SIMBOLOS DE CARACTERIZACION DE PROCESOS REVISION ESTUDIO ANALISIS VERIFICACION DE DOCUMENTOS.

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1 SIMBOLOS DE CARACTERIZACION DE PROCESOS INICIO Y FIN DEL PROCESO. SOLICITUD REVISION ESTUDIO ANALISIS VERIFICACION DE DOCUMENTOS. AUTORIZACION, VISTO BUENO Y FIRMA. ENTREGA DE DOCUMENTOS.

2 ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO PERMANENTE. REALIZACION DE FUNCIONES. RECEPCION Y ENVIO DE DOCUMENTOS, OFICIOS, MATERIALES ETC. PAGO DE CUENTAS. CORRESPONDENCIA QUE ENTRA A PROCESO. ORGANIZACIÓN, REALIZACIÒN Y PUBLICACION DE DOCUMENTOS.

3 RADICACION DE DOCUMENTOS U OFICIOS. REGISTRO DE DOCUMENTOS EN LIBROS. REALIZACION DE DESCUENTOS. CONVENIOS VISITAS DE INSPECCION.

4 CODIFICACION DE PROCEDIMIETOS Para facilitar la identificación y ubicación de los diferentes procedimientos que se desarrollan en la Entidad se ha tomado el siguiente esquema donde se utilizan letras y números. Los primeros caracteres identifican el proceso al cual pertenece el procedimiento. PROCESOS MISIONALES GDBS DE DPA CAS Gestión de Desarrollo y Bienestar Social. Desarrollo Económico. Desarrollo de Programas Ambientales. Control y Atención Social. PROCESOS DE APOYO GF C GRH AB Gestión Financiera. Contratación. Gestión del Recurso Humano. Administración de Bienes.

5 GD Gestión Documental. PROCESOS DE EVALUACION GES PM Gestión de Evaluación y Seguimiento. Planes de Mejoramiento. Los segundos caracteres identifican el área o dependencia quien desarrolla el procedimiento. SECRETARIA DE GOBIERNO IP CF AA Inspección de Policía. Comisaria de Familia Almacén y Archivo.

6 SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA OC OS U DT Obras Civiles. Obras Sanitarias. Umata. Desarrollo Territorial. SECRETARIA FINANCIERA T P I C Tesorería. Presupuesto. Impuestos Contabilidad.

7 SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL SP EM CD Salud Pública. Enlace Municipal. Cultura y Deporte.

8 PROCESOS MISIONALES

9 PROCESO: GESTION DE DESARROLLO Y BIENESTAR SOCIAL Procedimiento: Supervisión de hogares comunitarios. a. Código: GDBS P 1. b. Objetivo: Vigilar que los hogares comunitarios cumplan con todos los requisitos y normas establecidas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para la protección y bienestar de los menores. c. Alcance: Este procedimiento aplica a los diferentes programas establecidos por el ICBF y a la Secretaria de Desarrollo Social. d. Insumos: Lista de hogares comunitarios, base de datos y hoja de registro de supervisión. e. Proveedores: Los diferentes hogares comunitarios. f. Clientes: Secretaria de Desarrollo Social, las supervisoras y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

10 g. Descripción de Actividades y Flujograma: Actividades Supervisoras Hogar Comunitario Secretario Desarrollo Social 1. Inicio 2. Visita a hogares comunitarios. 3. Verificar asistencia de niños. 4. Verificar Cumplimiento de minuta. 5. Verificar la utilización correcta de la papelería. 6. Entregar informe de la visita. 7. Fin del proceso.

11 h. Documento de Control: Formato de registro de visitas. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA Sector Visitado: SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Fecha: Hogar Comunitario Nombre de Responsable Hallazgos Encontrados Firma Supervisora: Firma:

12 Procedimiento: Supervisión de restaurantes escolares. a. Código: GDBS P 2. b. Objetivo: Verificar que las instituciones cumplan con las normas de higiene y la minuta nutricional establecida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la alimentación de los estudiantes. c. Alcance: Este procedimiento se aplica a todas las instituciones educativas del Municipio. d. Insumos: Base de datos de las instituciones, reglamento del ICBF y hoja de registro de supervisión. e. Proveedores: Instituciones Educativas. f. Clientes: Secretaria de Desarrollo Social Ministerio de Educación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y los Directivos de las Instituciones. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

13 Actividades Supervisoras Restaurantes Escolares Secretario de Desarrollo Social 1. Inicio del proceso. 2. Visita a restaurantes escolares. 3. Verificar número de cupos. 4. Verificar cumplimiento de minuta. 5. Revisión y verificación del Kárdex de los alimentos. 6. Revisión del correcto almacenamiento de los alimentos. 7. Entrega de informe. 8. Fin del proceso.

14 h. Documentos de control: Formato de supervisión. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA Sector Visitado: SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Fecha: Nombre de la Institución Nombre Director de la Institución Hallazgos Encontrados Firma Rector Supervisora: Firma:

15 Procedimiento: Entrega de desayunos infantiles. a. Código: GDBS P 3. b. Objetivo: Contribuir a la nutrición de los niños, con el fin de que ellos tengan un desarrollo físico, psicológico y motriz integral. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaria de Desarrollo Social y a los programas ICBF. d. Insumos: Base de datos de niños beneficiados y documentos de los niños. e. Proveedores: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Administración Municipal y Secretaria de Desarrollo Social. f. Clientes: Niños beneficiarios del programa. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

16 Actividades Enlace municipal supervisoras Responsables 1. Inicio del proceso. 2. Recepción de desayunos infantiles 3. Verificación de cupos. 4. Verificación del carnet de afiliación. 5. Entrega de desayuno infantil. 6. Fin del proceso.

17 h. Documentos de control: Formato de entrega. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Sector entregado: PROGRAMAS ICBF Fecha de entrega: Nombre de niño beneficiado Documentos completos Nombre de Acudiente Firma Nombre de funcionario: Firma:

18 Procedimiento: Entrega de paquetes alimentarios. a. Código: GDBS P 4. b. Objetivo: Contribuir a que las personas de bajos recursos y de la tercera edad del Municipios tengan una mejor calidad de vida. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaria de Desarrollo Social. d. Insumos: Base de datos de las personas beneficiarias y formato de registro de entrega. e. Proveedores: El Gobierno Nacional y Secretaria de Desarrollo Social. f. Clientes: Las diferentes personas beneficiarias. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

19 Actividades Supervisoras Beneficiarios 1. inicio del proceso. 1. Verificación de listas. 2. verificación de documento de afiliación. 3. entrega de paquetes alimentarios. 4. Fin del proceso.

