MANUAL INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE PROPUESTAS POR PARTE DE LAS FUTURAS INSTITUCIONES EJECUTORAS

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1 MINISTERIO DE ECONOMIA, PLANIFICACION y DESARROLLO y el DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA DE LOS ESTADOS UNIDOS (USDA) Acuerdo de Donación OGSM: FCC / ALIMENTOS PARA EL PROGRESO Food for Progress PROGRAMA DE DONACION FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE EXPORTACIÓN AGROPECUARIA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA Programa de Donación MANUAL INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE PROPUESTAS POR PARTE DE LAS FUTURAS INSTITUCIONES EJECUTORAS LAS PROPUESTAS DE SOLICITUD DE DONACION DEBERAN SER PRESENTADAS AL MINISTERIO DE ECONOMIA, PLANIFICACION Y DESARROLLO ( MEPyD) Santo Domingo República Dominicana Noviembre 2010

2 INDICE I. DESCRIPCION DEL PROGRAMA A. OBJETIVOS DEL PROGRAMA B. BENEFICIARIOS C. ZONA GEOGRAFICA D. DURACION E. ADMINISTRACION DEL PROGRAMA II PROCESO PARA LA PARTICIPACION A. RECEPCION DE PROPUESTAS B. LISTA DE REQUISITOS DEL PROYECTO FORMAL 1. Nombre del Proyecto 2. Resumen Ejecutivo 3. Institución Ejecutora y su Experiencia Institucional 4. Descripción del Problema y sus Causas 5. Descripción y Ejecución del Proyecto 5.1 Objetivos. 5.2 Metas. 5.3 Duración: Fecha Estimada de Inicio y Finalización. 5.4 Localización. 5.5 Descripción e implementación de actividades. 5.6 Estrategia 5.7 Marco Lógico del Proyecto. 6. Estimación de Costos y Financiamientos. Cronograma de Desembolsos 7. Contrapartida 8. Plan de Sostenibilidad 9. Plan de Monitoreo y Evaluación 10. Cartas de Compromiso III.- CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD PARA LOS PROYECTOS DEL PROGRAMA INICIATIVA GLOBAL DE ALIMENTOS PARA LA EDUCACION A. Actividades Relacionadas con los Objetivos del Programas de Fortalecimientos de las Capacidades de Comercialización y Exportación. B. Participación de la Instituciones Involucradas C. Armonización y Complementariedad con las iniciativas del GODR para Mejorar la Capacidad de Exportación de Productos Agropecuarios. D. Presupuesto del Proyecto y Cronograma de Desembolsos E. Aporte de Contrapartida F. Capacidad Administrativa, Técnica y Financiera IV. CONTRATO DE DONACION V VI DESEMBOLSOS A. Condiciones previas al primer desembolso B. Condiciones para los desembolsos siguientes MONITOREO, INFORMES REQUERIDO i

