Implicaciones laborales de las reformas fiscales para 2014 (Nóminas electrónicas)

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1 Implicaciones laborales de las reformas fiscales para 2014 (Nóminas electrónicas) En el DOF del 11 de diciembre de 2013, se publicó el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones fiscales, entre las que se encuentran la expedición de la nueva Ley del ISR, cuya entrada en vigor inició el 1o. de enero del 2014, salvo algunos casos de excepción, la cual tiene efectos en materia laboral y de seguridad social, que pasamos a comentar brevemente. El artículo 27, fracción V, de la Ley del ISR, relativo a las deducciones de los pagos que a la vez son ingresos para personas físicas asalariadas, establece que se podrán deducir siempre que las erogaciones por concepto de remuneración, las retenciones y las deducciones del impuesto local por salarios consten en comprobantes fiscales que cumplan los requisitos que dispone el CFF y las obligaciones que precisa el artículo 99, fracciones I, II, III y V de la Ley del ISR, así como los lineamientos que en su caso regulen el subsidio para el empleo y los contribuyentes cumplan con la obligación de inscribir a los trabajadores en el IMSS, en los términos del artículo 15, fracciones I y II, de la LSS. A este respecto, el artículo 99, fracciones I, II, III y V de la Ley del ISR estipula que quienes hagan pagos por concepto de salarios y prestaciones laborales, incluyendo indemnizaciones u otros pagos por separación, tendrán las siguientes obligaciones: 1. Efectuar las retenciones del ISR. 2. Calcular el impuesto anual de las personas que hubieran prestado servicios personales subordinados. 3. Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas asalariadas que reciban los pagos mencionados, en la fecha en que se realicen, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para los efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, y fracciones II y IV de la LFT. 4. Solicitar a las personas que contraten para prestarles servicios subordinados les proporcionen los datos necesarios a fin de inscribirlas en el RFC, o bien, si ya fueron inscritas antes, les proporcionen su clave del citado registro. 1

2 Estas normas laborales se refieren a las obligaciones patronales de proporcionar, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita acerca del número de días trabajados y del salario percibido, así como expedir al trabajador que lo solicite o sea separado, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a la prestación de sus servicios. Por otra parte, el artículo 804, fracciones II y IV, de la LFT señala que el patrón estará obligado a conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan: 1. Listas de rayas o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo, o recibos de pagos de salarios, los cuales ahora podrán ser electrónicos. 2. Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldo, así como las primas a que se refiere la ley y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social, IMSS e Infonavit. Ahora bien, conforme a los artículos 27, fracción V, segundo párrafo, y 99, fracción III, de la Ley del ISR, para que los patrones puedan deducir de la base de dicho impuesto los salarios y demás prestaciones laborales mencionadas, los comprobantes de los pagos deberán cumplir los requisitos que dispone el CFF. Por su parte, el artículo 29 del CFF indica que cuando las leyes tributarias establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por las actividades que realicen los contribuyentes, los mismos se deberán emitir mediante documentos digitales a través de la página de Internet del SAT. Además, los comprobantes deberán estar amparados por un certificado expedido por el referido órgano desconcentrado, cuyo titular será la persona física o moral que expida los comprobantes, quien deberá contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente para el uso de sellos digitales. Conforme a las leyes del ISR, del IVA y del IEPS, cuando los comprobantes no reúnan algún requisito que refieren los artículos 29 y 29-A del CFF, no podrán utilizarse para deducir o acreditarse fiscalmente. Es importante considerar que en el DOF del 30 de diciembre de 2013 se publicó la RMF para 2014, en cuyos artículos transitorios cuadragésimo cuarto y cuadragésimo quinto se establece la facilidad de diferir la expedición de los CFDI por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado hasta el 1o. de 2

3 abril de 2014, en los términos siguientes: 1. Las personas físicas que en el último ejercicio declarado hayan obtenido, para efectos del ISR, ingresos acumulables iguales o inferiores a $500,000 y que hayan optado por continuar expidiendo hasta el 31 de marzo de 2014, comprobantes fiscales impresos o CFD, no estarán obligadas durante el primer trimestre de 2014 a expedir CFDI por los pagos de sueldos y salarios ni por las retenciones de contribuciones que efectúen. Si los contribuyentes incumplen el requisito de migración al esquema de CFDI, perderán el derecho de aplicar esta facilidad, y quedarán obligados a aplicar las disposiciones generales en materia de expedición de comprobantes fiscales a partir del 1o. de enero de Las personas físicas que en el último ejercicio declarado hubieran obtenido, para efectos de ISR, ingresos acumulables superiores a $500,000, así como las personas morales del régimen general de la Ley del ISR podrán optar por diferir la expedición de CFDI por el pago de sueldos y salarios, así como por las retenciones de contribuciones que efectúen durante el primer trimestre de 2014, siempre que al 1o. de abril de 2014 hayan migrado totalmente al esquema de CFDI y emitido todos los CFDI de cada uno de los pagos o de las retenciones efectuadas por las que hubieran tomado la opción de diferimiento. Dicha opción se ejercerá mediante la presentación de un caso de aclaración en la página de Internet del SAT, en la opción Mi portal. Por otra parte, en materia laboral debemos recordar las recientes reformas a la LFT en vigor a partir del 1o. de diciembre de 2012, en cuyo artículo 101 se establece que previo el consentimiento por escrito del trabajador, el pago del salario y demás prestaciones laborales podrán efectuarse mediante depósitos en cuentas bancarias, tarjetas de débito, transferencias o cualquier otro medio electrónico, siempre que los costos que originen estos medios de pago sean cubiertos por el patrón. La pregunta que podría surgir al respecto sería que si a partir del pago de salarios de la primera quincena de enero de 2014, las empresas deberán seguir emitiendo los tradicionales recibos de salarios, impresos 3

