Carolina Sánchez de la Torre Hernández

Transcripción

1 PROTOCOLOS INTERNOS DE ACTUACIÓN DE LOS LABORATORIOS FORENSES OFICIALES PARA ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LA CADENA DE CUSTODIA. INSTITUTO NACIONAL DE TOXICOLOGÍA Y CIENCIAS FORENSES Carolina Sánchez de la Torre Hernández Facultativo del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses. Jefe del Servicio de Garantía de Calidad del Departamento de Madrid del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses Página 1 de 16

2 Resumen Se expone la base, tanto legislativa como normativa, en la que están basados los protocolos internos de actuación del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses para asegurar la integridad de la cadena de custodia de los vestigios y muestras que se reciben para ser analizadas, conforme a las funciones que tiene establecidas en su Reglamento (Real Decreto 862/1998, de 8 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Instituto de Toxicología). Se incluye una descripción de los formularios y documentos que recibe el Instituto acompañando los vestigios y muestras que se envían para su análisis, actualmente recogidos en la Orden JUS/1291/2010, de 13 de mayo, por la que se aprueban las normas para la preparación y remisión de muestras objeto de análisis por el Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses, y cómo a través de esta Orden se indica a los organismos remitentes que es necesario registrar la cadena de custodia desde el inicio, es decir, desde la toma de esos vestigios o muestras. Además, se analizan los distintos requisitos que el Instituto ha considerado de obligado cumplimiento con el fin de garantizar la integridad y autenticidad de las muestras a lo largo de su permanencia en el laboratorio, habiendo aprobado para ello tanto protocolos internos o procedimientos normalizados de trabajo como formularios internos, físicos y digitales, que han de ser seguidos y cumplimentados, respectivamente, por el personal. Se describen, asimismo, las responsabilidades que los diferentes miembros del personal tienen en relación a la custodia de muestras. En definitiva, se presenta la actual cadena de custodia del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses, que es un conjunto de documentos físicos y registros informáticos, estos a través de una herramienta específica, de gestión de información del laboratorio, conocida como LIMS, en los que se registran todas las operaciones y movimientos realizados sobre los vestigios y muestras recibidas, diseñada con el fin de que sea posible garantizar la autenticidad e integridad, exigidas en la Ley de Enjuiciamiento Criminal, y ser capaces de demostrarlas a través de los registros generados. Sólo disponiendo de la información necesaria los laboratorios de análisis puede valorar convenientemente los resultados y formular las conclusiones que presentan en sus informes. Esta ponencia formó parte de la mesa redonda: Protocolos internos de actuación de los laboratorios forenses para asegurar la integridad de la cadena de custodia presentada en el curso La Cadena de Custodia, organizado por el Centro de Estudios Jurídicos y celebrado los días 26 y 27 de junio de 2014 en la sede de la Fiscalía General del Estado. Página 2 de 16

3 1. INTRODUCCIÓN Los vestigios/muestras obtenidos en el lugar de los hechos o de los presuntos autores o víctimas de los mismos pueden llegar a ser pruebas materiales que ayuden a la comprobación del delito y averiguación del delincuente. En los artículos 326 y 338 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal se establece que se deben adoptar las medidas necesarias para que la recogida, custodia y examen de las muestras se verifique en condiciones que garanticen su autenticidad y su integridad. Para poder demostrar que se han cumplido estas condiciones, que garantizan que las pruebas que se presentan ante los tribunales, con los resultados de los análisis y estudios, corresponden a los vestigios/muestras tomados en el lugar de los hechos, es necesario que exista una cadena de custodia en la que apoyar la autenticidad a lo largo de las distintas etapas por las que pasan (trazabilidad) y su integridad. Es interesante mencionar en este punto lo que dice al respecto la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) [1], en su documento ST/NAR/39 titulado La escena del delito y las pruebas materiales. Sensibilización del personal no forense sobre su importancia. En este documento analizan el gran valor probatorio que puede llegar a tener el estudio y análisis de estas pruebas materiales, pero para ello, indica como crucial el mantenimiento de la cadena de custodia, definiéndola como la documentación cronológica y minuciosa de las pruebas para establecer su vinculación con el presunto delito. Desde el principio hasta el final del proceso científico policial es fundamental poder demostrar cada medida adoptada para garantizar la trazabilidad y la continuidad de las pruebas desde la escena del delito hasta la sala del tribunal. También destaca que todos los exámenes y análisis posteriores pueden verse comprometidos si la cadena de custodia no se inicia y mantiene debidamente desde la escena del delito. Conscientes de la importancia de la cadena de custodia, los organismos implicados en alguna de las etapas que conlleva la gestión de los vestigios o muestras, han establecido y/o siguen protocolos o instrucciones para garantizar el registro de todos aquellos datos que son necesarios o importantes para poder asegurar la identidad, integridad y trazabilidad de los mismos, incluyendo, por tanto, desde aquellos datos relativos a la toma o recogida de estos vestigios/muestras, al envío al laboratorio de análisis, a la recepción en el laboratorio, a la realización de los análisis y estudios sobre esos vestigios/muestras y al destino final de los mismos. A nivel nacional uno de estos organismos es el Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses (en adelante, INTCF). El INTCF es un órgano técnico adscrito al Ministerio de Justicia, cuya misión es auxiliar a la Administración de Justicia y contribuir a la unidad de criterio científico y a la calidad de la pericia analítica, así como al desarrollo de las ciencias forenses (artículo 480 de la Ley Orgánica 19/2003 de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial). En el Real Decreto 862/1998, de 8 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Instituto de Toxicología (B.O.E. 134, de 5 de Junio de 1998) se recogen sus funciones, entre las que están: a) Emitir los informes y dictámenes que soliciten las autoridades judiciales y el Ministerio Fiscal. b) Practicar los análisis e investigaciones toxicológicas Página 3 de 16