20 h. Documentos de control: Formato de entrega. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL PROGRAMAS ICBF Sector entregado: Fecha de entrega: Nombre de Beneficiario Documento de identificación Firma Nombre de Responsable: Firma:

21 Procedimiento: Coordinación de los programas de salud pública. a. Código: GDBS SP 1. b. Objetivo: Brindar a toda la comunidad la atención básica en salud, con la más alta calidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para Secretaria de Desarrollo Social y para el área de salud pública. d. Insumos: Plan Territorial de Salud, Ley 1122 de 2007 Modificación de la Ley 100 en Salud, Ley 1176 de 2007 Modificación de la Ley 715 en Salud, Decreto 3039 de 2007 Plan Nacional de Salud Pública. e. Proveedores: Secretaria de Desarrollo Social. f. Clientes: Centro de Salud la Florida E.S.E, comunidad g. Descripción de Actividades y Flujograma:

22 Actividades Coordinadora Salud Pública. Concejo de seguridad en Salud Comunidad 2. inicio del proceso. 3. Elaboración del plan de Salud Pública. No 4. Envío para aprobación del Plan de Salud Pública. 5. Socialización y aprobación. Si 6. Entrega de informes de cumplimiento técnico financiero solicitados por el IDSN 7. Ejecutar planes y programas 8. Seguimiento y análisis de los resultados obtenidos. 9. Fin del proceso.

23 Procedimiento: Coordinación de salud infantil. a. Código: GDBS SP 2. b. Objetivo: Organizar brigadas de salud dirigidas a la niñez con el propósito de brindarles atención integral. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de salud pública. d. Insumos: Plan Territorial de Salud, informes, encuestas, entre otros. e. Proveedores: Secretaria de Desarrollo Social. f. Clientes: La niñez. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

24 Actividades coordinadora Salud pública Centro de Salud el Centros Educativos. 1. Inicio del proceso. 2. Capacitación al personal de Salud en la estrategia ALEPI, escuelas saludables. 3. Seguimiento a los procedimientos de la E.S.E 4. Programación y seguimiento al plan operativo de vacunación. 5. Análisis de las metas trimestrales en la vacunación discriminada por edades. 6. Ejecutar acciones para bajar la mortalidad de menores de 5 años por enfermedades inmonuprevenibles. 7. Capacitación a las docentes de los diferentes centros educativos

25 8. Ejecución de actividades de información, educación y comunicación. 9. Análisis y evaluación de los diferentes programas establecidos. 10. Fin del proceso.

26 h. Documentos de control: Formato de control de brigadas. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL SALUD PUBLICA Brigadas a desarrollar Fecha Sector a visitar Responsables Elaborado: Revisado: Aprobado:

27 Procedimiento: Vigilancia epidemiológica. a. Código: GDBS SP 3. b. Objetivo: Controlar las diferentes epidemias que se puedan presentar en el Municipio por factores como mal manejo de basuras y residuos, por picaduras de moscos, entre otras. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Desarrollo Social y para el área de salud pública. d. Insumos: Encuestas, informes, Plan Territorial de Salud. e. Proveedores: Secretaria de Desarrollo Social, Centro de Salud E.S.E. f. Clientes: Comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

28 Actividades Coordinadora de salud pública. Centro de Salud E.S.E. Instituto departamental de salud 1. Inicio del proceso. 2. Capacitación sobre lineamientos por eventos de notificaciones al personal de salud encargado de notificación. 3. Recepción de fichas de notificación obligatoria. 4. Recepción de informes la E.S.E 5. Entrega de informes al instituto. 6. Análisis y visitas de campo en caso de presentarse eventos especiales. 7. Notificación semanal de eventos obligatorios, SIVIGILA, Estadísticas Vitales.

29 8. Entrega de consolidación mensual al IDNS, de los proyectos de Salud Pública. 9. Fin del proceso

30 h. Documentos de control: Formato de evaluación epidemiológica. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL SALUD PUBLICA TIPO DE EPIDEMIA SECTOR MUJERES HOBRES NIÑOS Responsable: Fecha de encuesta:

31 Procedimiento: Asistencia agrícola. a. Código: DE U 1. PROCESO: DESARROLLO ECONOMICO b. Objetivo: Asesorar a la comunidad del sector rural en temas de agricultura y cría de animales, con el propósito de incrementar el desarrollo económico de la región. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de Umata. d. Insumos: Manual de asistencia técnica, informes, evaluaciones. e. Proveedores: SENA, Ministerio Agricultura. f. Clientes: Agricultores, paneleros, Gremio de Cafeteros y otros sectores económicos. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

32 Actividades Usuario Técnico de Umata 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de asistencia técnica. 3. Recepción de solicitud. 4. Revisión de agenda. 5. Programación de orientación. 6. Estudio de tema. 7. Orientación a usuario.

33 8. Elaboración de informe. 9. Archivo de documentos. 10. Fin de proceso.

34 h. Documentos de control: Formato de visita. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA DESARROLLO AGRICOLA Sector de visita:_ Fecha: Tipo de Asistencia Técnica Descripción de asesoría Fecha de Nueva visita Nombre de Usuario Responsable: Firma:

35 Procedimiento: Evaluaciones agropecuarias. a. Código: DE U 2. b. Objetivo: Medir el nivel de actividad agrícola de la región, con el fin de impulsar proyectos productivos para el sector rural. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de desarrollo agrícola. d. Insumos: Base de datos de agricultores, informes. e. Proveedores: Área de desarrollo agrícola, SENA, Ministerio de Agricultura. f. Clientes: Grandes y pequeños agricultores del Municipio. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

36 Actividades Técnico de Umata Sectores Agrícolas Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Organización de agenda. 3. Planificación de cronograma. 4. Realización de visitas. 5. Verificación de número de hectáreas. 6. Verificación de variedad de especies.

37 7. Elaboración de informe. 8. Envió de informe. 9. Estudio y análisis de informe. 10. Archivo de documento. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Certificados.

38 PROCESO: DESARROLLO DE PROGRAMAS AMBIENTALES Procedimiento: Entrega de auxilios a Familias Guardabosques. a. Código: DPA U 1. b. Objetivo: Brindar una nueva alternativa de vida y de sustento a la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de desarrollo agrícola. d. Insumos: Base de datos de personas beneficiarias, desprendibles de pago. e. Proveedores: Gobierno Nacional, área de Desarrollo Agrícola. f. Clientes: Comunidad beneficiaria. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

39 Actividades Técnico de Umata Emisora Beneficiarios 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de giros. 3. Verificación de beneficiarios. 4. Organización por sectores y veredas. 5. Comunicación y citación a la comunidad. 6. Verificación de nombre y cedula.

40 7. Entrega de bonos. 8. Archivo de recibos. 9. Fin de proceso

41 Procedimiento: Elaboración de Plan de Acción de Amenaza de derrumbos y deslizamientos. a. Código: DPA OS 1. b. Objetivo: Preparar y concientizar a la comunidad para cualquier desastre natural que se pueda presentar. c. Alcance: Este procedimiento aplica al comité de desastres o quien haga sus veces y a la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Informes del Comité de desastres o quien haga sus veces, encuestas. e. Proveedores: Comité de Desastres o quien haga sus veces y la Secretaria de Planeación e Infraestructura. f. Clientes: Comunidad, Defensa Civil, Bomberos, Policía Nacional. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

42 Actividades Profesional universitario de Planeación Juntas de Acción Comunal Alcalde Comité de Atención a Desastres 1. Inicio de proceso. 2. Identificación de zonas de alto riesgo. 3. Elaboración de informe. 4. Identificación de puntos de evacuación. 5. Elaboración de plan de acción. 6. Revisión de plan de acción.

