MANUAL FORMACIÓN DE INSTRUCTORES

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1 MANUAL FORMACIÓN DE INSTRUCTORES OBJETIVO Proporcionar a los Jefes de área, información básica para aprender a capacitar al personal, esta información deberá ser ampliada con su conocimiento del tema y experiencia. A QUIEN VA DIRIGIDO: A los encargados y jefes de área. Introducción La Capacitación Enseñar y Aprender La Comunicación Los Roles en el grupo El Plan de Exposición El Ejercicio Resumen INTRODUCCIÓN La capacitacion permite mejorar la eficiencia en el trabajo cuando al personal se le da la oportunidad de adquirir mayores conocimientos, desarrollar sus habilidades y aptitudes para aumentar sus competencias y desempeñar con éxito el puesto, así como una mejora personal. La formación del instructor de capacitacion incluye como mínimo, el conocimiento del proceso de enseñanza aprendizaje, la comunicación, los roles que se juegan en el grupo, el uso y elaboración de material de apoyo, que son temas que revisaremos en este Manual y además se propone el Plan de Sesión, que servirá al instructor para optimizar su labor. LA CAPACITACION Introducción La capacitacion es algo mas que dar información; es formar al trabajador. La capacitacion se planea de acuerdo a las necesidades detectadas y debe ser impartida en condiciones ambientales adecuadas, es importante la preparación del instructor, el material de apoyo para enseñar y la disposición del participante para que asimile y logre el aprendizaje. Capacitación. Son las acciones encaminadas a la preparación y desarrollo de las capacidades del trabajador para desempeñar mejor su puesto. El primer paso para la capacitacion es definir lo que deseamos lograr, los comportamientos, conocimientos, habilidades y actitudes que sean formadas o modificadas en el personal. El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso continuo, sin fin, permanente. El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso continuo, sin fin, permanente. Página 1 de 6

2 ETAPAS DE LA CAPACITACION DIAGNOSTICAR Es la identificación de necesidades de capacitacion (comportamientos, conocimientos, habilidades y actitudes actuales. Con cuestionarios, entrevista personal, estudio de la situación de la empresa, etc. EVALUAR Definir los cambios que se dieron, comparado con lo planeado. Esta información sirve de base para comenzar el ciclo de la capacitacion (diagnóstico) PLANIFICAR Decidir que se hace paso a paso, para llegar al objetivo. 1º Definir las necesidades de capacitacion (por temas). 2º Definir el medio de capacitacion (módulos, cursos, trípticos) 3º Programar actividades Considerar: 1. Tipo de personal (nivel escolar, cultura, edad, etc.) 2. Recursos que se disponen (tiempos, espacios e instructores) 3. Apoyos didácticos (presentaciones, pizarrón, ejercicios, etc.) 4. Disponibilidad del personal PRESENTAR Ejecutar lo programado. Se adapta a las personas que se capacita, de manera interactiva y en segmentos cortos El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso continuo, sin fin, permanente. Las condiciones del medio ambiente. Es importante crear las condiciones ambientales adecuadas para la instrucción: buena iluminación, libre de ruido, lugar ventilado, espacio seguro (fuera de riesgo) y cómodo, etc. Aplica para la sesión individual y grupal. Si las condiciones no son las adecuadas, se vuelven un obstáculo o distracción para el aprendizaje. La preparación del instructor. Debe tener conocimiento sobre el tema, conocer al personal, cuidar las condiciones en las que se da el aprendizaje y contar con un plan de exposición. El material de apoyo. Es un material que manipulado, visto y escuchado por el participante que le permite reforzar o mostrar la idea de manera clara, ya que las personas concebimos el mundo, a partir de la percepción (con nuestros Página 2 de 6

3 órganos de los sentidos; vista, oído, tacto, gusto, olfato). Si actúan mas sentidos en la percepción, hay mayor comprensión. Ejemplos de material de apoyo : Pizarrón y gis Presentación del tema en PC Presentación en hojas de papel, tamaño rotafolio Diaporama (imágenes y letreros que se pegan en una superficie) Materiales demostrativos (una nómina, un condensador, un rompecabezas, etc.) Ejercicios impresos (para contestar) La disposición del participante El participante debe de sentirse relajado, comprometido e importante en el momento de la capacitacion y en gran parte depende del trato de su jefe e instructor. La actitud positiva del participante hacia el aprendizaje, se lo facilitará. El instructor Ningún instructor es igual a otro, cada quien desarrolla su propia forma de enseñar, es una mezcla de instructor, profesor, entrenador y guía, que encamina al participante hacia algo, el instructor debe mostrar una actitud de seguridad, esta se la dará: El conocimiento del tema Contar con un plan de exposición elaborado antes de la capacitacion Creer en lo que está haciendo ENSEÑAR Y APRENDER Puede aplicarse al acto que realiza el maestro, el padre y la madre. Enseñar - del latín insignare In (en) Signare (señalar hacia) brindar una orientación sobre qué camino seguir Aprender - Es acrecentar nuestro capital de conocimientos. Todo aprendizaje tiene dos fases o momentos. A. Comprensión y Fijación La capacidad de incorporar y fijar la idea en la mente Intervienen la atención y la percepción, determinadas por los órganos de los sentidos y la asociación de eventos y objetos B. Retención y Evocación El tiempo que permanece la idea para ser evocada Interviene la memoria, que se fija con la repetición. Página 3 de 6

