Unidad 3. Cuentas por cobrar. Objetivos. Al i nalizar la unidad, el alumno:

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1 Unidad 3 Cuentas por cobrar Objetivos Al i nalizar la unidad, el alumno: Distinguirá los diferentes tipos de cuentas por cobrar, utilizados en contabilidad. Describirá la forma de valuación, registro y reglas de las cuentas por cobrar. Registrará contablemente los ajustes correspondientes por concepto de cuentas incobrables. Distinguirá otro grupo de cuentas por cobrar que se utilizan en los registros contables. Identiicará las fuentes de inanciamiento, descuento de documentos y factoraje de cartera, así como su valuación y registro contable.

2 Conceptos centrales

3 unidad 3 cuentas por cobrar 77 Introducción En el curso de Contabilidad financiera I se analizó el concepto, la naturaleza y el registro contable por la venta de mercancía, la prestación de servicios y otras operaciones a crédito, todas manejadas mediante cuentas de clientes, documentos por cobrar y deudores diversos, así como su presentación en los estados financieros. Ahora analizaremos la serie NIF C-3 que regula la valuación, el registro contable y la presentación en el estado de situación financiera de las cuentas por cobrar, rubro que se encuentra integrado por las cuentas anteriormente mencionadas. Conoceremos y aplicaremos diferentes procedimientos para determinar las cuentas por cobrar que presenten problemas para su cobro, así como su registro contable. Las cuentas por cobrar son derechos a favor de la empresa, que se encuentran respaldadas con documentos de los cuales se espera obtener efectivo hasta su fecha de vencimiento, por lo tanto, analizaremos también las diversas operaciones de financiamiento que las empresas realizan con las instituciones de crédito, para obtener recursos (efectivo) antes del vencimiento de los documentos (pagarés y letras de cambio). 3.1 Cuentas por cobrar En la actualidad, muchas de las operaciones comerciales que realizan las empresas son a crédito, lo que genera una cuenta por cobrar por la venta de mercancías o prestación de servicios a sus clientes. Esta operación permite a las empresas que otorgan el crédito incrementar sus ventas y ser más competitivas al proporcionar a sus clientes más opciones para obtener la mercancía o servicios que requieren. Las cuentas por cobrar también se conceden a otros deudores por operaciones diferentes a las relacionadas con su actividad principal, como la venta de activos y préstamos a empleados de la empresa. La serie NIF C-3 establece las reglas de aplicación de las normas de información relativas a las cuentas por cobrar de empresas comerciales, industriales y de servicios. Las define de la siguiente forma: las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por las ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. En otras palabras, las cuentas por cobrar son derechos generados por créditos otorgados por la venta de mercancías o servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto soportados por un contrato, la factura, el pedido, etc. Normalmente, este tipo de crédito está basado en la solvencia del deudor y la confianza que le tiene el acreedor. Cuando se documentan con títulos de crédito como letras de cambio o pagarés, se denominan documentos por cobrar; mientras que cuando no hay títulos de crédito de por medio, se denominan otras cuentas por cobrar. Por lo anterior, el crédito que conceden las entidades económicas puede otorgarse básicamente de dos formas: 1. Crédito comercial o a cuenta abierta. 2. Crédito con garantía de documentos. Las cuentas por cobrar se originan por la venta de mercancías, prestación de servicios a crédito y préstamos a empleados. Este crédito se deine de dos formas: crédito comercial, que es de palabra, y crédito con garantía de documentos, mediante pagarés y letras de cambio. Cuáles son las formas básicas en que las empresas pueden otorgar crédito?