43 7. Aprobación y firma. 8. Socialización de plan de acción. 9. Entrega de plan de acción. 10. Realización de campañas de prevención. 11. Archivo de documentos. 12. Fin de proceso.

44 Procedimiento: Realización de censos de damnificados. a. Código: DPA OS 2. b. Objetivo: Medir las pérdidas humanas, materiales y económicas que sufrió el Municipio y con esto establecer planes de acción a ejecutar. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el comité de desastres y la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Base de datos, registros, informes, encuestas. e. Proveedores: DANE, Policía Nacional, Comité de Desastres. f. Clientes: Alcaldía Municipal, Comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma.

45 Actividades Profesional Universitario Organismos de Socorro Alcalde Comité de Desastres 1. Inicio de proceso. 2. Revisión de cronograma. 3. Programación de censos. 4. Realización de censos. 5. Elaboración de informe. 6. Envió de informe. 7. Estudio y análisis. 8. Entrega de informe.

46 9. Ingresar a base de datos. 10. Envió de información. 11. Verificación de datos. 12. Aprobación de censos. 13. Gestión de ayudas. 14. Archivo de datos. 15. Fin de proceso.

47 Procedimiento: Plan de acción escolar. a. Código: DPA OS 3. b. Objetivo: Capacitar a toda la comunidad educativa frente a cómo tiene que actuar para enfrentar un desastre natural. c. Alcance: Este procedimiento aplica para todas las instituciones educativas y para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Base de datos de las instituciones, informes, publicaciones y boletines. e. Proveedores: Instituciones educativas. f. Clientes: Comité de desastres, Alcaldía Municipal. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

48 Actividades Profesional Universitaria Instituciones Educativas Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Revisión de cronograma. 3. Programación de reuniones. 4. Realización de reuniones. 5. Elaboración de informe. 6. Envió de informe. 7. Revisión y estudio de informe.

49 8. Realización de ajustes. 9. Realización de capacitaciones. 10. Elaboración de planes. 11. Archivo de documentos. 12. Fin de proceso. h. Documentos de control: Formato establecido por el Comité de desastres o quien haga sus veces.

50 PROCESO: CONTROL Y ATENCION SOCIAL Procedimiento: Controles a establecimientos públicos. a. Código: CAS IP 1 b. Objetivo: Vigilar que los establecimientos públicos cumplan con las normas de higiene y salubridad, con el propósito de cuidar la salud de la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Inspección de Policía y a Saneamiento Básico. d. Insumos: Base de datos de establecimientos públicos, informes, hoja de registro de visita. e. Proveedores: Establecimientos públicos. f. Clientes: Inspección de Policía, Saneamiento Básico, Alcalde.

51 g. Descripción de Actividades y Flujograma: Actividades Secretaria Auxiliar Inspector de Policía Establecimientos Públicos. 1. Inicio de proceso. 2. Informe radial. 3. Programación de operativos. 4. Operativo a Establecimientos. 5. Solicitud y verificación de documentos. Si No 6. Aprobación de establecimiento.

52 7. Cierre de establecimiento. 8. Citación a propietario. 9. presentación de descargos. 10. Estudio de caso. 11. Se impone multa y se estipula tiempo de que va a estar sellado el establecimiento. 12. fin de proceso

53 h. Documentos de control: Formato de visitas. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA INSPECCION DE POLICIA Fecha de Supervisión: Nombre de Establecimiento Propietario o Representante Legal Hallazgos Documentos Firma Propietario Inspector de Policía: Saneamiento Básico:

54 Procedimiento: Control de prostitución. a. Código: CAS IP 2. b. Objetivo: Controlar que este tipo de establecimientos cumplan con las normas de sanidad establecidas por el Ministerio de la Protección Social; con el fin de evitar enfermedades de transmisión sexual en la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de Saneamiento Básico y para la Inspección de Policía. d. Insumos: Base de datos de establecimientos, normas de sanidad, hoja de registro de visitas, base de datos de trabajadoras sexuales. e. Proveedores: Establecimientos, Ministerio de Protección Social. f. Clientes: Inspección de Policía, Saneamiento Básico, Centro de Salud E.S.E.. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

55 Actividades Secretaria Auxiliar Inspector de Policía Establecimientos De Prostitución Saneamiento Básico 1. Inicio de proceso. 2. Programación de operativos. 3. Operativos periódicos. 4. Inspección de presencia de menores de edad y Verificación de documentos legales. 5. Verificación del carnet sanitario. Si No 6. Aprobación de Establecimiento.

56 7. Cierre de Establecimiento. 8. Elaboración de informe. 9. Firma de informe. 10. Informe a Saneamiento Básico 11. Fin de proceso.

57 h. Documentación de control: Formato de registro de visita. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA INSPECCION DE POLICIA Fecha de visita: Establecimiento Propietario Hallazgos Aprobado Si No Firma Propietario Inspector Policía:_ Saneamiento Básico:

58 Procedimiento: Expedición de denuncias. a. Código: CAS IP 3. b. Objetivo: Legalizar la perdida de los diferentes documentos personales. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de Inspección de Policía y Tesorería. d. Insumos: Declaración del afectado. e. Proveedores: La persona quien coloca la denuncia. f. Clientes: Inspección de Policía. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

59 Actividades Usuario Secretaria Auxiliar Inspector de Policía Impuestos 1. Inicio. 2. Solicitud de pérdida de documentos. 3. Recepción de solicitud. 4. Diligenciamiento de formatos de denuncias. 5. Compra de estampillas. 6. Firma del Inspector. 7. Entrega de denuncia.

60 8. Archivo. 9. Fin de proceso. h. Documentos de control: Libro registrador de denuncias.

61 Procedimiento: Recepción de querellas. a. Código: CAS CF 4. b. Objetivo: Velar por el bienestar de los menores de edad, brindándoles un sitio seguro donde puedan compartir y desarrollar sus aptitudes. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de Comisaria de Familia, Secretaria de Gobierno, Tesorería. d. Insumos: Denuncia del menor afectado, acta de compromiso. e. Proveedores: Comisaria de Familia, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. f. Clientes: Menores afectados. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

62 Actividades Usuario Secretaria Auxiliar Comisaria de Familia Fiscalía 1. Inicio. 2. Avocamiento de la denuncia. 3. Recepción de declaración. 4. Elaboración de informe. 5. Medidas necesarias de protección. 6. Versión libre de agresor. 7. Elaboración de resolución. Si No 8. Aprobación y firma.

63 9. Archivo. 10. Fin de proceso. h. Documentos de control: Libro radicador de denuncias.