4 que sean ordenados por las autoridades judiciales, las gubernativas, el Ministerio Fiscal y los médicos forenses en el curso de las actuaciones judiciales o en las diligencias previas de investigación efectuadas por el Ministerio Fiscal. c) Realizar igualmente los análisis e investigaciones interesados por organismos o empresas públicas en cuestiones que afecten al interés general, en los supuestos que se prevean según instrucciones del Ministerio de Justicia. d) Realizar los análisis e investigaciones solicitados por particulares en el curso de procesos judiciales Estos análisis e investigaciones se realizan sobre las muestras que le son remitidas, como se recoge en el artículo 18 del citado Real Decreto: 1. Para la práctica de peritajes y solicitud de los correspondientes informes, se remitirán directamente a los Departamentos o Delegación los objetos, sustancias, muestras o piezas que deban ser examinados y se indicarán los datos o información concreta que se interese. Siempre se acompañará una información indicativa de los datos clínicos, necrópsicos y procesales que puedan tener interés para orientar la investigación. En todo caso se remitirán, debidamente cumplimentados, los formularios específicos aprobados por el Ministerio de Justicia, a propuesta del Instituto de Toxicología. 2. La recogida, preparación y envío de los objetos, sustancias, muestras o piezas que hayan de ser examinados se acomodarán a las instrucciones que establezca el Ministerio de Justicia a propuesta del Instituto de Toxicología. La recogida de vestigios/muestras sobre las que se realiza la pericia en el INTCF es realizada, mayoritariamente, por otras instituciones (Institutos de Medicina Legal, Hospitales, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, etc.). Por tanto, al ser la toma de vestigios/muestras una actividad que no es realizada directamente por el INTCF, éste proporciona un conjunto de instrucciones para que esta labor se realice con todas las garantías. Las últimas publicadas están recogidas en la Orden JUS/1291/2010, de 13 de mayo, por la que se aprueban las normas para la preparación y remisión de muestras objeto de análisis por el Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses (BOE nº 122, de 19 de mayo de 2010) y se comentarán en el siguiente apartado. Anterior a ésta fue la Orden de 8 de noviembre de 1996 por la que se aprobaban las normas para la preparación y remisión de muestras objeto de análisis por el Instituto de Toxicología (B.O.E. número 308, de 23 de diciembre de 1996). A su vez, esta Orden de 1996 estuvo precedida por la Orden de 30 de junio de 1987 por la que se aprobaban las normas para la preparación y remisión de muestras objeto de análisis por el Instituto Nacional de Toxicología (B.O.E. número 185, de 4 de agosto de 1987). Esta Orden de 30 de junio de 1987 a su vez derogó la Orden de 13 de febrero de 1968, publicada en el Boletín de información del Ministerio de Justicia, número 762, de 25 de febrero de Es interesante ver cómo han ido evolucionando las instrucciones y formularios a lo largo de los años a través de la publicación de las sucesivas órdenes. Esta evolución ha sido fruto, no sólo del aumento de áreas de análisis e investigaciones que el INTCF Página 4 de 16