4 78 contabilidad financiera ii 1. Crédito comercial o a cuenta abierta ( de palabra ). Opera bajo una línea de crédito apoyada en la confianza, y en la solvencia moral y económica, del cliente o deudor, sin más evidencia de la operación que el pedido de compra y la factura que ampara la entrega de las mercancías o el importe de los servicios prestados. 2. Crédito con garantía de documentos. Generalmente tiene por origen las cuentas por cobrar a clientes o deudores, adicionándoles como garantía títulos de crédito (documentos), con los cuales la empresa ejerce el derecho que en ellos se consigna, es decir, el deudor al momento de firmar los títulos se compromete a liquidar el importe de la operación en una fecha determinada. Podemos resumir lo anterior en la figura 3.1. Figura 3.1 Clasiicación del crédito. 3.2 Valuación, registro y reglas de presentación De acuerdo con la serie NIF C-3, las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado origi- nalmente del derecho exigible y, atendiendo a los postulados básicos de devengación contable y valuación, deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, es decir, deben considerarse las rebajas, bonificaciones pactadas y la estimación por irrecuperabilidad, o difícil cobro de cuentas. Por lo anterior, la valuación, como ya se mencionó, permite identificar y cuantificar el monto de partidas al momento de preparar el balance general; por lo que a este rubro se refiere debemos tomar en cuenta lo siguiente: Las cuentas por cobrar deben de reflejar lo que se espera, en forma razonable, obtener en efectivo, crédito o servicios, por lo que se deben disminuir los descuentos y bonificaciones otorgados, así como lo que se estima no se podrá recuperar (párrafo 3, serie NIF C-3). Ejemplo: el 5 de agosto del 2008 una compañía vendió a crédito mercancía por $900, y otorgó un descuento de 10% por venta al mayoreo. El costo de la mercancía vendida fue de $500,

5 unidad 3 cuentas por cobrar 79 El registro correcto debe ser: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Descuentos sobre ventas Ventas Registro de la venta relejando el descuento de 10% 2 Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido 810,000 90, , , ,000 La cuenta de clientes refleja $810,000 y no $900,000 por el importe de la venta, ya que éstos, adeudan el precio de la mercancía vendida disminuida del descuento otorgado, por lo que se refleja lo que se espera realmente obtener por esta operación. En el caso de rebajas pondremos el siguiente ejemplo: el 5 de agosto del 2008 una compañía vendió a crédito mercancía por $700, y otorgó una rebaja de 10% por venta de mercancía con pequeños defectos. El costo de la mercancía vendida fue de $250, El registro correcto debe ser: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Rebajas sobre ventas Ventas Registro de la venta relejando la rebaja del 10% 2 630,000 70, ,000 Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido 250, ,000 La cuenta de clientes refleja $630,000 y no $700,000 por el importe de la venta, ya que éstos adeudan el precio de la mercancía vendida disminuida de la rebaja otorgada, por lo que se refleja lo que se espera obtener realmente por esta operación. La misma serie NIF C 3 señala que, dependiendo del origen de las cuentas por cobrar, se pueden formar dos grupos: 1. A cargo de clientes. 2. A cargo de otros deudores.

6 80 contabilidad financiera ii 1. A cargo de clientes. Se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la empresa, derivados de la venta de mercancía o prestación de servicios que representan la actividad normal de la misma. 2. A cargo de otros deudores. Deben mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándose por concepto y de acuerdo con su importancia, que generalmente se originan por la venta de artículos o prestación de servicios que no representan la actividad principal de la empresa. Lo anterior lo podemos observar en la figura 3.2: Las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado originalmente del derecho exigible y deberán modiicarse para relejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de las partidas que lo integran. Cómo se clasiican las cuentas por cobrar? Figura 3.2 Integración de las cuentas por cobrar conforme a su origen, de acuerdo con la serie NIF C-3. En la práctica, de acuerdo con las políticas y necesidades de cada empresa, y conforme a las normas de información, las ventas de mercancía y la prestación de servicios a crédito se registran en las cuentas de clientes y documentos por cobrar si existe la firma de un título de crédito. Las operaciones que no constituyen la actividad principal de la empresa y que representan otras cuentas por cobrar, generalmente se controlan mediante las cuentas de deudores diversos, funcionarios y empleados. Es conveniente mencionar que, en ocasiones, las cuentas por cobrár están en moneda extranjera y, por lo tanto, se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente a la fecha de los estados financieros. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar son clasificadas como: de exigencia inmediata, o a corto plazo; y a largo plazo, corto plazo a un plazo menor de un año, las cuales deben presentarse en el balance en activo circulante, inmediatamente después del efectivo y las inversiones en valores; las de vencimiento mayor de un año deben presentarse fuera del activo circulante, es decir, dentro del activo no circulante. Por lo anterior, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas para su presentación en el estado de situación financiera según su disponibilidad o exigibilidad, de las siguientes dos formas: 1. A corto plazo o de exigencia inmediata. 2. A largo plazo.

