Aplica al personal adscrito al Departamento de Egresos que realice actividades relativas al pago de nóminas.

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1 Edición: Página: 1 de 14 PROCEDIMIENTO: Pago de Nóminas OBJETIVO: Proporcionar a los servidores públicos el pago de sueldo, así como a los pensionados y pensionistas el pago de la pensión que establece la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios mediante el pago de nóminas. ALCANCE: Aplica al personal adscrito al Departamento de Egresos que realice actividades relativas al pago de nóminas. REFERENCIAS: Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, Titulo Tercero, Capítulo III, sección primera, artículo 67, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 3 de enero de 2002, reformas y adiciones. Manual General de Organización del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, Capítulo VII Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, 203F50000 Coordinación de Finanzas, 203F51000 Dirección de Administración Financiera, 203F51200 Subdirección de Tesorería, 203F51202 departamento de Egresos, Gaceta del Gobierno, 7 de octubre de Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la recepción, pago, entrega y devolución de títulos de crédito, así como de la entrega de comprobantes de pago de la nómina de pensionados y pensionistas, Titulo Primero, Titulo Segundo, fracción II, III, IV, V, VIII, Titulo Tercero del punto 3.1 al punto 3.9, Titulo Cuarto en los puntos 4.1, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9 y 4.10, Gaceta del Gobierno, 19 de julio de RESPONSABILIDADES: La Subdirección de Tesorería es la unidad administrativa responsable de proponer la normatividad a que deberán sujetarse las unidades médico administrativas y terceros, respecto a la recepción, distribución y asignación de recursos financieros. El Subdirector de Tesorería deberá: Recibir el resumen de cuentas bancarias de la nómina general del personal activo y de pensionados y pensionistas y entregarlo al Jefe del Departamento de Egresos.

2 Página: 2 de 13 El Jefe del Departamento de Egresos deberá Entregar el resumen de cuentas bancarias al Jefe de Sección de Caja para el pago de la nómina por cheque. El Jefe de la Sección de Caja deberá: - Extraer las formas valoradas. - Determinar si la nómina corresponde a pensionados y pensionistas o al personal activo. - Elaborar los recibos de entrega de valores por pagaduría. - Elaborar el reporte de desglose de la nómina por lugar de pago. - Capturar los datos de los cheques por número e importe en la banca electrónica para su protección. - Emitir el reporte de cheques que no fueron cobrados. - Elaborar un listado histórico de cheques cancelados. La Analista de la Sección de Caja deberá: - Cancelar los cheques que no fueron cobrados y entregarlos al Jefe de Sección. La Analista de la Sección de Dispersión: - Realizar en el sistema de nóminas la condición del pago o depósito del importe en la cuenta de los pensionados o pensionistas. - Realizar la dispersión de la nómina electrónica a cada una de las cuentas bancarias de los servidores públicos, pensionados o pensionistas. - Emitir los reportes por banco. DEFINICIONES: Nómina: Pagador Habilitado: Pensionado: Pensionista: Dispersión: Relación nominal de los individuos que laboran en una empresa, oficina, etc. Al servidor público del Instituto que se le asigne como pagador habilitado titular, suplente y auxiliar con puesto nominal de base. Al servidor público retirado definitiva o temporalmente del servicio, a quien en forma específica la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios le reconozca esa condición. Persona que recibe el importe de una pensión, originada por tener el carácter de familiar. Distribución de los recursos a cuentas bancarias individualizadas.

3 Página: 3 de 13 INSUMOS: - Resumen de cuentas bancarias. RESULTADOS: - Pago a Pensionados y Pensionistas y a los Servidores Públicos a través de cheque o nómina electrónica. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: - Distribución de los Recursos Financieros. - Registro Contable de Nóminas. POLÍTICAS: - Los listados de firma de la nómina que por algún motivo se tengan que pagar los cheques en oficinas centrales contendrán impresa la leyenda de Acudir a Oficinas. - La empresa de valores embasara los cheques y los listados de firma de acuerdo a las pagadurías. - Los cheques que no sean cobrados se retendrán durante 30 días junto con los listados de firmas de la nómina.

