ESTUDIOS PREVIOS. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional MARTHA HILDA ALAYON - COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO

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1 Área Solicitante: ESTUDIOS PREVIOS INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: Presupuesto: MYRIAM DE LA ESPRIELLA MARTHA HILDA ALAYON - COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO Compra de Banderas, Manteles y Faldones para la Sede Nacional del ICBF A OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS TRES MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($ ), amparado en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 259 del 25 de febrero de 2010 y No. 294 del 18 de marzo de En el presupuesto se encuentra contemplado el demás impuestos de ley. IVA y Ítem en el Plan de Contratación Está contemplado en el componente de otros materiales y suministros. 1. JUSTIFICACION En virtud de la identificación institucional y de los símbolos patrios para las instalaciones de la Sede Nacional del ICBF resulta necesaria la compra de banderas emblemáticas para ubicación exterior. En el ICBF Sede Nacional, se realizan eventos en virtud de la misión que requieren de etiqueta, por lo que se hace necesario adquirir manteles y faldones para la buena

2 presentación de las mesas. 2. NECESIDAD Es deber de la Administración del ICBF, mantener en excelentes condiciones las instalaciones donde se encuentra ubicada su Sede, conservando y manteniendo en buen estado su identificación institucional y de símbolos patrios. Las banderas que posee el Instituto se encuentran deterioradas causando una imagen descuidada de las instalaciones, por lo cual es necesario realizar la compra de las mismas. El Instituto cuenta con un amplio salón de eventos, que requiere del acomodamiento y decoración, para la realización de los eventos misionales. Para poder acondicionar la presentación de las mesas, el mantel es el elemento principal para que la mesa esté vestida adecuadamente; por lo que se hace necesario comprar manteles y faldones a una persona natural o jurídica que garantice el suministro de los elementos necesarios para lograr el objetivo que se requiere. 3. OPORT La compra de las banderas, manteles y faldones puede ser efectuada en la vigencia 2010, teniendo en cuenta que se cuenta con presupuesto para el gasto. El ICBF Sede Nacional, requiere exhibir su imagen institucional y de símbolos patrios. Teniendo en cuenta que el ICBF- Sede Nacional posee un amplio salón para celebrar sus eventos, se debe aprovechar este sitio con el fin de lograr una excelente imagen institucional. Para lograr este objetivo, el ICBF debe contratar la compra de banderas, manteles y faldones adecuados para tal fin. 4. CONVENIENCIA Teniendo en cuenta que el ICBF no cuenta con existencias en el almacén de los elementos en mención se hace necesario contratar con una persona natural o jurídica que

3 esté en capacidad de ejecutar la oferta de banderas, manteles y faldones para la Sede Nacional. 5. COMO? El alcance del objeto En desarrollo del objeto contractual el contratista deberá entregar los elementos que se requieran de acuerdo a la tabla de estudios, hasta agotar el presupuesto. Características Técnicas: Las 4 banderas deben cumplir como mínimo con las siguientes características técnicas: Medidas: 3x2 mts. Material impermeable Uso: para exteriores Detalles: con reatas, hojaletes metálicos y refuerzos en las esquinas. La Bandera del ICBF: color verde C=60, M= 0, Y=100, K=0, pantone 368C; 2 franjas verdes de 50 cm cada una, con una franja intermedia de color blanco de 100 cm y escudo de 80 cm por 64 cm. Los 20 manteles y los 7 faldones deben tener las siguientes características técnicas: Manteles: - Medidas: 2.50 mts. de largo X 1.50 mts. de ancho - Material: Royal Satinado Color verde institucional - Detalles: Rectangular, plano, dobladillo de refuerzo, que la tela no se arrugue, absorba líquidos y no se decolore. Faldones: - Medidas: 6.00 mts. de ancho X 0.70 cms de alto. - Material: Lino Color blanco - Detalles: Dobladillo de refuerzo, con prenses, reata en falla de base, que la tela no se arrugue, absorba líquidos y no se decolore. El proponente deberá incluir en la propuesta una manifestación expresa en la que afirme que los precios tendrán validez durante la vigencia del contrato.

4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Obligaciones especificas 1. Entregar las banderas, los manteles y faldones en la Sede Nacional del ICBF, de acuerdo con las características técnicas exigidas. 2. Presentar muestra de los materiales a utilizar para la confección de las banderas, los manteles y los faldones, los cuales deberán ser aprobados por el Grupo Multimodales de la Oficina de Comunicaciones del ICBF y el Grupo de Apoyo Logístico. 3. Garantizar que los elementos ofrecidos en la propuesta cumplan estrictamente con las características técnicas de la invitación pública a presentar oferta. 4. Reemplazar los elementos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones exigidas. 5. Mantener los precios ofrecidos en la propuesta, durante la vigencia del contrato. 6. Enviar la factura correspondiente, asegurándose que sea radicada en el Grupo de Gestión Documental del ICBF, de acuerdo con los precios ofrecidos en la propuesta. Obligaciones Generales. 1 Cumplir con el objeto de la orden con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. 2 Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que sean imputables al contratista. 3 Suscribir la garantía única de cumplimiento y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula de garantía única del contrato 4 Entregar al supervisor de la orden los informes que se soliciten sobre cualquier