7 unidad 3 cuentas por cobrar A corto plazo o de exigencia inmediata. Son aquellas cuya disponibilidad se encuentra dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance. Se presentan en el renglón de activo circulante, después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. 2. A largo plazo. Son aquellas cuyo vencimiento es mayor a un año o que están fuera del ciclo normal de las operaciones de doce meses (enero a diciembre); se presentan fuera del activo circulante. En ambos casos, si el importe del rubro de cuentas por cobrar es de importancia considerable para la empresa, lo recomendable es presentar un análisis de las cuentas que integran dicho rubro para tener un mayor control sobre ellas. En el estado financiero (ver figura 3.3) se muestran las cuentas por cobrar a corto y largo plazo: argo plazo Figura 3.3 Estado de situación inanciera. Las cuentas por cobrar deben registrarse con el valor pactado originalmente, considerando las rebajas, boniicaciones y estimaciones por cobro dudoso. Éstas pueden ser a cargo de clientes o a cargo de otros deudores. Con base en su disponibilidad se clasiican en de corto y largo plazo. 3.3 Clientes Las ventas de mercancía o la prestación de servicios a crédito que realiza la empresa pueden otorgarse de palabra (crédito comercial), ampararse con documentos, letras de cambio o pagarés. Cuando se otorga un crédito comercial, el registro contable se efectúa en una cuenta denominada clientes; la operación se ampara con la factura (ver figura 3.4), la cual detalla la venta realizada, la fecha o fechas de pago. Este documento queda en manos de la empresa y el cliente lo obtiene al liquidar el importe.

8 82 contabilidad financiera ii Figura 3.4 Factura. Por qué se le pide al cliente que garantice con documentos el pago del crédito? Qué es un pagaré y una letra de cambio? Qué elementos debe contener el pagaré? Con frecuencia, para asegurarse del cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los clientes para con la empresa, ésta pide, a cambio de la venta, documentos (pagarés o letras de cambio) que comprometen al cliente a pagar determinada suma en una fecha señalada. Se utiliza la cuenta documentos por cobrar para registrar las ventas de mercancía u operaciones que no son propias de la actividad principal de la empresa y por las cuales se otorgó un crédito con garantía de documentos, es decir, que están amparadas con títulos de crédito (pagarés y letras de cambio). El documento que usualmente se utiliza para garantizar el crédito es el pagaré. El pagaré es un documento mediante el cual un deudor se compromete incondicionalmente al pago de una suma de dinero en una fecha determinada. La letra de cambio es un documento en donde se expresa la orden de pago de un comerciante a otro, en plaza o lugar distinto, para la entrega de una suma de dinero al beneficiario. El pagaré, de acuerdo con la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, artículo 170, debe contener: 1. Mención de ser pagaré. 2. Promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero a la fecha de vencimiento. 3. Nombre del beneficiario, que es la persona física o moral a quien el suscriptor le promete el pago. 4. Fecha y lugar de pago. 5. Fecha y lugar de suscripción del documento. 6. Porcentaje de intereses a devengar. 7. Firma del suscriptor (girador). Lo anterior se puede observar en la figura 3.5.