4 Página: 4 de 13 DESARROLLO: 1 Subdirección de Tesorería / Subdirector Recibe del Departamento de Desarrollo y Administración de Personal el resumen de cuentas bancarias de la nómina general del personal activo, así como del Departamento de Pensiones el resumen de cuentas bancarias de pensionados y pensionistas, revisa el contenido de la información y entrega al Jefe del Departamento de Egresos. 2 Departamento de Egresos / Jefe del Departamento 3 Departamento de 4 Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable 5 Departamento de Recibe el resumen de cuentas bancarias del personal activo y de pensionados y pensionistas, revisa el contenido de la información, notifica y entrega al Jefe de Sección de Caja para la nómina de cheques. Recibe el resumen de cuentas bancarias, se entera del número de cheques a emitir por cuenta e institución bancaria, extrae las formas valoradas, acude a la Unidad de Tecnologías de la Información y los entrega para la emisión correspondiente mediante relación de folios, obtiene acuse de recibo en la copia de la relación de folios y archiva. Recibe las formas valoradas del Jefe de la Sección de Caja y del Departamento de Pensiones el código para emitir los listados de firma para el pago por nómina electrónica de pensionados y pensionistas, imprime los cheques del personal activo y de pensionados y pensionistas así como los listados de firmas para el pago con cheques al personal activo y a pensionados y pensionistas, para el pago por nómina electrónica imprime listados y talones de pago de personal activo y solo listados de firma para el pago a pensionados y pensionistas, notifica vía telefónica al Jefe de Sección de Caja para el proceso de firma. Retiene las formas valoradas. Recibe llamada telefónica, se entera de la petición y acude a la Unidad de Tecnologías de la Información.

5 Página: 5 de 13 6 Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable del SIDE 7 Departamento de 8 Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable del SIDE 9 Departamento de Administración de Personal / Jefe 10 Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable del SIDE 11 Departamento de Administración de Personal / Jefe 12 Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable del SIDE 13 Departamento de Pensiones / Jefe Atiende al Jefe de la Sección de Caja, le entrega los cheques de la nómina para el proceso de firma tanto de personal activo como de pensionados y pensionistas, así como los listados de firma para el pago con cheque al personal activo, obtiene firma de recibido en la bitácora de entrega de documentos y retiene junto con los listados de firma, talones de pago para el personal activo por pago de nómina electrónica, listados de firma para el pago con cheque de pensionados y pensionistas, listados de firma de nómina electrónica de pensionados y pensionistas. Recibe los cheques y los listados de firma para el pago con cheque al personal activo, y los cheques para pensionados y pensionistas, realiza el proceso de firma de cheques con el equipo firmador y separador. Se conecta a la operación no.18. Se comunica vía telefónica con el Jefe del Departamento de Administración de Personal para que acuda a recoger los listados de firma y los talones de pago. Recibe llamada telefónica, se entera y acude a la Unidad De Tecnologías de la Información a recoger los listados de firma para el pago por nómina electrónica así como los talones de pago. Atiende al Jefe del Departamento de Administración de Personal, extrae los listados de firma, así como los talones de pago y la bitácora de entrega de documentos, entrega los listados y los talones, obtiene firma en la bitácora y retiene. Recibe los listados de firma y los talones de pago, se retira y espera a que acuda el personal habilitado a recoger los listados y los talones. Se conecta a la operación no.55. Se comunica vía telefónica con el Jefe del Departamento de Pensiones, para que acuda a recoger los listados de firma para el pago con cheque y para el pago por nómina electrónica de pensionados y pensionistas. Recibe llamada telefónica, se entera y acude a la Unidad de Tecnologías de la Información a recoger los listados de firma.