3 MANUAL INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE PROPUESTAS POR PARTE DE LAS FUTURAS INSTITUCIONES EJECUTORAS I. DESCRIPCION DEL PROGRAMA El Gobierno de los Estados Unidos de América ha donado al Gobierno de la República Dominicana 25,000 toneladas métricas de trigo, bajo el Acuerdo de Donación FCC /005-00, para el programa titulado Fortalecimiento de las Capacidades de Exportación Agropecuaria de la República Dominicana. El propósito del programa es monetizar los productos y utilizar esos fondos para brindar asistencia a instituciones públicas y privadas del sector agropecuario, con el propósito de incrementar la competitividad a través del desarrollo de las capacidades de exportación de los productores nacionales. El Gobierno de la República Dominicana (GODR) ha monetizado 25,000 toneladas métricas (TM) de trigo y utilizará los recursos para implementar actividades de fortalecimiento de las capacidades de comercialización (TCB) que faciliten la habilidad de la República Dominicana para competir en el mercado mundial para productos agropecuarios. El Gobierno de la República Dominicana (GODR) trabajará con la Agregada Agrícola de los Estados Unidos en la República Dominicana para seleccionar las organizaciones más apropiadas que puedan participar en del desarrollo del programa. A. OBJETIVOS DEL PROGRAMA El Programa tiene como objetivo general, implementar actividades de fortalecimiento de las capacidades de comercialización (TCB) para facilitar la habilidad de la República Dominicana para competir en el mercado mundial para productos agropecuarios. Los objetivos específicos son entre otros: Mejorar la infraestructura de laboratorios utilizados en procesos productivos de productos de orígen agropecuario, lo mismo que sus funciones operativas y sus capacidades analíticas. Desarrollar estándares sanitarios de salud vegetal y animal y de inspección para productos de origen animal. Mejorar metodologías de evaluación de riesgo y desarrollo de métodos de mitigación de los mismos. Establecer sistemas de rastreabilidad de productos agrícolas a través de la cadena de producción y mercadeo. Promover la coordinación y participación de instituciones locales en las organizaciones que establecen estándares internacionales para productos agropecuarios. Fortalecer las instituciones que manejan los sistemas sanitarios y fitosanitarios y sus infraestructuras, tales como estaciones de cuarentena vegetal y animal. Mejorar el comercio entre la República Dominicana y Haití, incluyendo asuntos relacionados con la salud animal y vegetal. 2

4 Las propuestas presentadas por las instituciones ejecutoras deberán enfocarse en actividades que apoyen dichos objetivos del programa. B. BENEFICIARIOS a) Oficinas del Gobierno con responsabilidad para desarrollar y aplicar estándares internacionales para los productos agropecuarios (incluyendo unidades regulatorias, de inspección, de inocuidad, vigilancia y las sub-unidades correspondientes); b) Organizaciones no gubernamentales que apoyarán estos servicios, c) Organizaciones privadas, empresas certificadoras o productoras / exportadoras que se beneficiarán de este programa. C. ZONA GEOGRAFICA Las propuestas serán consideradas siempre y cuando se realicen dentro del territorio nacional de la República Dominicana. D. DURACION El programa comenzará con la aprobación de las propuestas y terminará el 17 de febrero del La duración de las propuestas dependerá de la naturaleza del proyecto. En ese sentido, el Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo y el USDA sólo aceptarán propuestas de proyectos cuyas actividades no excedan la fecha señalada anteriormente. La fecha límite para recibir dichas propuestas es el 6 de diciembre del Todas las propuestas serán clasificadas para su evaluación en base a criterios claramente establecidos (Ver sección III de este manual) y su financiamiento estará sujeto a la disponibilidad de los recursos. 3

5 E. ADMINISTRACION DEL PROGRAMA El programa será administrado por el Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo (MEPyD) y el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA). II PROCESO PARA LA PARTICIPACION A. INSTITUCIONES PARTICIPANTES Se prefiere participación de instituciones con trayectoria y experiencia en trabajos relacionados con los objetivos del programa, sin embargo éstas deberán cumplir con los requisitos siguientes: Haber manejado fondos de la USAID y/o de la USDA. Se permitirá la participación de instituciones que no cumplan este requisito siempre que se asocien a otras instituciones que lo cumplan y asuman la responsabilidad del manejo de los recursos del proyecto (alianza estratégica).. Haber manejado fondos durante los dos últimos años de por lo menos el doble del monto solicitado en donación. Presentar un informe de auditoría realizada por una firma externa sobre el uso de recursos utilizados en un período no mayor de 12 meses anteriores al inicio del proyecto objeto de la propuesta. B. RECEPCION DE PROPUESTAS El proceso para someter las propuestas es el siguiente: Las instituciones participantes deberán presentar un Perfil del Proyecto, utilizando el Formulario suministrado para tales fines, y 3 copias de la Propuesta Definitiva en sobres separados y cerrados. Dichos sobres deberán contener la siguiente información: SOBRE Núm.1: Perfil del Proyecto, Nombre de la Institución Ejecutora y Nombre del Proyecto; SOBRE Núm.2: Propuesta Definitiva, Nombre de la Institución Ejecutora y Nombre del Proyecto. Ambos sobres deberán enviarse a la oficina de la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo (MEPyD) a más tardar el 6 de diciembre del 2010, hasta la 3:00 p.m. Las propuestas serán analizadas según el orden de llegada. Los perfiles de proyectos serán evaluados por una Comisión técnica del MEPyD y el USDA, quienes seleccionarán los perfiles a participar en el programa. Las propuestas definitivas de los perfiles no seleccionados serán devueltas sin abrir a las instituciones proponentes correspondientes. La citada comisión procederá a evaluar solamente las propuestas correspondientes a los perfiles seleccionados, pudiendo ser aprobada si cumple con la totalidad de los puntos exigidos; aprobada con observaciones, si obtiene mas del 50% del total de puntos; o rechazada, cuando alcanza menos del 50% del puntaje establecido. Las propuestas no deberán exceder las 20 páginas a espacio sencillo (excluyendo los capítulos anexos). Asimismo, la Institución Ejecutora deberá estar legalmente constituida como mínimo desde hace 2 años y presentar un ejemplar del último informe externo de auditoría financiera que permita comprobar y avale su capacidad financiera y administrativa. A las instituciones que no reúnen estos requisitos, se les sugiere realizar una alianza estratégica con ONGs que llenen los mismos. 4