4 LA COMUNICACIÓN Para que el instructor pueda enseñar y el participante aprender, es necesario que el instructor disponga de las condiciones necesarias para que se dé este aprendizaje: Condiciones ambientales Captar su atención Material didáctico de apoyo Repetir los conceptos Dar y pedir ejemplos Nos permite el intercambio de información, sentimientos, emociones y estados de ánimo. Dentro de un grupo también lo hacemos creando un ambiente donde desarrollamos nuestras actividades. PROCESO DE LA COMUNICACIÓN Considerados dentro del plan de sesión Receptor Emisor Mensaje (verbal o mímico) Receptor Emisor RETROALIMENTACIÓN vamos a mejorar! Receptor es la persona que recibe e interpreta el mensaje pero! cómo? Emisor es la persona que emite el mensaje, con palabras, gestos y todo el cuerpo Toda expresión verbal contiene una carga emocional, formada por asociados a gestos, posturas, tono de voz, etc. las experiencias, sentimientos y emociones, anteriores Desde que aprendimos las primeras palabras, hasta el aquí y ahora, constantemente estamos re-significando las palabras Página 4 de 6

5 El instructor tiene que observar en la respuesta del participante, el mensaje que recibió y verificar que se entendió y su intención. LOS ROLES EN EL GRUPO Cada persona es única, pero en un grupo cambiamos, asumimos o nos asignan un rol o papel que hace funcionar u obstaculizar la tarea del grupo. Ejemplos de roles o papeles. Roles positivos (facilitan la tarea) Roles Negativos (obstaculizan la tarea) Cooperativo Creativo Caprichoso Chismoso Participativo Innovador Destructivo Mentiroso Motivador Comprensivo Flojo Irresponsable Crítico positivo (aporta) Conciliador Insultante Contestón La capacitacion en grupo, tiene la ventaja de que el instructor puede fomentar y aprovechar los roles positivos para el cumplimiento de la tarea y controlar los negativos una vez identificados (dar la oportunidad del cambio) o en caso contrario, aplicar los correctivos establecidos por la organización. PLAN DE EXPOSICIÓN Antes Durante Al término Comenzar con la inducción al tema para interesar al participante (con el uso de anécdotas, analogías, ejemplos, preguntas, etc.) Tener claro: 1. La relación del tema con la empresa y el área a su cargo. 2. El objetivo 3.Todo el contenido del tema Preguntar como les pareció el tema Preparar el material de apoyo Seguir el orden de los subtemas Solicitar propuestas de mejora de la exposición de los temas Preparar presentación en hojas Cuidar la voz: Hacer preguntas como de rotafolios o en Power Point Volumen (que te oigan) evaluación con todo el tema para guíar la Tono (variarlo, no monótono ) exposición Velocidad (ajustarla para que te entiendan) Pararse frente al grupo. Cuidar los mensajes que mandamos con nuestra actitud. Cuidar la comunicación verbal y mímica. Recomendaciones: Hablar en forma sencilla, lógica y clara para expresar una idea. Hablar normalmente sin actitudes teatrales exageradas; dar el énfasis necesario a las expresiones; físicamente actúa con Página 5 de 6

6 normalidad; es decir, sin demasiada rigidez en sus movimientos, pero también sin descuidar los mismos; sin demasiados movimientos frente al auditorio y sin inmovilidad tan característica de aquellos expositores que se "siembran" en un solo lugar, o que se "atornillan" en la silla del escritorio. Terminología. Deben utilizarse términos sencillos al alcance de la comprensión de los participantes. Cuando sea necesario introducir términos técnicos, se debe dar una explicación clara de su significado, aplicándolo inmediatamente a expresiones relacionadas con la idea. Cuando sea posible deben utilizarse sinónimos, haciendo la correspondiente explicación. Vicios que se deben evitar: Titubear: El hacerlo da una sensación de inseguridad Evitar las muletillas como este.., he!, bien, mm..., verdad?, etc. Eliminar palabras innecesarias No emplear expresiones extrañas al auditorio por su academicismo tecnicismo o regionalismo. Recomendaciones adicionales: Hablar con entusiasmo Para evitar la fatiga del auditorio conviene emplear esporádicamente el buen humor y relatar anécdotas ilustrativas e interesantes en relación con el tema. Naturalmente, todos estos recursos deben ser preparados de antemano por el expositor y ser incluidos en su plan de exposición. EL EJERCICIO Los ejercicios tienen como objetivo que el participante aplique lo asimilado en un caso supuesto o real, cometa los errores necesarios que le indiquen lo que no fue totalmente asimilado para reflexionar, es importante la guía del instructor. RESUMEN Para capacitar al personal, en necesario tener conocimiento de por lo menos algunos elementos básicos como el aprendizaje, la comunicación, los roles o papeles de los individuos en el grupo, para que el encargado de área que va a ser el instructor de su personal, pueda impartir la capacitacion. Página 6 de 6

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