5 ha ido incorporando, con el fin de desempeñar su función de auxilio técnico a la Administración de Justicia, y que ha supuesto la adquisición de ciertas especialidades, de la mano del avance de las Ciencias Forenses y de la instrumentación analítica y de conocimientos científicos, sino que, incluso, a través de las modificaciones en los formularios, se observa cómo se introduce ya el término de cadena de custodia en la orden publicada en Si bien, en las órdenes anteriores ya se indicaba la necesidad de precintar los envíos, de consignar en las etiquetas de los envases todos los datos que permitieran una identificación correcta y trazable de las muestras así como los datos que debían aparecer en los oficios de remisión relativos a la toma y al transporte. 2. DOCUMENTOS DE CADENA DE CUSTODIA EN LA REMISIÓN DE MUESTRAS AL INTCF En el artículo 3 de la citada Orden JUS/1291/2010, de 13 de mayo, se recoge lo siguiente: solicitarán los estudios que consideren pertinentes al INTCF, mediante oficio que acompañará a los formularios normalizados, anexos a la presente orden, disponibles en su versión dinámica en la página web del INTCF. La versión dinámica de los formularios tiene una estructura jerarquizada que facilita la cumplimentación de los campos de datos que se precisen, según el tipo de asunto. Además incorpora ayudas para la introducción de la información y para la toma de muestras. Fundamentalmente son los Institutos de Medicina Legal los que están empleando estos formularios dinámicos a través de la web. Destacamos dos formularios, uno de remisión de muestras, en el que se incluye como cadena de custodia el registro de todos los intervinientes en la toma y custodia de las muestras previamente al envío al INTCF (Anexo I). Página 5 de 16

6 Y un segundo formulario, de remisión de paquetes de muestras al INTCF, en el que la cadena de custodia que se cumplimenta es la del paso de la custodia entre el organismo remitente y el INTCF (anexo II). Página 6 de 16

7 Además, la orden incluye otros formularios en los que se deben registrar los detalles de las muestras que se envían al INTCF para los distintos estudios. Estos formularios disponen de campos para registrar datos sobre la identificación asignada a la muestra en la toma, el tipo de muestra, su origen y conservantes o aditivos que lleva, así como para la descripción, para registrar observaciones, la fecha y hora de la toma, el estudio solicitado sobre la muestra y un apartado para registrar las observaciones de interés sobre el mantenimiento de las muestras previo al envío. Existen también en la Orden formularios específicos para registrar los detalles de las muestras medioambientales y para las procedentes de alijos de drogas de abuso. Página 7 de 16

8 Generalmente estos formularios van a acompañar los envíos de vestigios/muestras que se remiten al INTCF, aunque a veces, el remitente no usa estos formularios sino formularios o documentos propios, en los que se suelen registrar los datos antes mencionados. De hecho, en el caso de los alijos de drogas de abuso se está siguiendo principalmente lo recogido en el Acuerdo Marco de colaboración de 3 de octubre de 2012, suscrito por el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado, el Ministerio de justicia, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, el Ministerio del Interior y la Agencia Española del Medicamentos y Productos Sanitarios. Además, en los casos de grandes catástrofes, existen formularios específicos para registrar la toma de muestras, que se recogen en el Real Decreto 32/2009, de 16 de enero, por el que se aprueba el protocolo nacional de actuación médico-forense y de policía científica en sucesos con víctimas múltiples (B.O.E. número 32, de 6 de febrero de 2009). 3. DOCUMENTOS DE CADENA DE CUSTODIA PROPIOS DEL INTCF 3.1. JUSTIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE PROTOCOLOS INTERNOS DE ACTUACIÓN En el sistema de Calidad del INTCF, además de velar por el cumplimiento de lo recogido en la legislación al respecto de la gestión de las muestras que se reciben y su custodia, se cumplen una serie de requisitos que se establecen en la norma internacional UNE-EN ISO/IEC Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración [2]. Es importante reseñar que, siendo ésta una norma aplicable a todos los laboratorios de análisis y calibración que quieren demostrar su competencia técnica, dispone de una serie de requisitos relativos a la manipulación de las muestras. Estos requisitos están establecidos en la norma con el objetivo de que el laboratorio de análisis pueda garantizar la protección de la integridad de las muestras que recibe, su identificación inequívoca y permanente durante todo el tiempo que las muestras estén en el laboratorio, el registro de anomalías o desvíos que puedan presentar las muestras y que puedan tener repercusión en los resultados o interpretación de los análisis, las precauciones y medidas necesarias que se deban establecer y cumplir en el laboratorio para que la muestras no se deterioren, pierdan o estropeen, incluyendo la vigilancia y registro de las condiciones ambientales definidas como óptimas para conservarlas. Para que estos objetivos se alcancen, el laboratorio debe disponer de procedimientos que detallen el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación o la disposición final de las muestras, de modo que estas operaciones se realicen de tal manera que garanticen los requisitos previamente indicados. Además, esta norma general se complementa con lo que recoge la guía ILAC G- 19 Directrices para los laboratorios forenses [3]. En esta guía, adicionalmente a estos requisitos, se introduce la obligación de los laboratorios de ciencias forenses de registrar la cadena de custodia desde la recepción de las muestras y el ser capaces de demostrar que los resultados de los análisis, que se recogen en los informes emitidos por el laboratorio, corresponden inequívocamente a las muestras examinadas. Página 8 de 16