6 Todas las solicitudes deberán ser sometidas al Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo, MEPyD a la dirección que se presenta a continuación: PROGRAMA FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE EXPORTACIÓN AGROPECUARIA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo (MEPyD) Ave. México, esquina Dr. Delgado Edificio de Oficinas Gubernamentales Bloque B, 2do. piso Santo Domingo Para información adicional llamar a: Leonardo Morros, Tel , Ext y a Héctor Li, Tel Exts.239, 277 y

7 C. LISTA DE REQUISITOS DE LA PROPUESTA FORMAL Cada uno de estos requisitos forma parte esencial de la propuesta. Los párrafos subsiguientes sirven como breve descripción de lo que debe contener cada una de las secciones. 1. Nombre del Proyecto El nombre de proyecto debe estar relacionado con las actividades que propone realizar. 2. Resumen ejecutivo Se presentará un breve resumen del proyecto, indicando la localización del mismo, duración, importancia, una breve descripción de las actividades propuestas y el monto solicitado a este programa de donación. 3. Institución Ejecutora y su Experiencia Institucional Se describirá aquí la experiencia y capacidad técnica, administrativa y financiera de la institución ejecutora (IE). Deberá incluirse la experiencia, si es que la tiene, de la IE en la implementación de proyectos similares. La IE deberá citar ejemplos, si los tiene, de trabajos que comprueben que ha promovido la participación y el trabajo con asociaciones de productores y exportadores agropecuarios. La IE deberá explicar cuáles son sus objetivos institucionales, su estructura operativa y orgánica, quiénes componen la Junta Directiva, cuál fue la fecha de fundación, dirección, teléfono, fax, y correo electrónico - si lo tiene. La capacidad financiera y administrativa de la IE deberá estar sustentada con la presentación de los informes de auditoría indicados en la sección II, A-Recepción de Propuestas. 4. Descripción del Problema y sus Causas La propuesta de solicitud de donación deberá presentar una descripción detallada del problema al que va dirigido el proyecto, los beneficiarios directos y el número aproximado de productores que serían beneficiarios del proyecto. En esta sección deberán describirse los problemas existentes en el sistema productor y exportador local. En esta sección, después de identificar los problemas deberá describirse detalladamente las causas de los problemas arriba mencionadas. Posibles causas pueden ser falta de infraestructura, capacitación, etc. Cada propuesta debe identificar claramente los problemas y las causas de los problemas que existen dentro de la zona. 6

