El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal

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1 Unidad El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal En esta unidad aprenderemos a: Y estudiaremos: Analizar el tratamiento contable de las operaciones de tesorería y de personal, e identificar las cuentas para su registro. Realizar el registro y control contable de los hechos relacionados con la gestión de la tesorería, y las relaciones con los bancos para el cobro y descuento de efectos, analizando su casuística. Registrar las operaciones de personal relacionadas con el pago de sus retribuciones, con la Seguridad Social y con la Hacienda Pública. Registrar las operaciones de una empresa, y llevar el seguimiento y control de las operaciones de tesorería y de personal. La relación con los bancos para la gestión de cobros y pagos. El registro contable del cobro y del descuento de efectos. La contabilización de las operaciones de personal, identificando los documentos soporte y analizando las cuentas y su tratamiento contable. El registro y control contable de las operaciones de tesorería y de personal de la empresa simulada Biciworld, con el programa ContaPlus.

2 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Simulación Actividades de la empresa Biciworld Tras la puesta en marcha de la empresa, y realizadas las primeras operaciones de compraventa, Eduardo tiene unos cobros pendientes por las ventas que ha realizado a crédito, algunos recogidos en letras de cambio que tendrá que cobrar cuando lleguen los vencimientos. También va a tener que realizar unos pagos como consecuencia de las compras que ha efectuado a crédito, muchos de ellos instrumentados mediante letras de cambio que ha aceptado y domiciliado en su banco, y que tendrá que atender a su pago cuando lleguen los vencimientos. Como empresario, Eduardo se halla ante una nueva situación que necesita controlar, y para ello precisa más información con la que resolver sus dudas y poder tomar decisiones: Cómo gestionar el cobro de los efectos a cargo de sus clientes? Qué hacer si algún cliente no paga la letra de cambio que había aceptado? Cómo podrá recuperar su dinero? Qué servicios y ayudas le pueden prestar los bancos respecto a estos aspectos? Cómo deberá realizar el registro contable de estas operaciones? Además, algunos de los efectos y recibos que tiene a cargo de sus clientes vencen en fechas próximas, y debe realizar ya las gestiones para poder cobrarlos. Por otra parte, su empleado, Jaime, va a cumplir el primer mes de trabajo y debe pagarle el sueldo correspondiente. Cómo deberá registrar en la contabilidad el pago de la nómina de su empleado y de sus obligaciones con la Seguridad Social y con la Agencia Tributaria por este motivo? Plan contable de Biciworld Para contabilizar las operaciones, además de localizar e identificar las cuentas en el PGC de Pymes, habrá que consultar el Plan contable de la empresa Biciworld que hemos creado a lo largo de las unidades anteriores, y que seguiremos completando con las nuevas cuentas que necesitemos crear para registrar las operaciones de esta unidad. Cuentas de efectos a cobrar En la unidad anterior Eduardo decidió abrir en su empresa la cuenta 439. Efectos sin aceptar a cobrar, y sus subcuentas 4390, 4391, 4392 y 4395, para recoger los efectos pendientes de cobro que tiene sin aceptar por sus clientes. Libros auxiliares de la cartera de cobros Recordemos que Eduardo lleva los libros siguientes para controlar su cartera de cobros: Libro Auxiliar de cobros para registrar los cobros pendientes cuando no estén documentados en efectos. Libro Auxiliar de efectos a cobrar para registrar todos los efectos que emita a cargo de sus clientes y deudores, se encuentren o no aceptados, con el fin de controlar la situación en que se encuentran y registrar las indicaciones de los cambios de situación que vayan experimentando estos efectos en las casillas de Banco tenedor, fecha abono banco y Observaciones (enviados al banco en gestión de cobro, al descuento, impagados, cobrados, etc.). Operaciones de Biciworld Día 25 de noviembre Eduardo tiene algunos efectos a cobrar que ya están próximos a vencer. Revisa su cartera de efectos y comprueba los que tiene emitidos con los registrados en el libro Auxiliar de efectos a cobrar, para estar seguro de que no ha extraviado ninguno. Después de esta comprobación, Eduardo lleva al banco los efectos que van a vencer durante los próximos días, para que se encargue de gestionar su cobro. Los datos de los efectos que lleva a UniBank para la gestión de cobro son los que aparecen relacionados en la tabla 5.1: Fecha operación Librado Nominal Fecha acepto Fecha vto Bike Total, S.L , Eurodeporte, S.A , Everest, S.A , Eurodeporte, S.A ,00 sin aceptar Bike Total, S.L , Tabla 5.1. Datos de los efectos que Eduardo lleva al banco para la gestión de cobro. 164

3 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Día 27 de noviembre UniBank cobra los gastos correspondientes a los efectos enviados en gestión de cobro. La factura recibida es la que aparece en la figura 5.1. UniBank Oficina 12 Calle de la Esfera, Madrid NIF: A BICIWORLD Eduardo Fernández Rus Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Adeudo en cuenta: Concepto: Gastos de cobro de efectos Madrid, 27 de noviembre Comisión Librado Nominal Vencimiento Tipo Importe Correo Eurodeporte, S.A , ,50 % 15,00 0,40 Bike Total, S.L , ,50 % 20,00 0,40 Eurodeporte, S.A , ,50 % 25,00 0,40 Everest, S.A Bike Total, S.L , , ,50 % 0,50 % 25,00 50,00 0,40 0,40 Totales: euros Efectos: Nominales: Comisiones: Correo: ,00 135,00 2,00 Comisiones... Correo... IVA (18 % s/ 135,00) ,00 2,00 24,30 Total adeudo ,30 euros Fig Factura emitida por UniBank por los gastos correspondientes a los efectos enviados en gestión de cobro. Día 28 de noviembre UniBank comunica a Eduardo que tiene en su poder un efecto a su cargo sin aceptar girado por Todobici, S.A., con vencimiento el 28 de noviembre e importe 5 000,00, y pide conformidad para efectuar el pago con cargo a la cuenta corriente. Tras comprobar los datos del efecto en el libro Auxiliar de pagos, Eduardo da su conformidad, por lo que el banco procede a pagarlo. Día 30 de noviembre Eduardo paga hoy a su empleado, Jaime, el sueldo correspondiente al mes de noviembre, según se detalla en la hoja de nómina (figura 5.2). Le entrega un cheque de UniBank. Además, elabora el boletín de cotización TC1 y lo deja cumplimentado para su pago el próximo mes (figura 5.3). (Continúa) 165