5 aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera. 5 Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo de la orden le imparta el ICBF, a través del supervisor de la misma, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 6 Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF)., cuando haya lugar a ello para cada uno de los respectivos desembolsos. 8. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto de la orden. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato será de quince (15) días calendario, contados a partir del perfeccionamiento y legalización del mismo. La forma de pago: El valor del contrato se cancelará al contratista en un solo pago en moneda legal Colombiana, una vez se hayan entregado los elementos, previa entrada al almacén y aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la expedición de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor. Lugar de ejecución: ICBF Sede Nacional.

6 Modalidad de Selección: El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive, se sujetarán a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80 de y 1150 de 2.007, Decretos 2474 de 2008, 3576 de 17 de septiembre de 2009 y demás decretos reglamentarios, la presente invitación pública y la Resolución 4670 del 23 de octubre de 2009 (Manual de Contratación ICBF) modificada por la Resolución 1240 del 17 de marzo de La compra de banderas, manteles y faldones, corresponde a la adquisición de elementos de características técnicas uniformes y de común utilización generalmente requeridos por las diferentes entidades estatales, ofrecido de manera masiva en el mercado y sus especificaciones son equivalentes para las diferentes entidades que los requieren, por lo cual el procedimiento a utilizar para el presente proceso de selección es el de subasta inversa de conformidad con lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, el literal a) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, dado que el valor arrojado por el estudio económico no supera el 10% de la menor cuantía. En atención a lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, todos los documentos que hagan parte del presente proceso de selección serán publicados en la página web por lo que será responsabilidad de los participantes conocerlos a través de este mecanismo interactivo. 6. QUIÉN? Las condiciones que debe tener el proveedor son: Persona natural o jurídica cuyo objeto social o actividad comercial involucre la fabricación de banderas, de manteles y faldones. El proponente deberá tener una experiencia específica igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la presente invitación pública, en contratos cuyo objeto sea igual o similar al de la invitación pública a presentar oferta. Para su acreditación el proponente deberá presentar máximo dos (2) contratos, facturas o certificaciones de contratos suscritos con Entidades del Sector Privado o Público, cuyo objeto sea igual o similar al de la invitación pública a presentar oferta, dentro de los tres (3)

7 años anteriores a la publicación de la misma. 7. ESTUDIO DE MERCADO El de la del ICBF para estimar el costo del suministro solicitó cotizaciones, resultado de lo cual se estableció el siguiente comparativo de precios: MK PROMOCIONES ESTUDIO DE MERCADO BANDERAS SOLUCIONES DIGITALES JOSE PEDRAZA TOTAL. PROMEDIO MERCADO DESCRIPCION TOTAL TOTAL TOTAL BANDERA DE COLOMBIA Y DE BOGOTA BANDERA INSTITUCIONAL TOTALES ESCRIPCION ESTUDIO DE MERCADO MANTELES Y FALDONES MK PROMOCIONES SOLUCIONES DIGITALES NEW AIR CANT. TOTAL CANT. TOTAL CANT. TOTAL. PROMEDIO MERCADO TOTAL MANTELES , FALDONES , TOTALES FACTORES DE SELECCIÓN. La presente contratación, se adelantará por el procedimiento de Subasta Inversa, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del Artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, el literal a) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 Así mismo este proceso de selección no supera el diez (10%) de la menor cuantía, razón por la cual el proceso de selección se regirá por lo dispuesto en el artículo 1 del decreto 3576 de 2009.

8 La propuesta más favorable para el ICBF será aquella que ofrezca el menor precio según lo reglamentado por el Artículo 1 del Decreto 3576 de ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL No cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato a ejecutar. Que el contratista no cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato. Riesgo a cargo del contratista por lo que, de ser necesario, la entidad impondrá las sanciones contractuales a que haya lugar y/o declarará el incumplimiento del contrato. La calidad de los bienes solicitados no cumpla con las respectivas condiciones técnicas o requerimientos de la Entidad. Se presenta cuando los elementos requeridos no cumplen con los requerimientos exigidos por la entidad. El contratista deberá asegurarse que las características técnicas solicitadas se ajusten a la necesidad de la entidad. No realizar la entrega oportuna de las banderas, manteles y faldones requeridos para los eventos de la Entidad. Al no realizar la entrega oportuna de los elementos objeto del contrato se vería afectada la realización de los eventos requeridos por la entidad. Este riesgo está a cargo del contratista, por lo que el supervisor del contrato realizará el control necesario para minimizarlo. 10. GARANTÍAS CONTRACTUALES

9 Por tratarse de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2009 y el artículo 1 del decreto No de 2009, no requiere garantías. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA Myriam de la Espriella Directora Administrativa Ordenador del Gasto Martha Alayón Agudelo Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico Revisó Laura Prada Pava Contratista Alma Mater Elaboró

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