COMUNICACIÓN PUBLICA CARACTERIZACION 6. ACTIVIDADES

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1 02 17/12/24 1 de RESPONSABLE DEL PROCESO: Planeación y Mercadeo 2. OBJETIVO: Mejorar los sistemas de comunicación interna y externa, teniendo en cuenta la eficacia en las comunicaciones interinstitucionales al informar, recrear y educar a la comunidad universitaria y comunidad en general, mantener la buena imagen corporativa, y promocionar los productos y servicios ofertados por la institución. 3. ALCANCE: Inicia con la formulación del Plan de Comunicaciones, la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, la Gestión en la Web, y termina con la evaluación de la Comunicación Pública Institucional. 4. PROVEEDORES 5. ENTRADAS (Insumos) 6. ACTIVIDADES 7. SALIDAS (Producto y/o servicio) 8. CLIENTES (Internos y/o Externos). Proceso gestión documental. Proceso Dirección y Planeación. Proceso de gestión administrativa. Acuerdos académicos. Resoluciones Rectorales. Planes y programas Manual SIG. Estructura Organizacional Mecanismos para la admón. del riesgo. Comunicaciones internas y externas. P Revisar y ajustar políticas y manuales del proceso. Revisar las fuentes de información (Boletines, correos electrónicos, correspondencia recibida, página web, comunicaciones telefónicas o personales). Coordinar la distribución interna y externa de las publicaciones. Plan de Comunicaciones. Plan de trabajo del comité de comunicaciones. Necesidades de recursos. Plan de medios. Comunidad en general. Proceso de Gestión Administrativa. Proceso gestión del Talento Humano. Proceso de gestión Financiera. Medios de comunicación.

2 15/10/23 2 de 11 Proponer temas para las publicaciones Realizar consejo de redacción para evaluar los temas informativos. Coordinar con publicaciones los bocetos. Actualizar bases de datos y preparar el material de promoción Institucional. Distribución de actividades para la construcción de revista, noticias, agendas. Organización para la participación de ferias Universitarias. Valorar la información a difundir. Asignación de Actividades para la organización de eventos académicos, culturales y deportivos. Elaboración del registro fotográfico Institucional. Establecer plan de medios. Actualización de

3 15/10/23 3 de 11 trámites y servicios. Todos los procesos Políticas Gubernamentales. Contraloría General de la República. Depto. Administrativo de la Función Pública. Normas Informe de Gestión. Cartilla guía Audiencias Públicas, en la Ruta de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Administración Pública Nacional.. Conformar grupo de apoyo. Solicitar información pertinente. Capacitar para el reporte de la información. Revisar y validad la información. Elaborar el informe. Revisar el informe por Control Interno. Publicar el informe en la página Web Institucional. Convocar a la Comunidad. Inscripción de propuestas. Elaborar respuestas. Publicar en la página web. Preparar la logística. Aplicar la encuesta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Comunidad en general. Órganos de evaluación y control. Medios de comunicación.

4 15/10/23 4 de 11 evaluadora. Realizar y publicar el acta de la Audiencia. Normas Normas Gubernamentales. Proceso de contratación. Proceso académico. Sistema Integrado de Gestión. Talento Humano y Bienestar. Direccionamiento estratégico Comunicaciones.. Plan de Desarrollo y Plan de Acción. Usuarios externos de los diferentes servicios. Resoluciones Rectorales MECI Todas las modalidades de contratación. Información académica. Procesos Actividades Queja. Reclamo. Sugerencia. Revisar las fuentes de información. Preparar estrategias de comunicación y divulgación. Elaborar el Plan de Comunicaciones. Apoyar en la coordinación de la planificación de medios internos y externos. Planear actividades que contribuyan al fortalecimiento de la imagen de la institución. Publicación de la información en el Portal Web. Partes interesadas vinculadas. Partes afectadas vinculadas. Comunidad en General. Medios de comunicación. Todos los procesos. Órganos de control.

5 15/10/23 5 de 11. Normas Normas Gubernamentales. Proceso de contratación. Proceso académico. Sistema Integrado de Gestión. Talento Humano y Bienestar. Direccionamiento estratégico Comunicaciones.. Plan de Desarrollo y Plan de Acción. Usuarios externos de los diferentes servicios. Resoluciones Rectorales MECI Todas las modalidades de contratación. Información académica. Procesos Actividades Queja. Reclamo. Sugerencia. Plan de Comunicaciones Plan de comunicaciones elaborado. Todos los procesos. Comunidad en general. Órganos de evaluación y control. Medios de comunicación.

6 15/10/23 6 de 11 Políticas Gubernamentales. Contraloría General de la República. Depto. Administrativo de la Función Pública. Normas Conformar grupo de apoyo. Solicitar información pertinente. Capacitar para el reporte de la información. Revisar y validad la información. Elaborar el informe. Revisar el informe por Control Interno. Publicar el informe en la página Web Institucional. Convocar a la Comunidad. Inscripción de propuestas. Elaborar respuestas. Publicar en la página web. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Desarrollada. Comunidad en general. Órganos de evaluación y control. Medios de comunicación.