4 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Simulación (Continuación) Empresa: BICIWORLD. Eduardo Fernández Rus Domicilio: Avda. de la Luz, 12. Madrid N.I.F.: W Código de cuenta de la cotización a la Seguridad Social: Trabajador: Jaime Garrido Sanz N.I.F.: V N.º de afiliación a la Seguridad Social: Categoría o grupo profesional: Auxiliar administrativo Grupo de cotización: 7 Periodo de liquidación: del 1 de noviembre al 30 de noviembre Total días: 30 I. DEVENGOS 1. Percepciones salariales Salario base Complementos salariales Horas extraordinarias Gratificaciones extraordinarias Salario en especie 2. Percepciones no salariales Indemnizaciones o suplidos Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos 1 200,00 Otras percepciones no salariales A. TOTAL DEVENGADO 1 200,00 II. DEDUCCIONES 1. Aportación del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta Contingencias comunes (4,70 %) 65,80 Desempleo (1,55 %) 21,70 Formación profesional (0,10 %) 1,40 Horas extraordinarias Fuerza mayor Resto TOTAL APORTACIONES 2. Impuesto sobre la renta de las personas físicas (2 %) 3. Anticipos 4. Valor de los productos recibidos en especie 5. Otras deducciones 88,90 24,00 B. TOTAL A DEDUCIR LÍQUIDO TOTAL A PERCIBIR (A-B) Firma y sello de la empresa BC BICIWORLD Avda. de la Luz, 12. Madrid 30 de noviembre 112, ,10 DETERMINACIÓN DE LAS BASES DE COTIZACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL Y CONCEPTOS DE RECAUDACIÓN CONJUNTA Y DE LA BASE SUJETA A RETENCIÓN DEL I.R.P.F 1. Base de cotización por contingencias comunes Remuneración mensual 1 200,00 Prorrata pagas extraordinarias 200,00 TOTAL 1 400,00 2. Base de cotización por contingencias profesionales (A.T. Y E.P.) y conceptos de recaudación conjunta (Desempleo, Form. Prof., FOGASA) 1 400,00 3. Base de cotización adicional por horas extraordinarias 4. Base sujeta a retención del I.R.P.F ,00 Fig Nómina del mes de noviembre del trabajador de Biciworld. 166

5 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Fig Boletín de cotización TC1 del mes de noviembre. (Continúa) 167

6 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Simulación (Continuación) Día 5 de diciembre UniBank ingresa en la c/c de Eduardo el importe del nominal del efecto a cargo del cliente Eurodeporte, S.A., con vencimiento el día 4 de este mes, que fue enviado en gestión de cobro y que ha sido cobrado. Día 7 de diciembre En esta fecha se recibe un nuevo pedido realizado a Todobici, S.A., de unas bicicletas de paseo y otras de montaña. En la figura 5.4 aparecen detallados todos los datos de la factura. Los gastos de la operación se reparten a los diferentes artículos en proporción a las cantidades adquiridas de cada uno. Día 9 de diciembre Eduardo ha estado consultando los libros Auxiliares de la cartera de pagos y cobros, y ha realizado unos cálculos aproximados de los desembolsos que tendrá que realizar hasta final de mes (pagos a proveedores, sueldo de Jaime, teléfono, electricidad, agua, etc.). A la vista de los mismos piensa que puede llegar a tener problemas de liquidez, y para prevenirlos decide descontar en el banco algunos efectos a cargo de sus clientes. Lleva a UniBank para su descuento los siguientes efectos: Librado y vencimiento Librado y vencimiento Nominal Nominal Eurodeporte, S.A. 3000,00 Bike Total, S.L ,00 TODO BICI Carretera de Carril, s/n Vilagarcia de Arousa Pontevedra NIF: A Teléfono: Factura : H304 Destinatario 7 de diciembre Eduardo Fernández Rus - BICIWORLD Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Concepto Precio unitario Importe 30 Bicicletas PH-1 210, ,00 40 Bicicletas PH-2 Observaciones: 220,00 Subtotal - Descuento comercial 4 % Subtotal - Descuento por pronto pago 2 % TODO + Portes y seguros IVA (18 %) Total factura Subtotal 8 800, ,00 604, ,00 289,92 70, ,08 BICI 2 569, ,77 Forma de pago: Por transferencia bancaria el día 22 de diciembre de ,77. Fig Factura presentada por Todobici, S.A. 168

