Desarrollar habilidades para la preparación de los documentos correspondientes a la Auditoría.

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2 Temario Generalidades de auditoria Planificación y realización Programa de auditoría Plan de auditoría Video y taller de análisis Lista de verificación Evaluación de hallazgos y redacción de No conformidades Informe de auditoria

3 Objetivos del curso Conocer la metodología de planificación, ejecución, verificación y control de las auditorías correspondientes al Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. Desarrollar habilidades para la preparación de los documentos correspondientes a la Auditoría. Generar habilidades en la realización de las auditorías.

4 Qué es una auditoría? Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría y así proporcionar información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

5 Objetivo de una auditoría Determinar el grado de conformidad o cumplimiento de la Normas del sistema o proceso de los criterios definidos de la auditoría. Determinar si los controles del Sistema de Gestión son efectivamente implementados y mantenidos.

6 Qué se entiende por auditoría? Situación Real Lo que se Va a auditar Verificar Referencia Criterio de la Auditoría Establecer si hay cumplimiento. Informar resultado a quien solicita la auditoría

7 Diferentes clases de auditoría según quien la solicite Primera Parte Segunda Parte Cliente Organización Proveedor Segunda Parte Organismo Independiente Tercera Parte

8 Para qué hacer auditorías BASC? Conocer si la organización está cumpliendo sus obligaciones en relación con el control y la seguridad en el comercio internacional. Evaluar las fortalezas y debilidades del SGCS BASC. Detectar si la organización (o parte de ella) realmente está haciendo lo que dice hacer y lograr. Detectar oportunidades para la mejora continua del SGCS. Evaluar el compromiso del recurso humano con el SGCS. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones: correctivas, preventivas y de mejora.

9 Quiénes intervienen en una auditoría? Auditor Auditado Persona con la competencia para la realización de auditorías. Organización auditada. Equipo auditor Experto técnico Acompañante Cliente Quien solicita la auditoría

10 Requisitos del SGCS BASC Norma BASC La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar auditorías internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que esté conforme con: a) Los requisitos de la Norma y los Estándares de seguridad BASC. b) Los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad establecidos e implementados por la organización. La organización debe elaborar y ejecutar un programa de auditorías internas, su enfoque y periodicidad debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditorías anteriores, importancia y criticidad de los procesos identificada en el análisis y evaluación de riesgos con una frecuencia mínima de una vez al año. Las auditorías internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores competentes, independientes a los procesos auditados, formados por instructores aprobados por WBO. Estos Auditores Internos deberían ser propios de la organización con el fin de garantizar la continuidad del SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditoría. Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados, en temas relacionados con auditorías de sistemas de gestión y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados cuando existan cambios procedimientales o normativos en la WBO.

11 Quién es el auditado en una auditoría interna? Organización Procesos Productos Prácticas Procedimientos Resultados NO SE AUDITAN PERSONAS

12 Quiénes son los auditores en una auditoría interna? Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Cómo se sabe si un auditor es Competente? Porque cuenta con unos atributos (educación, formación, experiencia, y habilidades), que se manifiestan en su comportamiento y que están directamente relacionados con el éxito de una auditoría.

13 Principios de auditoría Conducta ética Son esenciales: la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción. Presentación justa La obligación de informar verazmente y con exactitud. Cuidado profesional La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría. Independencia La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría. Evidencia La base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

14 Proceso de auditoría 1. Auditor 2. Programa de auditoría 3. Actividades de auditoría

15 Atributos personales Justo Sincero Discreto Honesto Perceptivo Versátil

16 El Auditor COMPORTAMIENTO Tranquilo Respetuoso Confianza No menospreciar o superioridad. Hablar claro y con cuidado. No apartarse del tema.

17 El Auditor Hablar poco Evitar malentendidos No polemizar Felicitar Preparado Puntual Insistente Diplomático

18 El Auditor Seguro. Administrador del tiempo. Cuidado profesional. Independiente. Orientado a la evidencia.

19 Ética del auditor Sinceridad La verdad sobre lo auditado. La fidelidad a la palabra dada (no retractarse de lo dicho, debido a presiones).