9 Además, la citada norma ISO establece como requisito de la organización del laboratorio que especifique la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que dirige, realiza o verifica el trabajo que afecte a la calidad de los análisis además de proveer adecuada supervisión al personal encargado de los análisis. Por todo ello es necesario que la Dirección del laboratorio tenga definidas las responsabilidades del personal y disponga por escrito la manera de trabajar. Esto debe estar plasmado en distintos documentos que describen el Sistema de Gestión de la Calidad de un laboratorio y que incluyen: el Manual de Calidad, procedimientos escritos, formularios internos, legislación aplicable, normas, etc. El INTCF tiene implantado este sistema de documentos, y las instrucciones que el personal debe seguir, tanto en las tareas de gestión como en las de análisis, se recogen en una serie de procedimientos escritos específicos, conocidos como procedimientos normalizados de trabajo, que son elaborados internamente conforme al sistema de Calidad implantado. También están definidos los formatos de los registros o formularios internos que se deben cumplimentar para dejar constancia de las gestiones y operaciones que se realizan. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están aprobados por la Dirección y son de obligado cumplimiento por el personal. Como se ha indicado en párrafos anteriores, también en los documentos internos se definen las responsabilidades de los miembros del personal del INTCF en relación con la gestión de los vestigios/muestras y con la cadena de custodia en particular. Estas responsabilidades están establecidas en la Orden JUS/3403/2009, de 17 de noviembre, por la que se aprueba la relación de puestos de trabajo del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses (B.O.E. número 304, de 18 de diciembre de 2009). En dicha Orden, Jefes de Servicio, Facultativos, Técnicos especialistas y Ayudantes de laboratorio tienen, entre sus funciones, algunas relativas a la custodia de las muestras. Así, los Jefes de Servicio tienen la función de supervisar la custodia de las muestras en sus respectivos servicios. Los facultativos de las diferentes especialidades del INTCF tienen las funciones de velar por la custodia de muestras y de la recogida de datos de análisis y cumplimentación de formularios informáticos. Los técnicos especialistas del INTCF deben participar en la gestión de muestras: identificación, registro y clasificación, además de la manipulación, preparación, tratamiento y/o extracción de muestras e indicios para su análisis posterior. También deben realizar la custodia de muestras biológicas y no biológicas previa y posteriormente al análisis, la recogida de datos de análisis y la cumplimentación de formularios informáticos. Y entre las funciones contempladas para los Ayudantes de laboratorio del INTCF están la de participar en la gestión de muestras: recepción, distribución, revisión del proceso y la del almacenamiento, destrucción o devolución de muestras. Otro punto interesante a destacar de la relación de puestos de trabajo para todos los Departamentos y la Delegación del INTCF es la existencia del puesto de Facultativo de Gestión de muestras y Residuos, entre cuyas funciones están la de supervisar la recepción de las muestras en el INTCF y su gestión hasta la entrega de las mismas a los Página 9 de 16