8 5. Descripción y Ejecución del Proyecto 5.1 Descripción General del Proyecto. En esta sección se describirá de forma general en qué consiste el proyecto, sus principales componentes y la estrategia para llevarlo a cabo. 5.2 Objetivos. En esta sección, se deben explicar los objetivos básicos del proyecto, los cuales deben estar estrechamente relacionados con los objetivos del Programa detallados en Sección I.A. de este manual. Estos objetivos deberán ser los mismos que se presenten en el marco lógico del proyecto. Los objetivos generales y específicos de la propuesta deben proponer soluciones a los problemas y sus causas descritas en la Sección anterior. 5.3 Metas: Al igual de los objetivos, deberán detallarse las metas esperadas y sobre las cuales se espera lograr los objetivos anteriores. Las metas deberán ser claras y cuantificables (en cantidad y unidad), en la medida de lo posible. Las metas deben estar en correspondencia con los objetivos. 5.4 Duración: Fecha Estimada de Inicio y Finalización: El tiempo estimado de ejecución del proyecto dependerá de la naturaleza del mismo y no deberá exceder del 17 de febrero del Las propuestas que finalicen antes de esta fecha recibirán igual consideración. En ese sentido, se deberá señalar las fechas de inicio y término de cada actividad propuesta. 5.5 Localización: En este punto la IE deberá especificar las delimitaciones del proyecto, esto es, el lugar de ejecución, la(s) sección(es), el(los) municipio(s) y la(s) provincia(s). Adicionalmente, la IE deberá anexar un mapa detallado de la localización del proyecto, señalando las comunidades, secciones, parajes. 5.6 Descripción e implementación de actividades: Se deben establecer claramente las actividades a realizarse, indicando la metodología así como las tecnologías a ser empleadas, el proceso y el tiempo estimado de duración de cada una de ellas. Deberá presentarse un cronograma de actividades indicando las actividades a ejecutarse en el tiempo (períodos mensuales, trimestrales, semestrales, etc.), según el Cuadro Núm.1 anexo. CUADRO NUM.1 EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES: Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim X X X X X X X 2.2 X X X 3.0 X X X 4.0 Evaluaciones X X 5.0 Auditorías X 7

9 5.7 Estrategia: La IE deberá indicar cuál será la estructura operativa que manejará y ejecutará el proyecto, indicando claramente las responsabilidades del personal vinculado al mismo. Asimismo, la IE deberá explicar cómo se asegurará la participación activa de los productores en la planificación y ejecución del proyecto. 5.8 Marco Lógico del Proyecto: Se deberá incluir un cuadro que describa el marco lógico del proyecto, el cual debe exponer de forma resumida: Los objetivos Las medidas que indican el grado de logro de los objetivos (Indicadores Verificables) La forma en que se verificarán las medidas que indicarán el grado de logro de los objetivos (Medios de verificación). Los supuestos principales que precondicionan los logros (Supuestos importantes). A continuación se presenta el formato (utilizar Cuadro Núm.2 anexo) CUADRO NUM.2 MARCO LOGICO DEL PROYECTO Conceptos Sumario Narrativo Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos Importantes Objetivos 1 2 Metas Actividades Por ejemplo, en un proyecto de abastecimiento de agua en escuelas se completará el Marco Lógico según se presenta a continuación: 8