64 Procedimiento: Denuncias sobre alimentación. a. Código: CAS CF 5. b. Objetivo: Vigilar que a los niños se les brinde un mejor bienestar y se les cubra sus necesidades básicas. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de Comisaria de Familia. d. Insumos: Denuncia de la madre, actas, documentos. e. Proveedores: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Comisaria de Familia. f. Clientes: Los menores de edad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

65 Actividades Usuario Secretario Auxiliar Comisaria de Familia Juzgado 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de queja. 3. Citación. 4. Conciliación. 5. Envió de caso. Si No 6. Inicio de asunto alimentario. 7. Elaboración de acta. 8. Aprobación y firma de acta.

66 9. Radicación de depósitos y retiros. 10. Control de depósitos y retiros. 11. Archivo. 12. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de conciliación. Libro de seguimiento de cuotas alimentarias.

67 Procedimiento: Restablecimiento de derechos. a. Código: CAS CF 6. b. Objetivo: Velar que las personas adultas no utilicen a los niños para realizar trabajos forzados y les quiten el derecho a jugar y a desarrollar sus aptitudes libremente. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de Comisaria de Familia. d. Insumos: Denuncias, pruebas físicas. e. Proveedores: Comisaria de Familia, testigos, menor afectado f. Clientes: Menor afectado. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

68 Actividades Usuario Secretario Auxiliar Comisaria de Familia Fiscalía 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de queja. 3. Citación a explotador. 4. Elaboración de informe. 5. Medidas de protección. 6. Elaboración de acta de compromiso. Si No 7. Aprobación y firma. 8. Archivo.

69 9. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de compromiso. Libro de registro de denuncias.

70 Procedimiento: Protección Adulto Mayor. a. Código: CAS CF 7. b. Objetivo: Vigilar que a las personas de tercera edad del Municipio se les brinde una atención digna y que se les respete sus derechos. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Comisaria de Familia, la Inspección de Policía y la Secretaria de Desarrollo Social. d. Insumos: Pruebas físicas, informe de visitas, denuncia del afectado. e. Proveedores: Comisaria de Familia, Secretaria de Desarrollo Social. f. Clientes: Adulto Mayos afectado. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

71 Actividades Usuario Secretario Auxiliar Comisaria de Familia 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de queja. 3. Elaboración de informe. 4. Citación a implicados. 5. Recepción de descargos. 6. Elaboración de informe. 7. Revisión de informe.

72 8. Programación de visita. 9. Visita domiciliaria. 10. Elaboración de acta. 11. Medidas necesarias. 12. Firma de acta. 13. Archivo. 14. Fin de proceso. h. Documentos de control: Libro de registro de denuncias. Acta de Compromiso.

73 Procedimiento: Elaboración de planes, programas y proyectos de inversión. a. Código: CAS OC 8. b. Objetivo: Contribuir al desarrollo socio económico del Municipio y así mejorar la calidad de vida de la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Encuestas realizadas a la comunidad, informes, requerimientos del banco de proyectos nacional, documentación legal. e. Proveedores: Banco de Proyectos Nacional, Comunidad. f. Clientes: Secretaria de Planeación e Infraestructura. g. Descripción de Actividades y Flujograma.

74 Actividades Secretario de planeación e infraestructura Secretaria Ejecutiva Alcalde Gobierno Nacional 1. Inicio de proceso. 2. Estudio de proyectos. 3. Elaboración de proyectos. 4. Envió de proyecto. 5. Recepción de documento. 6. Estudio de proyecto. 7. Aprobación de proyecto.

75 8. Envió de documento. 9. Recepción de documento. 10. Realización de correcciones. 11. Aprobación y firma. 12. Entrega de proyecto. 13. Archivo de documento. 14. Fin de proceso. h. Documentos de control: Libro de registro de proyectos enviados.

76 Procedimiento: Interventoría de obras públicas. a. Código: CAS OC 9. b. Objetivo: Vigilar que las obras que se adelante en el Municipio se estén ejecutando de acuerdo a los lineamientos establecidos en el proyecto. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Informe entregados, lineamientos del proyecto, contrato. e. Proveedores: Interventor, maestro de obra, obreros. f. Clientes: Secretaria de Planeación e Infraestructura. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

77 Actividades Secretario de Planeación e Infraestructura Obras 1. Inicio de proceso. 2. Revisión de cronograma de obras. 3. Programación de visita. 4. Visita a la obra. 5. Revisión de obra. 6. Realización de informe. 7. Firma de informe.

78 8. Elaboración de acta de informe. 9. Aprobación y firma. 10. Archivo de acta. 11. Fin de proceso.

79 h. Documentos de control: Formato de registro de visita. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA SECRETARIA DE PLANEACIÓN E INFRAESTRUCTURA Proyecto: Fecha: Obra Ubicación Registro de Avances Firma Maestro de Obra Secretario de Planeación: Firma:

80 Procedimiento: Establecimiento de Nomenclatura. a. Código: CAS OC 10. b. Objetivo: Establecer un adecuado ordenamiento territorial para el Municipio. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Esquema de ordenamiento territorial, estudios físicos realizados, informes. e. Proveedores: Municipio, Secretaria de Planeación e Infraestructura. f. Clientes: Los usuarios. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

81 Actividades Usuario Técnico de planeación Secretario de Planeación. 1. Inicio de proceso 2. Solicitud de Nomenclatura. 3. Recepción de solicitud. 4. Verificación del EOT (esquema de ordenamiento territorial) 5. Visita física y Medición de territorio. 6. Diligenciamiento de formato para asignación de número.

82 7. Elaboración de certificado. 8. Aprobación y firma de certificado de nomenclatura. 9. Entrega de acta. 10. Archivo de acta. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Formato de diligenciamiento de nomenclatura. Esquema de Ordenamiento Territorial EOT.

83 Procedimiento: Actualización de estratificación. a. Código: CAS OC 11. b. Objetivo: Determinar el estrato social de la comunidad de acuerdo a su situación económica, con el fin de establecer planes de ayuda a la personas más pobres. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Informes, encuestas, valoraciones de acuerdo a la infraestructura. e. Proveedores: La comunidad. f. Clientes: Secretaria de Planeación e Infraestructura. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

84 Actividades Usuario Técnico de Planeación Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de Actualización. 3. Recepción de oficio. 4. Programación de visita. 5. Verificación ocular del lugar. 6. Evaluación según infraestructura y urbanización del sector. 7. Elaboración de acta. 8. Aprobación y firma de acta.

85 9. Entrega de acta con el nuevo estrato. 10. Archivo de acta. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de estratificación.

86 Procedimiento: Realización de obras civiles. a. Código: CAS OC 12. b. Objetivo: Brindar nuevos y mejores espacios de esparcimiento para la comunidad y mejorar la infraestructura del Municipio. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Proyectos, actas de inicio, planos. e. Proveedores: Secretaria Financiera, Alcalde, Secretaria de Planeación e Infraestructura. f. Clientes: La comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

87 Procedimientos Comunidad Técnico de Planeación Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de colaboración. 3. Presentación de proyectos. 4. Recepción de proyecto. 5. Elaboración de diseño arquitectónico. 6. Revisión del diseño. 7. Aprobación de diseño.

