Manual del Sistema de Control Interno para la Certificación de Producto Orgánico

Transcripción

1 Manual del Sistema de Control Interno para la Certificación de Producto Orgánico Por: Wilfredo Lorenzo VÁsquez Quispesivana 2011

2 PROCEDIMIENTO DE LLENADO DE FORMATOS Y REGISTROS En la implementación del manejo orgánico de los integrantes del núcleo de frutas; es necesario el manejo de los formatos, los cuales servirán para armar las carpetas de cada productor, y también servirán como documentos de verificación de las auditorias; estos se describen a continuación: - FICHA DE INSPECCION SIC, la presente ficha tiene que aplicar el inspector interno a cada uno de los productores, mediante una visita directa a cada parcela a ser certificada, comprobando, evaluando su solicitando los sustentos necesario. Por ningún motivo debe quedar espacio vacios, sin fechas, sin nombres (nombre y firmas tal cual como están en el DNI). - ACUERDO Y COMPROMISO DEL PRODUCTOR, cada productor debe firmar este documento, por medio de éste se formaliza el compromiso de cumplir y facilitar los requerimientos, principios del proceso de certificación. - REGLAMENTO INTERNO, es un reglamento orientador que tiene que ser codificado, adecuado a su realidad productiva y socio organizativa. Se tiene que dar a conocer a cada uno de los productores. - ACTIVIDADES DE CAMPO, toda parcela debe contar con un registro de las actividades agrícolas. - REGISTRO DE COSECHA Y COMERCIALZIACION: Obligatoriamente cada productor debe tener actualizado y disponible su registro de cosecha, aun si no existiera cosecha, este documento debe estar previsto, y el productor debe conocer como registrar la información. - PLANIFICACION ANUAL DE SCI, todo sistema de control debe tener planificadas las actividades a realizar durante el año productivo. - INFORME DEL COMITÉ DE APROBACION: Una vez que los inspectores han realizado su trabajo, entregan las carpetas. El auditor interno o comité de aprobación tiene que auditar si las cosas están bien realizadas y si se cuanta con toda la información necesaria. 1

3 FORMATO: FICHA DE INSPECCIÓN DEL SCI 1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Informe de Inspección (CEE, NOP, JAS, Nac) PRODUCCIÓN AGRÍCOLA Nota: El formato será aplicado por parte del SIC para realizar por lo menos una vez al año el control directo de cada una de las parcelas a certificarse. Nombre del agricultor: Informante: Dirección: Fecha de inspección: Código: # de Parcela Cultivo, en caso de parcelas asociadas, el % de cada cultivo Área del campo Fecha (última aplicación de insumos prohibidos) Mes/Año de la 1era. inspección Rendimiento del año anterior (t/has) Rendimiento del año actual (t/has) Inicio cosecha (mes/año) REPORTAR LAS PARCELAS ADICIONALES QUE NO CUENTAN PARA LA CERTIFICACION PRESENTE (en caso de tener parcelas adicionales a las que se contempla en la certificación, en una misma unidad productiva) 1.- CONTROL DE VENTAS (Controlar un mínimo de tres entregas) Trazable (Coherente) SI/NO Sustentos disponibles Fecha cantidad Fecha cantidad Fecha cantidad 2

4 2. Insumos utilizados Abonos Orgánicos Nombre del producto y su origen (P=Propio / C=Comprado) Cantidad y concentración # de la parcela Fecha de aplicación Fertilizantes Control de malas hierbas Control de Plagas y enfermedades 3. Rotación y Asociación de cultivos: Parcela # ASOCIACIÓN DE CULTIVO Abonos verdes, Leguminosas, cobertera Cultivo 2 años atrás Cultivo año pasado Cultivo próximo año (planificado) Riesgo de erosión y sus respectivas medidas de prevención: 3

5 SI= tiene / NO= se requiere pero no cumple / NA= No aplica y/o no se requiere Requisito Evaluado Transición Parcial Las áreas en transición cumplen el presente Reglamento Técnico y/o políticas internas. Los sistemas de producción orgánico y convencional están claramente separados e identificados (física, documentaria y/o digitalmente) en todas las fases de su proceso. La Unidad Productiva no tiene producción paralela por más de cinco (05) años Tiempo de Transición La Unidad Productiva cumple los requerimientos para el período de transición: cultivos anuales (02) años y cultivos perennes (03) años o cumple las consideraciones técnicas del Organismo de Certificación para reconocer el período de transición no menor a 12 meses. Reinicio de la transición No se detectó la aplicación de un producto no permitido en el presente Reglamento Técnico. Almacenamiento y transporte de productos prohibidos No se almacenan productos prohibidos, dentro de las unidades productivas orgánicas o en transición. OGMs No se usa materiales, insumos, ingredientes con o provenientes de OGMs Sí/ No/ Na Observaciones / No aplica SEMILLAS Y ALMACIGOS (Uso de semilla) Las semillas o materiales de propagación provienen de una producción orgánica; o cumplen lo siguiente: - Evita el tratamiento químico - Y se cuenta con un programa en el tiempo, para la obtención de semillas orgánicas y que es de conocimiento del Organismo de Certificación 4