10 EJEMPLO Objetivo: Bajar la tasa de ausentismo en la escuela mediante la construcción de un sistema de agua potable. Meta: Construir sistemas de agua potable en 3 escuelas de la comunidad. Sumario Narrativo: Muchos estudiantes faltan a clases por enfermedades gastrointestinales causadas por la ingestión de agua de fuentes contaminadas. Un sistema de agua potable disminuirá el número de estudiantes que se enferman por dicha razón. Indicador Verificable: un aumento de 20% en la asistencia escolar. Medios de Verificación: Los maestros llevarán los libros de asistencia. Supuestos importantes: Se obtendrán los recursos financieros, y la asociación de padres/maestros contribuirá con la mano de obra como figura en la carta de compromiso (Anexo 2). 6. Estimación de Costos y Financiamientos. Cronograma de Desembolsos: En esta sección deberá estimarse el costo y las inversiones del proyecto, desglosando este monto en las principales actividades y partidas presupuestarias. Deberá presentarse un presupuesto general del proyecto desglosado por fuente de financiamiento (donación, IE, otros participantes, etc.) y detallando los diferentes componentes y actividades del proyecto (partidas). En términos generales, las propuestas deben incluir los renglones siguientes: Gastos Generales y Administrativos, Gastos Operacionales (comprenden las Actividades Generales del proyecto), Promoción y Publicidad y Auditorías. Cabe destacar que la proporción deberá ser la siguiente: Costos Operacionales (80%), Administración Local (15%) y Otros (5 %) El presupuesto general deberá detallarse para cada partida o renglón de gastos, para lo cual se presentarán cuadros anexos que deberán referirse al presupuesto general. Este presupuesto detallado deberá incluir cantidades y costos unitarios. Deberá presentarse detalle o justificación de los costos unitarios, con todas las explicaciones y análisis de costos que puedan requerirse. A continuación se presenta un ejemplo de la forma en que se deberá presentar el presupuesto, para lo cual se utilizará en cuadro Núm.3 anexo. CUADRO NUM.3 PRESUPUESTO GENERAL Valores en RD$ COMPONENTES Y ANEXOS FUENTES DE FINANCIAMIENTO RENGLONES DE GASTOS NUMS. DONACION INSTITUCION EJECUTORA OTROS TOTAL = Gastos Generales y Admin. 1.1 Personal Administrativo , ,000 9

11 1.2 Materiales y sum. Oficina ,000 20, , Transporte ,000 45, Viáticos ,000 80, Equipos de oficina ,000 40, , Combustible y lubricantes , , Servicios ,000 40,000 Total Gastos Generales y Adm. 730, ,000 1,023, Actividades Generales del Proyecto 2.1 Personal Técnico 2.1 1,703, ,120 2,180, Infraestructuras 2.2 2,000,000 2,000, Adquisición Equipos para el 2.3 1,000,000 1,000,000 Proyecto 2.4 Capacitación , ,000 Total Actividades Generales del Proyecto 4,703, ,120 5,428, Promoción y Publicidad 3 141, ,000 Total Promoción y Publicidad 141, , Auditorias 4 200, ,000 Total Auditorías 200, ,000 TOTAL GENERAL 5,433,600 1,359,120 6,792,720 PORCENTAJE POR FUENTE MODELO PARA EL PRESUPUESTO DETALLADO PERSONAL ADMINISTRATIVO (Anexo 1.1) VALORES EN RD$ CARGO O POSICION SUELDO MENSUAL (Costo Unit.) CANTIDAD (Meses) SUELDO ANUAL BENEF. SOCIALES PRESTAC. FINANCIAMIENTO LABORALES TOTAL DONACION INST. OTROS EJECUTORA 1 2 3=1x =3+4+5 Gerente 4, ,000 3, ,000 56,000 Secretaria 2, ,800 1, ,400 36,400 Contador 2, , ,600 41,600 Chofer 1, , ,000 14,000 TOTAL 148, ,000 Nota: El sueldo mensual es la proporción que corresponde al proyecto El presupuesto solicitado debe reflejar el tiempo durante el cual se desarrollarán las actividades descritas, dividido en trimestres ajustados al plazo de ejecución del proyecto. A continuación se presenta un ejemplo del Flujo de Caja del Proyecto para los recursos de la donación, el cual deberá presentarse utilizando el Cuadro Núm.4 anexo 10