88 8. Entrega del diseño para que sea ejecutado. 9. Ejercer vigilancia y control. 10. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de inicio de obra. Proyecto. Diseño de planos.

89 Procedimiento: Autorización para uso de suelos. a. Código: CAS OC 13. b. Objetivo: Ubicar en un lugar adecuado los establecimientos de esparcimiento; sin que estos ocasionen perturbaciones a la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Informes, estudio de localización, código urbanístico, estudio de ordenamiento territorial. e. Proveedores: Secretaria de Planeación e Infraestructura. f. Clientes: Dueños de los establecimientos de esparcimiento. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

90 Actividades Usuario Técnico de Planeación Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de autorización. 3. Recepción de oficio. 4. Revisión del EOT y el Código Urbanístico. 5. Programación de visita. 6. Evaluación de la Zona. 7. Elaboración de acta.

91 8. Verificación de acta. 9. Aprobación y firma de acta. 10. Entrega de acta de autorización. 11. Archivo de acta. 12. Fin. h. Documentos de control: Acta de autorización.

92 Procedimiento: Organización del programa de vivienda de interés social. a. Código: CAS OC 14. b. Objetivo: Gestionar proyectos para brindarle a la comunidad una mejor calidad de vida. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura. d. Insumos: Convocatorias, requisitos establecidos por el Gobierno Nacional, documentos de los beneficiarios. e. Proveedores: Gobierno Nacional, Alcalde, Secretaria de Planeación e Infraestructura. f. Clientes: La comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

93 Actividades Entidad Nacional o Departamental Técnico de Planeación Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Convocatoria para presentación de proyectos por los diferentes medios de comunicación. 3. Recolección de documentación. 4. Revisión de documentación. 5. Planteamiento y formulación del proyecto. 6. Revisión y estudio de proyecto. 7. Aprobación y firma.

94 8. Envió de proyecto a Gobierno Nacional. 9. Archivo de acta de envió. 10. Fin de proceso. h. Documentos de control: Lista de beneficiarios. Acta de envió de proyecto.

95 Procedimiento: Diseño de alcantarillados. a. Código: CAS OS 15. b. Objetivo: Mejorar la infraestructura de los alcantarillados para prestar un mejor servicio. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Planeación e Infraestructura y para Saneamiento Básico. d. Insumos: Planos, informes, estudios. e. Proveedores: Empresa de Servicios Públicos, Comunidad. f. Clientes: Secretaria de Planeación e Infraestructura. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

96 Actividades Usuario Profesional Universitario de Planeación Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de diseño. 3. Recepción de oficio. 4. Revisión de cronograma. 5. Programación de visitas. 6. Visita al lugar que necesita el diseño. 7. Elaboración de informe. 8. Revisión de informe.

97 9. Aprobación y firma de informe. 10. Entrega de visto bueno. 11. Realización de diseño. 12. Archivo de documentos. 13. Fin de proceso. h. Documentos de control: Planos de diseño.

98 Procedimiento: Revisión de acueductos. a. Código: CAS OS 16. b. Objetivo: Vigilar que los acueductos del Municipio se encuentren en buen estado y cumplan con las exigencias de ley; para así prestar un servicio con calidad y satisfacer las necesidades básicas de la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento se aplica a la Secretaria de Planeación e Infraestructura y a Saneamiento Básico. d. Insumos: Estudios realizados, informes, actas de revisión. e. Proveedores: Trabajadores, Empresa de Servicios Públicos. f. Clientes: Secretaria de Planeación e Infraestructura y Saneamiento Básico. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

99 Actividades Profesional Universitario de Planeación Acueductos Secretario de Planeación 1. Inicio de proceso. 2. Revisión de cronograma. 3. Programación de visitas. 4. Visitas físicas. 5. Elaboración de acta. 6. Firma de informe. 7. Elaboración de informe. 8. Revisión de informe.

100 9. Aprobación y firma. 10. Archivo de documentos. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de revisión.

101 Procedimiento: Prevención y promoción de enfermedades Zootécnicas. a. Código: CAS SB 17. b. Objetivo: Capacitar y prevenir a toda la comunidad en enfermedades de alto riesgo para los animales domésticos y que pueden contagiar al ser humano. c. Alcance: Este procedimiento aplica para Saneamiento Básico. d. Insumos: Estudios, informes. e. Proveedores: f. Clientes: Saneamiento Básico. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

102 Actividades Saneamiento Básico 1. Inicio del proceso. 2. Planeación de campaña de vacunación. 3. Realización de campaña de vacunación rábica y EEV. 4. Capacitaciones de concientización. 5. Vigilancia y control de eventos epidemiológicos. 6. Fin del proceso. h. Documentos de control: Acta de registro de capacitación.

103 Procedimiento: Carnetización de la comunidad. a. Código: CAS S 18. b. Objetivo: c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Desarrollo Social. d. Insumos: Documentos de los afiliados. e. Proveedores: Departamento Nacional de Planeación, Fosyga. f. Clientes: Secretaria de Desarrollo Social y la Comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

104 Actividades Sisben Beneficiario E.P.S 1. Inicio del proceso. 2. Solicitud de Carnet Vinculado. 3. Revisión del estrato de la persona en el sistema. 4. Consultar la base de datos del Fosyga y del DPN del régimen subsidiado. 5. Entrega de carnet vinculado de forma provisional. 6. Actualización del a base de datos del Sisben. 7. Revisión de la base de datos del Sisben para hacer cruce con la de los subsidiados. 8. Recibir Nuevos cupos del régimen subsidiado. 9. Entrega de nuevos carnets de salud a personas afiliadas al Sisben

105 10. Reubicación de nuevos cupos. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Base de datos de afiliados.

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107 PROCESO: GESTION DEL RECURSO HUMANO Procedimiento: Afiliación de funcionarios a seguridad social. a. Código: GRH SG 1. b. Objetivo: Brindar bienestar y seguridad laboral a todos los servidores públicos adscritos a la Entidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Documentos de identificación, planillas. e. Proveedores: Empresas aseguradoras. f. Clientes: Servidores Públicos. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

108 Actividades Servidores Públicos Secretaria de Gobierno Entidad aseguradora 1. Inicio de proceso. 2. Documentos. 3. Recepción de documentos. 4. Envió de documentos. 5. Verificación de documentos. 6. Entrega de planilla de afiliación.

109 7. Archivo. 8. Fin de proceso. h. Documentos de control: Carnet de salud. Planillas de afiliación.

110 Procedimiento: Permiso a funcionarios. a. Código: GRH SG 2. b. Objetivo: Facilitar que los funcionarios realicen diligencias personales y laborales. c. Alcance: Este procedimiento aplica para los jefes inmediatos y la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Solicitud de permisos. e. Proveedores: Jefes inmediatos y Secretario de Gobierno. f. Clientes: Los funcionarios. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

111 Actividades Publico Jefe de Dependencia Secretaria de Gobierno 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud por escrito de permiso. 3. Estudio y análisis. 4. Visto bueno. 5. Estudio y análisis. 6. Firma de autorización. 7. Entrega de permiso. 8. Archivo.