6 Requisito Evaluado Sí/ No/ Na Observaciones / No aplica FERTILIZACIÓN Y ABONAMIENTO (Manejo de la fertilidad del suelo) Se utiliza estiércol o material vegetal externo de la Unidad Productiva. Se han definido límites de tiempo para el autoabastecimiento y de ello tiene conocimiento el Organismo de Certificación En el proceso de compostaje sólo se utilizan insumos permitidos. No se utilizan fertilizantes derivados de excrementos humanos, basura doméstica urbana o aguas servidas /excepto para proyectos no alimentarios. Los insumos restringidos cuentan con la autorización de la certificadora. MANEJO DE PLAGAS No se utilizan herbicidas, fungicidas, insecticidas; tampoco irradiación o microondas en prevención ni almacenamiento, para el control de plagas. En caso de uso de insumos restringidos, se realiza previa autorización del Organismo de Certificación. Se utilizan equipos provenientes de sistemas agrarios convencionales, en caso que si, son limpiados y están libres de residuos previo uso? No se evidencia casos de sospecha razonable por contaminación de agro tóxicos debido al viento, erosión o pulverización accidental o se toma muestra para su análisis. Se utilizan coberturas plásticas de polietileno o polipropileno o reciclados de ellos, y luego son retirados de la Unidad Productiva; no se usa coberturas de policloruros. No conformidades encontradas: 5

7 Requisito Evaluado Sí/ No/ Na Observaciones / No aplica Observaciones: Resultado SIC Categoría O T3 T2 T1 Por qué?: PRODUCTOR NOMBRE COMPLETO DNI # FIRMA INSPECTOR NOMBRE COMPLETO DNI # FIRMA CROQUIS DE LA O LAS PARCELAS DE LA UNIDAD PROYECTO CULTIVO UTM 6

8 PRODUCTOR PARCELA CAMPAÑA =========== =========== FIRMA PRODUCTOR FIRMA INSPECTOR 7

9 FORMATO DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Informe de Inspección (CEE, NOP, JAS, Nac) PROCESAMIENTO Nombre del operador: Nota: El formato será aplicado por parte del SIC para realizar por lo menos una vez al año el control directo de cada una de las parcelas a certificarse. Persona auditada: Dirección: Fecha de inspección: Código: 1.- CONTROL DE VENTAS (Controlar un mínimo de tres entregas) Trazable (Coherente) SI/NO Sustentos disponibles Fecha cantidad Fecha cantidad Fecha cantidad Requisito evaluado Sí / No/ N.A. Observaciones /No Aplica DE LA TRANSFORMACIÓN Y MANEJO DE ALIMENTOS Transformación y manejo de alimentos En la transformación y manejo de los alimentos se mantiene la inocuidad, calidad e integridad del producto y está separado en tiempo y espacio de la manipulación y transformación de productos no orgánicos. Se usan sólo alguno/s de los siguientes métodos de transformación: físico y mecánico, químico, biológico, ahumado, extracción, precipitación y/o filtración. Etiquetado de productos orgánicos Los productos orgánicos son identificados correctamente, con etiqueta en todas las etapas de la cadena productiva hasta la comercialización. Prevención y control de la contaminación Se cuenta con un procedimiento documentado, en el que se incluye disposiciones para prevenir y controlar la contaminación, incluso para el transporte y almacenamiento. Limpieza de las instalaciones Se mantiene la limpieza en todas las instalaciones con medidas permitidas en el presente Reglamento Técnico. Condiciones de almacenamiento 8

10 Requisito evaluado Sí / No/ N.A. Observaciones /No Aplica Se utiliza gas etileno sólo para la maduración. Manejo de plagas Se utilizan Buenas Prácticas en los procesos, los tratamientos con agentes reguladores de plagas se realizan previo consentimiento del Organismo de Certificación. Control de plagas No se utiliza irradiación, ni desinfectantes persistentes, ni cancerígenos. Protección de productos en almacenes Se cuenta con normas internas de protección y desinfección durante el almacenamiento. Condición para que un producto se considere como orgánico El producto transformado se denomina orgánico sólo si mas del 95% de sus ingredientes son de origen orgánico. Se etiqueta correctamente? Régimen de ingredientes y extractos saborizantes de alimentos Se utilizan ingredientes y extractos saborizantes orgánicos Valor nutritivo del producto orgánico Producción de enzimas para procesamiento Los medios para producir enzimas y productos microbiológicos, están compuestos por ingredientes orgánicos. Excepciones para ingredientes convencionales Se usa materia prima no orgánica, previa autorización del Organismo de Certificación, y esta sujeta a revisión y evaluaciones periódicas. Estos materiales no provienen de OVMs. Utilización de insumos de diferentes calidades en forma simultánea No se usa el mismo ingrediente en calidad orgánica y no orgánica Uso de microorganismos y enzimas No se utilizan OGMs. Proceso de extracción Se utiliza sólo agua, etanol, aceite mineral y vegetal, vinagre, CO2, nitrógeno o ácidos carboxílicos de calidad alimentaria apropiados para su propósito. 9

11 Requisito evaluado Sí / No/ N.A. Observaciones /No Aplica Los materiales usados para la filtración no contienen asbesto. Autorizaciones Se cuenta con todas las autorizaciones vigentes, incluyendo la de materia ambiental RESUMEN DE HALLAZGOS OPERADOR NOMBRE COMPLETO DNI # FIRMA INSPECTOR NOMBRE COMPLETO DNI # FIRMA 10