20 Ética del auditor Confidencialidad Un auditor no debe Divulgar Información. A nivel de procesos. A nivel personal.

21 Debilidades del auditor No Debe Ser controvertido. Ser negativo. Ser critico. Comparar al auditado. Ser sarcástico. Discutir tópicos causando disputas. NO ES: Un Juez. Un Verdugo. El que manda en la auditoría

22 2. Programa de auditoría

23 Generalidades El propósito de un programa es planear el tipo y número de auditorías, determinando las fechas y horas de ejecución. El programa de auditoría puede incluir auditorías con una variedad de objetivos. Dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización por auditar. El programa de auditoría puede incluir una, algunas o muchas auditorías, y auditorías conjuntas o combinadas.

24 Los objetivos pueden basarse en: Objetivos y alcance Prioridades de la dirección. Requisitos del sistema de gestión. Necesidad de evaluación de proveedores. Requisitos de los clientes. Riesgos potenciales para la organización

25 Responsabilidades, recursos y procedimiento Las personas a quienes se asigne la responsabilidad de dirigir el programa de auditoría, deberían: Definir, implementar, Definir, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría. Identificar y suministrar los recursos para el programa de auditoría.

26 Al identificar los recursos para el programa de auditoría, se deberían considerar: a) Recursos financieros b) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los auditores, y mejorar el desempeño de estos. e) Los auditores y expertos técnicos f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades durante la realización de la auditoría.

27 PLANIFICACIÓN REVISIÓN DOCUMENTAL PLAN AUDITORÍA LISTA VERIFICACIÓN REALIZACIÓN REUNIÓN DE APERTURA TRABAJO DE CAMPO REUNIÓN DE CIERRE VERIFICACIÓN DE LO REALIZADO INFORME DE AUDITORÍA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ACCIONES CORRECTIVA ACCIONES A TOMAR SEGUIMIENTO

28 Gestión de la auditoría Revisión de documentos Manual de Control y Seguridad y base documental del sistema. Registros auditorías anteriores. Validación del alcance, objetivo y métodos. Identificar problemas potenciales.

29 PLAN DE AUDITORÍA

30 Objetivo Suministra información necesaria. Facilita la programación y coordinación de actividades. Plan de auditoría

31 Contenido Plan de auditoría P Objetivo Alcance Criterio Grado de conformidad. Verificar el mantenimiento. Cumplimiento con los requisito. Eficacia del SGCS. Identificar áreas de mejora Localización física. Sector. Políticas. Procedimientos. Normas. Leyes y regulaciones Requisitos contractuales

32 Contenido Plan de auditoría P Equipo auditor y auditado Metodología de comunicación Confidencialidad

33 XYZ XYZ

34 LISTA DE VERIFICACIÓN

35 Lista de verificación P Herramienta que permite la facilitación en el proceso de auditoría y permite que se realice de acuerdo a los objetivos planteados.

36 Utilidad de la lista de chequeo P Ayuda a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de descubrirse en cada proceso. Recopila las evidencias de la auditoría en orden lógico. Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos.

37 Preguntas en la lista de chequeo P En lenguaje de la compañía y orientadas al SGCS. Deben estar dirigidas a la verificación del propósito y al alcance de la auditoría. Asegurar que produzcan respuestas que permitan al auditor valorar efectivamente la situación evaluada.

38 Cómo peguntar? Tipos de preguntas Abiertas (descriptivas). De sondeo. Simulación. Cerradas. Capciosas (Engañosa). Agresivas. Múltiples. Abogado del diablo, hipotéticas

39 Tipos de preguntas Abiertas (Descriptivas) Cómo, Qué, Cuándo, Por qué, Dígame, Muéstreme, Descríbame. Resumen : Extrae información sin crear comportamiento defensivo. Permite desviar la conversación. Estimula al auditado a expresar su punto de vista.