6 Página: 6 de Unidad de Tecnologías de la Información / Responsable del SIDE 15 Departamento de Pensiones / Jefe 16 Departamento de Pensiones / Jefe 17 Departamento de Pensiones / Jefe 18 Departamento de 19 Departamento de 20 Departamento de Bancos / Jefe Atiende al Jefe del Departamento de Pensiones, extrae los listados de firma para el pago con cheque y listados de pago por nómina electrónica de pensionados y pensionistas, extrae bitácora de entrega de documentos, obtiene firma en bitácora y archiva. Recibe los listados de firma para el pago con cheque y los listados de pago de nómina electrónica, separa los listados de firma por pagadurías y determina: Los listados son para el pago con cheque o pago por nómina electrónica? Los listados son para el pago por nómina electrónica Retiene listados de pago por nómina electrónica. Se conecta a la operación no.53. Los listados son para el pago con cheque Elabora una relación de cheques que por algún trámite pendiente se deben pagar en oficinas centrales, verifica que el listado contenga impresa la leyenda de acudir a oficinas y envía a la Sección de Caja del Departamento de Egresos junto con los listados de firmas. Se conecta a la operación no.19. Viene de la operación no.7. Verifica los datos de la nómina y determina: La nómina corresponde a pensionados y pensionistas o al personal activo? La nómina corresponde a pensionados y pensionistas Recibe los listados de firmas separadas por pagaduría de pago con cheque y de pago por nómina electrónica, así como la relación de cheques de trámites pendiente para su pago en la caja y retiene. Elabora los recibos de entrega de valores por pagaduría, imprime original y copias, retiene original y copias. Elabora el reporte de desglose de la nómina por lugar de pago, imprime original y genera copia, y entrega a la Sección de Bancos, archiva original. Recibe copia del reporte de desglose de la nómina por lugar de pago y se conecta al procedimiento de DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

7 Página: 7 de Departamento de Genera archivo vía red para la protección de cheques y espera acuda la empresa de valores a recoger la nómina. 22 Empresa de Valores Acude al Departamento de Egresos y solicita la entrega de la nómina. 23 Departamento de Caja / Analista Atiende al Representante de la empresa de valores, extrae original y copias de los recibos de entrega de valores y los entrega junto con los cheques, los listados de firmas de la nómina por cheque y listados de firma de pago por nómina electrónica de pensionados y pensionistas, obtiene acuse de recibo en la copia del recibo de valores y archiva. 24 Empresa de Valores Recibe los cheques junto con los listados de firmas de la nómina de pago con cheque y listados de firma por pago de nómina electrónica de pensionados y pensionistas, así como los recibos de entrega de valores en original y copia, verifica el destino de los mismos y determina: La nómina corresponde al Valle de Toluca o al Valle de México? 25 Empresa de Valores Corresponde al Valle de Toluca Inicia el proceso de conteo de cheques recibidos. Se conecta a la operación no Empresa de Valores Corresponde al Valle de México Procede a embasar los cheques y los listados de firmas de pago de nomina con cheque y nómina electrónica de acuerdo a las pagadurías, firma de recibido en el original de los recibos de entrega de valores y devuelve. Se retira con la copia de recibos de valores, los cheques y los listados de firmas de pago de nómina por cheque y listados de firma por pago de nómina electrónica para su pago correspondiente. 27 Departamento de Caja / Analista Recibe original de los recibos de valores debidamente firmado y archiva al consecutivo para su reporte. 28 Empresa de Valores Acude a las pagadurías y entrega al Responsable o Pagador Habilitado los cheques y los listados de firmas de la nómina de pensionados y pensionistas y listados de firma de pago por nómina electrónica. Archiva copia de recibo de valores para justificación.

8 Página: 8 de Pagadurías / Responsable 30 Pensionado o Pensionista 31 Pagadurías / Responsable 32 Departamento de Caja / Analista 33 Departamento de Pagos / Jefe 34 Departamento de Control Presupuestal 35 Departamento de Recibe los cheques junto con los listados de firma de pago de nómina por cheque y listados de firma de pago por nómina electrónica, realiza el pago a los pensionados y pensionistas por cheque, imprime recibo de pago por sistema de red y entrega al pensionado o pensionista por pago de nómina electrónica, solicita firma en el listado. Recibe cheque o en su caso recibo de pago, firma en el listado y devuelve. Recibe listado firmado en su caso, resguarda los cheques no cobrados durante 30 días para el proceso de pago, posterior a esta fecha los remite a la Caja General con el formato de Devolución de Nómina en caso de existir cheques no cobrados. Recibe el formato Devolución de Nómina junto con los cheques que no fueron cobrados y los listados de firmas de pago de nómina por cheque y listados de firma de pago de nómina electrónica de pensionados y pensionistas, retiene durante 30 días y espera. Posterior a esta fecha, procede a cancelar los cheques que no fueron cobrados y los entrega al Jefe de la Sección de Pagos. Archiva los listados de firmas de pago de nómina de cheque y listados de firma por nómina electrónica junto con el formato Devolución de Nómina. Recibe los cheques cancelados de la nómina de pensionados y pensionistas, genera la baja de los cheques en el Sistema de Nómina de pensionados, emite el reporte de cheques que no fueron cobrados en original y copia y turna el original junto con los cheques al Departamento de Control Presupuestal, obtiene acuse de recibo en la copia del reporte y archiva. Recibe el reporte de los cheques de la nómina de pensionados y pensionistas que no fueron cobrados junto con los cheques cancelados y se conecta a su procedimiento interno. La nómina corresponde al personal activo Entrega los cheques y los listados del personal activo a la Sección de Pagos.