9 unidad 3 cuentas por cobrar 83 Figura 3.5 Pagaré. Ahora bien, recordemos que en México por las disposiciones fiscales vigentes, la gran mayoría de las operaciones de compra-venta que realizan las empresas están sujetas al pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) por considerarse enajenación, concepto contemplado en la ley del impuesto al valor agregado. En el momento de la venta de mercancía o servicios, la empresa cobra a sus clientes y deudores, en sus facturas, el impuesto correspondiente que deberá entregar al fisco, por esta razón dicho impuesto no constituye un gasto para la entidad. Y recordemos que para su registro contable se tiene la cuenta de IVA trasladado, que es una cuenta de pasivo a corto plazo de naturaleza acreedora; y su saldo representa el importe del impuesto que la empresa ha cobrado a sus clientes y que debe entregar al fisco, previo acreditamiento del IVA que la empresa pagó. El IVA tiene que ser pagado en efectivo, en caso contrario, se establece una cuenta a la que se le llama IVA por trasladar la cual se convierte en IVA trasladado cuando se efectué la cobranza en efectivo. El impuesto que las empresas cobran a sus clientes y deudores por ventas, prestación de servicios o por otro concepto análogo se llama iva trasladado. Para el cálculo del IVA trasladado o por trasladar, se toma como base el precio de venta de la mercancía o servicio y se le aplica la tasa correspondiente. A continuación presentamos un ejemplo de dicho cálculo así como su registro contable: ACME, S. A. de C. V., vendió el día 1o. de mes, mercancía a crédito comercial por $20,000, más IVA. Precio de venta $20,000 Importe total de la venta (20, ,000 = $23,000) IVA 15%.15 Importe de IVA $3,000 Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito según factura ,000 20,000 3,000 Para el mejor control de los adeudos de los clientes se requiere de la utilización de los auxiliares de clientes, los cuales se explican enseguida con el siguiente:

10 84 contabilidad financiera ii Ejemplo La empresa SONI, S. A. de C. V., el día 15 del presente mes, realizó ventas a crédito comercial: al Grupo Papelero, S. A. de C. V., por $20,000 y a Casa Vargas, S. A. de C. V., por $6,000, más IVA, y una tercera a 30 días a Comercial Mixcoac, S. A., por $30,000, más IVA. El costo de venta es de 50% del precio de venta. Los registros contables se realizan en el Libro Diario y en el Libro Mayor como se muestra a continuación: 1. Registro contable en el Libro Diario: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Grupo Papelero, S. A. de C. V. Casa Vargas, S. A. de C. V. Ventas IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial 2 23,000 6,900 29,900 26,000 3,900 Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido 23,000 23,000 3 Clientes Comercial Mixcoac, S. A. Ventas IVA por trasladar* Registro de la venta a crédito documentado 4 34,500 34,500 30,000 4,500 Costo de ventas Inventarios Registro del costo de lo vendido 15,000 15,000 *Recuerde, cuando se cobra el IVA por trasladar, se convierte en IVA trasladado. 2. Se pasa al Libro Mayor, a las cuentas control de clientes y documentos por cobrar: SONI, S. A. de C. V. Libro Mayor Clientes Folio 03 Fecha Referencia Contracuenta Debe Haber Saldo* 250,000 PD-1 Grupo Papelero, S. A. de C. V. 23, ,000 PD-1 Casa Vargas, S. A. de C. V. 6, ,900 PD-3 Comercial Mixcoac, S. A. 34, ,400 *El saldo consiste en cuentas pendientes y de los 250,000, Grupo Papelero, S. A. de C. V., debe $100,000, Casa Vargas, S. A. de C. V. $ 50,000 y Comercial Mixcoac, S. A. $ 100,000.