7 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Día 10 de diciembre Biciworld paga, a través de su cuenta corriente en Uni- Bank, un efecto a su cargo, aceptado y domiciliado, girado por Luis Gómez, S.L., y con vencimiento el 10 de diciembre e importe de 3 000,00. Día 11 de diciembre UniBank ingresa en la cuenta corriente de Biciworld el importe líquido del descuento de los efectos enviados con fecha 9 de diciembre, según se detalla en la factura (figura 5.5). UniBank Oficina 12 Calle de la Esfera, Madrid NIF: A BICIWORLD Eduardo Fernández Rus Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Adeudo en cuenta: Concepto: Liquidación de remesa de efectos Madrid, 11 de diciembre Comisión Librado y vencimiento Nominal Tipo interés Días Descuento Tipo Importe Correo Eurodeporte, S.A. - Vto: ,00 5 % 24 9,86 0,50 % 15,00 0,40 Bike Total, S.L. - Vto: ,00 5 % 42 57,53 0,50 % 50,00 0,40 Totales: euros Efectos: Nominales: Descuento: Comisiones: Correo: ,00 67,39 65,00 0,80 Importe nominal... Intereses... Comisiones... Correo ,00 67,39 65,00 0,80 Total adeudo ,81 euros Fig Liquidación de descuento de efectos. (Continúa) 169

8 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Simulación (Continuación) Día 12 de diciembre UniBank ingresa en la cuenta corriente de Biciworld el importe del nominal del efecto a cargo del cliente Bike Total, S.L., con vencimiento a 12 de diciembre, que fue enviado en gestión de cobro y que ha sido cobrado. El importe es de 4 000,00. En esta misma fecha Eduardo realiza una venta a este mismo cliente, según se detalla en la factura correspondiente (figura 5.6). Eduardo se encarga de realizar el transporte de la mercancía vendida en la furgoneta de la empresa, si bien, tal como aparece en la factura, carga unos gastos por este concepto de 50. El importe que figura en la factura de cobro al contado es ingresado por el cliente, en esta fecha, en la cuenta corriente de Biciworld en UniBank. BICI WORLD BICI WORLD Eduardo Fernández Rus Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Tel n.º: E7 Factura Fecha: 12 de diciembre Cliente Bike Total, S.L. Carretera Madrid-Toledo, Pinto (Madrid) B Ref. Descripción Cantidad Precio Importe FPA Bicicleta paseo mod. FOR-PA , ,00 FMO Bicicleta montaña mod. FOR-MO , ,00 FPLE Bicicleta plegable mod. FOR-PLE , ,00 P1 Bicicleta paseo mod. PH , ,00 P2 Bicicleta montaña PH , ,00 Subtotal ,00 Descuento comercial (3 %) 621,00 Subtotal ,00 Descuento por pronto pago (2 %) 401,58 Subtotal ,42 Portes 50,00 Base imponible ,42 Forma de pago y observaciones Base imponible IVA 18 % Total factura Contado: ,36 euros Aplazado: 5 000,00 euros y vencimiento el día 12 de enero , , ,36 Fig Factura remitida a Bike Total, S.L 170

9 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Día 13 de diciembre Biciworld paga, a través de su cuenta corriente en Uni- Bank, un efecto a su cargo aceptado y domiciliado, girado por Luis Gómez, S.L., con vencimiento a 13 de diciembre y por importe de ,10. Día 15 de diciembre El cliente Eurodeporte, S.A., realizó un nuevo pedido que enviamos junto con la factura que aparece a continuación (figura 5.7). El importe que figura al contado lo pagará una vez haya comprobado que los artículos enviados se encuentran en perfecto estado. Tal y como figura en la factura presentada a Eurodeporte, se cargan unos gastos de transporte por importe de 100. El servicio de transporte fue contratado por Eduardo a una empresa especializada (Transportes Nosum, S.L.), y esta presentó la factura que se muestra en la figura 5.8, y que fue pagada con cheque bancario. BICI WORLD BICI WORLD Eduardo Fernández Rus Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Tel Factura n.º: E8 Fecha: 15 de diciembre Cliente Eurodeporte, S.A. Calle del Peral, Badajoz NIF: A Ref. Descripción Cantidad Precio Importe B3 Bicicleta de paseo mod. BIPA , ,00 B5 Bicicleta de montaña BIPA , ,00 B7 Bicicleta plegable BIPA , ,00 SCHA Chaleco de seguridad Segurcha SL 160 5,00 800,00 HI Casco para bicicleta mod. HICA 90 14, ,00 Subtotal ,00 Descuento comercial (2 %) 340,10 Subtotal ,90 Portes 100,00 Base imponible ,90 Forma de pago y observaciones Base imponible IVA 18 % Total factura Contado: ,58 euros Aplazado con vencimiento: 15 de enero: ,00 15 de febrero: , , , ,58 Fig Factura remitida a Eurodeporte, S.A. (Continúa) 171