12 FORMATO: LISTADO DE PROVEEDORES LISTADO DE PROVEDORES QUE APLICARIAN PARA EL PERMISO DE IMPORTACION NOTA: Para gestionar le permiso de importación, toda la cadena del proceso productivo debe contar con un certificado máster vigente (mínimo 3 meses de vigencia), en el caso que alguna parte del proceso no esté certificado, no es posible obtener el permiso de importación. EMPRESA: FECHA: IMPORTADOR (Nombre y contactos): # PRODUCTO, para el que se requiere el permiso PROVEDOR, quien el vender o entrega al producto Que parte de la cadena tiene certificado su proveedor Campo (x) Proceso (x) Bajo que norma está certificado su proveedor de producto o servicio orgánico UE (X) NOP (X) JAS (X) Quién lo certifica? Fecha de vigencia del CM Adjuntar el certificado máster UE Anexo # Contacto del proveedor (Nombre, mail, teléfono) IMPORTADOR NOMBRE CONTACTO DIRECCIÓN MAIL Y TELÉFONOS PRODUCTOS 11

13 FORMATO: ACUERDO Y COMPROMISO DEL PRODUCTOR AH Agroindustrias Huayllacán SAC ACUERDO Y CARTA DE COMPROMISO Por medio de la cual el productor se compromete a garantizar la integridad orgánica del sistema productivo ante Agroindustrias Huayllacán SAC. El presente documento tiene validez por un periodo de un año a partir de la firma del productor, es automáticamente renovado a la fecha de aniversario de la firma para un año más. En caso de cancelación del acuerdo, se debe avisar en forma escrita con 3 meses de anticipación a la fecha de vencimiento. ACUERDO: 1.- Afirmo que toda información sea escrita y/o verbal dada en toda documentación requerida por AH, es verdadera, actual y completa que permite describir el manejo de mi sistema productivo. 2.- Estoy de acuerdo en recibir visitas de inspección sin restricción alguna, a mi sistema productivo (parcelas, almacenes, contabilidad, archivos y otros), en el momento que los procesos de control propios de AH lo requiera ya sea previamente coordinada o sin previo aviso. 3.- Afirmo que como participante de un programa de certificación de AH, no me da derecho a describir y/o comercializar mis productos de forma independiente, sin obtener mi propio certificado orgánico otorgado de manera particular a mi nombre. 4.- Comprendo que BCS no me brinda servicios de asesoría, financiamiento, comercialización y que no tengo conflicto de interés con BCS o su personal autorizado. COMPROMISO: Conocer, respetar y aplicar las normas de producción orgánica exigida por el reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria nacional y las normas de BCS. - Crear las condiciones de un suelo vivo, estable y autosuficiente, una fertilidad regenerativa y durable, aplicando los principio de la normativa. - Excluir todo tipo de fertilizantes, funguicidas, insecticidas, herbicidas de síntesis química y que no están permitidos por las normas. - Aplicar un plan de rotación y asociación de cultivos que permita el equilibrio nutricional y ecológico. - Realizar labores de labranza que permitan proteger y conservar el suelo. - Efectuar prácticas preventivas para un buen manejo del sistema productivo, en el ultimo de los casos y previamente justificados aplicar los insumos externos permitidos por las normas. Para constancia de lo anteriormente indicado, procedo a firmar el presente documento CODIGO NOMBRE DEL PRODUCTOR Lugar:... FIRMA Fecha:... 12

14 FORMATO: REGISTRO DE CAPACITACIONES REGISTRO DE ASISTENCIA - EVENTOS DE CAPACITACIÓN FECHA: CAPACITADOR: LUGAR: ASIST. TÉCNICO: TEMA (S): # NOMBRE COMPLETO DNI FIRMA

15 FORMATO: REGISTRO DE ACTIVIDADES DE CAMPO PROYECTO NOMBRE: PARCELA: CODIGO: CAMPAÑA: CULTIVO: ACTIVIDADES FECHA INSUMOS / HERRAMIENTAS CANTIDAD COSTOS RESPONSABLE OBSERVACION SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SCI FECHA INSPECTOR MOTIVO OBSERVACIONES ENCONTRADAS: FECHA INSPECTOR MOTIVO OBSERVACIONES ENCONTRADAS: 14

16 FORMATO: REGISTRO DE COSECHA Registros de Cosecha PROYECTO NOMBRE: PARCELA: CÓDIGO: CAMPAÑA: CULTIVO: FECHA CANTIDAD TOTAL CANTIDAD ENTREGADO PRODUCTO PROCESADO OBTENIDO FECHA PROCESO PRODUCTO TERMINADO OBTENIDO PRIMERA SEGUNDA COMERCIALIZADO PRIMERA COSTO SEGUNDA COSTO FIRMA RESPONSABLE COMPRA 15

17 REGLAMENTO INTERNO REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO PARA LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA EN LA EMPRESA AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC. PRESENTACIÓN: El desarrollo agrícola actual, cada vez más competitivo, con altas exigencias de calidad y aseguramiento de los productos, ha hecho que los pequeños productores busquen desarrollar e implementar estrategias que les permita mantenerse y mejorar su posicionamiento dentro del mercado orgánico. Para esto ven la necesidad de fortalecer su capacidad socio-organizativa como un medio para lograr mejorar su conocimiento, la adopción y/o creación de nuevas tecnologías, un mayor poder de comercialización, asumir nuevos eslabones dentro de la cadena productiva, que en su conjunto les permita contar con un aporte más para la mejora de su calidad de vida. Las organizaciones de pequeños productores agrícolas que libre y voluntariamente han manifestado y formalizado su apoyo e integración a AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC, en vista de los retos y requerimientos de los procesos productivos actuales, han procedido a delegar la responsabilidad del manejo y aseguramiento de la calidad e integridad orgánica al Sistema de Control Interno presidido por AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC, quien a partir de la presente aprobación del reglamento tendrá la facultad de implementar las normas, procedimientos, controles y demás acciones que creara conveniente para cumplir con su cometido. El presente reglamento actualizado, acopia, cohesiona y ha sido fortalecido por las experiencias, conocimientos, requerimientos y capacidades de los distintos actores dentro de la cadena productiva orgánica (Exportadores, entes de control y certificación, organismos de apoyo al sector agrícola gubernamental y no gubernamental, gremios involucrados y personas particulares), con la finalidad de fortalecer y garantizar los niveles de cumplimiento requeridos por las principales normativas orgánicas ya sea nacional e internacional, permitiendo de esta manera mayor accesibilidad al mercado orgánico. RESOLUCIÓN: Estando conscientes que el desarrollo del sector agrícola orgánico requiere que mediante un proceso sean las organizaciones quienes vayan asumiendo nuevas responsabilidades, siendo una de ellas el manejo y aseguramiento del Sistema de Control Interno, contribuyendo de esta manera al desarrollo que toda persona o asociación persigue. 16