11 unidad 3 cuentas por cobrar Se registra el movimiento en los auxiliares correspondientes: se llevan controles individuales para cada cliente, llamados auxiliares de clientes, en los cuales se indica el número de subcuenta, nombre del cliente y se anotan los cargos y abonos correspondientes, llevando un saldo por cada movimiento que se registre: SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. Fecha Referencia Concepto Debe Haber Saldo 100,000 PD-1 Venta a crédito 23, ,000 SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Casa Vargas, S. A. de C. V. Fecha Referencia Concepto Debe Haber Saldo 50,000 PD-1 Venta a crédito 6,900 56,900 SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Comercial Mixcoac, S. A. Fecha Referencia Concepto Debe Haber Saldo 100,000 PD-1 Venta a crédito 34, , La suma de todos los saldos de los auxiliares de clientes debe ser igual al saldo del mayor de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. $123,000 Casa Vargas, S. A. de C. V. 56,900 Comercial Mixcoac, S. A. 134,500 Total 314,400 Cuando el cliente hace el pago total o parcial se tienen que hacer los siguientes registros: imaginemos que comercial Grupo Papelero, S. A. de C. V. paga su último adeudo. El registro contable sería: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Bancos Clientes Grupo Papelero Registro del pago del adeudo último de Grupo Papelero, S. A. de C. V. 23,000 23,000

12 86 contabilidad financiera ii 2 IVA por trasladar IVA trasladado Registro del IVA efectivamente cobrado 3,000 3,000 SONI, S. A. de C. V. Libro Mayor Clientes Folio 03 Fecha Referencia Contracuenta Debe Haber Saldo 250,000 PD-1 Grupo Papelero, S.A DE C.V. 23, ,000 PD-1 Casa Vargas, S.A. DE C.V. 6, ,900 PD-3 Comercial Mixcoac, S.A. 34, ,400 PI-1 BANCOS 23, ,400 SONI, S. A. de C. V. Auxiliar de clientes: Grupo Papelero, S. A. de C. V. Fecha Referencia Concepto Debe Haber Saldo 100,000 PD-1 Venta a crédito 23, ,000 Grupo Papelero, S. A. de C. V. $100,000 Casa Vargas, S. A. de C. V. 56,900 Comercial Mixcoac, S. A. 134,500 Total 291,400 En caso de que la suma del saldo de los auxiliares de clientes no fuera igual al saldo de la cuenta de mayor de clientes será necesario hacer una conciliación de dichos saldos para determinar en dónde se encuentra el problema y tener así el control de este recurso. La serie NIF C-3 determina que, cumpliendo con el postulado básico de valuacion, las cuentas por cobrar deben computarse con el valor del derecho exigible pactado originalmente y atendiendo al postulado de devengación contable, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran, esto requiere que se le dé efecto a los descuentos y bonificaciones pactadas, así como a las estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro. Devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre ventas Como ya se explicó, existen operaciones que complementan la transacción de ventas, por ejemplo, cuando se lleva a cabo una venta y la mercancía o parte de ella no cumple con los requisitos de compra, el cliente realiza una devolución. Normalmente, si la empresa considera que el cliente se vio afectado con lo anterior lo compensan con una bonificación que implica una disminución al importe de la venta, por lo que es necesario elaborar una nota de crédito (ver figura 3.6) en donde conste el descuento; posteriormente se realiza el registro contable correspondiente.

13 unidad 3 cuentas por cobrar 87 Figura 3.6 Nota de crédito. A continuación se presenta el manejo de las operaciones sobre devoluciones, rebajas y bonificaciones que realiza una empresa, para poder apreciar cómo se realizan los registros correspondientes: Ejemplo El 16 del presente mes se vendió a Universal, S. A. de C. V., $500,000, más IVA, de mercancía a crédito comercial. El costo de ventas fue de 250,000. El día 17 realizó una devolución por $30,000, más IVA, de mercancía que no reúnen los requisitos de venta según nota de crédito núm Se decidió bonificarle 10% de la devolución como compensación. Registro contable: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes 575,000 Universal, S. A. de C. V. 575, ,000 Ventas 75,000 IVA por trasladar Registro de la venta a crédito comercial 2 Costo de ventas Inventarios 250,000 Registro del costo de lo vendido 250,000

