INSTRUCTIVO GENERACIÓN DE CERTIFICADOS PARA DESCUENTOS TRIBUTARIOS

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1 INSTRUCTIVO GENERACIÓN DE CERTIFICADOS PARA DESCUENTOS TRIBUTARIOS Los artículos 11 y 13 de la Ley 1429 de 2010 establecieron los descuentos en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina en relación con las mujeres mayores de 40 años y los trabajadores de bajos ingresos contratados por el empleador. Así mismo, el artículo 14 del decreto 4910 de 2011 definió los requisitos para poder acceder a dichos descuentos. Entre estos requisitos se encuentra un certificado expedido por el Operador de Información a través del cual se realiza la liquidación y el pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA. Para poder generar los certificados definidos en el decreto, el empleador deberá realizar el siguiente procedimiento: 1. Ingresar al sistema con un usuario de perfil nómina o consultas 2. Seleccionar la opción Certificado Descuento Tributario del menú Empleados como se muestra en la figura 1. Figura 1. Opción Certificado Descuento Tributario 3. Al hacer clic en la opción Certificado Descuento Tributario se presentará la pantalla de la imagen 2. Figura 2. Opción para cargar archivo de empleados 1

2 Se debe hacer clic en el botón Browse y seleccionar el archivo en formato csv (separado por comas) en el que está relacionada la información de los empleados para los que se quiere verificar el cumplimiento de los requisitos para acceder a los descuentos tributarios. Los datos que debe contener el archivo son los siguientes: Tipo de identificación del empleado (CC, CE, TI, RC, PA, CD) Número de identificación del empleado sin puntos ni comas Fecha de inicio del contrato en formato AAAA-MM-DD Tipo de certificado 1: Mujeres mayores de 40 años o 2: Nuevo empleo Para crear el archivo en el formato establecido se deben registrar los datos en una hoja de Excel y guardar el archivo seleccionando en la casilla Tipo la opción CSV (separado por comas). Ver figura 3. Figura 3. Construcción del archivo en formato csv 4. Una vez seleccionado el archivo se debe hacer clic en el botón Aceptar para que el sistema valide la información de los empleados relacionados. Como resultado de la validación se presentará la pantalla de la figura 4. 2

3 Figura 4. Resultado de validación El número de registros cargados corresponde a la cantidad de empleados relacionados en el archivo para los cuales es posible generar el certificado definido en el decreto Al hacer clic en el botón Certificados se podrán generar los certificados correspondientes a los empleados que, de acuerdo con la información de pagos realizados a través de Banco Agrario de Colombia, cumplen con los requisitos establecidos en el decreto 4910 (ver figura 5). Figura 5. Generación de certificados Es importante aclarar que para poder aplicar los descuentos tributarios se debe realizar la verificación de cumplimiento de requisitos con todos los Operadores de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. 3

4 6. Al hacer clic en el botón Reporte Errores se podrán identificar los empleados que no cumplen con los requisitos definidos en el decreto 4910 o las inconsistencias del archivo identificadas en el proceso de validación (ver figura 6). Figura 6. Reporte de Errores A continuación se describen los posibles errores que pueden presentarse como resultado de la validación del archivo cargado: Error Causa Acción a seguir La estructura del registro es incorrecta o no tiene el separador (,). Error:01 El empleado presenta cotizaciones al Sistema de Seguridad Social en el año anterior a la fecha de contratación. Error: 02 El empleado presenta cotizaciones al Sistema de Seguridad Social anteriores a la fecha de contratación reportada. Error: 03 El registro no presenta todos los campos requeridos o no se encuentra separado por comas. Se trata de una mujer mayor de 40 años que no cumple con los requisitos para acceder a los descuentos tributarios. Se trata de nuevos empleados con salario inferior a 1.5 SMMLV que no cumplen con los requisitos para acceder a los descuentos tributarios. Corrija el registro diligenciando los 4 campos requeridos o modifique el separador de campo por comas. Una vez corregido, No puede realizar descuentos tributarios por esta empleada. No puede realizar descuentos tributarios por estos empleados. 4

5 Error Causa Acción a seguir El campo Tipo de identificación no debe estar vacío. Error:04 El campo Número de identificación no debe estar vacío. Error:05 El campo Fecha de contratación no debe estar vacío. Error:06 no debe estar vacío. Error:07 El campo tipo de identificación debe contener alguno de los siguientes valores: CC - CE - TI - RC - PA. Error:08 El campo N de identificación debe ser numérico. Error:09 El registro no presenta tipo de identificación para el empleado. El registro no presenta número de identificación para el empleado. El registro no presenta fecha de contratación para el empleado. El registro no presenta el tipo de certificado a generar. El tipo de identificación registrado para el empleado no es válido. El número de identificación presenta símbolos o letras. Registre el tipo de Registre el número de Registre la fecha de contratación del empleado y Registre 1 si el empleado corresponde a una mujer mayor de 40 años o 2 si corresponde a un nuevo a 1.5 SMMLV. Corrija el tipo de Corrija el número de El campo fecha de contratación es incorrecto. Error:10 La fecha de contratación no presenta el formato: AAAA-MM-DD o la fecha registrada es inconsistente. Corrija la fecha de contratación y vuelva a cargar el archivo. debe ser numérico. Error:11 debe contener el valor 1 o 2. Error:12 El tipo de certificado presenta letras en lugar de los números 1 ó 2 El tipo de certificado presenta un valor incorrecto. Corrija el tipo de certificado así: Registre 1 si el empleado corresponde a una mujer mayor de 40 años o 2 si corresponde a un nuevo a 1.5 SMMLV Corrija el tipo de certificado así: Registre 1 si el empleado corresponde a una mujer mayor de 40 años o 2 si corresponde a un nuevo a 1.5 SMMLV 5

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