7 15/10/23 7 de 11 Resoluciones Rectorales MECI Todas las modalidades de contratación. Información académica. Procesos Actividades Queja. Reclamo. Sugerencia. Divulgar la información por diferentes medios: web, correo electrónico, intranet, impreso y otros. Coordinar el uso de la imagen institucional en los documentos y eventos que se desarrollen en la Institución. Asistir en la clasificación y manejo de la información a difundir a través de la página web y en boletines de prensa Administrar y controlar la toma de audiovisuales de los diferentes eventos hasta su archivo. Administrar los riesgos asociados a la Entrega de Información. Divulgación información Institucional Portal Web Institucional establecido. Publicaciones institucionales por medio de avisos, folletos, revistas, libros, Cd's, periódicos. Información institucional soportada en medios electrónicos (página web, intranet, correo electrónico). Planes desarrollados Usuario quien interpuso la Queja, Reclamo o SugerenciaProceso de Gestión de CalidadProceso de Gestión del Mejoramiento Usuarios Externos de los diferentes Servicios Queja, Reclamo osugerencia Tramitar las quejas, reclamos y Queja, reclamo o sugerencia tramitada Usuario quien interpuso la Queja, Reclamo o SugerenciaProceso de Gestión de CalidadProceso de

8 15/10/23 8 de 11 sugerencias Gestión del Mejoramiento Entes de certificación y entes de control - - Auditorías de los entes de control Medición, análisis y mejora - - Programa de auditorías internas - Medición, análisis y mejora V - Auditorías programadas y ejecutadas - - Administración del riesgo - Aplicar los controles establecidos en el mapa de riesgos - - Indicadores del proceso - Aplicar indicadores del proceso - - Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones - Informes de auditorías - Controles aplicados - Resultados de la medición - Informe PQRS tramitadas A - Informes de observaciones, hallazgos, no conformidades y correcciones - Informes de Auditorías - Controles aplicados - Resultados de la medición - Trámite de las PQRS - Informe trimestral PQRS tramitadas - Implementar acciones de mejora - Acciones correctivas - Planes de mejoramiento - Medición, análisis y mejora Medición, análisis y mejora Requisitos Generales Manual de calidad Compromiso de la Dirección Enfoque al cliente Política de calidad Planificación Responsabilidad y autoridad Seguimiento y medición de los procesos NTCGP REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO MECI: Componente Talento Humano 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico. 2.1 Componente Autoevaluación Institucional 2.3 Componente Planes de mejoramiento Comunicación Interna. Planificación de la realización del producto o prestación del servicio.

9 15/10/23 9 de 11 Comunicación con el cliente. Control de la producción y de la prestación del servicio. Seguimiento y medición de los procesos. Mejora. 10. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Jerarquía Norma Número / Título Artículo Alta 11/10/05 Decreto 3622 del 11 de octubre del 2005 Por el cual se adoptan las políticas de Desarrollo Administrativo y se reglamenta el capítulo 4 de la ley 489 de 1998 en lo referente al sistema de desarrollo administrativo articulo GESTION DE LOS RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

10 15/10/23 10 de 11 Profesional Universitario de Planeación y Mercadeo Secretaría General. Competencias y requisitos están establecidas en el Manual de Funciones y Requisitos. Sistemas. Equipos y Herramientas: Económicos: Presupuesto asignado a las Unidades. Personal: Grupo de Trabajo de Comunicaciones Grupo de Comunicadores de las Facultades e Institutos y Sedes. Quejas y Reclamos: Profesional para la Atención de las manifestaciones de Usuarios. Equipos y Herramientas: Equipo de cómputo, Impresora, Cámara fotográfica, Software para web, cámara digital, Carteleras, Equipo de sonido. Área de trabajo, muebles y enseres. - Iluminación - Sillas - Ventilación 14. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 15/10/23 Todos los ítems: Se ajustaron y modificaron las caracterizaciones, los procedimientos a un solo proceso. También se ajustó el proceso a las directrices del proceso Gestión Documental. 17/12/ Requisitos aplicables al proceso: Se actualizó las normas aplicables a MECI: DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO 16. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO 17. PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS APLICABLES

11 15/10/23 11 de 11 Ver Listado maestro de documentos internos Ver Listado maestro de documentos externos Indicadores: Ver Indicadores del proceso Controles: Ver mapa de riesgos Principios: La búsqueda de la calidad. La creatividad El compromiso Gestión Financiera (salidas) Direccionamiento Estratégico Comunicación Publica Todos los procesos. Valores: Liderazgo Honestidad Servicio 12. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA 13. PROCESOS DE APOYO Comunicación pública Gestión Académica Investigación Proyección Social Admisión, Registro y Control Académico Gestión Financiera Gestión de recursos Educativos Gestión de las TICs Gestión de Talento Humano Gestión de Bienestar Institucional Gestión Jurídica Todos los procesos

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