40 Preguntas de sondeo

41 Preguntas cerradas

42 Preguntas capciosas

43 Preguntas Agresivas

44 Preguntas Múltiples

45 VIDEOS VIDEO AUDITORIA PARTE 1 VIDEO AUDITORIA PARTE 2

46 Hacer la auditoría Reunión de apertura Recopilación de información Generación de hallazgos Cierre de auditoría

47 Objetivo de la reunión de apertura H Establecer un escenario de confianza y consolidarlos cuando no exista. Aclarar (si es necesario) los conceptos básicos de la auditoría (criterios). Confirmar la logística

48 Contenido de la reunión de apertura H Presentación del auditor Establecer confianza Presentación de asistentes Solución de inquietudes Confirmación plan acordado Confidencialidad Confirmación auditado será informado de Funciones de acompañantes hallazgos Clasificación anotaciones en el informe Entrega del informe (M, m, O, OM)

49 2.5 Realización auditoría Reunión de apertura Recopilación de información Generación de hallazgos Cierre de auditoría

50 Recopilación de información Entrevistas: (Preguntar, Escuchar, Observar, Analizar, Evaluar) Observación: Personas (actitud). Ambiente trabajo. Condiciones del medio Almacenamiento Documentos: Manual de Control y Seguridad Procedimientos Instrucciones Licencias y permisos Contratos y pedidos Registros Registros: Listas de chequeo Minutas Actas de reunión Informes auditorias Programas de seguimiento Resultado mediciones Indicadores:

51 REALIZACIÓN PROCESO DE ENTREVISTA ACTIVIDADES

52 PROCESO DE ENTREVISTA BLOQUEOS DE LA COMUNICACIÓN IMPACIENCIA DESCONFIANZA DOMINIO DE SÍ MISMO Y DE LA AUTORIDAD

53 Cómo seleccionar las muestras? 2.5 Recopilación de información No pida documentos típicos, siempre le darán lo mejor. Solicite una lista o registro. Solicite ver archivos y seleccione de la mitad, adelante y atrás. Seleccione muestras de condiciones normales y anormales. Si encuentra una desviación tome varias muestras para comprobar si es algo genérico.

54 Tácticas del auditado Pérdida de tiempo: charlatán, diplomático, almuerzos largos, llegadas tardes, interrupciones repetidas. Manejar al auditor; el auditado tiene su propio plan de auditoría. La situación no usual asuntos que distraen al auditor. Respuestas limitadas

55 2.5 Realización auditoría (apertura, recopilación Info, Hallazgos, Cierre, informe Reunión de apertura Recopilación de información Generación de hallazgos Cierre de auditoría

56 Generación de hallazgos H Resultado de la evaluación de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría. Los hallazgos no se pueden sacar de la nada.

57 Las desviaciones se pueden presentar cuando: H

58 Generación de hallazgos H Observación exacta de los hechos Dirigida al qué, cuándo, dónde? Ayuda a lograr la implementación eficaz de la acción correctiva Genera acciones que aumentan la satisfacción del cliente y mejora el desempeño de la organización.

59 Redacción del hallazgo La redacción del hallazgo debe incluir: 1)Los hechos observados: Describe lo que se ha visto /encontrado. 2)El criterio: Que elemento de la gestión del proceso está relacionado en los hechos observados. * El elemento del SGCS de la empresa : cuál elemento ha presentado la No conformidad o la oportunidad de mejoramiento. * El requisito de la norma o el referencial : el elemento de la norma relacionado con el hallazgo. 3)Los riesgos para el SGCS si se trata de una NC real o potencial, o el beneficio que puede representar, si se trata de una oportunidad de mejoramiento (el desempeño, el logro de objetivos, imagen, etc.).