10 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Simulación (Continuación) TRANSPORTES NOSUM C/ Violeta, MADRID NIF: B Tfno: Fax: Cliente: Eduardo Fernández Rus - BICIWORLD Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Fecha: 15 de diciembre Concepto Importe Porte de 5 bultos tamaño R4 100,00 Base imponible IVA 18 % Descuentos Total 100,00 18,00 118,00 Forma de pago: Contado Fig Factura presentada por Transportes Nosum, S.L. Día 16 de diciembre UniBank comunica a Eduardo que ha recibido un ingreso en su cuenta por un importe de ,58, realizado por Eurodeporte, S.A. Eduardo comprueba en el libro Auxiliar de cobros que corresponde al importe al contado de la venta realizada el día anterior. Día 17 de diciembre UniBank ingresa en la cuenta corriente de Eduardo el importe del nominal del efecto a cargo del cliente Eurodeporte, S.A., con vencimiento el día 16 de este mes, que fue enviado en gestión de cobro y que ha sido cobrado. Día 19 de diciembre UniBank devuelve el efecto a cargo del cliente Everest, S.A., de 5000,00 y vencimiento a 18 de diciembre, por haber resultado impagado, y cobra a Biciworld los gastos de devolución generados, enviando la correspondiente factura (figura 5.9). UniBank Oficina 12 Calle de la Esfera, Madrid NIF: A BICIWORLD Eduardo Fernández Rus Avda. de la Luz, Madrid NIF: W Concepto: Comisiones y gastos de devolución, del efecto cedido por VD(S) que ha resultado impagado Madrid,19 de diciembre Librado y vencimiento Nominal Comisión Tipo Importe Correo Everest, S.A ,00 5,75 % 287,50 0,40 Efectos: Nominales: Comisiones: Correo: Totales: euros ,00 287,50 0,40 Comisiones... Correo... IVA (18 % s/ 287,50).. 287,50 0,40 51,75 Total adeudo ,65 euros Fig Factura de gastos por devolución de efecto impagado. 172

11 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Día 20 de diciembre Eduardo se pone en contacto con Everest, S.A., para hablar de la devolución del efecto, y acuerda el envío de un nuevo efecto, con vencimiento a 21 de enero, para recuperar el importe del impagado más los gastos de devolución cobrados por el banco, y añadiendo además 22,60 en concepto de intereses por el tiempo de aplazamiento del pago y 16,83 por el timbre del nuevo efecto. Así pues, emite un nuevo efecto que es aceptado por Everest, S.A., y domiciliado en Caja Castellana, Oficina Principal, de Salamanca. Día 21 de diciembre Eduardo entrega en UniBank el boletín de cotización TC1 correspondiente al mes de noviembre (figura 5.3), para que se realice el pago del mismo a la Tesorería General de la Seguridad Social a través de su cuenta corriente. UniBank procede a realizar el pago en esta fecha. Día 22 de diciembre Eduardo realiza una transferencia bancaria de ,77 a Todobici, S.A. como pago de la compra realizada el día 7 de diciembre, según se acordó al efectuar la operación. Día 23 de diciembre Eduardo recibe las facturas de la electricidad, el agua y el teléfono, que están domiciliadas en la cuenta corriente abierta en UniBank. Electricidad. La factura recibida por el consumo eléctrico, contratado a la empresa Electri, S.A. (NIF: A ), presenta el siguiente detalle: Fecha de emisión factura: 20 de diciembre. Consumo eléctrico... 60,12 euros IVA 18 %... 10,82 euros Total pagado... 70,94 euros Teléfono. Por el servicio de teléfono y conexión a Internet contratado a Telephone, S.A. (NIF: A ) se recibe una factura con el siguiente detalle: Fecha de emisión factura: 19 de diciembre. Cuota mensual tarifa plana... 29,99 euros IVA 18 %... 5,40 euros Total pagado... 35,39 euros Agua. Por el consumo de agua se paga a la empresa Aguas Madrid, S.A. (NIF: A ), la cantidad de 13,66, según factura con el siguiente detalle (figura 5.10): PÓLIZA/CONTADOR: /001 Avda. de la Luz, Madrid Consumo agua mes de noviembre 12,65 Operaciones que tienes que realizar Realiza el registro contable de las operaciones de los primeros días de actividad de la empresa Biciworld, efectuando los asientos en todos los libros y registros que corresponda. Análisis de la Actividad Emisión: 18 de diciembre IMPORTE EUROS 13,66 CONCEPTO IMPORTE IVA 8 % IMPORTE 1,01 13,66 Fig Detalle de la factura de la compañía suministradora de agua. 1. Información Para poder resolver todas las operaciones que se plantean es necesario que primero leas los distintos apartados que figuran a continuación en esta unidad y realices las Actividades. 2. Solución Una vez comprendida la información, tienes que resolver las cuestiones que se le plantean a Eduardo como empresario en esta unidad. 3. Comprobación y análisis Contrasta y analiza las soluciones con otros estudiantes y con las explicaciones del libro. Verifica en clase, con el profesor, las soluciones de la empresa simulada. 173

