PARA EL SECTOR MINORISTA Existe abundante literatura sobre las diferencias entre el código abierto y software comercial estándar. De forma resumida, el código abierto sigue ganando terreno frente al software comercial, en particular entre las empresas pequeñas y medianas que necesitan mantener sus recursos y la agilidad del negocio simultáneamente. A modo de ejemplo, Openbravo Community Edition ha sido descargado más de de veces y Openbravo POS más de veces a mediados de A continuación se presenta un resumen de los beneficios que la adopción de una solución minorista de código abierto aportará a su empresa: Rentable - Los sistemas POS y ERP tienen un coste muy elevado. Además, sus implantaciones tienden a ser prolongadas y caras. Por otra parte, estos productos comerciales también obligan a asumir un coste de mantenimiento que representa un 18-20% del precio de la licencia por

7 año. Por el contrario, el software de código abierto no tiene gastos de mantenimiento y puede probarse de forma gratuita. Riesgo reducido - Dado que el software de código abierto puede probarse antes de su adquisición, los minoristas pueden descargar y experimentar con las soluciones de código abierto POS, ERP y las aplicaciones de comercio en línea. Esto les permite garantizar que las aplicaciones que seleccionen cubrirán las necesidades específicas de su negocio, de forma que pueda adquirirlas e implantarlas con total confianza. Seguridad - La disponibilidad total que ofrece el código abierto lleva a muchos expertos en seguridad a considerar que el código abierto es más seguro que el propietario. Esto es debido a que los usuarios finales pueden evaluar e introducir parches de seguridad en el código, así como a que el código debe ser capaz de resistir los ataques de los piratas informáticos que pueden descargarlo de forma gratuita. La enorme y vibrante comunidad de desarrolladores de código abierto de Openbravo disfruta de una ventaja clara en temas de seguridad sobre los reducidos equipos propietarios que dependen de la seguridad por ocultación. Flexibilidad - Cualquier usuario de software de código abierto puede examinar el código fuente y hacer las modificaciones sobre el mismo que considere apropiadas. Esto permite a los clientes técnicamente cualificados eliminar los problemas que pueden encontrarse, así como agregar la funcionalidad que necesitan. Basado en estándares - La interoperabilidad con otros sistemas software facilita su integración con una amplia gama de productos complementarios para satisfacer las necesidades de negocio. El software de código abierto utiliza estándares abiertos que proporcionan una definición clara de cómo la información y los datos se van a intercambiar entre los diferentes sistemas o componentes que operan conjuntamente. SOLUCIONES MINORISTAS INTEGRADAS PARA EL MUNDO REAL El tamaño de su negocio minorista, pequeño, mediano o grande es irrelevante. Sin embargo, una vez comprenda el valor que un sistema ERP puede ofrecer a su negocio, es importante que se informe acerca de los beneficios y características específicas que debería exigir a su sistema ERP. Independientemente de que seleccione un ERP de código abierto o comercial, existen ciertas funcionalidades clave necesarias para asegurar su éxito. Para obtener una lista de requisitos clave, vea por favor el Cuadro 2: Lista de las 10 funcionalidades clave para la soluciones minoristas integradas. Table 2: Top 10 Capabilities Checklist for Integrated Retail Solutions POS ERP Gestión de clientes e inventario Más allá de la funcionalidad básica de gestión de efectivo y las operaciones más comunes como reembolsos, tarjetas crédito y débito, cheques y soporte multi-divisa, su sistema POS debería proporcionar visibilidad e información suficiente sobre el estado de inventario que su ERP puede utilizar. Usabilidad intuitiva Una tecnología adoptable debe ser fácil de usar. Los sistemas ERP tradicionales suelen fracasar debido a su baja usabilidad. Ciertas características habituales como las vistas multi-pestaña, los paneles multi-línea tipo hoja de cálculo, así como la ayuda contextual, facilitan enormemente la adopción de su ERP