10 distintos Servicios que van a realizar los análisis, la de velar por la custodia de las muestras posterior a los análisis y la de la destrucción de las muestras, la de la recogida de datos y cumplimentación de formularios informáticos y la de elaboración y firma de informes de custodia de muestras. Una vez comentados la estructura documental en la que se basa la gestión de muestras, los requisitos que incluyen estos documentos y las funciones del personal, continuamos con la descripción del procedimiento en sí FORMATO DE LA CADENA DE CUSTODIA DEL INTCF Por razones de operabilidad, la cadena de custodia del INTCF no consiste un único documento, sino que es un conjunto de documentos físicos y registros digitales, perfectamente definidos, a través del que es posible conocer las operaciones realizadas sobre los vestigios/muestras recibidas, los lugares donde se han mantenido custodiadas, las personas encargadas de su custodia y las responsables de las distintas operaciones que se han realizado sobre ellas y las fechas en las que se han realizado estas operaciones y movimientos. Cumpliendo con el artículo 21 del Real Decreto 862/1998, cuando se recibe un envío de muestras en el INTCF, se lleva un Registro de entrada de peticiones y muestras en el que anotan los análisis e investigaciones solicitadas, el órgano solicitante, la fecha de entrada de la solicitud y los objetos o muestras recibidas. Hasta hace unos pocos años, este registro de entrada se realizaba de manera manual en un libro de registros. En la actualidad se realiza a través de un complejo programa informático que, de manera genérica, recibe el nombre de LIMS, siglas de Laboratory Information Management System, o Sistema de Gestión de la Información del Laboratorio, con el que se empezó a realizar la gestión en el INTCF en el año A través de este programa, todos los movimientos y operaciones que se realizan sobre los vestigios/muestras se registran informáticamente, desde su recepción en el INTCF hasta su destrucción, devolución o custodia indefinida incluyéndose todos los datos pertinentes y la identificación de las personas que intervienen en esas operaciones, mediante el acceso al sistema de usuarios identificados personalmente, no de manera genérica, con contraseña secreta y la definiciones de distintos roles de usuario, lo que implica permisos de acceso y gestión diferentes en función de las responsabilidades asignadas a cada uno de estos usuario. Además el sistema LIMS permite almacenar, trazablemente asociado a cada asunto y a cada muestra, los datos y registros de los análisis realizados, fotografías, cromatogramas, espectros, electroferogramas, etc. Obviamente, también es posible obtener informes a partir de esta herramienta con consultas realizadas sobre los datos introducidos y almacenados. Es importante comentar que, a través de la relación de cooperación mantenida dentro de la Red de Laboratorios Forenses Oficiales de España (RLFOE), de la que forman parte el INTCF, la Comisaría General de Policía Científica, la Dirección General de la Guardia Civil, la Unidad de Policía Científica de la Ertzaintza, la Dirección General de la Policía de los Mossos de Esquadra y la Policía Foral de Navarra, se actúa de manera coordinada en relación al sistema de LIMS elegido, de forma que todos los laboratorios forenses oficiales que disponen de esta herramienta adquirieron el sistema de la misma compañía, lo que ha facilitado el desarrollo de un proyecto de Página 10 de 16

11 interoperabilidad, financiado con fondos europeos dentro del Programa de Prevención y lucha contra el Delito ( ) [4] ETAPAS EN LA GESTIÓN DE LAS MUESTRAS EN EL INTCF Siguiendo un procedimiento normalizado interno, controlado y aprobado por la Dirección del laboratorio, el personal, cualificado y autorizado por la propia dirección, realiza las distintas operaciones que incluyen la gestión de muestras, registrando aquellos datos pertinentes que conforman la cadena de custodia interna. Estas fases incluyen: Recepción de peticiones de análisis y muestras en el INTCFM. Aceptación de las peticiones de análisis y/o de las muestras. Apertura de neveras y paquetes. Identificación de muestras. Etiquetado. Adecuación y almacenamiento previos al análisis. Identificación de asuntos. Asignación de las peticiones y distribución de las muestras recibidas y entrega a los Servicios que van a realizar los análisis y estudios. Custodia de las muestras en los Servicios y mantenimiento de la trazabilidad. Custodia de las muestras restantes finalizados los análisis hasta su devolución o destrucción Recepción de peticiones de análisis y muestras en el INTCF Tras la recepción del envío, el personal del INTCF autorizado y designado para ello firma y estampa un sello de entrada de paquetes, con la fecha y hora de recepción, en el formulario de remisión de paquetes de muestras que acompaña el envío (correspondiente al anexo II de la Orden JUS/1291/2010), albarán del remitente u otro documento que contenga la información de la remisión y registran en LIMS los datos del organismo remitente, identificación de la persona que entrega el envío, el número de bultos que contiene la entrega, la fecha y hora de recepción y se identifica la persona que lo recibe. Automáticamente, ese envío recibe un código único, con una nomenclatura definida, con el que se va a identificar, y se relacionará con todos los paquetes o neveras que formen parte del envío. La documentación que acompañe a dicho envío se escanea y se archiva en LIMS asociada a ese número identificativo del envío Aceptación de las peticiones de análisis y/o de las muestras recibidas En principio, y por el tipo de servicio que presta el Instituto, no se puede rechazar ninguna petición de análisis remitida por los organismos contemplados en el Real Decreto 862/1998, de 8 de mayo, ni ninguna muestra, salvo que el motivo de rechazo esté plenamente justificado. En estos casos, el INTCF se pone en contacto con el solicitante para aclarar la solicitud, solicitar autorización para derivar la petición de análisis a otro laboratorio, en el caso de que no se pueda realizar en el Instituto o informarle de las deficiencias que presentan las muestras que imposibilitan su análisis o que van a afectar a los resultados de los análisis y, por tanto, a su interpretación. La Página 11 de 16