12 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 1. Contabilización de las operaciones de tesorería En relación con las operaciones de tesorería de las empresas, vamos a estudiar en este apartado la utilización de los servicios bancarios para la gestión de cobros y pagos, y dentro de estas analizaremos el proceso y la contabilización de las operaciones para la gestión de cobro de efectos, y para su descuento Gestión de cobros y pagos. Relación con los bancos Como consecuencia de la actividad empresarial, en las empresas se produce un continuo movimiento de dinero. Se efectúan pagos por multitud de conceptos, como los realizados por la adquisición de elementos de activo fijo, por compras de productos, mercaderías y materias primas, por pago de sueldos, impuestos, servicios exteriores, suministros, electricidad, teléfono y otros, todo lo cual implica salidas de dinero. Y también se realizan cobros, fundamentalmente por las ventas que se efectúan, lo que se traduce en entradas de dinero. En esta corriente de cobros y pagos puede ocurrir que se produzca una concentración de pagos en pocos días, o bien que haya que realizar un pago importante. Pero también es probable que se concentren una serie de cobros en pocas fechas, o bien que tenga lugar algún cobro importante. Importante Las empresas realizarán operaciones para conseguir liquidez cuando su efectivo descienda del margen mínimo que consideren adecuado. Y efectuarán también otro tipo de operaciones para emplear o invertir el dinero sobrante cuando su efectivo supere un margen máximo razonable en función de los compromisos pendientes. Vocabulario Efectos domiciliados: son los efectos que tienen consignado para su pago el nombre de una entidad bancaria, y el número completo de la cuenta del librado. Efectos no domiciliados: son los efectos que no tienen su domicilio de pago en una cuenta de una entidad bancaria. Efectos aceptados: son los que tienen la firma del librado aceptando el efecto. Efectos sin aceptar: son los que no tienen la firma del librado en el efecto. La casilla de Acepto se encuentra en blanco. Por tanto, las empresas deben realizar una adecuada planificación de la tesorería para poder prever con tiempo suficiente estas situaciones y disponer del efectivo necesario en los momentos precisos. La empresa gestionará su tesorería e intentará mantener la liquidez necesaria, y vigilará que se mueva siempre entre unos márgenes adecuados. La relación con las entidades bancarias (bancos y cajas de ahorro) es importante para la empresa, ya que utilizará sus servicios para la realización de cobros y pagos, y para las operaciones de obtención de efectivo (descuento de efectos y préstamos). Estas operaciones constituyen operaciones corrientes de gestión de la tesorería, que tienen lugar en el corto plazo, es decir, con vencimientos inferiores a un año. A continuación vamos a tratar con detalle las operaciones más habituales para las empresas: la gestión de cobro de efectos y el descuento de efectos. Analizaremos su problemática contable y aprenderemos a realizar su registro contable Gestión de cobro de efectos La gestión de cobro de efectos a través de entidades bancarias constituye el instrumento habitual utilizado por las empresas para cobrar sus efectos cuando no existen problemas de liquidez en su tesorería. La empresa debe entregar los efectos en la entidad bancaria con una antelación de tiempo suficiente para que esta pueda presentarlos a los librados para su cobro en las fechas de sus vencimientos. El banco cobra unos gastos por el servicio de cobro que presta, que comprende comisiones y gastos de correo. Estas comisiones pueden variar en función de que los efectos estén o no domiciliados, así como si se encuentran aceptados o sin aceptar. Además, hay que tener en cuenta que las comisiones por gestión de cobro están sujetas al IVA, pero no los gastos de correo que cobre la entidad bancaria. El banco puede cobrar los gastos al recibir los efectos, o bien cuando ingrese en la cuenta de la empresa el importe de los efectos cobrados, o devuelva los impagados. Sin embargo, en general suelen cobrar los gastos por anticipado a los pocos días de recibir los efectos, por su gestión de cobro, y según llegan sus vencimientos el banco ingresa en la cuenta de la empresa el importe nominal de los efectos según los va cobrando. 174

13 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 A. Identificación de las cuentas Cuentas de efectos a cobrar En la gestión de cobro de los efectos es preciso registrar contablemente los cambios de situación de los efectos según se produzcan. En la unidad anterior ya vimos la cuenta 431 (y sus subcuentas), que figuran en el Plan, y la 439 (y sus subcuentas), que se creaba para llevar el control de los efectos sin aceptar. Si los efectos todavía no están contabilizados en las subcuentas hay que efectuar un asiento para traspasarlos de las cuentas principales a las subcuentas respectivas. Gastos bancarios Para registrar estos gastos hay que buscar en el cuadro de cuentas del Plan, dentro del Grupo 6, y en el subgrupo 62. Servicios exteriores, y dentro de este la cuenta 626. Servicios bancarios y similares. Esta cuenta recoge el importe de las comisiones, correo y demás gastos que cobran los bancos por la prestación de servicios. B. Tratamiento contable El registro contable de las operaciones es el siguiente: Cuando se envían los efectos a una entidad bancaria en gestión de cobro: 1. Asientos en el libro Diario: Recuerda Los efectos pendientes de cobro que estén en la empresa, estarán contabilizados en las siguientes subcuentas: Efectos comerciales en cartera (efectos aceptados) Efectos sin aceptar en cartera (efectos sin aceptar). Las subcuentas para registrar los efectos que no estén aceptados son: Efectos sin aceptar en cartera Efectos sin aceptar descontados Efectos sin aceptar en gestión de cobro Efectos sin aceptar impagados Debe Haber (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro a (4310) Efectos comerciales en cartera Por los efectos aceptados (4392) Efectos sin aceptar en gestión de cobro a (4390) Efectos sin aceptar en cartera Por los efectos que no estén aceptados 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: la operación se pasará a las cuentas del libro Mayor. Libro Auxiliar de efectos a cobrar: se anotará en la casilla de observaciones el envío al banco de los efectos en gestión de cobro. Cuando la entidad cobra los gastos por la gestión de cobro: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (626) Servicios bancarios y similares Por el importe de gastos: comisiones y correo (472) Hacienda Pública, IVA soportado a (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista, euros Por el importe total de gastos más IVA por la gestión de cobro 175

14 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: la operación se pasará a las cuentas del libro Mayor. Libro Registro de facturas recibidas: a la factura enviada por el banco se le dará el número que corresponda como recibida y se anotará en este libro. Cuando el banco ingresa en cuenta el importe de los efectos pagados por los librados: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista, euros Por el importe de los efectos cobrados a (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro Por los efectos aceptados a (4392) Efectos sin aceptar en gestión de cobro Por los efectos no aceptados Con este asiento registramos el ingreso que nos efectúa el banco y damos de baja definitivamente de nuestra contabilidad a los efectos que ya han sido cobrados. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: los asientos se pasarán a las cuentas del libro Mayor. Libros Auxiliares de control de la cartera de cobros: en el libro Auxiliar de efectos a cobrar se anotará, en la casilla de observaciones, la baja de estos efectos por haber sido cobrados. Si la entidad bancaria devuelve algunos efectos impagados por los librados, cobra los gastos de devolución (la comisión de devolución, el correo y el IVA): 1. Asientos en el libro Diario: Debe Haber (4315) Efectos comerciales impagados a (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro Por los efectos aceptados (4395) Efectos sin aceptar impagados a (4392) Efectos sin aceptar en gestión de cobro Por los efectos no aceptados (626) Servicios bancarios y similares Por el importe de gastos: comisiones y correo (472) Hacienda Pública, IVA soportado a (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista euros Por el importe total de gastos más IVA cobrado por la gestión de cobro 176