112 9. Fin de proceso. h. Documento de control: Formato de permisos. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA FORMATO DE PERMISOS Fecha Nombre Motivo Duración Firma Autorizado por: Firma:

113 Procedimiento: Registro de novedades. a. Código: GRH SG 3. b. Objetivo: Mantener actualizada la base de datos de la planta de personal. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de presupuesto y para la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Informes, Resoluciones, Actas, solicitudes, contratos. e. Proveedores: Funcionarios. f. Clientes: Secretaria de Gobierno, Presupuesto. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

114 Actividades Secretaria Auxiliar Secretario de Gobierno Presupuesto 1. Inicio. 2. Estudio de planilla de nomina. 3. Elaboración de oficio. 4. Firma Secretario de Gobierno. 5. Envió de novedades. 6. Registro de novedades en nomina. 7. Elaboración de nomina. 8. Verificación y evaluación.

115 9. Archivo. 10. Fin de proceso. h. Documentos de control: Acta de registro. Nomina.

116 PROCESO: ADMINISTRACION DE BIENES Procedimiento: Solicitud y recepción de bienes. a. Código: AB A 1. b. Objetivo: Estudiar a los proveedores con el fin de obtener bienes y artículos de calidad para el desarrollo de las funciones de la Administración. c. Alcance: Este procedimiento aplica a toda adquisición de materiales, artículos, papelería, equipos, herramientas, entre otros. d. Insumos: Cotizaciones, facturas, órdenes de compra y documentos soportes. e. Proveedores: Empresas o personas que puedan suministrar materiales a la Entidad. f. Clientes: Las diferentes áreas y dependencias de la Alcaldía Municipal de la Florida. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

117 Actividades Dependencias Almacén y Archivo Secretaria de Gobierno Proveedores 1. Inicio de proceso. 2. Estudio disponibilidad de materiales. 3. Solicitud de materiales. 4. Elaboración de relación de compras. 5. Recepción de cotizaciones. 6. Estudio de proveedores. 7. Selección de proveedor.

118 8. Pedido de materiales. 9. Recepción de materiales. 10. Verificación de facturas y materiales. 11. Codificación de materiales. 12. Almacenamiento de materiales. 13. Archivo de facturas. 14. Fin de proceso.

119 h. Documentación relacionada: Formato de registro de proveedores. Orden de compra. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA ALMACEN Y ARCHIVO Fecha: Proveedor Materiales que distribuye Dirección Teléfono Responsable: Firma:

120 Procedimiento: Distribuciones de materiales a las dependencias. a. Código: AB A 2. b. Objetivo: Suministrar de los materiales y herramientas necesarias a las diferentes áreas y dependencias de la Alcaldía; con el propósito de que cumplan a las actividades establecidas. c. Alcance: Este procedimiento aplica a todas y cada una de las áreas y dependencias de la Entidad. d. Insumo: Hoja de registro de entrega y kárdex. e. Proveedores: Área de almacén y archivo. f. Clientes: Las diferentes áreas y dependencias de la Alcaldía Municipal de la Florida. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

121 Actividades Dependencias Almacén y Archivo 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de materiales. 3. Recepción de solicitud. 4. Revisión de pedidos. 5. Elaboración de lista de materiales. 6. Descargo de artículo en el kárdex 7. Entrega de materiales.

122 8. Firma de constancias de entrega. 9. Archivo de constancias. 10. Fin de proceso.

123 h. Documentación relacionada: Formato de entrega de materiales. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA ALMACEN Y ARCHIVO Fecha de Articulo Descripción de materiales Cantidad entrega Dependencia o Área Responsable Responsable: Firma:_

124 Procedimiento: Dar de baja a elementos obsoletos. a. Código: AB A 3. b. Objetivo: Mantener actualizada la base de datos, con el fin de obtener datos exactos de los bienes que se encuentran en buen uso. c. Alcance: Este procedimiento aplica para todas las áreas y dependencias de la Alcaldía. d. Insumos: Hoja de registro de bienes, base de datos e informe de las dependencias e. Proveedores: Las diferentes áreas y dependencias de la Entidad. f. Clientes: Área de almacén y archivo. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

125 Actividades Almacén y Archivo Secretario Auxiliar Secretario de Gobierno 1. Inicio de proceso. 2. Revisión física de los artículos y bienes. 3. Elaboración de lista de artículos obsoletos. 4. Elaboración de informe. 5. Envió de informe. 6. Recepción de informe.

126 7. Revisión de informe. 8. Aprobación y firma. 9. Envió de respuesta. 10. Recepción de documento. 11. Registro en base de datos. 12. Procede a dar de baja. 13. Archivo.

127 14. Fin de proceso. h. Documentación relacionada: Hoja de registro. ALCALDIA MUNICIPIO DE LA FLORIDA ALMACEN Y ARCHIVO Articulo Descripción Fecha Dependencia o Área Responsable: Firma:

128 PROCESO: CONTRATACION Procedimiento: Realización y tramite de contratos. a. Código: C SG 1. b. Objetivo: Legalizar los compromisos que la Entidad ha adquirido con terceras personas. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Actas de compromiso, cotizaciones, documentos legales. e. Proveedores: Empresas o personas contratistas. f. Clientes: Secretaria de Gobierno, Alcalde. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

129 Procedimientos Usuarios Secretaria de Gobierno Presupuesto Contabilidad 1. Inicio 2. Convenio con el usuario No 3. Verificación en el SICE 4. Verificación de disponibilidad presupuestal. Si Si No 5. Solicitud de documentos legales. Si 6. Elaboración de contrato. 7. Registro y contabilización.

130 8. Archivo 9. Fin de proceso. h. Documentos de control: Contratos. Actas de inicio.

131 Procedimiento: Manejo de archivo. a. Código: GD AA 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL b. Objetivo: Actualizar toda la documentación que se maneja en las áreas de la Alcaldía con el fin de agilizar los procesos. c. Alcance: Este procedimiento se aplica en todas las áreas adscritas a la Alcaldía. d. Insumos: Documentos, oficios, base de datos y hoja de recorrido. e. Proveedores: Todas las áreas de la Alcaldía. f. Clientes: Las secretarias y secretarios auxiliares de Despacho y el área de almacén y archivo. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

132 Actividades Secretaria Auxiliar 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de correspondencia. 3. Radicación de correspondencia. 4. Apertura de carpetas según clase documento. 5. Se archiva documentos. 6. Se folia. 7. Fin de proceso.

133 h. Documentación relacionada: Libro radicador de documentos. Procedimiento: Elaboración de certificados. a. Código: GD SG 2. b. Objetivo: Respaldar información requerida por los diferentes usuarios. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Documentos de los usuarios, solicitudes. e. Proveedores: Secretaria de Gobierno. f. Clientes: Usuarios. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

134 Actividades Usuario Secretaria de Gobierno Tesorería 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de certificado. 3. Elaboración de certificado. 4. Estampillas. 5. Firma Secretario de Gobierno. 6. Entrega de certificado al solicitante. 7. Archivo. 8. Fin de proceso.