12 CUADRO NUM.4 FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO GASTOS A SER CUBIERTOS CON RECURSOS DE LA DONACION Valores en RD$ COMPONENTES Y RENGLONES DE GASTOS EGRESOS DEL PROYECTO ANEXOS NUMS. TOTAL GASTOS A SER CUBIERTOS CON LA DONACION TRIMESTRE PRIMER SEGUNDO TERCER CUARTO TOTAL 1. Gastos Generales y administrativos 1.1 Personal Administrativo Materiales y Sum. Ofic ,000 20,000 20,000 20,000 20,000 80, Transporte Viáticos ,000 20,000 20,000 20,000 20,000 80, Equipos de oficina ,000 70,000 70, Combustible y , , , , ,00 500,000 lubricantes 1.7 Servicios 1.7 Total Gastos Generales y Adm. 730, , , , , , Actividades Generales del Proyecto 2.1 Personal Técnico 2.1 1,703, , , , ,440 1,703, Infraestructuras 2.2 2,000, ,00 500, , ,000 2,000, Adquisición Equipos para el Proyecto 2.3 1,000,000 1,000,000 1,000, Capacitación 2.4 Total Actividades Proyecto 4,703,600 2,140, , , ,440 4,703, Promoc. y Publicidad 3 Total Promoción y Publicidad 4. Auditorias 4 TOTAL GENERAL DE GASTOS 5,433,600 2,375,720 1,005,720 1,005,720 1,046,440 5,433,600 INGRESOS PROYECTO DEL MONTO TOTAL DONACION DONACION 5,433,600 2,375,720 1,005,720 1,005,720 1,046,440 5,433,600 Este análisis permite determinar el Cronograma de desembolsos requerido por el proyecto, cuyo ejemplo se muestra a continuación y para lo cual deberá utilizarse el Cuadro Núm.5 anexo. 11

13 CUADRO NUM.5 CRONOGRAMA DE DESEMBOLSOS DEL PROYECTO (RECURSOS DE LA DONACION) RECURSOS SOLICITADOS MONTO TOTAL DONACION PRIMER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE MONTO TOTAL A DESEMBOLSAR DONACION 5,433,600 2,375,720 1,005,720 1,005,720 1,046,440 5,433,600 La IE deberá presentar un cronograma de desembolsos, trimestral, cuatral, acorde con las necesidades financieras del proyecto. 7. Contrapartida: En esta sección deberán detallarse las contribuciones de la Institución Ejecutora, las asociaciones de productores, entidades gubernamentales, y otros participantes del proyecto. Se deberán describir los recursos financieros y (no-financieros) que se invertirán en adición a los recursos provenientes de la donación. La contrapartida puede incluir mano de obra no pagada con recursos donados, sueldos pagados por otras fuentes, recursos financieros procedentes de otras instituciones, materiales de construcción donados, aporte de terrenos, transporte donado, etcétera. Los aportes de contrapartida deberán ser cuantificados y presentados en los cuadros de presupuesto que se indican en la Sección II B 6 (anterior). Dichos aportes deberán constituir por lo menos un 20% del costo total del proyecto Asimismo, deberá presentarse un Cronograma de Desembolsos para dichos aportes. 8. Plan de sostenibilidad: En esta sección deberá presentarse un plan de sostenibilidad que demuestre como la institución, asociación de productores, etc. garantiza la continuidad del proyecto después que finalice el financiamiento solicitado al Programa. EJEMPLO Ejemplo 1: Si la IE solicita financiamiento para Ejemplo 2: Si la IE propone establecer un 1. Impacto ambiental: En esta sección la IE deberá demostrar que el proyecto no tendrá ningún impacto negativo sobre el medio ambiente y los recursos naturales de las comunidades. 2. Participación comunitaria: La IE deberá demostrar que el proyecto contará con la participación de las instituciones gubernamentales y/o no gubernamentales y de las organizaciones privadas, empresas certificadoras o productoras/exportadoras con responsabilidad para desarrollar y aplicar estándares internacionales para productos agropecuarios. Asimismo, deberá demostrar la asociatividad de los diferentes actores en todas las etapas o fases del proyecto, esta participación puede ser 12