15 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Con los dos primeros asientos se registra la nueva situación de los efectos, dándolos de alta como impagados y de baja como efectos en gestión de cobro. Con el tercer asiento registramos los gastos cobrados por el banco. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: los asientos se pasarán a las cuentas del libro Mayor. Libros Auxiliares de control de la cartera de cobros: en el libro Auxiliar de efectos a cobrar se anotará, en la casilla de observaciones de estos efectos, su devolución como impagados. Cuando, para recuperar los importes impagados, se emiten nuevos efectos de acuerdo con los librados. En este caso el cliente, para cancelar su deuda, está obligado al pago del importe del efecto impagado más todos los gastos que su devolución haya originado a la empresa. Esta también puede reclamarle un interés sobre el importe de la letra y por el tiempo que se retrase su pago. En el caso de que la empresa acuerde con los librados la emisión de unos nuevos efectos para recuperar el importe de los efectos impagados más los gastos de devolución y los intereses que, en su caso, haya que cobrar por el aplazamiento en el cobro, la contabilización será la siguiente: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (4310) Efectos comerciales en cartera Por el importe de los nuevos efectos si están aceptados (4390) Efectos sin aceptar en cartera Por el importe de los nuevos efectos si están sin aceptar a (4315) Efectos comerciales impagados Para dar de baja los efectos impagados aceptados a (4395) Efectos sin aceptar impagados Para dar de baja los efectos impagados sin aceptar a (762) Ingresos de créditos Por el importe de los gastos que nos fueron cobrados por la devolución de los efectos más los intereses del aplazamiento La diferencia entre los importes de los nuevos efectos y de los antiguos se registra como un ingreso para la empresa, en la cuenta 762. Ingresos de créditos. El Plan presenta para esta cuenta desgloses en subcuentas de cuatro dígitos para diferenciar el corto del largo plazo, y de cinco dígitos para distinguir en función del grado de vinculación entre estas empresas. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: los asientos se pasarán a las cuentas del libro Mayor. Libros Auxiliares de control de la cartera de cobros: en el libro Auxiliar de efectos a cobrar se anotará, en la casilla de observaciones de los efectos impagados, la baja definitiva de los mismos. Y se darán además de alta en este libro los nuevos efectos. 177

16 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Actividad 1 La sastrería Gutiérrez y Gómez, dedicada a la elaboración de trajes de alto standing, ha realizado las siguientes operaciones con dos de sus principales clientes durante el último trimestre del año: Día 10 de septiembre Vende a Boutique Sorolla diversos trajes por un valor total de (IVA incluido). Forma de pago, dos letras emitidas pendientes de aceptación: Letra de cambio 0 A Nominal: 3670,00. Vencimiento: 10 de octubre. Letra de cambio 0 A Nominal: 4000,00. Vencimiento: 15 de octubre. Las letras están domiciliadas en el Banco Estrate, donde tiene su cuenta corriente el cliente. Día 13 de septiembre. Boutique Sorolla acepta el primer efecto de los emitidos el pasado 10 de septiembre. Día 15 de septiembre Gutiérrez y Gómez tenía una deuda pendiente con su proveedor Telas del Sur por importe de 3750,00, y como pago de la misma le endosa una de las letras que tiene en su cartera, de vencimiento 10 de octubre y nominal 3670,00. El resto de la deuda lo abona a través de su cuenta corriente por transferencia bancaria. Día 17 de septiembre Se envía al Banco Suárez la letra n.º 0 A para que gestione su cobro. Día 19 de septiembre El banco remite la factura de gastos correspondiente al efecto enviado en gestión de cobro el 27 de septiembre, que presenta el siguiente detalle: Letra de cambio n. o Vencimiento Nominal 0 A de octubre 4 000,00 Total nominal 4 000,00 Comisiones (0,50 % s/nominal) 20,00 Correo (0,40 por efecto) 0,40 IVA 18 % s/comisiones 3,60 Total gastos 24,00 Día 17 de octubre El Banco Suárez ingresa en la cuenta corriente de la empresa el efecto n.º 0 A , de nominal 4000,00, el cual ha sido cobrado. Día 25 de octubre La sastrería realiza una venta a su cliente habitual Tiendas Cruz por un importe total de 1600 (IVA incluido). Forma de pago, dos efectos pendientes de aceptar y con domicilio de pago en c/ Silvina, 33, de Zamora: Letra de cambio 0 A Nominal: 600,00. Vencimiento: 25 de noviembre. Letra de cambio 0 A Nominal: 1000,00. Vencimiento: 5 de diciembre. Día 27 de octubre Se envían al Banco Suárez las letras emitidas el pasado 25 de octubre para que gestione su cobro. Día 29 de octubre El banco cobra el importe de los gastos correspondientes a los efectos enviados con fecha 27 de octubre en gestión de cobro, y remite la correspondiente factura según detalle: Letra de cambio n. o Vencimiento Nominal 0 A A de noviembre 5 de diciembre 600, ,00 Total nominal 1 600,00 Comisiones (1,50 % s/nominal) 24,00 Correo (0,40 por efecto) 0,80 IVA 18 % s/comisiones 4,32 Total gastos 29,12 Día 27 de noviembre El banco carga en la cuenta corriente los gastos originados por el impago del efecto n.º 0 A , de 600,00, y devuelve el efecto impagado. Detalle de la factura: Letra de cambio n. o Vencimiento Nominal 0 A de noviembre 600,00 Comisión por devolución de efecto (5,75 % s/nominal) 34,50 Correo (0,40 por efecto) 0,40 IVA 18 % s/comisiones 6,21 Total gastos 41,11 Día 29 de noviembre Tiendas Cruz se disculpa ante su proveedor Gutiérrez y Gómez, pues han tenido un problema de liquidez ya solucionado. Ambos acuerdan emitir una nueva letra por el importe del efecto impagado más los gastos de dicho impago, así como 178