12 responsabilidad en la toma de decisiones en cuanto a aceptación de una solicitud o muestra la tiene, en última instancia, el director del laboratorio. En el caso de haber sido necesario mantener algún tipo de comunicación con el solicitante y/o remitente, se realiza y archiva el registro de dichas comunicaciones con todos los datos pertinentes, incluidas las mantenidas por teléfono, asociadas al asunto correspondiente. Si fuera necesario el envío de la solicitud y de las muestras a otro laboratorio, esta operación queda registrada en una hoja de custodia de entrega a organismos externos y/o en un oficio, donde se detallan todos los datos pertinentes de ese cambio de custodia Apertura de neveras y paquetes. Identificación de muestras. Etiquetado Esta etapa se realiza en paralelo con la etapa anterior, de manera coordinada entre el personal que tiene la responsabilidad de revisar las solicitudes y el personal responsable de la gestión de las muestras. En los procedimientos normalizados de trabajo que detallan esta fase se incluyen normas de seguridad para la protección del personal así como otras para evitar la contaminación o deterioro de las muestras. Se describe cómo ha de realizarse la apertura de los distintos paquetes que puedan componer el envío, el modo en que se deben identificar cada una de las muestras, la realización de fotografías, cuando proceda, y los datos que hay que ir comprobando y registrando. En principio, deben quedar registrados los siguientes datos para cada una de las muestras: Envase secundario en el que se remiten la muestra Estado del etiquetado de origen Estado de la muestra Envase primario Tipo de muestra conforme a una clasificación preestablecida Descripción de la muestra, que se realizará lo más minuciosamente posible Reseña de datos que aparecen en la etiqueta del envase primario Indicación de si existe o no documento relativo a la cadena de custodia registrada por el organismo remitente Observaciones, donde se describen posibles discrepancias, existencia de comunicaciones con el solicitante relativas a esas discrepancias, detalle del estado de las muestras o envíos, otros expedientes relacionados, etc. Al registrar todos estos datos, el sistema LIMS asigna automáticamente un código único a cada muestra, con un formato definido. Las muestras entonces son etiquetadas con esa identificación única, que se mantendrá tanto en registros que posteriormente se generen, en alícuotas que se obtengan de la misma, en los informes donde se recojan los resultados de los análisis, en actas de devolución o destrucción, etc Adecuación y almacenamiento previos al análisis En función de la naturaleza de la muestra, puede ser necesario aplicar alguna operación que contribuya a mejorar su estado, evitar su deterioro o aumentar su estabilidad. A estas operaciones se les da el nombre de adecuación. Ejemplos de estas situaciones serían el de muestras de ropas enviadas para estudio genético que llegan húmedas o de muestras de tejidos remitidas para estudios histopatológicos que llegan en Página 12 de 16

13 fresco. Si las muestras se dejan en su estado original, se irán deteriorando, perdiéndose su integridad. Por ello, el Instituto dispone de procedimientos internos en los que se describen las operaciones que ha de realizar el personal si, al gestionar las muestras en la fase de apertura, observa que es necesario realizar alguna operación con los objetivos antes mencionados. En función de la naturaleza de la muestra, básicamente, estas operaciones pueden consistir en secado de muestras textiles, empaquetado individualizado y seguro de determinado tipo de muestras o adición de formol a vísceras o tejidos biológicos. La realización de estas operaciones de adecuación queda reflejada en la aplicación LIMS. Por otra parte, en la mayoría de los casos, salvo que se deban analizar inmediatamente, las muestras deben ser almacenadas antes de proceder a su análisis. También se dispone de procedimientos internos en los que se recoge cómo ha de realizarse este almacenaje, bajo qué condiciones ambientales y de seguridad, en qué equipos o localizaciones se debe hacer, qué Servicio del Instituto es responsable de esa custodia y el periodo máximo en que se deben almacenar. Los datos de la ubicación de las muestras y Servicios responsables de la custodia quedan registrados en la aplicación LIMS. En los casos en los que las condiciones ambientales son importantes (por ejemplo, si se han de almacenar refrigeradas o congeladas), el laboratorio lleva registro y control de las temperaturas para garantizar que se mantienen dentro de los rangos definidos Identificación de asuntos El INTCF abre un asunto por cada caso ordenado por la Autoridad Judicial, Gubernativa, Ministerio Fiscal y Médicos Forenses y otros organismos recogidos en el Real Decreto 862/1998, de 8 de mayo, como consecuencia de una petición de análisis o estudio. El asunto reúne todos los datos relativos a un hecho que es investigado por el solicitante, del que pueden proceder uno o más lotes de muestras (o envíos), independientemente del momento en que se reciban. Cada asunto estará identificado por un número único, con una nomenclatura definida, que es asignado automáticamente por LIMS. Una vez realizados los análisis o estudios, cada asunto genera un dictamen, que estará identificado con el número de asunto. El dictamen es el conjunto de los informes emitidos por cada uno de los servicios implicados en el estudio del asunto, constituyendo la opinión y juicio emitido por el Instituto. Al recibir un envío con muestras, el personal destinado comprueba si debe abrir un asunto nuevo o si debe asignar ese lote de muestras remitido a un asunto ya abierto, en función de los datos del solicitante (organismo y referencia de origen). Esto se realiza mediante búsquedas en LIMS, factibles al existir trazabilidad entre las muestras que se reciben y todos los datos del remitente y solicitante, siendo por ello muy importante la robustez y potencia del sistema informático, así como el entrenamiento del personal que permita que los datos se introduzcan de una manera armonizada y homogénea Asignación de las peticiones y distribución de las muestras recibidas y entrega a los Servicios que van a realizar los análisis y estudios Página 13 de 16