14 voluntaria y/o contratada. Otro aspecto a considerar es la medida en que las actividades o servicios propuestos fortalezcan la capacidad local en la provisión de servicios, fomente una utilización máxima de mano de obra local y favorezca la equidad de género. 9. Plan de Monitoreo y Evaluación: En esta sección cada propuesta deberá detallar como se piensa desarrollar la supervisión del proyecto. Se deberá especificar cómo se pretende monitorear y evaluar los logros del proyecto. 10. Cartas de compromiso.- Todos los proyectos deben incluir la participación no sólo a la IE, sino también de las instituciones involucradas. Estas deberán debe firmar una carta que describa su papel en el proyecto e indique su compromiso a cumplir con las actividades detalladas en la propuesta. Las cartas deberán ser presentadas en los anexos de la propuesta. En resumen, la propuesta formal de solicitud de Donación deberá presentar los siguientes puntos: Nombre del proyecto Resumen ejecutivo Institución ejecutora y su experiencia institucional Descripción del problema y causas Descripción y ejecución del proyecto Descripción general del proyecto Objetivos Metas Duración Localización Descripción e implementación de actividades Estrategia Marco Lógico del Proyecto Estimación de costos y financiamientos Cronograma de desembolsos. Plan de sostenibilidad Impacto ambiental Participación comunitaria Plan de monitoreo y evaluación Anexos Auditoría externa financiera Copia de Documentos de Incorporación de la Institución Cartas de compromiso Cuadros detallados de presupuesto Mapa de localización 13

15 III.- CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD PARA LOS PROYECTOS DEL PROGRAMA FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE EXPORTACIÓN AGROPECUARIA DE LA REPÚBLICA DOMINICANA. Las instituciones y organizaciones que deseen desarrollar proyectos dentro de los términos de este convenio de donación deberán presentar propuestas de proyectos que satisfagan los requerimientos descritos en sección II. Las propuestas recibidas serán evaluadas por la comisión técnica del MEPyD y el USDA de acuerdo con los criterios siguientes: A. Actividades Relacionadas con los objetivos y metas del Programa: (25 puntos) Se favorecerán las propuestas que presenten actividades que estén más en concordancia con los objetivos del programa de Fortalecimiento de las Capacidades de Comercialización y Exportación de la República Dominicana indicados en la sección I-A de este manual. Esta concordancia deberá expresarse principalmente mediante la efectividad del marco lógico. Se favorecerán preferentemente las propuestas enfocadas al objetivo relacionado con el mejoramiento del comercio República Dominicana-Haití. B. Participación de las Instituciones Involucradas (10 puntos): Las propuestas deberán reflejar una estrategia de participación de las instituciones gubernamentales y/o no gubernamentales y de las organizaciones privadas, empresas certificadoras o productoras / exportadoras con responsabilidad para desarrollar y aplicar estándares internacionales para los productos agropecuarios que se beneficiarán de este programa,, en las etapas de la planificación, la implementación, y la evaluación del ciclo del proyecto. C. Armonización y complementariedad con otras iniciativas para Mejorar la Capacidad de Exportación de Productos Agropecuarios (10 puntos) Las propuestas deberán ser armonizadas con las actuales iniciativas del GODR u otras organizaciones actuantes en estos temas para mejorar la capacidad de exportación de los productos agropecuarios, y deberán complementar los programas y actividades actuales que se llevan a cabo en tal sentido. Se favorecerán las propuestas que mejor garanticen estos aspectos. Asimismo, se favorecerán preferentemente las propuestas enfocadas en la continuación de iniciativas o acciones emprendidas anteriormente. D. Presupuestos de proyecto y cronorama de desembolsos (15 puntos): El monto total disponible del programa para el financiamiento de proyectos es de RD$180,000,000 (ciento ochenta millones de pesos dominicanos), con un tiempo de ejecución de proyectos de hasta 2 años. Las siguientes categorías y designaciones presupuestarias son recomendadas para los proyectos: Costos de Operativos del Proyecto (80%), Costos Administrativos (15%), Otros (publicidad, auditoria, etc.) (5%). Tendrán preferencia los presupuestos con costos del programa más altos y costos administrativos más bajos. Se favorecerán las propuestas que presenten presupuestos y cronogramas de desembolso más en concordancia con los requerimientos de este Manual Instructivo (Sección II 6). E. Aporte de contrapartida (10 puntos): Las propuestas de los proyectos deberán reflejar un aporte total de los grupos involucrados, de la IE, de instituciones gubernamentales de otros participantes de por lo menos el 20%. Se favorecerán aquellas propuestas que reflejen un aporte mayor de contrapartida. 14