18 Considerando que es necesaria la implementación de normas propias, procesos y controles adecuados que permitan brindar la garantía y confianza a los miembros de las asociaciones filiales, a los entes de control, comercializadores y consumidores, se ve la necesidad de formalizar y desarrollar los sistemas de control interno. Que las atribuciones y facultades que gozan como representantes legalmente elegido por sus bases, resuelven aprobar el presente reglamento de Control Interno para la producción orgánica de las unidades productivas. CAPÍTULO I OBJETIVOS Art. 1.- Objetivos. a) Establecer las normas, procedimientos y controles básicos para el aseguramiento de la calidad e integridad orgánica de las unidades productivas propuestas dentro de un proceso de certificación orgánica. b) Mejorar el nivel de credibilidad y confianza en los principales actores de los procesos de control y/o certificación, comercializadores y exportadores así como del consumidor final. c) Supervisar y controlar el sistema de producción de manera transparente, imparcial, no discriminatorio y minimizando los conflictos de interés. CAPÍTULO II CAMPO DE APLICACIÓN Art. 2.- Ámbito de aplicación. El presente reglamento será obligatorio para todos y cada uno de los sistemas productivos insertados en un proceso de certificación orgánica que hayan libre y voluntariamente solicitado ser parte del SCI de las organizaciones filiales a AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC, para todos los actores vinculados dentro de los procesos a nivel de producción, control, servicio de capacitación y administrativo insertados dentro de los procesos orgánicos. CAPÍTULO III CONCEPTOS Art. 3.- Con el fin de contar con una definición unificada y una correcta interpretación, los conceptos deberán ser entendidos bajo las siguientes definiciones: 17

19 TRANSICIÓN A LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA Art. 4.- Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de certificación, normalmente deberán estar bajo la supervisión del S.C.I por un espacio de al menos tres años, durante los cuales, en base a un plan de manejo, se aplicarán las prácticas de manejo orgánico contemplado en el presente reglamento. Art. 5.- Tal como lo contempla los reglamento de producción orgánica de los principales mercados internacionales, el S.C.I propondrá a la agencia de certificación orgánica la reducción del periodo de transición, cuando se trate de parcelas de origen natural o agropecuarios que no hayan sido tratados con productos no incluidos dentro de las normas bajo las cuales se esté proponiendo la certificación. Dicha solicitud se realizará siempre y cuando el productor haya presentado los soportes o pruebas suficientes que permitan demostrar y verificar al S.C.I que las condiciones se cumplían durante al menos tres años atrás. En caso de ser necesario, la parcela propuesta para la reducción del periodo de transición será puesta a consideración de la agencia certificadora para que sea este ente el que determine su estatus de certificación. Cuando se trate de un producto ha ser comercializado como orgánico dentro del mercado nacional, prevalecerá la normativa de producción orgánica nacional, en la cual se contempla que la reducción del periodo de transición para parcelas naturales o agropecuarias no será menor a los 12 meses. PRODUCCIÓN ORGÁNICA Art. 6.- Se prohíbe a un productor contar con producción paralela (MISMO CULTIVO COMO ORGÁNICO Y CONVENCIONAL) en su unidad productiva. Todas las parcelas cultivadas con la especie y variedad de cultivo a certificarse y/o certificados que estén bajo su responsabilidad y manejo deberán estar dentro de un proceso de producción orgánica y bajo la supervisión del S.C.I. Art. 7.- La producción mixta dentro de una unidad estará restringida a la presentación previa de un plan de separación e identificación tanto físico como documentario, que garantice la no contaminación de los equipos, herramientas, infra estructura y demás aspectos relevantes que pongan en riesgo la integridad orgánica de la parcela o producto orgánico. Dentro del manejo de la parcela está totalmente prohibido el uso de cualquier material que contenga o provenga de Organismos Genéticamente modificados (OGMs). 18