135 h. Documentos de control: Libro radicador de certificados y constancias. Procedimiento: Recepción y registro de correspondencia. a. Código: GD SG 3. b. Objetivo: Organizar la información requerida por las diferentes áreas, con el propósito de dar cumplimiento oportuno a las solicitudes de la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para todas las áreas y dependencias de la Entidad. d. Insumos: Oficios, solicitudes. e. Proveedores: Entes de control, la comunidad, empresas, entidades. f. Clientes: Las áreas y dependencias de la Entidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

136 Procedimientos Usuario - Dependencias Secretaria Secretario de Gobierno 1. Inicio de proceso. 2. Correspondencia. 3. Entrega de correspondencia. 4. Recepción de correspondencia. 5. Registro de hora y fecha. 6. Organización de correspondencia. 7. Entrega de correspondencia. 8. Estudio y análisis.

137 9. Respuesta a correspondencia. 10. Digitación de respuesta. 11. Envió de respuesta. 12. Archivo. 13. Fin de proceso. h. Documentos de control: Libro radicador de correspondencia.

138 Procedimiento: Elaboración de actos administrativos. a. Código: GD SG 4. b. Objetivo: Legalizar las normas establecidas, con el fin de dar cumplimiento del objeto social de la Entidad c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Gobierno. d. Insumos: Actas, Leyes, Reglamento. e. Proveedores: Alcalde, Secretarios de Despacho. f. Clientes: Entes de control, funcionarios, comunidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

139 Procedimientos Dependencias Despacho Alcalde Secretaria Gobierno Secretario de Gobierno Asesor Jurídico Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud. 3. Elaboración de decretos, resoluciones. 4. Revisión. 5. Estudio y evaluación. 6. Realización de ajustes. 7. Firma del Alcalde.

140 8. Entrega de documento. 9. Firma Secretario de Gobierno. 10. Radicación. 11. Publicación. 12. Archivo. 13. Fin de proceso. h. Documentos de control: Decretos. Resoluciones.

141 Procedimiento: Pago de cuentas. a. Código: GF T 1. PROCESO: GESTION FINANCIERA b. Objetivo: Cumplir con las obligaciones adquiridas en el desempeño de los diferentes procesos, procedimientos, actividades y funciones dirigidos a la prestación de un servicio con calidad a la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaria Financiera. d. Insumos: Comprobantes de egreso, chequera, documentación y base de datos. e. Proveedores: Las diferentes áreas y dependencias de la Entidad. f. Clientes: Las empresas y personas que contratan con la Entidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

142 Actividades Secretaria de Gobierno Contabilidad Presupuesto Tesorería Despacho Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Recepción de documentos. 3. Verificación de soportes y anexos. Si No No 4. Verificación de disponibilidad presupuestal. Si 5. Elaboración de disponibilidad presupuestal. 6. Registro en el libro presupuestal. 7. Elaboración de comprobante de egreso.

143 8. Verificación de documentos. 9. Realización de descuentos de Ley. 10. Colocación de estampillas. 11. Elaboración de cheques. 12. Verificación y firma del Alcalde. 13. Firma tesorero.

144 14. Entrega de cheque a beneficiario. 15. Diligenciamiento de formato de recibido. 16. Archivo. 17. Fin de proceso. h. Documentación relacionada: Formato de registro de pago de cuentas.

145 Procedimiento: Transferencias bancarias. a. Código: GF T 2. b. Objetivo: Realizar el traslado del presupuesto correspondientes a las diferentes dependencias con el propósito de satisfacer las necesidades básicas de la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaria Financiera. d. Insumos: Presupuesto, documentos legales, Plan de Desarrollo Municipal, entre otros. e. Proveedores: Alcalde, Secretario de Gobierno y el Gobierno Nacional. f. Clientes: Las áreas y dependencias de la Entidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

146 Actividades Tesorero Dependencias 1. Inicio de proceso. 2. Verificación y análisis de presupuesto. 3. Evaluación de rubros presupuestales. 4. Distribución de presupuesto. 5. Archivo de documentos. 6. Fin de proceso.

147 h. Documentación relacionada: Acta de transferencia. Procedimiento: Transferencias bancarias Sector Salud. a. Código: GF T 3. b. Objetivo: Suministrar los recursos necesarios al Sector Salud; con el fin de brindar una atención integral a la comunidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria de Desarrollo Social y las ARS. d. Insumos: Plan Territorial de Salud, documentos legales, Plan de Desarrollo Municipal y formato de transferencias e. Proveedores: Alcalde, Secretaria Financiera y Concejo Municipal. f. Clientes: ARS, Secretaria de Desarrollo Social. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

148 Actividades ARS Tesorería Despacho Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Envió de cuentas de cobro. 3. Recepción de cuenta de cobro. 4. Verificación de documentación. 5. Carga en el sistema. 6. Elaboración de comprobante.

149 7. Envió de comprobante. 8. Revisión y análisis. 9. Aprobación y firma. 10. Entrega de comprobante. 11. Traslado de cuentas. 12. Archivo. 13. Fin de proceso. h. Documentación relacionada: Acta de transferencias.

150 Procedimiento: Pago de nomina. a. Código: GF T 4. b. Objetivo: Brindar remuneración a los servidores públicos en contraprestación al servicio prestado a la Entidad. c. Alcance: Este procedimiento aplica para la Secretaria Financiera. d. Insumos: Nomina, desprendibles de pago, documentos legales. e. Proveedores: Secretaria de Gobierno, el área de contabilidad, el área de presupuesto y tesorería. f. Clientes: Los funcionarios. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

151 Actividades Secretaria de Gobierno Presupuesto Contabilidad Tesorería Despacho Alcalde Fiducia Servidor Publico 1. Inicio de proceso. 2. Envió de novedades. 3. Recepción de novedades. 4. Registro de novedades. 5. Elaboración de nomina. 6. Revisión y aprobación. 7. Firma. 8. Organización de documentos.

152 9. Elaboración de oficio de pago. 10. Aprobación y firma. 11. Entrega de oficio. 12. Envió de oficio. 13. Archivo. 14. Pago. 15. Fin de proceso. h. Documentos de control: Desprendible de pago. Oficio de pago. Informe.

153 Procedimiento: Coordinación y vigilancia Ley 550 de a. Código: GF T 5. b. Objetivo: Controlar que la Entidad encargada de manejar los pasivos cumpla con el pago de las obligaciones adquiridas por la Alcaldía. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de tesorería. d. Insumos: Demandas, actas, resoluciones, cuentas de cobro, informes. e. Proveedores: Fiducia, Tesorería. f. Clientes: Demandantes, Acreedores. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

154 Actividades Secretario de Hacienda Fiducia 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de estado de cuentas. 3. Recepción de solicitud. 4. Envió de cuentas. 5. Recepción de cuentas. 6. Estudio y análisis de cuentas. 7. Verificación de obligaciones cumplidas.

155 8. Archivo de documentos. 9. Fin de proceso. h. Documentos de control: Informes. Registros de pagos.