14 A la vista de las solicitudes o peticiones recibidas y de las muestras remitidas, el personal del área de gestión de muestras, siguiendo unas instrucciones establecidas en procedimiento interno, asigna peticiones de análisis y muestras a cada Servicio. En aquellos casos en los que las muestras deben ser analizadas en varios Servicios, está definido el orden en el que se deben entregar las muestras para poder realizar correctamente todos los análisis solicitados, sin que los estudios realizados por un Servicio interfieran o imposibiliten los análisis que deba realizar el siguiente Servicio. En aquellos casos en los que existen dudas o imposibilidad material de realizar todos los análisis solicitados por las características destructivas de los mismos o por la insuficiente cantidad de las muestras, el personal designado se pone en contacto con el solicitante para informarle de la situación y, a la vista de la misma, aclare o modifique la solicitud de análisis, siendo imprescindible que quede constancia escrita de estos cambios u observaciones. La entrega de las muestras remitidas a los Servicios que van a realizar los análisis es un paso muy importante en la cadena de custodia del INTCF. Se deja constancia en documento físico de este paso, donde se registran las muestras que se entregan, la fecha en la que se realiza esa entrega y las personas que intervienen, con la firma de ambas. Ese cambio de ubicación así como de responsabilidad en la custodia también se actualiza en LIMS Custodia de las muestras en los Servicios y mantenimiento de la trazabilidad Una vez entregadas las muestras a los Servicios, es el personal del correspondiente Servicio el que se responsabiliza de la custodia de manera individualizada, es decir, que se deja constancia de las personas que gestionan las muestras según proceda, bien sea que las han recibido, almacenado, precintado, analizado, etc. en dicho Servicio, quedando también constancia de las fechas en las que se han realizado estas gestiones. Para ello, y conforme a las particularidades de las sistemáticas analíticas y de gestión que tiene cada Servicio, se dispone en cada Servicio de unos formularios específicos de cadena e custodia en los que se incluyen todos los datos que deben figurar, en función del tipo de operación a realizar, con el fin de que todo el personal registre el mismo tipo de datos, de acuerdo con lo descrito en los procedimientos normalizados de trabajo. La responsabilidad de estas operaciones se identifica con la firma de la persona que la realiza. En aquellos casos en los que las operaciones se pueden registrar con suficiente detalle por LIMS, se puede atribuir la autoría de la operación realizada a través del ya comentado acceso restringido del usuario identificado a través, además, de contraseña personal. Si por las solicitudes de análisis recibidas, las muestras deben ser analizadas en más de un servicio, el cambio de la responsabilidad de la custodia, las personas que intervienen y la fecha en que se produce, quedan reflejados un documento que forma parte de la cadena de custodia. En cuanto al mantenimiento de la trazabilidad y el aseguramiento de la identidad de cada muestra analizada, como ya se indicó, las muestras desde su recepción son identificadas con un código único, inequívoco y permanente en el INTCF. Los Servicios respetan estos códigos e identifican con ellos a las muestras en todos los registros que generan. Página 14 de 16