8 POS Integración con dispositivos externos Asegúrese de que su sistema POS es lo suficientemente flexible como para soportar múltiples dispositivos externos, incluyendo escáneres de código de barras, básculas, visores de cliente, lectores de tarjetas de crédito y cajas registradoras. Dispondrá así de la flexibilidad para cambiar el equipamiento minorista utilizado en respuesta a las necesidades del negocio. ERP Modularidad La posibilidad de agregar funcionalidades pre-construidas al núcleo de su sistema ERP le permite añadir nuevas capacidades cuando lo necesite a un coste razonable. El reducido alcance funcional de la aplicación principal que así se asegura permite ofrecer tiempos de implantación muy acotados. Integración con pasarela de pago Para integrar eficazmente los datos de comercio en línea y físico, el sistema POS debe ofrecer la integración con las plataformas de comercio en línea más populares. Integración ERP Para crear una solución minorista integrada, su sistema POS deberá integrase adecuadamente con un sistema ERP, así como con otras aplicaciones administrativas. La utilización de sistemas POS pre-integrados reducirá sus costes totales y el tiempo de implantación. Interfaces de usuario programables Cada usuario minorista debería disponer de una interfaz de usuario programable que se adapte a sus funciones específicas. Asegure que las interfaces de usuario del sistema POS son programables para facilitar dicha adaptación. 100% basado en la Web A menudo, el Retorno de la Inversión (ROI) es difícil de calcular en la evaluación de software empresarial. Para ofrecer un rápido retorno de la inversión, el sistema ERP debe ser 100% web, para así evitar costosas y lentas actualizaciones de software. Por otra parte, una solución basada en la web acelera su implantación de forma muy significativa. Personalización En términos generales, las empresas deben tratar de extender y evitar personalizar el sistema ERP. Sin embargo, la personalización del sistema deberá ser posible en caso de necesidad. Hay dos factores que contribuyen a la facilidad de personalización: La modularidad y el tipo de licencia de uso de la solución. Si esta última es de código abierto, podrá modificar el software sin incurrir en obligaciones o costes de licencia de ningún tipo. Interoperabilidad Para garantizar que su ERP puede funcionar con los sistemas existentes y crecer con su negocio, deberá asegurar que es interoperable con otros sistemas de software. En términos generales, el software de código abierto utiliza estándares abiertos que facilitan enormemente la interoperabilidad.

9 COSTO Y TIEMPO DE IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES MINORISTAS INTEGRADAS En su proceso de búsqueda de una solución minorista integrada adecuada, es fundamental que compare sus necesidades y la complejidad de la solución que desea con su presupuesto y el tiempo disponible para su implantación. En este sentido, son sobradamente conocidos los sobrecostes y retrasos asociados a los procesos de implantación de los sistemas ERP tradicionales. A modo de ejemplo, y para ayudar a estimar el coste y tiempo de implantación de Openbravo, refiérase al Cuadro 3: Escenarios ejemplo de costes e implantación de Openbravo Retail. Tabla 3: Escenarios ejemplo de costes e implantación de Openbravo Retail MINORISTA PEQUEÑO MINORISTA MEDIO MINORISTA GRANDE # De Tiendas Número de países con tiendas Suscripción de software / añor / añor / añor Costo de implantación Coste de mantenimiento Incluido Incluido Incluido Costes de soporte Incluido Incluido Incluido CONCLUSIÓN Los minoristas operan en uno de los entornos empresariales más competitivos y hacen frente a enormes desafíos y oportunidades sin precedentes en la actualidad. Ahora más que nunca, la tecnología puede ofrecer nuevas ventajas competitivas para incrementar la agilidad y eficiencia de las operaciones minoristas. La introducción de sistemas minoristas integrados con sistemas POS tradicionalmente independientes, permite a los minoristas una comprensión más profunda y sofisticada de su negocio. A su vez, ello conduce a decisiones más acertadas y a una mayor comprensión de las razones del éxito (o fracaso) de los distintos productos, tiendas y empleados de su empresa. Si bien la perspectiva de migrar sistemas administrativos de hojas de cálculo o paquetes contables básicos a un sistema ERP o similar solía ser un reto inasumible para muchas compañías, la introducción del software de código abierto ha cambiado esta realidad por completo, haciendo los sistemas ERP asequibles y accesibles a minoristas pequeños y medianos. De este modo, las antiguas barreras a la utilización de la mejor tecnología han desaparecido, introduciendo nuevas oportunidades que usted puede aprovechar para mejorar la eficiencia y rentabilidad de su negocio. Al mismo tiempo, las soluciones minoristas integradas le permiten mejorar la satisfacción total del cliente, conduciéndole naturalmente a un escenario de mayor fidelización y venta recurrente a nivel tienda y cliente. Todos estos beneficios están a su alcance mediante el uso de una solución integrada para la optimización de la cadena de suministro, gestión centralizada de productos y promociones, y asegurando la coherencia multi-canal, multi-tienda e incluso internacional de su marca. Si desea saber más sobre los beneficios que una solución minorista integrada puede aportar a su negocio, Openbravo y su red de socios certificados estarán encantados de ayudarle. Para ello, deberá solo rellenar nuestro formulario de contacto en

10 ACERCA DE OPENBRAVO Descargado más de de veces, Openbravo es el líder mundial en soluciones web ERP de código abierto. Descargado más de veces, Openbravo POS es la solución POS de código abierto más popular del mundo. Openbravo, la empresa del ERP ágil, comercializa su Edición Profesional exclusivamente a través de una red global de partners, cuya experiencia resulta indefectiblemente en procesos de implantación rápidos y asequibles. Asimismo, los partners Openbravo aportan su experiencia de implantación para la selección creciente de más de 320 módulos de Openbravo, que proporcionan localización y funcionalidad al producto principal. Openbravo dispone de oficinas en los EE.UU., España e India.

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