14 88 contabilidad financiera ii 3 Devoluciones sobre ventas IVA por trasladar Clientes Universal, S. A. de C. V. 34,500 30,000 4,500 34,500 Registro de la devolución 4 Inventarios Costo de ventas Registro del costo de lo vendido de la devolución 15,000 15,000 5 Rebajas sobre ventas IVA por trasladar Clientes Universal, S. A. de C. V. 3,450 3, ,450 Registro de la rebaja sobre venta Las rebajas, devoluciones y boniicaciones sobre ventas, disminuyen el valor original de la venta. 3.4 Estimación de cuentas incobrables La posibilidad de que las cuentas por cobrar no sean recuperadas en su totalidad obliga a establecer una provisión que refleje la posible pérdida por este concepto. Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones con base en el estudio de valuación, deberán cargarse a resultados de operación del ejercicio en que se efectúen, se pueden cargar a gastos de venta o de administración, (comúnmente se llevan a gastos de venta por ser las ventas normalmente las que las generan). Aunque es válido llevarlos a gastos de administración porque es el departamento que se encarga del otorgamiento de crédito y cobranza. Cuando las empresas venden a crédito es normal que tengan clientes morosos y que algunos no paguen sus cuentas; a esto se le llama cuentas incobrables o de cobro dudoso. Contablemente se registran de la manera siguiente: Cuando las empresas venden a crédito es normal que tengan clientes morosos y que algunos no paguen sus cuentas; a esto se le llama cuentas incobrables o de cobro dudoso. Contablemente se registran de la manera siguiente: Estimación de cuentas incobrables 1. El importe de las disminuciones de la estimación. 1. El importe de la estimación. 2. El importe de las cuentas que se consideren 2. El importe de los aumentos de la estimación. totalmente incobrables.

15 unidad 3 cuentas por cobrar 89 La cuenta provisión para cuentas incobrables es una cuenta complementaria de activo, es decir, reduce el valor de las cuentas por cobrar, por lo que su saldo es acreedor y representa la cantidad de las ventas a crédito que se estima no será recuperada. Es aplicable a cualquier cuenta por cobrar, sin embargo, el saldo de clientes es el que se utiliza como base para su determinación. Esta cuenta se presenta en el estado de situación financiera inmediatamente después del rubro clientes; al restarle el importe del saldo de la primera a la segunda, se obtiene lo que se espera recibir por los cobros de las ventas a crédito. La cuenta estimación de cuentas incobrables es complementaria de activo, su saldo es acreedor y representa el importe estimado de la pérdida de cobranza. Por qué considerar cuentas incobrables? Figura 3.7 Estado de situación inanciera. Existe cierta variedad de opiniones respecto a la cuenta a la que debe cargarse este gasto. Algunos opinan que debe hacerse a gastos de venta porque su origen es una venta de mercancía, otros la consideran un gasto de administración porque el otorgar créditos y efectuar la cobranza son funciones administrativas, finalmente, hay quienes la consideran como un gasto financiero porque se deriva de operaciones en las que se otorgaron financiamientos. Considerando que el otorgar crédito es una estrategia para incrementar las ventas, en lo subsecuente se hará el cargo a gastos de ventas. Es importante determinar el monto de las cuentas de cobro dudoso o incobrables, ya que el saldo de la cuenta de clientes debe mostrar lo que realmente se espera percibir en la cobranza, para que las cifras presentadas en el estado de situación financiera sean confiables y lo más posiblemente exactas para la correcta toma de decisiones Métodos para estimar las cuentas incobrables El identificar las cuentas que pueden presentar problema al momento de su cobro disminuye el riesgo de perder el importe de la venta. Existen diferentes métodos para estimar el monto de las cuentas incobrables. Los que utilizaremos son: Los gastos por cuentas incobrables son parte de las operaciones de una empresa, por lo que deben medirse y registrarse. Para ello se cuenta con métodos de estimación.