156 Procedimiento: Elaboración del plan de compras. a. Código: GF P 6. b. Objetivo: Brindar las herramientas necesarias a los funcionarios y así mismo cumplir con el principio de economía. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el todas las áreas de la Alcaldía. d. Insumos: Solicitudes, órdenes de compra. e. Proveedores: Las diferentes áreas y dependencias. f. Clientes: Presupuesto. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

157 Actividades Dependencias Presupuesto Secretario de Gobierno 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de artículos. 3. Envió de lista. 4. Recepción de lista de artículos. 5. Consulta de artículos en el SICE. 6. Elaboración de lista. 7. Elaboración de informe.

158 8. Envió de informe. 9. Estudio y análisis. 10. Aprobación y firma. 11. Entrega de lista aprobada. 12. Archivo. 13. Fin de proceso. h. Documentos de control: Ordenes de suministro. Órdenes de compra. Plan de compras.

159 Procedimiento: Manejo de presupuesto. a. Código: GF P 7. b. Objetivo: Controlar los movimientos económicos de cada rubro, verificando que se cumpla lo establecido en el Plan de Gobierno para cada periodo. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de presupuesto. d. Insumos: Presupuesto, normas legales, actas, decretos. e. Proveedores: Gobierno Nacional, Alcalde, Concejo Municipal. f. Clientes: Presupuesto y demás áreas de la Alcaldía. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

160 Actividades Presupuesto Secretario de Gobierno Alcalde 1. Inicio de proceso. 2. Verificación de gastos. 3. Comparación de disponibilidades y registros con el presupuesto. 4. Elaboración de informe. 5. Firma de informe. 6. Envió de informe. 7. Verificación y análisis.

161 8. Envió de informe. 9. Verificación y análisis. 10. Estudio de presupuesto. 11. Aprobación y firma. 12. Entrega de presupuesto. 13. Recepción de presupuesto. 14. Ingreso a base de datos.

162 15. Ejecución de nuevo presupuesto. 16. Archivo. 17. Fin de proceso. h. Documentos de control: Actas de distribución. Presupuesto.

163 Procedimiento: Registro de cuentas. a. Código: GF C 8. b. Objetivo: Cumplir con las normas establecidas por el Gobierno Nacional para el manejo de los recursos públicos, cumpliendo con el principio de causación. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de contabilidad. d. Insumos: Cuentas, documentos soportes. e. Proveedores: Las diferentes áreas de la Entidad. f. Clientes: Área de contabilidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

164 Actividades Dependencias Contabilidad 1. Inicio de proceso. 2. Recolección de cuentas. 3. Organización de cuentas. 4. Envió de cuentas. 5. Recepción de cuentas. 6. Organización de cuentas. 7. Verificación de cuentas.

165 8. Clasificación y codificación de cuentas. 9. Archivo de documentos. 10. Fin de proceso. h. Documentos de control: Base de datos. Libros contables.

166 Procedimiento: Revisión de comprobantes de ingreso y egreso. a. Código: GF C 9. b. Objetivo: Verificar que el manejo de los recursos se realizo de acuerdo a las normas establecidas. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de contabilidad. d. Insumos: Comprobantes de ingreso, egreso, libros contables y documentos soportes. e. Proveedores: Proveedores, empresas. f. Clientes: Área de contabilidad, entes de control, Alcalde. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

167 Actividades Contabilidad Secretario de Hacienda 1. Inicio de proceso. 2. Recopilación de comprobantes. 3. Organización y clasificación de comprobantes. 4. Verificación de valores y cuentas. 5. Elaboración de informe. 6. Firma de informe.

168 7. Entrega de informe. 8. Verificación y análisis. 9. Aprobación y firma. 10. Archivo de documentos. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Informes. Actas de revisión.

169 Procedimiento: Elaboración de Estados Financieros. a. Código: GF C 10. b. Objetivo: Verificar, analizar y evaluar la actividad económica de la Entidad en cada periodo. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de contabilidad. d. Insumos: Cuentas, libros contables, documentos soporte. e. Proveedores: Tesorería, presupuesto. f. Clientes: Área de contabilidad. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

170 Actividades Contabilidad Secretario de Hacienda 1. Inicio de proceso. 2. Recopilación de información. 3. Organización y clasificación de organización. 4. Elaboración de Estados Financieros. 5. Elaboración de anexos. 6. Firma.

171 7. Entrega de Estados Financieros. 8. Revisión y análisis. 9. Aprobación y firma. 10. Archivo de documentos. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Estados Financieros.

172 Procedimiento: Recaudo del impuesto predial. a. Código: GF I 11. b. Objetivo: Cumplir con las metas trazadas en la captación de los recursos propios del Municipio. c. Alcance: Este procedimiento aplica al área de impuestos. d. Insumos: Recibos, base de datos. e. Proveedores: La comunidad. f. Clientes: Área de impuestos. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

173 Actividades Contribuyente Impuestos Banco 1. Inicio de proceso. 2. Solicitud de liquidación de impuesto. 3. Liquidación de impuesto. 4. Entrega de recibo. 5. Pago de impuesto. 6. Recepción de comprobante. 7. Descargar al sistema. 8. Elaboración del recibo de caja. 9. Registro al diario de caja.

174 10. Archivo. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Comprobante de recaudo de impuesto.

175 Procedimiento: Recaudo de impuesto de industria y comercio. a. Código: GF I 12. b. Objetivo: Cumplir con la captación total de los recursos propios del Municipio. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de impuestos. d. Insumos: Base de datos de establecimientos públicos, recibos de cobro. e. Proveedores: Establecimientos públicos, Bancos. f. Clientes: Área de impuestos. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

176 Actividades Contribuyente Impuestos Banco 1. Inicio de proceso. 2. Presentación de la declaración de ingresos. 3. Liquidación de impuesto. 4. Entrega de recibo. 5. Pago de impuesto. 6. Recepción de comprobante. 7. Descargar al sistema. 8. Elaboración del recibo de caja. 9. Registro al diario de caja.

177 10. Archivo. 11. Fin de proceso. h. Documentos de control: Comprobante de pago.

178 Procedimiento: Expedición de tarjetas de operación. a. Código: GF I 13. b. Objetivo: Permitir que los conductores se puedan movilizar y trabajar sin problemas por las diferentes veredas del Municipio. c. Alcance: Este procedimiento aplica para el área de impuestos. d. Insumos: Documentos del propietario y del vehículo. e. Proveedores: Área de impuestos. f. Clientes: Usuarios. g. Descripción de Actividades y Flujograma:

179 Actividades Usuario Secretaria de Gobierno Impuestos Alcalde 1. Inicio del proceso. 2. Entrega de carpetas con la documentación del vehículo 3. Recepción de carpeta y copia póliza contractual y extracontractual. 4. Revisión de la documentación correspondiente. 5. Elaboración de la tarjeta de operación. 6. Autorización y firma del Alcalde.

180 7. Entrega de tarjeta de operación 8. Fin del proceso. h. Documentos de control: Tarjeta de operación. Permiso.

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