20 CAPÍTULO IV REQUERIMIENTO PARA LAS PARCELAS Art. 8.- Las parcelas tienen que estar claramente separadas e identificadas de cualquier otra parcela que no cumpla con los requerimientos orgánicos. Art. 9.- De existir riesgo de contaminación por sustancias externas, se tiene que implementar una zona de amortiguamiento, que controle o garanticen la no contaminación de la parte orgánica. Art Las parcelas con manejo orgánico deberán contar y aplicar un plan de manejo del cultivo. En el plan de manejo deberá constar: a) La información general de la parcela. b) La descripción de las principales labores agrícolas ha realizarse. c) Detallar los tipos de insumos a utilizarse, indicándose si cuentan o no con certificación de compatibilidad y/o la copia de las fichas técnicas del insumo, acompañado de la autorización previa del S.C.I. d) Una descripción de los registros y archivos implementados para sustentar el manejo y la capacidad productiva de la parcela. e) Las prácticas administrativas o físicas que se han implementado para evitar algún riesgo de contaminación. CAPÍTULO V SISTEMA DE REGISTRO DE LAS PARCELAS Art Toda parcela certificada deberá contar con un sistema de registro que permita sustentar el manejo del cultivo, su capacidad de producción y la comercialización realizada. En el caso de re-certificación la unidad deberá archivar y mantener la información por lo menos un año más después de haber sido auditado. CAPÍTULO VI MANEJO DE LA FERTILIDAD Y ACTIVIDAD BIOLÓGICA DEL SUELO Art Se deberá realizar prácticas que permitan mantener o mejorar la fertilidad del suelo y que minimicen la erosión. a).- El productor deberá mantener o compensar la biodiversidad existente a partir de haber iniciado la producción orgánica. b).- Deberá contar con un sistema de reciclaje de los residuos vegetales producidos en la parcela. 19

21 c).- Se aplicará compost compuesto por estiércol o guano, mezclado con residuos vegetales para cumplir con una relación de C:N entre 25:1 y 40:1 y manejado durante sus tres primeros días entre una temperatura de 55 C a 70 C, con 5 giros c omo mínimo durante este periodo. d).- Fomentar la siembra de cultivos de cobertera, uso de leguminosas y otras alternativas que sean validadas por parte del S.C.I. e).- Queda prohibido la quema de material vegetal a exención que sea para el control de una plaga o enfermedad eminente, para lo cual se procederá a justificar y solicitar la autorización de S.C.I f).- En caso de requerirse la utilización de insumos externos a nivel de abonos o fertilizantes, deberán ser productos que consten dentro de la lista aprobada previamente por el S.C.I. De requerirse se solicitará la autorización previa de la agencia de certificación orgánica, para lo cual se enviará la carta de solicitud y la ficha técnica del producto. CAPÍTULO VII USO DE SEMILLA O MATERIAL VEGETATIVO. Art Semilla o material vegetativo a).- El material vegetativo utilizado para siembras, reposición o resiembras deberá provenir de parcelas ya certificadas como orgánicas, seleccionadas con buen nivel de calidad y fitosanitariamente sanas. CAPÍTULO VIII MANEJO PREVENTIVO Y CONTROL DE PLAGAS Y ENFERMEDADES Art.14.- La prevención estará basada en el manejo adecuado y oportuno de las labores agrícolas, así como un buen sistema de abonamiento y fertilización. Art En el caso de identificación de enfermedades provocado por virus, se procederá a seleccionar el material vegetativo, a eliminar las plantas que presenten signos y síntomas de estar afectadas, cuyo material podrá ser incinerado. Art 16.- El control de plagas se realizará mediante la utilización de medios físicos y mecánicos como trampas, sebos, señuelos, repelentes, y de ser necesaria la eliminación de la fuente de propagación. Art 17.- El control de malezas se realiza por medios mecánicos y físicos. 20

22 CAPÍTULO IX COSECHA, TRANSPORTE Y COMERCIALIZACIÓN DEL PRODUCTO. Art El productor deberá contar con sistema de registros actualizado y accesible, que permita o demuestre la capacidad productiva, en base a la cual se acordará el cupo de corte. Art Cada parcela contará con un código el cual será único, intransferible y no sujeto a cambio sin un previo aviso y autorización del S.C.I, quien a la vez comunicará al ente certificador. Art Cada productor será responsable de verificar y asegurar que la producción empacada sea codificada adecuadamente, evitando de esta manera un mal uso de su código. En caso de incurrir en el endose de producción, todo el producto de ese lote de corte será reciclado para la elaboración de abonos orgánicos, sin tener derecho a reclamo alguno. Art El transporte de la fruta deberá ser exclusivo para producción orgánica previamente verificada su limpieza y ausencia de sustancias contaminantes. Art La documentación que se genera en cada uno de los proceso de corte y comercialización deberá ser archivada y estar ordenada y disponible para su control. Art No se podrá comercializar ningún producto que no provenga de una finca con certificado master vigente, siendo la agencia certificadora la única que puede certificar y otorgar la certificación correspondiente. CAPÍTULO X TRANSFORMACIÓN Y MANEJO DE LOS ALIMENTOS Art. 24. En el manejo de los alimentos el fabricante deberá mantener la inocuidad, calidad e integridad del producto y debe estar separado de la manipulación y transformación de los productos no orgánicos. Art. 25. Solo deben usarse los siguientes métodos de transformación: físico y mecánico, térmico, químico, biológico, ahumado, extracción, precipitación y/o filtración. Art. 26. El fabricante debe contar con procedimientos documentados que permitan prevenir y controlar la contaminación, incluso para el transporte y almacenamiento. Art. 27. Se debe mantener la limpieza en todas las instalaciones con medidas permitidas en el presente Reglamento Técnico. Art. 28. El fabricante debe implementar Buenas Prácticas de Manufactura en los procesos 21