16 F. Capacidades administrativa, técnica y financiera de la IE (30 puntos): Cualquier institución que someta una propuesta deberá tener un historial de administración exitosa en por lo menos alguna de las siguientes áreas: comercialización de productos agropecuarios, controles sanitarios y fitosanitarios, inspección de productos de origen animal, rastreabilidad de productos agrícolas. Las capacidades críticas incluyen la rendición de cuentas para los fondos del proyecto, la implementación del proyecto, y el monitoreo confiable y los reportes de los indicadores de impacto. También la organización deberá demostrar que tiene el personal capacitado adecuado para emprender el proyecto propuesto. IV. CONTRATO DE DONACION Luego de presentada la propuesta formal de solicitud de donación por la IE, ésta será estudiada por la comisión técnica del MEPyD y el USDA, que después de evaluarla, la remitirán con sus recomendaciones correspondientes, conforme establece el Convenio de Donación, al Agregado Agrícola del USDA, quien luego de realizar las consultas que considere pertinentes, podrá aprobarla o rechazarla. En caso de que la solicitud de donación sea aprobada, la IE procederá a formalizar un contrato de donación, el cual será elaborado conforme los formatos vigentes por el MEPyD, bajo los términos de este programa. Cabe destacar que la propuesta aprobada en todos sus detalles y aceptada por el MEPyD y el USDA (una vez satisfechas todas las observaciones de la evaluación), constituirá un anexo del citado contrato. V. DESEMBOLSOS El desembolso de los recursos estará sujeto a lo siguiente: A) Condiciones previas al primer desembolso. Para el primer desembolso la IE deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Contrato de donación entre MEPyDy la IE, debidamente firmado y legalizado. 2. Información por escrito de las personas que se designen como refrendarias de los cheques y documentos válidos a emitirse contra la cuenta del proyecto. 3. Certificación del Banco de Reservas de La República Dominicana de la apertura de una cuenta corriente separada, para los recursos aportados por el MEPyD para la ejecución del proyecto. 4. Solicitud inicial de fondos, anexando una relación de gastos a efectuarse. Estos recursos serán considerados como fondos reponibles para próximos desembolsos. NOTA: Los desembolsos se efectuarán de acuerdo al Cronograma de Desembolso y Flujo de Caja del Proyecto y el primero constituirá un avance para el inicio de actividades. B) Condiciones para los desembolsos siguientes: 15

17 1. Solicitud de desembolso, anexando una relación de los gastos a efectuarse durante el próximo periodo que variará de acuerdo a las características del proyecto y a juicio del MEPyD. 2. Informe de utilización de los recursos durante el período correspondiente al desembolso anterior, según lo presupuestado (comparativo). Este informe deberá tener una relación que incluya fecha, número de cheque, concepto, valor, etc. para cada actividad del proyecto. 3. Informe que demuestre el avance detallado en cuanto al logro de los objetivos y metas prefijados en el cronograma de Ejecución. 4. El monto a desembolsar estará sujeto a la revisión de los informes y la respectiva comprobación física y financiera de la utilización de los recursos. El valor de los documentos de comprobación de actos que no sean elegibles, o que no se correspondan con lo consignado en el presupuesto serán objetados y deberán ser reembolsado a la cuenta del proyecto. Este reembolso será condición indispensable para los desembolsos subsiguientes al proyecto y/o a cualquier otro proyecto que esté siendo ejecutado por la institución. Por otra parte, los recursos no utilizados del desembolso anterior, serán considerados como disponibles para el período analizado y descontados de la solicitud de desembolso. VI. MONITOREO, INFORMES REQUERIDOS El MEPyD y el USDA exigirán que cada organización beneficiaria someta un informe trimestral de progreso al MEPyD que incluya un informe técnico y financiero, según lo requerido por el contrato de donación. 16