15 Esta identificación o codificación de cada muestra, junto con su descripción detallada, se refleja en los informes que emite el Servicio con los resultados de los análisis y estudios realizados Custodia de las muestras restantes finalizados los análisis hasta su devolución o destrucción. Una vez finalizados los análisis o estudios, los Servicios que han realizado los análisis entregan las muestras al área de custodia de piezas judiciales, quedando custodiadas en el Instituto, hasta que son destruidas o devueltas al organismo solicitante. Esta entrega de las muestras o de los restos de las mismas también se hace en un documento de cadena de custodia, en el que firma el personal que interviene, registrando también los datos en LIMS relativos a la fecha de entrega, el contenedor o envase donde se entregan, relación de otras muestras que están almacenadas en ese mismo contenedor, ubicación donde se van a mantener las muestras y periodo durante el que se van a almacenar o organismo al que hay que remitirlas. Salvo para las drogas de abuso, en las que, a partir de la modificación del artículo 367 ter-1 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, se ha especificado un tiempo de custodia, para el resto de las muestras (instrumentos, armas y efectos referidos en el artículo 334) no existe ninguna indicación acerca del tiempo en el que se deben retener y conservar, estando recogido en el artículo 338 en la Ley de Enjuiciamiento Criminal: Sin perjuicio de lo establecido en el capítulo II bis del presente título, los instrumentos, armas y efectos a que se refiere el artículo 334 se recogerán de tal forma que se garantice su integridad y el Juez acordará su retención, conservación o envío al organismo adecuado para su depósito. Debido al problema de espacio que genera la acumulación de muestras así como el peligro que puede llegar a ocasionar la conservación de determinados tipos de muestras para la salud de los trabajadores, el INTCF, al igual que sucede con el resto de laboratorios forenses oficiales que realizan los análisis, se encuentra en la necesidad de definir unos periodos de custodia sobre las muestras ya analizadas. Esta decisión se tuvo que tomar cuando la cantidad de muestras acumuladas a lo largo de los años de actividad del INTCF empezó a ser un serio problema, y a pesar de tratar de obtener la respuesta de los jueces y magistrados titulares de los órganos solicitantes sobre el destino que dar a aquellas muestras tan antiguas, en la mayoría de los casos no se recibió contestación. Por ello, en procedimiento interno, la Dirección del INTCF aprueba unos periodos de custodia post-análisis, en función del tipo de muestra, del solicitante, de la solicitud de análisis, e incluso, en ciertos análisis, de los resultados obtenidos. Estos periodos de custodia son variables y van desde el mes hasta la custodia indefinida. Como, en los asuntos abiertos por casos judiciales, esta decisión realmente corresponde al Juez, en todos los informes emitidos por el INTCF se incluye una nota de custodia en la que se indica el destino final que, en principio, se ha asignado a las muestras en el plazo que se define en el propio informe y que comienza a partir de la fecha de emisión del mismo. Obviamente, no pueden contemplar todos y cada uno de los casos que puedan llegar a presentar, por lo que son fundamentalmente orientativas, siendo los facultativos firmantes del informe quienes tienen que tomar la decisión sobre el destino de aquellas muestras por cualquier circunstancia haga necesario su inclusión en un grupo distinto de Página 15 de 16

16 los establecidos en el procedimiento, estando supervisados por el Jefe del Servicio correspondiente. Existen determinados casos en los que las muestras se devuelven al órgano solicitante, como son los documentos originales enviados para estudio, ropas, armas y otros objetos remitidos que pudieran ser útiles como piezas de convicción. En esta fase de la gestión, tanto si las muestras son destruidas, custodiadas o devueltas, también se deja constancia en documentos que forman parte de la cadena de custodia, recogiéndose los datos en relación al personal que interviene, supervisa y autoriza y las fechas en las que se realizan las operaciones necesarias. Para concluir, es importante destacar que las actuaciones del personal del INTCF se realizan conforme a procedimientos internos, en los que se detalla cómo trabajar, los datos que hay que registrar y los formularios internos o herramientas informáticas que hay que emplear. No obstante, a pesar del uso cada vez más exclusivo de LIMS, siguen manejándose muchos documentos físicos relacionados con los asuntos. Entre estos documentos físicos, se archivan y conservan en cada expediente los que forman parte de la cadena de custodia, ya que contienen las firmas originales del personal que ha intervenido en la custodia de las muestras, en las diferentes etapas, si bien a medida que las herramientas informáticas lo permitan, es posible que en el futuro la cadena de custodia pueda llegar a estar exclusivamente registrada en soportes informáticos, pero en cualquier caso, siempre tendrá que incluir aquellos datos que posibiliten garantizar la su autenticidad y su integridad. BIBLIOGRAFÍA [1] Sección de Laboratorio y Asuntos Científicos. Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito ST/NAR/39 La escena del delito y las pruebas materiales. Sensibilización del personal no forense sobre su importancia. Naciones Unidas. Nueva York [2] UNE-EN ISO/IEC Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración (ISO/IEC 17025:2005). AENOR [3] ILAC-G19:2002 Guidelines for Forensic Science Laboratories. Interlaboratory Accreditation Cooperation [4] National Network for Exchange & Management of Post-DNA Match Information. Página 16 de 16