9 Página: 9 de Departamento de Pagos / Jefe Recibe los cheques y los listados de firma del personal activo, revisa los cheques por número consecutivo, anota al reverso de los listados de firma el lugar de pago, cantidad de cheques y número de hojas de firmas, separa las nóminas por unidad médico administrativa y espera a que se presente el Pagador Habilitado a recogerla. 37 Pagador Habilitado Acude a la Sección de Pagos del Departamento de Egresos y solicita la nómina de pago de su unidad médico administrativa de adscripción. 38 Departamento de Pagos / Jefe Atiende al Pagador Habilitado, se entera de su área de adscripción, extrae la nómina de pago de su unidad medico administrativa de adscripción, y se la entrega, obtiene firma de recibido en la bitácora de entrega de documentos y archiva. 39 Pagador Habilitado Recibe la nómina de pago de su unidad médico administrativa de adscripción, coteja el número de cheques contra el listado de firmas y se retira, entrega los cheques a los servidores públicos y espera. Se conecta a la operación no Servidor Público Recibe su cheque de pago, rubrica de recibido en el listado de firmas y se retira. 41 Pagador Habilitado Viene de la operación no.39. A partir de la fecha de recepción de la nómina, mantiene bajo resguardo cinco días hábiles los listados de firmas y en su caso, los cheques que no fueron cobrados, posterior a esta fecha, entrega a la Sección de Pagos del Departamento de Egresos. 42 Departamento de Pagos / Jefe Recibe los listados de firmas de la nómina y en su caso, los cheques que no fueron cobrados, retiene los cheques durante dos meses a partir de la fecha de emisión y determina: Los cheques fueron cobrados?

10 Página: 10 de Departamento de Pagos / Jefe 44 Departamento de Control Presupuestal / Responsable 45 Departamento de Pagos / Jefe 46 Departamento de Administración de Personal / Jefe del Departamento No fueron cobrados los cheques Extrae los cheques no cobrados así como los listados de firma, sella de cancelado en cada cheque y en el renglón del listado de la firma correspondiente y retiene. Captura en el sistema de tesorería el periodo, clave del servidor público y número de cheque cancelado, elabora un listado histórico de cheques cancelados e imprime, genera tres copias del listado y envía una al Departamento de Contabilidad y otra al Departamento de Administración de Personal, obtiene acuse de recibo en copia y retiene junto con el original. Registra en el archivo compartido por la sección de bancos llamado libros el importe y número total de los cheques cancelados para su control. Extrae los listados de firma y los cheques, separa los listados por cuentas bancarias, acomoda los cheques conforme al original del listado histórico y envía el listado histórico original, junto con los cheques cancelados al Departamento de Control Presupuestal, obtiene firma de recibido en la copia del listado histórico y archiva junto con los listados de firma. Recibe el listado histórico de los cheques cancelados junto con los cheques debidamente cancelados y se conecta a trámite interno. Si fueron cobrados los cheques Verifica que los listados de firmas de la nómina estén debidamente requisitados, los separa por quincena y número consecutivo, elabora oficio dirigido al Titular del Departamento de Administración de Personal, genera copia del oficio para acuse, anexa el oficio original a los listados de firma y turna para su resguardo, obtiene acuse de recibo en la copia del oficio y archiva. Recibe oficio original junto con los listados de firmas de la nómina del personal activo, archiva el oficio y resguarda los listados de firma para su control.