60 Redacción de no conformidades y observaciones H

61 Redacción de no conformidades y observaciones H

62 Redacción de hallazgos Expresión de opiniones La metodología de evaluación de riesgos debería hacerse más dinámica para que los empleados se sientan más reflejados con la misma. Identificación de requisitos equivocados No se evidenció la competencia del equipo auditor (reportada contra el estándar 2.6)

63 Redacción de NC y observaciones H

64 Ejemplo de hallazgos La empresa no realizó la revisión por parte de la gerencia para año Redactar el hallazgo

65 Tener en cuenta Observación O Buenas prácticas. Si no se tratan pueden convertirse en una NC en el futuro. Una NC en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a la organización. Oportunidad para mejorar el sistema. Fortaleza F Buenas práctica dentro del SGCS BASC que se deben resaltar

66 Tener en cuenta Oportunidad de mejora OM Valor agregado de la auditoría. Sugerencias para mejorar el sistema. Mejora continua.

67 Tener en cuenta No conformidad Mayor M Falla total de un proceso o procedimiento crítico. Incumplimiento total de un requisito. Numerosas NC menores que al unirse constituyen una falla importante. Una NC menor de una auditoría anterior que no se haya cerrado. No conformidad menor m Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor. Incumplimiento parcial de un requisito.

68 REGLAMENTO PARA LA AFILIACIÓN Y CERTIFICACIÓN BASC 68

69 2.5 Realización auditoría (apertura, recopilación Info, Hallazgos, Cierre, informe Reunión de apertura Recopilación de información Generación de hallazgos Cierre de auditoría

70 Reunión de cierre H Asegura que la organización auditada comprenda todos los hallazgos, las no conformidades y otros comentarios. Responsable: auditor líder 1. Agradecimientos. 2. Objetivo y alcance de la auditoría. 3. Fortalezas de lo encontrado. 4. Presentación de hallazgos. 5. Aceptación de hallazgos. 6. Solicitud de AC y fechas 7. Informe de auditoría.

71 Informe de auditoría

72 Elaboración del informe V Quién lo va a leer y para qué? Qué tan específico se requiere? Cuál era el objetivo de la auditoría?

73 Elaboración del informe Contenido. Objetivo, alcance y criterios. Fechas y lugares de realización de las actividades de la auditoría. Procesos de auditados. Responsables de las actividades. Personal entrevistado. Auditor líder y equipo. Aspectos favorables y débiles de la actividad auditada. Conclusiones de la auditoría.

74 Lo que no debe incluir un informe de auditoría V Opiniones subjetivas. Información confidencial. Crítica a individuos. Declaraciones ambiguas. Detalles triviales. Observaciones, hallazgos, NC, que no fueron discutidos en la reunión de cierre.

75 Redacción de informes de auditoría Evitar decir: Algunos. Muchos. Pocos.. Casi todos.. Varios. Ciertos Equipos están licenciados. Registros no tienen los resultados de.. Auditores tienen independencia Los acuerdos están vencidos. Reclamos muestran despachos tardíos operarios desconocen donde están los instructivos.

76 Termino de la auditoría La auditoría está concluida cuando: Todas las actividades del plan de auditoría se han llevado a cabo, incluyendo la distribución del reporte de auditoria.

77 Actividades complementarias Verificación de acciones tomadas Responsable: Auditor líder, equipo auditor y auditado.

78 Acción Correctiva A Acción para determinar la causa raíz de una no conformidad detectada u otra situación no deseada.

79 Seguimiento de SAC s y SAP s A V Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas y preventivas. Elaborar programa de seguimiento a hallazgos de la auditoría. Verificar la eficacia de las acciones implementadas.

80 Registros soportes del proceso de auditoría Programa de auditoría. Plan de auditoría. Listas de verificación. Registros de asistencia a reuniones de apertura y de cierre. Informes de auditoría. Respuestas a las SAC Y SAP. Seguimiento y verificación de la AC/AP Calificación del auditor (cuando aplique) Correspondencia interna asociada al proceso de auditoría.

81 Kandy Escobar Carmona. Jefe de Formación y Capacitación World BASC Organization, Inc. Capítulo BASC Perú Calle Los Laureles 365 Teléfonos: anexo Gracias por su atención

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