16 90 contabilidad financiera ii a. Método global. b. Método analítico. Figura 3.8 Métodos de estimación para las cuentas incobrables. a. Método global. Se recomienda aplicarlo en empresas que tienen un gran número de clientes, ya que resulta muy difícil analizar cada uno de ellos y determinar cuál presentará problemas para su cobro. Es importante tomar en consideración la experiencia de ejercicios anteriores con relación a los problemas de cobranza, puesto que nos permite calcular la tendencia de incobrabilidad de la cartera. Para la aplicación de este método debe establecerse la base sobre la cual se realizará el cálculo, para poder obtener el porcentaje que determine el importe de las cuentas incobrables. Existen diversos criterios con relación a la elección, sin embargo las bases más utilizadas son las siguientes: Ventas a crédito. El saldo de la cuenta de clientes. Ventas totales (aplicable cuando el monto de las ventas al contado es poco importante). Ejemplo La empresa Derka, S. A., presentó la siguiente información del ejercicio anterior: ventas a crédito por $18 740,000; saldo en la cuenta de clientes por $19 325,000 y ventas totales por $23 000,000. El departamento de cobranza revisó las cuentas incobrables del ejercicio anterior y reportó $926,000 de cartera vencida o cuentas incobrables (CI), por lo que se determinó establecer para este mes la estimación para cuentas incobrables (ECI) sobre el saldo de cuentas por cobrar al cierre del mes actual, por $9 587,623.

17 unidad 3 cuentas por cobrar 91 El registro contable para cualquiera de los procedimientos anteriores es: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Gastos de ventas Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables de 4.02% con base en las ventas totales 385, , Cabe mencionar que las empresas deberán elegir la base que más les convenga, de acuerdo con sus necesidades y políticas de venta y cobranza. b. Método analítico. También conocido con el nombre de clasificación de cuentas por antigüedad de saldos. Este método consiste en el estudio de cada cuenta de clientes para determinar la solvencia de sus saldos. Es práctico y posible aplicarlo en las empresas con un número reducido de clientes y cuya importancia relativa representa cierta consideración en el balance. Supongamos que la empresa Plásticos comerciales, S. A. de C. V., inició operaciones en el mes de enero del presente año y al 31 de diciembre del mismo año, el saldo de la cuenta de clientes es de $1 985,500. El análisis de acuerdo con su antigüedad es el siguiente: Antigüedad Importe % 0 a 30 días $1 250, a 60 días 580, a 90 días 42, Más de 90 días 111, $1 985, Si la empresa maneja una política de crédito de 60 días, se puede observar que 92.23% está al corriente y 7.77% ya está vencido ($154,250.00). Y si el saldo de la provisión actual es de $130, es insuficiente, la provisión actual por lo que se debe complementar por $24, y el registro contable quedaría de la siguiente manera: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables 24,250 24,250

18 92 contabilidad financiera ii También se puede determinar como se ejemplifica enseguida: INTER, S. A. Análisis de antigüedad de saldos al. Cliente 1 a 30 días 31 a 60 días 61 a 90 días Más de 90 días Saldo total Papeles Ultra, S. A. 78, ,987 25, ,010 Sicomex, S. A. 35,598 98, ,252 Colchas Íntima, S. A. 48, ,501 15, ,676 Madrueño, S. A. 86,300 23, ,998 Pilarica, S. A. 30,258 55,421 9,306 94,985 Total 156, , ,306 49, ,921 Porcentaje estimado* 0.6% $ % $2, % $11,198 90% $44,900 ECI * Es un porcentaje estimado con base en la experiencia de cobranza. $59,870 Registro contable: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Gastos de venta Estimación de cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Registro de la provisión para cuentas incobrables 59,870 59,870 Qué sucede cuando una cuenta se considera irrecuperable? Cuando una cuenta por cobrar se vuelve definitivamente incobrable debe cancelarse, cargando el importe correspondiente a la cuenta de estimación cuentas incobrables y se abona a la cuenta clientes, documentos por cobrar o deudores diversos. Este concepto no es aplicable para los adeudos a cargo de funcionarios y empleados, ya que los cobros se hacen directamente por nómina. Ejemplo El día 23 de enero, después de agotadas todas las gestiones de cobro, el abogado notifica a la empresa que la factura núm. 236 del cliente Grupo Alfa, S. C., por $20,000, debe considerarse como irrecuperable, ya que el cliente es totalmente insolvente.