17 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 Actividad 1 (Continuación) 30 en concepto de intereses por aplazamiento y otros. Datos de la nueva letra: Letra de cambio 0 A Domicilio de pago: c/ Silvina, 33 de Zamora. Vencimiento: 29 de diciembre. Día 7 de diciembre El banco ingresa en la cuenta corriente de Gutiérrez y Gómez el efecto n.º 0 A , de nominal 1000,00, el cual ha sido cobrado a su vencimiento. Operaciones que tienes que realizar 1. Calcula el importe de los conceptos que deben figurar en las facturas de las ventas de los días 10 de septiembre y 25 de octubre, y el nominal de la nueva letra a cargo de Tiendas Cruz. 2. Efectúa el registro contable de las operaciones en el libro Diario utilizando las cuentas y subcuentas del PGC de Pymes y las subcuentas para los efectos a cobrar sin aceptar que hemos visto en la unidad. 3. Realiza las anotaciones que procedan en el libro Auxiliar de efectos a cobrar de la empresa Gutiérrez y Gómez. Análisis de la Actividad Verifica en clase, con el profesor/a, la solución de esta Actividad Descuento de efectos A través de la operación de descuento de efectos la entidad financiera adelanta a la empresa el importe de los efectos que esta tenga para cobrar, generalmente letras de cambio a cargo de sus clientes. La empresa que necesite liquidez puede así obtenerla fácilmente mediante la entrega a la entidad financiera de los efectos pendientes de cobro para su descuento, y disponer del importe de los mismos en cualquier momento sin esperar a su vencimiento. La entidad bancaria se encarga, además, de gestionar el cobro de los efectos cuando llegue el vencimiento. Para las empresas la operación de descuento representa un préstamo que se recibe a cuenta de los efectos que se entregan, así como un servicio de cobro de los mismos. Mediante esta operación la entidad bancaria no asume ni garantiza el cobro de los efectos, que siguen perteneciendo a la empresa, por lo que esta no se desentiende del resultado de su cobro. La empresa mantiene ese riesgo, ya que, si llegado el vencimiento el efecto no fuera pagado, sería devuelto por la entidad financiera y la empresa tendría que devolver a la misma su importe. La operación de descuento supone también un riesgo para las entidades financieras, ya que pueden presentarse dificultades a la hora de recuperar de las empresas los importes de los efectos que resulten impagados. El descuento es una operación muy utilizada por las empresas para obtener liquidez y solucionar desajustes de tesorería. Para poder utilizar este instrumento la empresa puede antes solicitar en el banco lo que se conoce como una línea de descuento, que es una autorización del banco para que la empresa pueda descontar efectos hasta una cantidad prefijada, que es el límite de riesgo que el banco está dispuesto a asumir con cada empresa como consecuencia de estas operaciones. Además, debe firmar el correspondiente contrato de descuento, en el que se recoge este límite, así como el resto de las condiciones por las que se regirán estas operaciones. La empresa puede posteriormente enviar al banco, a lo largo del periodo de tiempo fijado en el contrato, los efectos comerciales que considere oportunos hasta alcanzar la cantidad máxima autorizada. Los efectos deben descontarse con un mínimo de quince días de antelación a la fecha de vencimiento. Los gastos de descuento comprenden: intereses, comisiones (con las mismas consideraciones que hemos visto en el cobro de efectos) y correo. Pero estos gastos, al contrario que los de gestión de cobro, no están sujetos al IVA. Importante Las entidades financieras cobran unos intereses por el dinero que adelantan y unas comisiones por las gestiones de cobro que tienen que realizar con los efectos. Estas comisiones, al igual que las de efectos en gestión de cobro, pueden variar según se trate de efectos que estén domiciliados, sin domiciliar, aceptados o sin aceptar. Las entidades bancarias, en general, suelen aplicar comisiones algo más altas por el descuento que las que aplican por gestión de cobro. 179