11 Página: 11 de Departamento de Dispersión / Analista 48 Departamento de Dispersión / Analista 49 Departamento de Pensiones / Titular Recibe del Departamento de Administración de Personal y del Departamento de Pensiones los archivos electrónicos por sistema de red, revisa, se entera del monto a pagar de la nómina y determina: Se reportan pagos cancelados o retenidos? Si se reportan pagos cancelados o retenidos Realiza la cancelación del pago o depósito del importe en la cuenta de los servidores públicos activos así como en la de los pensionados y pensionistas registrados en los archivos electrónicos. Imprime información de los archivos electrónicos recibidos por el Departamento de Administración de Personal y turna a la Sección de Caja para que realice la cancelación por servidor público y por partida. Elabora oficio dirigido al Titular del Departamento de Pensiones informándole la cancelación del pago o depósito del importe en la cuenta de los pensionados o pensionistas, recaba firma del Jefe del Departamento de Egresos y turna a pensiones. Obtiene acuse de recibo en copia de oficio y archiva. Recibe oficio, se entera y se conecta a su procedimiento interno. 50 Departamento de Dispersión / Analista 51 Unidad de Tecnologías de la Información No se reportan pagos cancelados o retenidos Acude a la Unidad de Tecnologías de la Información y solicita la información de la nómina electrónica. Atiende al Analista de la Sección de Dispersión de Nóminas, se entera de su petición y por medio del sistema de red genera y envía los archivos por banco.

12 Página: 12 de Departamento de Dispersión de Nóminas / Analista 53 Departamento de Pensiones / Jefe 54 Departamento de Dispersión de Nóminas / Analista Recibe por sistema de red la información de la nómina electrónica por banco, coteja los reportes emitidos por la Unidad de Tecnologías de la Información contra los archivos electrónicos de las nóminas emitidas por el Departamento de Pensiones y el Departamento de Administración de Personal en el sistema de red, valida la información en el sistema de bancos, realiza la dispersión de la nómina electrónica a cada una de las cuentas bancarias de los servidores públicos activos, pensionados y pensionistas, emite los reportes por banco y los entrega al Departamento de Contabilidad para su registro contable, obtiene acuse de recibo en la copia del reporte y archiva. Se conecta a la operación no.61. Viene de la operación no.16. Extrae los listados de firma de nómina electrónica y envía al analista de la Sección de Dispersión de Nóminas del Departamento de Egresos. Recibe los listados de firma de pensionados y pensionistas, separa por pagaduría y entrega al Jefe de la Sección de Caja. Se conecta a la operación no Pagadores Habilitados Viene de la operación no.11. Acuden al Departamento de Administración de Personal, solicita la nómina su unidad de adscripción. 56 Departamento de Administración de Personal / Jefe del Departamento Atiende al personal habilitado, extrae los listados de pago por nómina electrónica así como los talones de pago y entrega. 57 Personal habilitado Recibe los listados de firma así como los talones de pago, entrega talones de pago a los servidores públicos y solicita firma en el listado. Obtiene firma en los listados de firma y devuelve los listados con las firmas correspondientes al Departamento de Administración de Personal. 58 Servidor Público Recibe talón de pago, firma en listado y devuelve. 59 Personal habilitado Recibe listado con firmas correspondientes, retiene durante 10 días hábiles y devuelve al Departamento de Administración de Personal.

13 Página: 13 de Departamento de Administración de Personal / Jefe del Departamento 61 Departamento de Contabilidad Recibe los listados con las firmas correspondientes y archiva. Sale de flujo. Recibe el reporte quincenal de dispersión de la nómina electrónica por banco, realiza el reporte de egresos y archiva, se conecta al procedimiento de REGISTRO CONTABLE DE NÓMINAS. MEDICION: Indicador para medir la capacidad de respuesta del Departamento de Egresos. de pagos emitidos en la nómina quincenalmente de pagos solicitados en la nómina quincenalmente X 100 = Porcentaje de pagos realizados quincenalmente por: cheque, tarjeta, monedero electrónico y orden de pago. de pagos emitidos en la nómina quincenalmente de personal en la plantilla del Instituto quincenalmente X 100 = Porcentaje de pagos realizados al personal activo de base, suplencias, pensionistas y pensionados quincenalmente. REGISTRO DE EVIDENCIAS: Los listados de firmas de la nómina de cheque de pensionados y pensionistas se resguardan en el archivo del área de caja del Departamento de Egresos, los reportes de las transferencias bancarias de la nómina electrónica se archivan en el expediente de nóminas por número de quincena y los recibos de entrega de valores se archivan por número de quincena y lugar de pago. FORMATOS: - No aplica

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