19 unidad 3 cuentas por cobrar 93 Registro contable: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Provisión para cuentas incobrables Clientes Grupo Alfa, S. C. Cancelación de la factura 236 por ser incobrable según oicio del abogado 20,000 20,000 Cuando la provisión para cuentas incobrables no sea suficiente para cubrir el saldo de un cliente que definitivamente no pagará la diferencia se lleva a gastos de venta. Por ejemplo, el saldo de la provisión para cuentas incobrables es de $35,000 y la cuenta que se determinó no será posible cobrar es de $40,000; el registro contable quedaría así: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Provisión para cuentas incobrables Gastos de venta Clientes Cancelación de la cuenta por cobrar por ser incobrable 35,000 5,000 40,000 Cuando una cuenta registrada como irrecuperable se cobra posteriormente debe invertirse el asiento de cancelación por la cantidad cobrada, para mostrar en libros que la cuenta cancelada fue recuperada. Ejemplo El departamento de cobranza notifica que el cliente de la cuenta considerada como irrecuperable se presentó a liquidar el total de la misma. Registro contable: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Grupo Alfa, S. C. Provisión para cuentas incobrables Reinstalación de la factura 236 que había sido cancelada por ser considerada incobrable 2 20,000 20,000 Bancos 20,000 Clientes 20,000 Grupo Alfa, S. C. Registro del pago total de la factura 236 Recuerda: el traspaso del IVA por trasladar contra el IVA trasladado se efectúa cuando se realiza el cobro al cliente. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario en vigor a la fecha de los estados financieros (párrafo 6, serie NIF C-3).

20 94 contabilidad financiera ii Ejemplo: El día 10 de agosto del 2007 se realizó una venta de mercancía en el extranjero por 1000 dólares, contabilizando la operación al tipo de cambio de $ , surgiendo una cuenta por cobrar por $10, Al 31 de agosto del mismo año aún no se ha cobrado dicha cuenta por cobrar y el tipo de cambio es de $ Registro contable: Fecha Concepto Parcial Debe Haber 1 Clientes Ventas Registro de la venta en el extranjero 2 Clientes Productos inancieros Utilidad en cambios Registro de la utilidad en cambios al 31 de agosto 10, , En la venta no se registró el IVA porque de acuerdo con la ley del IVA las ventas de exportación están sujetas a la tasa de 0%; también, no olvide que en las ventas se registra su costo de ventas. Valuación: 1,000 dólares al t.c. cierre de mes $ $ 11, ,000 dólares al t.c. inicio de mes $ $ 10, Ajuste En resumen, atendiendo a su origen las cuentas por cobrar se clasifican en: a) A cargo de cliente. b) A cargo de otros deudores. Los primeros son exclusivos de las ventas de mercancía, mientras que los segundos incluyen los documentos por cobrar a otros deudores. Los intereses devengados y los gastos y costos reembolsables que se deriven de las operaciones que dieron origen a las cuentas por cobrar deben considerarse parte de las mismas. 3.5 Otras cuentas por cobrar De conformidad con la serie NIF C-3, atendiendo a su origen, existen dos grupos de cuentas por cobrar, uno de ellos es a cargo de clientes, que fue tratado anteriormente, y el segundo es a cargo de otros deudores, en donde se establece lo siguiente: deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia. Las cuentas por cobrar a cargo de otros deudores se dividen de acuerdo con las necesidades de cada empresa, sin embargo, en la práctica contable se utilizan las siguientes cuentas: Funcionarios y empleados. Deudores diversos.

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