18 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Las entidades bancarias, a los pocos días de la entrega de los efectos para su descuento, suelen practicar una nota de liquidación de gastos, mediante el ingreso en la cuenta de la empresa del importe líquido de los efectos, es decir, el importe nominal de los mismos menos los gastos de la operación. Algunas entidades, sin embargo, acostumbran a desglosar esta operación en dos apuntes, abonando primero el importe nominal de los efectos descontados, y cobrando a los pocos días los gastos de la operación de descuento. A. Identificación de las cuentas Cuentas de efectos Igual que en el cobro de efectos, en las operaciones de descuento de efectos hay que empezar por registrar el cambio de situación de los efectos cuando estos salen de la empresa y se envían al banco, para efectuar después los cambios posteriores que se produzcan. Los efectos que se envían al descuento se encontrarán contabilizados en las siguientes subcuentas: 4310 y 4390, según estén o no aceptados. Hay que darles salida de estas cuentas y registrarlos en las cuentas de efectos descontados, que son la Efectos comerciales descontados para los aceptados y la Efectos sin aceptar descontados para los efectos sin aceptar. Cuentas de gastos Los gastos de descuento comprenden intereses y comisiones. Para registrar los intereses identificamos dentro del subgrupo 66. Gastos financieros, la cuenta 665. Intereses por descuento de efectos y operaciones de factoring, que recoge los intereses cobrados por las entidades bancarias por estos conceptos. Si buscamos esta cuenta en la parte cuarta del Plan, vemos que presenta un desglose en subcuentas para diferenciar los intereses de ambas operaciones, y para distinguir el grado de vinculación de la empresa con la entidad bancaria. La subcuenta para los intereses de descuento cuando la entidad bancaria es ajena a la empresa es la Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito. Para registrar las comisiones utilizaremos la misma cuenta que habíamos identificado para el registro de las comisiones de los efectos al cobro: la cuenta 626. Servicios bancarios y similares. Cuentas de deudas con las entidades bancarias Por otra parte, es necesario contabilizar la obligación que se tiene con el banco de reintegrarle el importe de los efectos que se han descontado en caso de que no sean pagados por los librados. Para identificar esta cuenta debemos buscar en el Grupo 5, donde se encuentran las cuentas financieras, y dentro del mismo en el subgrupo 52, donde identificamos la cuenta 520. Deudas a corto plazo con entidades de crédito, que presenta subcuentas para distinguir entre diferentes operaciones, de las cuales corresponde al descuento la subcuenta Deudas por efectos descontados. En esta cuenta se recogerá el importe nominal de los efectos descontados. Habitualmente, el vencimiento de los efectos que suelen descontar las empresas es inferior al año, y en su mayoría no suelen exceder de tres meses, por lo que vamos a estudiar estas operaciones solo en el corto plazo. Al ser su vencimiento a corto plazo, y en función de sus especiales características, estas deudas se podrán valorar por su importe nominal. Esta alternativa contable es utilizada por las pequeñas y medianas empresas, y es la que vamos a utilizar en estas operaciones. 180

19 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal 5 B. Tratamiento contable El registro contable de las operaciones es el siguiente: Cuando se envían los efectos al descuento: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (4311) Efectos comerciales descontados a (4310) Efectos comerciales en cartera Por los efectos aceptados (4391) Efectos sin aceptar en gestión de cobro a (4390) Efectos sin aceptar en cartera Por los efectos que no estén aceptados Con estos asientos registramos la salida de los efectos de nuestra cartera y su nueva situación como efectos descontados. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: la operación se pasará a las cuentas del libro Mayor. Libros Auxiliares de control de la cartera de cobros: en el libro Auxiliar de efectos a cobrar se anotará, en la casilla de observaciones, el envío al banco de los efectos al descuento. Cuando la entidad bancaria descuenta los efectos y abona en cuenta el líquido de la operación: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista, euros Por el importe líquido que la entidad ingresa en la cuenta bancaria (6653) Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito Por los intereses de la operación (626) Servicios bancarios y similares Por las comisiones y correo a (5208) Deudas por efectos descontados Por el importe nominal de los efectos descontados Con este asiento registramos el ingreso que nos efectúa el banco, los gastos de la operación y la nueva obligación que tenemos con el mismo. La cuenta 5208 no supone una deuda cierta y fija, sino que registra la obligación que existe con la entidad bancaria de devolución del nominal de los efectos en caso de que estos no sean pagados por los librados al llegar los vencimientos. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: los asientos se pasarán a las cuentas del libro Mayor. 181

20 El registro contable de las operaciones de tesorería y de personal Al vencimiento de los efectos descontados si estos son pagados por los librados: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (5208) Deudas por efectos descontados Por el importe nominal de los efectos cobrados a (4311) Efectos comerciales descontados Por los efectos aceptados a (4391) Efectos sin aceptar descontados Por los efectos no aceptados Con este asiento damos de baja de la contabilidad a los efectos que han sido cobrados, y cancelamos la deuda que por los mismos teníamos con el banco. 2. Asientos en otros libros: Libro Mayor: los asientos se pasarán a las cuentas del libro Mayor. Libros Auxiliares de control de la cartera de cobros: en el libro Auxiliar de efectos a cobrar se anotará, en la casilla de observaciones, la baja definitiva de los mismos por haber sido cobrados. Cuando la entidad bancaria devuelve impagados algunos efectos que han sido descontados por no haber sido pagados por los librados. Cuando se trata de efectos que han sido descontados, el banco devuelve los efectos impagados y cobra los gastos de devolución, que comprenden comisión de devolución (que al corresponder a efectos descontados no lleva IVA) y correo. Además, el banco cobra el importe nominal de los efectos, ya que lo había anticipado a la empresa a través del descuento y debe recuperarlo: 1. Asiento en el libro Diario: Debe Haber (4315) Efectos comerciales impagados a (4311) Efectos comerciales descontados Por los efectos devueltos que estén aceptados (4395) Efectos sin aceptar impagados a (4341) Efectos sin aceptar descontados Por los efectos devueltos que no estén aceptados (5208) Deudas por efectos descontados Por el importe nominal de todos los efectos devueltos, disminuyendo la deuda con el banco (626) Servicios bancarios y similares Por los gastos de devolución (comisión y correo) a (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista, euros Por el importe total cobrado por el banco por la devolución de los efectos 182

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