23 Art. 29. Para el tratamiento de control de plagas debe estar permitido por el Organismo de Certificación. Art. 30. Los fabricantes no deberán utilizar irradiación, ni desinfectantes persistentes, ni cancerígenos. Se cuenta con normas internas de protección y desinfección durante el almacenamiento. Art. 31. Para la producción orgánica sólo se utilizarán ingredientes y extractos saborizantes orgánicos Art. 32. El fabricante debe contar con todas las autorizaciones vigentes, incluyendo la de materia ambiental. Art. 33. El fabricante debe cumplir con todas las reglamentaciones sanitarias vigentes. CAPITULO XI IDENTIFICACIÓN Y/O ETIQUETAJE DEL PRODUCTO Art. 34. Sin perjuicio a las disposiciones de etiquetado del producto emitido por las normas, todo empaque deberá llevar el código de la parcela; las siglas, nombre y/ código de la asociación. Art. 35. Los productos orgánicos son identificados correctamente, con etiqueta en todas las etapas de la cadena productiva hasta la comercialización. CAPITULO XII USO Y MANEJO DEL CERTIFICADO ORGÁNICO. Art. 36. La producción de una finca certificada bajo la responsabilidad del S.C.I y cuyo dueño y propietario sea miembro de la organización, podrá ser comercializada, etiquetada o identificada como orgánico, siempre y cuando sea por medio de la organización, cuya certificación estará bajo la responsabilidad de los representantes legales vigentes. A excepción que cuente con una autorización aprobada y escrita por parte del comité de aprobación y se haya comunicado de manera oportuna a la agencia de certificación. CAPITULO XIII COMUNICACIÓN Art. 37. Es obligación del productor informar al S.C.I cualquier cambio relevante que se produjera en su unidad productiva (contaminación lateral o indirecta del predio, incremento o decremento de la superficie, fluctuaciones fuertes de su capacidad productiva, separación del 22

24 programa de certificación, cambio de responsabilidad del manejo de la unidad certificada, otros). El S.C.I procederá a evaluar y comunicar al ente certificador para su actualización de datos. POLÍTICAS SOBRE LOS PRINCIPALES ASPECTOS: APROBACIÓN DE PRODUCTORES AL PROGRAMA: - Presentación y aprobación de la solicitud - Presentación y revisión de la información previa del productor (Copia DNI, copia documento legal de tenencia de la tierra, croquis detallado de cada parcela a certificarse, historial de manejo de la parcela). - Inspección interna - Capacitación y concienciación sobre normas, requerimientos, reglamento interno, manejo orgánico del cultivo, controles fitosanitarios orgánicos. - Implementación del sistema de registros y archivos. EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE INSUMOS - Monitoreo y evaluación de las prácticas previas y del problema fitosanitario - Reporte técnico y solicitud al ente certificador. - Información a presentar, ficha técnica completa, copia de certificado de compatibilidad. - Aprobación mediante comunicación oficial del ente certificador. - Comunicación y autorización por parte del SCI. - Actualización del Plan de manejo. CONTROL DE RIESGOS DE CONTAMINACIÓN DIRECTA E INDIRECTA - Análisis de riesgo a nivel de almacenes, equipo, aplicaciones de vecinos, a nivel de cosecha y pos cosecha. - Medidas de prevención y precaución. - Seguimiento, verificación y comunicación CAPITULO XIV SISTEMA DE CONTROL INTERNO El sistema Interno de Control, es un conjunto de normas y procedimientos implementados técnicamente con la finalidad de garantizar la calidad e integridad orgánica de los procesos productivos orgánicos de la organización. 23

25 Art. 38. Componentes del S.C.I El Sistema Interno de Control estará conformado por los siguientes: - Reglamento de Control Interno. - Comité de aprobación. - Cuerpo de inspectores internos. - Servicio de capacitación básico. a) El Comité de Aprobación Interno. Es componente técnico operativo, conformado por un grupo de personas con conocimiento técnico y alto nivel de independencia, encargadas de implementar los procedimientos y acciones respectivas para garantizar el buen funcionamiento del Sistema Interno de control, evaluar y tomar decisiones que permitan garantizar los procesos orgánicos. Los miembros de comité de aprobación interno serán elegidos por su inmediato superior técnico, evaluando el perfil definido para estos casos. Su duración estará determinada por su desempeño profesional, ético y moral que permita un adecuado cumplimiento de sus actividades. - Perfil de los miembros del comité de aprobación interna: - Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a certificarse las unidades productivas. - Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno. - Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse - Conocer la realidad socio productiva. - Contar con formación profesional (En el área Agrícola o afines: Promotor, técnico, Ingeniero, otro). - No tener conflictos de interés. - Tener valores éticos y morales. - Funciones del Comité de aprobación interna. - Implementar los procesos de control y aseguramiento de la calidad orgánica. - Actualizar y difundir los alcances o modificaciones de las normativas orgánicas y del reglamento interno. 24

26 - Evaluar y tomar decisiones respecto a los status de certificación y demás información de las parcelas a ser propuestos a la agencia de certificación. - Aplicar el catálogo de sanciones en los que los casos ameriten. - Evaluar y aprobar a los inspectores internos por lo menos una vez al año. - Registrar y archivar los procesos de control. - Coordinar los procesos de certificación o re-certificación orgánica con las agencias de certificación. - Verificar que los flujos de volumen y sistema de trazabilidad sean coherentes. - Tomar decisiones respecto al ingreso de nuevas unidades productivas. - Mantener actualizada, completa y accesible la información básica del S.C.I - Llevar el libro de actas de funcionamiento del S.C.I. - Gestionar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del S.C.I. - Elaborar el cronograma de actividades anuales del S.C.I. - Elaborar y presentar le presupuesto anual de funcionamiento del S.C.I - Mantener informado periódicamente a su inmediato superior. - Informar sobre los resultados de los procesos de certificación o recertificación a los productores. b) Inspectores Internos. El inspector interno es una persona preparada técnicamente, que ha sido evaluado y aprobado por parte del comité de aprobación interno, para realizar proceso de control a nivel de campo y demás procesos productivos. - Perfil del Inspector Interno. - Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a certificarse las unidades productivas. - Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno. - Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse - Conocer la realidad socio productiva. - Contar con formación profesional (En el área Agrícola o afines: Promotor, técnico, Ingeniero, otro). - No tener conflicto de interés. - Tener valores éticos y morales. 25