4 en papel, o bastará con los comprobantes de las transferencias bancarias, o los comprobantes digitales fiscales (CFDI). Como litigante en materia laboral, considero que independientemente de que se cumplan las disposiciones fiscales de los comprobantes CFDI, será recomendable que los trabajadores firmen los recibos de salarios. Con independencia de lo anterior, cada vez son más las empresas que cubren salarios y prestaciones a sus trabajadores mediante transferencias electrónicas, por lo que en caso de litigio en el que exista controversia acerca del pago de salario o bien su monto, es común que los patrones exhiban no sólo los comprobantes de las transferencias electrónicas, sino también el informe del banco solicitado a través de la Comisión Nacional Bancaria. Con base en las reformas a la LFT, los patrones que enfrentan demandas laborales podrán ofrecer alguno de los medios de prueba previstos en la fracción VIII del artículo 776, como medios electrónicos, documento digital, firma electrónica o contraseña digital y correo electrónico. Sin embargo, llegar a probar en juicio la autenticidad de un correo electrónico o las transferencias en la cuenta bancaria personal de algún trabajador, podría resultar complicado, como se puede apreciar de lo que señalan los nuevos artículos 836-A, 836-B, 836-C y 836-D de la LFT vigente. En efecto, la parte que ofrezca como prueba algún documento digital o cualquier otro medio electrónico, deberá cumplir lo siguiente: 1. Presentar una impresión o copia del documento digital. 2. Acompañar los datos mínimos para la localización del documento digital, en el medio electrónico en que se encuentre. El nuevo artículo 836-B de la LFT precisa las definiciones de autoridad certificadora, clave de acceso, certificado digital, contraseña, clave privada, clave pública, destinatario, documento digital y firma electrónica avanzada, entre otros. 4

5 Por otra parte, en el desahogo de la prueba de medios electrónicos se observarán las normas siguientes: 1. La Junta de Conciliación y Arbitraje designará el o los peritos que se requieran, a fin de determinar si la información contenida en el documento digital se encuentra íntegra e inalterada, tal como fue generada desde el primer momento, y se ubicará en tiempo y espacio entre el emisor y destinatario. Asimismo, la junta podrá comisionar al actuario para que asociado del o los peritos designados, dé fe del lugar, fecha y hora en que se pongan a disposición de ellos el medio en el cual se contenga el documento digital. 2. Si el documento digital o medio electrónico se encuentra en poder de la contraparte, se deberá poner a disposición del o los peritos designados, con el apercibimiento de que en caso de no hacerlo se establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el oferente exprese, en relación con el documento digital. 3. En caso de que el documento se encuentre en poder del oferente, éste deberá poner a disposición de los peritos los medios necesarios para emitir su dictamen, apercibido de que si no lo hace se decretará desierta la prueba. 4. Si el documento digital o medio electrónico se encuentra en poder de un tercero, éste tendrá obligación de ponerlo a disposición de la junta, bajo el apercibimiento de la aplicación de las medidas de apremio que dicte ésta, como la imposición de una multa hasta de 100 veces al salario mínimo general del DF, la presentación de la persona con auxilio de la fuerza pública y arresto hasta por 36 horas. Conclusión Aun cuando al principio resulte difícil su implementación, no cabe duda que se acepta como parte de un avance tecnológico que las nóminas y recibos de pago de salarios, así como de las prestaciones laborales, sean electrónicas, al armonizar las reformas de la ley laboral en vigor a partir del 1o. de diciembre de 2012, no sólo con la nueva Ley del ISR en vigor a partir del 1o. de enero de 2014, que obliga para su deducibilidad a que dichos pagos se documenten con CFDI, sino también con la LSS, que desde hace varios años autoriza mediante el sistema de cómputo denominado IDSE (IMSS desde su empresa), 5

6 además del SUA (Sistema Unico de Autodeterminación), la presentación de avisos afiliatorios y de modificación de salarios, incluyendo el pago de las cuotas obrero-patronales mediante sistemas electrónicos. 6

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