27 - Funciones del Inspector Interno - Realizar inspecciones de los proceso productivos, ya sea de manera programada o sin previo aviso al productor, coordinando con el comité de aprobación. - Elaborar y presentar los reportes de inspección de manera oportuna de acuerdo procedimiento establecido en los proceso de inspección. - Sistematizar la información en los registros previstos. - Informar a los productores de las obligaciones o acciones correctivas emitidas por el S.C.I y/o por la agencia de certificación. - Verificar el avance de cumplimiento de medidas correctivas impuestas a las parcelas. - Mantener la carpeta de información básica del productor completa actualizada y disponible para la evaluación de comité de aprobación interna o de los inspectores externos. Código de ética del inspector interno - Comunicar al comité aprobación cualquier conflicto de interés que tuviera o pudiera presentar durante los proceso de control. - No aceptar favores, regalos o sobornos. - Reportar lo actos de la manera clara, puntual y profesional, con los soporte y/o sustentos que permita una adecuada decisión al comité. - Cumplir con los procedimientos de inspección establecidos. - No confraternizar con personal del sexo opuesto en las áreas de responsabilidad asignado. - Estar dispuesto a realizar los procesos en los momentos que la situación amerite. c) Servicio de capacitación básico. El servicio básico de capacitación será coordinado por el comité de aprobación, quienes en base a las prioridades o deficiencias respecto al incumplimiento de los requerimientos y principios de las normativas orgánicas identificadas en los procesos procederán a programar los actos que crea relevante realizar. 26

28 CAPITULO XV DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL PRODUCTOR Los productores responsables del manejo de las parcelas orgánicas una vez que libre y voluntariamente solicitan el ingreso dentro del programa de certificación orgánica adquieren obligaciones y derechos que deberán ser cumplidos y evaluados por parte del S.C.I a) Obligaciones del productor - Cumplir con los requerimientos de las normas de producción orgánica, de la agencia certificadora y del reglamento interno - Conocer los principios básicos de las normas de producción orgánica y del reglamento interno. - Permitir el control por parte de los inspectores interno y externos de su sistema de producción - Facilitar y poner a disposición la documentación requerida por los inspectores internos y externos. - No aplicar productos o insumos externos que no hayan sido aprobados por el comité de aprobación interna. - Implementar las acciones físicas y documentarias que controlen cualquier riesgo de contaminación. - Registrar sus labores agrícolas, de cosecha y comercialización, en sistemas de archivos actualizados, completos y accesibles para su supervisión, sustentando de esta manera su manejo orgánico. - Implementar el plan de manejo de la finca acordado con el comité de aprobación interna. - Reportar oportunamente al inspector el cambio relevante que se produjeran en su sistema de producción. - Participar activamente en los procesos de capacitación organizados por la asociación. - Cumplir con los acuerdos comerciales acordados con la organización. a) Derechos del productor - Comercializar su fruta de acuerdo a los términos de calidad solicitados y de manera equitativa de acuerdo a la disponibilidad de cupo de comercialización de la organización. - Participar en los eventos de capacitación y concientización que realice la organización. - Que la organización respete su código de parcela asignado. - Participar y ser considerado dentro de los proceso de control y seguimiento del S.C.I - Reclamar por medio de los mecanismos pertinentes las acciones que considere discriminatorias o parcializadas. 27

29 - Denunciar actos que comprometan la calidad e integridad orgánica ya sea por parte de compañeros y/o inspectores internos. CAPÍTULO XVI CATÁLOGO DE INFRACIONES Y SANCIONES Los incumplimientos a las normativas orgánicas, de la agencia de certificación, al reglamento de control interno o al procedimiento interno de la organización serán tipificadas de la siguiente manera: FALTA SANCIONES Aplicación de insumos prohibidos en algún sector de la parcela Reinicio del periodo de transición pasa a T1, todo producto que este procesado o en camino a ser comercializado como orgánico deberá ser rechazado o comercializado como convencional. Entrega de producto no certificado o en periodo de transición. Retiro inmediato de la fruta sin derecho a reclamo alguno, en caso de aplicar el infractor deberá cancelar a la asociación los costos de operación y suspensión de la comercialización de la fruta por espacio de dos meses Falsear a la verdad en la información relevante (extensiones, capacidad productiva, numero de fincas bajo su responsabilidad) brindada a los entes de control Un año de transición No cumplimiento de las sanciones, obligaciones impuestas. Suspensión hasta la verificación a nivel de campo y de registros por parte del S.C.I Almacenamiento de insumos prohibidos sin autorización del S.C.I Un año de transición No utilización de semilla o material vegetativo procedente de parcelas certificadas Un año de transición. Falta de colaboración o mala conducta durante el proceso de control interno o externo. Un año de transición. 28

30 Toda sanción será aplicada inmediatamente por el comité de aprobación y comunicada de igual manera a la agencia de certificación. No podrá ser levantada sin la previa autorización del comité de aprobación interna y de la agencia de certificación. El comunicado de las sanciones, en caso de ser necesario, se dará a conocer a las otras agencias de certificación, grupo de productores y comercializadores, informando: Nombre del responsable del manejo, numero de catastro, superficie, puntos de referencia, causa, periodo de transición. Todo caso de reincidencia provocará el periodo de transición de tres años. FALTA OBLIGACIÓN Sistema de registros incompletos, desactualizados y no coherentes Suspensión temporal hasta que demuestre que ha cumplido a cabalidad la obligación. Quema de residuos vegetales o animales de manera injustificada Suspensión de la comercialización por dos meses. Decremento de la biodiversidad Suspensión temporal hasta que se verifique su compensación mediante la siembra de otras especies equivalente al daño causado Falta de implementación adecuada y/o mal manejo de áreas de amortiguamiento (no identifica, no separa la fruta proveniente de esta área) Suspensión temporal hasta que demuestre que ha cumplido a cabalidad la obligación. Aplicaciones de estiércol fresco o mal comportado. Suspensión temporal hasta que demuestre que ha cumplido a cabalidad la obligación. Falta de comunicación de cambios relevantes que distorsiones o dificulten el control. Suspensión de la comercialización por dos meses. Mal manejo de los residuos sólidos al interior o el perímetro de su finca Suspensión temporal hasta que demuestre que ha cumplido a cabalidad la obligación. Falta de cumplimiento de las obligaciones emitidas por parte de la agencia de certificación. Suspensión temporal hasta que demuestre que ha cumplido a cabalidad la obligación. 29

31 Las medidas correctivas serán emitidas por el comité de aprobación interno, contemplando un plazo límite para su cumplimiento. En caso de reincidencia se procederá a emitir la sanción de un año de transición e inmediatamente se comunicará a la certificadora. FALTA OBSERVACIÓN Inasistencia injustificada a más del 30% del evento de capacitación y concienciación. Suspensión de la comercialización hasta que cumpla con el porcentaje mínimo requerido de capacitación. PROCEDIMIENTOS: 1. Evaluación y aprobación de ingreso y salida de productores del programa de certificación orgánica 2. Evaluación y aprobación de usos de insumos externos. 3. Manejo de franjas de amortiguamiento o riesgos de contaminación. 4. Propuesta de reducción de periodo de transición XVII POLÍTICAS - INGRESO Y SALIDA DE UNIDADES PRODUCTIVAS Las Unidades productivas que manifiesten interés en participar en producción orgánica de los cultivos que trabaje el núcleo de frutas deberán de cumplir el reglamento interno de Agroindustrias Huayllacan. Este ingreso será evaluado por el SCI. Asimismo el SCI decidirá el retiro de las unidades productivas que falten al reglamento interno, o que no acaten las recomendaciones dadas por el sistema de control interno. - PERIODOS DE TRANSICIÓN. Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de certificación, normalmente deberán estar bajo la supervisión del S.C.I por un espacio de al menos tres años, durante los cuales, en base a un plan de manejo, se aplicarán las prácticas de manejo orgánico contemplado en el presente reglamento. La Unidad Productiva cumple los requerimientos para el período de transición: cultivos anuales (02) años y cultivos perennes (03) años o cumple las consideraciones técnicas 30

32 del Organismo de Certificación para reconocer el período de transición no menor a 12 meses. Los sistemas de producción orgánico y convencional están claramente separados e identificados (física, documentaria y/o digitalmente) en todas las fases de su proceso. - USO DE SEMILLAS Y/O MATERIALES VEGETATIVOS. Las unidades productivas no usan materiales, insumos, ingredientes con o provenientes de organismo genéticamente modificados (OGMs). - RIESGOS DE CONTAMINACION DIRECTA E INDIRECTA Las unidades productivas no almacenan productos prohibidos, dentro de las unidades productivas orgánicas o en transición. Asimismo durante el transporte no se puede mezclar productos orgánicos con convencionales. 31

33 Auditoría Interna Fecha: Organización: Certificado a INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Miembros del Comité Nombre de: EL S.C.I TIENE LA INFORMACIÓN COMPLETA Y ACCESIBLE PARA LA CERTIFICACIÓN O RE-CERTIFICACIÓN? Se requiere Tiene # Falta INFORMACIÓN REQUERIDA NO SI Lista de productores completa Carpetas actualizadas de los productores Ficha de control anual actualizada Reporte de medidas correctivas Resumen de los cambios existentes (sanciones, personal, productores) Plan de manejo de la organización Copia del reglamento interno actualizado Sustentos y/o soportes para la solicitud de reducción del periodo de transición (en caso de nuevas parcelas) Libro de actas del S.C.I Organigrama de la organización y del S.C.I Listado de Inspectores y áreas de responsabilidad Mapas de las áreas de producción Mapas de ubicación de almacenes Fichas técnicas de los insumos utilizados Capacitaciones impartidas a los productores y miembros del S.C.I 32

34 Análisis de agua, abonos Reporte de flujo de volumen por semana y productor Registros de cosecha, procesamiento y comercialización El sistema de registros esta ordenado y completo Está coordinado los pagos y aspectos logísticos INFORMACIÓN FALTANTE Y/O MEDIDA CORRECTIVA # Información y/o medida correctiva Responsable Hasta PRODUCTO Y CANTIDADES A CERTIFICARSE: Sector # Parcelas Áreas Producción Status DECISIÓN Confirmar la fecha de inspección Postergar la fecha de inspección Fecha de inspección FIRMA DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE APROBACIÓN 33